GS-Buchhalter/GS-Office Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren

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1 GS-Buchhalter/GS-Office Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Copyright 2014 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Was ist die E-Bilanz Assistent zur Kontenrahmenaktualisierung Fertig! 13 GS-Buchhalter/GS-Office Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 2

3 1.0 Einführung Diese Anleitung erläutert das Vorgehen der Kontenrahmenaktualisierung Ihres genutzten Kontenrahmens in GS-Office und GS-Buchhalter zur Vorbereitung auf die E-Bilanz. Dieses Dokument ist gültig für die folgenden Programme: GS-Buchhalter ab Version 2015 (Standard und Comfort) GS-Office ab Version 2015 (Standard, Comfort, Professional und Quantum) GS-Buchhalter/GS-Office Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 3

4 2.0 Was ist die E-Bilanz Die E-Bilanz sieht bei der Bilanz- bzw. GuV-Gliederung abweichend zur HGB-Bilanz/-GuV eine höhere Detaillierung bzw. eine Aufschlüsselung nach steuerlichen Gesichtspunkten vor. Wenn Sie bereits bei der Buchungserfassung solche Tatbestände über zusätzliche Konten trennen, können Sie den manuellen Aufwand für die Erstellung des steuerlichen Jahresabschlusses verringern. Um den Aufwand bei der E-Bilanz-Einführung zu verringern, erlaubt die Finanzverwaltung allerdings die Verwendung sogenannter Auffangposten. Diese kommen zum Einsatz, sofern die Buchhaltungsinformationen nicht die Anforderungen aus der Taxonomie abbilden können. Hierzu gibt die Finanzverwaltung in einem FAQ, das unter abrufbar ist, folgende Hinweise: Deckt keine der differenzierten Positionen der Taxonomie den Sachverhalt zutreffend ab, so können die Auffangpositionen für die Zuordnung genutzt werden. Soweit dies rechnerisch zulässig ist, kann auch die Oberposition in der Taxonomie genutzt werden (zum Beispiel die Kontobezeichnung in der Buchführung Kfz- Reparaturen -> Zuordnung zur Taxonomie-Oberposition Kfz-Kosten oder Kontobezeichnung in der Buchführung Nebenkosten des Geldverkehrs -> Zuordnung zur Taxonomie-Oberposition andere ordentliche sonstige betriebliche Aufwendungen ). Ob und in welcher Intensität Sie von der Verwendung der sogenannten Auffangposten Gebrauch machen, sollten Sie in einem steuerlichen Beratungsgespräch klären. In Ihrem FAQ macht die Finanzverwaltung allerdings weiterhin auf den Zusammenhang von E- Bilanz und Betriebsprüfungen aufmerksam: Mit der E-Bilanz erhält die Finanzverwaltung Daten, die zu einer zeitnäheren und treffgenaueren Auswahl der zu prüfenden Betriebe genutzt werden können. Der Datensatz liefert somit einen wichtigen Ansatzpunkt dafür, dass sowohl Steuerpflichtige als auch Verwaltung zeitnah nur mit Prüfungen belastet werden, die zur Aufdeckung steuerlicher Risiken führen. Wenn Sie mit Ihrem Steuerberater Daten per Schnittstelle austauschen, sollten Sie auf jeden Fall die notwendigen Kontenrahmenerweiterungen mit ihm abstimmen. Die Erweiterung des Kontenrahmens sollten Sie mit Beginn Ihres Geschäftsjahres 2014 vornehmen. Innerhalb der Sage Rechnungswesen / Finanzbuchhaltungsapplikationen sind Anpassungen am Kontenrahmen und damit eine XBRL- und E-Bilanz- konforme Buchhaltung möglich. GS-Buchhalter/GS-Office Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 4

5 Hinweis: Die nachfolgend genannten Schritte müssen ggf. nur durchgeführt werden, wenn Sie mit einem Bilanz-Mandanten arbeiten. Arbeiten Sie mit einem EÜR- Mandanten, sind diese Schritte für Sie nicht relevant. Sie können dies erkennen, wenn Sie im Hauptmenü des Programms einen Blick unten links auf die Status-Leiste werfen. Steht dort in Klammern (FIBU, Soll- oder Ist- Versteuerung), sind diese Schritte für Sie ggf. relevant. Steht dort in Klammern jedoch ausschließlich (EAR), ist diese Anleitung für Sie nicht relevant. GS-Buchhalter/GS-Office Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 5

6 3.0 Assistent zur Kontenrahmenaktualisierung Um den Assistenten zur Kontenrahmenaktualisierung aufzurufen, gehen Sie wie folgt beschrieben vor: Klicken Sie im Hauptmenü auf DIENSTE auf Kontenrahmen aktualisieren Der nachfolgende Assistent erscheint: Klicken Sie auf < Weiter >, wenn Sie mit dem Assistenten fortfahren möchten. GS-Buchhalter/GS-Office Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 6

7 Das Fenster zur Erstellung einer Datensicherung erscheint: Haben Sie eine Datensicherung erstellt, betätigen Sie die Schaltfläche < Weiter >. Hinweis: Wie in diesem Fenster angesprochen, kann die Aktualisierung Auswirkungen auf den Ausweis von Summen in der GuV und der Bilanz haben. Erstellen Sie, sofern nicht zuvor bereits geschehen, jetzt erst eine Datensicherung - Klick auf den blauen Link Datensicherung starten. GS-Buchhalter/GS-Office Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 7

8 Das Fenster zur Auswahl der Jahrgänge wird Ihnen angezeigt: Um ein Wirtschaftsjahr auszuwählen klicken Sie es in der Liste mit der linken Maustaste an und betätigen die Leertaste; ein Haken wird gesetzt. Wählen Sie das Wirtschaftsjahr aus, in welchem die Anpassungen vorgenommen werden sollen und betätigen Sie die Schaltfläche < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 8

9 Das Wirtschaftsjahr wird geprüft und die Vorschläge zur Erweiterung/Änderung werden ermittelt: Hinweis: Die Erstellung für die Vorschläge zur Erweiterung/Änderung kann - je nach Umfang des Wirtschaftsjahres - einige Zeit in Anspruch nehmen. Der Fortschritt wird Ihnen angezeigt. GS-Buchhalter/GS-Office Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 9

10 Nach der Prüfung erscheint das Fenster mit dem Vorschlag der Änderungen: Hinweis: Dieses Fenster erscheint nur, wenn es Änderungen oder Erweiterung zu dem von Ihnen verwendeten Kontenrahmen gibt. Wenn Sie wissen möchten, welche Änderungen im Detail vorgenommen werden, klicken Sie auf die Schaltfläche < Änderungen anzeigen > ein Protokoll mit den ermittelten Änderungen erscheint. Dieses Protokoll sollten Sie ausdrucken oder als PDF-Dokument abspeichern. Wichtig: Das Protokoll ist in die nachfolgenden Bereiche aufgeteilt: - Konten, die manuell geprüft werden müssen - Konten, die automatisch geändert werden Dieses Protokoll sollten Sie sich ausdrucken, um ggf. enthaltene manuelle Anpassungen anhand des Protokolls prüfen und ändern zu können. Lediglich die Konten, welche automatisch geändert werden können, werden im nächsten Schritt vom Assistenten geändert. Haben Sie die Änderungen gesehen und wollen diese Änderungen übernehmen, schließen Sie das Protokoll und klicken Sie auf die Schaltfläche < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 10

11 Das Fenster mit dem Protokoll der Änderungen und Ergebnisse erscheint. Möchten Sie das Protokoll vom Fenster zuvor noch einmal ansehen, klicken Sie auf den blauen Link Protokoll anzeigen. Wenn Sie das Protokoll gespeichert haben und mit den im Protokoll angegebenen Änderungen der automatischen Anpassungen einverstanden sind, betätigen Sie die Schaltfläche < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 11

12 Das Fenster zum Fertigstellen des Assistenten erscheint: Wählen Sie die Option Änderungen verwerfen und klicken Sie auf die Schaltfläche < Fertigstellen >, wenn Sie jetzt keine Änderungen vornehmen und den Vorgang abbrechen möchten. Das Fenster wird sich schließen und es werden keine Änderungen vorgenommen. Wählen Sie die Option Änderungen beibehalten und klicken Sie auf die Schaltfläche < Fertigstellen >, wenn Sie alle im Protokoll angezeigten Änderungen und Erweiterungen übernehmen möchten. Der Fortschritt wird Ihnen angezeigt. Nach dem Fertigstellen der Aktualisierung des Kontenrahmens wird das Fenster einfach geschlossen und Sie befinden sich wieder im Hauptmenü des Programms. Wichtig: Wir möchten abschließend erneut darauf hinweisen, dass Ihnen durch den Assistenten die aufwendigen Kontenerweiterungsarbeiten abgenommen wurden. Es ist allerdings zu empfehlen, dass Sie zusammen mit Ihrem steuerlichen Berater Ihren Kontenrahmen hinsichtlich der E-Bilanz-Anforderungen überprüfen. GS-Buchhalter/GS-Office Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 12

13 4.0 Fertig! Der Kontenrahmen ist nun für die E-Bilanz in GS-Buchhalter/GS-Office aktualisiert und Sie können die Übergabe an das E-Bilanz-Tool vornehmen. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: GS-Buchhalter/GS-Office Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 13

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