Mission possible Einführung des Bibliothekssystems ALEPH in einer hochschulübergreifenden Kooperation

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1 Mission possible Einführung des Bibliothekssystems ALEPH in einer hochschulübergreifenden Kooperation Ingrid Tönges, FHB Südwestfalen Jörg Langefeld, UB Hagen Dieter Schmauß, UB Hagen Deutscher Bibliothekartag 1

2 Inhalt Zur Ausgangssituation Kooperation Hagener Bibliotheken Technisches Konzept Projektmanagement und Projektablauf Projektorganisation in der FHB Erfahrungen und Tipps Fazit Anschriften und Literatur Deutscher Bibliothekartag 2

3 Zur Ausgangssituation Hochschulstruktur in Hagen/Südwestfalen seit FernUniversität Hagen UB Hagen FH Südwestfalen FHB SWF (Hagen, Iserlohn, Meschede, Soest) Organisationsveränderung und notwendige Vereinheitlichung DV-Struktur BABSY-OPAC: UB/FHB gemeinsam BABSY-Ausleihe/Fernleihe: UB; FHB Iserlohn/Hagen konventionelle Ausleihe: FHB Meschede/Soest Ablösung des veralteten BABSY-Systems ALEPH-System (Version14.2): UB ab November 2002 dringender Handlungsbedarf der FHB Ressourcen knappe Personalressourcen (1 Dipl.-Bibl. für DV) in der FHB und begrenzte finanzielle Mittel nach der Neugründung Suche nach Realisierungsmöglichkeiten Deutscher Bibliothekartag 3

4 Kooperation Hagener Bibliotheken Langjähriger Erfahrungs- und Informationsaustausch Gründung des Inforaums Hagen 1998 als spartenübergreifende Kooperation mit zahlreichen Aktivitäten Schriftliche Vereinbarung zwischen den Bibliotheken zur Zusammenarbeit als gleichberechtigte Partner Gemeinsamer BABSY-OPAC seit 1999 Kooperation als Aufgabe in der Benutzungsordnung Langjährige funktionierende Zusammenarbeit als Basis Gemeinsames ALEPH-System seit 2004 Kooperationsvertrag zwischen den Hochschulen mit Regelung der gegenseitigen Rechte und Pflichten Deutscher Bibliothekartag 4

5 Technisches Konzept (1): Minimal- und Maximallösung für die Datenorganisation FUH01 Bibliographische Daten FUH20 Daten der passiven Fernleihe FUH50 Administrative und Exemplardaten FUH60 Lokaldaten d.h. Daten von UB und FHB in denselben Libraries FUH01 und SWF01 FUH20 und SWF20 FUH50 und SWF50 FUH60 und SWF60 d.h. vollständige Trennung der Daten von UB und FHB Deutscher Bibliothekartag 5

6 Technisches Konzept (2): Realisierte Lösung für die Datenorganisation in ALEPH-Version 14.2: FUH01 FUH20 FUH50 und SWF50 FUH60 d.h. Trennung der administr. u. Exemplardaten von UB und FHB in ALEPH-Version 16.02: FUH01 FUH20 FUH50 und SWF50 FUH60 USP01 d.h. zusätzlich eine gemeinsame Benutzer- u. Lieferanten-Library Deutscher Bibliothekartag 6

7 Projektmanagement und Projektablauf (1) Zeitraum/ -punkt FHB UB seit 1999 Gemeinsamer BABSY-OPAC im WWW seit 1999 bis Okt ab Nov Sommer 2003 BABSY-Ausleihe und Fernleihe Kooperationsvereinbarung zwischen FH + FernUni Vertrag ExL + FHB (Dienstleistungen) Verträge ExL + UB (zusätzliche Lizenzen) BABSY-Aus- und Fernleihe ALEPH-OPAC im WWW, ALEPH-Aus- und Fernleihe Deutscher Bibliothekartag 7

8 Projektmanagement und Projektablauf (2) Zeitraum/- punkt Sept Okt. - Dez Anfang Jan FHB Beginn der Katalogisierung (im HBZ) aus einem ALEPH- Lokalsystem heraus UB Einrichtung des FHB- Subsystems auf dem UB-Server durch ExL und die UB Parametrierung für Katalogisierung aus ALEPH- Lokalsystem (FHB, HBZ) gemeins. OPAC (FHB, UB) Parametrierung für gemeinsamen ALEPH-OPAC (UB, FHB) Import der bibliographischen, Exemplar- und Lokaldaten der FHB (ExL, FHB, HBZ, UB) Start des gemeinsamen ALEPH-OPACs im WWW Deutscher Bibliothekartag 8

9 Projektmanagement und Projektablauf (3) Zeitraum/-punkt Jan. - März 2004 Anfang März 2004 FHB Parametrierung für Ausleihe, Fernleihe Stilllegung des BABSY- Ausleihservers, Migration der Benutzer- u. Ausleihdaten BABSY -> ALEPH (ExL, FHB) Betriebsaufnahme ALEPH- Ausleihe, Fernleihe UB Unterstützung der FHB Stilllegung des gemeinsamen BABSY-OPACs Mitte 2005 Gemeinsamer Umstieg auf ALEPH-Version Deutscher Bibliothekartag 9

10 Projektorganisation in der FHB Projektleitung (Bibliotheksleitung) Systeminstallation und Hardware (Systemadmin. und externe Partner) Parametrierung Ausleihe/Fernleihe FHB (Bibliotheksleitung, Systemadmin.) Testphase (alle Sachbearbeiter) Schulungen (alle Bibliotheksmitarb., Nutzer) Infomaterial, Formulare, Webseiten, Arbeitsanweisungen (Systemadmin. und Sachbearb.) Ständige Information/Kommunikation mit allen Partnern! Straffe Organisation mit geringen Reibungsverlusten Hohe Einsatzbereitschaft aller MitarbeiterInnen Realisierung nur in Kooperation mit externen Partnern möglich Deutscher Bibliothekartag 10

11 Erfahrungen und Tipps (1) Synergieeffekte ( Lohnt die Zusammenarbeit? ) Personeller Aufwand: geringer als bei separaten Systemen, aber zusätzlicher Abstimmungsbedarf. Aufwand der UB für die FHB ca. 130 h (Projektphase) und ca. 3 h/monat (im laufenden Betrieb) Hardwareausstattung: geringer als bei separaten Systemen (z.b. ein Server) Softwarekosten (Lizenzen): geringer als bei separaten Systemen Informationsaustausch: direkte Unterstützung bei Problemen; regelmäßiger Austausch innerhalb einer gemeinsamen Arbeitsgruppe Deutscher Bibliothekartag 11

12 Erfahrungen und Tipps (2) Notwendige Voraussetzungen ( Woran es hätte scheitern können ): Unterstützung durch die Hochschulen unabdingbar Gleichberechtigte Partner, zwischen denen die Chemie stimmt letzteres lässt sich nicht zwangsweise verordnen Jeder Partner muss klare Vorstellungen haben, was er bis wann realisieren will (Abstufung: unverzichtbar, wichtig, wünschenswert) Fähigkeit zu Kompromissen auf beiden Seiten Gesunder Pragmatismus Fähigkeit, ggf. alte Zöpfe abzuschneiden Deutscher Bibliothekartag 12

13 Fazit Bibliotheken und ihre NutzerInnen sehen sich als Gewinner der Kooperation; die Erwartungen wurden erfüllt Nur Geld sparen wollen oder müssen ist als Geschäftsgrundlage zu wenig Keine Modelllösung, sondern spezielle Hagener Lösung Ohne motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geht es auch nicht Impossible erscheinende Vorhaben können realisiert werden, wenn neue Wege gedacht und beschritten werden Deutscher Bibliothekartag 13

14 Anschriften und Literatur Jörg Langefeld, Dieter Schmauß Ingrid Tönges Universitätsbibliothek Hochschulder FernUniversität bibliothek der Universitätsstr. 23 Fachhochschule Südwestfalen Hagen Haldener Str Hagen Tönges/Langefeld/Schmauß: Aleph in einer hochschulübergreifenden Kooperation: ein Pilotprojekt in Hagen. in: ProLibris, Heft 4 / 2004, S Deutscher Bibliothekartag 14

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