Grundlagen der Textverarbeitung am Beispiel von Apache OpenOffice 3.4 und MS Word 2007

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1 Grundlagen der Textverarbeitung am Beispiel von Apache OpenOffice 3.4 und MS Word 2007 Formatvorlagen und automatisches Inhaltsverzeichnis Formatvorlagen und ein automatisches Inhaltsverzeichnis sind bei Hausarbeiten, spätestens aber bei der Erstellung der Bachelorarbeit unverzichtbar. Sie werden in allen Textverarbeitungen auf ähnliche Weise erstellt. Schritt 1: Formatvorlagen definieren Wenn Sie für alle Arbeiten die gleichen Vorlagen nutzen, müssen Sie Schritt 1 nur ein einziges Mal ausführen! Vorlagen in OpenOffice: Aufrufen mit F11 oder Formatvorlagen-Icon links; Rechtsklick auf eine Vorlage Ändern Vorlagen in Word 2007: Dropdownmenü Schnellzugriff: oder in der Multifunktionsleiste, Reiter Start : Ändern am besten nicht über die Schaltfläche Formatvorlagen ändern, sondern mit Rechtsklick auf die Vorlage (im Beispiel Standard ) Ändern 1

2 Es erscheint folgendes Fenster (Word 2007; in OpenOffice ähnlich): Überlegen Sie sich, welche Formatierung Sie im Haupttext, in Zitaten und Überschriften haben wollen und definieren Sie die Vorlagen entsprechend. Empfehlungen: Standard Times New Roman, 12pt (Format Schriftart), Zeilenabstand: 1,5 Zeilen (Format Absatz), Abstand vor/nach: 0pt Überschrift 1 Times New Roman, 14pt, fett, Abstand vor/nach: 6pt, Nummerierung Überschrift 2 Times New Roman, 13pt, fett, Abstand vor/nach: 3pt Überschrift 3 usw. Zitat neue Formatvorlage erstellen, z. B. Arial 10pt, Einzug links 1cm, einzeilig usw. Es können auch Tastaturkürzel vergeben werden: In Word direkt unter: Format Tastenkombination, in OpenOffice: Extras Anpassen Tastatur. Schritt 2: Formatvorlagen zuweisen Die Vorlage Standard auswählen und damit allem neuem Text automatisch zuweisen. Überschriften und Zitate müssen Sie jeweils markieren, dann per Mausklick oder mit Tastaturkürzeln die gewünschte Formatvorlage zuweisen. Machen Sie die Dokumentstruktur sichtbar, um Ihre Gliederung anzuzeigen, die Zuweisungen zu überprüfen und zwischen Gliederungspunkten zu navigieren. 2

3 Dokumentstruktur in OpenOffice anzeigen: Ansicht Navigator: In Word 2007 entweder Feld Dokumentstruktur oben in die Schnellzugriffsleiste legen oder über Ansicht Dokumentstruktur aufrufen: Schritt 3: Inhaltsverzeichnis einfügen Wenn alle Formatvorlagen zugewiesen sind, fügen Sie zu Beginn Ihrer Arbeit (wie auf der nächsten Seite dargestellt) das automatische Inhaltsverzeichnis ein. Aktualisieren: Nicht vergessen, das Inhaltsverzeichnis ganz zuletzt noch einmal komplett aktualisieren zu lassen: Klick mit rechter Maustaste auf das Inhaltsverzeichnis Felder aktualisieren (Word) / Verzeichnis aktualisieren (OpenOffice) 3

4 Inhaltsverzeichnis in Word 2007 einfügen: Verweise (Button links) Inhaltsverzeichnis Ältere Wordversionen: Einfügen Referenz Index und Verzeichnisse OpenOffice: Einfügen Verzeichnisse Verzeichnisse Formatierung des Verzeichnisses gegebenenfalls noch individuell anpassen (in Word 2007 Inhaltsverzeichnis einfügen wählen). Weitere Tipps Grundsätzliches Verwenden Sie wo möglich die neueste Version eines Programms und führen Sie regelmäßige updates durch; letztere beheben Fehler und schließen Sicherheitslücken. Ruhig alle Programmfunktionen (z. B. erweiterte Suchfunktion) bei Gelegenheit ausprobieren, d. h. alles Anklickbare mit rechts und links anklicken; Sie finden dabei sicher einiges Nützliche, was Ihnen langfristig Arbeit spart. Googlen Sie technische Fragen, die sich beim Schreiben stellen (z. B. wie schalte ich die automatische Korrektur ab?), in Foren findet sich für so gut wie alles eine Lösung. Schalten Sie die automatische Silbentrennung ein (in OpenOffice: Extras Sprache Silbentrennung, in Word 2007: Seitenlayout Silbentrennung). Nutzen Sie für Abstände die Tab-Taste, niemals die Leertaste! Nutzen Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung! Nutzen Sie für Übersichten die Tabellenfunktion! Wählen Sie die richtige Spracheinstellung für engl., franz., gr. usw. Zitate! 4

5 Tastaturkürzel Am schnellsten arbeiten Sie, wenn Sie sich für häufige Vorgänge an Tastaturkürzel gewöhnen. Einige der wichtigsten (in Word und OpenOffice) sind: Strg+z Strg+f Shift+Pfeil Shift+Strg+Pfeil Strg+a Strg+c Strg+x Strg+v Strg+Shift+k Strg+Shift+f Strg+Alt+f Shift+Return Strg+Return Strg+Shift+Space jeweils letzte Aktion auch Autoformat in Word rückgängig machen Dokument durchsuchen wichtig bei längeren Arbeiten, um Stellen wiederzufinden Text markieren ganzes Wort markieren alles markieren Markierten Text in die Zwischenablage legen (kopieren/copy) Markierten Text in die Zwischenablage legen (ausschneiden/cut) Text aus der Zwischenablage einfügen (paste) markierten Text kursiv setzen bzw. Kursivierung entfernen markierten Text fett setzen bzw. Fettdruck entfernen Fußnote einfügen (nur in Word standardmäßig definiert) neue Zeile (statt neuer Absatz; interessant z. B. in Aufzählungen) Seitenumbruch einfügen geschütztes Leerzeichen einfügen an Stellen, an denen kein Zeilenumbruch erfolgen soll, z. B.: zwischen z. und B in z. B., zwischen II. und W in II. Weltkrieg, zwischen T. und N in T. Nagel Kompliziertere Zeichen: Verwenden Sie ASCII-Codes für typographisch korrekte Sonderzeichen, z. B. Alt+0150 für lange Striche bei Einschüben ( ein Gedanke zwischen zwei Gedankenstrichen ) Sicherung und Ausdruck Sichern Sie Ihre Arbeit regelmäßig! Mögliche Methoden: USB-Stick, externe Festplatte, CD, Dropbox, an sich selbst... Bei größeren Arbeiten unterschiedliche Methoden wählen, dabei Version oder Datum (dd_mm_yyyy) im Dateinamen erfassen. Im Ernstfall zahlen sich häufige Sicherungen aus. Ausdruck/PDF: Nach dem letzten Ausdruck oder der Umwandlung in ein PDF überprüfen, ob alle Formatierungen (z. B. Sonderzeichen, Seitenumbrüche) erhalten geblieben sind! 5

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