Thema: Briefvorlage. Word 2003/2007/2010, Writer 3

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1 Thema: Briefvorlage Word 2003/2007/2010, Writer 3 Eine Briefvorlage ist praktisch, weil man den prinzipiellen Aufbau eines Briefes nicht immer wieder neu erstellen muss. Sie ist besser bzw. sicherer einzusetzen als ein schon einmal geschriebener Brief. Eine Briefvorlage erhält man z.b. so: 1. Ein vorhandener (gespeicherter, alter) Brief wird aufgeräumt und als Vorlage gespeichert. 2. Ein Briefmuster wird aus dem Fundus (Programm, Internet) gewählt, ggf. angepasst, und als Vorlage gespeichert. 3. Ein Briefmuster wird neu entworfen und als Vorlage gespeichert. Anmerkung: Spezifische Vorlagen kann man in allen Office- Programmen einrichten.

2 Aufgabe: Eine sehr einfache Briefvorlage für Fenster- Umschläge machen. Wie man einen Brief nach DIN gestaltet, wird im Internet an vielen Stellen ausführlich beschrieben. Z.B. hier: Eine sehr gute Anleitung als pdf-datei findet man im Internet hier: Eigenes Briefpapier nach DIN Aber wir machen das (zunächst?) nicht ganz so aufwändig. Wir richten die Seite ein. Wir platzieren Muster-Text für Absender und Adresse. Wir fügen ein Feld* für das Datum ein. Wir setzen Anrede und Grußformel ein. Wir speichern als Vorlage ab. d.h. Positionsrahmen, Kopf- u. Fußzeilen etc. lassen wir weg. * Ein Feld wählen wir für das Datum, damit beim späteren Aufrufen der Vorlage zwar jeweils das aktuelle Datum eingetragen ist, aber nach dem Speichern des Dokuments dieses fixiert bleibt.

3 Seite einrichten Damit wir sehen, was wir machen, müssen wir durch Anklicken des -Zeichens in der Symbolleiste die Steuerzeichen einblenden und auch die Textbegrenzung sichtbar machen. Das geht in Word 2003 durch Häkchensetzen in Extras- Optionen-Ansicht-Textbegrenzungen. In Word 2007 bei Word-Optionen-Erweitert-Dokumenteninhalt anzeigen in Word 2010 bei Datei-Optionen-Erweitert-Dokumenteninhalt anzeigen. In Writer etwas einfacher durch Anklicken der Textbegrenzungen im Menü Ansicht. Die Ränder im DIN A4 Hochformat wählen wir so: Links: 2,5 cm; Rechts, Oben, Unten: 2,0 cm Bei Word 2003 findet man Seite einrichten im Menü Datei, bei Word 2007 und 2010 Seitenränder unter Seitenlayout Bei Writer findet man Seite im Menü Format. Damit haben wir eine schöne leere Seite und oben in der linken Ecke der Textbegrenzung ein Absatz-Zeichen. Anmerkung: So sollte sich Word und Writer beim Öffnen immer zeigen.

4 Absender und Adresse platzieren. Der Absender soll bei 2,5 cm links vom Blattrand und etwa 5,5 cm vom oberen Blattrand stehen, damit er oben im Fenster des Umschlags zu sehen ist. Dazu stellen wir die Schrift auf Ariel und die Größe auf 8 Pkt., die Absatzformatierung unter Format-Absatz auf 0 vor und 0 hinter dem Absatz. Jetzt fügen wir 10 Absätze ein (10 mal Enter ), dann sind wir laut Lineal ziemlich genau bei 3,5 cm. Mit dem oberen Rand von 2 cm sind das die gewünschten 5,5 cm. Trick: Arbeitsgröße 150 % bringt uns näher ans Lineal. Weil wir den linken Rand ja schon auf 2,5 cm gestellt haben, können wir den Absender direkt hier schreiben. Den Absender unterstreichen wir. Nun stellen wir das Unterstreichen ab und die Schriftgröße auf 11 Pkt. Nach 3 Absätzen schreiben wir Anrede. Im nächsten Absatz steht Name. Dann 2 Absätze Str. und im folgenden PLZ Ort, was wir fett formatieren. Damit sind wir mit der Adresse fertig. Für die nächsten Absätze machen wir fett rückgängig. Zur Kontrolle, ob die Adresse richtig im Fenster erscheint, kann jetzt oder später ein Probeausdruck gemacht werden.

5 Datumsfeld Es folgen 7 Absätze. den 7. stellen wir rechtsbündig und tippen Konstanz, ein (mit Komma und Leerzeichen). Danach soll jetzt ein Datumsfeld eingefügt werden. Das geht so: In Word 2003: Einfügen-Feld- Date- Gewünschtes Dateiformat - OK. Aktualisierung beibehalten aktiv lassen. In Word 2007/2010 ist der Weg zur Feldfunktion etwas anders: Einfügen bei Text Klick auf Dreieck unter Schnellbausteine, dann Feld anklicken. Das sich jetzt öffnende Fenster gleicht dem von Word 2003, also ist so zu verfahren wie oben.

6 In Writer wird das Feld so eingefügt: Einfügen-Feldbefehl-Datum fügt ein Datum im Format dd.mm.yy ein. Wem diese Kurzform nicht gefällt, klickt das Feld rechts an und wählt unter Feldbefehl das gewünschte Format. Auf jeden Fall sollte unter Auswahl Datum gewählt werden, um immer das Aktuelle Datum zu haben. Jetzt ist der fixe Teil des Briefes fertig und es sollten hier keine Formatänderungen weiter gemacht werden.

7 Anrede und Grußformel Alles was jetzt kommt ist der eigentliche Brieftext, aber die Anrede, z.b. Sehr geehrte Damen und Herren und die Grußformel, z.b.: Mit freundlichen Grüßen kann auch schon in die Vorlage eingefügt werden. Dazu machen wir nach dem Datum einen Absatz, den wir wieder linksbündig stellen. Dann folgen 1 oder 2 weitere Absätze und wir tippen sgdh (ohne Anführungszeichen). Prompt steht jetzt Sehr geehrte Damen und Herren da. Nach einigen weiteren Absätzen tippen wir mfg, und schon steht Mit freundlichen Grüßen da. Jetzt ist die ganze Vorlage fertig zum Speichern.

8 Speichern als Vorlage In Word wird die Vorlage als *.dot bzw. *.dotx abgespeichert, durch Auswahl des entsprechenden Dateityps beim Speichern unter..., wo auch ein Name einzugeben ist. Dabei wird die Vorlage in den Ordner gespeichert, der in 2003 unter Extras-Optionen-Speicherort für Dateien für die Benutzervorlagen eingetragen ist. In 2007/2010 ist der Weg: Word-Optionen-Erweitert- Allgemein-Dateispeicherorte In Writer geht man zu Datei - Dokumentvorlage Speichern, gibt im Feld Neue Vorlage einen Namen ein, wählt eine Kategorie und tippt OK, um die Vorlage zu speichern. Vorlage aufrufen In Word 2003 findet man die Vorlagen über Klick auf Datei- Neu. Dadurch öffnet sich rechts ein Arbeitsbereich-Fenster in dem bei Vorlagen in Auf meinem Computer die gewünschte auszuwählen ist. In Word 2007/2010 geht es auch über Neu, dann aber im Fenster auf Meine Vorlagen. Da sollte die gespeicherte Vorlage zu finden sein. Wenn nicht, findet man hier ausführliche Informationen zum Speicherort von Vorlagen:

9 In Writer findet man die Vorlage über Datei- Dokumentenvorlage-Bearbeiten. Hinweis: Rufen Sie doch mal hier die Vorlage mylettertemplate.ott auf. Vielleicht gefällt die Ihnen ja besser als die eigene. Vorlage benutzen In der aufgerufenen Vorlage schreibt man den entsprechenden Brieftext, trägt die richtige Adresse durch Überschreiben der Platzhalter ein und speichert als normales Dokument unter neuem Namen als *.doc, *.docx oder *.odt.

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