Einführung Symbio Client. Release 4.3

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1 Einführung Symbio Client Release 4.3 Stand: Juli Ploetz + Zeller GmbH

2 Einführung Symbio Client Inhalt 1. Einleitung 3 2. Kontaktinformationen 6 3. Einführung Symbio Client Technische Systemvoraussetzungen P+Z Vorgehensweise 13 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Schematische Darstellung zum Symbio Client Abbildung 2: Logo und Headergrafiken im Prozessweb 10 Abbildung 3: Logos und Deckblattgrafik in den Prozesshandbüchern 10 Abbildung 4: Beispielhaftes Beratungsportfolio/Vorgehensweise 14 Abbildung 5: Prozessorientiertes Vorgehen 16

3 Einführung Symbio Client Einleitung 1.1. Über dieses Dokument Damit das Team der Ploetz + Zeller GmbH Sie bei der Installation von Symbio oder bei der Migration auf eine neue Symbio-Version bestmöglich unterstützen kann, ist es notwendig vorab alle hierfür relevanten Informationen festzuhalten und abzustimmen. Der vorliegende Fragebogen dient in ausgefüllter Form als Grundlage für die Installationsvorbereitung als auch als Basis für die Aufwandsschätzung der damit verbundenen Unterstützungsleistungen. Wir bitten Sie, folgende Felder auszufüllen: Textfelder: In solche Felder ist Text einzutragen. Auswahlfelder: v Bei Auswahlfeldern besteht die Möglichkeit zwischen verschiedenen Optionen zu wählen. Die gewünschte Option können Sie mit einem Klick in das jeweilige Auswahlfeld markieren. Ausgegraute Felder können nicht ausgefüllt oder ausgewählt werden. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass durch das Ausfüllen dieses Fragebogens keinerlei Ansprüche gegen die Ploetz + Zeller GmbH bzw. Verpflichtungen der Ploetz + Zeller GmbH gegenüber Ihnen begründet werden können Informationen zu Symbio Client 4.3 Abbildung 1: Schematische Darstellung zum Symbio Client 4.3

4 Einführung Symbio Client Die Prozessarchitekten können die Prozesse und die Organisation einfach herunterschreiben und hierarchisieren. Die komplette Prozesslandschaft und die Organigramme werden dabei automatisch generiert. Jeder einzelne Prozess kann dann nach Excel mit den kompletten Glossardaten der Datenbank exportiert werden. Die Prozessautoren können nun einfach offline mit Excel die Prozessinformationen erfassen und bestehende Datenbankobjekte wiederverwenden. Der Prozessablauf wird in verschiedenen Sichten in Excel generiert z. B. als Swimlane oder als Prozessfluss mit oder ohne Details. Innerhalb einer Stunde kann jeder Anwender in Symbio Prozesse pflegen und auswerten. Durch die Einfachheit werden auch die Gelegenheits-Prozessautoren bestens unterstützt. Aus Erfahrung arbeiten die Prozesseigner auch sehr gerne mit der leichten und einfachen Oberfläche des Excel-Front-Ends. Außerdem können so Freigaben mit Anpassungen einfach durch den Prozesseigner durchgeführt werden. Alle freigegebenen Ergebnisse werden dann in ein modernes und ergonomisches Prozessportal publiziert sowie auf jeder Ebene durch ein druckbares Handbuch angereichert. Somit können alle Mitarbeiter in kürzester Zeit alle wichtigen Prozess-informationen finden. Das Web oder die Dokumente ermöglichen jedem Mitarbeiter den schnellen Zugriff auf seine Informationen. So kann er einfach die Vernetzung mit den unterschiedlichen Prozessen einsehen. Des Weiteren lassen sich Dashboards, Ad-hoc Auswertungen oder elearning-einheiten integrieren. Bei beiden Systemen sind standardisierte Schnittstellen zu Symbio vorhanden. Symbio Architect (.net Client) Prozessportfolio managen Prozesslandschaft automatisch generieren Organisation managen Organigramme automatisch generieren Glossardaten verwalten, freigeben und konsolidieren Verschiedene Datenbanken verwalten Prozessstruktur als Explorer-Ordnerstrukturen exportieren Übersichtliche Pflege von Prozessdetails, etc. Import und Export Schnittstellen Auswertungen erstellen (Web und Handbücher) Symbio Modellierungsclient (Excel Frontend) Prozessabläufe definieren und optimieren mit einer Standard-Excel-Vorlage Im Standard einfache Prozessmodellierungsmethode Verschiedene Prozessmethoden, wie EPK, WKD & Easy BPMN (Konfiguration) Einfache Individualisierung durch Konfiguration in Excel Semantikchecks im Modellierungsclient, um methodische Fehler zu vermeiden Schnittstelle zu verschiedenen Fremdsystemen wie ARIS

5 Einführung Symbio Client Zentrale Glossaraktualisierung in der Excel-Vorlage Einfache Integration des Modellierungsclients in ein Dokumentenmanagementsystem Symbio Publishing (Web) Ergonomisches Web-Konzept Einhaltung von internationalen Ergonomie-Normen Einfache Integration in das Corporate Design der Kunden Einfache Einbettung in verschiedene Portale, wie SharePoint, SAP Portal, etc. Mehrsprachige Menüführung Einstellbarer Seitendruck Suche mit strukturierter Ausgabe Stufenloser Modell-Zoom Feedback-Funktion mit strukturierter Abfrage Großformatige Ausdrucke über vektorbasierte Grafiken Online und offline Dashboard von SAP Business Objects mit standardisierten Schnittstellen (Erweiterung Symbio Solution) Integration der Symbio Excel-Erhebungsvorlagen in das Prozess-Portal Generieren und Ablegen von Webserver-Seiten (ASP/JSP) als statische Seiten (HTML) Layout der reduzierten Prozessdarstellung Grafische Darstellung von Prozessen als klickbare Vektorobjekte Automatisches Highlighting ausgewählter Vektorobjekte Symbio Publishing (Word- und PDF-Dokumente) Einfache Template-Engine Formatierung und Individualisierung direkt im Doc.-Template möglich Das Template lässt sich einfach mit neuen Inhalten und Auswertungen erweitern Standardisierte QM-Verfahrensanweisungsvorlage Verschiedene Arten von Handbüchern können in kürzester Zeit aufgebaut werden Symbio Interfaces Import-Schnittstellen: ARIS, Visio, SAP, Symbio elearning, Exportschnittstellen sind: Symbio elearning

6 Einführung Symbio Client Kontaktinformationen Firmenname und Anschrift des Auftraggebers Firmenname: Straße / Nr. PLZ/ Ort: Anschrift des Installationsorts (falls abweichend) Firmenname: Straße / Nr. PLZ/ Ort: Fachlicher Ansprechpartner des Auftraggebers Name: Tel./ Mobil: Technischer Ansprechpartner des Auftraggebers Name: Tel./ Mobil: Projektverantwortlicher der Ploetz + Zeller GmbH Name: Tel./ Mobil: Verantwortlicher für die technische Umsetzung der Ploetz + Zeller GmbH Name: Tel./ Mobil:

7 Einführung Symbio Client Einführung Symbio Client Allgemeine Informationen zur Software Version: Auslieferungsdatum: Erstinstallation oder Update: Symbio Standard oder Solution: 3.2. Physische oder virtuelle Maschine Wird der Symbio Architekt auf einer physischen Maschine (Destop-PC, Notebook) oder auf einer virtuellen Maschine installiert? Citrix Windows Terminal Server andere: 3.3. Betriebssystem Unter welchem Betriebssystem wird der Symbio Architekt installiert?

8 Einführung Symbio Client Microsoft Net-Framework Für den Betrieb des Symbio Architect wird das Net Framework 4 Redistributable Package benötigt. Ist das Net Framework 4 Redistributable Package auf dem System installiert? 3.5. Symbio Modellierungsclient (Excel) Bei den Symbio Modellierungsclients handelt es sich um Excel-Vorlagen, mittels welcher Prozessabläufe im Unternehmen erfasst werden. Meist arbeiten mehrere Mitarbeiter an verschiedenen Arbeitsplätzen mit den Symbio Modellierungsclients. Um die Excel-Vorlagen nutzen zu können, muss eine spezielle Datei (P_und_Z_CL32.dll) an den jeweiligen Arbeitsplätzen (Desktop-PC oder virtuelle Arbeitsplatzumgebung) hinterlegt werden. Diese Datei liegt in einer 32 Bit und einer 64 Bit-Version vor. Unter 32 Bit Betriebssystemen wird die 32 Bit-Version der P_und_Z_CL32.dll im Ordner C:\Windows\System32 hinterlegt. Falls die Datei auf einem 64-Bit Betriebssystem hinterlegt werden soll, kommt es darauf an, ob unter dem System eine 32 oder 64 Bit Version von Microsoft Office installiert ist. Bei einer Microsoft Office 32 Bit-Version wird die 32 Bit-Version der P_und_Z_CL32.dll in den Ordner C:\Windows\SysWOW64 kopiert. Bei Microsoft Office 64 Bit-Version wird die 64 Bit-Version der P_und_Z_CL32.dll in den Ordner C:\Windows\System32 kopiert. Welche Kombinationen aus Windows Betriebssystem-Versionen und Mirosoft Office-Versionen kommen an den Arbeitsplätzen zum Einsatz? Betriebssysteme Microsoft Microsoft Microsoft Microsoft Microsoft Office 2007 Office 2010 Office 2010 Office 2013 Office 2013 (32 Bit) (64 Bit) (32 Bit) (64 Bit) Windows Vista (32 Bit) Windows Vista (64 Bit) Windows 7 (32 Bit) Windows 7 (64 Bit) Windows 8/ 8.1 (32 Bit) Windows 8/ 8.1 (64 Bit)

9 Einführung Symbio Client Web-Publishing Auf Basis der Prozessarchitektur kann mittels der Webexportfunktion im Symbio Architect ein Publishing (HTML-Seiten und Dokumente) generiert werden. Dieses Web lässt sich unkompliziert in bestehende Unternehmensportale integrieren und mit einem Internet-Browser betrachten. Da das Publishing auf modernen Webentwicklungstechniken basiert, werden manche älter Webbrowser, wie die Versionen 1 bis 6 des Internet Explorers und die Versionen 1 bis 3 von Mozilla Firefox, nicht unterstützt. Welche(r) Webbrowser kommt bzw. kommen in welcher Version in Ihrem Unternehmen zum Einsatz? (Eine Mehrfachauswahl ist möglich) Internet Explorer Mozilla Firefox Anderer Browser Versionsnummer(n)*: Versionsnummer(n)*: Name + Versionsnummer(n)*: *Wenn mehrere Versionen eines Browsers genutzt werden, können die Versionsnummern mit Komma separiert werden Integration des Prozesswebs In welche Umgebung soll das Prozessweb integriert werden? Corporate Design kann für das Intranet kann zur Verfügung gestellt werden Corporate Identity kann zur Verfügung gestellt werden Corporate Design und Identity können nicht zur Verfügung gestellt werden Corporate Identity kann zur Verfügung gestellt werden Corporate Identity kann nicht zur Verfügung gestellt werden Corporate Identity kann zur Verfügung gestellt werden Corporate Identity kann nicht zur Verfügung gestellt werden

10 Einführung Symbio Client Logo und Headergrafiken für das Prozessweb In das Prozessweb können neben dem Logo zusätzlich zwei Headergrafiken eingefügt werden (siehe Abbildung 2). Die Headergrafiken sollten genau folgende Größen haben: Header links: 158 x 92 Pixel Header rechts: 330 x 92 Pixel Die Logografik wird über die linke Headergrafik gelegt. Deshalb sollte das Logo freigestellt und etwas kleiner als die linke Headergrafik sein. Das Logo kann aber auch die Maximalgröße der linken Headergrafik aufweisen. In diesem Fall kann auf die linke Headergrafik verzichtet werden. Bitte stellen Sie die Grafik Ihrem technischen Ansprechpartner bei Ploetz + Zeller im png- oder jpg-format zur Verfügung. Header links (158 x 92 Pixel) Logo (max. 158 x 92 Pixel) Header rechts (330 x 92 Pixel) Abbildung 2: Logo und Headergrafiken im Prozessweb 3.7. Prozesshandbücher Mittels des Handbuchexports können Prozesshandbücher generiert werden, in welchen Prozesswissen in einem Word Dokument übersichtlich und bedarfsgerecht dargestellt wird. Diese Handbücher können ebenfalls an Ihre CI angepasst werden. Hierzu sind Ihr Unternehmenslogo in zwei verschiedenen Größen und eine Deckblattgrafik vonnöten (siehe Abbildung 3) Logo groß (max. 256 x 85 Pixel) Logo klein (max. 115 x 100 Pixel) Deckblattgrafik (max x 770 Pixel) Abbildung 3: Logos und Deckblattgrafik in den Prozesshandbüchern

11 Einführung Symbio Client Die Grafiken sollten folgende Maximalgrößen haben: Logo groß: 256 x 85 Pixel Logo klein: 115 x 110 Pixel Deckblattgrafik: 1150 x 770 Pixel Bitte stellen Sie die Grafik Ihrem technischen Ansprechpartner bei Ploetz + Zeller in einem der folgenden Formate zur Verfügung: png, jpg, bmp,

12 Einführung Symbio Client Technische Systemvoraussetzungen 4.1. Modellierungsclient (Microsoft Excel) MS-Excel Versionen ab 2007 (MS-Excel 2003 auf Anfrage) Voraussetzung: Layouter-DLL und Lizenzschlüssel 4.2. Web-Publishing Bei der Publizierung aus dem Architekten heraus ist die vollständige Version des.net 4 Frameworks erforderlich (Full Profile: Webbrowser (Internet Explorer > V7, Firefox, Chrome) Kein JAVA notwendig Webseiten basieren auf HTML, VMC/SVG, CSS und JS (Ausführung lokal oder auf einem Webserver) 4.3. Betriebssystem und.net Framework Microsoft WindowsTM ab der Version Windows XP (32Bit/64Bit, als physische oder virtuelle Maschine) oder Microsoft WindowsTM Server ab Version 2003 (32Bit/64Bit, als physische der virtuelle Maschine).NET Framework Version 4.0 Client Profile Hinweis: für die Funktion "Webpublizierung" wird das.net Framework Version 4.0 Full Profile benötigt 4.4. Hardware Arbeitsspeicher: min. 1 GB, empfohlen 2 GB oder mehr Prozessor: Single-Core Prozessor oder höher mit min. 1.5 GHz oder mehr Festplatte: Installation 500 MB Zusätzlich freier Festplattenplatz: min. 2 GB, empfohlen 10 GB oder mehr Des Weiteren gelten die Vorgaben von Microsoft Windows,.NET Framework 4.0 Das.NET 4 Full Profile umfasst das Client Profile und kann unter der folgenden Adresse geladen werden:

13 Einführung Symbio Client P+Z Vorgehensweise Ploetz und Zeller bietet uns kompetente Beratung und Fachwissen zum Aufbau unseres Prozessmanagements ergänzt mit einem innovativen Tool. Diese Kombination stellt für uns die optimale Lösung dar. Ploetz + Zeller arbeitet sehr pragmatisch und geht individuell auf Kundenwünsche ein: Einfach, schnell und unkompliziert. Wir sind rundum zufrieden. Oliver Müssig, Qualitätsmanagement/Organisation, E.ON Wasserkraft GmbH 5.1. Ihr Erfolg begeistert uns Im Vordergrund unseres Handels steht der Erfolg Ihres Unternehmens. Wir werden gemeinsam mit Ihnen einen Beitrag dazu liefern, dass sich das Handeln Ihrer Mitarbeiter am Markt und vor allem an Ihren Kunden orientiert. Wir richten die Geschäftsprozesse so aus, dass Ihr Unternehmen Kunden begeistert sowie Märkte und Trends schnell erkennt. Wenn Sie weiterhin Ihren Erfolg ausbauen, haben wir erfolgreich gearbeitet, dies ist unser Ziel. Ihr Erfolg Unser Ziel Unser Beitrag Sie motivieren Ihre Mitarbeiter Integration aller Mitarbeiter in das BPM System. Die Mitarbeiter können sich an der Veränderung beteiligen Effiziente BPM Software zum definieren/optimieren des Unternehmens Intelligente und moderne Auswertungen inkl. Kollaboration Sie begeistern Ihre Kunden Optimale Ausrichtung der Prozesse auf die Stakeholder, Märkte und Kunden Wir wissen wie kundenorientierte Prozesslandschaften entstehen Symbio baut E2E Views und somit verschiedene Sichten Symbio unterstützt verschiedene BPM Marktplätze (z. B. elearning) Sie steigern Ihr Image und Ihren Erfolg Fokussierung auf die Prozessinhalte, kontinuierliche Prozessoptimierung (auch Ad-hoc) Der Modellierungsclient lenkt die Konzentration auf die Inhalte Symbio und SharePoint fördern Kollaboration Dashboards und Auswertungen unterstützen die Optimierung Sie schaffen Nachhaltigkeit Aufbau einer Wissensplattform zur optimalen Unternehmungssteuerung Aufgrund der Einfachheit ist der Einsatz garantiert - bei uns veralten Prozesse nicht Wir schaffen eine prozess-orientierte Wissensplattform

14 Einführung Symbio Client Mit langjähriger Erfahrung zu Ihrem Ziel Von der Entwicklung der Strategie bis zur technischen Implementierung sowie zum alltäglichen Service bietet Ihnen Ploetz + Zeller den Aufbau eines ganzheitlichen Business Process Excellence Systems. Die folgende Grafik gibt einen Einblick über unser Beratungsportfolio. Im Einführungsprojekt liegt der Fokus auf der idealen Umsetzung und Einstellung der Symbio Produkte für den Kunden. Hier stehen vor allem die Ziele und Kundenanforderungen im Vordergrund. Der nachhaltige Einsatz von Symbio durch die internen Mitarbeiter im Fachbereich ist für uns wesentlicher Erfolgsfaktor! Abbildung 4: Beispielhaftes Beratungsportfolio/Vorgehensweise

15 Einführung Symbio Client Unsere Philosophie Wir verbinden Ihre Mitarbeiter sehr einfach mit Ihrem Managementsystem, schaffen damit Beteiligung, Akzeptanz, kontinuierliche Verbesserung und bringen somit das System und Ihr Unternehmen zum Erfolg. Wir verbinden Menschen, Wissen und Systeme! Alle Mitarbeiter mit Effizienz ins Boot holen! Wir verbinden die Mitarbeiter mit Ihrem Managementsystem und führen das System zum Leben. Gründe dafür sind: Effiziente Anwendungen Standardisierte und erfolgreiche Methoden Moderne Dokumente inkl. Auswertungen Anwenderfreundliche Auswertungen Eine Wissensplattform schafft Nachhaltigkeit! Nur wer das Wissen hat, kann steuern. Wir verbinden das Wissen prozessorientiert und ermöglichen allen Mitarbeitern eine Kollaboration- Plattform. Gründe dafür sind: Effiziente Erfassung vieler Daten über Excel Viele Methoden lassen sich kombinieren Eine Plattform integriert in SharePoint Wir bringen ihr BPM System dahin, wo das Leben spielt! Wir nutzen bestehende Marktplätze und intergieren uns dort. Gründe dafür sind: Modellierung in Excel, der meist verwendeten IT-Anwendung weltweit SAP Schnittstellen Prozessorientiertes elearning

16 Einführung Symbio Client Unser Prozess für Sie Eine unserer Strategien ist es, die notwendige Prozessorientierung von Anfang an auch unseren Kunden vorzuleben. Deshalb erstellen wir gemeinsam mit Ihnen zu Beginn einen Prozess der Zusammenarbeit und des Service. Wir nehmen Ihre Position ein, klären mit Ihnen die Anforderungen, verstehen und definieren Ihre Ziele und klären die Erwartungshaltung der Stakeholder an unsere Dienstleistung und Lösungen. Besonders zu Beginn des Projektes ist die anfängliche Auftragsklärung und Projektdefinition wesentlicher Bestandteil für den Erfolg. Des Weiteren sind wir gerade im Aufbau unserer Produktdatenbank, welche auch den Projektprozess wiederspiegelt. Siehe folgenden Link: Abbildung 5: Prozessorientiertes Vorgehen Unterstützt wird der Projektmanagement-Prozess durch das ERP Werkzeug SAP Business bydesign, welches den kompletten E2E Prozess Vom Marktangebot bis zur Lieferung abdeckt.

17 Einführung Symbio Client Herausgeber Ploetz + Zeller GmbH Einsteinring München Tel.: Fax: info@p-und-z.de Impressum Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Darstellung/Abbildung im Dokument übernimmt Ploetz + Zeller GmbH keine Haftung. Die beschriebenen und möglichen Funktionalitäten der Software beziehen sich auf den jeweiligen Versionsstand. Kundenspezifische Anpassungen sind nicht enthalten. Die Informationen in diesem Dokument können sich zu jeder Zeit ändern. Ploetz + Zeller GmbH ist nicht verpflichtet über die Aktualisierungen des Dokumentes zu informieren. Diese Dokumentation sowie alle enthaltenen Beiträge, Darstellungen und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung durch Ploetz + Zeller GmbH. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen sowie die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in dieser Dokumentation enthaltenen Informationen, Kenntnisse und Darstellungen betrachtet Ploetz + Zeller GmbH als ihr alleiniges Eigentum. Die Dokumentation bzw. die darin enthaltenen Informationen, Kenntnisse und Darstellungen dürfen ohne die vorherige schriftliche Zustimmung durch Ploetz + Zeller GmbH weder vollständig noch auszugsweise, direkt oder indirekt Dritten zugänglich gemacht, veröffentlicht oder anderweitig verbreitet werden. Die Geltendmachung aller diesbezüglichen Rechte, insbesondere für den Fall der Erteilung von Patenten, bleibt der Ploetz + Zeller GmbH vorbehalten. Die Übergabe der Dokumentation begründet keinerlei Anspruch auf eine Lizenz oder Benutzung. Technische Änderungen vorbehalten. Verwendete Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Inhaber. Symbio ist eine eingetragene Marke der Ploetz + Zeller GmbH, München.

18 Einführung Symbio Client Angebot: Symbio Client 4.2 Ansprechpartner: Ansgar Mayer Telefon: +49 (89) Ploetz + Zeller GmbH Einsteinring Aschheim bei München Telefon: Fax: info@p-und-z.de 2013 Ploetz + Zeller GmbH