Henning Schmidt. Word für Hotellerie, Gastronomie und Catering Microsoft Word Version Henning Schmidt

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1 Henning Schmidt Word für Hotellerie, Gastronomie und Catering Microsoft Word Version 2007 Henning Schmidt Stand: 01/2009 Version 1.0

2 Alle Angaben in diesem Buch wurden von dem Autor mit größter Sorgfalt erarbeitet bzw. zusammengestellt und unter Einschaltung wirksamer Kontrollmaßnahmen reproduziert. Trotzdem sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Der Verlag und der Autor sehen sich deshalb gezwungen, darauf hinzuweisen, dass sie weder eine Garantie noch die juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen können. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Das Erstellen und Verbreiten von Kopien auf Papier, auf Datenträgern oder im Internet, insbesondere als PDF, ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Verlags gestattet und wird widrigenfalls strafrechtlich verfolgt. Die meisten Produktbezeichnungen von Hard- und Software sowie Firmennamen und Firmenlogos, die in diesem Werk genannt werden, sind in der Regel gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen und sollten als solche betrachtet werden. Der Verlag folgt bei den Produktbezeichnungen im Wesentlichen den Schreibweisen der Hersteller. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie E- Mail-Adressen und Logos sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, -Adressen und Logos sind rein zufällig GastroEDV KG, Henning Schmidt Wiesenstraße 1, Welver Herausgeber: Lektorat: Druck: GastroEDV KG, Henning Schmidt Feedback Lektorat + Textservice Dr. Mechthilde Vahsen, Düsseldorf Herdt Verlag, Bodenheim

3 Microsoft Word 2007 für Hotellerie, Gastronomie und Catering Buch-CD Die einzelnen Buchkapitel orientieren sich an praktischen Arbeitsabläufen und Beispielen aus der Hotellerie, Gastronomie und Cateringbranche. Sie werden im Laufe der einzelnen Kapitel Speiseund Menükarten, Übersichten für Dienstpläne, Serienbriefe an Ihre Gäste und vieles mehr erstellen und benutzen. Damit Sie nicht immer mit einem leeren Dokument anfangen und alle Inhalte selber eingeben müssen, enthält die Buch-CD die benötigten Beispieldateien. Somit konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Arbeitsschritte. Alle Beispieldateien dürfen Sie natürlich für Ihren Betrieb übernehmen und anpassen. Internetseite zum Buch Auf der Internetseite finden Sie Ergänzungen und weitere Vorlagen. Abbonieren Sie den Newsletter und Sie erhalten bei Neuerungen zu diesem Buch eine Nachricht. Wirtschaftsschulen für Hotellerie und Gastronomie WIHOGA Dortmund Der Buchaufbau basiert auf dem EDV-Unterricht an der WIHOGA Dortmund. Vielen Dank an alle Schüler, Studierenden und Kollegen für Ihre Ideen, Vorschläge und Vorlagen! Ihre Meinung zählt! Bitte teilen Sie mir Ihre Meinung und Verbesserungsvorschläge einfach direkt per an mit! Vorschläge für weitere Themenschwerpunkte und Fragen von Ihnen werden gerne aufgegriffen und in zukünftigen Versionen berücksichtigt. Henning Schmidt Januar 2009 Version 1.0

4 Word 2007 für Hotellerie, Gastronomie und Catering 1 Einführung Programmaufbau und Benutzerkonzept Dokument öffnen Das Formatieren von Zeichen, Absätzen und Seiten Zeichenformatierung Absatzformatierung Absatz- und Zeilenabstand Einzüge Schattierung und Rahmen Seitenlayout Ansicht und Zoom Kopieren und Einfügen Die Zwischenablage am Beispiel Mittagskarte Mehrere Objekte kopieren und einfügen Ausschneiden und Verschieben Kopieren von einem Dokument in ein anderes Grafiken Grafik einfügen Größe anpassen Grafik zuschneiden Grafik drehen Grafik formatieren Textfluss Bildformatvorlagen ClipArt WordArt SmartArt Diagramme Zeichnen und Autoformen Grundrisse und Bestuhlungspläne Autoformen und Zeichnungsbereich Autoformen formatieren Gitternetz Gruppierung Ausrichtung Reihenfolge Textfelder: Objekte beschriften Maßstab Farbe im Spiel Ausstattungssymbole Tabulatoren Standardtabulator Einen individuellen Tabstopp festlegen Tabulatoren bearbeiten Tabulatorarten Der Dialog Tabstopps Füllzeichen Aufzählung und Nummerierung Automatische Aufzählung und Nummerierung Aufzählung/Nummerierung deaktivieren Mehrere Ebenen innerhalb einer Aufzählung Aufzählung/Nummerierung zuweisen Aufzählung/Nummerierung individuell gestalten Einzüge anpassen Listenvorlagen Vordruck Dienstplan Tabelle einfügen inhalte eingeben Zeilen- und Spaltengröße anpassen Zellen verbinden und Zellen teilen Ausrichtung der Zellen und Textrichtung Spalten und Zeilen gleichmäßig verteilen Zeilen und Spalten einfügen und löschen zellen formatieren Tabelle zeichnen Text in Tabelle umwandeln Sortieren Spalten Menükarte mit zwei Spalten Spaltenabstand und Seitenrand Spaltenumbruch Kopf- und Fußzeilen Standardvorlagen Fußzeile Speisekarten mit Kopf- und Fußzeilen gestalten Gerade und ungerade Kopf- und Fußzeilen Serienbriefe Einführung Datenquelle Seriendruckfelder Serienbrief ausdrucken Wissenschaftliches Arbeiten mit Word Besonderheiten Seitenränder Seitenumbrüche und Abschnitte Verzeichnisse Fußnoten Word - 1

5 8 8.1 Vordruck Dienstplan In diesem Kapitel lernen Sie die Erstellung und Bearbeitung von in Word. Als einleitendes Beispiel erstellen Sie einen Vordruck für einen Service-Dienstplan. Auch wenn die Tabelle auf den ersten Blick einfach aussieht, lernen Sie anhand dieses Beispiels viele nützliche Funktionen kennen. 8.2 Tabelle einfügen Bevor Sie eine Tabelle in Word einfügen, müssen Sie wissen, aus wie vielen Spalten und Zeilen die Tabelle bestehen soll. Natürlich ist es möglich, nachträglich Spalten und Zeilen einzufügen bzw. zu löschen, aber die Planung zu Beginn spart später einigen Aufwand. In unserem Beispiel besteht die Tabelle aus acht Spalten und fünf Zeilen. Die einzelnen felder werden als Zellen bezeichnet. Spalte Zelle Zeile Auch das Seitenformat (Hoch- oder Querformat) spielt eine wichtige Rolle. Für den Dienstplan benötigen Sie eine Seite im Querformat. Erstellen Sie ein neues Word-Dokument. Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste in das Register SEITENLAYOUT. In der Gruppe SEITE EINRICHTEN klicken Sie auf die Schaltfläche ORIENTIERUNG. Wählen Sie QUERFORMAT aus. 66 Word 2008 Henning Schmidt & Daniel Stöltzing

6 Klicken Sie in Ihrem Dokument an die Position, an der Sie die Tabelle einfügen möchten, in unserem Beispiel in die obere linke Ecke. Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste in das Register EINFÜGEN. In der Gruppe TABELLEN klicken Sie auf die Schaltfläche TABELLE. Zum Einfügen einer Tabelle bietet Ihnen Word verschiedene Möglichkeiten an: raster Fahren Sie mit der Maus über das raster im oberen Bereich, bis die gewünschte größe (8x5) orange markiert ist. Klicken Sie zum Einfügen auf die letzte Zelle (siehe Cursorpfeil in der Grafik). Tabelle einfügen Legen Sie die Spalten- und Zeilenanzahl im Dialog TABELLE EINFÜGEN direkt fest. Übernehmen Sie die Einstellung AUTO für die feste Spaltenbreite. Bestätigen Sie mit OK. Tabelle zeichnen mit einem komplizierten Spalten- und Zeilenaufbau zeichnen Sie mit einem virtuellen Stift. In einem der folgenden Kapitel erstellen Sie mit dieser Methode einen Meldeschein für einen Hotelempfang. Excel-Kalkulationstabelle Fügen Sie direkt eine Excel-Tabelle in Word ein. Erzeugen Sie z. B. ein Rechnungsformular mit einer Excel-Tabelle zur Kalkulation der einzelnen Beträge.. Schnelltabellen Schnelltabellen sind fertig formatierte vorlagen für Kalender, Matrizen und weitere Anwendungen, die Beispieldaten enthalten. Für Ihren Dienstplan wählen Sie im raster eine 8x5-Tabelle aus. Die eingefügte Tabelle sollte so aussehen: Word - 67

7 8.3 inhalte eingeben Um Text einzugeben, klicken Sie mit der linken Maustaste in die entsprechende Zelle. Die eingetragenen Texte können Sie wie jeden anderen Text formatieren (Schriftgröße, fett setzen, unterstreichen usw.). Markieren Sie dazu den Text und wechseln Sie in das Register START. Dort klicken Sie in den Gruppen SCHRIFTART und ABSATZ die passenden Schaltflächen an. Geben Sie in Ihren Dienstplan die Wochentage und alle weiteren Inhalte ein. 8.4 Zeilen- und Spaltengröße anpassen Markieren Sie die gesamte Tabelle. Klicken Sie hierzu auf den Anfasser in der oberen linken Ecke. Alternativ klicken Sie in die linke obere Zelle, halten die Maustaste gedrückt und ziehen damit bis in die untere rechte Zelle. Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste in das Register LAYOUT. In der Gruppe ZELLENGRÖSSE geben Sie als Zeilenhöhe 2,5 ein und bestätigen den Wert mit der Eingabe-Taste ( ). Die Alternative: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierte Tabelle. Wählen Sie TABELLENEIGENSCHAFTEN aus dem Kontextmenü aus. Wechseln Sie in der oberen Leiste zu ZEILE. Klicken Sie HÖHE DEFINIEREN an (ein Klick auf das Kästchen links) und geben Sie in das rechte Kästchen 2,5 cm ein. Die Maßeinheit cm können Sie auch weglassen, sie wird automatisch eingefügt. Bestätigen Sie die Eingabe der Zeilenhöhe mit OK. 68 Word 2008 Henning Schmidt & Daniel Stöltzing

8 Sie können die Zeilen- und die Spaltengröße auch direkt mit der Maus anpassen. Im Beispiel- Dienstplan soll die Höhe der ersten Zeile mit der Maus verringert werden. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger genau auf die Trennlinie zwischen der ersten und der zweiten Zeile. Der Mauszeiger wird zu einem Schieberegler. Halten Sie nun die linke Maustaste gedrückt und verringern Sie die Höhe der ersten Zeile, indem Sie die Maus ziehen. Klicken Sie auf die Trennlinie zwischen erster und zweiter Spalte und verkleinern Sie die erste Spalte. 8.5 Zellen verbinden und Zellen teilen Am Montag ist in unserem Musterbetrieb Ruhetag. Um dies im Dienstplan deutlich zu machen, besteht die Montagsspalte nur aus zwei Zellen. Die anderen Zellen der Montagsspalte werden zu einer einzigen Zelle verbunden. Markieren Sie hierzu die vier Zellen unterhalb des Eintrags Montag. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf das Register LAYOUT. In der Gruppe ZUSAMMEN- FÜHREN klicken Sie auf die Schaltfläche ZELLEN VERBINDEN. Die Alternative: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Zellen. Wählen Sie aus dem Kontextmenü ZELLEN VERBINDEN aus. Word - 69

9 Wenn Sie eine Zelle in mehrere kleinere Zellen unterteilen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche ZELLEN TEILEN in dieser Gruppe. Geben Sie die Anzahl der Zeilen und Spalten an und bestätigen Sie mit OK. 8.6 Ausrichtung der Zellen und Textrichtung Alle Texte (Wochentage, Dienste) in der Tabelle sollen vertikal und horizontal zentriert werden. Markieren Sie die gesamte Tabelle. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung und gehen Sie mit der Maus auf den Eintrag ZELLAUSRICHTUNG im Kontextmenü, ohne ihn anzuklicken. Rechts neben dem Menü öffnet sich eine Auswahl verschiedener Ausrichtungen. Wählen Sie MITTE AUSRICHTEN aus. Der Text Ruhetag soll zusätzlich um 90 gedreht werden. Klicken Sie in die Zelle mit Ruhetag und wechseln Sie in der Multifunktionsleiste in das Register LAYOUT. Klicken Sie in der Gruppe AUSRICHTUNG auf die Schaltfläche TEXTRICHTUNG. 70 Word 2008 Henning Schmidt & Daniel Stöltzing

10 8.7 Spalten und Zeilen gleichmäßig verteilen Während der Anpassung der Tabelle kann es vorkommen, dass einzelne Spaltenbreiten und Zeilenhöhen verändert werden und am Ende der Bearbeitung die gewünschte Gleichmäßigkeit fehlt. In unserem Beispiel ist durch das Verkleinern der Montagsspalte die Spalte für Dienstag breiter als die Spalten der übrigen Wochentage. Für dieses Problem bietet Word eine sehr praktische Lösung an. Markieren Sie die Spalten Dienstag bis Sonntag inkl. aller Zellen, die darunter liegen. Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste in das Register LAYOUT. Klicken Sie in der Gruppe ZELLENGRÖSSE auf die Schaltfläche SPALTEN VERTEILEN. Alle Wochentage haben nun die gleiche Spaltenbreite. Die Alternative: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Zellen und wählen Sie SPALTEN GLEICHMÄSSIG VERTEILEN aus dem Kontextmenü aus. Sollte der Befehl im Kontextmenü nicht angezeigt werden, haben Sie nicht alle entsprechenden Zellen markiert oder die Markierung geht über die Tabelle hinaus. An dieser Stelle nimmt Word die Markierung sehr genau. Falls die Markierung nicht sofort gelingt, wechseln Sie in der Multifunktionsleiste in das Register LAYOUT. Klicken Sie in der Gruppe TABELLE auf den Auswahlpfeil neben der Schaltfläche AUSWÄHLEN und wählen Sie die entsprechenden elemente aus. Ihr Dienstplan sollte jetzt der Musterlösung entsprechen. Nun können Sie den Text formatieren (z. B. in Schriftgröße 14). Markieren Sie hierzu die Zellen, deren Formatierung Sie ändern möchten. Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste in das Register START und wählen Sie aus der Gruppe SCHRIFTART die gewünschten Einstellungen aus. Word - 71

11 8.8 Zeilen und Spalten einfügen und löschen Im Beispiel erhält Ihr Dienstplan einen neuen Dienst Blockhütte. Sie benötigen also eine neue Zelle oberhalb der Zeile Frühdienst. Klicken Sie in die Zelle Frühdienst. Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste in das Register LAYOUT. Klicken Sie in der Gruppe ZEILEN UND SPALTEN auf die Schaltfläche DARÜBER EINFÜGEN. Damit erhalten Sie über der Frühdienst -Zeile eine neue leere Zeile. Oft fällt es erst beim Eingeben der inhalte auf, dass noch ein oder mehrere Zeilen am Ende der Tabelle fehlen (z. B. beim Erstellen einer Adressenliste). Diese fehlenden Zeilen können Sie auch über die Schaltflächen in der Gruppe ZEILEN UND SPALTEN ergänzen. Schneller und einfacher ist in diesem Fall das Eingeben über die Tastatur: Klicken Sie in die letzte Zeile Ihres Dienstplans und drücken Sie die Tabulator-Taste ( ). Bei jedem Tastendruck springt der Cursor eine Zelle nach rechts. Drücken Sie am Ende Ihrer Tabelle wiederum diese Taste ( ) und es wird automatisch eine neue Zeile eingefügt. Zum Löschen einer Zelle, Zeile oder Spalte markieren Sie die entsprechenden Zellen und klicken Sie auf den Auswahlpfeil auf der Schaltfläche LÖSCHEN. Die Alternative: Markieren Sie die zu löschenden Zellen und drücken Sie die Rücktaste ( ). Dadurch öffnet sich der Dialog ZELLEN LÖSCHEN. Wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus und bestätigen Sie mit OK. 72 Word 2008 Henning Schmidt & Daniel Stöltzing

12 8.9 zellen formatieren Für Ihren Betrieb benötigen Sie einen Lieferscheinvordruck für Außer-Haus-Veranstaltungen. Zur übersichtlichen Strukturierung nutzen Sie Word-. Erstellen Sie einen Lieferschein nach dem folgenden Muster oder öffnen Sie das Word-Dokument Lieferschein aus dem Verzeichnis Word_2007/09 der Buch-CD. Der Lieferschein besteht bisher aus drei unformatierten. In den folgenden Kapiteln nutzen Sie verschiedene Formatierungsmöglichkeiten, um Ihren Lieferschein gut aussehen zu lassen. Word - 73

13 8.9.1 Schattierung Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste in das Register START. Nutzen Sie die Schaltflächen der Gruppe SCHRIFTART und ABSATZ, um die erste Tabelle (Anlass, Veranstalter) zu formatieren. Um die Hintergrundfarbe der ersten und dritten Spalte zu ändern, markieren Sie die Zellen und klicken Sie auf den Auswahlpfeil der Schaltfläche SCHATTIERUNG. Wählen Sie eine beliebige Farbe aus. 74 Word 2008 Henning Schmidt & Daniel Stöltzing

14 8.9.2 formatvorlagen Word bietet Ihnen eine vollständige Formatierung Ihrer Tabelle mit nur einem Mausklick an. Klicken Sie in die zweite Tabelle (Artikelliste) und wechseln Sie in der Multifunktionsleiste in das Register ENTWURF. Gehen Sie mit der Maus in der Gruppe TABELLENFORMATVORLAGEN über die verschiedenen Vorlagen, ohne diese anzuklicken. Ihre Tabelle zeigt sofort eine Vorschau der ausgewählten Vorlage an. Klicken Sie auf eine Vorlage, um das vorgeschlagene Design zu übernehmen. Möchten Sie wieder eine unformatierte Tabelle haben, klicken Sie auf die Vorlage TABELLEN- GITTERNETZ. Die ausgewählte Vorlage hat den Nachteil, dass die einzelnen Spalten nicht durch Rahmen voneinander abgegrenzt sind. Klicken Sie in die Tabelle 2 und anschließend auf die Schaltfläche WEITERE in der Gruppe TABELLENFORMATVORLAGEN. Es öffnet sich ein Fenster mit einer umfangreichen Auswahl an Vorlagen. Klicken Sie unter der Auflistung der Vorlagen auf TABELLENFORMATVORLAGE ÄNDERN, um das Design einer Vorlage individuell anzupassen. Word - 75

15 8.9.3 rahmen Die dritte Tabelle (Unterschriften) erhält einen individuellen Rahmen. Markieren Sie die Tabelle und wechseln Sie in der Multifunktionsleiste in das Register START. Gehen Sie in die Gruppe ABSATZ und klicken Sie auf den Auswahlpfeil neben der Schaltfläche RAHMEN. Wählen Sie KEIN RAHMEN aus. Der Rahmen Ihrer Tabelle verschwindet und es wird nur das gitternetz (die gestrichelten blauen Linien) angezeigt. Falls dieses Gitternetz in Ihrem Lieferschein deaktiviert ist, öffnen Sie erneut die Rahmenauswahl und aktivieren Sie GITTERNETZ- LINIEN ANZEIGEN. Dieses Gitternetz wird nur am Bildschirm angezeigt und ist bei einem Ausdruck nicht zu sehen. Markieren Sie nur die obere Zeile Ihrer Tabelle und wählen Sie anschließend RAHMENLINIE UNTEN aus der Rahmenauswahl aus. Ihre Tabelle enthält nun eine Unterschriftslinie. Zentrieren Sie dann die Texte der unteren Zeile. Die Auswahlmöglichkeiten der Schaltfläche RAHMEN sind auf eine einfache, schnelle Rahmenbearbeitung beschränkt. Um weitere Einstellungen wie z. B. Rahmenfarbe und Rahmenart festzulegen, klicken Sie auf RAHMEN UND SCHATTIERUNG in der Rahmenauswahl. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Tabelle vorher markieren. 76 Word 2008 Henning Schmidt & Daniel Stöltzing

16 Es öffnet sich der Dialog RAHMEN UND SCHATTIERUNG. Wählen Sie im linken Bereich unter EINSTELLUNG die RAHMENART (Ohne, Kontur, Alle ) aus. Mithilfe von FORMATVORLAGE, FARBE und BREITE im mittleren Bereich bestimmen Sie das Aussehen. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus. Falls Sie unter EINSTELLUNG die Form ANPASSEN gewählt haben, müssen Sie auf jeden Fall in der Vorschau im rechten Bereich noch die einzelnen Elemente anklicken. Erst dann werden die Einstellungen übernommen. Im Register SCHATTIERUNG können Sie verschiedene Hintergrundfarben und -muster festlegen. Bei aller Kreativität dürfen Sie nicht vergessen, dass Ihre Kunden und Mitarbeiter durch einen bunten, schrillen Lieferschein eher überfordert als beeindruckt sind. Verzichten Sie auch auf dunkle Hintergrundfarben, denn falls Sie Ihren Lieferschein kopieren oder faxen müssen, ist der Inhalt wegen der dunklen Hintergrundfarbe kaum oder gar nicht zu erkennen. Word - 77

17 8.10 Tabelle zeichnen Kompliziertere erstellen Sie am einfachsten über die Funktion TABELLE ZEICHNEN. Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument und klicken Sie auf den Auswahlpfeil der Schaltfläche RAHMEN. Wählen Sie TABELLE ZEICHNEN aus. Ihr Mauszeiger wird zu einem Bleistift. Nun können Sie mit gedrückter linker Maustaste eine neue Tabelle herstellen. Klicken Sie anschließend mit dem Bleistift an eine der Rahmenlinien und ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste eine neue Rahmenlinie. Gehen Sie beim Zeichnen immer von außen nach innen. Im Register ENTWURF in der Gruppe RAHMENLINIEN ZEICHNEN können Sie die Rahmenfarbe einstellen und mit dem RADIERER nicht benötigte Rahmenlinien wieder löschen. 78 Word 2008 Henning Schmidt & Daniel Stöltzing

18 8.11 Text in Tabelle umwandeln Sie möchten für Ihren Betrieb eine Geburtstagsliste erstellen. Die Namen und Geburtstage Ihrer Mitarbeiter konnten Sie aus Ihrer Lohnbuchhaltung exportieren. Die exportierten Daten liegen als Textdatei mit einem Semikolon als Trennzeichen vor. Nr.;Name;Vorname;Geburtstag 1;Adebahr;Marcus; ;Baumgärtner;Hans Jürgen; ;Bettenhäuser;Gerti; ;Bettenhäuser-Eschwe;Hannelore; ;Beyer;Reinhard; Erstellen Sie die obige Liste in einem Word-Dokument oder öffnen Sie das Word-Dokument Geburtstagsliste aus dem Verzeichnis Word_2007/09 der Buch-CD. Markieren Sie die gesamte Liste. Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste in das Register EINFÜGEN. Klicken Sie auf die Schaltfläche TABELLE und wählen Sie aus der Auswahlliste den Eintrag TEXT IN TABELLE UMWANDELN aus. Überprüfen Sie im Dialog TEXT IN TABELLE UMWANDELN die vorgeschlagenen Werte (Spaltenanzahl, Trennzeichen) und bestätigen Sie mit OK. Die Daten der Angestellten werden nun in eine Tabelle umgewandelt. Natürlich können Sie auch eine Tabelle in eine Textliste umwandeln. Markieren Sie Ihre Tabelle und wechseln Sie in der Multifunktionsleiste in das Register LAYOUT. Klicken Sie in der Gruppe DATEN auf die Schaltfläche IN TEXT KONVERTIEREN. Word - 79

19 8.12 Sortieren Möchten Sie Ihre Geburtstagsliste nach Namen oder Geburtsdatum sortieren, bietet Word Ihnen eine einfache und schnelle Lösung an. Klicken Sie in die Spalte, nach der Sie sortieren möchten, und wechseln Sie in der Multifunktionsleiste in das Register START. Klicken Sie in der Gruppe ABSATZ auf die Schaltfläche SORTIEREN. Wählen Sie im Dialog SORTIEREN in der unteren linken Ecke aus, ob Ihre Tabelle Überschriften enthält oder nicht. Anschließend bestimmen Sie im oberen Bereich die Spalte, nach der auf- oder absteigend sortiert werden soll. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. In unserem Beispiel ist die Geburtstagsliste alphabetisch und aufsteigend nach den Namen sortiert. 80 Word 2008 Henning Schmidt & Daniel Stöltzing

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