E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis

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1 E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis Machbarkeitsstudie D bei Akteneinsicht von Verkehrsordnungswidrigkeiten im Landkreis Hildesheim Das Bundesministerium des Innern ist nicht verantwortlich für den Inhalt der Ergebnisdokumente, die im Rahmen der E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis erstellt wurden. Deshalb werden die jeweils Verantwortlichen im Impressum auf der letzten Seite der Dokumente genannt. Sie stehen Ihnen für inhaltliche Fragen zur Verfügung.

2 E-GOVERNMENT-INITIATIVE DES BMI Machbarkeitsstudie D bei der Akteneinsicht von Verkehrsordnungswidrigkeiten im Landkreis Hildesheim

3 Inhalt 1 Zielsetzung und Ergebnis Vorgehensweise Rahmenbedingungen und allgemeine Anforderungen... 3 Rechtliche Rahmenbedingungen... 3 D -Gesetz... 3 Verwaltungsverfahrensgesetz... 3 Informationsfreiheitsgesetz... 4 Verwaltungszustellungsgesetz... 4 Ordnungswidrigkeitengesetz... 4 E-Government-Gesetz... 4 Technische Anforderungen... 5 Organisatorische Anforderungen Gewinnung von Kommunikationspartnern Ist-Prozess der Akteneinsicht Zukünftiger Prozess der Akteneinsicht mit D Alternativer zukünftiger Prozess Analyse der Machbarkeit

4 1 Zielsetzung und Ergebnis Ziel dieser Machbarkeitsstudie ist zu zeigen, dass die Akteneinsicht bei Ordnungsbehörden im Allgemeinen und bei der Stelle für Verkehrsordnungswidrigkeiten des Landkreises Hildesheim (OWI) im Speziellen über den Kommunikationsweg D umgesetzt werden kann. Sowohl die Annahme von Auskunftsersuchen als auch die Versendung der Aktenkopien an Anwälte und Versicherungen soll zukünftig per De- Mail erfolgen. Eine Besonderheit in der Verwaltung des LK HI ist das verwendete -System Novell Groupwise, das bislang nur über rudimentäre Möglichkeiten der D - Anbindung verfügt. Als gesetzt gilt das D -Gateway von Mentana-Claimsoft. Die Akten werden bereits elektronisch im DMS OS ECM geführt. Diese Studie kommt zum Ergebnis, dass die Einführung von D für den untersuchten Verwaltungsprozess machbar ist. Anfänglich muss die Behörde mit der Einschränkung leben, D s ausschließlich im DMS bearbeiten zu können. Sobald ein Drittanbieter eine D -Erweiterung für Groupwise entwickelt hat, können De- Mails auch im Mail-Client angezeigt und versendet werden. 2 Vorgehensweise Nach einer Betrachtung der gesetzlichen Grundlagen hinsichtlich der Akteneinsicht und der Nutzung von D als Zustellmedium werden technische und organisatorische Anforderungen aufgenommen. Fachliche Anforderungen an eine mögliche Lösung ergeben sich aus dem Ist-Prozess. Mit der Modellierung eines Soll- Prozesses wird eine mögliche Umsetzung beschrieben. Die abschließende Analyse liefert Rahmenbedingungen und Voraussetzungen, mit denen die Akteneinsicht per D im LK HI umgesetzt werden kann. Die Erstellung dieses Dokuments wurde mit Mitteln des Bundesministeriums des Innern (BMI) gefördert. Dies bedingt die Abgabe der Verwertungsrechte an das BMI mit dem Ziel der Weitergabe und der Wiederverwendung in anderen Behörden (bundesweit). 2

5 3 Rahmenbedingungen und allgemeine Anforderungen Rechtliche Rahmenbedingungen D -Gesetz Rechtliche Voraussetzung für die Zulassung als D -Provider ist das Gesetz zur Regelung von D -Diensten und zur Änderung weiterer Vorschriften". Das Gesetz trat am 02. Mai 2011 in Kraft. D -Anbieter müssen hohe Anforderungen an IT-Sicherheit, Funktionalität, Interoperabilität und Datenschutz erfüllen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) veröffentlicht die Zulassungskriterien und nimmt auf dieser Basis die Akkreditierung interessierter Provider vor. Die akkreditierten D - Provider können dann D -Dienste zur Verfügung stellen, die an die Anforderungen des D -Gesetzes und weiterer Spezialgesetze (z.b. Zivilprozessordnung (ZPO), Verwaltungszustellungsgesetz (VwZG) geknüpft sind. Relevant für den Landkreis Hildesheim als Nutzer (Empfänger und Sender) von De- Mail ist 5 Abs. 9 DeMG. Dieser legt fest, dass die Behörde Abholbestätigungen der versendeten D s verlangen kann. Verwaltungsverfahrensgesetz Maßgeblich für die Akteneinsicht beim LK HI (auch bei Ordnungswidrigkeiten) ist 29 des VwVfG des Bundes. Gemäß Abs. 3 muss die Akteneinsicht bei der Behörde erfolgen, die die Akten führt, es sei denn, diese Behörde gestattet eine Ausnahme. In diesem Fall gestattet die Ordnungsbehörde des LK HI Ausnahmen, denn Kopien der Akten werden (bislang) per Post an Versicherungen und Anwälte versandt. Mit dem zusätzlichen Versandweg per D schafft die Behörde eine weitere Unterart der bestehenden Ausnahme. Für den Versand der Aktenkopien besteht keine Schriftformerfordernis Textform ist ausreichend. Relevant für diese Machbarkeitsstudie können ferner folgende des VwVfG sein: o 3a Elektronische Kommunikation mit Zugangseröffnung o 10 Prinzip der Formfreiheit o 26 Beweismittel 3

6 o 37 Bestimmtheit und Form des Verwaltungsakts o 44 Nichtigkeit des Verwaltungsakts Das Verwaltungsverfahrensgesetz des Landes Niedersachsen hat keine Auswirkungen auf den in dieser Machbarkeitsstudie betrachteten Prozess der Akteneinsicht. Informationsfreiheitsgesetz Das Informationsfreiheitsgesetz (IFG) des Bundes konkretisiert das Recht auf Akteneinsicht bei Behörden des Bundes. Ein niedersächsisches IFG gibt es nicht. Verwaltungszustellungsgesetz Maßgeblich für die förmliche Zustellung ist das VwZG des Bundes. Nach 2 Abs.2 VwZG können elektronische Dokumente auch durch einen akkreditierten D - Diensteanbieter zugestellt werden. Gemäß 5a Abs. 1 ist diese Zustellung mit einer Abholbestätigung abzusichern, ferner muss der Diensteanbieter der Behörde eine Versandbestätigung übermitteln. Für die Akteneinsicht ist keine förmliche Zustellung notwendig. Die Regelungen des VwZG sind für diese Machbarkeitsstudie also unerheblich. Ordnungswidrigkeitengesetz 107 Abs.7 OWiG definiert die Gebühren und Auslagen bei der Akteneinsicht zu Ordnungswidrigkeiten. Für die Übermittlung per D darf sich die Behörde zukünftig Auslagen i.h.v. pauschal 5,00 erstatten lassen ( 12,00 pauschal bei Nutzung des Postweges wie bisher). E-Government-Gesetz Der Entwurf des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften (kurz: E-Government-Gesetz) wurde am im Bundeskabinett beschlossen. Derzeit (Mitte Dezember 2012) erfolgen Verhandlungen über die Änderungswünsche der Ausschüsse des Bundesrats. Es ist jedoch davon auszugehen, dass die Kernaussagen des Gesetzes bestehen bleiben und in 2013 in Kraft treten werden: 4

7 Jede Behörde ist verpflichtet, einen elektronischen Zugang zu schaffen. Auch Nachweise müssen in elektronischer Form akzeptiert werden. Absenderbestätigte D s ersetzen die Schriftform. Bei elektronischen Formularen entfällt das Unterschriftfeld, wenn das jeweilige Gesetz keine Schriftform vorsieht. Für die Umsetzung der Akteneinsicht bei Verkehrsordnungswidrigkeiten ist das E- Government-Gesetz allerdings unerheblich. Technische Anforderungen An technischen Anforderungen sind zu nennen: D soll über den Gateway der Fa. Mentana-Claimsoft angebunden werden. Der LK HI fordert eine funktionale Erweiterung des Groupwis systems, so dass beim Versenden die D -Versandarten und D -Optionen gesetzt werden können. Anfragen bei möglichen Anbietern für eine solche Erweiterung ergaben bisher noch keine klaren Aussagen. 1 Eingehende D s sollen an ein Funktionspostfach in Novell Groupwise weitergeleitet und dort mit einer Kennzeichnung als D dargestellt werden. Die D s sollen im DMS (OS ECM) abgelegt werden. Versand- und Empfangsbestätigungen sollen sowohl im -Client als auch im DMS im Zusammenhang mit der versendeten D dargestellt werden. Organisatorische Anforderungen Durch die Einführung von D für die Beantragung von Akteneinsicht und den Versand der Akte soll die Aufbauorganisation der Behörde nicht verändert werden. Die Verwaltungsabläufe sollen durch die Nutzung von D möglichst vereinfacht, keinesfalls aber aufwändiger werden. Zur Nutzung von D bei der Dienststelle für Verkehrsordnungswidrigkeiten ist eine etwa einstündige Unterweisung vorgesehen. Ferner wird das Thema D in den Rahmen von behördeninternen Workshops zum DMS aufgenommen. 1 Wegen Groupwise-Erweiterung für D bisher angefragte Firmen: Novell, ITEC Services GmbH, NBS GmbH & Co. KG, pascom GmbH & Co. KG, SerVonic GmbH 5

8 Es existieren Dienstvereinbarungen zur EDV und zum DMS. Es ist geplant, den Personalrat über den bevorstehenden Einsatz von D zu unterrichten, wenn das (Fach-)Konzept zur Einführung von D fertiggestellt wurde. Aus arbeitsrechtlicher Sicht ist D wahrscheinlich als Erweiterung des -Systems zu bewerten. Es ist anzunehmen, dass es sich bei dem D -Gateway um ein EDV-Verfahren nach 4 BDSG handelt. Deshalb ist für das D -Gateway in Abstimmung mit dem zuständigen Datenschutzbeauftragten eine Verfahrensmeldung zu erstellen. 4 Gewinnung von Kommunikationspartnern Wesentlich für den Nutzen der D -Anbindung ist die Möglichkeit der Kommunikationspartner Versicherungsunternehmen D s mit den Aktenkopien zu empfangen. Stand heute (Dezember 2012) ist bekannt, dass folgende Versicherungsunternehmen über D -Infrastruktur verfügen und die Zugangseröffnung anbieten: HUK24 AG Allianz Deutschland AG In den Jahren 2009 und 2010 nahmen außerdem folgende Versicherungsunternehmen an dem D -Piloten teil. Es ist zu erwarten, dass diese in den kommenden Monaten einen D -Zugang anbieten werden: LVM Versicherungen Gothaer Versicherungsbank VVaG Cosmos Versicherung AG 5 Ist-Prozess der Akteneinsicht Der derzeitige Ablauf der Akteneinsicht ist in Abbildung 1 grob dargestellt. 6

9 ABBILDUNG 1: IST-PROZESS DER AKTENEINSICHT Die Versicherung oder der Anwalt beantragt die Akteneinsicht derzeit per Post mit einem Schreiben (Akteneinsichtsersuchen) an die Stelle für Verkehrsordnungswidrigkeiten (OWI) beim Landkreis Hildesheim. Ein Mitarbeiter der OWI scannt das Akteneinsichtsersuchen und legt es in elektronischer Form in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ab. Anschließend vernichtet er das Original des Schreibens. Der Sachbearbeiter prüft, ob die Akte im DMS vorhanden ist. Findet er die Akte, so erstellt er eine elektronische Kopie aller in der Akte befindlichen Dokumente mit durchlaufender Seitennummerierung als PDF. Diese Funktionalität des DMS wird Paginieren genannt. Der Sachbearbeiter erstellt ein Anschreiben an den Antrag- 7

10 steller, das er als PDF der Akte im DMS hinzufügt. Damit ist die Versendung der Aktenkopie dokumentiert. Das Anschreiben enthält die Aufforderung, die Auslagen i.h.v. 12,00 innerhalb von 14 Tagen auf ein Konto des Landkreises zu überweisen. Anschließend druckt er das Anschreiben und die paginierten Seiten der Akte auf dem Etagendrucker aus. Bei erfolgreichem Ausdruck löscht er ggf. erzeugte temporäre PDF-Dateien. Falls der Sachbearbeiter die Akte im DMS nicht findet, erstellt er ein Schreiben an den Antragsteller. Dieses legt er im DMS ab und druckt es auf dem Etagendrucker aus. Bei erfolgreichem Ausdruck löscht er die ggf. erzeugte temporäre PDF-Datei. Den Papierausdruck gibt der Sachbearbeiter zur Poststelle der Kreisverwaltung. Ein Mitarbeiter der Poststelle kuvertiert und frankiert die Sendung. Der Postdienstleister kümmert sich um die Übermittlung an die Versicherung oder den Anwalt. 6 Zukünftiger Prozess der Akteneinsicht mit D Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, kann der Landkreis Hildesheim Akten zu Einsicht zukünftig per D versenden. Dies wird jedoch auf jedem Fall parallel zu dem bestehenden Prozess erfolgen. Abbildung 2 stellt den möglichen Ablauf grob dar. 8

11 ABBILDUNG 2: PROZESS DER AKTENEINSICHT BEI NUTZUNG VON D Die Versicherung oder der Anwalt beantragt die Akteneinsicht formlos per Telefon, in Textform oder per D (Akteneinsichtsersuchen) an Die D wird in einem Funktionspostfach im -Client angezeigt, und zwar deutlich als D markiert. Einer der Sachbearbeiter (Zuständigkeit nach Aktenzeichen geregelt) öffnet die D , prüft den erwarteten Inhalt und speichert eine Kopie der D im DMS ab. Anschließend prüft der Sachbearbeiter, ob die Akte im DMS vorhanden ist. Findet er die Akte, so erstellt er eine elektronische Kopie aller in der Akte befindlichen Dokumente mit durchlaufender Seitennummerierung als PDF (Paginierung). Der Sachbearbeiter erstellt als Anschreiben eine D an den Antragsteller, das er als PDF der Akte im DMS hinzufügt. Damit ist die Versendung der Aktenkopie dokumentiert. Die D enthält die Aufforderung, die Auslagen i.h.v. 5,00 9

12 innerhalb von 14 Tagen auf ein Konto des Landkreises zu überweisen. Anschließend fügt er die Aktenkopie als Anlage der D hinzu und versendet sie ohne Zustelloptionen an den Antragsteller. Falls der Sachbearbeiter die Akte im DMS nicht findet, erstellt er ein Schreiben in Form einer D an den Antragsteller und versendet diese ohne Zustelloptionen. Der Sachbearbeiter löscht die PDF-Kopie der Akte und legt die versendete D (inkl. Anlage) im DMS zur Akte ab. 7 Alternativer zukünftiger Prozess Da der -Client von Novell Groupwise D s derzeit nicht adäquat darstellen und erzeugen kann, können D s für eine Übergangszeit direkt im DMS gespeichert und erzeugt werden. Der in Abbildung 2 dargestellte Prozess ist dann ebenfalls gültig. Jedoch werden die D s als Objekte der Art D im DMS abgelegt und erstellt. Das DMS übernimmt dafür die Funktion des D -Clients. 8 Analyse der Machbarkeit Aus rechtlicher, organisatorischer und wirtschaftlicher Sicht steht dem Einsatz von D für die Akteneinsicht bei der Stelle für Verkehrsordnungswidrigkeiten des Landkreises Hildesheim nichts entgegen. Da die Akten bereits elektronisch im DMS geführt werden, können bei Annahme von Anträgen und bei der Versendung der Aktenkopien die bisherigen Medienbrüche Papier-Datei-Papier entfallen. Dies führt zu einer deutlich schnelleren Bearbeitungszeit pro Aktenauskunftsersuchen gegenüber dem aktuellen Prozess. Aus technischer Sicht ist die Einführung von D in dem untersuchten Bereich derzeit nur mit Einschränkungen möglich, da D s mit der existierenden Funktionalität des Groupwise-Clients nicht explizit als D s dargestellt werden können. Auch die Nutzung der D -Versandoptionen ist umständlich (Eintragen in Betreffzeile) allerdings sind Versandoptionen für den untersuchten Prozess nicht notwendig. Solange noch keine D -Erweiterung für Novell Groupwise verfügbar ist, kann der LK HI D s über den Umweg des DMS verarbeiten. Geht man davon aus, dass die Pläne von Drittanbietern, Groupwise für D zu erweitern, in absehbarer 10

13 Zeit (ein bis zwei Jahre) umgesetzt werden, können D s in größeren Mengen zukünftig im bestehenden Messaging-System verarbeitet werden. 11

14 Herausgeber Bundesministerium des Innern IT-Stab, Referat IT4 Alt-Moabit 101 D, Berlin Bezugsquelle Bundesministerium des Innern Internet: und Tel.: +49(0) Fax: +49(0) Veröffentlicht Mai 2013 HINWEIS Das Bundesministerium des Innern ist nicht verantwortlich für den Inhalt der Ergebnisdokumente, die im Rahmen der E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis erstellt wurden. Bitte wenden Sie sich bei inhaltlichen Fragen direkt an die hier genannten Ansprechpartner. Verantwortlich für den Inhalt dieses Ergebnisdokumentes Landkreis Hildesheim. Der Landrat. Dezernat 1 Herr Rainer Gollnik Hildesheim Tel.: rainer.gollnick@landkreishildesheim.de D rainer.gollnick@landkreishildesheim.d .de Internet: Diese Veröffentlichung ist Teil der Öffentlichkeitsarbeit der Bundesregierung. Sie wird kostenlos abgegeben und ist nicht zum Verkauf bestimmt.