RightsLink der Frankfurter Buchmesse Dokumentation

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1 RightsLink der Frankfurter Buchmesse Dokumentation Upload der Titellisten auf den ftp-server Download des Reports vom ftp-server

2 Inhalt Allgemeines Upload der Titellisten mit einem ftp-programm Überprüfung des Uploads im VLB Download der Report-Datei Konvention zur Dateibenennung

3 Allgemeines (1) Zur aktiven Vergabe von Lizenzen ist es erforderlich, dass Sie eine.csv-datei mit Rechteinformationen zu Ihren Titeln im Verzeichnis Lieferbarer Bücher (VLB) hinterlegen. Diese Liste können Sie in Excel oder einem vergleichbaren Tabellenkalkulationsprogramm erstellen und später als.csv-datei abspeichern. Als Basis kann Ihnen der Export Ihrer Titel aus dem VLB-Titelservice dienen. Sie können für jeden Ihrer Titel unterschiedliche Rechteinformationen hinterlegen, d.h. individuell je Nutzungsart entscheiden, ob ein Recht automatisch vergeben, abgelehnt oder die Lizenzanfrage Ihnen zur Prüfung vorgelegt werden soll. Können Sie für bestimmte Titel aus Ihrem Programm keine Lizenzen vergeben, sollten Sie diese Titel nicht in RightsLink aufnehmen. Bitte legen Sie die von Ihnen erstellte.csv-datei auf unserem ftp-server ab. Die Zugangsdaten erhalten Sie von unserem Kundenservice. Auf dem ftp-server finden Sie jeden Tag ab 8 Uhr (erstmals am Folgetag des Erstimports) einen Report vor, in welchem Sie die hinterlegten Rechte zu einem Titel überprüfen können. Diesem Bericht können Sie auch die Links für den jeweiligen Titel zum RightsLink der Frankfurter Buchmesse entnehmen.

4 Allgemeines (2) Zur Erstellung der.csv-titelliste können Sie hier eine ausführliche Anleitung abrufen: Zum Upload der Titellisten empfehlen wir ein FTP-Programm, da dieses den meisten Komfort bietet. FTP-Programme gibt es frei verfügbar im Netz. Filezilla ist ein solches Programm und ist recht einfach zu handhaben: Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zum Upload mit Filezilla. Selbstverständlich können Sie auch andere Programme wie WinSCP (Windows) oder Cyberduck (Mac OS X) verwenden.

5 Upload der Titelliste (1) Starten Sie Ihr FTP Programm. Jedes FTP Programm ist gleich aufgebaut: Das Fenster ist geteilt, links sehen Sie Ihre Verzeichnisse, rechts den Server. Wenn Sie noch nicht mit einem Server verbunden sind, ist die rechte Seite leer. In der oberen Menüleiste, manchmal auch in der unteren, finden Sie die Eingabefelder für Server und Benutzerdaten. Alternativ können Sie Ihre Benutzerdaten auch im Servermanager hinterlegen.

6 Upload der Titelliste (2) Verbindung aufbauen: Geben Sie im Adressfeld folgende Adresse ein: Adresse: ftp-mvbpartners.bvdep.com Benutzername: Ihre MVB-Kennnummer Passwort: erhalten Sie von unserem Support Klicken Sie dann auf Verbinden. Auf der rechten Seite öffnet sich das Serververzeichnis:

7 Upload der Titelliste (3) Öffnen Sie auf der linken Seite Ihr lokales Verzeichnis, in dem Sie Ihre Titelliste abgelegt haben. Öffnen Sie auf der rechten Seite den Ordner Mvb-RightsLink

8 Upload der Titelliste (4) Gehen Sie nun auf der linken Seite in das Verzeichnis auf Ihrem Rechner, in dem sich Ihre Daten befinden. Markieren Sie Ihre Datei und ziehen Sie sie in das Serververzeichnis, rechte Seite. Sie können auch wahlweise Ihre Datei durch einen Rechtsklick auf die markierten Dateien anwählen und dann auf den Menüpunkt hochladen klicken. Die Datei wird nun von Ihrem lokalen Verzeichnis auf den ftp-server kopiert. Der Ordner Mvb-RightsLink wird etwa alle 5 Minuten überprüft. Die hier abgelegte Datei wird abgeholt und in eine Datenbank geladen. Kurze Zeit später (bis max. 1 Stunde) können Sie den Erfolg sehen, indem Sie im VLB-Titelservice Ihre Titel mit dem Export- Format MVB RightsLink (.csv) exportieren. Hierin sind dann die Rechteinformationen enthalten. Bitte beachten Sie unbedingt die Konventionen zur Dateibenennung (s. letzte Seite). Dateien, die nicht nach dieser Konvention benannt sind, werden ignoriert und nicht in die Datenbank übertragen.

9 Überprüfung des Uploads im VLB(1) Den Erfolg Ihres Uploads können Sie im VLB überprüfen. Loggen Sie sich hierfür mit Ihren Zugangsdaten im VLB ein. Wählen Sie den Bereich Titelservice > Import/Export > Report Hier können Sie auf einen Blick sehen, ob Ihre Datei verarbeitet wurde und ob bei der Verarbeitung Fehler aufgetreten sind. Einen noch detaillierten Report erhalten Sie per Klick auf Bericht anzeigen.

10 Überprüfung des Uploads im VLB(2) Im Bericht können Sie sich entweder die Zusammenfassung, die fehlerhaften Datensätze oder die erfolgreich importierten Datensätze im Detail ansehen Testverlagabcdefghijklm_

11 Download der Report-Datei Jeden Vormittag um 8:00 Uhr wird auf dem ftp-server für Sie eine Report-Datei zur Verfügung gestellt (erstmals am Tag nach dem Erstimport). Diese Datei finden Sie im Unterordner reports. Dieser Report enthält alle Titel, zu denen Sie Informationen zu den Rechten hinterlegt haben. Zusätzlich finden Sie in diesem Report die URL zu dem jeweiligen Titel in der RightsLink-Applikation, die Sie auf Ihrer Webseite einbinden sollten.

12 Konvention zur Dateibenennung Die von Ihnen auf dem FTP-Server abgelegten Dateien werden auf Grundlage des Dateinamens automatisch verarbeitet. Folgende drei Möglichkeiten gibt es: Erstmaliges Importieren von Titeln: Der Dateinamen-Präfix zum Importieren einer Liste von Titeln, die zum ersten Mal angelegt werden ist: "init_" (Beispiel-Dateiname: "init_abcverlag csv ) Aktualisieren von bereits eingepflegten Titeln: Der Dateinamen-Präfix zum Importieren einer Titelliste, die nur Titel enthält, deren Nutzungsinformationen aktualisiert werden müssen: "upd_" (Beispiel-Dateiname für Aktualisierungen: "upd_abcverlag csv") Löschen von Titeln: Der Dateinamen-Präfix zum Importieren einer Titelliste, die nur Titel enthält, deren Nutzungsinformationen gelöscht werden müssen: "del_" (Beispiel-Dateiname für zu löschende Titel: "del_abcverlag csv") Bitte beachten Sie: Die Datenbank überprüft anhand der ISBN, welche Informationen schon vorhanden sind. Ein erstmaliger Import von Rechteinformationen eines Titels ist nur über eine csv-datei möglich, deren Name das Präfix init_ enthält. Aktualisierungen von Rechteinformationen bereits angelegter Titel und Löschungen von Titeln sind gleichfalls nur über Dateien mit den entsprechenden Präfixen ( upd_ bzw. del_ ) möglich. Neue Titel in einer Aktualisierungsdatei werden von der Datenbank nicht aufgenommen!

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