Deutner & Schöndorfer-Lohnverrechnung Update und Eröffnung 2015

Transkript

1 Deutner & Schöndorfer-Lohnverrechnung Update und Eröffnung 2015 Dieses Update enthält auch alle Updates während des Jahres Einspielen des Updates Verbinden Sie sich mit dem Internet. Öffnen Sie das Lohnprogramm und starten Sie das Programm Datei / Update automatisch einspielen (falls Ihre Firewall den Zugriff unterbinden will, geben Sie ihn frei). Alternativ können Sie die Datei upd2014.zip von oder herunterladen und in das Lohnverzeichnis...\Lohn2014 extrahieren (bestehende Dateien überschreiben). Wenn Sie das Lohnprogramm wieder starten, muss die oben links angezeigte Versionsnummer sein. Abschlussarbeiten im alten Jahr bitte bis spätestens Ende Februar durchführen Eingabe Kirchensteuer, Teilentgelt und evt. sperren L16 für Dienstnehmer ohne Gebietskrankenkasse: Wählen Sie den DN an, klicken Sie auf die Schaltfläche links Personal für das Teilentgelt oder auf die Schaltfläche Personal und dann auf L16, Vorbezüge für die Kirchensteuer bzw. die Sperre eines L16 für einen Dienstnehmer. Eingabe der SV-Nummer des Ehepartners bei Alleinverdienern in den Personaldaten. Eingabe der SV-Nummer der Kinder bei Alleinverdiener mit Kinderzuschlag: klicken Sie auf die Schaltfläche links "Alleinverd.Kinder". Alle Lohnkonten drucken und überprüfen, ob keine Abrechnung fehlt. Jahresende-L16 drucken, kontrollieren und dann mit ELDA senden. Es gibt evt. Fehlermeldungen: I ist ein Informationshinweis, kann man ignorieren. F ist fraglich, es fehlt eine nicht unbedingt erforderliche Angabe, kann man meistens ignorieren. P erfordert eine Überprüfung. Es wurde zwar von der GKK übernommen, aber es ist z.b. die Lohnsteuer zu gering, evt. aufgrund einer Dienstunterbrechung, bitte kontrollieren, wenn ok ignorieren, wenn nicht ok L16 stornieren, Daten richtigstellen und nochmals senden. N ist nicht übernommen wegen Fehler (falsche SV-Nummer usw.), bitte Fehler korrigieren und ohne Storno nochmals senden. Jahresbeitrag Kommunalsteuer drucken, evt. die xml-datei (Standard: "c:\kommst001.xml") mit Finanz-Online senden. Falls erforderlich die Schwerarbeit-Meldung senden für das alte Jahr (Jahresende-Listen).

2 Eröffnen der Lohnverrechnung 2015 Starten Sie im Lohn2014 das Programm Jahresende/Lohnverrechnung 2015 anlegen und alle Firmendaten übernehmen. Es wird nun ein Ordner "...\Lohn2015" angelegt, alle notwendigen Dateien aus dem alten Jahr werden umkopiert und die Programmänderungen für das neue Lohnjahr eingespielt. Am Windows-Desktop scheint eine neue Verknüpfung WinLohn2015 auf. Sie können nun in 2014 und 2015 getrennt arbeiten. Wenn Sie eine Firma (einen Klienten) in 2015 das erstemal aufrufen, erscheint die Frage Freibeträge löschen?. Bejahen Sie, wenn sie die Freibeträge laut Vorjahresbescheid händisch neu eintragen wollen. Die Versions-Nummer in der obersten Bildschirmzeile links muss sein. Vorbereitungs-Arbeiten für die erste Lohnabrechnung 2015 Testen Sie, ob alle Lohnkonten leer sind: Lohnkonten drucken, Voransicht muss leer sein. Prüfen Sie die L34 EDV Formulare der Dienstnehmer mit Pendlerpauschale: Das Jahr 2014 hat uns mit dem Pendlerrechner ziemlich beschäftigt. Für das Jahr 2015 gilt auf jeden Fall die Regelung, dass Sie das Pendlerpauschale und den Pendlereuro nur berücksichtigen dürfen, wenn die Abfrage bereits mit dem Pendlerrechner 2.0 erfolgte. Der Pendlerrechner 2.0 ist seit dem verfügbar. Ohne einem entsprechenden Ausdruck des L34 EDV dürfen Sie kein Pendlerpauschale und keinen Pendlereuro im Jahr 2015 bei der Lohnverrechnung berücksichtigen. Prüfen Sie Lohnarten, mit denen Sie Sonderzahlungen automatisch ermitteln: Mit erfolgt eine Überarbeitung der Bestimmungen gegen das Lohn- und Sozialdumping (LSDB), die umfassende Änderungen beinhaltet, wie z. B. die Ausweitung der Lohnkontrolle oder die Neuregelung der Verjährungsbestimmungen. Der wichtigste Punkt für die Lohnverrechnung ist die Ausweitung der Lohnkontrolle auf die Sonderzahlungen. Falls Sie die Sonderzahlungen mit automatisch zu berechnenden Lohnarten abrechnen (Standardlohnart 803 oder 804), dann prüfen Sie bitte zwingend die Lohnarten, die in die Bemessung für die Automatik hineingerechnet werden (Feld zu SZ-Automatik-Berechnung muss für Lohnarten, die auch in die Sonderzahlung zu rechnen sind, angehakt sein!), da wir von unserer Seite keine Haftung für fehlerhafte Definitionen übernehmen! Alle Infos zu den Änderungen bezüglich Lohn- und Sozialdumping finden Sie z.b. unter &action=2&viewmode=content. Änderungen bei den SV-Beitragssätzen SV Höchstgrenze laufende Bezüge 4.650,- pro Monat (bisher 4.530,-). SV Höchstgrenze Sonderzahlungen 9.300,- im Jahr (bisher 9.060,-). Geringfügigkeitsgrenze 31,17 pro Tag oder 405,98 pro Monat (bisher 30,35 oder 395,31). Arbeitslosenversicherung-Anteil am SV-Beitrag DN ist 3%. -3% (SV-Gruppe N25a) bis 1.280,- pro Monat (bisher 1.246,-). -2% (SV-Gruppe N25b) bis 1.396,- pro Monat (bisher 1.359,-). -1% (SV-Gruppe N25c) bis 1.571,- pro Monat (bisher 1.530,-). Gilt sowohl für laufende Bezüge als auch für Sonderzahlungen. Auflösungsabgabe beträgt 118,- (bisher 115,-). Serviceentgelt E-Card 10,85 (bisher 10,55): Der neue Wert für 2016 ist bereits im Programm enthalten, somit ist kein Update im November 2015 für das Serviceentgelt E-Card für das Jahr 2016 notwendig. Der Sozial- und Weiterbildungsfonds-Beitrag für überlassene Arbeiter beträgt für ,60% (bisher 0,35%) der allgemeinen Beitragsgruppe und wird in der Beitragsgruppe N18 abgerechnet.

3 Die DZ-Beiträge sind gegenüber 2014 unverändert. Der allgemeine Grundbetrag für die Lohnpfändung (Zusatzmodul) beträgt 872,- (bisher 857,-). Die Senkung der Unfallversicherung ab Juli 2014 bleibt weiterhin in Kraft, der Insolvenzentgeltfondsbeitrag (IE) wird ab 2015 um 0,10% auf 0,45% gesenkt. Überweisungen Es wurde wieder ein aktuelles Bankenverzeichnis ins Programm implementiert und das Programm prüft alle Bankleitzahlen, ob diese noch gültig sind. Falls ungültige Bankleitzahlen gespeichert sind, erhalten Sie bei ersten Aufruf eines Mandanten im Jahr 2015 ein Fehlerprotokoll wenn sich nur der BIC-Code geändert hat, wird dieser automatisch aktualisiert. Folgende Bankleitzahlen werden automatisch geändert: alte Bankleitzahl neue Bankleitzahl Sie erhalten von den Änderungen bzw. im Falle von aufgelassenen Bankleitzahlen ein Protokoll, damit Sie diese gegebenenfalls nochmals prüfen können. Die verschiedenen BIC-Codes bei einigen Banken gehören Gott sei Dank der Vergangenheit an (z.b. Bankleitzahl 20320, 20330, 20706, usw.) dadurch kann wieder die Box mit den Bankleitzahlen richtig aktualisiert werden. Leider gibt es noch immer Telebankingprogramme, welche die aktuelle Version des Satzaufbaues noch nicht erkennen klicken Sie in diesem Fall weiterhin auf den Schalter noch SEPA V2 statt V3. Eine weitere Ausnahme gibt es bei der Citybank, da diese Bank eine andere namespace-information benötigt. Die anderen uns zur Verfügung stehenden Telebankingprogramme erzeugen aber damit Warnmeldungen daher bitte nur beim Export für die Citybank das gleichlautende Feld anklicken. Die Bankleitzahl und die Kontonummer bleiben aber weiterhin als eigene Datenfelder bestehen! Gemeindekennziffern Steiermark In der Steiermark werden wieder viele Gemeinden zusammengelegt, wodurch neue Gemeindekennziffern notwendig wurden. Das Programm ändert selbstständig im Jahr 2015 die Kennziffern im Gemeindestamm und bei den Arbeitsstätten. Leider gibt es fünf Kennziffern, die eine Doppeldeutigkeit zulassen in diesem Fall erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis am Protokoll. Abrechnungserfassung Während der Abrechnungserfassung kann kein Firmenwechsel mehr durchgeführt werden (Felder sind ausgegraut), da es ansonst evtl. zu Problemen beim Firmenwechsel kam. Sie müssen entweder den Abrechnungsbildschirm vorher mit der Schaltfläche abbrechen schließen oder einen anderen Schnellstartbutton drücken um die Firma wechseln zu können.

4 ELDA-Authentifizierung bis spätestens : Auch wenn uns die Änderung der Authentifizierung zum ELDA-Meldewesen nicht direkt betrifft, möchten wir doch einige Informationen zu diesen Thema in unsere Updatebeschreibung einfließen lassen. Sie müssen sich einmalig bis spätestens bei ELDA mittels Handysignatur oder Bürgerkartenfunktion registrieren, da aufgrund geänderter Bestimmungen nun hinter einer ELDA Lizenznummer mit einem Aktivierungsschlüssel auch ein echter Benutzer stehen muss. Sollten Sie schon im Besitz einer digitalen Signatur per Handy oder Bürgerkarte sein, lesen Sie bitte unter Punkt b weiter. a) Aktivierung der digitalen Signatur Sie haben grundsätzlich 2 Möglichkeiten der Registrierung: Chipkarte, die für die Verwendung als Bürgerkarte möglich ist, z.b. e-card Nachteil: Sie benötigen dafür zusätzlich ein Lesegerät und eine eigene Software Handysignatur ist weit einfacher Sie müssen entweder persönlich mit der eigenen e-card oder dem eigenen Mobiltelefon die Bürgerkarte oder Handysignatur beantragen oder es wird von Seiten der Firma durchgeführt (z.b. e- Card oder Handy der Geschäftsführung). Sollten Sie noch keine Signaturmöglichkeit haben, dann finden Sie weitere Informationen unter Wir möchten uns der Einfachheit halber nachfolgend auf die Aktivierung per Handysignatur beschränken. Falls Sie bereits einen FinanzOnline-Zugang und Administratorrechte in FinanzOnlinehaben, dann können Sie entweder direkt von der Hauptseite oder über den Menüpunkte Extern Bürgerkartenfreischaltung zur Aktivierungsseite kommen. Aktivieren Sie den Punkt Mobiltelefon und geben Sie die Vorwahl und die Telefonnummer ein. Die Aktivierung müssen Sie noch durch Anhaken des Feldes JA, ich habe die obenstehende Information gelesen und möchte meine Bürgerkarte auf der ausgewählten Umgebung jetzt freischalten. und dem Anklicken der Schaltfläche Weiter bestätigen. Sie erhalten einige Tage später einen Brief mit dem Freischalte-/Widerrufs-PIN. Mit diesem Code können Sie die Aktivierung des Handys für die digitale Signatur abschließen. b.) Erstellung des Kundenpasswortes in ELDA Für die Aktivierung des Kundenpasswortes gibt es unter action=b&cacheability=page&version= ein sehr gut beschriebene Anleitung. Sollten Sie trotzdem Probleme haben, dann melden Sie sich bitte beim ELDA Kundendienst dieser wurde laut Angaben von ELDA speziell für diese Aktivierung verstärkt. Ich habe diese Aktivierung selbst nach der Anleitung beim eigenen Zugang per Handysignatur durchgeführt und hatte keine Probleme damit es klingt im Vorfeld weit problematischer, als es wirklich ist die einzige etwas langfristigere Angelegenheit ist die Besorgung der digitalen Signatur. Sollte auf mehreren PC s die ELDA-Software installiert sein, dann müssen Sie auf den weiteren Plätzen nur noch das Kundenpasswort speichern (unter Extras Konfiguration Lizenzinformationen ändern Identifizieren mit ELDA Kundenpasswort). Sollte bereits ein Passwort hinterlegt sein, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis mit hellblauem Hintergrund.

5 Programmerweiterungen und Programmverbesserungen seit der Version Abrechnungszettel per (Zusatzmodul) ab 2014: Es wurden nachfolgende Erweiterungen integriert: Versand der Mails nun auch über TLS-Verschlüsselung (z.b. Office365) weitere Versandprogramme (eigene Auswahlbox für das zu verwendende Programm) Komplette Beschreibung unter Lehrjahreswechsel automatisch ab 2014: Der Lehrjahreswechsel wurde noch um folgende Möglichkeiten erweitert: Auch ein Wechsel des Lehrjahres ohne Wechsel der SV-Gruppe wird erkannt Möglichkeit der Erfassung des vorzeitigen Lehrabschlussprüfungsdatums dadurch wird automatisch ab dem auf dieses Datum folgenden Montag auf Arbeiter oder Angestellter umgemeldet und entsprechend abgerechnet Der Lehrjahreswechsel ist nun auch bei Stundenabrechnung von Lehrlingen möglich Komplette Beschreibung unter Neudefinition Einstellungen ab 2014: Der Programmpunkt Sonstiges Einstellungen wurde neu gestaltet. Über die Schaltfläche Drucker definieren kann für das Lohnprogramm ein Standarddrucker, der nicht dem Windows-Standarddrucker entspricht, gesetzt werden. Firmenstamm ab 2014: Es kann ein zweiter Firmenname definiert werden. Der Firmenstamm kann nun auch gedruckt werden. Auch das komplette Umkopieren einer Firma ist mit dem Programmpunkt Sonstiges Firma komplett kopieren möglich. Hier können Sie auf Wunsch noch diverse Optionen setzen. Sollstunden ab 2015: Auf Wunsch kann je Dienstnehmer die Anzahl der Sollstunden erfasst werden. Damit kann für die Berechnung des Weihnachtsgeldes im Bau- und Baunebengewerbe die Summe der Soll- und Ist- Stunden auf den Standardabrechnungszetteln 06, 08, 09, 10, 11 und 12 angedruckt werden, wenn im Firmenstamm auf der 2. Seite die Option mit Ausdruck Soll-/Ist-Stunden aktiviert ist. Für die Erfassung der Sollstunden seht die neue Standardlohnart 1921 zur Verfügung. Die Ist-Stunden ergeben sich aus der Summe der Normalstunden, Überstunden, Nachtstunden, Schlechtwetterstunden und Reisestunden. Dienstzettel ab 2015: Der Programmpunkt für die Erstellung des Dienstzettels wurde überarbeitet. Es gibt jetzt nicht mehr nur ein Formular für alle Dienstnehmer, sondern ein eigenes für Angestellte (DZANG.ORG), Arbeiter (DZARB.ORG), Lehrlinge (DZLEH.ORG) und freie Dienstnehmer (DZFDN.ORG). Der Dateiname wird falls noch nicht vorhanden auf die Endung.DOC kopiert und dann per Textmarken im Dateinamen DZ???SV-Nummer.DOC erstellt. Zusätzlich wurden auch die Texte teilweise überarbeitet und auch die MV-Kasse wird automatisch in den Dienstzetteln eingefügt. Zusätzlich erkennt das Lohnprogramm das installierte Programm, um eine.doc-datei zu öffnen damit entfällt die Definition in der Datei WORDPFAD.TXT. Sollten Sie kein Programm für das Öffnen von.doc-dateien installiert haben, dann fragt das Lohnprogramm durch eine Abfrage Öffnen mit nach, mit welchem Programm die Datei geöffnet werden soll.

6 Foto im Personalstamm ab 2015: Sollte es im Lohnordner eine JPG-Datei mit dem Namen der SV-Nummer und der Dateierweiterung.jpg geben, dann wird im Personalstamm neben dem Geschlecht eine Schaltfläche Foto aktiviert. Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, dann wird mit dem Windows-Standardanzeigeprogramm die Datei geöffnet und das Bild angezeigt. Alle Eingaben im Lohn sind solange deaktiviert, bis Sie die Ansicht des Fotos schließen und erst dann gelangen Sie wieder in den Personalstamm zurück. Jahresauswertungen Hausbesorgerzusatzmodul ab 2014: Im Zusatzmodul für Hausbesorger werden die Kommunalsteuererklärungen (sowohl Monatsübersicht als auch Jahresformular und XML-Dateiausgabe) und die U-Bahnsteuererklärung bei aktivierter Option alle Dienstgeber automatisch ausgedruckt bzw. ausgegeben. Voraussetzung sind definierte Kontonummern im Stamm. Sollten Einzelausdrucke bzw. ausgaben gewünscht werden, dann bitte unter Bearbeiten Lohnverrechnungsstelle die Option alle Dienstgeber anzeigen deaktivieren.