SAP BPS - Planungsworkbench

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1 FHTW Berlin Planungsworkbench SAP BPS Gruppe 3 SAP BPS - Planungsworkbench Projekt: elearning SAP BPS Auftraggeber: Prof. Dr. Jörg Courant Gruppe 3: Diana Krebs Stefan Henneicke Uwe Jänsch Andy Renner Daniel Fraede Bearbeiter: Stefan Henneicke 1

2 Inhaltsverzeichnis SAP BPS - Planungsworkbench...1 Inhaltsverzeichnis...I 1 Motivation SAP SEM-BPS Einleitung Planungsworkbench Planungsarchitektur Planungsgebiet Planungsebene Planungspaket Planungslayout Literaturverzeichnis...26 I

3 1 Motivation Dieses Dokument entstand im Rahmen der Vorlesung Spezielle DV-Anwendungen II im Sommersemester 2007 und ist Bestandteils des Projektes SAP-BPS. Ein wesentlicher Aspekt der Aufgabe, war die Abbildung der Projektumsetzung als elearning Dokument. Dazu wurden diverse Hilfsscripte erstellt, mit denen WI-Studenten späterer Semester in der Lage sind, sich schnell in SAP-BPS einzuarbeiten. In diesem Dokument liegt der Focus auf der Planungsworkbench der SAP SEM-BPS Komponente. Insbesondere soll die Planungsarchitektur mit ihren Ebenen beleuchtet werden. Dafür werden zunächst einige theoretische Grundlagen über SAP SEM-BPS vermittelt. Weiterführende Informationen zum Thema erhalten Sie in der dazugehörigen Präsentation sowie weiteren themenbezogenen Skripts, auf die an passender Stelle verwiesen wird. Ziel ist es, dem Leser zu den Themenbereichen der Planungsworkbench eine knappe Einführung mit Beschreibung und Handlungsschritten zu geben. Es wird empfohlen, sich vorab Grundkenntnisse zu den Themen SAP BW, Cubes und OLAP-Systemen anzueignen, da diese in diesem Skript nicht weiter behandelt werden. 2

4 2 SAP SEM-BPS 2.1 Einleitung Mit Strategic Enterprise Management (SEM) stellt die SAP AG ein Werkzeug dar, welches die operative und strategische Entscheidungsfindung im Rahmen der Planung abdeckt. Es unterstützt eine dynamische und zeitnahe Unternehmensplanung. Wie die Abbildung 1 zeigt, ist Business Planning and Simulation (BPS) ein Teilgebiet des SEM, welches im Rahmen dieses Skriptes bzw. der LV Spezielle DV-Anw eine besondere Position einnimmt. Abb. 2.1 : Bestandteile des SAP SEM SAP SAP-BPS ist nicht Teil des SAP R/3-Systems und somit keine OLTP-basierte, sondern eine auf dem SAP-BW (Business Warehouse) laufende OLAP-basierte Anwendung. Des Weiteren basiert SAP SEM-BPS auf die SAP NetWeaver-Technologie. 3

5 2.2 Planungsworkbench Die Planungsworkbench stellt für eine SAP BPS-Anwendung die erforderliche Infrastruktur zur Verfügung. 1 Sie wird auch als Planungsumgebung bezeichnet und umfasst alle Planungsobjekte und funktionen, die in direkter Beziehung mit der Planungsworkbench stehen. Damit stellt sie die zentrale Einheit der Planung dar, bestehend aus Planungsarchitektur, Planungsprofilen und Planungsdurchführung. Die Abblildung 2.2 zeigt neben den vorgenannten auch weitere Bereiche des SEM-BPS. Im folgendem soll jedoch nur auf die Planungsarchitektur sowie auf das Planungslayout eingegangen werden. Die Planungsfunktionen werden in einem separaten Skript behandelt. Abb. 2.2 : Modularer Aufbau des SEM-BPS 2 1 vgl. Egger 2005, S vgl. Fischer 2005, S

6 2.2.1 Planungsarchitektur Die Abbildung 2.3 zeigt die Planungsarchitektur des SAP SEM-BPS einschließlich ihrer Kardinalitäten. Diese besteht aus einer hierarchischen Gliederung, auf deren Stufen ein zunehmend feineres Eingrenzen der Datenbasis erfolgt. 3 Abb. 2.3 : SEM-BPS Architektur hierarchische Beziehungen 4 Der Schwerpunkt dieses Skriptes liegt im unteren Teil, also im SEM-Bereich, der SEM-BPS Architektur. Diese besteht aus drei Kernkomponenten und verschiedenen unterstützenden Komponenten. Die Kernkomponenten Planungsgebiet, Planungsebenen und pakete und Planungsfunktionen ermöglichen hierbei vor allem die Funktionalität des Planungsmodells. 3 vgl. Fischer 2005, S vgl. Fischer 2005, S

7 Exkursion: InfoCube Das Einrichten eines InfoCubes ist der erste Schritt SEM-BPS Architektur, welches im SAP Business Information Warehouse (BW) Modul durchgeführt wird. SAP BW stellt die Kernfunktionalität für ein Planungssystem zur Verfügung. Es dient der Sammlung, Aufbereitung und Bereitstellung von Unternehmensdaten und bildet somit die Voraussetzung zur nachfolgenden Auswertung durch SAP-SEM. Hinweis: Dieses Skript setzt Grundkenntnisse im Bereich SAP BW und Cubes sowie OLAP-Systemen bzw. die Existenz ein beplanbaren Cubes voraus. Es dient nicht dem Erlernen eines Cubeaufbau, sowie dessen Veränderungen oder Befüllungen. Hierfür wird an dieser Stelle auf ein separates Skript verwiesen. Der folgende Abschnitt soll lediglich auf Besonderheiten von Cubes aufmerksam machen, die bei der Planung zu berücksichtigen sind. Bevor mit dem Aufbau einer Planung begonnen werden kann, sind grundsätzliche Optionen im Hinblick auf das Datenmodell im SAP Business Information Warehouse zu klären. 5 Dies gilt in erster Linie für die Wahl des InfoCube-Typs. Man unterscheidet zwischen Basic InfoCubes und transaktionalen InfoCubes. Ein transaktionaler InfoCube ist die Voraussetzung dafür, dass SEM-BPS zum Einsatz kommen kann. 6 Er ist speziell aus den Anforderungen des SEM-BPS entstanden Wie die Tabelle 1 in einer Gegenüberstellung beider Cubearten zeigt, ist ein Transaktionaler Cube beschreibbar, man sagt auch beplanbar. Cubetyp Basic InfoCube Transaktionaler InfoCube Dateneingabe Nein Ja Daten laden Ja Nein Tabelle 1: Vergleich Basic InfoCube mit transaktionalen InfoCube 7 5 vgl. Fischer 2005, S vgl. Fischer 2005, S vgl. Fischer 2005, S

8 Während ein transaktionaler Cube jedoch den Status beplanbar besitzt, können keine Daten aus dem Cube gelesen werden. Der Wechsel zwischen BasicCube und Transaktionalen Cube kann jedoch einfach durch ein Kennzeichen vorgenommen werden. Es sind somit nicht zwei physische Cubes erforderlich. Ein weiterer Punkt, der in die Überlegung zur Planungsvorbereitung einbezogen werden muss, ist die Wahl eines entsprechenden Modells. Dieses muss bereits vor Anlegen des InfoCubes gewählt werden. Man unterscheidet zwischen dem Kennzahlen- und dem Kontenmodell. Die Abbildung 2.4 stellt beide Modelle gegenüber und zeigt die Vor- und Nachteile auf. Abb. 2.4 : Vergleich des Kennzahlen- mit dem Kontomodell 8 Abb. 2.5 : Vergleich des Kennzahlen- mit dem Kontomodell 9 8 eigene Darstellung 7

9 Die in Abbildung 2.4 beschriebenen breiten (Kennzahlenmodell) bzw. langen (Kontenmodell) Faktentabellen sollen in der Abbildung 2.5 verdeutlicht werden. Die Planposition ist ein Merkmal des Kontenmodells, welche über eine Vielzahl von Merkmalsausprägungen verfügen kann. Die Besonderheit darin ist, dass diese Merkmalsausprägungen beim Kennzahlenmodell als separate Merkmale und sogar als Kennzahlen verwendet werden. Diese Eigenschaft führt dazu, dass man weniger Merkmale und Kennzahlen definieren muss. Dadurch wird das Kontenmodell bedeutend pflegeleichter. Das Hinzufügen von Merkmalsausprägungen zu einer Planposition ist wesentlich einfacher. Ein Kontenmodell kostet ggf. jedoch Performance. Ein Kennzahlenmodell ist jedoch auf 233 Kennzahlen je InfoCube systemseitig im BW gegrenzt. Problematisch gestaltet sich auch das Befüllen der einzelnen Merkmalsausprägungen der Planposition mit Ist-Daten aus verschiedenen Quellsystemen bzw. sogenannten Flatfiles. Dafür kann an dieser Stelle leider auch keine Lösung angeboten werden. Ein Lösungsvorschlag könnte sein, dass für Ist- und Plandaten separate Cubes als Datenquelle sowie ein Multiplanungsgebiet (siehe Abbildung 2.9) verwendet werden. Für Planungszwecke ist ein Kontenmodell generell zu bevorzugen. Nur im Einzelfall kann es sinnvoll sein, ein Kennzahlenmodell zu bevorzugen, insbesondere dann, wenn die Daten aus dem CO-PA des R/3-Systems in das BW extrahiert werden sollen vgl. Fischer 2005, S vgl. Fischer 2005, S

10 2.2.2 Planungsgebiet In diesem Kapitel lernen Sie, was Planungsgebiete sind, wie diese in SEM angelegt geändert werden können. Beschreibung Planungsgebiete bilden die Schnittstelle zwischen den auf der SEM-Datenbank gespeicherten Daten und den im Speicher des BW-Servers gehaltenen Modelldaten für die Planung. Sie sind an BW-InfoCubes gekoppelt. 11 Grundsätzlich sind zwei Arten von Planungsgebieten zu unterscheiden: Das Basis-Planungsgebiet wird 1:1 mit einem InfoCube verknüpft. Der InfoCube steht anschließend nicht mehr für weitere Planungsgebiete zur Verfügung. Das Muli-Planungsgebiet wir 1:n mit Basis-Planungsgebieten verknüpft und nicht direkt mit einem InfoCube. Aufgrund dieser Architektur ermöglicht es den zeitgleichen Zugriff auf mehrere InfoCubes. 12 Anlegen eines Planungsgebietes 1. Öffnen Sie im SAP-Menü Ihre Planungsworkbench Abb vgl. Egger 2005, S vgl. Fischer 2005, S

11 2. Im Fenster Planungsgebiete erhalten Sie eine Übersicht über alle derzeit vorhandenen Planungsgebiete. Abb Wählen Sie: Planung -> Planungsgebiet -> Anlegen Abb

12 4. Wählen Sie Standard und geben Sie bitte einen technischen Namen... Abb sowie eine Beschreibung ein. Abgrenzung Standard- und Multiplanungsgebiete: Standardplanungsgebieten wird jeweils genau ein InfoCube (transaktionaler InfoCube oder Basic-InfoCube) zugeordnet. Ein InfoCube kann seinerseits jeweils nur genau einem Standardplanungsgebiet zugeordnet werden. Multiplanungsgebiete fassen mehrere Standardplanungsgebiete zusammen. Ein Standardplanungsgebiet kann in mehreren Multiplanungsgebieten enthalten sein. Die Entscheidung darüber, ob ein Planungsgebiet ein Standard- oder Multiplanungsgebiet ist, wird beim Anlegen eines neuen Planungsgebiets getroffen. Diese Einstellung kann später nicht mehr geändert werden! 5. Wählen Sie Ihren Cube Abb

13 Abb Alternativ können Sie auch einen InfoCube anlegen. Wählen Sie dazu die Schaltfläche: INfoCube anlegen Um den gewählten Cube zu bearbeiten, können Sie ganz einfach nach SAP BW wechseln. Dort wird direkt der gewünschte Cube aufgerufen. Dazu betätigen Sie die Schaltfläche: InfoCube anzeigen Nach Auswahl des InfoCubes wird Ihnen dieser, wie in Abbildung 2.12 dargestellt, angezeigt. Abb

14 Ändern eines Planungsgebietes Zum Ändern eines Planungsgebietes gehen Sie bitte vor, wie in Abbildung 2.8 beschrieben. Wählen Sie dort bitte Ändern. Nun können Sie die Beschreibung des Planungsgebietes ändern. Der technische Namen ist jedoch unveränderbar. Ferner können Sie einen anderen Cube als Datenquelle auswählen Planungsebene Dieser Abschnitt demonstriert, welche Bedeutung Planungsebenen haben. Es wird nicht ausführlich auf das Anlegen einer Planungsebene eingegangen, da dies analog zum Anlegen eines Planungsgebietes erfolgt. Orientieren Sie sich hierfür bitte an die Abbildung 2.8. Beschreibung Wie die Abb. 2.2 zeigt, schließt sich die Planungsebene hierarchisch direkt an das Planungsgebiet an. Ihre Funktion reduziert sich im Wesentlichen auf die Einschränkung des aus dem Planungsgebiet vorliegenden Datenvorrats an InfoObjekten (Merkmalen und Kennzahlen). Anlegen einer Planungsebene 1. Wählen Sie bitte durch Doppelklick Ihr Planungsgebiet, in dem Sie die Planungsebene erzeugen möchten. 2. Verfahren Sie analog zum Anlegen eines Planungsgebietes und befolgen Sie die Eingabeaufforderungen auf dem Bildschirm. 3. Wählen Sie aus dem Merkmalsvorrat des Cubes die benötigten Merkmale aus. Hinweis: Sollten Sie Ihren Cube speziell für Ihre Planung angelegt haben, werden Sie gewöhnlich alle angelegten Merkmale benötigen. 13

15 Abb Klicken Sie bitte auf den Reiter Kennzahlen und wählen Sie wie bei den Merkmalen die gewünschten Kennzahlen aus. Abb

16 5. Fahren Sie mit dem Reiter Selektion fort. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Merkmale im ersten Schritt einzuschränken. Hinweis: Einschränkungen, die Sie auf der Planungsebene vornehmen, gelten für alle danach angelegten und zu dieser Planungsebene zugehörigen Planungspakete. Merkmale, für die Sie Einschränkungen erst im Planungspaket vornehmen möchten, markieren Sie bitte mit einem Häkchen neben dem entsprechendem Merkmal. Besonderes Interesse gilt hier dem Merkmal Planposition (siehe Abb. 2.5). Abb Beim Merkmal Planposition ist es üblich, mehr als eine Merkmalsausprägung zu erfassen. Dafür eignet sich die Funktion Mehrfachauswahl. Klicken Sie dazu bitte den Button 6. Nun können Sie über die Wertliste die Merkmalsausprägungen zur Planposition auswählen. Abb

17 Ändern einer Planungsebene Wie auch das Planungsgebiet, lässt sich die Planungsebene nur im Ändern-Modus bearbeiten. Diesen Modus erhalten Sie wie folgt. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Planungsebene und wählen Sie Ebene ändern. Abb Die veränderbaren Felder sind wie beim Anlegen einer Planungsebene weiß unterlegt. Verfahren Sie wie oben (Anlegen einer Planungsebene) beschrieben. Abb

18 2.2.4 Planungspaket Im Folgenden erfahren Sie, was Planungspakete sind und wie Sie damit arbeiten. Beschreibung Wie auch auf der Planungsebene können im Planungspaket Merkmalswerte eingeschränkt werden, wobei die Einschränkung für ein und dasselbe Merkmal entweder nur auf der Planungsebene oder im Paket vorgenommen werden kann. Darüber hinaus kann eine Planungsfunktion, nur auf Basis eines selektierten Pakets ausgeführt werden. Ad-hoc-Paket Eine besondere Stellung nimmt das Ad-hoc-Paket ein, das vom System automatisch für jede Planungsebene angelegt wird. Ein praktisches Beispiel hilft Ihnen, Planungspakte zu verstehen, sie anzulegen und zu verändern. Anlegen eines Planungspakets 1. Doppelklicken Sie die Planungsebene, auf der Sie das Planungspaket anlegen möchten. 2. Folgen Sie den Anweisung auf dem Bildschirm und führen Sie das Anlegen bis zum Schluss durch. 3. Nun schränken Sie jene Merkmale, welche noch nicht auf der Planungsebene eingeschränkt wurden ein. Verfahren Sie dazu bitte dazu genauso, wie auf der Planungsebene. Die Abbildung 2.19 zeigt, dass das Kalenderjahr nun auf 2007, das Land auf Deutschland und die Version auf 0 gesetzt wurde. 17

19 Abb Vergleichen Sie die Abbildung 2.19 mit der Abbildung Sie stellen fest, dass auf der Abbildung 2.15 diese drei Merkmale mit einem Häkchen versehen war, welches darauf hindeutet, dass diese Merkmale erst im Planungspaket eingeschränkt werden. Ändern eines Planungspakets Natürlich lässt sich auf ein Planungspaket nachträglich ändern. Dieses Verfahren unterscheidet sich jedoch nicht, von dem der Änderung einer Planungsebene, wie die Abbildung 2.20 veranschaulicht. Abb

20 2.2.5 Planungslayout Die manuelle Planung, die in unserem Beispiel durchgeführt werden soll, erfolgt über ein so genanntes Erfassungslayout, oder auch Planungslayout. Dieses bietet die Möglichkeit, vorhandene Daten anzuzeigen, Daten zu ändern bzw. neue Daten zu erfassen. Die Manuelle Planung ist eine von SAP SEM-BPS vordefinierte Planungsfunktion, die hier jedoch außerhalb der üblichen Planungsfunktionen betrachtet werden soll. An dieser Stelle wird auf das Skript Planungsfunktionen verwiesen. Die Darstellung der Planung kann mit verschiedenen Medien bzw. auf unterschiedlichen Oberflächen ermöglicht werden. Eine vertraute SAP-GUI Oberfläche ist die SAP ALV-Grid (ABAB List Viewer). Weiterhin steht ein Formular in Excel zur Verfügung (MS Excel-in-place), sowie optisch sehr ansprechende HTML-Templates (Web Interface Builder). Letztere werden ebenfalls in einem extra Skript behandelt. Im folgenden soll Ihnen nun ein fertiges Layout vorgestellt werden. Vorher sei jedoch der Hinweis angebracht, dass das Anlegen eines Planungslayout unter dem Planungsfunktion Manuelle Planung auf der Paketebene erfolgt. Zum besseren Verständnis wird ein Learning by doing empfohlen. Bearbeitungsschritte eines Planungslayouts 1. Wahl des Layouttyps Es stehen unter SAP SEM-BPS 3 Layouttypen zur Verfügung, die in Abbildung 2.22 dargestellt sind. Abb. 2.21: Layouttyp 19

21 Erläuterungen zu den Layouttypen: a) Kennzahlen in Datenspalten: Definition der Kennzahlen, so dass die ausgewählten Merkmale in die Führungsspalten gezogen werden. b) Kennzahlen in Datenspalten, Zeilen einzeln definiert: Hier wird nicht zwischen Daten- und Schlüsselspalten unterschieden, vielmehr erstellt man eine Kombination aus verschiedenen Merkmalen und Kennzahlen. c) Kennzahlen in Schlüsselspalten: Im Gegensatz zu den beiden anderen Layouttypen werden hier die Daten (Kennzahlen) in der Führungsspalte, gefolgt von den Spalten mit den Merkmalskombination der gewählten Merkmale, dargestellt. 2. Einstellungen für Merkmale Hier legen Sie fest, welche Merkmale in welchem Layoutbereich dargestellt werden sollen. Es gibt die Bereiche Kopf, Schlüsselspalte und Datenspalte. Abb. 2.22: Einstellungen für Merkmale 3. Festlegen der Merkmalsreihenfolge im Kopfbereiche Abb. 2.23: Kopfbereich 20

22 4. Konfiguration der Schlüsselspalten Abb. 2.24: Schlüsselspalten 5. Konfiguration der Datenspalten Abb. 2.25: Datenspalten Layout anzeigen Unter Layout anzeigen können Sie sich das aktuelle Layout einschließlich einer Vorschau anzeigen lassen. Sie haben jedoch keine Schreibmöglichkeit. 21

23 Abb. 2.26: Layout anzeigen Layout ändern Wenn Sie ein vorhandenes Layout bearbeiten bzw. verändern möchten, wählen Sie den Menüpunkt Layout ändern. Daraufhin erhalten Sie die Ihnen bereits bekannten Formulare. Diese sind jedoch wieder weiß hinterlegt, sodass Sie darin Änderungen vornehmen können. Abb. 2.27: Layout ändern Wahl des Anzeigewerkzeugs Die unterschiedlichen Werkzeuge wurden Ihnen bereits weiter oben vorgestellt. Durch Betätigen des Button wird Ihnen das Auswahl des Anzeigewerkzeugs ermöglicht. Sie haben die Wahl zwischen einem MS Excel Layout oder das optisch vertraute SAP ALV-Grid. 22

24 Abb. 2.28: Anzeigewerkzeug ändern Plandaten anzeigen Hier erhalten Sie die Möglichkeit, sich bereits erfasste (und im Cube hinterlegte) Plandaten anzeigen zu lassen. Sie können jedoch keine Plandaten ändern bzw. erfassen. Abb. 2.29: Plandaten anzeigen Die Abbildung 2.30 zeigt ein Beispiel zum Anzeigen von Plandaten mittels des ALV Grids.. Abb. 2.30: Anzeige mit ALV-Grid 23

25 Analog dazu zeigt die Abbildung 2.31 ein Beispiel einer Anzeige von Plandaten mit einem Excel-Formular. Abb. 2.31: Anzeige mit MS Excel-in-place Plandaten erfassen In diesem Menüpunkt erhalten Sie die Möglichkeit, Plandaten zu erfassen bzw. zu verändern. Abb. 2.32: Plandaten erfassen Die Abbildungen 2.33 und 2.34 zeigen Ihnen Beispielformulare eines ALV-Grid bzw. eines Excel-Formulares. Es wird erneut deutlich, dass die Felder weiß hinerlegt sind und somit veränderbar. 24

26 Nach Eingabe Ihrer Plandaten werden diese in Ihren Cube geschrieben, den Sie im Planungsgebiet ausgewählt haben. Voraussetzung ist jedoch, dass es sich um einen transaktionalen Cube handelt. Abb. 2.33: Plandaten erfassen mit ALV-Grid Abb. 2.34: Plandaten erfassen mit MS Excel-in-pl 25

27 3 Literaturverzeichnis Egger 2005 Egger, N: SAP BW Planung und Simulation, Galileo Press, Bonn 2005 Fischer 2005 Fischer, R.: Unternehmensplanung mit SAP SEM/SAP BW, Galileo Press, Bonn