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1 e-government Konferenz

2 Elektronisches Einkaufsmanagement für öffentliche Organisationen Von der Bekanntmachung über die Angebotsabgabe bis zur Zuschlagserteilung 2

3 Konzernstruktur & Shared Services Shared Services - Materialwirtschaft 3

4 MW-Kennzahlen (Werte gerundet, konzernweit) Beschaffung Volumen 200 Mio. 210 Mio. EU-Ausschreibungen Beschaffungsanträge Bestellaktivitäten Be Be 4

5 Typische Beschaffungssegmente Turbinen Generatoren Kabel Freileitungen Transformatoren Schaltstationen Sicherheits- u. Schutzeinrichtungen Kabel- und Rohrgrab- u. verlegearbeiten Hard- und Software Informations- und Kommunikationsdienste Gasrohre Gasdruckregel- und -messtechnik Bau(meister)arbeiten Baunebengewerbe Gutachten 5

6 Organisation 2010/2011 (Leoben) 6

7 Pflichtenheft: Elektron. Vergabelösung Ausschreibung (2008) Prozessoptimierung Schnittstellen, Medienbrüche Ressourcenoptimierung Personaleinsatz auf strategische Beschaffung lenken Elektronik statt Papier Zeitersparnis Arbeitszeit, Postweg Einhaltung Rahmenbedingungen/Compliance BVergG/Sektorenrecht ein bzw. zweistufige Vergabeverfahren Berechtigungskonzept intern extern Gleichbehandlung der Lieferanten Transparenz des Verfahrens Best- und Billigstbieterverfahren Ober- und Unterschwellenbereich Vergabe- und Datenhoheit steuern vemap Award 2010 mehr 85% elektronisch! 7

8 Startseite Beschaffungsportal E-Steiermark 8

9 Eigenes Beschaffungsportal 9

10 Wie ist die Situation heute? Bekanntmachungen teilweise schon in elektronischen Medien (Internet) wie Lieferanzeiger. Ausschreibungen/Teilnahmeanträge Bereitstellung der Unterlagen und des Leistungsverzeichnisses in Papierform oder auf Datenträger Angebotsabgabe in Papierform (Verschlossenes Kuvert) manueller Preisvergleich muss erstellt werden Berichtigungen und Eignungsnachweise Aufwendig und auf unterschiedlichste Weise (Post, Fax, Mail) Auktionen keine, nur Verhandlungsverfahren Unverbindliche Preisanfragen Per Mail oder Fax Katalogsysteme max. Nutzung des Webshops eines Lieferanten 10

11 Wie sieht die Zukunft aus? Bekanntmachungen Elektronisch auf dem eigenen Beschaffungsportal inkl. Schnittstelle an die EU oder Printmedien Ausschreibungen/Teilnahmeanträge Bereitstellung aller Ausschreibungs- und Teilnahmeantragsunterlagen in elektronische Form zum download ohne Vervielfältigungskosten und in Echtzeit Angebotsabgabe online auszufüllen auf dem Beschaffungsportal mit Preisvergleich per Mausklick, technischer Spiegel und inkl. aller Formblätter voll elektronisch Berichtigungen und Eignungsnachweise Anbieter werden per Mail verständigt (auch im Offenen Verfahren) und können alle Unterlagen elektronisch nachgereicht werden inkl. Fristenkontrolle Auktionen transparente, schnelle Preisverhandlungen für den besten Marktpreis Unverbindliche Preisanfragen Einfach und schnell mit Preisvergleich per Mausklick und vollständig dokumentiert Katalogsysteme Einheitliches System für alle Abrufe aus Rahmenverträgen in einheitlicher Form mit Übernahme der Bestellungen in die eigenen ERP-Systeme 11

12 Wie profitieren Sie? eigenes Beschaffungsportal Optimierter & transparenter Ablauf aller Verfahren und Anfragen Verbesserter Einsatz der Ressourcen BVergG wird lückenlos eingehalten Preisreduktionen (Auktionen) Vergabehoheit bleibt bei Ihnen 12

13 Zusammenfassung Effizienz und Kostenersparnis durch optimierten Ablauf aller Verfahren Vergabevorschriften werden lückenlos eingehalten Fristverkürzungen durchgängige und lückenlose Dokumentation und Historie aller Vergabeverfahren (Transparenz) Vollelektronische Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer Optimierter und beschleunigter Verfahrensablauf Papierkram und Briefverkehr werden Geschichte reduzierte Preise durch mehr und transparenteren Wettbewerb der Anbieter Optimierter Einsatz der Ressourcen Keine Medienbrüche 13

14 Elektronische Beschaffung Vorteile 1 Verwaltungsaufwand & Prozesse werden reduziert Automatisierte & standardisierte Abläufe Weniger Fehler wegen vorgegebener Abläufe Preisvergleich und Bestbieterbewertung per Mausklick elektronische Berichtigungen Papierloses Vergabeverfahren (Nachhaltigkeit!) Weniger Rückfragen bei Experten wegen vorgegebener Abläufe Zukunftsweisende Abwicklung Pflicht: Richtlinie der EU ab 2014! 14

15 Elektronische Beschaffung Vorteile 2 Kosten werden reduziert Wettbewerb & reduzierte Preise durch mehr Angebote Weniger Aufwand mit der Abwicklung der Verfahren Schnellere Bearbeitungszeiten wegen automatisierter Abläufe Klare, interne Genehmigungsabläufe und Freigabeberechtigungen Einfache Einbindung externer Personen z.b.: der Planer, etc. 15

16 Elektronische Beschaffung Vorteile 3 Rechtssicherheit & Transparenz wird erhöht Bundesvergabegesetz wird lückenlos eingehalten Interne Richtlinien & Berechtigungen werden penibel umgesetzt Anforderungen an eine lückenlose Dokumentationspflicht werden gewährleistet (ELAK) Dokumentierte Gleichbehandlung Weniger Einsprüche durch vorgegebene & transparente Abläufe Transparente Vergabeprozesse Einfacher und leichter Zugang zu Vergabeverfahren für alle Anbieter (KMU!) Revisionssicher 16

17 Viel Energie!

18 Kontakt Mag. Christiane Toppler vemap Einkaufsmanagement GmbH Berggasse 31/ Wien 01/ oder an 18

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