nscale smart PM Digitale Lieferantenakte Konkrete Ansicht der App

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1 nscale Business Apps nscale smart PM Digitale Lieferantenakte Die täglich anfallenden Arbeiten im Bereich Einkauf bieten ein großes Potenzial zur digitalen Unterstützung. Wie lässt sich die Zusammenarbeit mit Lieferanten optimieren? Wie erhalte ich schnell verlässliche Auskünfte, zum Beispiel zu Vollständigkeiten oder über die Verfolgung von Vorgängen? Wie schaffe ich es, nachhaltige Lieferantenbeziehungen aufzubauen? Wiederkehrende Herausforderungen im Bereich der elektronischen Beschaffung. Verwalten Sie Ihre Kreditoren effektiv mit der digitalen Lieferantenakte nscale smart PM. Sämtliche relevanten Informationen lassen sich in elektronischen Lieferantenakten an zentraler Stelle zusammenfassen. Nutzen Sie die Vorzüge des flexiblen Arbeitens mit elektronischen Akten für die Daten und Prozesse des Einkaufs. nscale smart PM besticht durch die unkomplizierte Nutzung. Die App stellt alle relevanten Strukturen zur effektiven und übersichtlichen Lieferantenverwaltung bereit. Sämtliche Informationen werden ordnungsgemäß verwaltet. Bei Erstellung einer neuen Lieferantenakte wird durch die App automatisch eine fachliche Grundstruktur angelegt, mit der ein nach spezifischen Kriterien der elektronischen Beschaffung sinnvolles und systematisches Arbeiten möglich ist. Einem Lieferanten sind stets vorgefertigte Unterordner zugewiesen Beschaffungen, Preislisten, Verträge, Bewertungen, Produktinformationen, Sonstiges. Diese Struktur ist selbstverständlich bei Bedarf erweiterbar. Für jeden Lieferanten lassen sich beliebig viele verwalten. Durch den Einsatz von nscale smart PM werden Arbeitsprozesse enorm beschleunigt und vereinfacht. Der Informationsstand ist für alle Beteiligten jederzeit aktuell und vor allem derselbe. Die Inhalte sind über alle Abteilungen bzw. Standorte hinweg stets verfügbar, klar strukturierte Abläufe gewährleisten effiziente Teamarbeit. nscale smart PM zentralisiert Ihre Lieferanten- und Bestellungsverwaltung und unterstützt Sie nachhaltig bei täglichen Arbeitsprozessen. Bei der App-Entwicklung wurde neben der Erfüllung der fachlichen und organisatorischen Anforderungen viel Wert auf eine hohe Anwenderfreundlichkeit gelegt. Die intuitive Benutzeroberfläche versetzt Mitarbeiter eines Unternehmens in die Lage, ohne umfangreiche Schulungen, direkt mit nscale smart PM arbeiten zu können. Konkrete Ansicht der App Arbeiten mit nscale smart PM Der Screenshot zeigt die Stammdaten eines anhand von nscale smart PM verwalteten Lieferanten. Ceyoniq Technology

2 Vorgefertigte Strukturen Jede Lieferantenakte hat einen speziell für den jeweiligen Lieferanten indexierten Aktendeckel. Über diesen werden Informationen wie beispielsweise der Firmenname oder der Ansprechpartner festgehalten. Bei der Anlage eines Lieferanten generiert die App automatisch entsprechend zugeschnittene Unterorder zur Verwaltung aller relevanten Informationen; für die Ablage der Korrespondenz und der Lieferantenkontakte ebenso wie für Strukturen zur Verwaltung der sowie der Preislisten. Die Verwaltung von Kontakten und Terminen geschieht analog zu Microsoft Outlook. Die Collage zeigt einen Teil der Informationen zu einem Lieferanten sowie deren konkrete Darstellung innerhalb von nscale smart PM. Verwaltung von Lieferantenbezogene verwaltet die App nscale smart PM einfach und transparent. Ebenso wie bei jedem Lieferanten, wird auch bei der Anlage jeder neuen Bestellung eine sinnvolle, vorgefertigte Struktur automatisch vom System erstellt. Die zu jeder Bestellung gehörigen Belege und Korrespondenzen lassen sich anhand dessen zielführend verwalten. Der Screenshot zeigt eine konkrete Bestellung, die mit nscale smart PM verwaltet wird.

3 Kein Verlust von Terminen nscale smart PM bietet ein umfangreiches Terminmanagement. Wenn zu einer Bestellung ein Wiedervorlagedatum gesetzt wurde, so wird dieses im Terminkalender der Bestellung wie auch im Lieferantenkalender angezeigt. Eine konsolidierte Verwaltung sämtlicher Lieferantentermine geschieht mittels der Mini App nscale Calendar. Kein Termin geht mehr verloren. Der Screenshot zeigt im Kalender einen automatisch generierten Termin der sich über das Wiedervorlagedatum zu einer Bestellung ergibt. Die Basis ergänzen Ebenso wie alle anderen nscale Business Apps, basiert auch nscale smart PM fachlich auf der Informationsplattform nscale. Die technische Grundstruktur bietet stets der nscale Business Layer (Ceyoniq-eigene Infrastruktur für betriebswirtschaftliche Anwendungen auf Basis von nscale), der überdies die Kommunikation der Apps untereinander ermöglicht. So können Sie die digitale Lieferantenakte bei Bedarf entweder direkt um bestimmte Funktionen erweitern oder mit anderen nscale Apps kombinieren. Eine sinnvolle fachliche Ergänzung stellt nscale smart CM dar; die App ergänzt den Leistungsumfang von nscale smart PM um die Möglichkeit, Verträge mit Ihren Lieferanten zu verwalten. In Kombination mit nscale smart SD (digitale Kundenakte) lässt sich die Lösung zu einer vollständigen Debitoren- und Kreditorenverwaltung erweitern. Projekte mit verknüpfen Die Möglichkeiten und Leistungen von nscale smart PM gehen deutlich über die reine Informationsverwaltung hinaus die Lösung verknüpft Informationen miteinander, um sie, sobald benötigt, sofort sinnvoll nutzen zu können. So werden beispielsweise Wiedervorlagetermine von konsolidiert in der direkt ergänzenden Mini App nscale Calendar angezeigt, um alle relevanten Termine auf einen Blick zu sehen. Die ebenfalls supplementäre Mini App nscale Contacts stellt die Ansprechpartner und Firmenkontakte dar. In Kombination mit nscale smart CM, einer Applikation für das Vertragsmanagement, werden lieferantenbezogene Verträge auch über das Vertragscontrolling überwacht. Jede PM-Bestellung kann optional mit einer Projektnummer verstichwortet werden. In Ergänzung mit nscale smart SD ist es möglich, die konkrete Projektnummer eines Kunden zur Verknüpfung mit einer Lieferantenbestellung zu verwenden. Dies führt zu direkten Beziehungen der Objekte beider Apps. Anschließend lassen sich alle zu einem Kundenprojekt auflisten oder auch die Frage beantworten, für welches Projekt eine Bestellung ausgelöst wurde. Kundenprojekt 0034 BE-6789 zu Kundenprojekt 0034 BE-7712 zu Kundenprojekt 0034 Die Grafik zeigt die Verknüpfung der nscale Business Apps nscale smart SD und nscale smart PM.

4 nscale Business Apps Leistungsumfang nscale smart PM ist die nscale-lösung zur digitalen Lieferantenverwaltung und bietet elektronische Unterstützung aller fachlichen Kernprozesse. Mit der App lassen sich Lieferanten und dazugehörige in vorgefertigten digitalen Akten strukturieren und verwalten. Bei Bedarf kann die gegebene Struktur mit eigenen Ablageordnern erweitert werden. Die jeweiligen Unterordner zu einem konkreten Kunden oder Projekt erlauben es, eigenständig weitere Unterstrukturen und Dokumente anzulegen. Die App bietet überdies verschiedene Listenansichten; Darstellungen, die alle eines Lieferanten auflisten sowie konsolidierende Ansichten, die alle offenen und reklamierten der Lieferanten zeigen. nscale smart PM bietet: Einen festen Satz an bereits vorkonfigurierten Masken, Attributen, Strukturen und Auswertungen (u. a. eine Maske zur Verwaltung eines Lieferanten und den dazugehörigen ) Diverse Suchmasken zur effektiven Suche von Lieferanten und Konsolidierte Ansichten von Terminen und Kontaktinformationen Sofern nicht anders angegeben, steht dem Anwender der volle Leistungsumfang von nscale zur Verfügung (inkl. Volltextsuche, den nscale- Standard-Workflows und dem nscale-nachrichtenkanal) Rechtekonzept mit zwei entsprechend vorkonfigurierten Anwender-Rollen (Sachbearbeiter & Vorgesetzter). Sämtliche Informationen im Kontext der App sind speziellen nscale-objektklassen zugewiesen so ist gewährleistet, dass nur Inhaber der Rollen Zugriff auf Informationen in nscale smart PM haben.* Kombinationsmöglichkeiten mit anderen nscale Apps (z. B. in Verbindung mit nscale Calendar: zusätzliche Anzeige aller Lieferanten- und Bestelltermine im globalen, nscale smart PM übergreifenden Kalender) * Die beinhaltenden Rollen gewähren einen fachlich vollständigen Umgang mit allen Informationen innerhalb von nscale smart SD. Genaue Informationen finden Sie in der Dokumentation zur App. Ceyoniq Technology

5 nscale Business Apps nscale smart PM Kontakte Preislisten Korrespondenz Termine Bewertungen Lieferant Kontakte Verträge Produktinformationen Sonstiges Termine smart CM Belege smart SD Korrespondenz Projekte Warum ist eine Bestellung noch offen? Jeder Bestellung können neben der Bestellnummer oder dem -datum bis zu vier Kriterien zugeordnet werden, die den Status eines Auftrags eindeutig beschreiben (bezahlt, geliefert, erledigt, reklamiert). Fertige Listen zeigen daraufhin zum Beispiel alle offenen oder reklamierten Lieferungen an. können somit entsprechend bearbeitet und nachvollzogen werden. Klare Aussagen zum Stand einer Bestellung sind jederzeit möglich. Ferner ist bei Fragen zu einem Auftrag auf einen Blick eindeutig zu erkennen, in welchem Status sich dieser befindet. Der Ausschnitt zeigt im unteren Bereich die verschiedenen Status, mit denen der Zustand einer Bestellung eindeutig beschrieben werden kann. Ceyoniq Technology

6 Paketumfang im Kontext von nscale Smart Business Solution (nscale SBS) nscale SBS ist die konsolidierende Lösung der Apps nscale smart CM, SD, HR und PM für das Management der maßgebenden Disziplinen des Geschäftsalltages. nscale smart PM beinhaltet 5 nscale Cockpit-Zugriffslizenzen (Named User) Anlage und Verwaltung von bis zu 150 Lieferantenverträgen In Kombination mit nscale smart CM: effektives und strukturiertes Management von Lieferantenverträgen (optional) Ceyoniq Technology GmbH Boulevard Bielefeld Telefon: Telefax: Stand: 03/2015 Änderungen vorbehalten Marken- und Schutzrechte, Handelsmarken Alle in diesem Dokument genannten Marken- und Produktnamen, Markenzeichen und Logos sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Die nicht gestattete Nutzung dieser geschützten Zeichen oder sonstiger Materialien ist ausdrücklich untersagt.

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