Single Instancing und Virtual Folders feiern Premiere am windream-stand

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1 Newsletter für Kunden und Interessenten Februar 2009 windreamnews windream lüftet CeBIT-Geheimnisse Single Instancing und Virtual Folders feiern Premiere am windream-stand Jetzt ist es 'raus: Auf der CeBIT werden wir zwei brandneue Leistungsmerkmale als Vorschau auf die windream Version 5 vorstellen, die wir bisher noch niemandem gezeigt haben: Das windream Single Instancing und die Virtual Folders. Single Instancing Das so genannte Single Instancing ermöglicht es, identische Dokumente nur einmal statt doppelt oder mehrmals zu archivieren. Konkret: Wenn Dokumente in windream archiviert werden, die identisch sind, so wird nur jeweils eine Version des entsprechenden Dokuments im Archiv abgelegt. Diese Methode führt zu einer deutlichen Speicherplatzersparnis und damit zu einer wesentlichen Verringerung der Kosten. Ein typischer Anwendungsfall für das Single Instancing ist etwa die -Archivierung, wenn zum Beispiel Nachrichten mit identischen Anlagen an mehrere Empfänger versendet werden. Das Single Instancing archiviert dann nur jeweils eine einzige Fassung der identischen Teile der . INDEX windream lüftet CeBIT-Geheimnisse: Single Instancing und Virtual Folders... 1 weitere windream-themen und -Trends: Proxy, MOSS und -Archiv... 3 windream-partner auf der CeBIT: Innovative Lösungen für universelle Einsatzgebiete... 4 Freigegeben: windream-release Neu: windream-suchprofile jetzt auch in SAP- Anwendungen... 8 Kofax ändert Lizenz- und Servicebedingungen für das Imaging-Tool Kofax Capture... 9 Termine Impressum... 11

2 Newsletter für Kunden und Interessenten Seite 2 Dieses windream-spezifische Leistungsmerkmal ist für beliebige Speichersysteme separat konfigurierbar. Im Gegensatz zu anderen Systemen, die diese Problematik durch sichtbare Dokumentverknüpfungen unterstützen, realisiert windream dieses Leistungsmerkmal unsichtbar in der windream Speicherschicht und arbeitet somit vollständig datenschutz- und rechtskonform. Virtual Folders Die Virtual Folders beziehungsweise virtuellen Ordner ermöglichen eine vom Anwender konfigurierbare, individuelle Sicht auf den Dokumentbestand eines oder mehrerer auswählbarer windream-server unterhalb eines neuen Knotens im Windows Explorer. Diese Sicht wird völlig unabhängig von einem windream-laufwerk präsentiert. Innerhalb der virtuellen Ordner können Anwender eine freie Unterverzeichnis-Struktur anlegen bzw. auch durch Suchen automatisch generieren lassen. In diesem Sinne sind die virtuellen Ordner ideal dazu geeignet, zum Beispiel eine Aktensicht vollständig automatisch hierarchisch abzubilden oder auf der rein virtuellen Ebene Ordner- und Dokument-Strukturen anzuzeigen. Ebenso kann ein solcher virtueller Ordner auch eine individuelle Zusammenstellung von Dokumenten enthalten, die ein Anwender dort manuell sammelt. Hierbei spricht man dann von einer Sammlungsliste. Aufgaben aus dem Workflow Darüber hinaus wird noch ein spezieller Ordner zur Verfügung stehen, der die Aufgaben des Benutzers aus der windream BPM Workflowkomponente anzeigt. Insgesamt ermöglichen diese virtuellen Ordner beliebige, auch individuelle, hierarchische Darstellungen des Dokumentbestandes. So kann jeder seine besondere Sichtweise auf Dokumente und Daten einfach umsetzen.

3 Newsletter für Kunden und Interessenten Seite 3 Weitere windream-themen und -Trends auf der CeBIT sind Proxy, MOSS und -Archiv Wie bereits im letzten Newsletter angekündigt, werden wir auf der CeBIT neben der aktuellen Version unseres windream ECM-Systems eine erweiterte Ausgabe der windream-integration in den Microsoft Office SharePoint Server (MOSS), den windream Proxy-Server sowie unsere bewährte Lösung zur -Archivierung vorstellen. Hier die Details zum Ausstellungsprogramm. MOSS-Integration mit neuen Features Neu zur CeBIT: Die aktuelle Version der MOSS-Integration in windream, die wir auf der CeBIT präsentieren, ermöglicht es Anwendern jetzt unter anderem, bereits in windream bestehende Dokumente in MOSS zu veröffentlichen. Darüber hinaus lassen sich windream-objekttypen und MOSS-spezifische Inhaltstypen (Content Types) über ein so genanntes "ObjectType Matching" mit ihren assoziierten Indizes in einer Eins-zu- Eins-Relation zwischen MOSS und windream austauschen. Durch die Integration des windream ECM-Systems in den Microsoft Office SharePoint Server erhalten MOSS- Anwender einen wesentlich erweiterten Funktionsumfang. So können neben einer revisionssicheren Archivierung auch individuelle Lebenszyklusregeln für Dokumente festgelegt werden. Darüber hinaus bietet die Integration ein umfangreiches Storage-Management mit beliebigen Speichersubsystemen wie RAID, NAS, SAN, EMC Centera und Celerra, NetApp, IBM windream-stand Tivoli Storage Manager, IBM DR 550 sowie die Unterstützung verschiedener Halle 3 optischer Speichermedien. Ein hierarchisches Speichermanagement, das auf beliebigen Dokumentenmerkmalen basiert, lässt sich ohne weiteren Stand C56 Programmieraufwand ad hoc realisieren. windream Proxy schon im Einsatz Weiterhin werden wir auf der CeBIT unseren Proxy-Server präsentieren, der einen effizienten und schnellen Datenaustausch auch über schmalbandige Verbindungen ermöglicht. Insbesondere Unternehmen und Organisationen, die an vielen geografisch voneinander getrennten Niederlassungen tätig sind, profitieren von der Leistungsfähigkeit des Proxy-Servers.

4 Newsletter für Kunden und Interessenten Seite 4 Seit 2008 ist der Proxy bereits bei den österreichischen Raiffeisenbanken erfolgreich im Einsatz. Unter der Federführung des GRZ IT Centers Linz haben wir kürzlich ein komplexes IT-Projekt realisiert, in dem die Arbeitsplätze von insgesamt rund Anwendern in 500 Zweigstellen der Raiffeisenbanken über windream Proxy-Server miteinander verbunden worden sind. Der Proxy ermöglicht den Anwendern einen synchronisierten Zugriff auf Belege, Dokumente und sonstige heterogene Informationen ohne zeitliche Verzögerung. Bewährt: -Archivierung mit windream Die revisionssichere Ablage umfangreicher -Bestände ist nach wie vor eines der zentralen IT-Themen, die für so gut wie alle Unternehmen von vorrangiger Bedeutung sind. Mit windream Exchange zeigen wir deshalb die aktuelle Version unserer bewährten und leistungsfähigen Software-Lösung zur serverbasierten -Archivierung, die sowohl eine automatisierte als auch manuelle Archivierung von Nachrichten eines Microsoft Exchange Servers in windream ermöglicht. windream Exchange trägt maßgeblich zu einer Entlastung des MS Exchange Mailservers bei. Anwender können die umfangreichen windream-funktionen nutzen, um Nachrichten komfortabel zu verwalten und zu recherchieren. windream-partner auf der CeBIT: Innovative Lösungen für universelle Einsatzgebiete One Click Solutions präsentiert mit AutoClick eine lernfähige Belegerfassung Unter dem Namen AutoClick stellt die One Click Solutions GmbH aus dem süddeutschen Syrgenstein am windream-stand auf CeBIT erstmals eine neue, lernfähige Erfassungssoftware vor. Die Software kann verschiedene Belegtypen nach einem einmaligen Anlernen selbstständig erkennen und weiter verarbeiten. Die automatisch extrahierten Schlüsselinformationen, die windream als Indizes verwendet, werden für den jeweiligen Belegbeziehungsweise Dokumenttyp in einem vollständig automatisierten Prozess erfasst. Die Software ist sehr einfach zu bedienen, steigert die Produktivität in Unternehmen nachhaltig und wird über Standardschnittstellen an beliebige Back-Office-Systeme angeschlossen. AutoClick verarbeitet stapelweise

5 Newsletter für Kunden und Interessenten Seite 5 eingescannte Belege und überprüft zunächst, ob bereits passende Dokumenttypen existieren. Ist dies nicht der Fall, so schaltet die Software zuerst in den Lernmodus. In diesem Modus werden der Software nun die gewünschten Indexinformationen antrainiert. Dazu lassen sich die zu übernehmenden Indexwerte einfach mit der Maus am Bildschirm anklicken. Um diesen Prozess zukünftig zu automatisieren, werden anschließend noch weitere Bezugspunkte selektiert. Von nun an erkennt AutoClick den entsprechenden Dokumenttyp immer automatisch. Selbst Änderungen an bestimmten Dokumentstrukturen oder Layouts erkennt AutoClick ohne weitere Eingriffe durch den Anwender und kann sogar nach kurzem Training unterschiedliche Versionen von Dokumenten verarbeiten. Der Einsatz der AutoClick-Software macht das wiederholte manuelle Eintippen von Index-Informationen komplett überflüssig und hilft Anwendern somit, selbst unstrukturierte Belege aus heterogenen Dokumentstapeln automatisch zu verschlagworten. Mit AutoClick bietet One Click Solutions eine Lösung, die die automatische Erfassung von Informationen signifikant vereinfacht und zugleich sehr anwenderfreundlich ist. Die neue Lösung trägt damit auch den allgemeinen Forderungen nach effektiver Informationserfassung und -verarbeitung Rechnung, selbst bei extrem wachsenden Dokumentvolumen. Kofax Value Added Distribution: Professionelles Dokumentenmanagement und hochqualitatives Scannen mit VirtualReScan Kofax unterstützt windream-partner und Anwender auf der diesjährigen CeBIT mit Hardware und Services für professionelles Dokumentenmanagement. Der auf dem windream-messestand vertretene Geschäftsbereich Value Added Distribution gewährleistet ein Höchstmaß an Qualität und Verfügbarkeit von Dokumentenscannern und Massenspeicherlösungen weltweit führender Hersteller. Zudem stellt Kofax sein Portfolio an Serviceleistungen wie Hardware Maintenance, Installations-, Consulting- und Logistik-Services vor. Hierzu stehen mehr als 130 Servicespezialisten in Europa, dem Mittleren Osten und Afrika zur Verfügung, die den reibungslosen Betrieb von aktuell rund Scannern und Jukeboxen gewährleisten. Abgerundet wird der Kofax-Auftritt am windream-stand mit der aktuellen Version von VirtualReScan TM (VRS), dem Standardprodukt für Imagequalität von Kofax. VRS liefert beim Scannen stets perfekte und exakt zugeschnittene Bilder, die als Grundlage für alle OCR/ICR-Erkennungsmodule unabdingbar sind. Der Aufwand für die Dokumentenerfassung wird mit VRS erheblich reduziert manuelle Eingriffe in den Erfassungsprozess sind nahezu unnötig.

6 Newsletter für Kunden und Interessenten Seite 6 List + Lohr GmbH präsentiert sich als windream-integrationspartner auf der CeBIT Heimspiel für List + Lohr GmbH: Das professionelle Dienstleistungsunternehmen präsentiert sich am windream-messestand als Integrationspartner in der Region rund um Hannover. List + Lohr integriert das auf die jeweiligen Bedürfnisse abgestimmte Enterprise-Content-Management-System windream in Unternehmen und sorgt für eine reibungslose Einführung und den störungsfreien Betrieb der Applikation. Am Messestand zeigt der Hannoveraner windream-partner darüber hinaus, wie mit der Software ecopy Papierdokumente komfortabel erfasst, direkt verschlagwortet und mit den Indizes in windream abgelegt werden. List + Lohr entwickelt, realisiert und begleitet bedarfs- und problemgerechte Lösungen rund um IT-Systeme, Telekommunikation, Druck- und Kopiersysteme sowie Individuallösungen. Das Unternehmen hat im vergangenen Jahr sein Portfolio um den Bereich Enterprise-Content- und Dokumenten-Management erweitert und ist seitdem Integrationspartner der windream GmbH. Als solcher erhalten Kunden einen kompletten Service rund um das ECM-Produkt windream inklusive Einführung und Anpassungen bis hin zu Anbindungen an die vorhandenen IT-Systeme. Konkret zeigt List + Lohr auf der CeBIT, wie Unternehmen bequem ihre Papierdokumente nach dem Scannen als digitales Image verschlagwortet in windream ablegen können. Mit dem Softwareprodukt ecopy können eingescannte Dokumente direkt von einem Scanner oder auch einem Multifunktionsgerät weitergeleitet werden. Die Dokumente werden direkt verschlagwortet und in windream archiviert. Freigegeben: windream-release Wichtige Neuerung in der Rechteverwaltung! Die windream GmbH hat die neue windream-version fertig gestellt. Die wichtigste Neuerung betrifft die Rechteverwaltung und hier speziell die Vererbung der Rechte zum Ändern von Indizes und zum Ändern von Ordnern und Dateien.

7 Newsletter für Kunden und Interessenten Seite 7 Gegenwärtig werden diese Rechte von einem übergeordneten Verzeichnis auf einen Unterordner beziehungsweise auf die darin befindlichen Dokumente in einer Eins-zu-Eins-Relation vererbt. Dies gilt auch für den Fall, dass einem Benutzer oder einer Gruppe explizit das Recht zum Anlegen von Ordnern beziehungsweise Dateien zugewiesen worden ist. Obwohl diese Strategie technisch korrekt ist und vom NT-Filesystem entsprechend umgesetzt wird, entspricht sie manchmal nicht unbedingt dem, was der Anwender erwartet. Vielmehr erscheint es sinnvoll, Benutzern und Gruppen die genannten Rechte zum Ändern von Dateien und Ordnern (Schreibrecht) automatisch einzuräumen, wenn ihnen gestattet ist, neue Dateien und/oder Ordner anzulegen. Abbildung: Neue Rechte-Optionen in der windream-konfiguration des Servers Warum macht das Sinn? Weil Benutzer anderenfalls Objekte zwar anlegen, nicht jedoch ändern könnten. Dies wiederum würde dazu führen, dass neu angelegte Dateien und Ordner nicht mehr umbenannt werden könnten oder neu angelegte Dateien einfach leer blieben, weil die betroffenen Benutzer nicht über das Recht zum Ändern verfügen. Die automatische Rechtevererbung in der neuen windream-version gilt in diesem Sinne natürlich nur für Benutzer, die auch das Recht haben, neue Ordner und Dokumente anzulegen. Für alle anderen Benutzer ändert sich an der bisherigen Vorgehensweise nichts. Erweiterte Rechteoptionen in der Server-Konfiguration Die gewünschte Vererbungsstrategie kann in der Konfiguration des windream-servers eingestellt werden. Dazu aktivieren Sie die Registerkarte Allgemein. Im Bereich Sonstiges finden Sie unterhalb der bereits in früheren Versionen bestehenden Option zur Aktivierung der Dokumenttyp-Rechte usw. zwei neue Kontrollkästchen mit den Titeln Neue Dokumente beziehungsweise. Neue Ordner in nicht änderbaren Ordnern automatisch änderbar. Aktivieren Sie hier die gewünschten Optionen. Als Standardeinstellung ist zunächst nur die Option für Dokumente aktiviert.

8 Newsletter für Kunden und Interessenten Seite 8 Weitere Minor Changes an der neuen windream-version können der ReleaseNotes -Textdatei entnommen werden, die mit dem neuen Release ausgeliefert wird. Das Update auf das Release ist für windream- Kunden, die mindestens über einen Servicevertrag Silber verfügen, kostenlos. Neu: windream-suchprofile jetzt auch in SAP-Anwendungen Die Projektleitung der windream GmbH hat ein neues Add-On-Produkt für die windream-arclink-sap-schnittstelle entwickelt. Mit diesem Tool können SAP-Anwender nun auch windream-spezifische Suchprofile nutzen, um auf Knopfdruck zum Beispiel alle oder ausgewählte Dokumente anzuzeigen, die mit SAP-Objekten wie Lieferanten- oder Kundenstammdaten verbunden sind. Die Anzeige der Dokumente erfolgt in der windream- Ergebnisliste, so dass aus der entsprechenden Liste heraus auch sämtliche ECM-Funktionen ausführbar sind, die sich standardmäßig aus einer Ergebnisliste starten lassen. Automatische Zuordnung in der SAP-Anlagenliste Bei der Anlage eines SAP-Objekts wird dem neuen Objekt ein fest vordefiniertes Suchprofil automatisch zugeordnet und als Eintrag in die Anlagenliste des entsprechenden Objekts eingefügt. Es ist sogar möglich, mehrere Profile mit unterschiedlichen Suchkriterien in die Anlagenliste zu integrieren. Auf diese Art lassen sich verschiedene Rechercheabfragen gezielt nach objektspezifischen Kriterien ausführen. Konkret bedeutet das, dass zum Beispiel alle Rechnungen, alle Bestellungen oder auch generell alle mit dem SAP-Objekt assoziierten windream-dokumente gefunden und in der Ergebnisliste angezeigt werden unabhängig von ihrem aktuellen Speicherort im windream ECM-System. Auch über's windream Web Portal Recherchen aus der SAP-Anwendung heraus lassen sich anstelle der Suchprofile auch über Active Server Pages (ASP-Dateien) ausführen, die URLs mit den zur Ausführung der Suche benötigten Informationen beinhalten. Die Verknüpfung zwischen dem Eintrag in der SAP-Anlagenliste und der windream-rechercheanwendung erfolgt in diesem Zusammenhang über die Funktionen des windream Web Portals. Entsprechend wird das Suchergebnis dann auch in der Ergebnisliste des Web Portals angezeigt. Die zur Ausführung einer Suchabfrage erforderlichen URLs hinterlegt das System direkt in der SAP-Datenbank.

9 Newsletter für Kunden und Interessenten Seite 9 Weitere Informationen zu Preis und Verfügbarkeit der neuen SAP-Add-On-Lösung erhalten Sie über die windream GmbH. Kofax ändert Lizenz- und Servicebedingungen für das Imaging- Tool Kofax Capture Die Firma Kofax hat zum 1. Februar 2009 eine Änderung der Servicebedingungen für das Imaging-Tool Kofax Capture vorgenommen. So werden die Gebühren der im Zusammenhang mit der Lizensierung von Kofax Capture obligatorischen PlusPac Assurance von derzeit 18 Prozent des Listenpreises auf dann 20 Prozent angehoben. Diese Regelung betrifft alle neuen Serviceverträge, die ab dem 1. Februar 2009 abgeschlossen werden. In diesen Fällen wird die PlusPac Assurance also schon mit dem angehobenen Prozentsatz berechnet. Bestehende Verträge laufen hingegen zu den bisherigen Konditionen weiter, und das gilt auch bei Verlängerungen zu gleichen Konditionen. Zum jetzigen Zeitpunkt ungeklärt ist jedoch die Frage, welche Auswirkung diese Anpassung auf nachträgliche (Volumen-)Erweiterungen im Rahmen bestehender Verträge haben wird. Genauere Informationen hierzu wird Kofax kurzfristig bekannt geben. Wir halten Sie auf dem Laufenden. Neben dieser Änderung der Servicekosten hat Kofax auch leichte Anpassungen bei den Lizenzkosten vorgenommen. Wenn Sie Fragen zu den aktuellen Bedingungen haben und Sie eine Beratung wünschen, gerne sind wir Ihnen behilflich und informieren Sie zu den Anpassungen. Wenden Sie sich diesbezüglich an den windream-vertrieb: vertrieb@windream.com.

10 Newsletter für Kunden und Interessenten Seite 10 Termine windream-schulungen im März 2009 Wir bieten im März einen achttägigen Schulungsblock vom 17. bis zum 26. März an. Sollten Sie Interesse daran an einem auch mehreren der unten aufgeführten Angebote haben, wenden Sie sich bitte an oder aber persönlich an Mechthild Stehling unter der Rufnummer: windream Installation und Konfiguration I windream Installation und Konfiguration II windream Fachadministration I windream Fachadministration II windream Archiv windream SDK windream BPM windream Exchange Impressum Herausgeber windream GmbH Wasserstraße Bochum Alle Artikel sind urheberrechtlich geschützt. Übersetzung, Nachdruck, Vervielfältigung ist nur mit Nennung der windream GmbH als Verfasser gestattet.