ECM in Geschäftsprozessen

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1 EINLADUNG zum SERinForum 08. Juli 2015 SIDE Hotel Hamburg ECM in Geschäftsprozessen Von der Informationshaltung zum Informationsnutzen DIE TOP-THEMEN Informationen in Geschäftsprozesse einbinden Ad- hoc- und standardisierte Prozesse kombinieren Collaboration stärken Social Media integrieren MIT GASTBEITRÄGEN PROZESSE AKTEN Zöller Partner AUFGABEN DOKUMENTE

2 ECM in Geschäftsprozessen Die TOP-Themen Informationen in Geschäftsprozesse einbinden Ad- hoc- und standardisierte Prozesse kombinieren Collaboration stärken Social Media integrieren Best Practice: ikw Inkassodienst GmbH/ikw Service GmbH ECM & BPM zwei Seiten einer Medaille Geschäftsprozesse bilden einen Informationsfluss: Informationen versorgen Mitarbeiter innerhalb der Geschäftsprozesse mit dem erforderlichen Wissen und steuern wiederum über Geschäftsprozesse Aktivitäten. Sie sind die Grundlage für Entscheidungen. Innerhalb eines Customer Life Cycle dokumentieren diese Informationen die fortlaufende Kundenbeziehung und geben ein verlässliches Bild der Zusammenarbeit. Während Enterprise Content Management (ECM) das Management der Informationen übernimmt, gestaltet und steuert das Business Process Management (BPM) die flexiblen und standardisierten Geschäftsprozesse. Das Informationsmanagement muss den Geschäftsprozessen folgen. Beides lässt sich nicht voneinander trennen. ECM und BPM sind somit zwei Seiten einer Medaille. AUFGABEN PROZESSE AKTEN DOKUMENTE 2

3 ECM in Geschäftsprozessen Agile Lösungen für dynamische Märkte Unternehmenskritische Geschäftsprozesse und Informationen sind das Rückgrat jeder Unternehmung. Sie wirken über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg. Sie orientieren sich an Wertschöpfungsketten, die das eigene Unternehmen, Lieferanten und Kunden gleichermaßen einbeziehen. Während viele Unternehmens- und IT-Trends kommen und gehen, bleiben ECM und BPM fortwährend Top-Themen. Informationsmanagement und Geschäftsprozesse sind nicht in Stein gemeißelt. Sie müssen sich den stets sich ändernden Rahmenbedingungen agil anpassen. Agiles ECM & BPM mit Doxis4 bietet einfache und schnelle Lösungen für die immer komplexer werdenden Herausforderungen in dynamischen Märkten. Globales ECM und BPM für globale Arbeits- und Sprachwelten Informationsflüsse und Geschäftsprozesse enden nicht an Unternehmensgrenzen, sie orientieren sich zunehmend an Wertschöpfungsketten. Unternehmensübergreifend müssen externe Partner eingebunden werden. Document Sharing alleine reicht nicht mehr aus! Über Länder und Sprachwelten hinweg müssen Informationsflüsse und Geschäftsprozesse global organisiert werden. Das erfordert nicht nur technologisch die Unicodefähigkeit der Software, sondern vor allem auch verfügbare Sprachpakete in den wichtigsten Amtssprachen. Doxis4 steht in 12 Amtssprachen für 135 Länder zur Verfügung und integriert so länderübergreifend die Arbeits- und Sprachwelten in Ihrem Unternehmen. zur AGENDA 3

4 SERinForum ECM in Geschäftsprozessen 9:00 bis 10:00 Empfang 10:00 bis 10:15 Begrüßung Detlef Bräuer, Vertriebsleiter Nord, SER Solutions Deutschland GmbH 10:15 bis 10:45 Management Keynote Generation Hybrid. Effizientere Collaboration durch die Kombination von Informationen und Geschäftsprozessen auf der hybriden Doxis4 ECM- & BPM-Software- Plattform In Wertschöpfungsketten denken Synchronisation von Informationen und Geschäftsprozessen Arbeits- und Sprachwelten verbinden Reproduzierbarkeit von Know- how Manfred Zerwas, Geschäftsführender Gesellschafter, SERgroup Holding Europe GmbH 10:45 bis 11:30 Market View ECM meets Workflow: Dokumenten- und Prozessintegration auf einer einheitlichen Plattform Historie und aktueller Status Begrifflichkeiten und Abgrenzung Die unterschiedlichen Workflow- Konzepte im DMS/ECM- Umfeld Volker Halstenbach, Senior-Berater und Partner, Zöller & Partner GmbH Funktionsumfang einer modernen ECM-Workflow- Lösung Tipps für Fachkonzeption und Systemauswahl Zöller Partner 11:30 bis 12:00 Kaffeepause 12:00 bis 12:30 Technology & Solution BPM & Design by Doing Semi- strukturierte Prozesse flexibel steuern Wer macht was bis wann? : Aufgaben situativ und flexibel planen, einfach und effektiv! BPM auf den Kopf gestellt: Bottom- up ganz einfach zur Prozesssteuerung Adaptive Case Management: Von ähnlichen Vorgängen lernen und diese für eigene Prozesse adaptieren Zur Technologie: Das WfMC- Mantra aufgebrochen nicht jeder Vorgang folgt einem vordefinierten Prozessmodell Dr. Gregor Joeris, Geschäftsführer der SER Software Technology GmbH und oberster Produktmanager der SER Group 12:30 bis 13:00 Technology & Solution 4 BPM & ECM Collaborative & Content Centric Processes auf einer Plattform ausführen Beyond E- Mail : Dokumente einfach, flexibel & jederzeit nachvollziehbar durch das Unternehmen lenken für Bearbeitung, Genehmigung/Freigabe und Verteilung Beyond Document Sharing : Externe Benutzer in Workflows einbinden Zur Technologie: BPM & ECM auf einer homogenen, serviceorientierten Plattform dem Doxis4 Content Service Bus (CSB) Live-Demo am Beispiel eines adaptiven Erstellungs- und Freigabeprozesses Dr. Gregor Joeris, Geschäftsführer der SER Software Technology und Marc Volquardsen, Senior Solutions Architect, SER Group

5 Mittwoch, 08. Juli 2015 SIDE Hotel Hamburg 13:00 bis 14:00 Business Lunch 14:00 bis 14:30 Technology & Solution BPM & Doing by Design Normatives BPM mit adaptiven Elementen verbinden Komplexe Prozessmodelle mit Doxis4 realisieren, automatisieren und den Status der Vorgänge verfolgen Adaptive Anteile mit vordefinierten Prozessmodellen verbinden Zur Technologie: Mit Reporting, Notification & Search Service den Überblick behalten Live-Demo am Beispiel eines Beschaffungsprozesses Dr. Gregor Joeris, Geschäftsführer der SER Software Technology und Marc Volquardsen, Senior Solutions Architect, SER Group 14:30 bis 15:15 Best Practice Erste Erfahrungen mit dem neuen Doxis4 BPM zur automatisierten Steuerung der Prozesse eines Service- und Finanzdienstleisters Strategischer Einsatz der Doxis4 iecm-suite in allen wesentlichen Funktionsbereichen zur Optimierung und schrittweisen Automatisierung der dokumentenbezogenen Prozesse und des Dokumentenmanagements. Zielsetzung der ECM- Einführung Projektvorgehen Erste Erfahrungen mit dem neuen Doxis4 BPM Weitere Planung Lessons learned: Welche Erfahrungen wurden bis heute im Projekt gemacht und wo gibt es Verbesserungspotential? Majken Baasch, Geschäftsführung, ikw Inkassodienst GmbH/ikw Service GmbH 15:15 bis 15:45 Kaffeepause 15:45 bis 16:15 Solution Twitter, Facebook und Google+. So einfach sichern Sie Ihre Social Media-Unternehmenskommunikation unter Compliance-Gesichtspunkten Die wachsende Relevanz der Inhalte von Social Media- Diensten im Unternehmenskontext Welche Inhalte sind relevant? Wie können relevante Inhalte gezielt und strukturiert abgerufen, Beispiele: Twitter, Facebook, Google+, archiviert und recherchiert werden? Sebastian Wegener, Senior Presales Consultant, SER Solutions Deutschland GmbH ab 16:15 Get- together Wir laden Sie zu einem lockeren Zusammenkommen ein. Detaillierte Vortragsinhalte ab Seite 6 5

6 SERinForum ECM in Geschäftsprozessen Management Keynote: Generation Hybrid. Effizientere Collaboration durch die Kombination von Informationen und Geschäftsprozessen auf der hybriden Doxis4 ECM- & BPM-Software-Plattform Wir beherrschen das Speichern von Informationen. Einer Studie von IBM unter Topentscheidern in 64 Ländern zufolge sind allerdings nur 10 Prozent davon nützliche Informationen. Die effektive Nutzung dieser Informationen lässt zu wünschen übrig. Ein offensichtlicher Missstand! Einer Capgemini-Studie zu den Top 5 IT-Themen zufolge erachten CIOs die Verbesserung als Maßnahme zur Zukunftssicherung des eigenen Unternehmens für besonders wichtig. Hybride Technologieplattformen wie Doxis4, die ECM und BPM, also Informationen und Geschäftsprozesse, auf einer Technologieplattform synchronisieren, stehen hoch im Kurs. Geschäftsprozesse als Lebensadern Fließender Übergang von Informationen in Geschäftsprozesse Generation Hybrid: ECM und BPM werden eins Collaboration mit Dokumenten, Akten, Aufgaben, Vorgängen und Prozessen Manfred Zerwas führt als geschäftsführender Gesellschafter innerhalb der SER- Geschäftsführung das Marketingressort. In Personalunion ist er Geschäftsführer zweier SER-Tochtergesellschaften. Seit über 20 Jahren kennt er den BPM- und ECM- Markt aus verschiedenen Management- und Führungspositionen in mittelständischen Unternehmen. Er hat die Marktentwicklung von Dokumenten- Management, Workflows und der Gestaltung komplexer, unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse bis hin zu umfassender Enterprise Content Management- Plattformen aktiv begleitet. Über diesen Zeitraum hat er sich intensiv mit den wachsenden Anforderungen der Unternehmen zur Abbildung und Steuerung, vor allem von situativen (sog. Ad- hoc-vorgänge) und wissensintensiven Geschäftsprozessen beschäftigt. Market View: ECM meets Workflow: Dokumenten- und Prozessintegration auf einer einheitlichen Plattform Die meisten Dokumente in Unternehmen sind nicht nur aufbewahrungswürdig, sondern häufig auch Starthilfe oder Output von Geschäftsprozessen. Was liegt näher, als die Dokumente und die dokumentenbasierten Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform zu verwalten. Genau das ist der Anspruch moderner DMS/ECM- Lösungen: nicht nur ordnungsgemäße Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen aller Art sondern auch Trägersystem für repetitive und Ad- hoc- Dokumentenprozesse. Der Vortrag gibt einen Überblick über das Thema ECM-Workflow, beleuchtet die Konzeptunterschiede und gibt Hinweise auf Stolperstellen bei der ECM- Workflow- Konzeption. Historie und aktueller Status Begrifflichkeiten und Abgrenzung Die unterschiedlichen Workflow- Konzepte im DMS/ECM- Umfeld Funktionsumfang einer modernen ECM- Workflow- Lösung Tipps für Fachkonzeption und Systemauswahl Volker Halstenbach unterstützt seit 1991 Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen bei der Gestaltung von ECM- Lösungen. Als Berater bei einem internationalen ECM-Anbieter zeichnete er bis 1998 für zahlreiche Einführungsprojekte vor allem bei Großunternehmen verantwortlich. Seine aktuellen Beratungsschwerpunkte bilden die Konzeption, Auswahl und Einführung von kundenspezifischen Archiv- und Postkorblösungen, ECM- Strategieberatung sowie öffentliche Auftritte und die Durchführung von Fachseminaren. Seit 1998 ist Volker Halstenbach Senior- Berater und Partner der Zöller & Partner GmbH 6 Zöller Partner Zöller & Partner GmbH ist ein führendes Beratungsunternehmen im Bereich Enterprise Content Management. Namhafte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen schätzen die langjährige Erfahrung, die profunden Markt- und Produktkenntnisse sowie die strikte Anbieterneutralität der Organisations- und Technologieberatung. Typische Aufgaben sind Anwendungsanalyse, Erstellung einer Lösungskonzeption, Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen zur Anbieter- und Systemauswahl, Einführungsbegleitung, Erstellung von Betriebs- und Verfahrensdokumentationen.

7 Mittwoch, 08. Juli 2015 SIDE Hotel Hamburg Technology & Solution: BPM & Design by Doing Semi-strukturierte Prozesse flexibel steuern BPM & ECM Collaborative & Content Centric Processes auf einer Plattform ausführen BPM & Doing by Design Normatives BPM mit adaptiven Elementen verbinden Erfahren Sie alles über die ganz neuen Möglichkeiten mit Doxis4 BPM. Dr. Gregor Joeris präsentiert zusammen mit seinem Kollegen aus der Lösungsberatung, Marc Volquardsen, in drei unterschiedlichen Live-Vorträgen, wie semi- strukturierte Prozesse, normative Prozesse mit adaptiven Anteilen und die Verbindung von BPM und ECM mit Doxis4 neu definiert werden. Komplexe Software im Allgemeinen und klassische BPM-Anwendungen im Speziellen finden nur noch wenig Akzeptanz bei Mitarbeitern. Einfach und intuitiv anpassbar an die jeweilige Aufgabenstellung das sind klare Forderungen der Anwender an BPM- Lösungen. Das bietet Doxis4 mit den ECM- und BPM-Services auf einer gemeinsamen Plattform. Dr. Gregor Joeris verantwortet als Geschäftsführer der SER Software Technology GmbH das Ressort Technologie & Produkte. Als oberster Produktmanager zeichnet er seit 2001 für die technologische Entwicklung der SER-Software verantwortlich. Seit über 15 Jahren beschäftigt er sich mit der Konzeption und Entwicklung von Software-Architekturen für ECM und BPM. Als Produktmanager war und ist er federführend für die Konzeption und Weiterentwicklung der aktuellen Produktgeneration Doxis4 von SER verantwortlich. Dr. Gregor Joeris studierte zuvor Informatik an der RWTH Aachen mit den Schwerpunkten Datenbanken und Software & Information Systems Engineering. Im Jahr 2000 schloss er seine Promotion mit dem Titel Flexibles und adaptives Workflow Management für verteilte und dynamische Prozesse an der Universität Bremen mit Auszeichnung ab. Marc Volquardsen wurde 1968 im Norden Deutschlands geboren und arbeitet seit 1995 in der IT- Branche als Berater. Seit nunmehr 10 Jahren begleitet er die Kunden und Interessenten der SER Group bei Anforderungsanalysen und mit anschaulichen, kreativen Produktpräsentationen. Best Practice: Erste Erfahrungen mit dem neuen Doxis4 BPM zur automatisierten Steuerung der Prozesse eines Service- und Finanzdienstleisters Das neu entwickelte Doxis4 BPM kommt als Bestandteil der ECM-Strategie bei ikw zum Einsatz in der ersten Ausbaustufe des laufenden Projekts zur regelbasierten Steuerung des Postein- und -ausgangs. Dokumente werden standortübergreifend gesteuert und im Kontext elektronischer Akten verwaltet. Zielsetzung der ECM- Einführung Projektvorgehen Erste Erfahrungen mit dem neuen Doxis4 BPM Weitere Planung Lessons learned: Welche Erfahrungen wurden bis heute im Projekt gemacht und wo gibt es Verbesserungspotential? Majken Baasch ist Geschäftsführerin der ikw Inkassodienst GmbH und ikw Service GmbH (KALO- Gruppe). Zuvor war Sie in leitender Funktion im Forderungsmanagement bei der Bank Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe GmbH (BDK) tätig. Schon während ihrer Arbeit bei der BDK ist Frau Baasch in Kontakt mit SER Software gekommen. In ihrer Funktion als Geschäftsführerin der ikw hat sie sich zum Ziel gesetzt, die dokumentenbasierten Prozesse des Unternehmens mit Hilfe von SER Doxis4 zu optimieren. Die ikw ist seit über 30 Jahren auf dem Gebiet des professionellen Forderungsmanagements tätig. Mit der Erfahrung aus der Bearbeitung von über Kundenkonten p.a. sichert die ikw ihren Partnern gute Vertragsbeziehungen zu ihren Endkunden. 7

8 SERinForum ECM in Geschäftsprozessen Solution: Twitter, Facebook und Google+. So einfach sichern Sie Ihre Social Media- Unternehmenskommunikation unter Compliance-Gesichtspunkten. Inhalte aus Social Media- Diensten können mit Doxis4 erfasst und archiviert werden. Dabei kommt eine Zeitund/oder Event-Steuerung zum Einsatz. Welche Inhalte (Postings, Bilder, Kommentare etc.) mit welcher Relevanz berücksichtigt werden, lässt sich flexibel konfigurieren. Volltextsuche, PDF- Rendering und integrierte Live- Browser- Darstellung sind nur einige Highlights der Doxis4- Lösung für Social Media- Inhalte. Beispiele: Twitter, Facebook, Google+, etc. Welche Inhalte sind relevant? Wie können relevante Inhalte gezielt und strukturiert abgerufen, archiviert und recherchiert werden? Sebastian Wegener ist seit 2011 Produktberater und Lösungsarchitekt bei der SER. Er ist zertifizierter Projektmanager und hat zahlreiche internationale Projekte realisiert. Unter anderem führte er Dokumenten- Management- Systeme (DMS) auch auf Mainframe- Systemen ein. 8

9 ECM in Geschäftsprozessen Erleben Sie die neue hybride Doxis4 ECM- & BPM-Software-Generation ECM & BPM Bei der Auswahl von ECM- und BPM-Software mussten Sie sich bislang entweder für den einen oder anderen Softwaretyp entscheiden. ECM & BPM stellten getrennte Systeme dar, die in einer Anwendungs-, Middleware oder Portalsicht aufwendig integriert werden mussten. Doxis4 macht Schluss mit dem Entweder- oder! Auf einer einheitlichen, homogenen Technologie- Plattform erhalten Sie mit nur einer Installation ein Content Repository (mit elektronischer Archivierung), DMS, Collaboration sowie Task & Process Management. Natürlich steht es Ihnen frei, die Lösungen einzeln und unabhängig voneinander einzusetzen! Standardisierte und Ad-hoc-Prozesse flexibel kombinierbar Die am Markt bekannten BPM-Systeme bedienen entweder traditionell strukturierte (normative/modellgetriebene) Prozesse oder situative, wissensbasierte Vorgänge. Doxis4 BPM macht auch hier Schluss mit dem Entweder- oder! Auf einer technologischen Plattform finden sich beide Ansätze kombinierbar wieder. Alle Informationen jederzeit Ein Geschäftsprozess ist ein Fluss von Informationen. Stehen Informationen nicht bereit, kommt der Fluss ins Stocken. Der Austausch der Informationen in Prozessen ist elementar. Viele Informationen beruhen auf Datenbank-Anwendungen das gilt insbesondere für standardisierte und automatisierte Prozesse. In den adaptiven Prozessen der Wissensarbeiter sind Dokumente die wichtigste Informationsquelle! Viele geschäftsrelevante Dokumente entstehen innerhalb der Geschäftsprozesse, die ebenfalls im Kontext des Vorgangs eingeordnet werden müssen. Ohne nahtlose Einbindung von Enterprise Content Management (ECM) fehlen die zur Vorgangsbearbeitung benötigten elektronischen Akten und Dokumente. Am besten, Sie entscheiden sich für eine Software wie Doxis4, die auf einer homogenen und einheitlichen Plattform beides bietet! 9

10 ECM in Geschäftsprozessen Event-Ort SIDE Hotel Hamburg Das Design Hotel SIDE liegt mitten im Herzen Hamburgs, unweit der Binnenalster zwischen Gänsemarkt und der Hamburger Staatsoper. In Fußnähe befinden sich viele Kunst- und Kulturstätten, zahlreiche Shoppingmöglichkeiten, das Hamburger Messe- und Kongresszentrum sowie der Fernbahnhof Dammtor. Das einzigartige SIDE Hotel ist das erste und einzige 5 Sterne Design Hotel in Hamburg. Es verbindet Luxus mit Design und Lifestyle. 10

11 ECM in Geschäftsprozessen U P U Anreise per Nahverkehr: S- Bahn Dammtor 700 m U- Bahn Gänsemarkt 200 m Hauptbahnhof 1,5 km A7 U HAUPT- BAHNHOF A24 A1 Anreise per Taxi/ PKW: SIDE Hotel Drehbahn Hamburg Autobahn A1/A7 Anmeldung unter: oder mit beiliegender Faxantwort Ihre Event- Managerin Bei Fragen zum Event wenden Sie sich bitte an Frau Marion Schutta, Telefon: oder E- Mail: marion.schutta@ser.de 11

12 ECM in Geschäftsprozessen Ihr Gastgeber SER setzt seit 30 Jahren Maßstäbe in der Entwicklung von Enterprise Content Management- und Business Process Management- Software. Über erfolgreiche Projekte und mehr als 1 Mio. Anwender zeugen von unserem Erfolg. Damit ist SER die Nummer 1 unter den deutschen ECM- Herstellern gemäß Umsatz, Rohertrag, Betriebsergebnis und Mitarbeiteranzahl nach den jeweils aktuell veröffentlichten Bilanzen. Mit über 500 Mitarbeitern und einem internationalen Netzwerk erfahrener Partner bietet SER seinen Kunden persönliche Beratung, Betreuung sowie Implementierung und langfristige Wartung. Doxis4 ist nicht nur die agilste ECM- und BPM- Software, die wir je designt haben. Sie ist auch die leistungsstärkste. Die Doxis4-Software mit der einzigartigen CSB-Technologie ermöglicht es Menschen, Informationen und geschäftliche Abläufe einfach, flexibel und nachvollziehbar zu managen. Doxis4 steht in 12 Amtssprachen für 135 Länder zur Verfügung und integriert so länderübergreifend die Arbeits- und Sprachwelten in Ihrem Unternehmen. SER- Geschäftsstelle Hamburg SER Solutions Deutschland GmbH Hans- Henny-Jahnn-Weg 53 D Hamburg Tel: Fax: info@ser.de