HANDBUCH FÜR AUSSTELLER & SPONSOREN

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1 HANDBUCH FÜR AUSSTELLER & SPONSOREN Alle Informationen rund um Standgestaltung und Vermarktungsmöglichkeiten DOAG 2019 Konferenz + Ausstellung Nürnberg Convention Center NCC Ost November doag.org

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Allgemeine Informationen... 3 Eckdaten... 3 Allgemeine Termine... 3 Handbuch für Aussteller und Sponsoren als Vertragsgrundlage... 3 Kontakt... 3 Kurzprofil... 4 Themen... 4 Zielgruppe... 4 Format und Größe der Ausstellung... 4 Präsentationsmöglichkeiten... 5 Übersicht Standflächen... 5 Detailinformationen zur Buchung... 6 Standausstattung Komplettpaket... 7 Optionale Zusatzbuchungen Exklusive Sponsoring-Möglichkeiten Verbindliche Termine & Fristen

3 Eckdaten Allgemeine Informationen Veranstaltungsort Nürnberg Convention Center (NCC) Ost Messezentrum, D Nürnberg Veranstalter DOAG Deutsche ORACLE-Anwendergruppe e.v. Durchführung der Veranstaltung DOAG Konferenz + Ausstellung GmbH Allgemeine Termine Was Wann Call for Presentations 8. April bis 3. Juni 2019 Veröffentlichung Online-Programm Anfang August Ausstellung 19. bis 21. November 2019 Schulungstag 22. November 2019 Handbuch für Aussteller und Sponsoren als Vertragsgrundlage Dieses Handbuch für Aussteller und Sponsoren sowie die allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten als Grundlage für das Verhältnis zwischen den Ausstellern und der DOAG sowie der DOAG Konferenz + Ausstellung GmbH. Sofern nicht anders erwähnt, ist nachfolgend mit DOAG sowohl DOAG Deutsche ORACLE Anwendergruppe e.v. als auch die DOAG Konferenz + Ausstellung GmbH gemeint. Kontakt Standbuchung DOAG Konferenz + Ausstellung GmbH Frau Carmen Al-Youssef Tel: +49 (0) Herrn Marcel Trebes Tel: +49 (0) Mail: ausstellung@doag.org Standbau S.K. Messebau GmbH Frau Almut Kiechle-Angst Tel: Fax: Mail: akiechle@sk-messebau.de 3

4 Kurzprofil Mit rund Teilnehmern zählt die DOAG Konferenz + Ausstellung zu den bedeutendsten Konferenzen in der europäischen Oracle-Szene. Aufgrund ihrer zeitlichen Nähe zur Hausmesse des Herstellers, der Oracle OpenWorld, hat sie sich im deutschsprachigen Raum und darüber hinaus als das Highlight des Jahres schlechthin entwickelt. Themen Die rund 450 Vorträge der DOAG Konferenz + Ausstellung spiegeln Jahr für Jahr die neuesten Entwicklungen innerhalb des technischen Oracle-Ökosystems, sei es on-premises oder in der Cloud. Dieses Themenspektrum greift auch die Ausstellung wieder auf. Machen Sie sich selbst einen Eindruck der Themenvielfalt und durchstöbern Sie das Programm der Mehr Informationen zum diesjährigen Konferenzprogramm erhalten Sie ab Anfang August 2019 unter Zielgruppe Folgende Berufsbilder nehmen überwiegend an der Veranstaltung teil: Datenbankadministratoren (Oracle Database, Betriebssystem) Datenbank- und Softwareentwickler (ADF, APEX, Forms, PL/SQL, Java) Data-Warehouse- und BI-Spezialisten, Data Scientists (Oracle Database, Analytics, Big Data, Oracle BI Suite) Middleware- und SOA-Spezialisten (Middleware Suite, SOA Suite, WebLogic) Administratoren für Engineered Systems und Systemadministratoren (Exadata, ODA, ) Oracle Applications (u.a. E-Business Suite) Technische Entscheider (Teamleiter, Projektleiter, ) Format und Größe der Ausstellung Auf der Ausstellungsfläche von m² haben rund 60 Aussteller Platz. Hersteller und Dienstleister Oracle- Partner sowie Mitbewerber präsentieren Neuigkeiten aus der Oracle-Welt und stellen ihr Produkt- und Leistungsangebot vor. Für die eine oder andere Überraschung sorgen die vielen Aktivitäten, Verlosungen und Gewinnspiele an den Ständen. 4

5 Präsentationsmöglichkeiten Übersicht Standflächen Sie buchen bei der DOAG die Standflächen in unterschiedlichen Größen. Für einen geringen Aufpreis bieten wir Ihnen das Komplettpaket mit unseren Systembauständen an (Details zu den Standausstattungen Komplettpaket siehe Seite 7 bis 10). Je nach Standgröße sind eine unterschiedliche Anzahl von Aussteller- Standpässen bzw. Rabattgutscheine für Konferenztickets enthalten. Standgrößen 6 m² 9 m² 12 m² 14 m² Standfläche Standfläche inkl. Standbau Standfläche (in Meter) 3 x 2 3 x 3 3 x 4 2 x 6 3,5 x 4 Aussteller-Standpässe 1) Rabattgutscheine 2) Stromversorgung 1 Stromanschluss (3 KW, 230 V) W-LAN (DSL gegen Gebühr) Firmenprofil in unseren Medien 3) Hinweis: Abweichende Standgrößen (Sonderregelung): Für die Stände 216, 244, 322 gelten gesonderte Preise ) Ein Aussteller-Standpass berechtigt zum Besuch der Ausstellung, der Teilnahme an den Keynotes des Konferenzprogrammes sowie der Nutzung des Caterings. 2) Ein Rabattgutschein gewährt einen 35%-igen Nachlass auf den Preis eines Konferenztickets (ohne Schulungstag). 3) Ihr Firmenlogo wird im Programmflyer (Auflage , Beilage u. a. in Computerwoche, ix und RedStack Magazin) abgedruckt. Ihr Firmenprofil wird im Online-Ausstellerkatalog auf der Webseite veröffentlicht. Bitte halten Sie dazu unbedingt die vorgegebenen Formate und die genannten Einreichungsfristen ein (siehe Verbindliche Termine & Fristen ). 5

6 Detailinformationen zur Buchung Standbuchung Die Anmeldung ihrer Standfläche gilt als verbindlich, wenn sie online erfasst und von der DOAG bestätigt wurde. Die Anmeldung finden Sie auf der Webseite der DOAG. Standplatzierung Für Ihre Standplatzierung gehen wir soweit wie möglich auf Ihre Wünsche ein. Die endgültige Entscheidung über die Platzierung trifft die DOAG. Es besteht kein Rechtsanspruch auf eine bestimmte Platzierung in der Ausstellung. Die aktuelle Standplatzierung inklusive der bereits vergebenen Flächen finden Sie auf den Webseiten der DOAG. Standort sichern Ausstellern des Vorjahres bieten wir an, ihren Stand am Standort des Vorjahres erneut zu buchen. Wir können dieses Angebot bis zu einer Frist aufrechterhalten, die wir im Handbuch kommunizieren. Nach Ablauf der genannten Frist kann der Standort des Vorjahres nicht mehr garantiert werden, da der Standort dann auch von anderen gebucht werden kann. Standfläche erweitern Für ausgewählte Standplätze kann die Standfläche auf Wunsch kostenpflichtig erweitert werden. Es handelt sich um die im Plan Ausstellungsflächen markierten Flächen abseits der Standfläche. Unteraussteller Aussteller haben die Möglichkeit, Teile ihrer Standfläche an Unteraussteller zu vermieten. In diesem Fall ist ein Unteraussteller-Zuschlag in Höhe von je Unteraussteller zu zahlen, für die der Unteraussteller neben dem Recht auf die Mitnutzung der Standfläche auch zwei Gutscheine für zwei Aussteller-Standpässe und einen Gutschein zum Erwerb eines Konferenzpasses mit 35 % Preisnachlass sowie einen Eintrag in das Ausstellerverzeichnis erhält. Jeder Unteraussteller benötigt die vorherige Zustimmung der DOAG. Einhaltung von Deadlines und Fristen: Die in diesem Handbuch für Aussteller und Sponsoren und insbesondere unter Verbindliche Termine & Fristen genannten Deadlines und Fristen gelten als verbindlich. Eine eventuelle Verlängerung von einzelnen Fristen ist nur möglich in vorheriger Abstimmung mit der DOAG oder dem von ihr benannten Dienstleister. In diesem Fall behalten wir und unsere Dienstleister uns das Recht vor, eine Mehraufwandsentschädigung bzw. einen Express- Aufschlag von bis zu 30% oder nach individueller Vereinbarung zu berechnen. Genehmigung für Selbstbau Die Standbaupläne sind zur Genehmigung bis zum unter Verbindliche Termine & Fristen genannten Termin bei unserem Messebauer S.K. Messebau GmbH einzureichen. Bitte berücksichtigen Sie bei der Planung Ihres Stands auch die technischen Richtlinien des NCC sowie weitere Richtlinien für Aussteller. 6

7 Standausstattung Komplettpaket Im Folgenden finden Sie die Beschreibung der jeweiligen Komplettpakete. Sie können jeweils zwischen den Versionen 1 und 2 wählen. Eine Beschriftung ist optional gegen Aufpreis bei unserem Messebauer hinzubuchbar. Ebenso ist weiteres Mobiliar auf separate Rechnung hinzubuchbar. 7

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11 Optionale Zusatzbuchungen 11

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13 Exklusive Sponsoring-Möglichkeiten Neben den Präsentationsmöglichkeiten bieten wir die Möglichkeit Teile des Events oder Veranstaltungsmaterial zu sponsern. Alle exklusiven Sponsoring-Möglichkeiten sind nur im Zusammenhang mit einer Ausstellungsfläche buchbar. Sponsoring Paket Beschreibung Format Ausgabe Preis Programmbroschüre Exklusiv-Anzeige Im Spätsommer erscheint unser Konferenzprogramm in einer 12-seitigen Programmbroschüre Konferenzflyer. Diese Broschüre umfasst alle Informationen rund um die Veranstaltung und wird an alle Referenten, Aussteller verteilt, in vielen Oracle-Geschäftsstellen und Schulungszentren ausgelegt sowie namhaften Zeitschriften wie dem ix- Magazin oder der Computerwoche beigelegt. Anzeige, auf Anfrage Die Konferenzbroschüre wird in einer Auflage von ca Exemplaren gedruckt und zusätzlich in elektronischer Form verteilt. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit in dieser Broschüre mit einer exklusiven Anzeige aufzutreten. auf Anfrage, je nach Größe Sponsoring Paket Beschreibung Format Ausgabe Preis Konferenz-News (Anzeige) Die Konferenzteilnehmer bekommen sie täglich druckfrisch ausgehändigt: Die Konferenz-News. Ob Tagestipps oder aktuelles Vortragsprogramm die Publikation erfreut sich einer großen Beliebtheit. Anzeige, auf Anfrage Ausgabe nach Wahl und Verfügbarkeit am ersten, zweiten oder dritten Konferenztag. Die Auflage beträgt je Stück. (ET 19./20./ ) auf Anfrage, je nach Größe 13

14 Sponsoring Paket Beschreibung Leistung Lanyards (wird nur 1x vergeben) Ihr Logo am Hals aller Teilnehmer. Es wird nur ein Logo eines Ausstellers in einer vorgegebenen Größe zugelassen. Logo-Aufdruck auf den Veranstaltungs-Lanyards. Preis Sponsoring Paket Beschreibung Format Beilage Liefertermin Taschenbeilage Ihr Flyer oder Give-Aways in der Konferenztasche nach Absprache (A4, dünn verpackte CD, USB-Stick o.ä.) Wird vom Sponsoring-Partner zur Verfügung gestellt. Spätestens 8. November 2019 in der Geschäftsstelle in Berlin eintreffend Preis Sponsoring Paket Beschreibung Leistung Notizblock (Logo & Anzeige) Interessante Gedanken halten die Konferenzteilnehmer in unserem Spiralnotizblock mit Hardcover fest. Seien Sie ein Teil davon! Das Notizbuch wird der Konferenztasche beigelegt. Logo-Abdruck neben dem Event-Logo/Motiv zzgl. einer Seite (U2 oder U3) für Ihre Anzeige Preis

15 Verbindliche Termine & Fristen Für alle Aussteller und Sponsoren sind die im Folgenden genannten Deadlines und Zeiten verbindlich. Eine eventuelle Verlängerung von einzelnen Deadlines und Zeiten ist nur in vorheriger Abstimmung mit der DOAG oder der von ihr benannten Dienstleister möglich. In diesem Fall behalten wir und unsere Dienstleister uns das Recht vor eine Mehraufwandsentschädigung oder einen Express-Aufschlag von bis zu 30 % oder nach individueller Vereinbarung zu berechnen. Was Beschreibung Wann Frist Vorkaufsrecht Bis zu diesem Termin können Aussteller des Vorjahres die gleiche Platzierung buchen. 8. Mai 2019 Einreichung Anzeige Einreichung Ihres Logos Einreichen der Werbeanzeige für das Publizieren in der Programmbroschüre (Konferenz-Flyer) Bitte senden Sie uns ein hochaufgelöstes eps, pdfx-3 (herunterkompatibel) für die Veröffentlichung im Programmflyer (Auflage: ). 3. Mai Juli 2019 Nennung Auflage Programmbroschüre (Konferenzflyer) 5. Juli 2019 Einreichung Firmenprofil Zur Veröffentlichung im Online-Ausstellerkatalog. 1. August bis 9. Oktober 2019 Beauftragung Messebau Mitteilung und Auswahl der Versionen beim Standbau Komplettpaket sowie weitere Buchungen. 27. September 2019 Einreichung von Standbauplänen Bei Messeständen zum Selbstbau. 27. September 2019 Nennung Standpersonal 30. September 2019 Mitteilung Ihrer Aktionen am Stand Einreichung Anzeige Anlieferung Taschenbeilage Wir behalten uns vor, die für den Teilnehmer besonders attraktiven Aktionen in unseren Konferenz-News zu erwähnen. Einreichen der Werbeanzeige für das Publizieren Tages-News vor Ort. In entsprechender Auflage an die DOAG Geschäftsstelle. Gilt nur für Sponsoren der Taschenbeilage 13. Oktober Oktober November 2019 Anlieferungen Früheste Anlieferung von Messegut und Material. 18. November 2019 Übergabe Standfläche und Standausstattung Erkennbare Belegung der Standfläche 18. November November 2019, 17:00 Uhr 15

16 Aufbauzeit Komplettmessestand Aufbauzeit Stand Selbstbau 18. November 2019, 15:00-20:00 Uhr 18. November 2019, 8:00-20:00 Uhr Ausstellungszeit Betrieb des Ausstellerstandes. 19. November 2019, 8:00-18:00 Uhr 20. November 2019, 8:00-19:00 Uhr 21. November 2019, 8:00-17:00 Uhr Abholung Ihres Ausstellungsgutes am Stand Das Zeitfenster ist aus logistischen Gründen genau zu beachten. Sofern Sie diesen Termin gleich aus welchem Grund nicht einhalten, wird ihr Ausstellungsgut in Ihrem Auftrag und Ihrem Namen bei der Spedition Schenker zwischengelagert. Hierdurch entstehen Ihnen weitere Kosten nach den Preisen von Schenker. 21. November 2019, 17:00-19:00 Uhr Abbauzeit 21. November 2019, 17:00-23:00 Uhr 16