Doktorandenerfassung an der Friedrich-Schiller-Universität Jena

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1 Doktorandenerfassung an der Friedrich-Schiller-Universität Jena

2 Ausgangslage Zielsetzung: Verbesserung der Rahmenbedingungen für eine Promotion in Jena Bedarf an einer zuverlässigen Datenquelle mit umfassenden Informationen über die Promovierenden der Universität Vereinfachung der Verwaltungsprozesse für Doktoranden

3 Ziele 1. Jederzeit die Zahl laufender sowie abgeschlossener Promotionen zentral verfügbar zu haben, 2. darüber hinaus für das Berichtswesen Informationen über die demographische Zusammensetzung der Promovenden vorzuhalten, 3. mittel-und langfristig empirisch gestützte Aussagen über Promotionserfolg, Promotionsverläufe und deren Moderatoren treffen und daraus Handlungsmaßnahmen ableiten zu können, 4. die Promotionsverwaltung sowohl auf Seite der Universitätsverwaltung und der Dekanate als auch auf Seiten der Doktoranden zu vereinheitlichen und zu vereinfachen.

4 Lösung Elektronische, webbasierte Datenbank Online-Verwaltung für Promotionsverfahren Zentrale Datenspeicherung bei dezentraler Datengewinnung und nutzung

5 Zentrale Datenspeicherung Persönliche Daten (Kontaktdaten, Familienstatus) Promotionsverlauf (Zulassung, Prüfungen) Einschreibung (Hochschulabschlüsse, bisherige Immatrikulationszeiten) Mitgliedschaft in Doktorandenprogrammen Finanzierung (Stipendien, Arbeitsverhältnisse) Lehre Einbindung des Datenschutzbeauftragten der Universität

6 Dezentrale Datengewinnung und -nutzung Selbstregistrierung durch Doktoranden Dezentrale Bearbeitung der elektronischen Promotionsakte Rollenbasierte Nutzung der Daten (z.b. Graduierten-Akademie, Fakultäten, Immatrikulationsamt, Internationales Büro, Bibliothek, Universitätsarchiv )

7 doc-in Doktoranden Persönliche Daten ext. Arbeitsverhältnisse ext. Stipendien Antragstellung Graduiertenschulen Mitgliedschaften Immatrikulation Immatrikulationszeiträume Antragsdaten Fakultäten Promotionsdaten Personaldezernat Interne Arbeitsverhältnisse Bibliothek Pflichtexemplare Graduierten-Akademie Studienprogramm Interne Stipendien Berichtswesen Rechenzentrum Berechtigung Nutzerdaten Universitätsarchiv Promotionsdaten

8 Entwicklung und Implementierung Graduierten-Akademie & CIO-Gruppe Externe Softwarefirma (divinus Soft GmbH, Jena) Unterstützung durch das Land Thüringen und den Stifterverband für die deutsche Wissenschaft 9 Fakultäten, 3 Dezernate, Internationale Büro, Rechenzentrum, Universitätsarchiv, ThULB, Stabsstelle Berichtswesen 1,5 Jahre Start: 15. Oktober 2009 Graduierten-Akademie: Verwaltung & First Level- Support

9 Datengewinnung Veränderte Verwaltungsabläufe Werbung über Internet, Anschreiben, Flyer Zeitlich begrenzte Bonusaktion Campus-Karte für Doktoranden: in der Einführungsphase mit 30 Guthaben Import

10 Datengewinnung

11 Ergebnis für Promovierende Transparenz durch Selbstauskunft und Einsicht Vereinfachte und standardisierte Verwaltungsprozesse Antrag auf Annahme zur Promotion Antrag auf Immatrikulation Dokumentvorlagen (Betreuungsvereinbarung, Anträge) Änderung persönlicher Daten während der Promotion Mehrsprachigkeit (deutsch + englisch)

12 Ergebnis für Mitarbeiter Automatischer Informationsaustausch Entlastung von Routineaufgaben: Vorlagen zur einfachen automatisierten Dokumenterstellung Wiedervorlagefunktion Berichtswesen: zuverlässige Informationen über alle abgeschlossenen Promotionsverfahren seit WS 09/10 Verlaufsdaten Hochschulstatistik Exporte Bereitstellung von Daten für das Promovierendenpanel ProFile des ifq Definition von Exportmöglichkeiten für alle Nutzergruppen

13 Ergebnis: Daten Laufende Promotionen (ohne Medizin, Stand ) Gesamt weiblich Ausländer GRDP N N % N % N % Theo ,57% 3 14,29% 2 9,52% ReWi ,06% 14 8,64% 3 1,85% WiWi ,20% 23 16,79% 53 38,69% Philo ,04% 53 16,72% 40 12,62% FSV ,03% 29 9,12% 44 13,84% FMI ,50% 23 19,17% 8 6,67% PAF ,05% 21 10,24% 59 28,78% CGF ,46% 63 18,21% 47 13,58% BPF ,95% ,36% ,05% Gesamt ,52% ,04% ,63%

14 Ergebnis Doktoranden Persönliche Daten ext. Arbeitsverhältnisse ext. Stipendien Antragstellung Graduiertenschulen Mitgliedschaften Immatrikulation Immatrikulationszeiträume Antragsdaten Fakultäten Promotionsdaten Personaldezernat Interne Arbeitsverhältnisse Bibliothek Pflichtexemplare Graduierten-Akademie Studienprogramm Interne Stipendien Berichtswesen Rechenzentrum Berechtigung Nutzerdaten Universitätsarchiv Promotionsdaten

15 Ausblick: Erweiterungen Mitgliederverwaltung für Graduiertenprogramme Stipendienverwaltung Onlinebewerbung für Stipendien und Programme Studienprogrammverwaltung Alumniverwaltung Erweiterung auf Postdocs

16 Fazit: Erfolgsfaktoren Entwicklung und Implementierungsprozess: Verankerung auf Leitungsebene Frühzeitiges Einbeziehen aller Beteiligten Prozessanalyse Projektverantwortlicher mit engem Kontakt zu den Entscheidungsträgern Anwendung: Maßgeschneiderte Lösung für mehrere Universitäten durch Mandantenfähigkeit der Software Docata(Divinus Soft GmbH)

17 Danke!