Dokumenten-Management-Systeme Abgrenzung, Wirtschaftlichkeit, rechtliche Aspekte

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1 JUSTUS-LIEBIG-UNIVERSITÄT GIESSEN PROFESSUR BWL WIRTSCHAFTSINFORMATIK UNIV.-PROF. DR. AXEL C. SCHWICKERT Ostheimer, Bernhard; Janz, Wolfhard Dokumenten-Management-Systeme Abgrenzung, Wirtschaftlichkeit, rechtliche Aspekte ARBEITSPAPIERE WIRTSCHAFTSINFORMATIK Nr. 7 / 2005 ISSN

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3 Arbeitspapiere WI Nr. 7 / 2005 Autoren: Titel: Zitation: Kurzfassung: Ostheimer, Bernhard; Janz, Wolfhard Dokumenten-Management-Systeme Abgrenzung, Wirtschaftlichkeit, rechtliche Aspekte Ostheimer, Bernhard; Janz, Wolfhard: Dokumenten-Management- Systeme Abgrenzung, Wirtschaftlichkeit, rechtliche Aspekte, in: Arbeitspapiere WI, Nr. 7/2005, Hrsg.: Professur BWL Wirtschaftsinformatik, Justus-Liebig-Universität Gießen 2005, 61 Seiten, ISSN Die Verwaltung von Dokumenten zeigt sich für Unternehmen als eine zentrale Aufgabenstellung, nicht nur vor dem Hintergrund gesetzlicher Vorgaben. Immer größere Informationsmengen müssen bewältigt werden, um zeitnah fundierte Entscheidungen zu fällen und vorhandenes Know-how zu nutzen. Das Datenwachstum der kommenden Jahre wird wesentlich durch , Office-Dokumente und Data-Warehouse-Anwendungen getrieben werden. Dokumenten-Management umfaßt alle Abläufe, Prozesse und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Administration von Dokumenten. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) stellt eine IT-Anwendung dar, die Dokumente verwaltet und archiviert. Es ist dabei unerheblich, ob die Informationen auf Mikrofilmen, auf Papier oder digital vorliegen. DMS sind in der Literatur noch mit einer Vielzahl weiterer Akronyme bzw. Begriffe belegt. Hierzu zählen z. B. Archivsystem, CMS (Content-Management-System), KMS (Knowledge-Management-System), BPM (Business-Process Management) oder EDMS (Enterprise-Document-Management-System). Der erste Teil der vorliegenden Arbeit befaßt sich mit den theoretischen Grundlagen von Dokumenten und beschreibt deren Erscheinungsformen. Darauf aufbauend wird ein DMS definiert und begrifflich von einem WMS, CMS und KMS abgegrenzt. Im folgenden Kapitel werden die Nutzenpotentiale aus quantitativer sowie qualitativer Sicht analysiert. Dabei finden auch Opportunitätsfaktoren eine inhaltliche Berücksichtigung. Der dritte Teil befaßt sich mit Richtlinien, Normen und gesetzlichen Regelungen beim Einsatz eines DMS. Schlüsselwörter: Dokumente, Dokumenten-Management, Archivierung, Workflow- Management, Content-Management, Knowledge-Management

4 2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Seite Inhaltsverzeichnis... 2 Abkürzungsverzeichnis Problemstellung, Ziel und Aufbau Definitionen und Begriffsverständnis Dokumente, Daten und Metadaten Dokumentenlebenszyklus Erscheinungsformen von Dokumenten Dokumententyp Dokumentenart Dokumentenformat Speichermedien Abgrenzung Dokumenten-Management-System Umfeld von DMS Workflow Management-System (WMS) Content-Management-System (CMS) Knowledge-Management-System (KMS) Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen Quantitative Nutzenpotentiale Verkürzung der Durchlaufzeit Einsparung von Sachkosten Einsparung von Personalkosten Qualitative Nutzenvorteile Bessere Nutzung bzw. Erweiterung der Informationsbasis Motivation der Mitarbeiter Qualitätssteigerung der Arbeitsergebnisse Verbessertung des Kundenservices Opportunitätsfaktoren Rechtliche Aspekte Einführende Erläuterungen Ordnungsmäßigkeit, Integrität, Authentizität... 41

5 Inhaltsverzeichnis Datenschutz und Datensicherheit Ermittlung und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen Sicherstellung der Beweiskraft vor Gericht und des gesetzlichen Zugriffs Verfahrensdokumentation Zertifizierung von Systemen und Lösungen Unterrichtung und Mitsprache des Betriebsrates Schutz vor Verletzung des Urheberrechts Weitere Gesetze, Verordnungen und Regelwerke Zusammenfassung Literaturverzeichnis... 56

6 4 Abkürzungsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis ANSI...American National Standards Institute AO...Abgabenordnung API...Application Programming Interface ASCII...American Standard Code for Information Interchange BDSG...Bundesdatenschutzgesetz BetrVG...Betriebsverfassungsgesetz BGB...Bürgerliches Gesetzbuch BLOB...Binary Large Object CI...Coded Information CMS...Content Management-System COLD...Computer Output on Laser Disk CSV...Comma-separated values DIN...Deutsches Institut für Normung e.v. DLM...Document Life Cycle Management DMA...Document Management Alliance DML...Dokumenten-Management-Lösung DMS...Dokumenten-Management-System DPI...Dots per inch DRT...Document Related Technologies EBCDIC...Extended Binary Coded Decimal Interchange Code ECM...Enterprise Content Management EDMS...Enterprise Document Management-System EN...Europäische Norm GDPdU...Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GoB...Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBS...Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungsysteme HGB...Handelsgesetzbuch ICR...Intelligent Character Recognition IDW...Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland IEEE...Institute of Electronical and Electronics Engineers

7 Abkürzungsverzeichnis 5 IETF...Internet Engineering Task Force ISO...International Organization for Standardization ITU...International Telecommunications Union IuKDG...Informations-Kommunikationsdienste-Gesetz KMS...Knowledge Management-System MOD...Magneto-Optical Disk MP3...MPEG 1 Layer 3 MPEG...Motion Photographics Experts Group NCI...Non-Coded Information OCR...Optical Character Recognition ODMA...Open Document Management API PKI...Public-Key-Infrastruktur RDF...Resource Description Framework SGML...Standard Generalized Markup Language SigG...Signaturengesetz SigV...Signaturenverordnung SQL...Structured Query Language StGB...Strafgesetzbuch UDF...Universal Disk Format UrhG...Urheberrechtsgesetz VDA...Verband der Automobilindustrie VDI...Verein Deutscher Ingenieure VOI...Verband Organisations- und Informationssysteme WebDAV...Web-based Distributed Authoring and Versioning WfMC...Workflow Management Coalition WORM...Write Once Read Many WMS...Workflow Management-System ZPO...Zivilprozessordnung

8 6 1 Problemstellung, Ziel und Aufbau 1 Problemstellung, Ziel und Aufbau Die Verwaltung von Dokumenten zeigt sich für Unternehmen als eine zentrale Aufgabenstellung, nicht nur vor dem Hintergrund gesetzlicher Vorgaben. Als betriebliche Wissensressource nehmen Dokumente einen hohen Stellenwert ein. 1 Immer größere Informationsmengen müssen angesichts eines starken Konkurrenzkampfes bewältigt werden, um zeitnah fundierte Entscheidungen zu fällen und vorhandenes Know-how zu nutzen. 2 In Unternehmen liegen ca. 50% der Informationen unstrukturiert vor; ca. 20% sind weder ausgewertet noch interpretiert. 3 Als größte Herausforderungen der nächsten Jahre betrachtet eine Anwenderstudie der Lünendonk GmbH, in Zusammenarbeit mit der TechConsult GmbH, das Datenwachstum, die -sicherheit sowie die Geschäftsprozessoptimierung bzw. das -management. Das Datenwachstum für das Jahr 2005 wird wesentlich durch (38%), Office-Dokumente (28%) und Data Warehouse-Anwendungen (28%) getrieben werden. 4 Vor diesem Hintergrund steigt der Verwaltungsbedarf an Dokumenten. Weltweit, so schätzt das Analystenhaus Hewson Group, hat der Markt für elektronische Speicherung von Dokumenten im Jahr 2004 ein Volumen von 1,3 Mrd. US-Dollar erreicht. 5 Eine Studie von IDC prognostiziert bis zum Jahr 2009 ein durchschnittliches Umsatzwachstum von 19,7% bei Dokumenten-Management- und Image Outsourcing- Lösungen. 6 In Deutschland bescheinigt das ebusiness-investitionsbarometer 2004/2005 dem Dokumenten- und Workflow Management in Unternehmensbereichen bis zum Jahr Vgl. Hinrichs, Joachim: Kontext-Indexierung Dokumentenmanagement im Spannungsfeld zwischen arbeitsorganisatorischer Kompetenz und Knowledge Engineering, Aachen: Shaker 2003, S Vgl. Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, 3., überarb. und erw. Aufl., Berlin et al.: Springer 2002, S Vgl. Adam, Joachim: DMSprachgewirr, in: DoQ, 04/2004, S. 20 f. 4 Vgl. Lünendonk GmbH (Hrsg.): Information Lifecycle Management 2004 Status quo und Perspektiven in Deutschland, Online im Internet: 17/EMC81517.pdf, , S. 5; 7. 5 Vgl. VOI e.v. (Hrsg.): DMS-Anbieter nutzen CeBIT als Frühjahrs-Event, Online im Internet: Vgl. Jung, Jakob: Cebit 2004: DMS und CMS: Den Vorschriften genügen, Online im Internet:

9 1 Problemstellung, Ziel und Aufbau 7 eine zunehmende Bedeutung (66% steigend, 33% gleich bleibend, 1% abnehmend). Gemessen am Status der Umsetzung (20% realisiert, 48% teilweise realisiert, 21% in Planung, 11% bisher nicht geplant) besteht ein Investitionsbedarf. 7 Zu einem ähnlichen Resultat kommt eine Marktuntersuchung des VOI e.v. 8 Regionalgruppe Süd. Der Ergebnisbericht besagt, daß 72% der befragten Unternehmen noch kein Dokumenten- Management-System (DMS) einsetzen. Die Anwender von DMS bewegen sich innerhalb einer Größenordnung von 18%, während 10% DMS-ähnliche Systeme zum Dokumenten-Management nutzen. 9 Die Arbeit gliedert sich in fünf Abschnitte. Das nachfolgende Kapitel 2 beschäftigt sich mit den theoretischen Grundlagen von Dokumenten und beschreibt deren Erscheinungsformen. Darauf aufbauend wird ein Dokumenten-Management-System (DMS) definiert und begrifflich von einem Workflow-Management-System (WMS), Content-Management-System (CMS) bzw. Knowledge-Management-System (KMS) abgegrenzt. Kapitel 3 eruiert die Nutzenpotentiale aus quantitativer sowie qualitativer Sicht. Dabei finden auch Opportunitätsfaktoren eine inhaltliche Berücksichtigung. Kapitel 4 befaßt sich mit Richtlinien, Normen und gesetzlichen Regelungen beim Einsatz eines DMS. Der themenspezifische Fokus ist auf Aspekte des deutschen Rechtsrahmen eingegrenzt. Im abschließenden Kapitel 5 erfolgt eine zusammenfassende Betrachtung des Themenkomplexes Dokumenten-Management-Systeme. 7 Vgl. Pols, Axel; Etter, Christa; Renner, Thomas: ebusiness-investitionsbarometer 2004/2005, Online im Internet: , S. 10 ff. 8 Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) e.v. vertritt Branchenanbieter für Informations- und Dokumenten-Management-Systeme, vgl. im Internet. 9 Vgl. Berndt, Oliver; Biffar, Jürgen; Weiß, Dietmar: Dokumentenmanagement in Deutschland Untersuchung zur Ermittlung des Marktpotentials, Online im Internet: , S. 13.

10 8 2 Definitionen und Begriffsverständnis 2 Definitionen und Begriffsverständnis 2.1 Dokumente, Daten und Metadaten Die relevanten Begriffe Dokument, Daten und Metadaten werden zum besseren Begriffsverständnis im Folgenden voneinander abgegrenzt und definiert. Innerhalb des Dokumenten-Managements ist das Dokument Betrachtungsobjekt. 10 In der Literatur finden sich vielfältige Definitionsansätze, die in diesem Kapitel kurz skizziert werden. Ein Dokument dient als Informationsträger oder soll zum Nachweis einer Tatsache bzw. als potentielles Beweismittel eingesetzt werden. 11 Es kann dabei aus unterschiedlichen Quellen stammen. 12 Während Berndt und Leger ein Dokument ( ) als Oberbegriff für alle in Papierform vorliegenden Informationen 13 bezeichnen, versteht Pfaff alles darunter ( ) was sich irgendwie digital auf Computern speichern läßt beziehungsweise irgendwann in Zukunft speichern lassen wird 14. Kampffmeyer berücksichtigt sowohl papiergebundene, als auch elektronische Dokumente. 15 Die Norm DIN EN ISO 9000:2000 betrachtet ein Dokument als Information 16 ( ) und ihr Trägermedium ( ) Das Medium kann Papier, eine magnetische, elektronische oder optische Rechnerdiskette, eine Fotografie, ein Bezugsmuster oder eine Kombination daraus sein 17. Diese Definition wird im Folgenden zugrunde gelegt. 10 Vgl. Sonntag, Ralph: Organisation aktiver Umwelthandbücher: ein Beitrag zum prozeßorientierten Dokumentenmanagement, Dissertation, Technische Universität Dresden: 1999, S Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management, 3., vollständig überarb. und erw. Aufl., Heidelberg: dpunkt 2004, S Vgl. Klingelhöller, Harald: Dokumentenmanagementsysteme: Handbuch zur Einführung, Berlin et al.: Springer 2001, S. 60 f. 13 Berndt, Oliver; Leger, Lothar: Dokumenten-Management-Systeme: Nutzen, Organisation, Technik, Neuwied et al.: Luchterhand 1994, S Pfaff, Thomas: Dokumentenmanagement das papierlose Büro? : Konzepte, Technologien, Tips, Berlin, Offenbach: VDE-Verlag 1995, S Vgl. Kampffmeyer, Ulrich: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, Hamburg: PROJECT CONSULT GmbH 2003, S. 11 f. 16 Informationen sind in diesem Zusammenhang definiert als Daten, angereichert durch einen Bedeutungsgehalt, Zusammenhang bzw. Zweckbezug. Vgl. Hinrichs, Joachim: Kontext-Indexierung Dokumentenmanagement im Spannungsfeld zwischen arbeitsorganisatorischer Kompetenz und Knowledge Engineering, a. a. O., S. 20; Deutsches Institut für Normung e.v. (Hrsg.): Qualitätsmanagementsysteme: Grundlagen und Begriffe (ISO 9000:2000), S Deutsches Institut für Normung e.v. (Hrsg.): Qualitätsmanagementsysteme: Grundlagen und Begriffe (ISO 9000:2000), a. a. O., S. 29.

11 2 Definitionen und Begriffsverständnis 9 Daten sind alphanumerische Zeichen in Verbindung mit einer Syntax. 18 Teilweise werden die Begriffe Daten und Informationen auch synonym verwendet. 19 Gulbins et al. klassifizieren Daten anhand ihrer Lebensdauer. Es werden drei Arten unterschieden, wie die folgende Tab. 1 zeigt. Kurzzeitdaten Diese werden nur für eine kurze Zeit benötigt und im Anschluss vernichtet. Die typische Lebensdauer liegt zwischen Sekunden und wenigen Tagen. Daten mittlerer Lebensdauer Die typische Lebensdauer geht von wenigen Tagen bis zu einigen Wochen. Vom Umfang machen diese den größten Teil der erzeugten Daten aus. Langlebige Daten Diese haben entweder eine lange Aufbewahrungszeit oder können wegen der großen Mengen nicht konventionell gespeichert werden. Es können zwei Gruppen unterteilt werden: Beispiele: temporäre Dateien; Zwischenergebnisse; Informationen in Papierform zur Informationsverteilung kopiert und nach dem Lesen vernichtet Beispiele: Wochen- und Monatsberichte; viele s und zahlreiche Informationen im Intranet 1.) Daten, die aus gesetzlichen Gründen eine lange Zeit aufbewahrt werden müssen und die Zugriffswahrscheinlichkeit eher gering ist, z. B. Geschäftsund Buchungsbelege 2.) Daten mit einer langen Aufbewahrungszeit und einer hohen Zugriffswahrscheinlichkeit, z. B. Konstruktionsdaten, Patentunterlagen und Stücklisten Tab. 1: Lebensdauer von Daten 20 Dagegen verstehen Götzer et al. unter Daten tendenziell stark strukturierte Informationen, während Dokumente als eher unstrukturiert oder schwach strukturiert gelten. Häufig sind Mischformen vorzufinden, weil eine klare Trennungslinie nicht formuliert werden kann. Beschreibende Attribute zu Dokumenten so genannte Metadaten werden häufig mit einem Verweis auf das jeweilige Dokument in einer Datenbank gespeichert Vgl. Gadatsch, Andreas: Management von Geschäftsprozessen: Methoden und Werkzeuge für die IT- Praxis; eine Einführung für Studenten und Praktiker, 2., überarb. und erw. Aufl., Braunschweig, Wiesbaden: Vieweg 2002, S. 245; Zilahi-Szabó, Miklós: Lehrbuch Wirtschaftsinformatik, 2., durchgesehene Aufl., München, Wien: Oldenbourg 1998, S Vgl. Karakas, Öghan: Document Related Technologies: Das Fundament für E-Business, Hamburg, Berlin: hansebuch 2002, S Eigene Darstellung in Anlehnung an Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, a. a. O., S. 7 ff.; Karakas, Öghan: Document Related Technologies: Das Fundament für E-Business, a. a. O., S Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 12 f.

12 10 2 Definitionen und Begriffsverständnis Metadaten werden auch als Daten über Daten definiert. 22 In einem DMS müssen Dokumente unterscheidbar und identifizierbar sein. Außer dem verwendeten Dokumentennamen sind die zusätzlichen Informationen in Form von Metadaten wesentlich. 23 Die folgende Tab. 2 informiert über Typen von Metadaten. Typ Definition Beispiele Beschreibende Metadaten Die Informationsquellen werden inhaltlich näher beschrieben. - Stichwörter - Querverweise auf andere Quellen - Abstract Metadaten ü- ber Erhaltung Die Daten über die Erhaltung von Informationsquellen werden dokumentiert. - Dokumentation des Aufbewahrungsmediums - Dokumentation von Datensicherungen bzw. -migrationen Metadaten zur Nutzung Die Nutzung von Informationsquellen wird in den Metadaten dokumentiert. - Benutzerverfolgung - Erfassung von Änderungen Administrative Metadaten Die zur Verwaltung der Informationsquellen zugehörigen Daten sind in den Metadaten hinterlegt. - Aufbewahrungsort - Versionsinformationen - Rechte- und Reproduktionsverfolgung Technische Metadaten Die Metadaten beziehen sich auf technische Eigenschaften der Informationsquellen. - Messung der Antwortzeit - Sicherheitsdaten, z. B. Passwörter - Hardware- und Software-Dokumentation Tab. 2: Typen von Metadaten Vgl. Gilliland-Swetland, Anne J.: Setting the Stage, Online im Internet: /conducting_research/standards/intrometadata/pdf/swetland.pdf, , S. 1; Marugg, Thomas: Metadaten für Content-Indizierung und Wissenssicherung, Teil 1, Online im Internet: Vgl. Hinrichs, Joachim: Kontext-Indexierung Dokumentenmanagement im Spannungsfeld zwischen arbeitsorganisatorischer Kompetenz und Knowledge Engineering, a. a. O., S Eigene Darstellung in Anlehnung an Gilliland-Swetland, Anne J.: Setting the Stage, a. a. O., S. 5; Christ, Oliver; Bach, Volker: Content Management, Online im Internet:

13 2 Definitionen und Begriffsverständnis 11 Die Metadaten verkörpern wesentliche Aspekte eines Dokumentes den Inhalt, den äußeren Kontext und die formale Struktur. Damit Metadaten interoperabel einsetzbar sind, existieren verschiedene Standards, etwa der Dublin-Core, dessen Realisierungen z. B. in RDF oder in XML auffindbar sind. 25 Im Anschluß an die Abgrenzung der Begrifflichkeiten Dokument, Daten und Metadaten geht das folgende Kapitel näher auf den Dokumentenlebenszyklus ein. 2.2 Dokumentenlebenszyklus In der Regel sind Dokumente eng mit Geschäftsprozessen verknüpft und dabei Träger der fachlichen und teilweise auch steuernden Informationen im Prozeßablauf. Dokumente werden dabei erstellt, verändert, verwertet, archiviert und vernichtet. Sie treten als Auslöser, Zwischenprodukte oder Ergebnisse von Geschäftsprozessen auf. 26 Klingelhöller weist im Zeitablauf des Dokumentenlebenszyklus auf eine durchschnittliche Liegezeit von ungefähr 89% hin. Während die Transportzeit ca. 7% ausmacht, verbleiben nur etwa 4% als Bearbeitungszeit. 27 Das Management von Dokumenten soll den gesamten Dokumentenlebenszyklus abdecken. Hierfür wird auch der Begriff Document Life Cycle Management (DLM) verwendet. Der Lebenszyklus beginnt mit der Erstellung des Dokumentes, der Bearbeitung, Speicherung, Verwaltung und Archivierung bis zur Löschung. 28 Dokumente können dabei aus unterschiedlichen Quellen mittels Suchkriterien, z. B. Metadaten, wieder gefuniwi_pub.nsf/wwwpublrecenteng/f645cb6bfe8365ebc1256df4003ae519/$file/content_manage ment_v1.pdf, , S. 42. Für weitere Klassifizierungsansätze siehe Marugg, Thomas: Metadaten für Content-Indizierung und Wissenssicherung, Teil 1, a. a. O., Vgl. Gilliland-Swetland, Anne J.: Setting the Stage, a. a. O., S. 1-4; Hinrichs, Joachim: Kontext- Indexierung Dokumentenmanagement im Spannungsfeld zwischen arbeitsorganisatorischer Kompetenz und Knowledge Engineering, a. a. O., S. 21 f. Weiterführend siehe o. V.: Dublin Core Metadata Initiative, Online im Internet: ; Bray, Tim: XML.com: What is RDF?, Online im Internet: Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S Vgl. Klingelhöller, Harald: Dokumentenmanagementsysteme: Handbuch zur Einführung, a. a. O., S Vgl. Kampffmeyer, Ulrich: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, a. a. O., S. 56 f.

14 12 2 Definitionen und Begriffsverständnis den und modifiziert werden. Die veränderte Version wird nach erfolgter Genehmigung wieder freigegeben und an entsprechende Instanzen verteilt. 29 Die Abb. 1 skizziert einen Dokumentenlebenszyklus ausgehend von verschiedenen Quellmedien, z. B. oder Fax. Quellen, z. B. Internet, , Scanner, Fax Erfassen und Erstellen Speichern / Indizieren Plattenspeicher (Server) z. B. Metadaten Suchen / Wiederauffinden Version / Zwischenversion Genehmigung z. B. DMS, Papier, , Internet Freigabe / Verteilung Ablegen Archivieren / Entfernen Abb. 1: Lebenszyklus eines Dokumentes 30 Nach dem Dokumentenlebenszyklus widmet sich das nächste Kapitel den Erscheinungsformen von Dokumenten und unterscheidet in Dokumententyp, -art und -format. Im Anschluß werden verwendbare Speichermedien klassifiziert. 29 Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 3; Klingelhöller, Harald: Dokumentenmanagementsysteme: Handbuch zur Einführung, a. a. O., S Eigene Darstellung in Anlehnung an Klingelhöller, Harald: Dokumentenmanagementsysteme: Handbuch zur Einführung, a. a. O., S. 17.

15 2 Definitionen und Begriffsverständnis Erscheinungsformen von Dokumenten Dokumente können in vielseitigen Erscheinungsformen auftreten und über allgemeine Merkmale bzw. Ausprägungsformen gekennzeichnet werden. In der Literatur finden sich unterschiedliche Klassifikationsansätze mit teilweise überlappenden Begriffsauslegungen. Frodl definiert als allgemeine Kennzeichen von Dokumenten die physikalische Beschaffenheit, die inhaltliche Zuordnung, die Formalisierung, den Zeitbezug, die Subjekt- und Objektbezogenheit sowie die Charakterisierung. Letzteres überprüft inhaltlich das Dokument auf überwiegend Informationscharakter oder eher rechtlich verbindlichen Charakter. 31 Die folgenden Unterkapitel widmen sich gängigen Definitionen von Dokumententypen, -arten und -formaten sowie den verwendbaren Speichermedien. Die Grundlage bildet die verwendete Begriffsbestimmung aus Kapitel 2.1 von Dokumenten als Informationen und ihrem Trägermedium Dokumententyp Der Dokumententyp wird nach organisatorischen Erfordernissen klassifiziert und fasst Dokumente mit gleicher inhaltlicher Struktur zusammen. Die Einordnung kann sehr spezifisch oder eher generell erfolgen. 33 Inhaltlich können Dokumente, z. B. in Berichte, Korrespondenz oder Rechnungsbelege, gruppiert werden. Diese Klassifizierung kann bis zu einem konkreten Dokumententyp, z. B. Kundenrechnung, verfeinert werden. Vergleichbar mit einem Formular stellt der 31 Vgl. Frodl, Andreas: Dienstleistungslogistik: Informationen, Kommunikation, Daten und Dokumente: zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, München et al.: Oldenbourg 1998, S Vgl. Deutsches Institut für Normung e.v. (Hrsg.): Qualitätsmanagementsysteme: Grundlagen und Begriffe (ISO 9000:2000), a. a. O., S Vgl. Berndt, Oliver; Leger, Lothar: Dokumenten-Management-Systeme: Nutzen, Organisation, Technik, a. a. O., S. 114.

16 14 2 Definitionen und Begriffsverständnis Dokumententyp die Vorlage für ein Dokument dar. Es ist dabei nur noch mit Inhalten zu füllen. 34 Der Begriff Dokumententyp wird teilweise auch synonym mit Dokumentenklasse benutzt. Eine Dokumentenklasse erstreckt sich sowohl auf organisatorische als auch auf technische Erfordernisse. 35 Letztere finden im nachfolgenden Unterkapitel Dokumentenart ihre Berücksichtigung Dokumentenart Die unterschiedlichen Kodierungen einer Information, z.b. als Text oder Zeichnung, werden als Dokumentenart bezeichnet. 36 Dokumente liegen in kodierter (CI = Coded Information) oder nicht-kodierter Form (NCI = Non-Coded Information) vor. 37 CI-Dokumente sind direkt vom Rechner interpretierbare und weiterverarbeitbare Zeichen. In der Regel werden Standardcodes wie ASCII, EBCDIC, Unicode oder verwandte Zeichensätze verwendet. 38 Beispiele für CI-Dokumente können neben Textdokumenten auch digitale Bilder, CAD-Zeichnungen, digitalisierte Musik oder Sprache sein. 39 NCI-Dokumente sind alle nicht-digitalisierten Dokumente. Beim Digitalisieren entsteht ein Rasterbild, welches aus einzelnen Punkten (Pixel) zusammengesetzt ist. Die Bandbreite reicht von analogen Textvorlagen, über Papierfotos, Dias bis hin zu über- 34 Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S Vgl. Berndt, Oliver; Leger, Lothar: Dokumenten-Management-Systeme: Nutzen, Organisation, Technik, a. a. O., S. 114 f. 36 Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S Vgl. Klingelhöller, Harald: Dokumentenmanagementsysteme: Handbuch zur Einführung, a. a. O., S. 61; Frodl, Andreas: Dienstleistungslogistik: Informationen, Kommunikation, Daten und Dokumente: zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, a. a. O., S Vgl. Kampffmeyer, Ulrich: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, a. a. O., S. 336; Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, a. a. O., S Vgl. Klingelhöller, Harald: Dokumentenmanagementsysteme: Handbuch zur Einführung, a. a. O., S. 61; Pfaff, Thomas: Dokumentenmanagement das papierlose Büro? : Konzepte, Technologien, Tips, a. a. O., S. 67.

17 2 Definitionen und Begriffsverständnis 15 großen technischen Zeichnungen. 40 Auch Audio- und Videoinformationen sowie Animationen gehören zu NCI-Dokumenten, wenn diese vom Rechner nicht direkt weiterverarbeitbar sind. Die Erfassung von Dokumenten mit Scannern und deren Behandlung als Faksimiles ist eine typische NCI-Anwendung. 41 Neben der Unterscheidung zwischen CI und NCI, wird noch in elementare, Compound oder Container-Dokumente unterschieden. Elementare Dokumente enthalten keine eingebetteten Grafiken, Tabellen oder Verweise zu anderen Objekten, sondern lediglich Dateien eines Typs. 42 Compound-Dokumente beinhalten im Gegensatz zu elementaren Dokumenten weitere Informationselemente, wie z. B. Formeln, Audio- und Videoinformationen, Objekt- und Rastergrafiken. Als Struktursprache kommt SGML, HTML oder XML zum Einsatz. Ein ebenfalls verbreitetes Standardformat ist das von Microsoft kontrollierte RTF und PDF von Adobe. Elektronische Signaturen sind auch als Komponente zu betrachten und können sowohl als Teil des Dokumentenformats vorhanden sein, z. B. bei PDF, oder verknüpft als separates Element, z. B Container-Dokumente, oder so genannte Mappen, sind aus Dokumenten unterschiedlicher Art und Herkunft in einer logischen Einheit zusammengefaßt. Damit können Geschäftsvorfälle oder andere anwendungsorientierte Kriterien auf Dokumentenebene aggregiert werden. 44 Die inhaltlich zusammengehörenden Informationen können strukturiert oder unstrukturiert vorliegen und aus elementaren bzw. Compound-Dokumenten 40 Vgl. Klingelhöller, Harald: Dokumentenmanagementsysteme: Handbuch zur Einführung, a. a. O., S. 60 f.; Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, a. a. O., S Vgl. Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, a. a. O., S. 17; Kampffmeyer, Ulrich: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, a. a. O., S Vgl. Kampffmeyer, Ulrich: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, a. a. O., S. 12; Karakas, Öghan: Document Related Technologies: Das Fundament für E-Business, a. a. O., S Vgl. Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, a. a. O., S. 276; Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 29.

18 16 2 Definitionen und Begriffsverständnis zusammengesetzt sein. 45 Verfügt ein Container-Dokument über Struktur-, Verwaltungsund Identifizierungsinformationen, wird es auch als selbstbeschreibend bezeichnet. 46 Nach der Spezifikation von Dokumentenarten geht das nächste Kapitel näher auf Dokumentenformate ein Dokumentenformat Technisch kann ein Dokument unterschiedlich aufbereitet sein. Die Möglichkeiten der Weiterverarbeitung werden stark durch das eingesetzte Dokumentenformat bestimmt. Als Beispiel kann eine Rechnung elektronisch als Textdatei oder gescanntes Rasterbild vorliegen. Beim Textformat kann weiter, z. B. in ASCII oder Microsoft Word, differenziert werden. 47 Für digitale Dokumente entstanden im Laufe der Jahre tausende verschiedener Editoren (Text-, Tabellenkalkulations-, Folien-, Grafik-, Website-Editoren etc.) mit meist eigenen internen Dateiformaten. 48 Die Kompatibilität zwischen Programmversionen ist nicht gewährleistet, selbst wenn der Hersteller ein Anwendungsprogramm über Jahre an aktuelle Betriebssystemvarianten angepaßt hat. Die Dokumente sind verloren, wenn das Programm nicht mehr gepflegt wird. Als Beispiel sei auf Wordstar verwiesen, einem ehemals populären Textprogramm bei technischen Redakteuren. 49 Die Textverarbeitungssoftware Word-für-DOS Vers. 2 ist ein weiteres Beispiel für die schnelle Inkompatibilität von Dokumentenformaten. 50 Um eine Bearbeitung über einen längeren Zeitraum zu gewährleisten, empfiehlt es sich standardisierte Formate zu verwenden. Im Bereich DMS stammen diese entweder von 45 Vgl. Kampffmeyer, Ulrich: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, a. a. O., S Vgl. Wikipedia (Hrsg.): Dokumentenmanagement, Online im Internet: Dokumentenmanagement#Selbstbeschreibende_elektronische_Dokumente, Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S Vgl. Borghoff, Uwe M.; Rödig, Peter; Scheffczyk, Jan; Schmitz, Lothar: Langzeitarchivierung: Methoden zur Erhaltung digitaler Dokumente, Heidelberg: dpunkt 2003, S Vgl. Thiele, Ulrich: Schützen sichern archivieren, in: technische kommunikation, 1/2005, S Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S. 132.

19 2 Definitionen und Begriffsverständnis 17 Normungsgremien, z. B. AIIM, ANSI, IEEE und IETF, oder sie fanden als firmenspezifische Formate eine große Verbreitung, z. B. TIFF, PDF oder RTF. 51 Bei der Unterteilung eines Dokumentes in Dokumententyp, -art und -format wurde auf verwendbare Datenträger noch nicht explizit eingegangen. Das folgende Kapitel klassifiziert mögliche Speichermedien Speichermedien In der Regel ist jeder Geschäftsvorgang in einem Unternehmen mit der Erstellung von Schriftstücken verbunden, die über längere Zeiträume aufzubewahren sind. 52 Die hierfür notwendigen Speichermedien, z. B. Papier, Folie, Mikrofilm oder CD, dienen der Speicherung von Daten bzw. Informationen. Die Datenträger unterscheiden sich in der Art der Speicherung, z. B. physisch, magnetisch, optisch oder elektronisch, in der Kapazität und Zugriffsgeschwindigkeit, in der Beschreibbarkeit und in der Lebensdauer. 53 Die steigende Speicherkapazität und die voranschreitende Miniaturisierung der Speichermedien bieten eine interessante Basis der Archivierung, bei gleichzeitiger Möglichkeit Dokumenteninhalte sekundenschnell zu durchsuchen. 54 Für ein DMS sind Speichermedien, auf denen die Dokumente archiviert werden, das wichtigste Peripheriegerät. Die Kapazität, die Sicherheit und die Zugriffsgeschwindigkeit der Medien sind entscheidend. 55 Im Folgenden wird der Fokus auf digitale Medien gelegt. Gulbins et al. schaffen eine Speicherhierarchie auf Basis der Zugriffszeiten und Kosten pro Speichereinheit. Sie reicht von extrem schnellen CPU-internen Registern, über Ar- 51 Vgl. Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, a. a. O., S. 285 f. 52 Vgl. Frodl, Andreas: Dienstleistungslogistik: Informationen, Kommunikation, Daten und Dokumente: zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, a. a. O., S Vgl. Wikipedia (Hrsg.): Speichermedium, Online im Internet: medium, Vgl. Borghoff, Uwe M.; Rödig, Peter; Scheffczyk, Jan; Schmitz, Lothar: Langzeitarchivierung: Methoden zur Erhaltung digitaler Dokumente, a. a. O., S Vgl. Pfaff, Thomas: Dokumentenmanagement das papierlose Büro? : Konzepte, Technologien, Tips, a. a. O., S. 131; Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, a. a. O., S. 180.

20 18 2 Definitionen und Begriffsverständnis beitsspeicher, schnelle Magnetplatten bis zu den langsameren optischen Platten. Der Arbeitsspeicher und direkt zugreifbare Plattensysteme, z. B. Festplatte, werden als Online-Speicher bezeichnet. Für Speichermedien, auf die nicht direkt zugegriffen werden kann, wird der Begriff Nearline-Speicher verwendet. Dazu zählen optische Platten in Jukeboxen oder Bänder in direkt zugreifbaren Bandarchiven. Offline-Speicher, wie z. B. Magnetbänder, Magnetkassetten oder extern gelagerte optische Platten, stehen am Ende der Speicherhierarchie. Daten, die schneller benötigt werden, sind in der Speicherhierarchie höher gehalten und verursachen höhere Kosten pro Megabyte. 56 In der IT-Landschaft nimmt die Anzahl und Vielfalt von Speicherkomponenten schnell zu. Entsprechend einer Studie der Gartner Group wird ein effizientes Speicher-Management, auch Storage Management, unter dem Kostenaspekt zu einer der wichtigsten Aufgaben im Unternehmen. Durch stark wachsenden Speicherbedarf verschiebt sich der Kostenanteil des Speichers an den IT-Plattformausgaben von ca. 25% im Jahr 1996 auf etwa 75% im Jahr Speicher lassen sich technisch auch in Primärspeicher und Sekundärspeicher unterteilen. Beim Primärspeicher, auch flüchtiger Speicher, geht die Information verloren, sobald ein Spannungsabfall auftritt. Zu den Sekundärspeichern, auch nicht-flüchtiger Speicher genannt, zählen Magnetplatten, optische Platten und Bänder. 58 Die Abb. 2 soll die Speicherhierarchie mit ihren Speichermedien grafisch veranschaulichen. Die Beschreibbarkeit von Datenträgern läßt sich unterteilen in nur lesbar, einmalig beschreibbar und wiederbeschreibbar. 59 Ein Beispiel für wiederbeschreibbare Medien ist MOD (Magneto-Optical Disk). 60 Für eine revisionssichere Ablage werden un- 56 Vgl. Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, a. a. O., S. 180; Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Torsten: Dokumenten-Management, a. a. O., S Vgl. Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, a. a. O., S Weiterführend siehe o. V.: Storage Networking World Online, Online im Internet: Vgl. Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, a. a. O., S. 181; Wikipedia (Hrsg.): Primärspeicher, Online im Internet: Vgl. Wikipedia (Hrsg.): Speichermedium, a. a. O., Vgl. Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management: Vom Imaging zum Business-Dokument, a. a. O., S. 182.

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