ELCA Forum 2014 ECM Backbone Session 1B

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1 ELCA Forum 2014 Session 1B Marco Büchel-Luzi, Head of Division ECM September 2014

2 Solution delivery PORTFOLIO SERVICES ELCA skills summary IT Business Consulting IT Strategie Business Analyse Projektmanagement IT Management Software Engineering Back-End Services Front-End Services Interfaces System Integration Business Intelligence, Big & Data Customer Relationship Management Business Process Management Enterprise Content Management Collaboration & Intranet Portale & Web Content Management Application Management & Betrieb Virtualisieren & Hosten IT Service Management & Support Wartung ELCA Solutions edossier ipension Suite SUMEX Suite SecuTix ELCARD

3 PORTFOLIO SERVICES ELCA Enterprise Content Management Business Process Management Collaboration & Intranet Portale & Web Content Management edossier 150+ Kunden: Projekte von Ein-Personen-Mandaten bis zu globalen ECM Plattformen 90+ erfahrene ECM-Spezialisten Zugriff auf einen grossen Pool von weiteren IT-Spezialisten bei ELCA Strategische Partnerschaften mit führenden ECM Technologie-Firmen Ganzheitliche Abdeckung des ECM Life-Cycle: Beratung Entwicklung Wartung

4 SPEAKER ZURICH Marco Büchel-Luzi Dipl. Ing. ETH in Informatik, Head of Division ECM Zürich Über 18 Jahre Berufserfahrung mit ECM, Information-Retrieval und Systemintegration als Projektmanager, Consultant, Software- Engineer, Architekt und als Leiter von ECM Integrations-Teams. Core-System Engineer und Integrations-Entwickler (SAP R/3 und Oracle ebusiness Suite) bei EMC Documentum. Seit 4 Jahren bei der ELCA Informatik AG in der ECM Division

5 EXKURS: ECM Kleiner Exkurs Enterprise Content Management TASK INBOX BUSINESS APP WORKFLOW edossier INTRANET Recherche Auskunftsbereitschaft Weiterleitung Aufgabenbearbeitung usw. Posteingang Online Banking Eingang WebSite Formular usw. EINGANG DOCUMENT MANAGEMENT AUSGANG Druck Online Banking Banklagernd usw. Dokument anlegen Versionieren Dokument Typen Dokument Attribute Zugriffsberechtigung usw. ABLAGE Archivierung Nachvollziehbarkeit Unveränderbarkeit Aufbewahrungsfristen Dokumenten Kassation

6 AGENDA 1. Beobachtungen am Markt 2. Die Herausforderung 3. I. Voraussetzungen II. Bewährtes Vorgehen III. Auskunftsbereitschaft IV. Closed-Loop 4. Beispiele 5. Take away 6. Fragen Presentation Title

7 BEOBACHTUNGEN AM MARKT Die Ausgangslage Alle Geschäftsfälle eines Unternehmens erstellen oder konsumieren an der einen oder anderen Stelle Dokumente. Kern Prozesse Führungs- Prozesse Support Prozesse Underwriting Triage Preisbildung Leistungseinkauf Kostengutsprache Versicherungsantrag Unternehmensführung Branchenanalyse Marktanalyse Unternehmensentwicklung Portfolioanalyse HR Buchhaltung Logistik Immobilienmanagement Rechtsdienst

8 BEOBACHTUNGEN AM MARKT Was häufig eingetreten ist Bestehende ECM Lösungen adressieren oft nur einzelne Geschäftsfalltypen oder lösen einzelne Technologien ab (z.b. Shared-Drive) Kern Prozesse Führungs- Prozesse Support Prozesse Underwriting Triage Preisbildung Leistungseinkauf Kostengutsprache Versicherungsantrag Unternehmensführung Branchenanalyse Marktanalyse Unternehmensentwicklung Portfolioanalyse HR Buchhaltung Logistik Immobilienmanagement Rechtsdienst EINGANG DOCUMENT MANAGEMENT ABLAGE AUSGANG

9 BEOBACHTUNGEN AM MARKT Typische Ausgangslage Mehrere Dokumenten-Silos (Scans, SAP AL, Massenoutput, Shared-Drives, SharePoint, etc.) Einzelne Services integriert mit ECM Kein konsolidierter Aktenplan Kein Records-Management etc. Herausforderungen für das Business Kein «Single-Point of Information». Fehlende Auskunftsbereitschaft nach aussen und vor allem auch nach innen. Risiken bei der Compliance (z.b. Revision?) Prozessoptimierung nahezu unmöglich

10 BEOBACHTUNGEN AM MARKT Typische Ausgangslage Mehrere Dokumenten-Silos (Scans, SAP AL, Massenoutput, Shared-Drives, SharePoint, etc.) Rudimentäre Klassifizierung Keine Migrationspfade Lange Releasezyklen etc. Herausforderungen für die IT Unterhalt von mehreren Plattformen (inkl. Betrieb, Wartung, Support, etc.) Keine möglichen Migrationspfade Unklare Governance / Governance wird auf IT «abgeschoben» Geforderte Sichten z.b. für das Kundenportal nicht lieferbar Hohe Kosten

11 BEOBACHTUNGEN AM MARKT Das Ziel noch vor Augen, aber Die Integration des ECM mit allen Geschäftsfalltypen ist in der Regel sehr schwerfällig und betrifft viele Organisationseinheiten. Wie weiter? Kern Prozesse Führungs- Prozesse Support Prozesse Underwriting Triage Preisbildung Leistungseinkauf Kostengutsprache Versicherungsantrag Unternehmensführung Branchenanalyse Marktanalyse Unternehmensentwicklung Portfolioanalyse HR Buchhaltung Logistik Immobilienmanagement Rechtsdienst EINGANG DOCUMENT MANAGEMENT ABLAGE AUSGANG

12 AGENDA 1. Beobachtungen am Markt 2. Die Herausforderung 3. I. Voraussetzungen II. Bewährtes Vorgehen III. Auskunftsbereitschaft IV. Closed-Loop 4. Beispiele 5. Take away 6. Fragen Presentation Title

13 DIE HERAUSFORDERUNG Fragen, die uns unsere Kunden zum stellen Wie kann man aus den taktischen Lösungen eine einheitliche ECM Plattform bilden? Wie vermeidet man den «Big-Bang»? Wie reduziere ich die Komplexität und dadurch die Risiken? Was sind die Voraussetzungen? Wo fängt man an? Wie wird man in den Prozessen «compliant» mit den Archiv-Richtlinien? Wie erstellt man einen konsolidierten Aktenplan? Wie setzt man den Aktenplan wirtschaftlich um? Wie integriere ich in die ECM Plattform?

14 AGENDA 1. Beobachtungen am Markt 2. Die Herausforderung 3. I. Voraussetzungen II. Bewährtes Vorgehen III. Auskunftsbereitschaft IV. Closed-Loop 4. Beispiele 5. Take away 6. Fragen Presentation Title

15 ECM BACKBONE Integrated Services Architektur Kern Prozesse Führungs- Prozesse Support Prozesse TASK INBOX edossier BPM BUSINESS APP PORTAL INTRANET SERVICE LAYER INPUT MANAGEMENT CONVERSION & SIGNATURE DOCUMENT MANAGEMENT SEARCH CUSTOMER COMMUNICATION LIFE CYCLE ARCHIVE RECORDS MANAGEMENT

16 AGENDA 1. Beobachtungen am Markt 2. Die Herausforderung 3. I. Voraussetzungen II. Bewährtes Vorgehen III. Auskunftsbereitschaft IV. Closed-Loop 4. Beispiele 5. Take away 6. Fragen Presentation Title

17 VORAUSSETZUNGEN AKTENPLAN RECORDS MANAGEMENT Definition eines übergeordneten Aktenplans / Taxonomie Definition der Anforderungen/Abdeckung von Records Management Anforderungen und Definition des Service-Layers (Integration) Definition der wiederverwendbaren UIs, der Tools für DMS und Collaboration SERVICE LAYER USER INTERFACES Change Management fach- und IT-seitig Definition eines übergeordneten «Identity and Access Management» CHANGE MANAGEMENT IDENTITY & ACCESS MANAGEMENT

18 AGENDA 1. Beobachtungen am Markt 2. Die Herausforderung 3. I. Voraussetzungen II. Bewährtes Vorgehen III. Auskunftsbereitschaft IV. Closed-Loop 4. Beispiele 5. Take away 6. Fragen Presentation Title

19 BEWÄHRTES VORGEHEN GAP Analyse Wo sind Lücken, die gefüllt werden müssen, bevor ein realisiert werden kann? Welche vorhandenen Systeme können genutzt werden für einen? Sind die Voraussetzungen zu einem hinreichenden Teil erfüllt? Daraus leitet sich eine Roadmap für den Weg hin zu einem ab. Diese Roadmap kann mit anstehenden Projekten angegangen werden

20 BEWÄHRTES VORGEHEN ECM Competence Center beim Kunden Ein ECM Competence Center, dass anstehende Projekte oder Vorhaben punkto ECM Anforderungen und Spezifikationen unterstützt und für die Integration lobbyiert. Einhaltung des Aktenplanes (Compliance, Governance) Schrittweiser Aufbau des ECM- Backbones (weitere Integrationen, weitere Prozesse) Stakeholder sind das Fach, die IT (inkl. Betrieb) und der Rechtsdienst Kein Big-Bang, kein grosses komplexes Projekt mit hohen Risiken

21 BEWÄHRTES VORGEHEN Wandel auf Fachseite (Change-Management) Paradigmenwechsel vom physischen zum digitalen Prozess mit besserer Qualität und niedrigeren Kosten. Konsolidierung der Fachanforderungen (z.b. Aktenplan) ist ein komplexer Prozess und sollte wirtschaftlich umsetzbar bleiben. Vorsichtige Planung: Die Umsetzung sollte in kontrollierbaren Modulen geschehen. Partizipatorische Lösungsentwicklung: Frühzeitige Teilnahme des Fachs in GUI- Simulationen, Proto-Typing und Integrationstest

22 BEWÄHRTES VORGEHEN Technischer Wandel (Change-Management) Fach- und Applikationslogik im Mittelpunkt (Statt der technischen Integration) Prototyping und ein agiler Ansatz mit mehreren Iterationen zu einem produktiven System, haben sich bewährt. Integrationslayer mit grossem Synergiepotential; strukturiert, wartbar und wiederverwendbar (evtl aus der Produkte-Suite) Service-Apps (wiederverwendbare UIs) statt proprietärer Clients für die Integration mit BA können sinnvoll sein

23 AGENDA 1. Beobachtungen am Markt 2. Die Herausforderung 3. I. Voraussetzungen II. Bewährtes Vorgehen III. Auskunftsbereitschaft IV. Closed-Loop 4. Beispiele 5. Take away 6. Fragen Presentation Title

24 Häufigkeit der Benutzung selten häufig AUSKUNFTSBEREITSCHAFT User-Interface Aktenansicht Suche Dossier-Sicht Einsatz von «lightweight» Clients sinnvoll. Dokumentenansicht Metadaten Update Kollaboration DMS Funktionalität Administration Records-Management niedrig Komplexität hoch EMC Backbone

25 AUSKUNFTSBEREITSCHAFT Auskunftsbereitschaft aus dem gesamten Service-Katalog Business Applikationen ERP, CRM, PDM, Business Process Management Intranet & Portal RECORDS MANAGEMENT ZUGRIFFSSCHUTZ Dokumente

26 AUSKUNFTSBEREITSCHAFT DEMO Auskunftsbereitschaft aus dem gesamten Service-Katalog 1. Integration eines Beschwerde-Reports mit dem 2. Verwendung eines SinglePage light-weight Client basierend auf AngularJS Documentum Content Server in Lausanne, Verbindung über 3G (Mobile)

27 ECM BACKBONE IM PROJEKT-KONTEXT «Pace Layered Architecture» TASK INBOX edossier BPM BUSINESS APP PORTAL INTRANET SERVICE LAYER INPUT MANAGEMENT CONVERSION & SIGNATURE DOCUMENT MANAGEMENT SEARCH CUSTOMER COMMUNICATION LIFE CYCLE ARCHIVE RECORDS MANAGEMENT

28 ECM UND PACE LAYERED ARCHITECTURE Front-End Change Tempo Kundengewandte Systeme, welche mehrere Kanäle und Geräte unterstützen Service- und Integrations-Layer Change Tempo Integrations- und funktionale Kompositionsschicht Back-End Change Tempo Kern Applikation/DMS/Archiv/CCM/ERP/CRM; Transaktionale Information

29 AGENDA 1. Beobachtungen am Markt 2. Die Herausforderung 3. I. Voraussetzungen II. Bewährtes Vorgehen III. Auskunftsbereitschaft IV. Closed-Loop 4. Beispiele 5. Take away 6. Fragen Presentation Title

30 CLOSED LOOP Erkenntnisse aus Projekten Jedes ausgehende Dokument ist ein Dokument, welches potentiell wieder zurückgeschickt wird. Es macht daher Sinn, das Output-Management/CCM im Hinblick auf eine Optimierung der Prozesssteuerung mit dem Inputmanagement auf verschiedenen Ebenen zu integrieren

31 OUTPUT/INPUT LINK BUSINESS APP OUTPUT MANAGEMENT CAPTURE MANAGEMENT BUSINESS APP - Kundennummer - Offertennummer - Unterschriftenfeld - Auswahl-Boxen - Kundennummer - Offertennummer - Unterschriftenfeld - Auswahl-Boxen Use-Cases Formularkorrespondenz Quick-Wins Veränderung des Formulars muss im Input-Management nicht nachkonfiguriert werden

32 CLOSED-LOOP ID BPM OUTPUT MANAGEMENT CAPTURE MANAGEMENT BPM - Geschäftsfall - Sachbearbeiter - Abteilung - Business Applikation - Kundennummer - Use-Cases Formularkorrespondenz Allgemeine Korrespondenz Quick-Wins Informationen welche für die Klassifizierung verwendet werden, können einfach und sicher wieder ausgelesen werden

33 CLOSED-LOOP PORTAL-LINK OUTPUT MANAGEMENT PORTAL Use-Cases Allgemeine Korrespondenz Quick-Wins Einfacherer Zugang zur Kundenview im Portal. «Deflection» von Kundenanfragen. Self-Service

34 AGENDA 1. Beobachtungen am Markt 2. Die Herausforderung 3. I. Voraussetzungen II. Bewährtes Vorgehen III. Auskunftsbereitschaft IV. Closed-Loop 4. Beispiele 5. Take away 6. Fragen Presentation Title

35 GROSSE SCHWEIZER KRANKENKASSE BEISPIEL 3000 Users / 40 Mio Dokumente pro Jahr 2 Archiv-Systeme (Oracle WebCenter Content, IBM ondemand) Migrationspfad auf ein Archiv vorhanden Alle Konzernbereiche sind integriert ECM Competence-Center wurde aufgebaut Konsolidierter zentraler Aktenplan (Compliance) Zentralisierter Posteingang Verschiedene Prozesse integriert (vom Posteingang bis zur Kassation) Integriert mit Kernapplikation CRM In/Ex-Kasso Schadenfall (B2B Centris) Kunden-Portal OMS

36 KLEINERER ENERGIE-LIEFERANT BEISPIEL 100 Users / 10 Mio Dokumente total 2 ECM-Systeme (SharePoint, EASY Enterprise.x) Konsolidierter zentraler Aktenplan (Compliance) ECM Competence-Center wurde aufgebaut Dezentrales Scanning (MFP / Arbeitsplatz) Dossierstrukturen (Parzellen, Bezüger, Verträge etc.) aus Fachapplikation Verschiedene Prozesse integriert (vom Posteingang bis zur Kassation) Integriert mit IS-E Fachapplikation SAP/R3 xpert.ivy

37 MITTLERE SCHWEIZER BANK BEISPIEL 1700 Users / 300 Mio Dokumente total 2 ECM-Systeme (transparenter Zugriff auf ein AFP Archiv) Migrationspfad auf ein einziges Archiv vorhanden Konsolidierter zentraler Aktenplan Dezentrales Scanning (MFP / Arbeitsplatz) Flexible Dossierstrukturen (erweiterbar) Integriert mit finnova Zahlungsverkehr SAP/R

38 AGENDA 1. Beobachtungen am Markt 2. Die Herausforderung 3. I. Voraussetzungen II. Bewährtes Vorgehen III. Auskunftsbereitschaft IV. Closed-Loop 4. Beispiele 5. Take away 6. Fragen Presentation Title

39 TAKE AWAY Von taktischen Lösungen hin zu einer integrierten Plattform Gap-Analyse zeigt den Weg ECM Competence-Center kann den Big-Bang vermeiden Light-Weight Client für die einfache, flächendeckende Integration Funktioniert für unterschiedlichste Projektgrössen

40 TALK TO US Wenn Ihnen taktische, gewachsene ECM- Lösungen bekannt vorkommen und sie die ECM-Infrastruktur breiter nutzen wollen, sprechen Sie mit uns! Wenn Sie neue Prozesse mit der bestehenden ECM Infrastruktur integrieren wollen aber den Weg dazu noch nicht sehen, sprechen Sie mit uns!

41 QUESTIONS

42 Thank you. Contact Marco Büchel-Luzi Head of Division ECM ELCA Informatique SA Lausanne Genève ELCA Informatik AG Zürich Bern Presentation Title ELCA