Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH

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1 Quick access to content - Information Lifecycle Management mit modernster ECM-Technologie Olaf Holst, Director Sales & Partner Management Würzburg Mai 2007 Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH 2 1

2 Das Unternehmen OPTIMAL SYSTEMS 3 Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH 1991 Firmengründung OS / Bildverarbeitung 1992 Digitales Archiv optimal_as 1998 Erweiterung zum DMS 2002 Archiv, Dokumenten und Workflow Management System 2005 OS.5 ECM Workflow DMS DMS Archiv Archiv Archiv Mitarbeiter 94 Mitarbeiter 140 Mitarbeiter 4 2

3 Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH Enterprise Content Management OS.5 ECM Enterprise Content Management System OS.5 ASH Archivlösung für das Gesundheitswesen Spezifische Lösungen für Zielbranchen Pharma & Life Sciences Gesundheitswesen Automotive & Fahrzeugbau Logistik & Handel Öffentliche Verwaltung Maschinenbau & Fertigung 5 Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmensentwicklung 6 3

4 Unsere Referenzen Auswahl OS-Kunden Deutschland Ca. 750 Installationen bei über 500 Kunden in unterschiedlichsten Branchen Mehr als 230 Industrie- und Dienstleistungsunternehmen Mehr als 170 öffentliche und kirchliche Einrichtungen Mehr als 100 Krankenhäuser und Reha- Kliniken sowie weitere Einrichtungen IND GW ÖV u.v.a. 7 Die ECM-Plattform OS.5 ECM Die integrierte Lösung für Enterprise Content Management 8 4

5 Die ECM-Plattform OS.5 ECM Presentation Rich Client WTS Client Web Client Portal Web-Server (WebSphere, Tomcat, u.a. Business Logic OS CAPTURE Kofax Accent Die Capture Lösungsplattform OCRfür BPM Engine Engine Enterprise MS Exchange Content Management Lotus Notes Input COLD Capture API-Framework/Web-Service Rendition Service Security-Compliance-Layer DMS Engine Archive Engine Classification Collaboration Elektr. Signatur Records Managmt. Solutions - Invoice- CRM- CMS- ERP- Office- Solution Solution Solution Solution Solution Integration Groupware Communication- Layer SharePoint NetWeaver BizTalk OSC egate ERP SAP Navision Varial BAAN b2, u.v.a. Data Retention Database Engine Fulltext Engine Document Store Oracle Postgre SQL Convera MS SQL Informix Lucene MS Index File NAS SAN HSM System Worm Juke CD-R DVD Tape Box Fremd-Archiv-Systeme 9 Technische Struktur 10 5

6 Die ECM-Plattform OS.5 ECM Abbildung des vollständigen Document LifeCycle Dokumente Eingangspost Fax Portal Übernahme von anderen Applikationen (ERP, FiBu, Mail, etc,) Erfassung OS.5 ECM Archiv DMS Workflow Bereitstellung Bearbeitung Anzeige Export Druck Portal Inter- /Intranet Revisionssichere Langzeitarchivierung Vernichtung 11 Strukturierte Ablage und Recherche 12 6

7 Strukturierte Ablage und Recherche Schränke Mandant A Mandant B Ordner Entwicklung Kunden Ablage- struktur und Datenmasken sind frei konfigurierbar! Register Support Vertrieb Dokumente + Informationen Angebot 13 Strukturierte Ablage und Recherche Volltextund/oder Indexrecherche Kombinierte, mehrdimensionale Recherchen Expertenmodus (Boolesche Operatoren) + + Vertrieb Kunde Gespeicherte Anfragen mit Variablen 14 7

8 Strukturierte Ablage und Recherche Recherchemethoden hierarchisch direkt Navigation Ordner wählen Stichwörter Index Einstieg Inhaltsverzeichnis Boolesche Operatoren Links Dokumente

9 Workflow 17 Workflow Produktions-Workflows Abbildung von festgelegten, strukturierten Prozessen Ad hoc Workflows Sich aus der Situation ergebende, unstrukturierte Arbeitsprozesse 18 9

10 Workflow Organisation Personen/Gruppen/Rollen Workflow-Modell Bedingungen Variablen Aktivitäten Stellvertreter Transitionen Sperr-/Mahnfristen Workflowakte (mit und ohne Doc) 19 Produktions-Workflows Automatisierung von Geschäftsprozessen Grafischer Editor für die Organisationsund Vorgangsplanung g g Rollenbasierte Vorgangsverwaltung Zuweisung von Mahn- und Sperrfristen Integration von elektronischen Signaturen Einbindungsmöglichkeiten von Dokumenten in einzelne Arbeitsschritte Integration und Steuerung von externen Anwendungen 20 10

11 Adhoc-Workflow Abbildung unstrukturierter Vorgänge Leicht zu bedienen Automatische Weiterleitung an die nächste Stelle Individuelle Festlegung der einzelnen Arbeitsschritte Zwischenschritte für Teilnehmer möglich Mahnfristen Speicherung von Adhoc-Workflows als Vorlagen 21 Einige besondere Funktionen 22 11

12 Funktionen Einbindung von Office-Programmen Rendition Wiedervorlage und Abonnement Volltext Erfassung und Klassifizierung Versionierung Datenaustausch und Integration Digitale Signatur OS.5 ECM Compound Documents und Fax Erzeugung von Dokumenten aus bereits vorhandenen Daten Archiv Dokumentenmanagement Workflow- Management 23 Elektronische Signatur Rechtsgültige Signierung im PDF-Standardformat Signierte Willenserklärungen in rechtsverbindlicher Form Authentifizierung von Dokumenten, Entscheidungen und Prozessen Mehrfachsignatur für einzelne Schritte in Workflow-Prozessen 24 12

13 Storage Rechtlich einwandfreie digitale Archivierung Ausgewählte Technologie-Partner für Storage-Appliances Zertifizierte Schnittstellen NetApp, iternity, Plasmon (UDO-Appliance), EMC 2 (Centera) und Hitachi Data Systems (HDS), GRAU Storage, HP u.a. 25 Compliance 26 13

14 Compliance Compliance Compliance ist die Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulatorischen Vorgaben. PROJECT CONSULT 2005 Mit Compliance muss sich jedes Unternehmen auseinandersetzen. 27 Compliance Signaturgesetz (SigG):...die elektronische Signatur ist der herkömmlichen gleichgestellt... GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit von digitalen Unterlagen) Sarbanes-Oxley Act (SOX) Basel II Handelsgesetzbuch (HGB): 238, 239 und Steuerrecht (GDPdU, AO 147, EStG, GewStG) und GoB/GoBS Aufbewahrungsfristen, Wiedergabemöglichkeit, Revisionssicherheit, Haltbarkeit Zivilrecht (ZPO, BGB): Anerkennung als Beweismitte 28 14

15 Compliance OS.5 ECM und Compliance Erstellung, Verwaltung und revisionssichere Archivierung aller Informationsarten im Kontext Ausführliche Protokollierung Hochgranulares Rechtesystem Kontrolle über alle Aktivitäten von der Entstehung bis zur Vernichtung von Informationen (Information Lifecycle Management) 29 GDPdU Jedes Unternehmen muss mit einer elektronischen Steuerprüfung rechnen. Es gelten Grundsätze der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Die GDPdU betreffen jedes steuerpflichtige Unternehmen. Betrifft in erster Linie steuerrelevante Daten aus kaufmännischer Software

16 GDPdU OS.5 ECM erfüllt Forderungen nach AO, GoBS und GDPdU Rechtssicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen Gezielte Rechtevergabe auf mehreren Ebenen Recherchierbarkeit von Daten auf selbsttragenden Medien Archivierung steuerlich relevanter Daten aus ERP-Systemen Applikationsunabhängige Archivierung Elektronische Signatur Verschlüsselung 31 Projektvorgehen 32 16

17 Standardisiertes OS Phasenmodell Phase Inhalt Dokumente Vorstudie Ist-Analyse Definition Realisierung Unternehmensstrategie Zielsetzung Anforderungen Analyse der Randbedingungen Vorgangs- und Dokumentanalyse Zusammenfassende Bewertung Organisatorisches Konzept Technisches Konzept Realisierungskonzept Installation und Übergabe Schulung Test und Abnahme Lastenheft Ausschreibung Ist-Analyse Pflichtenheft Projektablaufplan Übergabeprotokoll Testprotokoll Abnahmeprotokoll 33 Einführungsmodell OS.5 ECM Definitionsphase Realisierungsphase Testphase Echtbetrieb Pflichtenheft Installation Übergabe Schulung Nachbesserun g Übergabeprotokoll Anpassung Ja Mängel? Nein Test Endabnahme Nachbesserun g Abnahmeprotokoll Ja erhebliche Mängel? Nein Echtbetrieb 34 17

18 Projektmanagement Zusammenarbeit mit Kunden Definition Ein Projekt ist ein einmaliges Ereignis in einem bestimmten Zeitraum mit einem eindeutigen Ziel unter bestimmten Bedingungen. Was brauche ich für ein erfolgreiches Projekt? Anforderungen Energie Kreativität Kompetenz Fachwissen Ausdauer Rückhalt Ganz entscheidend: MENSCHEN! 35 Herzlichen Dank OPTIMAL SYSTEMS Gesellschaft für innovative Computertechnologien mbh Cicerostraße Berlin Tel.: Fax:

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