DOKUMENTENMANAGEMENT Weniger Frust am Postkorb

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1 DOKUMENTENMANAGEMENT Weniger Frust am Postkorb Foto: Image Source Das manuelle Selektieren der täglichen -Flut im Postkorb ist frustrierend. - Managementsysteme übernehmen einen Teil der Arbeit. -Management erhöht die Trefferquote im Postkorb -Management umfasst heute weit mehr als die bloße Speicherung von Mails. Moderne Systeme decken Prozesszusammenhänge, Compliance-Anforderungen sowie die Wissenserschließung ab. KOMPAKT Vorgangsbezogene Verarbeitung der im Geschäftsprozess Vertrauliche Informationen vor dem Zugriff Dritter schützen Archivierungsstrategien für -Systeme DER KLASSISCHE Geschäftsbrief hat beinahe ausgedient. Im Geschäftsleben findet er praktisch nur noch bei vertraglichen Angelegenheiten Anwendung. Ansonsten dominiert heute in der schriftlichen Kommunikation eindeutig die elektronische Variante. Der meist formlose Austausch von s bildet in punkto Geschwindigkeit und Flexibilität das bevorzugte Kommunikationsmittel unserer Zeit, sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich. Der hohe Nutzen eines -Systems ist unumstritten, doch es gibt auch Schattenseiten: Dazu gehören überquellende Postfächer und mangelnder Überblick als Folge der Informationsflut und des Trends, größeren Verteilern Kopien der Mails zu senden. Hinzu kommt die kontinuierlich zunehmende Spam- und Virenproblematik, die so manchen -Account regelrecht überflutet. ECM ermöglicht die vorgangsbezogene -Verarbeitung Abhilfe schaffen hier neben reinen -Archivierungssystemen auch moderne Enterprise-Content- Management(ECM)-Systeme, wie ELOenterprise. Sie verfügen als integrale Bestandteile über Module zur -Archivierung. Der Vorteil bei einer ECM-Suite ist je- 14

2 Weniger Frust am Postkorb DOKUMENTENMANAGEMENT doch, dass zusätzlich zur Ablage auch die vorgangsbezogene Verarbeitung einer im jeweiligen Geschäftsprozess gewährleistet ist. So kann eine per Mail eingehende Kundenreklamation nach der Ablage direkt einem vordefinierten Workflow zugeführt werden. Als Mail-Archivierungsstrategien werden heute zwei Ansätze angeboten: die automatische Server-basierte Mail-Archivierung und die manuelle Client-basierte Archivablage. Erstere stützt sich meist auf Regeln, anhand derer der Server die s abholt. Die Möglichkeiten dieser Regelkonstrukte sind vielfältig. So lässt sich unter anderem einstellen, dass alle gelesenen s automatisch nach vier Wochen archiviert und in eine vordefinierte Struktur abgelegt werden. Üblicherweise werden die Mails dabei aus dem -System entfernt, so dass dieses entlastet wird. Der Zugriff auf die s erfolgt über die Archivrecherche. Sie lassen sich so aktiv bearbeiten beispielsweise im Zuge einer Antwort. Bei der Client-basierten Ablage steuert der Anwender über seine Bildschirmoberfläche, wann und wie er eine Mail archivieren möchte. Dies bietet ein hohes Maß an Flexibilität, birgt aber auch die Gefahr, dass die Qualität der Mailablage von Benutzer zu Benutzer stark variiert oder dass unternehmenswichtige s versehentlich gelöscht werden. Klare Regularien für s sind unerlässlich In der Vergangenheit gab es von Unternehmensseite kaum Vorgaben in Bezug auf die Behandlung von E- Mails. Der Benutzer hatte hier weitgehenden Entscheidungsspielraum. Die Folge: kein einheitliches Bild in der Mail-Ablage und wenig vorgangsbezogene Automatisierung. Unabhängig davon, ob es sich um Linienprozesse oder auch wenig strukturierte Arbeitsgebiete handelt: Unternehmensverantwortliche müssen klar definieren, welche s in welcher Form abzulegen sind. Optimal ist es, wenn nicht nur eine Verfahrenanweisung, sondern eine Prozessbeschreibung vorliegt. Nicht zu vergessen ist auch die Sicherstellung von Datenschutzbestimmungen. Diese Überlegung gewinnt insbesondere dann an Bedeutung, wenn mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird. Hierzu zählt im Grunde genommen bereits die Kundenadresse. Über die Rechtesteuerung ist demzufolge festzulegen, wer auf welche s zugreifen darf. Der Autor Karl Heinz Mosbach ist Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH. Unternehmensverantwortliche müssen klar definieren, welche s wie abzulegen sind. Organisationskonzepte schaffen Sicherheit im -Verkehr Gerade bei einer automatisierten Server-basierten Archivierungsstrategie stellt sich die Frage, wie die Archivierung nicht relevanter Mails, die beispielsweise in Form von Spam eingehen, vermieden werden kann. Automatische Filter sind sicherlich hilfreich. Der beste Filter ist aber immer noch der Mensch. Gerade dieser Aspekt spricht für die zeitverzögerte Archivierungsstrategie, die eine umfassende Bereinigung der s vor der Archivierung ermöglicht. Als sinnvoll bei der Mail-Ablage erweist sich eine erweiterte Ablagemaske, in die sich zusätzliche Attribute eingegeben lassen. So zum Beispiel eine Projektnummer oder das Attribut steuerrelevant. Auf diese Weise lassen sich die steuerrelevanten von anderen s einfach trennen, so dass der Prüfer nicht alle Mails sichten muss. Vorteilhaft ist dabei aber auch, dass Unternehmen im Prüfungsfalle besser und schneller Auskunft geben können. Denn in vielen Fällen geht es lediglich darum, Sachstände zu erklären beziehungsweise entsprechende Nachweise zu erbringen. Dies fällt umso leichter, wenn der gesamte, zu einem Geschäftsvorfall gehörige Schriftverkehr per Knopfdruck abrufbereit ist. s nach Prozessrelevanz klassifizieren s beinhalten zunehmend geschäftskritische Informationen. Daher ist dafür Sorge zu tragen, dass diese Informationen sowohl dem 15

3 DOKUMENTENMANAGEMENT Weniger Frust am Postkorb -Management hat hohe Priorität -Management Langzeitarchivierung Dokumentenmanagement Dokumentenerfassung und Imaging Formularmanagement Web Content Management Portale BPM/Workflow Digitale Signatur Quelle: Experton Group % 10% 20% 30% 40% 50% 60% -Management als Teildisziplin des Enterprise Content Management (ECM) hat in deutschen Unternehmen vor dem Hintergrund von Compliance-Anforderungen und der weiter ansteigenden -Flut hohe Priorität. Geschäftsprozess als auch allen autorisierten Personen zugänglich sind. Dies kommt insbesondere im Krankheitsfall eines Mitarbeiters zum Tragen. Dem Stellvertreter 24% 28% 53% 49% 46% 43% 38% 58% 57% oder Kollegen hierfür Zugriff auf das Postfach zu gewähren, ist eine -Management heißt vor allem auch Informationsmanagement im Unternehmen. Möglichkeit. Will man aber vertrauliche Informationen vor dem Zugriff nicht Autorisierter schützen, ist es ratsam, die s nach der Prozessrelevanz zu klassifizieren und in eine dafür vorgesehene Ablagestruktur zu überführen. ECM- Systeme bieten hierfür die Funktion der automatischen Rechtevererbung. Diese weist allen s automatisiert die benötigte Rechteeinstellung zu: entweder anhand der Dokumentenart, beispielsweise Auftragsdokument, oder des Ablageziels, zum Beispiel einer Kundenakte. Außerdem lassen sich über Stellvertreterregelungen auch temporär Zugriffsrechte vergeben. Bei einer Server-basierten Mail-Archivierung können zudem alle empfangenen und gesendeten s in einen User-bezogenen Archivablagezweig übernommen werden. Mit Hilfe des ECM-Systems lassen sich dann entweder vorgangsbezogen manuell oder im Idealfall automatisiert logische Kopien generieren. Der Vorteil: Auch mehrere logische Kopien können an beliebige Mitarbeiter weitergereicht werden, ohne dass speicherintensive physische Kopien erzeugt werden müssen. Das Dokument ist nur -Management: Hohe Priorität, viel Nachholbedarf Die -Flut stellt Anwenderunternehmen vor wachsende Herausforderungen. Steigende Storage- Kosten, sinkende Server-Performanz, Sicherheitsaspekte und nicht zuletzt Compliance-Anforderungen zwingen die Unternehmen zum Handeln. Insgesamt berührt das -Management sechs Themenkomplexe: Speicher-Ressourcen effizient nutzen.angesichts der angeschwollenen Speichervolumina im Posteingang der Mitarbeiter steigen die Kosten für die erforderlichen Speicher- Ressourcen. Die Maßnahmen reichen von der bloßen Festlegung von Mail-Quoten bis hin zu intelligenten Information-Lifecycle-Management(ILM)-Konzepten mit einer Klassifizierung der s und hierarchischem Speichermanagement. Performanz der -Server erhöhen Entlastung durch Verlagerung der Mails vom Produktiv- auf den Archivierungsserver. Im Zentrum der Bestrebungen steht hier ein optimierter Service für die Nutzer im Unternehmen. s sauber archivieren und wieder finden Ziel ist die möglichst fehlerfreie automatisierte Klassifizierung von s durch Indexierung von Metadaten wie das letzte Zugriffsdatum oder intelligentere Search&Retrieval-Konzepte wie die Mustererkennung. In der Regel sollen Zeit- und Kostenaufwand vermieden und Compliance-Aspekte erfüllt werden. Compliance-Anforderungen erfüllen. Geschäftsrelevante s gelten unter bestimmten Voraussetzungen als rechtlich bindend oder zumindest als relevant in Rechtsstreitigkeiten. Wichtig ist hier eine revisionssichere Langzeitarchivierung und geeignete Search&Retrieval-Konzepte. Verfügbarkeit der -Anwendung erhöhen oder halten. Die Verfügbarkeit wird nicht zwingend durch intelligente Archivierungskonzepte hergestellt, sondern auch durch Backupund Recovery-Konzepte und zugrunde liegende Server- und Storage-Systeme. Sicherheit und Effizienz der - Kommunikation erhöhen. Die - Sicherheit bezieht sich sowohl auf die Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität der Kommunikation als auch auf den Schutz des Firmennetzwerks. Wichtige Maßnahmen sind - Verschlüsselung und digitale Signatur sowie Virenschutz und Content Filtering. Quelle: Experton Group 16

4 Weniger Frust am Postkorb DOKUMENTENMANAGEMENT einmal vorhanden. Außerdem erkennt der Dublettencheck automatisch eventuell mehrfach vorliegende Dokumente, so dass die Eindeutigkeit einer Dokumentenversion im Bearbeitungsprozess gewährleistet ist. Intelligent klassifiziert und automatisiert Durch die Elektronik ist die Fülle an Informationen drastisch gestiegen. Im gleichen Maße jedoch auch die Erwartungshaltung nach einer schnellen Bearbeitung und Antwort auf eine Mailanfrage. ECM-Systeme warten hier mit intelligenten Modulkomponenten auf, die den Anwender bei der Mailverarbeitung unterstützen. Zunächst gilt es, die Vielzahl der eingehenden s zu klassifizieren, zu ordnen und aus dem Inhalt wichtige Informationen für die weitere Bearbeitung zu selektieren. Möglich macht dies beispielsweise der ELO DocXtractor. Durch intelligente und selbst lernende Verfahren erschließt und klassifiziert er Dokumenteninhalte und nimmt so dem Anwender einen großen Teil seiner Arbeit ab. Außerdem initiiert er automatisch den entsprechenden Verarbeitungs-Workflow. Dokumentenanhänge sind sinnvollerweise vom Mail-Körper abzutrennen und als eigenständige Dokumente ins Archiv zu übernehmen beziehungsweise nach gelagerten Verarbeitungsprozessen zuzuordnen. Als zweckmäßig erweist sich auch die automatische Konvertierung von s in ein Langzeitformat wie beispielsweise PDF/A. Dies stellt sicher, dass die Mail auch nach Jahren noch gelesen werden kann. -Management ist vor allem aber auch Informationsmanagement. Es geht darum, vorhandene Informationen blitzschnell zur Verfügung zu haben. Entscheidender Faktor dabei ist die Strukturierung der Information und der Einsatz leistungsfähiger Suchtechnologien. Neben der Möglichkeit der Volltextrecherche bieten ECM-Systeme intelligente Suchtechnologien zur Informationserschließung. Vom fehlertoleranten und kontextbezogenen Suchen bis hin zu intelligenten multilingualen Suchmechanismen. Fortsetzung Seite 18

5 DOKUMENTENMANAGEMENT -Lösung Notes/Domino INTERVIEW Lotus-Notes-Integration in SAP ist viel tiefer IBM und Microsoft kämpfen um die Marktführerschaft im Geschäft mit - Clients und -Servern. Jürgen Wege, Mitglied des Vorstands der Deutschen Notes User Group (DNUG), sagt, warum DNUG-Mitglieder auf Notes/Domino setzen. Das Groupware-System Notes und Domino in der neuen Version 8 soll ab Mitte 2007 verfügbar sein. Die Betaversion hat IBM bereits freigegeben. Erfüllt sie die Wünsche Ihrer Mitglieder und sollten diese upgraden? Wir sprechen als Verein keine Empfehlungen aus. Aus den Gesprächen mit den Mitgliedern wissen wir aber, dass die Version 8 eine Version sein wird, die viele von ihnen einsetzen werden. Liegt das an der Benutzeroberfläche von Notes 8,die der von Microsoft Outlook sehr ähnelt? Das lässt sich nicht auf ein Element zurückführen. Der Nutzen der Lösung Notes/Domino erhöht sich durch darauf basierende Anwendungen. Deshalb ist es generell so, dass Unternehmen, die Notes/Domino einsetzen, Kernprozesse auf Der Nutzen von Notes/Domino erhöht sich durch darauf basierende Anwendungen. dem System implementiert haben. Systemverantwortliche führen daher in der Regel kein Upgrade durch, wenn sie keinen Nutzen Fortsetzung von Seite 17 Unternehmenssignatur erfüllt Pflichtangaben -Management umfasst aber heute weit mehr als die bloße Speicherung von Mails. Abgedeckt werden auch Compliance-Anforderungen, da es rund um den Mail-Verkehr eine Reihe rechtlicher Anforderungen gibt. So ist seit Januar 2007 verbindlich für alle geschäftlichen s vorgeschrieben, die Pflichtangaben gemäß HGB 37a, GmbH 35a sowie AktG 80 genau wie auf dem Briefkopf anzugeben. Bei Nichteinhaltung droht eine Abmahnung. Umgehen lässt sich dieses Szenario mit Hilfe einer zentralen Unternehmens- oder Abteilungssignatur, die einfach eingerichtet und automatisch jeder ausgehenden angehängt wer- Briefpapier für s erhöht Corporate Identity Wiedererkennungseffekt in jedem Postkorb s haben den papierenen Brief in vielen Fällen der Geschäftskommunikation ersetzt Tendenz steigend.die elektronische Post bildet so wie der Geschäftsbrief eine Visitenkarte des Unternehmens.Während diese in die Gestaltung des Briefpapiers für ein einheitliches Erscheinungsbild viel Zeit und Geld investieren, erfahren s diese Sorgfalt oft nicht. Fehlende Logos, falsche Schriften, abweichende Farben, je nach Mitarbeiter variierende Layouts oft hat der digitale Schriftverkehr wenig Ähnlichkeit mit dem gedruckten. Die Folgen: kein Wiedererkennungseffekt bei Kunden und Partnern, ein Verwässern des Unternehmensauftrittes und nicht zuletzt ein unprofessionelles Erscheinungsbild, das dem Qualitätsverprechen eines Unternehmens nicht standhalten kann. Die dimeto.com Internet Kommunikation aus Münster hat jetzt eine Lösung für -Briefpapier entwickelt,die auf dem Exchange-Server von Microsoft läuft. An Lösungen für andere -Plattformen arbeitet dimento bereits. Vorteil einer zentralen Serverlösung für elektronisches Briefpapier ist, dass es Systemadministratoren nur einmal installieren müssen,um es allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.das gilt auch für spätere Änderungen. Daher dürfte die Lösung vor allem für größere Unternehmen interessant sein. Die Individualisierung erfolge aus dem Active Directory mit allen Mitarbeiterdaten. Neue Mitarbeiter würden ihr elektronisches Briefpapier erhalten, sobald sie in der Datenbank erfasst sind. 18

6 -Lösung Notes/Domino DOKUMENTENMANAGEMENT durch die neue Technologie für ihre Anwendungen erkennen. Unsere Mitglieder denken lösungsorientiert, und das ist auch gut so. Mit dem Duet-Client hat SAP eine in seine Enterprise-Resource-Planning- (ERP) Software integrierte Benutzeroberfläche von Microsoft Office inklusive dem -Client Outlook auf den Markt gebracht.wie arbeitet Notes mit SAP-Systemen beziehungsweise anderen ERP-Applications zusammen? Eine Integration zu SAP-Anwendungen gibt es schon sehr lange und viel tiefer. Beispielsweise lassen Backend-Klassen den Durchgriff auf SAP-Systeme zu. Wie profitieren DNUG-Miglieder von der Tätigkeit der Anwendergruppe? Unsere Mitglieder gelangen an Informationen und Kenntnisse, an die sie sonst nicht ran kämen. Davon profitieren vor allem unsere mittelständischen Mitglieder. Darüber hinaus bieten wir ihnen vergünstigte Konditionen. Alleine durch den Besuch von nur zwei Veranstaltungen, wie etwa Workshops, haben sie den Mitgliedsbeitrag wieder rein geholt. Der Groupware-Server Domino liefert die Daten für den Notes-Client,ist aber auch ein fester Baustein von Websphere.Für Websphere gibt es aber eine eigene Anwendergruppe. Macht es da Der Interviewpartner Jürgen Wege ist seit gut 20 Jahren in der IT- Branche in Führungspositionen tätig,zuletzt als Vorstand der GROUP Technologies AG. Jürgen Wege gehört seit 1998 zum Vorstand der Deutschen Notes User Group, die 1994 gegründet wurde und 550 Mitglieder zählt. nicht Sinn, auch die beiden Usergroups zu vereinen? Definitiv. Wir sind keine Notesoder Domino-Anwendergruppe, sondern eine, deren Mitglieder die gesamte Breite der IBM/Lotus-Palette einsetzt. Dazu gehört auch Websphere. Im Rahmen unseres Projekts DNUG 2010 denken wir deshalb auch über eine Vereinigung nach. Ob und unter welchen Voraussetzungen das mögliche ist, prüfen wir derzeit. hei den kann. Ein anderes Beispiel betrifft den elektronischen Rechnungsversand: Bei der Zustellung der Rechnung als elektronisches Dokument, zum Beispiel im PDF- Format, ist darauf zu achten, dass diese mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen ist. Denn nur so wird seitens des Finanzamts der Vorsteuerabzug anerkannt. Außerdem unterliegen Unternehmen den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Das Finanzministerium schreibt seit Anfang 2002 vor, dass s mit steuerlicher Relevanz in elektronischer und auswertbarer Form aufbewahrt werden müssen. Der reine Papierausdruck in einem ordnungsgemäß geführten Aktenordner genügt nicht mehr. 1. Denken Sie daran, dass laut Experten Stimmlage und Gestik im persönlichen Gespräch 90 Prozent zur richtigen Interpretation der Nachricht beitragen. -Kommunikation muss ohne diese beiden menschlichen Kommunikationsmittel auskommen. Nehmen Sie sich Zeit zum Formulieren, vor allem bei externen Mails. 2. Formulieren Sie die Betreffzeile kurz, präzise und prägnant.sie ermöglicht es dem Empfänger, s schnell zu sortieren und zu priorisieren. 3. Nutzen Sie Formatierungsmöglichkeiten wie Nummerierungen oder Aufzählungszeichen sowie unterschiedliche Farben in ihren s, Zehn Richtlinien für den -Verkehr um wichtige Informationen hervorzuheben. 4.Verwenden Sie einen Schriftgrad von mindestens 12 Punkten und einen 1,5zeiligen Zeilenabstand, um die Lesbarkeit ihrer zu erhöhen. 5. Jede Mail kostet ihrem Empfänger Zeit. Setzen Sie deshalb nur Personen auf Carbon Copy (CC), die die gesendete Information zwingend benötigen. 6. Blindkopien (BCC) in s dienen dazu, die Identität der Adressaten in Massenmails zu schützen,nicht um einzelne Adressaten zu hintergehen. 7.Teilen Sie in Ihrer Mail mit, ob der Inhalt eine Aktion des Adressaten erforderlich macht oder Sie ihn über etwas informieren möchten. 8.Weisen Sie bei s mit vertraulichen Informationen darauf hin,dass diese vom Adressaten auch entsprechend behandelt werden. 9. Achten Sie darauf, dass der Adressat die Dateianhänge (Attachements) aufgrund ihrer Größe empfangen und aufgrund ihres Formats unproblematisch öffnen kann. 10. Lesen Sie Ihre noch einmal sorgfältig,ob alle Informationen enthalten und verständlich sind, bevor Sie auf den Sende-Button drücken. Sie ersparen sich und dem Empfänger unnötige Nachfragen. Quelle: Experton Group 19

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