PKS NETPlan. Das Internetbasierte Projektkommunikationssystem. Dokumentenmanagement

Transkript

1 Das Internetbasierte Projektkommunikationssystem. Dokumentenmanagement

2 Ihre Lösung für professionelles Dokumentenmanagement PKS NETPlan - Schreiben Dieses Modul enthält alle Dokumente Ihres Projekts, also Briefe, s und Faxe. Die Verteilung innerhalb des Projektteams erfolgt mit Hilfe von Arbeitsaufträgen, die individuell an Ihr Projekt angepasst werden können. Für einzelne Dokumente werden. Der Bearbeiter wird dann rechtzeitig vor Ablauf der Frist an den Auftrag erinnert, sofern er bis dahin nicht schon erledigt ist. Bei Ablauf der Frist erhält der säumige Bearbeiter eine Mahnung. Der Ersteller des Auftrages kann in diesem Fall auch benachrichtigt werden, sofern er dies wünscht. oder für Gruppen von Dokumenten können Arbeitsabläufe erstellt werden, die den Bearbeitungsprozess innerhalb des Projektteams festlegen. Sie bestimmen, ob die Arbeitsschritte zwingend in der vorgegebenen Reihenfolge durchgeführt werden müssen oder ob eine parallele Bearbeitung erfolgen kann. Jeder Anwender sieht bei der Bearbeitung die bereits hinterlegten Ergebnisse anderer beauftragter Projektteilnehmer und kann seinen Beitrag darauf abstimmen oder ihn mit seinen Co-Bearbeitern besprechen. Dies ist dokumentierte Projektkommunikation. Arbeitsabläufe können auch als definierte Workflows angelegt werden. Sie sind von den Projektbeteiligten abrufbar, können aber nur auf Anforderung durch den Administrator geändert werden. Mit dieser Funktion lassen sich beispielsweise Verfahrensabläufe eines Qualitäts-Managementsystems abbilden. Der Einsatz von PKS NETPlan bringt Ihrem Projekt: Aktualität Übersicht Ordnung Transparenz der Abläufe Termintreue Gesicherter Informationsfluss Strukturierte Daten- und Dokumentenablage Gebündelter Informationsaustausch Kostenersparnis Zeitersparnis Datensicherheit Prozessfeste Dokumentation High-Level-Reporting Bei Änderungen des Verfahrens kann dann die Schulung der Mitarbeiter entfallen. Alle Arbeitsaufträge können mit Bearbeitungsfristen erstellt 1

3 Ihr virtuelles Postfach - immer aktuell informiert Meine Eingangsliste Hier erhalten Sie eine Übersicht der an Sie verteilten Dokumente mit Informationen über Absender, Datum und Kurzinhalt sowie die Art Ihres Arbeitsauftrages. Durch Symbole ist der jeweilige Bearbeitungsstand leicht erkennbar. Mit der Notizfunktion können Sie Ihre Anmerkungen zu einzelnen Dokumenten anfügen. Dokumente, die Sie nicht sofort bearbeiten wollen, oder deren Bearbeitung Sie delegiert haben, können Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt mit Hilfe der Wiedervorlage -Funktion erneut anzeigen lassen. Bearbeitete Dokumente, die Sie nicht weiter in der Eingangsliste benötigen, verschieben Sie in die Ablage. Meine Ausgangsliste In diesem Bereich befinden sich die von Ihnen verteilten Dokumente mit Informationen über Empfänger, Datum und Kurzinhalt. Symbole markieren den jeweiligen Stand der Bearbeitung. 2

4 Dokumente uploaden - mit wenigen Klicks zum Ziel Upload meiner Korrespondenz Ihre Dateien, s, Scans werden in der Datenbank strukturiert abgelegt und zur Bearbeitung verteilt. Sie können Ihre Dokumente untereinander verknüpfen, um Bezüge (Antwort, Anlage etc.) herzustellen. Die Verwendung der projektspezifisch definierten Workflows optimiert Ihre Prozessverläufe. Vertragsrelevante Daten können aus dem Bereich Vertragsmanagement übernommen werden. Suchmaschine (Recherche) Zeitsparendes Finden von Dokumenten und zusammengehörigen Vorgängen ermöglicht Ihnen eine Suchmaschine mit umfangreichen Recherchemöglichkeiten. 3

5 Projektunterlagen - Finden in Sekundenschnelle Suchergebnis Zahlreiche Filter unterstützen diverse Auswahlkriterien. Das Suchergebnis kann als übersichtliche Liste ausgedruckt werden. Ebenso kann das Ergebnis per Warenkorb in verschiedene Bereiche (z. B. Mappen) verschoben werden. Meine Mappen Die virtuellen Mappen bestehen aus Projektunterlagen (Schreiben / Pläne), die in übersichtlichen Unterteilungen (Register) angelegt werden können. Versionsänderungen der beinhalteten Unterlagen können per Mausklick aktualisiert werden. Natürlich können Sie Ihre Mappen an Projektbeteiligte mit allen bekannten Funktionen (Mail, Termin, Tracking) verteilen. 4

6 Individuelle Struktur - leicht gemacht Systemmerkmale Abbildung der vollständigen Projektstruktur und des Projektorganigramms (auch hierarchisch) Zusätzliche Möglichkeit zur Verwendung individueller, userbezogener Strukturen (Alleinstellungsmerkmal) Konsequente Rechte- und Zugriffsvergabe sichert Vertraulichkeit Durchgängig verwendetes Rollenprinzip ermöglicht Personaländerung (Alleinstellungsmerkmale) Projekt-Kalender Befristete Aufträge werden in Ihren Projektkalender übernommen, in dem Sie auch Einladungen zu Projektbesprechungen oder weitere wichtige Termine des Projektes abrufen können. Der Kalender ermöglicht Ihnen eine Optimierung Ihrer Zeiteinteilung dank übersichtlicher Darstellung der vergebenen Termine. 5

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8 Mit PKS NETPlan und einem Internetanschluss befindet sich das gesamte Projektteam in einem virtuellen Büro. Egal, ob in Berlin oder Sydney Projekte bearbeitet werden, alle Beteiligten sind jederzeit auf dem neuesten Stand. Um den Informationsaustausch vom Beginn bis zur Realisierung des Projektes effizient gestalten zu können, wird PKS NETPlan als ASP-Lösung (Application Service Provider) zum sofortigen Einsatz bereitgestellt. Professionelle Sicherheitsvorkehrungen gewährleisten, dass Ihre Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort! Unsere Erfahrungen und die Anforderungen aus der Praxis haben PKS NETPlan schnell zu einem vielseitig verwendbaren Kommunikationssystem werden lassen. Unter anderem hat die intuitive Bedienbarkeit der Systemmodule von PKS NETPlan zu seiner marktführenden Position unter den Kommunikationssystemen geführt. Der Zuschnitt der Module lässt die Bandbreite der Einsatzmöglichkeiten sichtbar werden. Vom Schriftverkehr, Dokumenten- und Planmanagement über die lückenlose Verfolgung der Besprechungsprotokolle und Arbeitsaufträge bis hin zur kostenorientierten Vertrags- und Nachtragsverwaltung und effizienter Mängelverfolgung bietet PKS NETPlan die Plattform, den vielfältigsten Ansprüchen gerecht zu werden. Support Kurzfristige Ausarbeitung der für Ihr Projekt optimalen Kommunikationsstruktur Einführungsveranstaltung für Ihr Projektteam Direktschulung am Arbeitsplatz und Coaching per Telefon Betreuung und Weiterentwicklung des Systems Konzeption, Aufbau und Management der Projekt-Organisation bezüglich Ingenieurleistungen Beratungsleistungen für projektspezifisches Office-Management Service Kompetenzzentrum für qualifizierte Datenerfassung Schulungszentrum Frankfurt am Main Hotline Systemvoraussetzungen Internet Browser hjgrontmij Grontmij GmbH Hanauer Landstraße Frankfurt am Main Tel.: Fax: vertrieb@pks-netplan.de