Nachbericht zur Abendveranstaltung: Digitalisierung in Unternehmen Herausforderungen und Chancen für das Personalmanagement.

Transkript

1 Nachbericht zur Abendveranstaltung: Digitalisierung in Unternehmen Herausforderungen und Chancen für das Personalmanagement Referenten: Dr. Prof. Rolf van Dick: Flut Mandy Golm und Anna Schwaderer: Pecha-Kucha Vortrag Value Stream Mapping

2 Vortrag Flut von Herr Prof. Dr. van Dick Nur zur internen Verwendung 2

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4 Ausgangspunkt Befragung von 130 Personen aus verschiedenen Branchen im Winter 2013/2014 Die Befragten bekamen im Durchschnitt 34 s täglich Eigenes Verhalten: Ca. 25% bekommen jeden Tag mehr s, als sie bearbeiten können. Fast 50% werden durch s in ihren Tätigkeiten häufig unterbrochen und 20% fühlen sich durch s unter Druck gesetzt. -Kultur im Unternehmen: 45% sagen, dass ihr Unternehmen erwartet, dass sie außerhalb der Arbeitszeit erreichbar sind, bei 50% werden zeitliche Verzögerungen bei der Bearbeitung von s nicht toleriert Diejenigen, die über Probleme bei Verhalten und Kultur berichten, klagen auch über schlechte Work-Life-Balance, mehr Burnout und geringere Arbeitszufriedenheit Fazit: Ein Viertel bis ein Drittel der Mitarbeiter fühlt eine -Flut und diese beeinträchtigt ihre Zufriedenheit und Gesundheit

5 Reaktionen von Organisationen 2011: Bei VW werden 30 Minuten nach Betriebsschluss die Server abgeschaltet 2013: Bei Daimler werden automatisch alle s gelöscht, die während des Urlaubs eines Mitarbeiters eingehen 2013: Bundesarbeitsministerium will s nach Dienstschluss verbieten 2013: Atos will alle internen s verbieten Aber: Does one size fit all?

6 Die Ausgangssituation bei GmbH Die erste Befragung fand online vom bis zum statt. Der Link zur Onlinebefragung wurde per an 397 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschickt. Insgesamt nahmen 196 Personen an der Befragung teil dies entspricht einem Rücklauf von ca. 50%. Von den Befragten waren 59% männlich, das Durchschnittsalter betrug 44 Jahre mit einer großen Spanne von unter 25 bis über 60 Jahre. 17% haben Führungsverantwortung.

7 -Aufkommen (1. Befrg.) Die Mitarbeiter verschicken durchschnittlich 21 s pro Tag (Spanne: 1-60) und empfangen 37 s pro Tag (Spanne: 3-200). Von den empfangenen s werden im Durchschnitt 40 % für unwichtig gehalten, 11 % als SPAM gesehen. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit wird mit 4 Minuten angegeben, dabei sagen aber 60%, dass sie für eine 5 Minuten und länger benötigen bei durchschnittlich 21 versendeten s sind das ca. 2 Stunden am Tag.

8 Die Stichprobe (2. Bfrg.) Die zweite Befragung fand ebenfalls online vom bis zum statt. Insgesamt nahmen 165 Personen an der Befragung teil dies entspricht einem Rücklauf von ca. 41%. Von den Befragten gehörten 60 Personen den Interventionsgruppen an.

9 Interventionsmaßnahmen Alle Interventionsteams: - Keine cc- s senden - Nutzung von Sharepoint - Nutzung von Lync -Persönliches Gespräch statt -Kein Ticketversand aus System Nur Gruppe 1 (rot): Kein interner -Versand zw. 12:00 und 15:00 Nur Gruppe 2 (grün): Keine automatischen s (pull statt push)!!!

10 -Aufkommen (2. Bfrg.) Die Mitarbeiter verschicken durchschnittlich 18 s pro Tag (vorher: 21) und empfangen 30 s pro Tag (vorher: 37). Die durchschnittliche Bearbeitungszeit wird mit 4 Minuten angegeben, dabei sagen 40 %, dass sie für eine 5 Minuten und länger benötigen bei durchschnittlich 18 versendeten s sind das ca. 1,5 Stunden am Tag (vorher: 2 Stunden).

11 -Verhalten und Zusammenhänge mit Zufriedenheit und Gesundheit (1. Befrg. / 2. Bfrg.) Der Zusammenhang zwischen dem eigenen -Verhalten und der Work-Life-Balance beträgt: -.56 (-.47). Der Zusammenhang zwischen der -Kultur und Burnout.31 (.20) hängt also stark mit dem Thema Gesundheit und Work-Life-Balance zusammen 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Top 30% Flop 20%

12 1. Eigenes verhalten (1. Befrg. / 2. Bfrg.) Angaben in % nein w/n ja Ich empfinde die Kommunikation via als zeitraubend. 54 (60) 26 (23) 20 (17) Ich fühle mich von s bei der Arbeit unter Druck gesetzt. 56 (62) 24 (23) 20 (15) Geschäftliche s beeinträchtigen mein Privatleben. 79 (81) 11 (12) 10 (7) Die Kommunikation via finde ich wertvoll. 6 (5) 23 (22) 71 (73)

13 3 2,8 2,6 2,4 2,2 2 1,8 1,6 1,4 1,2 1. Eigenes verhalten (hohe Werte = negativ) 1 Vor der Intervention Nach der Intervention Eigenes -Verhalten ohne Intervention Eigenes -Verhalten mit Intervention

14 3 2,8 2,6 2,4 2,2 2 1,8 1,6 1,4 1,2 1. Eigenes verhalten 1 Vor der Intervention Nach der Intervention Eigenes -Verhalten ohne Intervention Mit Intervention 1 Mit Intervention 2

15 2. -Kultur (1. Befrg. / 2. Bfrg.) Angaben in % nein w/n ja Ich bin mit der -Kultur bei Bisnode zufrieden. 24 (14) 34 (23) 42 (63) Eine zeitliche Verzögerung bei der Bearbeitung von s wird bei GmbH toleriert. 17 (18) 45 (35) 38 (47) Bei GmbH werden wichtige Informationen gewöhnlich per verschickt. 6 (6) 25 (31) 69 (63) Das Unternehmen erwartet, dass ich auch außerhalb der Arbeitszeiten erreichbar bin. 77 (78) 14 (12) 9 (10)

16 Bewertung der Interventionen (N=60) (hohe Werte = positiv, 1-5) Insgesamt haben die Maßnahmen zu Gr. 1 Gr. 2 einem besseren Umgang mit Mails beigetragen. 2,47 2,64 Insgesamt hat sich die Zahl meiner s durch die Maßnahmen reduziert. 2,21 2,17 Ich würde mich freuen, wenn die Maßnahmen Beibehalten und auf das gesamte Unternehmen Ausgeweitet würden. 2,68 2,94

17 Fazit -Mit geringem Aufwand (2 online Befragungen plus 2 Fokusgruppen und ein Kick-off) konnte der Iststand festgestellt und für das Unternehmen und die Mitarbeiter passende Maßnahmen entwickelt werden. -Das wissenschaftliche Vorgehen erlaubt eine klare Evaluation der Maßnahmen: Veränderungen können nur durch Maßnahmen erklärt werden. -Verantwortlich sollte das Unternehmen sein, nicht der einzelne Mitarbeiter! -Das Unternehmen wird längerfristig von Kulturveränderungen profitieren.

18 Pecha-Kucha Vortrag: Frau Mandy Golm und Anna Schwaderer Value Stream Mapping Nur zur internen Verwendung 18

19 Value Stream Mapping (I) Die Digitalisierung fordert Unternehmen heraus, sehr genau zu beobachten, was sich verändert und darüber hinaus zu bewerten, welche Veränderungen für das eigene Geschäft relevant sind. Je größer ein Unternehmen, desto mehr ist es nicht nur Opfer von Digitalisierung, sondern kann diese durch Forschung und Entwicklung bewusst vorantreiben. Der Einsatz von Value Stream Mapping hilft bei der Umsetzung der Strategie, dem Einsatz neuer Informationstechnologien, sowie der Anpassung der Prozesse an die neuen Systeme. Informationstechnologie, Controlling und andere Fachbereiche werden starke Verbündete des Personalmanagements. Nur zur internen Verwendung 19

20 Value Stream Mapping (II) Die Digitalisierung erzwingt in allen Lebensbereichen die Automatisierung von Routineaufgaben. Allerdings, die Auswahl von Personal, unserem wertvollstem Gut in einem Unternehmen, darf niemals durch rein maschinengeführte Prozesse stattfinden. Das Risiko potentielle Leistungsträger oder Kreativkräfte nicht zu finden, ist unendlich hoch. Und die Frage ist : Können wir uns das leisten? Nur zur internen Verwendung 20

21 Value Stream Mapping (III) Die Herausforderung und Chance für die Fachabteilung Personalmanagement besteht darin, sich zu einem strategisch ausgerichteten Dienstleister zu transformieren. Es wird höchstmögliche Kreativität gefordert, um ein Unternehmen nicht nur am Leben zu erhalten, sondern auch den Weg zu neuen Geschäftsmodellen zu ebnen, damit der Eintritt in die Digitalisierung und Industrie 4.0 zu schaffen ist. Der Einsatz von Value Stream Mapping hilft bei der Umsetzung der Strategie, dem Einsatz neuer Informationstechnologien, sowie der Anpassung der Prozesse an die neuen Systeme. Informationstechnologie, Controlling und andere Fachbereiche werden starke Verbündete des Personalmanagements. Nur zur internen Verwendung 21

22 Vielen Dank für Ihr Interesse! Köln,