Anforderungen und Lösungsansätze für die Onlinekommunikation und Zusammenarbeit im Fernstudium

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1 Fakultät für Wirtschaftswissenschaften DIPLOMARBEIT Anforderungen und Lösungsansätze für die Onlinekommunikation und Zusammenarbeit im Fernstudium Diplomarbeit zur Erlangung des Grades Diplom-Wirtschaftsinformatiker (FH) der Hochschule Wismar eingereicht von: Donatus Neumann geboren am 24. Dezember 1982 in Rostock Fernstudiengang Wirtschaftsinformatik Betreuer: weitere Gutachter: Prof. Dr. oec. Erhard Alde Prof. Dr. rer. nat. Jürgen Cleve Wismar, den 22. Mai 2013

2 Inhaltsverzeichnis I. Inhaltsverzeichnis I. Inhaltsverzeichnis...ii II. Abbildungsverzeichnis... iv III. Abkürzungen... vi 1 Motivation, Problemstellung und Ziele Theoretische Grundlagen und Methoden Methodik Lernen im IT-Zeitalter E-Learning E-Learning Entstehung E-Learning Didaktik Blended Learning Neue Lernformen Technische Grundlagen Lernplattformen - Software für das Blended Learning Cloud Computing Kriterien an eine Lernplattform Kommunikation und Kollaboration Kommunikation Kollaboration Content Didaktik Administration und Technik Office 365 für Bildungseinrichtungen Einleitung Grundlegende Techniken Produktumfang Produktpalette im Einzelnen Exchange Online SharePoint Online Lync Online Office 365 ProPlus Seite ii

3 Inhaltsverzeichnis Weitere Dienste in Office Sicherheit und weitere Merkmale Sicherheit und Schutz Microsoft Cloud Prinzipien Support Referenzen Analyse der Potenziale von Office Grundlegende Erläuterungen Beschreibung der Evaluationsumgebung Einführung in Office Potenziale der einzelnen Produkte in Office Exchange Online Lync Online SharePoint Online Evaluierungsumgebung Virtuelle UNI Kommunikation Social Networking Kollaboration Zusammenarbeit Content Die Webplattform Didaktik Business Applikationen Administration und Technik Weitere Aspekte einer SharePoint-Implementation Office 365 Pro Plus und Office Web App Produktübergreifende Potenziale Zusammenfassung, Wertung und Ausblick IV. Literaturverzeichnis... xc V. Ehrenwörtliche Erklärung... xciv VI. Anlagenverzeichnis... xcv VII. Anlagen... xcvi Seite iii

4 Abbildungsverzeichnis II. Abbildungsverzeichnis Abb. 1: E-Learning (eigene Darstellung nach Detecon [Det02], S. 11)... 2 Abb. 2: E-Learning Teilaspekte (eigene Grafik in Anlehnung an [Ray09])... 3 Abb. 3: Lerntheorien (Quelle: [KS08], S. 43)... 4 Abb. 4: Blended Learning (Quelle: [Wie06], S. 69)... 6 Abb. 5: Blended Learning Konzept (Quelle: [Mar08], S. 67)... 7 Abb. 6: 5 Stages of Workplace Learning (Quelle: [Har10])... 8 Abb. 7: Bedeutung und Anwendungen für betriebliches Lernen (Quelle: [Goe12], S. 3)... 9 Abb. 8: Formen des digitalen Lernens (Quelle: [Goe13], S.11) Abb. 9: PLE (Quelle: [KS08], S. 152) Abb. 10: LMS Market Share for All Institutions (Quelle: [Hil11]) Abb. 11: LMS Market (Quelle: [Hil11]) Abb. 12: Zukünftige Entwicklungen am E-Learning Markt (Quelle: [Goe12], S. 7) Abb. 13: Cloud Arten im universitären Umfeld (Quelle: [MA11], S. 9) Abb. 14: Kriterien LMS (eigene Darstellung nach [Sch00], S. 17) Abb. 15: Kriterien LMS (eigene Darstellung nach [BHM03], S. 3 f.) Abb. 16: Kriterien an ein LMS Abb. 17: Anforderungen / Kriterien Kommunikation (vgl. [BHM03], S. 4 f.) Abb. 18: Microsoft Geschäftsbereiche (eigene Darstellung nach [Mic13a]) Abb. 19: Wichtige Microsoft Cloud Dienste (eigene Darstellung nach [Zah12], S. 3) Abb. 20: Office 365 Überblick (eigene Darstellung nach [Wit13], S. 7 f.) Abb. 21: Branchenausprägung Office 365-Pläne Abb. 22: Standalone Services Abb. 23: Office 365 Pläne (eigene Darstellung nach [Mic13c]) Abb. 24: Zusammenhang Features und Produkte (eigene Darstellung nach [Wit13], S. 7 f.) Abb. 25: Dienstsicherheit (eigene Darstellung nach [Wit13], S. 51) Abb. 26: Office 365 Verwaltungskonsole, Screenshot Abb. 27: Dienststatus Abb. 28: Office 365-Portal Abb. 29: SkyDrive Abb. 30: SkyDrive, Personalisierung Abb. 31: Outlook Web App, Startseite Abb. 32: Outlook Web App, Chat Abb. 33: Outlook Web App, Personalisierung Abb. 34: Outlook Web App, Kalender Abb. 35: Exchange Online, Verwaltungskonsole Abb. 36: von Student.Vier an Student.Eins Abb. 37: Compliance-eDiscovery Abfrage mit positivem Ergebnis Abb. 38: Bericht über Änderung an Compliance-eDiscovery Abb. 39: DLP, mit unerwünschter Information Abb. 40: DLP, Verhindertes Senden Abb. 41: DLP, Bericht für administrativen Benutzer Abb. 42: Lync Client als Bestandteil von Office 365 ProPlus Seite iv

5 Abbildungsverzeichnis Abb. 43: Lync Web App mit Browser Ad On und freigegebener Anwendung Abb. 44: SharePoint-Administratorcenter Abb. 45: Websitesammlungen Virtuelle UNI Abb. 46: Startseite Virtuelle UNI Abb. 47: Lehrstühle BWL Abb. 48: Studiengang WI Abb. 49: Benachrichtigungen Abb. 50: Benachrichtigungsoptionen Abb. 51: Anmeldung SharePoint Abb. 52: Benutzerseite Abb. 53: Newsfeed Abb. 54: Benutzer-Blog Abb. 55: App-Verwaltung des Benutzers Abb. 56: Webpostfach-App Abb. 57: UNI SuchCenter Abb. 58: Kollaboration Fach Abb. 59: logische Architektur (Auszug aus Quelle: [Mic12b]) Abb. 60: Hauptkomponenten SharePoint Site (Auszug aus Quelle: [Mic12c]) Abb. 61: Hauptkomponenten mit Webpart (Auszug aus Quelle: [Mic12c]) Abb. 62: Vorlagenkategorien Abb. 63: Website bearbeiten via Ribbon-Oberfläche Abb. 64: SharePoint Designer Abb. 65: SharePoint Bibliothek Abb. 66: SharePoint Liste Abb. 67: SharePoint-Workflow Abb. 68: UNI DokuCenter Abb. 69: Gerätekanäle mit separaten Gestaltungsvorlagen (Auszug aus Quelle: [Mic12c]) Abb. 70: SharePoint-Taxonomie Abb. 71: UNI BICenter Abb. 72: SharePoint-Liste in Excel geöffnet Abb. 73: Excel Pivot-Tabellen Abb. 74: SharePoint Dateneingabemaske Abb. 75: Dateneingabemaske, Bearbeitung mit InfoPath Abb. 76: KPI Anwendung Abb. 77: Datenzugriff über ExcelServices durch Webpart Abb. 78: Exam Maker App Abb. 79: Planungsaufgaben SharePoint (eigene Darstellung nach [Mic13f]) Abb. 80: Office 365 Pro Plus-Kontoinformationen Abb. 81: SharePoint-Dokument Abb. 82: Word Web App Abb. 83: Office 365 Pro Plus, Word Abb. 84: Office 365 Pro Plus, Integration Word in SharePoint Online Abb. 85: Office 365 Pro Plus, Integration Outlook Abb. 86: Lync Besprechungsnotizen in OneNote Abb. 87: SkyDrive Pro Abb. 88: mobile Geräteunterstützung Office 365 (eigene Darstellung nach [Mic13g]) Seite v

6 Abkürzungen III. Abkürzungen ADL... Advanced Distributed Learning Initiative BaaS... Business as a Service BDC... Business Data Connector BI... Business Intelligence BL... Blended Learning CBT... Computer Based Training CCM... Cloud Control Matrix CD... Compact Disk CMS... Content Management System CSA... Cloud Security Alliance CSV... Comma-separated values, Dateiformat DAAD... Deutscher Akademischer Austausch Dienst DLP... Data Loss Prevention DMS... Dokumentenmanagementsystem DVD... Digital Versatile Disc ERP... Enterprise Resource Planning FAQ... Frequently Asked Questions FISMA... Federal Information Security Management Act HIPAA BAA... Health Insurance Portability and Accountability Act Business Associate Agreement IaaS... Infrastructure as a Service IEEE... Institute of Electrical and Electronics Engineers IIS... Microsoft Internet Information Services ILT... Instructor Lead Training IMAP... Internet Message Access Protocol KPI... Key Performance Indicator LCMS... Learning Content Management System LMS... Learning Management System MMB... MMB-Institut für Medien- und Kompetenzforschung NMC... New Media Consortium On-Premise... Eigenbetrieb von Software PaaS... Platform as a Service PLE... Personal Learning Environment POP... Post Office Protocol RSS... Really Simple Syndication SaaS... Software as a Service SCORM... Sharable Content Object Reference Model SLA... Service Level Agreement SSO... Single Sign On SQL... Structured Query Language URL... Uniform Resource Locator VLE... Virtual Learning Environment WBT... Web Based Training Seite vi

7 Motivation, Problemstellung und Ziele 1 Motivation, Problemstellung und Ziele Organisiert durch die WINGS GmbH studieren an der Hochschule Wismar mehr als eintausend Studenten jährlich berufsbegleitend Themen der Wirtschaft, Technik und Gestaltung (vgl. [Wis07]). Dabei sind besondere Technologien, Methoden und Theorien notwendig, um das Studieren aus der Ferne zeitgemäß und qualitativ hochwertig zu gestalten. Insbesondere die genutzten Technologien unterliegen einem ständigen Wandel und Verbesserungsprozess. Durch das in der heutigen Zeit geprägte Konzept lebenslanges Lernen sind nicht nur die Belange von Studenten, sondern Menschen allen Alters und nahezu jedem Bildungsstand mit geeigneten Technologien bei dem Studieren zu unterstützen. Virtuelle Lernszenarien sind an der Hochschule Wismar bereits in den Lehrplänen verankert. Dennoch ist, gerade durch den rasanten Entwicklungsprozess der Informationstechnologie, eine ständige Forschung und Entwicklungsarbeit in diesem Bereich notwendig und gewünscht. Das Unternehmen Microsoft kündigte Mitte 2012 die Verfügbarkeit von Cloud Computing Services im Bildungsbereich an. Das Produkt Office 365 ist, speziell an die Bedürfnisse der Bildungseinrichtungen angepasst, seitdem auch auf dem deutschen Markt erhältlich. Es stehen mit Exchange Online, Share- Point Online, Office Web Apps, Lync Online und Office Professional Plus Anwendungen zur Verfügung, welche Kollaboration, Kommunikation und Produktivität auf einem neuen Niveau versprechen (vgl. [Per12]). Diese Diplomarbeit wird nach der notwendigen Grundlagenerläuterung wesentliche Kriterien für eine Lernplattform aufzeigen und mit Hilfe theoretischer Betrachtungen ableiten. Elementare Anforderungen für die Onlinekommunikation und Zusammenarbeit im Hochschulumfeld sollen aufgezeigt werden. Die Darstellung und Erläuterung der Potentiale von Office 365 aus dem Blickwinkel einer Hochschulnutzung des Produktes stellen den Kern der Arbeit dar. Somit werden durch diese Arbeit wesentliche Grundlagen geschaffen, mit deren Hilfe eine eventuelle Evaluation von Office 365 durch die Hochschule unterstützt wird. Eingeschränkt wird hierbei der Umfang der Arbeit auf technisch orientierte Themenbereiche. Diese Arbeit soll weder eine ganzheitliche Darstellung aller Lösungsansätze im Umfeld der Lernplattformen erarbeiten, noch eine aktuelle Marktübersicht erörtern. Eine Analyse individueller Anforderungen der Hochschule Wismar ist nicht Bestandteil dieser Arbeit. Vielmehr steht die Herausarbeitung der Potenziale von Office 365 für die Onlinekommunikation und Zusammenarbeit im Vordergrund mit dem Bezug zu den Anforderungen einer Lernplattform. 2 Theoretische Grundlagen und Methoden 2.1 Methodik Die Arbeit wurde, neben Erläuterungen wesentlicher theoretischer Grundlagen, in zwei elementare Teile gegliedert. Um Lösungsansätze für die Onlinekommunikation und Zusammenarbeit aufzeigen zu können, sind zunächst die Anforderungen an eine Lernplattform zu erarbeiten. Dabei sind mehrere Ansätze denkbar. Die individuellen Anforderungen der Hochschule Wismar sind, nach wissenschaftlichem Vorgehen, beispielsweise durch eine Anforderungsanalyse (engl.: requirements engineering) zu ermitteln. Die Methoden nach den Volere-Templates oder die Empfehlungen des Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE) sind zwei Beispiele. Die Planung und Durchführung einer Seite 1

8 Theoretische Grundlagen und Methoden solchen Analyse ist nicht Gegenstand dieser Arbeit. Im Hinblick auf die Zielstellung dieser Arbeit, Potenziale von Office 365 für die Onlinekommunikation und Zusammenarbeit aufzuzeigen, werden die Gedanken der Anforderungsanalyse berücksichtigt, aber in abgewandelter Form angewendet - es werden grundlegende Anforderungen an eine Lernplattform durch theoretische Betrachtungen gewonnen. Diese Abstrahierung und Zusammenfassung ermöglicht den zweiten Teil der Arbeit. Mit Hilfe einer Evaluierungsumgebung von Office 365 werden Anwendungsmöglichkeiten, Lösungsansätze und Potenziale für die Onlinekommunikation und Zusammenarbeit aufgezeigt, die eine Nutzung im Bildungssektor berücksichtigen. Somit werden durch diese Arbeit wesentliche Grundlagen geschaffen, mit deren Hilfe eine eventuelle Evaluation von Office 365 durch die Hochschule unterstützt wird. 2.2 Lernen im IT-Zeitalter E-Learning Die verschiedenen Schreibweisen wie elearning, E-Learning oder E-Lernen deuten bereits auf eine Herkunft dieses Wortes unabhängig der Wissenschaft hin. Es ist also nicht verwunderlich, dass mindestens ebenso viele Definitionen in der Literatur zu finden sind (vgl. [TGA12], S. 38 und [Det02], S. 6). Im Allgemeinen lässt sich E-Learning als Gegensatz zum Präsenzunterricht mit virtuellem Lernen beschreiben. Also das Lernen mit Hilfe von elektronischen Mitteln. Die Art des elektronischen Mittels wie auch der Umfang spielt bei der generellen Definition eher eine untergeordnete Rolle (vgl. [SMBFHV08], S. 10 f.). Das Lernen mit Unterstützung bzw. Nutzung von elektronischen Mitteln verschiedener Art lässt sich also mit dem Begriff E-Learning beschreiben, welcher so in dieser Arbeit mit diesem Verständnis verwendet wird. Folgendes Schaubild in Abb. 1 veranschaulicht eine Definition von E-Learning. Zugleich bietet sie eine Einteilung des Begriffs nach technologischen Kriterien respektive den eingesetzten Technologien. Ebenso sind didaktische Elemente berücksichtigt worden. Abb. 1: E-Learning (eigene Darstellung nach Detecon [Det02], S. 11) Seite 2

9 Theoretische Grundlagen und Methoden Dabei steht CBT für Computer Based Training, das bedeutet allgemein Lernen mit offline Computerunterstützung. WBT steht für Web Based Training, ins Deutsche übersetzt Internet basiertes Training. In diesem Fall ist das Internet das unterstützende Medium. An dieser im Jahre 2002 entstandenen Grafik lässt sich bereits die Entwicklung einer ganzheitlichen Sicht erkennen. Diese stellt nicht die einzelne technische Grundlage in den Vordergrund, sondern übergreifende und integrierte Systeme. Diese können im Sinne von Blended Learning (vgl. Kap ) tangierende Prozesse computergestützt abbilden. Eine häufig genutzte genauere Definition von E-Learning ist die Gliederung in vier einzelne Teilaspekte (vgl. [Ray09]). Die Abb. 2 stellt diese Teilung dar. Multimedialität Multicodalität E-Learning Multimodalität Interaktivität Abb. 2: E-Learning Teilaspekte (eigene Grafik in Anlehnung an [Ray09]) Die verschiedenen Medien, welche im Rahmen von E-Learning benutzt werden, sind unter dem Begriff Multimedialität zusammengefasst. Das können beispielhaft Computer, Hörbücher, E-Books und weitere Medien sein. Einzelne (Lehr-)Informationen können auf verschiedene Art und Weise, also mittels unterschiedlicher Medien, dem Lernenden dargebracht werden. Der Lehrinhalt eines Skripts kann auch als Hörbuch zur Verfügung stehen, ist also multicodal. Das beispielhaft genannte Hörbuch spricht eher auditive Reize an, das Skript jedoch visuelle. Diese Unterscheidung bedeutet Multimodalität. Ferner ist die Interaktion mit dem Lehrmaterial zu unterscheiden. Das Skript weist wenige Interaktionsmöglichkeiten auf, ein Online-Chat mit einem Lehrkörper ist hingegen stark interaktiv. Die Definition nach Ray ist demzufolge ähnlich umfassend wie die Darstellung nach Detecon. Betrachtet man die einzelnen Gliederungspunkte nach Ray, so lässt sich der Bezug zu einer weiteren Differenzierung des Begriffs E-Learning herstellen. Das Ausmaß, respektive der Grad der Virtualisierung von E- Learning Formen wird unterschieden. Die vier Stufen Präsenzseminar, Präsenz begleitend, Blended Learning und Virtuelles Seminar sind von fast keiner bis zur ausschließlichen Nutzung elektronischer Medien gekennzeichnet (vgl. [SMBFHV08], S. 10) E-Learning Entstehung Holten und Nittel greifen zur genaueren Begriffsdefinition E-Learning auch eine zeitliche Einteilung auf (vgl. [HN10], S. 10 ff.). Dabei gelten die Jahre zwischen 1960 und 1985 als erste Phase. In dieser Zeit wurden vor allen Dingen sogenannte Lernmaschinen entwickelt und eingesetzt. Besonders sei hier die Entwicklung des Psychologen Skinner (* ) erwähnt, welcher als Vertreter des Behaviorismus (vgl. Kap. 3.3) eine Lernmaschine entwickelte. Später wurden die ersten computergestützten Systeme an amerikanischen Universitäten eingeführt. Die 2. Phase begann in den späten 1980er Jahren und dauerte bis in die frühen 1990er Jahre. Begünstigt durch die wachsende Verbreitung von PCs wurden spezielle Lernangebote und Lernsoftware entwickelt. Diese Systeme wurden jedoch größtenteils durch überhöhte Anforderungen nicht weitergeführt (vgl. [HN10], S. 12 f.). An diese Zeit anschließend dauert die Phase 3 bis heute an. Durch die weiter zunehmende Verbreitung des PCs und die einhergehende weltweite Vernetzung wurden auch neue Technologien für das E- Seite 3

10 Theoretische Grundlagen und Methoden Learning erschlossen. Verschiedene Medien (Multimedia) wurden in Softwarelösungen integriert. Der sogenannte E-Learning Hype (vgl. [Det02], S. 12]) Ende der 90er Jahre förderte eine vielfältige Entwicklung von elektronisch gestützten Systemen bis hin zu integrierten Lernplattformen. Das E- Learning wird in vielen Gebieten eingesetzt, vor allen Dingen bei der unternehmerischen und der universitären Weiterbildung. Herauskristallisiert hat sich die Theorie des Blended Learning (vgl. Kap und [HN10], S. 14). Die Komplexität, die Qualität und der Umfang von Softwarelösungen haben stark zugenommen E-Learning Didaktik Der Konzeption von elektronisch unterstützten Lernszenarien liegen unterschiedliche Lernparadigmen zugrunde. Von den nachfolgend vorgestellten Theorien finden sich im Allgemeinen alle zu einem entsprechenden Anteil in E-Learning Umgebungen wieder (vgl. [TGA12], S. 39 ff.). Die drei wesentlichsten Lerntheorien sind Behaviorismus, Kognitivismus und Konstruktivismus (Reihenfolge in zeitlicher Entstehung). Eine vierte didaktisch-methodische Theorie ist das durch Georg Siemens geprägte Konzept des Konnektivismus. Die Abb. 3 stellt diese Lerntheorien mit ihren wichtigsten Aussagen dar. Abb. 3: Lerntheorien (Quelle: [KS08], S. 43) Maßgeblich durch Personen wie Skinner, Watson und Ryle geprägt, geht der Behaviorismus von einem einfachen Reiz-Reaktionsmodell aus. Dies bedeutet, der Lernende kann durch einen bestimmten Reiz zu einer bestimmten Reaktion befähigt werden. Dieses auf Belohnung beruhende Prinzip stellt den eigentlichen Prozess im menschlichen Gehirn als BlackBox dar und zielt eher auf das Lernergebnis ab. Mit dieser auf Konditionierung basierenden Theorie wurden die ersten Lernmaschinen konstruiert. Die Beziehung Lehrer und Lernender ist dabei sehr einseitig und geht von einer ziemlich reinen Darbietung von Wissen durch den Lehrer aus. Diese mittlerweile oft kritisierte Theorie findet insbesondere noch bei dem Erlernen von körperlichen Fähigkeiten Verwendung. Das einzelne Vorgehen in der oben genannten BlackBox, dem menschlichen Gehirn, wird in der Theorie des Kognitivismus betrachtet. Der Lernprozess selbst rückt dabei näher in den Fokus. Dem Ler- Seite 4

11 Theoretische Grundlagen und Methoden nenden [ ] werden Fähigkeiten zur eigenständigen und aktiven Aufnahme und Verarbeitung von Informationen und zum Lösen von Problemen zugestanden [ ] ([KR04], S. 17). Durch den Lehrer wird das Prinzip des Lernens durch Einsicht unterstützt und vorbereitet. Ein Beispiel ist die Aufgabenlösung eines Lernenden, welchem aufgrund seiner Vorkenntnisse eine laborähnliche Situation bereitgestellt wird (vgl. [KS08], S. 45). Häufige Kritikpunkte an dieser Lerntheorie sind die Vernachlässigung von Individualität des einzelnen Lernenden und die Reduzierung des menschlichen Gehirns auf eine Informationsverarbeitungsmaschine (vgl. [Mar08], S. 23). Einigen Nachteilen des Kognitivismus versucht die Theorie des Konstruktivismus entgegenzuwirken. Lernen wird im konstruktivistischen Sinn als ein aktiver Prozess gesehen, bei dem die Lernenden ihr Wissen in Beziehung zu ihren individuellen Erfahrungen bzw. zu ihrem Vorwissen in möglichst komplexen realen Situationen konstruieren. [ ] Im Vordergrund steht nicht das Lösen bereits bestehender Probleme, sondern vielmehr das Generieren von Problemstellungen [ ] ([Mar08], S. 24). Zum einen bedeutet dies eine Berücksichtigung der Individualität des Lernenden, zum anderen werden dessen Fähigkeiten zur eigenständigen Generierung von Wissen unterstützt. Aus einem Umfeld mit komplexen Situationen vermag der Lernende eigenständig Probleme zu erkennen und Strukturen zu erfassen (vgl. [Mar08], S. 24 ff.). Der Lehrer steht dabei in der Rolle eines erfahrenen Coach zur Verfügung und übernimmt aktivierende Funktionen gegenüber dem Lernenden (vgl. [KS08], S. 46 f.). Gerade mit Hilfe digitaler Multimedien, Lernplattformen, (spezieller) Software [...] lassen sich konstruktivistische Prinzipien gut umsetzen und erproben [ ] ([Mar08], S. 28). Wie auch die bereits vorgestellten Theorien ist der Konstruktivismus einigen Kritiken ausgesetzt. Die Motivation des Lernenden ist ausschlaggebend für den Lernerfolg und auch die persönliche Fähigkeit für eigenständiges Lernen ist individuell unterschiedlich. Durch das selbständige Erarbeiten von Lerninhalten und Problemstellungen ist relativ mehr Zeitaufwand notwendig als bei direkter Vermittlung des Wissens. Der Konnektivismus, ein recht neuer Theorieansatz, wurde durch Georg Siemens geprägt (vgl. [KS08], S. 47 f.). Elementare Aussage ist das Bilden und Nutzen von Netzwerken durch den Lernenden. Hierbei werden Netze nicht nur im technischen Sinne, sondern auch aus soziologischem Blickwinkel betrachtet. Wissen wird erlernt durch Nutzen von Verbindungen in diesen verschiedenen Netzwerken. Dabei kann beispielsweise Social Networking Software zum Einsatz kommen, so dass auch Verbindungen im beruflichen oder privaten Umfeld genutzt werden können. Ferner kommt auch dem Lehrenden eine neue Funktion zu. Die Lehrenden werden immer mehr die Rolle eines Mentors übernehmen, der aktiv zuhört, beobachtet, Feedback gibt, berät und flankiert [ ] ([KS08], S. 49). Das Lernen als solches findet nunmehr nicht ausschließlich im Frontalunterricht statt, wie bei älteren Theorien oftmals angenommen, sondern setzt sich aus einer Vielzahl von verschiedenen Methoden und Möglichkeiten zusammen Blended Learning Dieser Gedanke, die Kombination von verschiedenen [ ] Lernarrangements aus formellem und informellen Lernen in Verbindung mit verschiedenen Lernformen, Sozialformen, Medien und vielfältigen Kommunikations- und Dokumentationsmöglichkeiten [...] ([KS08], S. 50) wird auch Blended Learning (BL) genannt. Im Englischen to blend, im Deutschen mischen, bedeutet bewährte Lernformen mit Lernformen der neueren Zeit zu mixen. Geprägt durch die Verfügbarkeit von E-Learning ist diese Form der Lernorganisation seit der Jahrtausendwende immer häufiger anzutreffen (vgl. [TGA12], S. 45). Eine weitere Definition von BL unter Berücksichtigung der verwendeten Mittel liefern Kuhlmann Seite 5

12 Theoretische Grundlagen und Methoden und Sauter: Dabei werden Wissensvermittlung und -verarbeitung mittels Web-Based Trainings mit Wissensmanagement, Training, Tutoring und Coaching zielgruppengerecht miteinander kombiniert. ([KS08], S. 101). Ein wichtiges Merkmal von BL sind die entstehenden Freiheiten für den Lernenden. Es ist bei allen Komponenten, außer dem eventuellen Präsenzteil, eine freie Ort- und Zeiteinteilung möglich. Dies lässt eine gute Integration in den individuellen Tagesablauf des Lernenden zu (vgl. [TGA12], S. 46). Anfahrtswege und zeiten erfahren eine Verkürzung und führen somit zu einer Optimierung des Lernaufwandes. Ferner ist die Verfügbarkeit von Lernmaterialien gegenüber reinem Präsenzunterricht gesteigert, bedingt durch die hohe Internetverfügbarkeit. Somit lassen sich individuelle Ansprüche an die Lerngeschwindigkeit realisieren. Eine Einschätzung der zukünftigen Bedeutung von BL geben Brosowski und Cleve: Das Standard-Modell, welches sich im Bereich Präsenzlehre durchsetzen wird, ist das Blended Learning. ([BC08], S. 26). Die Abb. 4 verdeutlicht anschaulich die Zusammensetzung von BL. Abb. 4: Blended Learning (Quelle: [Wie06], S. 69) Zum einen wird aus Abb. 4 ersichtlich, dass über die gesamte Medienbandbreite verfügt werden kann, zum anderen gilt dies auch für alle verfügbaren Methoden. Die eingangs erläuterten Lerntheorien finden auch in der Abb. 4 Bezug. Der Ansatz des Konnektivismus ist hierbei nicht zu vernachlässigen, sondern kann ergänzend unter Theorien in der Grafik Platz finden. Gerade alle neueren verwendeten Medien finden Ihren Bezug in diesem Lerntheoriekonzept wieder. Ein in der Literatur anzutreffender Kritikpunkt an BL Konzepten ist der entstehende Aufwand auf Seiten der Lehrenden (vgl. [BC08], S. 23). Fast jede einzelne Komponente, sei es ein Medium oder eine Methode, bedarf der sorgfältigen und meist aufwändigen Erarbeitung durch einen Lehrkörper oder Vertreter. Da bei BL-Arrangements viele Medien und Methoden Ihren Einsatz finden, wird der Aufwand einer Kursvorbereitung zunächst erhöht. Das Heranführen der Lernenden hingegen in neue Techniken und Methoden ist hierbei im Sinne des lebenslangen Lernens entweder bereits geschehen oder kann häufig als Notwendigkeit der heutigen Zeit angesehen werden (vgl. [TGA12], S. 47). Seite 6

13 Theoretische Grundlagen und Methoden Entsprechend der Definition von BL sind in der heutigen Zeit weitaus mehr Lehrende und Lernende von BL-Umgebungen tangiert als zunächst das eigentliche Wort BL Verwendung dafür findet. Wird jedoch eine optimale BL-Umgebung angestrebt, so sollte der Lerninhalt mit den Medien, Methoden und Theorien in einen sorgfältig abgestimmten Einklang gebracht werden (vgl. [KS08], S. 103). Aus dem Ansatz von Maresch (vgl. [Mar08], S. 66), siehe Abb. 5, lässt sich eine Vielzahl von Informationen diesbezüglich entnehmen. Abb. 5: Blended Learning Konzept (Quelle: [Mar08], S. 67) Obwohl es sich bei dem Konzept zum Verlauf eines Unterrichts nach BL-Kriterien um einen didaktisch begründeten Ansatz handelt, sind dennoch viele Bezüge zu technischen Ansprüchen zu finden. Ferner umfasst die Grafik Aussagen zu Lerntheorien (Spalte 1) und zu verwendenden Methoden (Spalte 2 und 4). Die eigentliche Abarbeitung des Konzepts geschieht anhand der nummerierten Zeilen. Prinzipiell beruht das Konzept auf einem zusammenhängenden thematischen Lerninhalt und kann nacheinander und parallel für andere Lerninhalte ebenso verwendet werden (vgl. [Mar08], S. 67). Die einzelne Beschreibung der durchzuführenden Stufen ist nicht Thema dieser Arbeit. Daher wird auf eine detaillierte Erklärung verzichtet. Prinzipiell bedeutet jede Zeile eine zeitlich serielle Definition von Tätigkeiten und Notwendigkeiten, das Lernthema als BL-Konzept durchzuführen. Von weiterem Interesse ist jedoch die Spalte 3, da bei allen Stufen des Konzepts die Unterstützung und oftmals Seite 7

14 Theoretische Grundlagen und Methoden auch die Notwendigkeit von Onlinekommunikation und Zusammenarbeit mit Hilfe einer Lernplattform ersichtlich werden (vgl. Kap 2.3.1) Neue Lernformen Die im Kapitel und aufgezeigten Theorien werden im Allgemeinen als formelles Lernen bezeichnet. Formelles Lernen ist ein durch eine Institution begleiteter Prozess, dem meistens klar definierte Lernziele übergeordnet sind. Beispielhaft seien Schulen, Hochschulen und Universitäten genannt, welche die Aufgabe des Lehrens innehaben. Dem gegenüber steht das informelle Lernen. Dohmen definiert es folgendermaßen: [ ] Informelles Lernen ist ein instrumentelles Lernen, ein Mittel zum Zweck. Der Zweck ist im Gegensatz zum formalen Lernen nicht das Lernen selbst, sondern die bessere Lösung einer außerschulischen Aufgabe, einer Situationsanforderung, eines Lebensproblems mit Hilfe des Lernens. ([Doh01], S. 19). Außerhalb von Bildungseinrichtungen und strukturiertem Lernen ist das informelle Lernen ein oft beiläufig stattfindender Prozess. Bedingt durch die hohe Verfügbarkeit von Recherchemitteln, wie beispielsweise dem Internet, nimmt diese Lernform eine immer bedeutendere Rolle ein. Ein weiterer Ansatz wird von Hart aufgezeigt (vgl. Abb. 6). Diese Grafik zeigt die bereits behandelten didaktischen Ansätze auf und ergänzt diese um weitere. Abb. 6: 5 Stages of Workplace Learning (Quelle: [Har10]) Stufe 1 bis Stufe 3 wurden bereits in dieser Arbeit erläutert (siehe Kap bis 2.2.4). Hinzu kommt ein weiterer Begriff, das Social Learning (Stufe 4). Zusätzlich zu den bereits zur Auswahl stehenden BL-Technologien werden Tools des Social Networking-Umfelds stärker genutzt, um den Lernmix optimal zu gestalten (Web2.0). Anhand der Abb. 6 ist die Abnahme des Einflussbereichs von Lehrkörpern erkennbar, da diese nur bedingt in die netzwerkartige Kommunikation unter Lernenden eingreifen können. Ferner ist, auch durch die Medienarten, eine Verschiebung in Richtung informelles Lernen zu erkennen. Die fünfte Stufe der Abb. 6 ist durch den Bezug auf die Weiterbildung in Unternehmen an dieser Stelle zu vernachlässigen. Das Lehren an einer Hochschule oder Universität wird, durch die Art der Einrichtung bedingt, keine Loslösung ihrer eigenen Institution erfahren. Die Aussagekraft der Grafik von Hart wird durch eine Studie des New Media Consortium (NMC) gestützt, da diese Studie mit akademischem Hintergrund erstellt worden ist (vgl. [JAC12], S. 3). Die Möglichkeiten für informelles Lernen in der modernen Welt sind zahlreich und divers und umfassen sehr viel Seite 8

15 Theoretische Grundlagen und Methoden mehr als die anfänglichen Ideen des Just-in-time Learning oder des beiläufigen Found Learning. ([JAC12], S. 4) - mit dieser Aussage wird auch Bezug auf das informelle Lernen genommen. Ebenso wird in dem Bericht deutlich, dass ort- und zeitungebundenes Lernen eine immer stärkere Rolle in der akademischen Ausbildung einnimmt. Der Methodik des BL wird mit Nutzung aktuellster Medien somit weiterhin ein gesteigertes Interesse im Bildungssektor widerfahren. Das MMB-Institut für Medien- und Kompetenzforschung hat in seiner Umfragereihe MMB Learning Delphi im Jahr 2012 Experten zu dem Thema digitales Lernen in Unternehmen befragt. Die grundlegende Einschätzung der Bedeutung von Technologien in der Zukunft führte zur Abb. 7. Abb. 7: Bedeutung und Anwendungen für betriebliches Lernen (Quelle: [Goe12], S. 3) Mit 96% wurde dabei die zentrale Bedeutung von BL hervorgehoben. Es ist zudem erkennbar, dass Methoden wie WBT (81%) und Social Networks (60%) eine ebenfalls hohe Zukunftsträchtigkeit beigemessen wird. Sicherlich sind in einer zeitgemäßen BL-Umgebung diese Methoden ebenfalls integrierbar, so dass die Bedeutung von BL damit an Zuwachs gewinnt. Allerdings ist diese Umfrage aufgrund der Orientierung im Wirtschaftssektor nicht direkt übertragbar auf den Bildungssektor, aber die grundlegenden Tendenzen sind auch dort von einem ähnlichen Ausmaß (vgl. [JAC12], S. 5). Im Mai 2013 wurde vom MMB-Institut eine sehr anschauliche Darstellung veröffentlicht, die aktuelle Lernformen aufzeigt und dabei den Bezug zu formellen und informellen Lernen schafft (vgl. Abb. 8). Seite 9

16 Theoretische Grundlagen und Methoden Abb. 8: Formen des digitalen Lernens (Quelle: [Goe13], S.11) In einer ähnlichen Abbildung zur Abb. 8 wurden im Jahr 2008 nur die dunkelblau markierten Lernformen gelistet. Eine starke Bewegung auf dem Markt wird dadurch ersichtlich. Die resultierende Frage, welche technischen Möglichkeiten kann eine BL-Umgebung unterstützen, wird im folgenden Kapitel näher erläutert. 2.3 Technische Grundlagen Lernplattformen - Software für das Blended Learning Um sich der Definition und einer weiterführenden Beschreibung von Lernplattformen zu nähern, wird zunächst eine Einordnung des Begriffs aufgezeigt. Eine genauere Definition folgt im Anschluss. Wie im Kapitel bereits aufgezeigt, gibt es eine Differenzierung von Computer Based Training (CBT) und Web Based Training (WBT). Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle auch Instructor Lead Training (ILT) genannt, welches die klassische Präsenzlehre meint. Computer Based Training ist im Allgemeinen auf asynchrone Medien beschränkt. Dies bedeutet, Lernmaterialien werden auf CDs, DVDs oder sonstigen Medien bereitgestellt, welche keine direkte Interaktion mit dem Lehrenden bietet. WBT hingegen ermöglicht auch teilweise eine synchrone Kommunikation mit dem Lehrkörper, da Technologien des Web1.0 und Web2.0 genutzt werden (vgl. [KS08], S. 114 ff.). Diese Unterscheidung ist im Folgenden näher erläutert. Kommunikationsmittel des Web1.0 sind beispielsweise , Web-Foren, Chats und Audio/Video-Telefonie. Sie bieten eine Kommunikation, welche oftmals einen synchronen Charakter aufweist. Der Lernende und der Lehrende können entweder direkt oder mit kurzer Zeitverzögerung kommunizieren (vgl. [KS08], S. 107 ff.). Unter Web2.0 werden im Allgemeinen die Entwicklung und die Werkzeuge des Internets als Plattform verstanden. Hierbei ist ein bidirektionaler und meist synchroner Informationsfluss vorhanden der Nutzer ist gleichzeitig oftmals auch ein Bereitsteller von Informationen. Technologien wie zum Beispiel Podcasts, Wikis, soziale Netzwerke und Media-Sharing Dienste sind dem Web2.0 zuzuordnen. Der Fokus von Web2.0 Seite 10

17 Theoretische Grundlagen und Methoden liegt stark auf der gemeinschaftlichen Nutzung und Bereitstellung von Wissen, Daten und Information. Viele dieser Web1.0 und Web2.0 Technologien finden sich in Lernplattformen wieder. Eine Lernplattform unterliegt keiner eindeutigen Definition durch die Wissenschaft. Vielmehr bildete sich ein allgemeines Verständnis aufgrund unterschiedlicher Ansätze. Eine sehr gute Beschreibung mit Bezug zu den vorhergegangenen Ausführungen geben Treumann und Ganguin ([TGA12], S. 46): Die Lernplattform bildet das Zentrum der einzelnen Komponenten von Blended Learning. Sie besteht aus einzelnen Bereichen wie der Benutzerverwaltung (Zugang, Abrechnung, Zertifizierung und Evaluation) und der virtuellen Community, die den sozio-kommunikativen Bereich darstellt.. Nimmt man die englische Bezeichnung Learning Management System (LMS) zu Hilfe, so wird das Wort Zentrum aus der vorherigen Definition etwas genauer spezifiziert. Eine Lernplattform ist also ein Management Tool, um CBT, WBT und ILT möglichst einheitlich abzubilden bzw. zu unterstützen. Mit Hilfe von Anforderungen und Aufgaben definieren Kuhlmann und Sauter ([KS08], S. 210) ein Learning Management System (LMS): Über das LMS werden individuelle und organisationale Lernprozesse geplant und gesteuert, Lerninhalte verteilt und das Wissen aus Praxisprojekten gebündelt und weiter entwickelt, Lerner administriert sowie Lernergebnisse dokumentiert.. Ein LMS sollte also ein Eintrittspunkt in den virtuellen Teil des Lernens sein und möglichst viele Prozesse, die das Lernen tangieren, abbilden. Im englisch sprachigen Raum hat auch der Begriff Virtual Learning Environments (VLE) eine fast identische Bedeutung wie das deutsche Wort Lernplattform. Ein in der Literatur häufig erwähnter, aber ebenso nicht klar definierter Begriff, ist das Learning Content Management System (LCMS). Ein Content Management System (CMS) dient der Aufgabe, Informationen, Wissen und Daten, oftmals in Form von Dokumenten, zu speichern und den Nutzern online und weborientiert darzubieten. Ein LCMS hat eine ähnliche Funktion, enthält aber zusätzlich noch Funktionalitäten eines LMS (vgl. [KS08], S. 141). Des Weiteren wird auch oftmals der Begriff Personal Learning Environment (PLE) im Zusammenhang mit Lernplattformen verwendet. Ein PLE ist aus Sicht des Lernenden die Softwareumgebung, mit der das Management der eigenen Lernwelt möglich ist (vgl. [KS08], S. 142 ff.). Oftmals werden diese Funktionen in der Umsetzung durch ein LMS bereitgestellt. Der Blickwinkel ist demzufolge auch ausschlaggebend, ob von einem PLE oder LMS gesprochen wird. Die Abb. 9 verdeutlicht einige elementare Komponenten eines PLE: Abb. 9: PLE (Quelle: [KS08], S. 152) Die gleichzeitige Nennung von PLE, LMS und LCMS ist unter anderem durch die schwere Abgrenzungsmöglichkeit zu vermuten. In der Praxis werden eher ein oder wenige Systeme diese Funktionen bündeln. Fasst man die Funktionen zusammen (siehe Definition LMS von Kuhlmann), ergeben sich die wesentlichen Elemente eines LMS. Es gibt zum einen Tools, um die Kommunikation zwischen den Beteiligten zu unterstützen. Dies betrifft sowohl die Kommunikation zwischen Lehrer und Lernenden Seite 11

18 Theoretische Grundlagen und Methoden als auch die Kommunikation untereinander. Zum anderen sind das Werkzeuge, welche die Koordinierung unterstützen. Diese Unterstützung sollte für Lehrende als auch für Lernende stattfinden. Die Kooperation zählt ebenso zu den elementaren Aufgaben eines LMS wie auch die Kontrolle der Lernfortschritte. Häufig sind auch administrative Funktionen durch ein LMS abbildbar. Da keine eindeutige Definition für ein LMS vorherrscht, ist die Auflistung von Softwareprodukten für ein LMS demzufolge uneinheitlich. Eine Übersicht ist von Schulmeister zusammengestellt worden (vgl. [Sch01], S. 177 ff.). Eine weitere und elementare Übersicht bietet die von der unabhängigen Delta Initiative Inc. herausgegebene Grafik in Abb. 10: Abb. 10: LMS Market Share for All Institutions (Quelle: [Hil11]) Es werden einige marktvorherrschende Lernplattformen aufgezeigt, sowohl in ihrer Entstehung als auch in ihrer Verbreitung. Zum Jahre 2010 ist bereits angemerkt, dass viele Unternehmen den LMS Markt betreten wollen. Deutlich wird dies in der Abb. 11, welche ein Jahr später erschien. Seite 12

19 Theoretische Grundlagen und Methoden Abb. 11: LMS Market (Quelle: [Hil11]) Nicht nur eine neue Marktdurchdringung ist dabei erkennbar, sondern auch Funktionen, welche ein modernes LMS bieten sollte. In Zukunft wird es also nicht nur eigenständige LMS Systeme geben, sondern auch deren Interaktionsmöglichkeiten mit Web2.0 Technologien und Konzepten gewinnen an Bedeutung. Aus diesem Blinkwinkel gibt es eine interessante Aussage, welche durch die bereits zitierte MMB Learning Delphi Studie in Abb. 12 aufgezeigt wird. Abb. 12: Zukünftige Entwicklungen am E-Learning Markt (Quelle: [Goe12], S. 7) Der Markt der Lernplattformen wird von Cloud-Diensten, die Anwendungen als Dienstleistung bereitstellen, beeinflusst werden. Aktuell gibt es bereits mehrere Anbieter, welche bekannte Lernplattformen als Hosting Dienstleistung unter der Bezeichnung Cloud anbieten. Ein im Jahr 2011 von Lee Griffiths im Rahmen der elften International Conference on Advanced Learning Technologies veröffentlichter Artikel nimmt darauf Bezug. Die Verfügbarkeit der Microsoft Produkte in der Cloud unter dem Seite 13

20 Theoretische Grundlagen und Methoden Namen Office 365 kommentiert er [...] and could provide stiff competition for the current main VLE environments [...] ([Gri11], S. 275). Zu Deutsch scharfer Wettbewerb ist unter den aktuellen VLE zu erwarten durch die neuen Cloud basierenden Technologien. Diese Aussage ist gut mit der Abbildung Abb. 11 harmonisierend, in der die Delta Initiative dies andeutete Cloud Computing Wie bereits im vorangegangenen Kapitel erwähnt, ist Cloud Computing eine neue Form der Dienstleistung im IT Umfeld. Ursprünglich vermutlich von der Wolke in Netzwerkdiagrammen abgeleitet (sie stehen dort für nicht genauer definierte Bereiche), steht dieser Begriff stellvertretend für die flexible Nutzung der IT. Cloud Services machen die Verwendung nach Bedarf möglich, ohne die entscheidende Technik und das Knowhow binden zu müssen. Den verschiedenen Ausprägungen von Cloud Services sind mehrere Eigenschaften gemein. IT-Leistungen werden über ein Netzwerk (meist Internet) als Service zu Verfügung gestellt und nach Nutzung abgegolten (in Anlehnung an [Sin10], S. 1). Ein großer Vorteil ist, wie bereits angedeutet, IT-Dienste nutzen zu können, ohne vorher Ressourcen binden zu müssen. Es können somit Investitionen in eigene Infrastruktur vermieden werden. Spezialisiertes Personal muss nicht vorgehalten werden, um die notwendigen Dienste zu betreiben und zu schaffen. Es entstehen Möglichkeiten, gebundene und fixe Kosten in variable Kosten umzuwandeln, meist auch einhergehend mit niedrigeren Gesamtkosten. Die oftmals komplexen IT- Leistungen stehen in relativ kurzer Zeit zur Verfügung und können nach Bedarf genutzt werden. Diese neuere Art von Outsourcing bietet vielen Servicenehmern eine hohe Flexibilität. Es kann auf unternehmerischer Seite sehr schnell agiert werden, da eine lange Planungs- und Beschaffungszeit vermieden wird. Ein wesentlicher Unterschied zu herkömmlichen Vertragsbindungen bei klassischen Hostingangeboten ist die freiere Vertragsbindung. Oft werden sehr kurze Nutzungszeiträume vereinbart, welche sich leicht verlängern oder verkürzen lassen. Nötige Rahmenbedingungen werden in Service Level Agreements (SLA) vereinbart, um die Qualität vertraglich festzuhalten. Dies stellt aus unternehmerischer Sicht einen interessanten Aspekt dar, da langjährig ausgelegte Hostingverträge so zu variableren Cloud-Verträgen werden, welche dynamischer gehandhabt werden können. Auf Seiten der Servicegeber werden durch die Vielzahl an Mandanten Synergieeffekte erzielt, die das Betreiben von Cloud Computing wirtschaftlich machen. Eine als Cloudlösung ausgearbeitete Dienstleistung ist durch den Standardisierungsgrad einfacher in hoher Stückzahl anzubieten. Das erforderliche Personal und die aufzuwendende Technik sind durch den einheitlichen Zweck wirtschaftlicher. Dadurch kann Cloud Computing in einer sehr hohen Qualität zu oftmals moderaten Preisen angeboten werden. Häufig diskutierte Nachteile von Cloud-Lösungen sind deren Sicherheit und Zuverlässigkeit. Zum einen sind ausgelagerte Daten oft in einem weit entfernten Ort, manchmal auch über Ländergrenzen hinweg, beim Servicegeber gespeichert. Zum anderen sind dadurch Maßnahmen für die Datensicherheit stark dem Servicegeber überlassen. Jedoch ist dies nicht in jedem Fall ein Nachteil. Mitunter sind, durch die Spezialisierung auf die Cloud-Lösung, die Dienstleister in hohem Maße mit entsprechenden Sicherheitsmechanismen ausgestattet. Oftmals ist also eine Cloud Lösung sicherer und mit höherer Zuverlässigkeit nutzbar als dies durch eigene Implementierung möglich ist. Ein eher negativer Effekt ist durch die Einzigartigkeit einzelner Cloud-Dienste festzustellen. Es ist oftmals schwer und nur unter hohem finanziellem Aufwand möglich, auf Seiten des Servicenehmers eine einmal gewählte Cloud-Lösung durch eine andere zu ersetzen (vgl. [Sin10], S. 2). Die genauere Spezifizierung von Cloud Dienstleistungen wird aus unterschiedlichen Blickwinkeln durchgeführt. So wird oftmals die Zugänglichkeit hinzugezogen um zu differenzieren. Die beiden be- Seite 14

21 Theoretische Grundlagen und Methoden kanntesten Varianten sind dabei die Public und die Private Cloud, gefolgt von verschiedenen Mischvarianten, der sogenannten Hybrid Cloud. Steht einem oder wenigen Unternehmen bzw. Unternehmensverbänden eine Cloud-Infrastruktur zur alleinigen Nutzung zur Verfügung, so wird dies als Private Cloud bezeichnet. Es gibt also eine starke Einschränkung hinsichtlich des Nutzerkreises. Dem entgegen steht eine Public Cloud einem sehr großen Kreis von Nutzern zur Verfügung. Teilweise umfassen Public Clouds eine Nutzungsebene, die gleichzeitig den privaten, industriellen, Verwaltungs- und Bildungs-Sektor einschließt. Da die Anzahl an Cloud Dienstleistungen in jüngster Zeit zunehmend ist und deren Nutzer oftmals mehrere Cloud Angebote gleichzeitig nutzen, werden auch Verbindungspunkte zwischen Cloud-Lösungen immer häufiger. Man spricht hierbei von Hybrid Cloud. Ein Anwendungsfall aus der Praxis sind Public Cloud Infrastrukturen, welche die Leistungen der Private Cloud ergänzen (vgl. [EDM12], S. 16 ff.) Eine weitere Unterscheidung von Cloud Computing wird anhand von Dienstleistungsarten getroffen. Es werden hierbei im Allgemeinen drei Grundarten von Cloud Dienstleistungen unterschieden. Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) und Software as a Service (SaaS) lauten die bekanntesten Cloud-Arten. Eine IaaS-Cloud bietet dem Nutzer IT-Infrastruktur, meistens in Form von virtueller Hardware, zur dynamischen Nutzung an. Diese Form der Cloud wird oftmals von Unternehmen und Einrichtungen genutzt, welche darauf die eigene Wertschöpfungskette abbilden und mit den eigenen IT-Dienstleistungen dann auf dem Markt auftreten. PaaS ist in der technologischen Ebene weiter oben angesiedelt und bedeutet die Bereitstellung einer spezifischen Anwendungs-Infrastruktur (meist Middleware-Layer). Es lassen sich somit Cloud orientierte Anwendungen entwickeln und publizieren. Die oberste Ebene stellt die SaaS Cloud dar, wobei hier die Anwendung selber als Cloud-Lösung umgesetzt wurde. Diese Form der Cloud wird auch oftmals im privaten Bereich genutzt. Eine vierte Unterscheidungsart Business-as-a-Service (BaaS) wird hinzugezogen, wenn auch die Nutzung einer Cloud-Lösung zur Auslagerung von Geschäftsprozessen angeboten wird (vgl. [MPRSSWW09], S. 22 f.). Der Nutzerkreis von Cloud-Computing findet sich in nahezu allen Bereichen des öffentlichen und privaten Lebens. Neben Unternehmen aller Größen sind private Anwender, Regierungs- und Nichtregierungs-Organisationen Nutzer von Cloud-Dienstleistungen. Auch im Bildungssektor ist Cloud- Computing ein stark zunehmendes Geschäft [vgl. Kap ]. Die nachfolgende Abb. 13 zeigt die drei Cloud-Grundarten mit Beispielen im universitären Umfeld auf. Abb. 13: Cloud Arten im universitären Umfeld (Quelle: [MA11], S. 9) Seite 15

22 Kriterien an eine Lernplattform 3 Kriterien an eine Lernplattform Legt man die einzelnen Definitionen aus Kapitel zugrunde, ergeben sich einige offensichtliche Kriterien an eine Lernplattform. [ ] Sie besteht aus einzelnen Bereichen wie der Benutzerverwaltung (Zugang, Abrechnung, Zertifizierung und Evaluation) und der virtuellen Community, die den soziokommunikativen Bereich darstellt. ([TGA12], S. 46). Hier wird die Möglichkeit einer Nutzerverwaltung in der Definition als ein ausschlaggebendes Kriterium genannt. In wissenschaftlichen Arbeiten finden sich viele Varianten der Einteilung oder Klassifizierung von Merkmalen eines LMS. Da die Definition eines LMS stark variiert, ist es naheliegend, dass ebenso die Anforderungen und die Kriterien in einer gewissen Vielfalt vorliegen. Im folgenden Abschnitt werden zunächst einige Ansätze von Klassifizierungen und Kriterien aufgezeigt und im Anschluss essentielle Merkmale erläutert. Wesentliche Kriterien einer Lernplattform beschreibt Schulmeister mit folgenden Punkten (siehe Abb. 14) (vgl. [Sch00], S. 17). Administration Kursmanagement Didaktik Kommunikation Medien Design Evaluation Technologie & Technik Support Wirtschaftliche Gesichtspunkte Abb. 14: Kriterien LMS (eigene Darstellung nach [Sch00], S. 17) Die durch Schulmeister aufgeführten Punkte lassen sich im Einzelnen stark untergliedern und genauer ausführen. Sie sind somit nur als eine Art Rahmen zu verstehen, in dem sich dann die individuellen Kriterien widerspiegeln können. Dieser Rahmen wurde durch Schulmeister offen und weit gehalten. Auch oftmals als Randbedingungen betrachtete Kriterien, wie wirtschaftliche Gesichtspunkte und Support, finden sich in seiner Auflistung wieder. Für jede Kategorie nimmt Schulmeister Unterkategorisierungen vor, somit werden einzelne Anforderungen in eine gut strukturierte Gliederung überführt. Deutlich werden diese am Beispielkriterium Medien, welches er untergliedert in Bild, Film, Ton, Animation, Videophonie, Telekonferenz, Übungen ([Sch00], S. 18). Eine ähnliche Einordung von Kriterien findet sich in seiner Studie Evaluation von Learning Management Systemen (siehe Abb. 15). Kommunikation, Kooperation & Kollaboration Didaktik Administration Technik Abb. 15: Kriterien LMS (eigene Darstellung nach [BHM03], S. 3 f.) Diese vier Kriterien schließen einige von Schulmeister erwähnte Kriterien mit ein, andere hingegen finden keine Erwähnung. Wirtschaftliche Aspekte scheinen nicht berücksichtigt, ebenso wie die Kategorie Evaluation entfällt. Das Prinzip der Einordnung von einzelnen Kriterien in diesen Rahmen ist aber auch hier feststellbar. Eine Unterkategorisierung nimmt [BHM03] nicht vor. Einzelne Anforderungen an ein LMS werden direkt den Gliederungspunkten zugeordnet (vgl. [BHM03], S. 3 f.). Seite 16

23 Kriterien an eine Lernplattform Um im Folgenden elementare Kriterien an ein LMS kategorisiert aufzeigen zu können, wurde eine vereinfachte Aufteilung in Anlehnung an Schulmeister gewählt (vgl. Abb. 14). Die Grafik in Abb. 16 zeigt dabei die Überschneidung und den Bezug zu der Liste Schulmeisters. Die gewählte Kategorisierung ist im Kreis dargestellt und die Rechtecke mit Schulmeisters Kriterien sind den entsprechenden Segmenten zugeordnet. Kursmanagement Kommunikation Didaktik Kommunikation Kollaboration Didaktik Content Administration und Technik Medien Design Evaluation Technologie & Technik Support Administration Wirtschaftliche Gesichtspunkte Abb. 16: Kriterien an ein LMS Eine Einordnung von einzelnen Kriterien in eine dieser vier Kategorien ermöglicht einen ersichtlicheren Überblick über deren Vielzahl. Ferner ist es einfacher möglich, eine Wichtung vorzunehmen, um individuelle Tendenzen bei der Kriterienwahl berücksichtigen zu können. Sollte eine vollständige Liste aller Kriterien erarbeitet werden, welche eine Organisation oder Person an ein LMS stellt, so ist die gewählte Einteilung sicher als Rahmen anwendbar. Wie eingangs des Kapitels 3 erwähnt, ist die Kriterien-Findung immer eine individuelle Aufgabe. Sie lässt somit zahlreiche Ergebnisvarianten und Einteilungsmöglichkeiten zu. 3.1 Kommunikation und Kollaboration Kommunikation Um Anforderungen und Kriterien an eine Lernplattform dieser Kategorie zuordnen zu können, ist zunächst eine genauere Betrachtung der Begrifflichkeiten notwendig. Kommunikation in Bezug auf ein LMS tangiert im Allgemeinen drei Parteien. Dies ist neben den Lehrenden und Lernenden auch die Bildungseinrichtung. Zwischen diesen drei Instanzen findet ein Informationsaustausch statt, es wird kommuniziert. Der Kommunikationsrichtung sind dabei meistens keine Grenzen gesetzt. Das bedeutet, jede Partei kann mit einer anderen kommunizieren. Sei es der Lernende, der eine Frage an die Institution oder den Lehrkörper hat, oder die Hochschule, die eine Information an Lehrende und Lernende weitergeben möchte. Auch die Kommunikations-Richtung, also Informationssender oder Empfänger, kann beliebig variieren. Ein LMS sollte nach Möglichkeit diesen Informationsaustausch Seite 17

24 Kriterien an eine Lernplattform nicht behindern, sondern in allen Varianten unterstützen und eventuell auch erst ermöglichen. Im Hinblick auf konkrete Aufgaben und Möglichkeiten dieser Unterstützung wird zwecks besseren Überblicks zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation unterschieden. Synchrone Kommunikation bedeutet Informationsaustausch ohne oder mit nur sehr geringer Latenz. Typischerweise findet diese Form in einem persönlichen Gespräch statt. Bei der asynchronen Kommunikation liegt oftmals ein großer Zeitraum zwischen Absenden und Empfangen einer Nachricht. Der Briefwechsel ist ein typisches Beispiel oder auch ein Newsletter. Ferner ist es auch möglich, eine Information bidirektional oder unidirektional zu übertragen. In Bezug zu einer Hochschulumgebung ist somit der Newsletter unidirektional. Die abschickende Hochschule kann nicht oder nur schwer überprüfen, ob die enthaltenden Informationen auch jeden Lernenden erreicht hat. Das persönliche Gespräch zwischen Lernenden und Lehrendem ist eher bidirektional, da jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, die Informationsübermittlung zu überprüfen. Mit einer Lernplattform werden im optimalen Fall alle erläuterten Ausprägungen von Kommunikation unterstützt. Konkrete Mittel, dies umzusetzen, werden in Abb. 17 ohne Wertung in der Reihenfolge aufgelistet und im Anschluss näher erläutert (vgl. [Sch00], S. 25 ff.). Synchrone Kommunikation Whiteboard Chat Desktop/Application Sharing Messenger online (Audio/Video-Konferenz) (Statusinformation) Asynchrone Kommunikation Filesharing Forum Abb. 17: Anforderungen / Kriterien Kommunikation (vgl. [BHM03], S. 4 f.) Die aus dem Frontalunterricht bekannte Tafel diente dem Whiteboard als Vorlage. Im Gegensatz zu der physikalischen Version ist das Whiteboard jedoch eine Onlineapplikation. Die technischen Ausprägungen hierbei sind je Softwarehersteller stark variierend. Im Allgemeinen ist es jedoch möglich, mit vordefinierten Werkzeugen eine weiße Fläche auf dem Bildschirm mit individuellem Inhalt zu füllen, welcher anderen Online-Teilnehmern präsentiert werden kann. So lassen sich mit Pinseln verschiedene Zeichnungen erstellen, markieren oder via Text kommentieren. Meistens wird ein solches Whiteboard begleitend zu anderen Online-Kommunikationsmitteln verwendet. Im Umfeld eines LMS bietet es eine vielfältige Anwendungsmöglichkeit. Es können dem Lernenden während einer Audio/Video-Präsentation schnell und verständlich Wissen und Erklärungen übermittelt werden. Das Eingehen auf Rückfragen der Lernenden kann anschaulich stattfinden. Es besteht oftmals die Möglichkeit, dass auch von allen Teilnehmern einer Onlinekommunikation auf das Whiteboard gezeichnet werden kann. So wird dieses Mittel einer synchronen Kommunikation gerecht. Eine der ersten Web1.0 Techniken [vgl. Kap ] war der Chat. Dieser war in der Anfangszeit ein erstes Online-Kommunikationswerkzeug und nur für kurze Textnachrichten gedacht. Heute werden vielfältige technische Werkzeuge integriert. Die Teilnehmer können meistens zusätzlich zum eigentli- Seite 18

25 Kriterien an eine Lernplattform chen Text andere Online-Inhalte senden. Die grundlegende Kommunikation ist jedoch unverändert, es sind alle Teilnehmer aktiv an einem internetfähigen Gerät beteiligt. Hiermit wird ein synchroner Informationsaustausch gewährleistet. Durch das relativ lange Bestehen dieser Technik ist es im Allgemeinen vielen Internetanwendern vertraut und findet dadurch auch Einzug in viele LMS Systeme. Einen großen Vorteil bietet das Chatten in Bezug auf kurze und knappe Kommunikation. Es ist schnell möglich, eine Frage an andere Onlineteilnehmer zu senden, ohne Form und Gestalt von s wahren zu müssen. Bei einer Online-Zusammenkunft von Studenten und Lehrenden können so schnell Rückfragen gestellt werden, ohne den groben Ablauf unterbrechen zu müssen (vgl. [KS08], S. 56 f. und S. 160 ff.). Desktop/Application-Sharing ist eine recht neue Form der Kommunikation in Bezug auf Internettechnologien. Es ermöglicht mehreren Teilnehmern auf ein und denselben Desktop oder dieselbe Anwendung zugreifen zu können. Sehr häufig wird dies zu Fernwartungs- und Administrationszwecken im IT-Support verwendet. Da die Ortsgebundenheit wie bei Computerkabinetten oder Schulungsräumen nicht mehr zwingend als Voraussetzung gilt, gibt es in der neueren Zeit viele praktische Anwendungsgebiete. Häufig werden begleitend zu Onlinekonferenzen entsprechende Anwendungen gezeigt, die somit jeder Teilnehmer sehen oder auch bedienen kann. Anwendungsbereiche wie Webkonferenzen, Webmeetings oder auch Lernangebote profitieren dadurch, dass die Konferenzmitglieder den Desktop oder die Anwendung des Dozenten gleichzeitig mit verfolgen können. Auch eine Lernplattform kann durch diese Funktion einen Mehrwert erhalten. Ein herkömmliches Computerkabinett kann damit teilweise ersetzt werden, was im ortsungebundenen Lehrbereich einen großen Mehrwert bedeutet (vgl. [Sch00], S. 25 ff.). Unter einem Messenger versteht man eine Computer-Anwendung für das Austauschen von Kurznachrichten (Instant Messaging). Ein Nutzer kann anderen Anwendern Nachrichten senden und solche empfangen. Meistens ist ein Status der Teilnehmer ersichtlich, ob diese gerade online oder offline sind. Diese Funktion gleicht in etwa dem Umfang eines Chats. Mit den meisten Messengern ist es aktuell aber auch möglich, Audio- und Video-Telefonie zu betreiben. Diese synchrone Kommunikation bietet also gleichzeitige Übertragung von Bild, Ton und Schrift der Teilnehmenden. Gerade für die Bildung von virtuellen Klassenräumen ist diese Funktion eine wichtige Voraussetzung. Viele LMS integrieren dieses Kriterium bereits oder bieten angebundene Drittanwendungen. Bei vielen der genannten Technologien wie Chat, Audio- und Video-Telefonie oder Whiteboard gibt es die erwähnte Statusinformation - eine Auskunft, welcher der Teilnehmenden sich gerade am Gerät befindet oder nicht zur Verfügung steht. Im Lernumfeld kann dies ein wichtiger Baustein sein, um effektiv ein virtuelles Klassenzimmer zu betreuen. Auch bei Online-Konferenzen ist somit ersichtlich, ob alle Teilnehmer zur Verfügung stehen oder nicht. Ebenso vielzählig sind die technischen Mittel, die eine asynchrone Kommunikation unterstützen oder ermöglichen. Das Filesharing, sinngemäß die Dateifreigabe, bietet den Austausch von Dateien und Ordnern. Meistens geschieht dies eingebettet in andere Applikationen wie in einem Messenger über eine Website oder mit einer speziellen Software. Im einfachsten Fall speichert ein Nutzer eine Datei ab und andere Nutzer können diese abrufen. Mitunter ist diese Funktion stark erweitert, mit Rechteverwaltung, Archivierung oder zusätzlichen Informationen. Diese elementare Funktion wird von vielen Lernplattformen unterstützt (vgl. [KS08], S. 149). Für die Lehrenden und die Institution ist es ein einfacher Weg, bestimmte Inhalte, Dokumente und Informationen an die Lernenden weiterzugeben. Auch alle anderen möglichen Richtungen von Dateiaustausch, wie das zur Verfügungstellen von Studentenarbeiten, sind denkbar und sinnvoll nutzbar. Auf die eigentliche Verwaltung von Dateiinhalten wird in dem Kapitel 3.2 eingegangen. Seite 19

26 Kriterien an eine Lernplattform Ein häufig gewähltes Beispiel für die asynchrone Onlinekommunikation ist das Forum (Internetforum). Ein Forum im klassischen Sinn stellt einen Ort dar, an dem Fragen gestellt und Meinungen kundgetan werden können. Die gleichen Ziele gelten auch für ein Onlineforum. Die Kommunikation wird meistens über spezielle Plattformen oder Websites ermöglicht und findet ein breites Anwendungsspektrum im Online-Umfeld. Gerade im ortsungebundenen Lernen bietet sich hier eine gute Möglichkeit zu interagieren, ohne zeitgleiche Verfügbarkeit des Kommunikationspartners. In vielen LMS ist die Funktion eines Forums abgebildet oder unterstützt (vgl. [KS08], S. 149 ff.). Das Paradebeispiel für Internetnutzung ist die . Diese an den Brief angelehnte Konversationsmöglichkeit wird als maßgeblich für die Ausbreitung des Internets angesehen. Auch in dem Bildungssektor ist dies eine elementare Kommunikationsform. Fast alle virtuellen Lernumgebungen bieten eine Integration dieses Dienstes oder stellen ihn zur Verfügung. Die direkte Adressierung an einen oder mehrere Empfänger und die Verbreitung der Nutzung macht eine zu einem recht zuverlässigen Kommunikationsmittel (vgl. [Sch00], S. 26 f.). Dem Kategoriepunkt Kommunikation können noch weitaus mehr Anwendungsmöglichkeiten zugeordnet werden. Nicht nur die eigentlichen Werkzeuge und Mittel, sondern auch tangierende Funktionen können wichtige Anforderungen sein. Die Möglichkeit, Klassen und Gruppen bilden zu können, sind häufige Bedingungen an ein LMS (vgl. [KS08], S. 148). Eine Zuordnung von Studenten zu einer Klasse ist keine Kommunikation im eigentlichen Sinne, kann diese aber enorm beeinflussen. Es ist denkbar, dass so beispielsweise ein Forum eine ganz andere Aufteilung erfährt und der Informationsaustausch vereinfacht wird. Bedenkt man die möglichen sprachlichen Barrieren, so kann es je nach Bildungseinrichtung auch notwendig sein, dass eine Lernplattform die Mehrsprachigkeit unterstützt. Die genannten Kriterien in Kapitel 3 sind als Eckpunkte zu verstehen. Anhand dieser sollen die Potenziale von Office 365 aufgezeigt werden und dessen Eignung als Kommunikations- und Zusammenarbeits-Plattform geprüft werden. Einer individuellen Erweiterung, Verfeinerung und Ergänzung der Kriterienliste bei einer Evaluierung wird ausdrücklich zugeraten Kollaboration Der Zweite in diesem Gliederungsabschnitt und in dem ersten Viertel des Gliederungsschaubildes in Abb. 16 genannte Punkt ist die Kollaboration. In dem Kontext dieser Arbeit wird Kollaboration als Zusammenarbeit zwischen den drei genannten Parteien verstanden. Diese sind die Institution, die Lehrenden und die Lernenden, welche an einem gemeinsamen Ziel zusammen arbeiten. Kriterien an eine Lernplattform sind diesbezüglich eng mit den Anforderungen unter Kommunikation verbunden, da sie sich gegenseitig ergänzen und teilweise erforderlich machen. Ferner ist es durchaus möglich, die folgenden Kriterien anderen Kategorien zuzuordnen. Ein solches Kriterium an ein LMS ist die Möglichkeit, etwas im LMS zu suchen. Eine Suchfunktion kann zentral implementiert sein oder sich in verschiedenen Bereichen des LMS wiederfinden. Kernaufgabe ist es, wichtige Informationen schnell zu finden, ohne einen vordefinierten Pfad im LMS vollziehen zu müssen. Wenn beispielsweise nach einer Lernveranstaltung gesucht wird, kann es möglich sein, sie durch Suche anhand des Namens zu finden. Ein vordefiniertes Verzeichnis aller Veranstaltungen muss somit nicht zwingend durchgesehen werden. Eine Suche kann im Hinblick auf die Zusammenarbeit eine nützliche Funktion darstellen. Andere Personen können schnell gefunden werden wie auch andere Informationen wie Notizen, Beiträge oder Kommentare. Die Verwaltung der Kommunikationsmittel, um damit Zusammenarbeit leisten zu können, zeigt sich somit als Anforderung an ein LMS. Um eine effektive Unterstützung bieten zu können, müssen alle im LMS befindlichen Informationen für die Nutzer schnell, übersichtlich Seite 20

27 Kriterien an eine Lernplattform und einfach handhabbar sein. Oftmals sind zur Verbesserung der eigentlichen Techniken unterstützende Technologien in eine Lernplattform integriert. Bezüglich der Kollaboration sind dies Möglichkeiten wie Bewerten von Inhalten, Kommentieren von Beiträgen oder Anmerkungen. Diese Tools bieten durchaus Potenzial, um die Zusammenarbeit untereinander zu erleichtern (vgl. [KS08], S. 160 ff.). Aus Sicht der Institution und der Lehrenden ist die Möglichkeit der Kursbildung und Verwaltung (Kursmanagement) ein oftmals erwähntes Kriterium (vgl. [Sch00], S. 22 f.). Auch hier ist die Zuordnung zu dem Überpunkt Kollaboration nur eine von vielen Möglichen. Auch dem Bereich Content kann Kursmanagement zugeordnet werden, je nach Ausrichtung der einzelnen Anforderungen. Aus dem klassischen Unterricht bekannt, findet sich diese Art der Organisation von Lehrveranstaltungen auch in vielen LMS wieder oder wird dort unterstützt. Um Struktur und Ordnung in das Online-Lernen zu bringen, können Kommunikation und Kollaboration in den Bezug zu Kursen, Klassen oder Gruppen gebracht werden. Das bedeutet beispielsweise, dass die Kommunikationstools in der Lage sind, Kurse abbilden zu können. Ein Online-Meeting für die Klasse, ein Forum für die Gruppe oder eine Übersicht über Kursteilnehmer sind als praktische Beispiele anzubringen. Auch die Kriterien an eine Kursorientierung des LMS variieren in Bezug zu den Anforderungsstellenden. Für eine Bildungseinrichtung kann die Organisation nach Gruppen eine Unterstützung bei Verwaltungstätigkeiten bedeuten (vgl. [Sch00], S. 25 ff.). 3.2 Content Im engeren Sinne bedeutet Content(-management) hinsichtlich eines LMS die Bereitstellung und Verwaltung von Online-Inhalten. Die Art der Inhalte kann dabei vielfältig sein und auch die Form variiert von Schrift, Ton, Film und Bild. Im weiteren Sinne wird in dieser Arbeit Content auch als Überbegriff für Funktionen zur Inhaltsverwaltung einer Lernplattform gesehen. Gibt es beispielsweise die Funktion Dokumente nach bestimmten Kriterien zu suchen, so wird dies auch in diesem Gliederungspunkt angesiedelt. Es wird im Folgenden zunächst auf die Inhaltsverwaltung im eigentlichen Sinne eingegangen und weiterhin LMS spezifische Kriterien aufgezeigt. Die Möglichkeit elektronische Medien wie Dokumente und Bilder in einem System speichern und verwalten zu können, wird unter Dokumentenmanagement verstanden. Es ist in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) weiterhin möglich, diese Inhalte datenbankbasierend abzulegen, zu verschlagworten, zu suchen und zu indizieren. Viele Lernplattformen bieten diese Funktionen eines DMS. Die Anforderungen an DMS- Funktionen variieren sehr stark von der Nutzergruppe. Für viele Institutionen, die Online-Lernen unterstützen, hat diese Funktion eine hohe Bedeutung. Angefangen von Kursunterlagen und Lerninhalten bis hin zu Verwaltungsdokumenten und organisatorischen Inhalten können mit einem DMS viele Dokumente auf dem Online-Weg der Nutzergruppe zugebracht werden. Meistens werden durch Lernplattformen die Medienarten Film, Ton, Animation und Textformen unterstützt. Als mögliches Kriterium kann ferner die Integration der Inhaltsverwaltung in andere Bereiche des LMS angesehen werden. Denkbar sind dabei Verweise und Verlinkungen auf Dokumente bei Kommunikationsmitteln wie einem Forum oder einer (vgl. BHM03, S. 3 f.). Zu den Kriterien bezüglich des Designs einer Lernplattform zählen nicht nur optische sondern auch funktionale Ansprüche. Die ansprechende und funktionale Darbietung von Inhalten zählt auch zu den Ansprüchen des Gliederungspunktes Content. Funktionen wie die Farbgebung und Darstellung in Anlehnung an das Corporate Design einer Institution werden von vielen LMS unterstützt. Weiterhin kann es auch als wichtig erachtet werden, dass durch gute technische Mittel ein einfaches Arbeiten mit der Lernplattform möglich wird. Hierzu zählen elementare Funktionen wie Drag&Drop von Inhal- Seite 21

28 Kriterien an eine Lernplattform ten in das LMS wie auch die Unterstützung verschiedenster Browser und Betriebssysteme. Ferner werden oftmals Templates und Vorlagen geboten, die die Gestaltung von Inhalten erleichtern und vereinheitlichen sollen (vgl. [Sch00], S. 28). Bereits im Abschnitt Kollaboration wurde kurz auf das Kursmanagement eingegangen. Eine tangierende Funktion, welche oft als Kriterium angesehen wird, ist die Evaluation. Im eigentlichen Sinne bedeutet Evaluation die Begutachtung von Etwas. Im Kontext von Lernplattformen kann dies in verschiedenen Ausprägungen unterstützt werden. Oftmals können im Rahmen von Onlineveranstaltungen Befragungen im LMS erstellt werden. Denkbar sind auch Onlinetests oder Umfragen unter den Nutzern. Ein wichtiger Grund für solche Rückinformationen ist die fehlende Face to Face Kommunikation im Online-Umfeld. Unterstützt ein LMS die Möglichkeit einer Testdurchführung, so werden Lehrtätigkeiten möglich, die aus dem klassischen Unterricht bekannt sind. Die Möglichkeit, Multiple- Choice-Fragen zu stellen oder Lückentexte ausfüllen zu lassen, ist durchaus als Kriterium an eine Lernplattform zu sehen. Die automatische Auswertung und statistische Behandlung derer Ergebnisse ist ebenso denkbar. Allen beteiligten Parteien ist es durch Evaluationstechniken besser möglich, auf Inhalte Bezug zu nehmen und Informationen auszutauschen. Abgeleitet aus dem klassischen Unterricht werden Evaluationstechniken als wichtiges Kriterium an eine Lernplattform gesehen (vgl. [Sch00], S. 28 ff.). 3.3 Didaktik Lerntheoretische Grundlagen wurden bereits in dem Kapitel eingehend erläutert. Abgeleitet aus den verschiedenen didaktischen Ansätzen dieser Theorien gibt es verschiedenen Anforderungen, die eine Lernplattform dahingehend erfüllen sollte. Oftmals wird nach Art des zu lernenden Wissens unterschieden und danach die Mittel unterschiedlicher Lerntheorien angewendet. Demzufolge sollten in einem LMS auch mehrere Ansätze von didaktischen Methoden unterstützt werden. Der Behaviorismus steht stellvertretend für Lernen durch Wiederholung. Viele Lernplattformen bieten Möglichkeiten, Inhalte durch mehrfaches Training erlernen zu lassen. Umgesetzt kann dies beispielsweise mit Testfunktionen und Fragepools werden, die eine selbständige Auswertung des Wissenstands erlauben. Für Lerninhalte, die nach der Idee des Kognitivismus vermittelt werden sollen, gelten andere Kriterien an ein LMS. Die Werkzeuge, welche eine eigenständige Generierung von Wissen zulassen, müssen hoch interaktiv und multimedial gestaltet sein. Dem Lernenden sollte es ermöglicht werden, selbständig durch die Nutzung dieser LMS Techniken Erfahrungen zu sammeln. Ansätze des Konstruktivismus und des Konnektivismus können sich ebenso in den Kriterien an eine Lernplattform wiederfinden. Sehr viele der im Kapitel genannten Mittel finden hier Ihre Anwendung (vgl. [Sch00], S. 23 ff.). Die Strukturierung in Klassen, Projekte, Scheinfirmen oder virtuelle Labore ist eine anspruchsvolle Aufgabe für eine LMS Umgebung. Verfolgt man die Aussagen des Blended Learning-Konzepts, so ist im optimalen Fall eine Unterstützung aller Theorien in einer Lernplattform gegeben. Es wird dann möglich, situationsbedingt zu entscheiden, welche Methoden und welche Techniken für einen bestimmten Lernabschnitt geeignet sind. Die Lernplattform muss dabei in der Lage sein, diese verschiedenen Anwendungen in einem geeigneten Rahmen zusammenfassen zu können, so dass die Lehrenden und Lernenden unabhängig der Technik das Lernziel verfolgen können. Die Möglichkeit der Modularisierung von Lerninhalten wird dabei als Kriterium angesehen. Ebenso sollten für die Nutzer alle Techniken in einem angemessenen Zeitrahmen erlernbar und nutzbar sein, so dass das eigentliche Lernziel effektiv verfolgt werden kann (vgl. [KS08], S. 163 f.). Im internationalen Markt der Lernplattformen und tangierenden Systeme haben sich gewisse Standards etabliert. Gerade in Bezug auf die angesprochene Modularisierung ist es wichtig, einen bereits Seite 22

29 Kriterien an eine Lernplattform veröffentlichten Inhalt erneut in anderen Bereichen eines LMS publizieren zu können. Die Wiederverwendbarkeit und die Austauschmöglichkeit werden in Standards beschrieben. SCORM (Sharable Content Object Reference Model) ist ein bekannter internationaler Standard für E-Learning- Umgebungen. Die ADL Initiative (Advanced Distributed Learning Initiative) versucht mit dem SCORM Standard verschiedene Richtlinien und Empfehlungen anderer Standardisierungsinitiativen zusammenzuführen. SCORM beschreibt somit ein Referenzmodell für E-Learning-Inhalte und - Umgebungen. Da die ADL Initiative durch das amerikanische Verteidigungsministerium geführt wird, ist ein Bezug zu dem US-Bildungssystem erkennbar. Oftmals wird die Unterstützung des SCORM Standards auch in der europäischen Region als Kriterium an ein LMS gesehen (vgl. [BHM03], S. 4). 3.4 Administration und Technik Unter diesem recht weitläufig gefassten Gliederungspunkt finden sich Anforderungen, welche tendenziell mehr durch die Bildungsorganisation und durch die Lehrenden beeinflusst werden. Viele organisatorische und wirtschaftliche Kriterien sind fast ausschließlich durch die Institution festzulegen. Die nachfolgend aufgezeigten Anforderungen werden neben diesen wirtschaftlichen und organisatorischen Aspekten auch die Gesichtspunkte der Technik, der Sicherheit, des Supports und der Administration aufzeigen. Im Kapitel 3.3 wurde bereits auf die nachstehende Eigenschaft von Lernplattformen hingewiesen. Es ist von Interesse, wie schnell und wie einfach sich ein Nutzer mit den Funktionen einer Lernplattform vertraut machen kann. Die Administrierbarkeit aus Sicht der Lernenden bezieht sich auf die Verwaltung der eigenen Lernumgebung im LMS. Dazu zählen Tätigkeiten wie das Einschreiben in Kurse, das Teilnehmen an Veranstaltungen und das Zusammenarbeiten mit Kommilitonen. Eventuell bietet ein LMS-Hersteller bereits Hilfen und Möglichkeiten, um die Lernenden dabei zu unterstützen, diese Funktionen online durchzuführen. Diese Kompetenzanforderungen gelten für alle an einem LMS beteiligten Parteien. Für Lehrende und Mitarbeiter der Institution ist es ebenso wichtig, mit möglichst wenig Aufwand viel mit einem LMS erreichen zu können. Liegen beispielsweise für eine Kurserstellung die technischen Hürden zu hoch, so kann bei der Umsetzung mit schlechteren Ergebnissen gerechnet werden. Der Administrationsaufwand, welcher für Online- Lehrmaterial aufgebracht werden muss, sollte möglichst in einem Rahmen liegen, der durch das Lehrpersonal auch durchführbar ist. Für den Betrieb einer Lernplattform zeichnet oftmals technisches Personal der Institution verantwortlich. Es entsteht im Allgemeinen ein permanenter Aufwand bei Einführung, Pflege und Support eines LMS. Für diesen gelten bestimmte individuelle Kriterien an eine Lernplattform. Vorhandenes technisches Wissen um Technologien oder erst zu schulende Fertigkeiten können die Wahl einer Plattform beeinflussen (vgl. [Sch00], S. 30 f.). Die eigentlichen technischen Kriterien an eine Lernumgebung sind somit stark variierend. Eine einheitliche Basistechnologie wird nicht vorgeschrieben, vielmehr ist dies durchaus anbietergetrieben. Unterschiede gibt es in der Architektur der einzelnen Anwendungen, beispielsweise der zugrunde liegenden Datenbanken oder der möglichen Schnittstellen zu anderen Applikationen. Für eine Einrichtung kann es ausschlaggebend sein, das LMS mit ERP Systemen oder anderen Softwareprodukten via Schnittstellen zu verbinden. Dabei ist auch die Wahl zwischen On-Premise (eigene Bereitstellung und Betrieb) oder Cloud-Anwendungen beeinflusst. Oftmals gibt es auch Präferenzen, ob eine Software proprietär oder Open Source vorliegt. Technische Anforderungen können aber auch hinsichtlich der Systemvoraussetzungen getroffen werden. Dies betrifft sowohl die Clientvoraussetzungen als auch die Servervoraussetzungen, insofern Server benötigt werden. Die Formate von vorliegenden Lehrinhalten wie Dokumente oder Audio- und Video Dateien sollten durch das LMS unterstützt werden (vgl. BHM03], S. 3 f.). Ferner kann die Erweiterbarkeit und Skalierbarkeit eines LMS als Kriterium Seite 23

30 Kriterien an eine Lernplattform angesehen werden. Ein Zugang oder Abgang von Lernenden sollte problemlos durch Skalierung bedienbar sein. Die mögliche Erweiterung um Features oder Drittanbietertools kann unter den LMS- Lösungen stark variieren. Die Entwicklung von eigenen Modulen oder Erweiterungen wird manchmal als Kriterium angesehen. Grundlegende Änderungsanforderungen wie das Anpassen an das Corporate Design wurden bereits im Kapitel 3.2 aufgezeigt. Eine Bildungseinrichtung mit eventuellem Forschungsanteil im Arbeitsumfeld generiert eigene Dokumente, Inhalte und wissenschaftliche Arbeiten. Diese unterliegen unter Umständen besonderen Sicherheitsansprüchen. Ein LMS sollte eine angemessene Sicherheitsstruktur aufweisen, um diese im gegebenen Rahmen schützen zu können. Ebenso sollten persönliche Daten der Nutzer nur dem vorgesehenen Personenkreis zugänglich gemacht werden können. Anzubringen sind hier unter anderem Testauswertungen, Kontaktdaten oder Lernfortschritte. Auch eine tiefgreifende Sicherheitsstruktur wird im Allgemeinen als Kriterium angesehen. Es sollte möglich sein, verschiedene Rollen und Rechte einzelnen Nutzerkreisen zuweisen zu können. Auch ist es oftmals notwendig, bestimmte Funktionen und Tools einzuschränken. Das Initiieren einer Lehrveranstaltung ist meistens dem Lehrenden oder der Einrichtung vorbehalten, ebenso wie das Ändern von Terminplänen (vgl. [Sch00], S. 21). In diesem Kapitel wurde unter dem Stichwort Kompetenzanforderungen bereits ein weiterer Punkt angeführt. Die Unterstützungsleistung, auch Support genannt, sollte durch ein LMS möglichst zielführend unterstützt werden. Unter anderem sind dafür die folgenden Umsetzungen denkbar. Eine Rubrik Hilfe, die aus möglichst allen Anwendungen verfügbar ist, kann stets aktuelle Hilfestellung leisten. Die weiterführende Information bezüglich der Nutzung eines LMS sollte durch den Hersteller möglichst tiefgründig und offen implementiert sein. Videos, Screenshots und Anleitungen sind Beispiele dafür wie auch FAQ (Frequently Asked Questions) oder die Kontaktmöglichkeit zu erfahreneren Nutzern. Fragen und Problemstellungen technischer Herkunft müssen in einem definierten Prozess beantwortet werden. Mitunter ist hier auch eine Dienstleistung des LMS-Anbieters verfügbar. Ferner sollten alle notwendigen Wissensquellen für Administratoren und technisches Personal vorliegen. Anforderungen an eine Lernplattform, solche Supportprozesse zu unterstützen, sind individuell unterschiedlich, da je nach Institution verschiedene technische Ressourcen zur Verfügung stehen. Hierunter fallen auch Ansprüche an Kriterien wie die Erreichbarkeit des Softwareherstellers, dessen Reaktionszeit und die Qualität des Supports. Mitunter kann auch die Verfügbarkeit von Evaluierungsumgebungen ein wesentliches Kriterium darstellen. Neben inhaltlichen Fragestellungen und Aufgaben, welche so probehalber umgesetzt werden können, sind auch die Rahmenbedingungen wie Support oder Service damit oftmals vorweg prüffähig (vgl. [Sch00], S. 30 f.). Nicht zuletzt gelten bei der Auswahl einer Lernplattform viele wirtschaftliche Rahmenpunkte als Entscheidungskriterien. Gesichtspunkte, welche wirtschaftliche Bewandtnis haben, werden im Folgenden dargestellt. Die erwähnten Anforderungen hinsichtlich Supports ziehen oftmals auch finanzielle Aufwendungen nach sich. Es ist üblich auf dem Markt der Softwarehersteller, auch Nebenleistungen wie Wartung, Service und Support in Rechnung zu stellen. Die Höhe und die Art der Abrechnung können ein Auswahlkriterium bilden. Unter Wartung sind hierbei Leistungen des Herstellers zu verstehen, die Ausbesserung, Nachbesserung und gesetzliche Änderungen in der Software betreffen. Unter Service wird die nicht-technische Unterstützungsleistung verstanden und Support wurde bereits erläutert. Ein oftmals schwer messbarer und indirekter Faktor sind Kosten, welche durch den eigenen Betrieb eines LMS entstehen können. Die Kostenarten und Kostenträger müssen ermittelt und indirekt entstehende Kosten identifiziert werden. Mitarbeitereinsatz, der nicht direkt auf die Administration der Lernplattform zurückzuführen ist, wird schwer ermittelbar. Hinsichtlich der An- Seite 24

31 Office 365 für Bildungseinrichtungen forderung an ein LMS können also auch solche Umstände zu bestimmten pro/kontra - Entscheidungen führen (vgl. [Sch00], S. 30). Für die inhaltliche Verwaltung eines LMS sind neben der Institution meist auch die Lehrenden verantwortlich. In diesem Kapitel wurde darauf bereits aus einem anderen Blickwinkel verwiesen. Die entstehenden Aufwendungen sind in vielen Fällen auch mit Kosten verbunden. Lehrpersonal und andere Angestellte tragen einen großen Teil zu dem Erfolg einer Lernplattform bei. Es gilt bei der Auswahl eines LMS also diese Aufwände zu ermitteln, um anschließend eine Wertung vornehmen zu können. Viele technische Möglichkeiten einer Lernplattform haben somit Wirkung auf finanzielle Anforderungen. Die Anschaffungskosten, welche für den Erwerb einer Lernsoftware aufgebracht werden müssen, sind ein weiterer Entscheidungspunkt. Neben kommerziell zu erwerbenden Softwareprodukten gibt es auch kostenfrei nutzbare Lernplattformen. Zu bedenken sind bei dem scheinbaren Vorteil von kostenfreien Anwendungen die erforderlichen anderen Aufwände wie Administration, Anpassungen oder fehlende Funktionen, welche unter Umständen auftreten können. Nicht direkt in Zahlen ausdrückbar, aber dennoch eher wirtschaftliche Kriterien sind die Rahmenbedingungen, die bei dem Erwerb oder der Nutzung von Lernplattformen eingehalten werden müssen. Es können bestimmte Copyright Anforderungen gelten, die den veröffentlichten Inhalt betreffen. Eventuell gibt es auch Rahmenbedingungen oder Einschränkungen hinsichtlich Nutzermenge, Nutzerhäufigkeit oder Verwendungsdauer der Plattform. Mit den meisten Anbietern von Lernsoftware muss ein Vertrag eingegangen werden. Hier ist individuell zu prüfen, ob die vertraglich vereinbarten Regelungen den eigenen Kriterien entsprechen. 4 Office 365 für Bildungseinrichtungen 4.1 Einleitung Die Microsoft Corporation (kurz Microsoft) ist ein multinationales Unternehmen mit Firmensitz in Redmond, USA. Die Herstellung von Software und Hardware ist die Kernkompetenz des Unternehmens. Seit der Gründung im April 1975 durch Bill Gates und Paul Allen ist Microsoft zu einem der weltweit größten Softwarehersteller gewachsen. Derzeit werden mit ca Mitarbeitern an 112 weltweiten Niederlassungen 73,72 Milliarden US Dollar Umsatz generiert. Microsoft gibt die in Abb. 18 dargestellten Sparten als Geschäftsbereiche an. Windows & Windows Live Division Server & Tools Online Services Division Microsoft Business Division Entertainment & Devices Division Entwicklung und Vermarktung von Betriebssystemen Microsoft Windows Online-Services, PC- Hardware Enterprise Services Windows Server, Microsoft SQL Server, Windows Azure, System Center Developer Tools, Training Onlinvermarktung Bing, MSN, adcenter, Advertiser Tools Tools für Team und Organisationsproduktivität Microsoft Office, SharePoint, Exchange, Lync, Microsoft Dynamics Business Unterhaltungsbranche Xbox 360, Kinect, Windows Phone Abb. 18: Microsoft Geschäftsbereiche (eigene Darstellung nach [Mic13a]) Circa 2600 Mitarbeiter sind für die Microsoft Deutschland GmbH hierzulande tätig. Der Hauptsitz des Unternehmens ist in Unterschleißheim. In zwölf Unternehmensbereiche untergliedert, werden in Deutschland vor allen Dingen Partnerbetreuung und Marketingaufgaben wahrgenommen. Seit dem Jahr 1995 betreibt Microsoft einen kostenfreien Dienst - ehemals Hotmail genannt, heute outlook.com. Die Infrastruktur und die Nutzungsart sind erste Umsetzungen der Cloud-Idee noch vor der eigentlichen Namensgebung Cloud-Service. Für die Software von Microsoft steht seit 1998 der Seite 25

32 Office 365 für Bildungseinrichtungen Windows Update Service zur Verfügung, über den Aktualisierungen automatisch verteilt werden können. Auch hier sind Ansätze des Cloud-Gedanken schon weit vor der Wortprägung festzustellen. Aktuell werden unter dem Oberbegriff Cloud mehrere Dienstleistungen angeboten. Die folgende Grafik in Abb. 19 bietet eine Übersicht einiger Dienste mit Bezug zur Cloud-Art. Die Fachbegriffe wurden bereits im Kapitel erläutert. SaaS Microsoft Office 365 Outlook.com Microsoft Dynamics CRM Online Skype XBox Live Windows Intune PaaS Microsoft SQL Azure Windows Azure platform AppFabric Microsoft SharePoint Services IaaS Microsoft Windows Azure Platform Windows Server Hyper-V Abb. 19: Wichtige Microsoft Cloud Dienste (eigene Darstellung nach [Zah12], S. 3) Microsoft Office 365 (Office 365) ist laut Microsoft das aktuell wichtigste Cloud-Produkt im Portfolio (vgl. [Zah12], S. 4). Seit Juni 2011 ist Office 365 auch in europäischen Ländern verfügbar. Microsoft bietet mit dieser Cloud-Anwendung Teile des Produktportfolios in abgewandelter Art in neuartiger Dienstleistungsform an. Das Ziel von Office 365 ist eine Verfügbarkeit von Produktivitäts-, Kommunikations- und Kollaborations-Tools einem sehr großen Nutzerkreis mit geringem Initialaufwand zur Verfügung zu stellen. Neben Standardanwendungen wie Tools zur Verwaltung von -Konten, Texten und Dateien oder Präsentationen werden darüber hinaus Anwendungen für die Kommunikation und Online-Zusammenarbeit, Lync für Audio- und Videotelefonate und SharePoint Online für die Team-Arbeit bereitgestellt. Das Angebot richtet sich an Unternehmen aller Größen und Branchen, an den Gesundheits- und Verwaltungssektor, an Privatpersonen und an den gesamten Bildungsbereich. Durch den breiten und großen Nutzerkreis ist es möglich, das Preis/Leistungsverhältnis für den Einzelnen optimal im Sinne einer Cloud-Anwendung zu gestalten. Das Produkt wird inhaltlich und preislich in verschiedenen Optionen angeboten, so dass dem großen Kundenkreis mit zugeschnittenen Paketen entsprochen werden kann. Die variabel gestalteten Produktoptionen und SLA s (vgl. Kap ) bieten somit eine dynamische Nutzung und Nutzungserweiterung aus Kundensicht. Ein wesentlicher Unterschied zu herkömmlichen Microsoft Produkten ist die teilweise oder ganz verschwindende Notwendigkeit, eigene Infrastruktur für den Betrieb vorhalten zu müssen. Die dabei negativen und vor allen Dingen positiven Effekte einer Cloud-Lösung wurden im Kapitel Cloud Computing bereits allgemein erläutert. Im Speziellen bedeutet die Verfügbarkeit von Office 365 dabei einen großen Vorteil für kleine und mittelständige Unternehmen und Einrichtungen mit begrenzten Kapazitäten und finanziellen Mitteln. War es in der Vergangenheit notwendig, Mitarbeiter mit speziellem Microsoft Fachwissen für die Einrichtung und den Betrieb der Microsoft Produkte vorhalten zu müssen, so Seite 26

33 Office 365 für Bildungseinrichtungen ist dies mit Office 365 keine zwingende Voraussetzung mehr. Auch die Bereitstellung von eigenen Servern für Microsoftkomponenten ist unter Umständen nicht mehr notwendig. Für die genannten Profiteure entsteht somit die Möglichkeit, sich auf dem Markt technologisch größeren und finanziell stärker gestellten Unternehmen in diesem Punkt zu nähern. Es ist auch für technisch weniger geschultes Personal möglich, Office 365 in wenigen Tagen für ein Unternehmen nutzbar zu implementieren. Der Nutzen und Vorteil von Kommunikations-, Kollaborations- und Produktivitäts-Tools ist durch Office 365 prinzipiell für alle Unternehmen und Einrichtungen gleichermaßen verfügbar. Marktvorteile, welche durch die Verfügbarkeit in großen und finanzstarken Unternehmen von Tools der drei genannten Kategorien entstehen könnten, werden somit unwahrscheinlicher. Laut Microsoft ist es mit Office 365 auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen möglich, die Tools der Großen zu nutzen (vgl. [Mic11a], S. 4f.). Im Wesentlichen setzt sich Office 365 aus den Kernkomponenten Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online, Office Professional Plus und Office Web Apps zusammen. Weitere Produkte und Funktionen sind je nach Wahl des Pakets möglich. Die einzelnen Aufgaben der Kernkomponenten werden in der Übersicht in Abb. 20 vereinfacht dargestellt. Exchange Online SharePoint Online Lync Online Office ProPlus Office Web Apps Service mit Onlinespeicher Kalender und Kontaktverwaltung Kommunikation und Kollaboration DMS/CMS System Webbasierte Dokumentenverwaltung Verwalten von Teamseiten Kollaboration und Produktivität Echtzeitkommunikation Audio- und Videotelefonie Integration in andere Produkte Kommunikation und Kollaboration Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher, Lync, InfoPath Dokumenten und Informationsverarbeitung Abb. 20: Office 365 Überblick (eigene Darstellung nach [Wit13], S. 7 f.) Office 365 ist mit Stand April 2013 in 22 verschiedenen Sprachen verfügbar. Das Angebot ist in mehr als 60 Ländern dieser Welt auf allen Kontinenten erwerbbar. Nutzer von Office 365 können das erworbene Produkt in allen Ländern auf allen Kontinenten nutzen mit der Ausnahme von Cuba, Iran, Korea, Sudan und Syrien. Somit ist auch neben deutschen auch international agierenden Unternehmen und Bildungseinrichtungen eine optimale Verfügbarkeit von Office 365 gegeben. Um Office 365 dem breiten Kundenkreis bestmöglich anbieten zu können, wurden seitens Microsoft Pläne (Pakete) gebildet. Die einzelnen Pläne unterscheiden sich hinsichtlich Funktionen, Verträgen und Branchenorientierung. Die Grafik in Abb. 21 gibt Aufschluss über die Branchenausprägung und deren grundlegende Pläne. Home Small Business (<25 User) Midsize Business (<300 User) Enterprise (>250 User) Education Government Home Premium Small Business Small Business Premium Midsize Business Enterprise E1 Enterprise E3 Enterprise E4 Education A2 Education A3 Education A4 Government G1 Government G3 Government G4 Abb. 21: Branchenausprägung Office 365-Pläne Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal liegt in der Ausrichtung an die zu erwartende Benutzerzahl. So ist es beispielsweise bei den Small Business Varianten nicht möglich, mehr als 25 Benutzerkonten in Office 365 anzulegen. Ferner ist es auch nur für Verwaltungseinrichtungen möglich, Office Seite 27

34 Office 365 für Bildungseinrichtungen 365 Government zu beziehen. Auch die Education-Version ist für die Bildungsbranche vorgesehen und kann nur durch diese genutzt werden. Einige Office 365-Pakete sind somit nur für spezielle Nutzerkreise verfügbar. Unterschieden werden die einzelnen Branchenpakete zusätzlich durch aufsteigend nummerierte Buchstaben (E1, E2, A2, A3,...). Hinter diesen Kennzeichnungen verbergen sich andere Ausprägungen von Office 365. Das Paket E1 beispielsweise enthält im Gegensatz zu Paket E2 kein Abonnement der Office Suite ProPlus. Durch diese Abstufung ist innerhalb der Branche auch noch eine individuelle Präferenz bei der Auswahl von Komponenten möglich. Detaillierte Aufstellungen der Office 365-Pläne sind auf den Webseiten der Microsoft GmbH nachzulesen (office.microsoft.com). Die genauere Beschreibung von Office 365 Education (Office 365 für Bildungseinrichtungen) wird im nachfolgenden Kapitel vorgenommen. Unabhängig der jeweiligen gewählten Branchenart sind folgende Services teilweise zubuchbar (Standalone Services), siehe Abb. 22. Exchange Online SharePoint Online Lync Online Office applications Project portfolio management Plan 1 Plan 2 Protection Plan 1 Plan 2 Plan 1 Plan 2 Office 365 ProPlus Project Online Abb. 22: Standalone Services Es wird somit gewährleistet, dass spezielle Anforderungen an einzelne Dienste möglichst genau erwerbbar sind. Ist also durch ein erworbenes Paket beispielsweise die Exchange Online-Version nicht integriert, so kann dieser Service dediziert hinzugefügt werden. Eine eigenständige Nutzung der Standalone-Services ist ebenso möglich. Die Preisgestaltung von Office 365 durch Microsoft sieht im Allgemeinen eine monatliche Berechnung vor. Stand April 2013 sind dabei einige Services kostenfrei, andere werden mit bis zu 19,00 (E3) pro Benutzer/Monat berechnet. Hier ist ein wesentliches Verkaufsargument festzustellen. Die Kosten von 12,80 pro Benutzer/Monat bei dem Angebot Small Business Premium sind in einem kleinen Unternehmen durchaus als tragbar anzusehen. Die Anschaffung der identischen Softwareprodukte und deren eigener Betrieb sind bei einem Unternehmen dieser Größe hingegen nicht beziehungsweise kaum zu bewältigen (vgl. [Wit13], S. 33 ff.). 4.2 Grundlegende Techniken Das Cloud-Angebot Office 365 wird durch Microsoft in 13 Rechenzentren weltweit betrieben. Die Rechenzentren werden als fortschrittlichste und modernste kommerzielle Groß-Rechenzentren neben anderen Anbietern wie Amazon, IBM und Google angesehen. Für die Datenhaltung deutscher Office 365-Umgebungen sind die Rechenzentren in Dublin, Irland und Amsterdam, Niederlande zuständig. Die Geo-Redundanz, die Verteilung von Hardware, Software, Personal und Daten über Ländergrenzen, ist bei allen kostenpflichtigen Office 365-Paketen gegeben. Die Serverkomponenten, welche für den Betrieb von Office 365 notwendig sind, werden durch Microsoft in diesen Rechenzentren bereitgestellt. Eine On-Premise Implementierung einzelner Dienste ist bei einigen Plänen möglich (vgl. [Wit13], S. 56 f.). Die Office 365-Funktionen sind für den Endanwender in den meisten Fällen via Internetbrowser nutzbar. Eine Erweiterung der Funktionen wird mit der Installation von Office 365 ProPlus auf dem jeweiligen Clientgerät vorgenommen. Wesentliche Voraussetzung für die direkte Kommunikation und das Bearbeiten von Inhalten ist ein Internetanschluss an dem jeweiligen Endgerät des Benutzers. Seite 28

35 Office 365 für Bildungseinrichtungen Im jetzigen Zeitalter wird diese Voraussetzung aufgrund der hohen Verfügbarkeit fast als gegeben angesehen. Es werden die vier häufigsten Browser unterstützt. Neben dem Internet Explorer sind das Mozilla Firefox, Apple Safari und Google Chrome. Eine sehr hohe Anzahl von Office 365-Funktionen können auch mit mobilen Endgeräten bedient werden wie Windows Phone, IPad, IPhone, Android Geräten oder Blackberry. Für die lokale Installation von Office 365-Komponenten wie Office ProPlus oder Lync Client werden neben den Microsoft Betriebssystemen auch Mac OS X Systeme unterstützt (vgl. [Mic13b]). 4.3 Produktumfang Das Lehren und Lernen an einer Bildungseinrichtung hat viele Gemeinsamkeiten und Schnittstellen zu dem beruflichen Leben in Unternehmen. Es wird sehr viel kommuniziert und zusammengearbeitet, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Gerade in Einrichtungen wie Fachhochschulen wird verstärkt auf eine praktische Orientierung des zu erlernenden Wissens geachtet. Unternehmen sind im Allgemeinen stets an der Optimierung von Kommunikation und Produktivität interessiert. Dies gilt auch für viele Bildungseinrichtungen. Office 365 ist darauf ausgerichtet, diese Punkte zu unterstützen und möglich zu machen. Dem Wunsch vieler Bildungseinrichtungen, die Tools der Unternehmen ebenso einsetzen zu können, wurde mit dem Produkt Office 365 für Bildungseinrichtungen durch Microsoft entsprochen. Seit Juni 2012 ist Office 365 für Bildungseinrichtungen auf dem deutschen Markt verfügbar. Das Engagement Microsofts, den Bildungssektor im besonderen Maße zu unterstützen, ist auch in die Preisgestaltung von Office 365 eingeflossen. Die Nutzung der Basisvariante ist für Bildungseinrichtungen vollständig kostenlos zu beziehen. Sowohl die Einrichtung als auch die Lernenden müssen keine finanziellen Mittel aufbringen, um die Office 365-Dienste nutzen zu können. Es soll durch Office 365 eine deutliche Verbesserung der Lernsituation an den Schulen, Hochschulen und Universitäten herbeigeführt werden. Das lebenslange Lernen ist für viele Unternehmen in der heutigen Zeit ein wesentlicher Punkt, den es zu unterstützen und zu fördern gilt. Tools wie Office 365, die dieses Ziel unterstützen sollen, sind dabei eine wesentliche Grundlage. Es liegt also nahe, dass diese Grundlage auch im Bildungssektor eine erfolgversprechende Option darstellen soll. Der zunehmende Wettbewerb und steigende Qualitätsansprüche stellen Bildungseinrichtungen vor die Herausforderung, ihren Schülern und Studenten optimale Arbeitsbedingungen zu bieten. Um dem gerecht zu werden, ist eine zukunftsorientierte IT-Ausstattung erforderlich, die über alle Plattformen und Geräte hinweg eine verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zeit- und ortsunabhängig ermöglicht. ([Mic11b]). Office für Bildungseinrichtungen ist in drei grundlegenden Ausprägungen (Plänen) zu beziehen. Die Tabelle in Abb. 23 stellt dabei die wesentlichen Unterschiede und Eigenschaften dar. (Preise zzgl. MwSt.) Gehostete 25 GB Speicherplatz pro Benutzer, ein professionelles - System und freigegebene Kalender, unterstützt von Exchan- Plan A2 Studierende: 0,00 Dozenten und Mitarbeiter: 0,00 Alumni: 0,00 Plan A3 Studierende: 2,40 Benutzer/Monat Dozenten und Mitarbeiter: 4,30 Benutzer/Monat Plan A4 Studierende: 2,80 Benutzer/Monat Dozenten und Mitarbeiter: 5,70 Benutzer/Monat X X X Seite 29

36 Office 365 für Bildungseinrichtungen (Preise zzgl. MwSt.) ge Online. Verwenden des eigenen Domänennamens möglich. Webkonferenzen: Besprechungen über das Web mit HD-Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe und Chat. Intranet für die Einrichtung: SharePoint-Websites als Arbeitsbereiche mit anpassbaren Sicherheitseinstellungen für einzelne Gruppen innerhalb der Bildungseinrichtung. Active Directory-Integration: Verwaltung von Benutzeranmeldeinformationen und - berechtigungen. Einmaliges Anmelden und Synchronisierung mit Active Directory. Schutz vor Spam und Malware: Spamfilter und konfigurierbarer Premiumschutz vor Malware. Community- und Telefonsupport: Websupport und Telefonsupport für Office 365 Administratoren rund um die Uhr. Office Web Apps: Erstellen und Bearbeiten von Office-Dateien im Webbrowser. Hochverfügbarkeit der Dienste: Office 365 bietet 99,9 % Verfügbarkeit. Office-Anwendungen: Office-Abonnement für bis zu 5 PCs/Macs pro Benutzer. Erweiterte Funktionen zur Archivierung und Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsbestimmungen sowie unbegrenzten Speicherplatz. ediscovery Center: Werkzeuge zur Unterstützung Plan A2 Studierende: 0,00 Dozenten und Mitarbeiter: 0,00 Alumni: 0,00 Plan A3 Studierende: 2,40 Benutzer/Monat Dozenten und Mitarbeiter: 4,30 Benutzer/Monat Plan A4 Studierende: 2,80 Benutzer/Monat Dozenten und Mitarbeiter: 5,70 Benutzer/Monat X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Desktopversionen von Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access und mehr X X Desktopversionen von Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access und mehr X Seite 30

37 Office 365 für Bildungseinrichtungen (Preise zzgl. MwSt.) bei der Einhaltung von Vorschriften. Gleichzeitiges Durchsuchen aller SharePoint- Websites und Exchange- Postfächer der Office 365 Umgebung. Erweiterte Voic Unterstützung für gehostete Voic . Funktionen für Enterprise- VoIP: Automatische Telefonzentrale. Plan A2 Studierende: 0,00 Dozenten und Mitarbeiter: 0,00 Alumni: 0,00 Abb. 23: Office 365 Pläne (eigene Darstellung nach [Mic13c]) Plan A3 Studierende: 2,40 Benutzer/Monat Dozenten und Mitarbeiter: 4,30 Benutzer/Monat X X Plan A4 Studierende: 2,80 Benutzer/Monat Dozenten und Mitarbeiter: 5,70 Benutzer/Monat X X X Die gelisteten Funktionen in der vorherigen Grafik werden mit fünf grundlegenden Produkten realisiert. Diese ergeben als Einheit das Office 365 Angebot. Abb. 24 veranschaulicht den Zusammenhang zwischen den einzelnen Features und den Produkten. Plan A2 kostenlos Plan A3 und A4 kostenpflichtig Exchange Online (Institutionsmail) SharePoint Online (Webbasiertes Dokumentenmanagement) Lync Online (Echtzeitkommunikation) Office Web Apps (Dokumentenverarbeitung) Office 365 ProPlus (Lokale Installation von Office 365 ProPlus) Abb. 24: Zusammenhang Features und Produkte (eigene Darstellung nach [Wit13], S. 7 f.) Microsoft bringt für die Beschreibung der Produktivitätssteigerung mit Office 365 fünf Schlagworte an (vgl. [Wit13], S. 4 ff.). Neben Kommunikation sind dies Voice & Video, Enterprise Content Management, Social Networking und Reporting & Analysen. Eine Zuordnung dieser Ziele in Abb. 24 gibt Aufschluss über den prinzipiellen Nutzen der Produkte. Exchange Online ist hauptsächlich für die Kommunikation via verantwortlich. Content Management (siehe Kap ) wird durch Share- Point online möglich. Lync Online ist ein Messenger, welcher Video & Voice Kommunikation möglich macht. Social Networking ist ein weiter Begriff und wird durch alle Tools begünstigt. Hauptsächlich stellt SharePoint Online die dafür erforderlichen Werkzeuge bereit. Mit Office ProPlus sind weitaus mehr Ziele erreichbar als Reporting & Analysen. Das Office Paket von Microsoft wird im Allgemeinen als de facto Standard der Büroanwendungen angesehen und ist im Unternehmensalltag nicht wegzudenken. 4.4 Produktpalette im Einzelnen Für die Nutzer von Office 365 sieht Microsoft eine funktionsorientierte Arbeitsweise vor, indem nicht die einzelnen Programme, sondern vielmehr die Lösung von Aufgaben durch diese Anwendungen in Seite 31

38 Office 365 für Bildungseinrichtungen den Vordergrund gerückt werden. Für jeden Nutzer ist es möglich, sich an einem Online-Portal anzumelden. In diesem Portal werden je nach Rechten des Nutzers dessen persönliche Funktionen dargestellt. Es ist somit möglich, die einzelnen Dienste von Office 365 schnell und aus dem übergeordneten Blickwinkel zu erreichen. Für Studenten und Schüler stehen über Links die einzelnen Bereiche wie beispielsweise Outlook, Kalender, Personen, Newsfeed und Websites für den schnellen Zugriff zur Verfügung. Für Dozenten, Mitarbeiter oder Administratoren ist dieses Portal mit Zugriffsmöglichkeiten zu den Verwaltungsfunktionen versehen. Die durchgängige Navigation durch das Office 365- Portfolio ermöglicht einen individuellen und übersichtlichen Eintrittspunkt in die jeweilige Funktionsebene. Administratoren wird über dieses Portal auch die vollständige Administration des Produkts ermöglicht. Über diese Office 365-Verwaltungskonsole (Administrationscenter) sind Konfigurationen, Einrichtungen, Änderungen und Admin-Dashboards erreichbar Exchange Online Exchange Online ist die Cloud Variante des bekannten Servers von Microsoft. Neben den eigentlichen Aufgaben eines herkömmlichen Mailservers wie Speicher und Empfang/Versand von s sind mit Exchange Online vielfältige Kommunikations-Funktionen implementiert. Kernkomponente ist die 25 GB große Mailbox (Plan A2) pro Nutzer-Account. Exchange Online dient somit nicht nur der Verwaltung von s, sondern auch von Kalender-, Aufgaben- und Kontaktinformationen. Es ist sowohl mit der lokalen Installation von Outlook (ProPlus Paket) als auch als Onlineapplikation mit Outlook WebApp nutzbar. Mit mobilen Geräten, wie Smartphones oder Tablet Geräten, können gleichermaßen die Onlinefunktionen genutzt werden. Durch Microsoft wird die Online- Variante von Exchange mit einem umfassenden Spam- und Virenschutz versehen. Die Pakete A3 und A4 enthalten zusätzlich eine unbegrenzte Größe der einzelnen Postfächer und es stehen Langzeitarchivierungsoptionen zur Verfügung. Ein System wie Exchange Online, welches die Zusammenarbeit mehrerer Personen unterstützt, wird auch als Groupware bezeichnet. Fink definiert Groupware wie folgt: Zu den grundlegenden Funktionalitäten einer Groupware-Plattform gehören integrierte E- Mail-, Kalender- und Terminplanungsfunktionen, Replikationsmechanismen, Möglichkeiten für den Im- und Export von Daten [...] ([FSV05], S. 218). Die genannten Funktionalitäten werden durch Exchange Online ermöglicht und stellen eine wichtige Komponente in Office 365 dar SharePoint Online SharePoint Online ist eine weborientierte Kollaborationsplattform von Microsoft. Darüber hinaus ist SharePoint ein Dokumentenmanagementsystem und ein Content Management System (Begrifflichkeiten siehe Kap ). Die Möglichkeiten der Anwendungen sind durch den enormen Funktionsumfang in folgende Bereiche zu gliedern: Zusammenarbeit, Social Networking, Internet-/Intranetportale, Content-Management, Geschäftsanwendungen. Die Funktionsbereiche werden durch Microsoft in die sechs Kategorien Sites, Composites, Insights, Communities, Content und Search unterteilt. Der Bereich Sites beschreibt SharePoint Seiten (ähnlich einer Internetseite), welche alle weiteren Funktionalitäten wie Webparts kapseln und hoch dynamisch und individuell anpassbar sind. Einzelne Komponenten einer SharePoint-Umgebung können auf Sites frei zusammengestellt und genutzt werden. Diese Möglichkeiten und auch die Integration anderer Office Programme werden als Composites bezeichnet. SharePoint ermöglicht auch die Integration vieler externer Daten und Aufbereitung selbiger. Funktionen, welche dies ermöglichen, werden unter dem Begriff Insights zusammengefasst. Die Technologien des Web2.0 und weitere Social Media Komponenten finden sich unter dem Punkt Seite 32

39 Office 365 für Bildungseinrichtungen Communities. Content beschreibt die Funktionalitäten eines CMS und Search bezeichnet alle Suchfunktionalitäten. SharePoint Online beinhaltet die SkyDrive Funktion, einen Service zum Speichern persönlicher Daten, die eine maximale Gesamtgröße bis zu 7 GB pro Benutzer (erweiterbar) einnehmen können. Zusätzlich ist die SharePoint Online-Umgebung ein zentrales Speicherarchiv für die ganze Institution Lync Online Für die Echtzeitkommunikation mit allen Nutzern der Office 365-Plattform dient Lync Online. Zentrale Komponente ist die Audio- und Videotelefonie. Die Datenübertragung wird hierbei über die bestehende Internetleitung durchgeführt. Es entstehen also keine weiteren Kosten für das Nutzen des Dienstes. Lync wird häufig als Konferenztool eingesetzt, da viele weitere Funktionen Online- Konferenzen bis zu 250 Teilnehmern ermöglichen. Es ist dabei nicht nur möglich Audio-und Videodaten in HD zu übertragen, sondern auch Textnachrichten, Anwendungen oder den ganzen Bildschirm. Die Integration von Lync ist in andere Anwendungen wie Exchange Online oder SharePoint Online gegeben. Das Management von Online-Konferenzen wird so durch alle Office 365-Komponenten unterstützt. Microsoft plant ab Sommer 2013 die Integration des Dienstes Skype. Es wird dann möglich sein, auch Nutzer des Skype-Netzwerkes mit in die Kommunikation einzubinden. Ein wesentlicher Unterschied zu anderen Messengern besteht in der hohen Integration in die Office Produktpalette. Während einer Onlinekonferenz mit Lync ist es dadurch auch möglich, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Die Option des Plan A4 sieht einen On-Premise Lync Server vor. Eine herkömmliche Telefonanlage kann damit durch eine VoIP-Lösung abgelöst werden Office 365 ProPlus Office 365 ProPlus unterscheidet sich nicht grundlegend von herkömmlichen Office 2013 Versionen. Die Integration der Office 365 Cloud-Anwendungen ist das primäre Ziel zusätzlicher Features. Für die lokale Installation auf bis zu 5 Geräten pro Benutzer ist Office ProPlus vorgesehen. Die Nutzung ist als Abonnement zu verstehen und inkludiert eventuelle Updates und Erweiterungen. Mit der Installation von Office 365 ProPlus auf PC oder MAC Systemen gewinnt die Office 365-Cloud an zusätzlichen Funktionen. Es wird möglich, auch offline die Daten der Cloud zu bearbeiten, zu synchronisieren und wieder zu integrieren. Die bekannten Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher, Lync ProPlus und InfoPath werden durch die Anbindung an die Office 365-Cloud stets auf allen Clientgeräten des Nutzers personalisiert nutzbar. Einstellungen in einzelnen Programmen können somit über Gerätegrenzen hinweg getätigt werden. Bildungseinrichtungen wird es durch Office 365 ProPlus ermöglicht, eine identische Softwarevoraussetzung für alle Nutzer zu schaffen Weitere Dienste in Office 365 Der Erwerb einzelner Funktionen für eine kleine Nutzergruppe ist auch mit Office 365 für Bildungseinrichtungen möglich. Neben den bereits beschriebenen Paketen wie Exchange Online, Lync oder Office sind Visio, Project und Yammer zubuchbar. Die lokalen Varianten Visio und Projekt integrieren in das Office-Paket Tools zur Visualisierung und des Managements. Eine Online-Version des Project Servers ist kostenlos nutzbar. Der Business Social Media Dienst Yammer (Facebook für Unternehmen) wird in Kürze für die Academic Pläne verfügbar sein und die vorhandenen Social Media-Funktionen ergänzen. Seite 33

40 Office 365 für Bildungseinrichtungen 4.5 Sicherheit und weitere Merkmale Sicherheit und Schutz Ein häufig diskutiertes Thema ist die Sicherheit von Cloud-Lösungen (vgl. Kap ). Cloud Computing ändert einige Paradigmen der herkömmlichen Client/Server Umgebung. Angefangen bei der Hardware über die Software, die Daten und das Know-how werden viele Dinge einem Dienstleister überlassen. Das Vertrauen, welches eine Einrichtung oder ein Unternehmen in die eigene IT- Abteilung hat, sollte im mindestens selben Umfang auch dem Dienstleister entgegen gebracht werden können. Hinsichtlich dieser Änderung im IT Umfeld sind deutsche Unternehmen recht zurückhaltend im Vergleich zum internationalen Markt (vgl. [EDM12], S. 9 f.). Microsoft hat diesen Umstand erkannt und investiert stark in das Thema Sicherheit. Die Cloud Angebote sollen den europäischen Ansprüchen gerecht werden und sind auch nach hiesigen Regularien geprüft. Hinsichtlich der verwendeten Begriffe Datenschutz und Datensicherheit gelten folgende Unterschiede. Datensicherheit bedeutet Schutz der Daten gegen Verlust, Zerstörung, Missbrauch oder unberechtigten Zugriff. Gegenstand der Bemühungen sind dabei nicht nur die Daten selber, sondern auch die zugrunde liegende Hard- und Software. Datenschutz hat eine ähnliche Zielstellung, aber im Hauptinteresse steht der Eigentümer von Daten mit Schutz seiner Persönlichkeitsrechte. Bei beiden Themenbereichen überschneiden sich die Maßnahmen und Ziele, da wesentlicher Kernpunkt des Schutzes und der Sicherheit die Daten als solche sind. Um das weite Themenfeld IT-Sicherheit einzugrenzen, schlägt Microsoft in Bezug auf Office 365 eine grundlegende Vierteilung vor. Neben dem Schutz der Daten und der Transparenz von Prozessen sind eine unabhängige Prüfung und höchste Sicherheitsstandards Ziele von Microsoft. Diese Einteilung wird unterstützt von drei wesentlichen Kernaussagen. Microsoft verzichtet bei allen Office 365- Produkten komplett auf den Markt der Werbung. Es wird also kein Data-Mining mit Kundendaten betrieben und keine Werbeprodukte anhand von Kundendaten entworfen. Diese komplette Werbefreiheit ist bei ähnlichen Produkten anderer Hersteller nicht gegeben und stellt einen Vorteil dar. Desweiteren besteht eine permanente Möglichkeit, alle Kundendaten aus der Cloud exportieren zu können. Die im Kapitel genannten Nachteile einer Cloud-Bindung werden somit teilweise aufgehoben. Drittens wird eine strikte Trennung von Office 365-Daten und Privatanwenderdaten vorgenommen. Alle Office 365-Dienste werden durch ein siebenschichtiges Sicherheitskonzept geschützt und gesichert. Die folgende Grafik in Abb. 25 listet diese Schichten auf und beschreibt selbige. Daten Benutzer Anwendung Host Internes Netzwerk Netzwerkperimeter Standort Zugriffkontrolle und -überwachung, Datei-/Datenitegrität Account Management, Training und Awareness, Screening Secure Engineering (SDL), Zugriffskontrolle und -überwachung, Malwareschutz Zugriffskontrolle und -überwachung, Malwareschutz, Patching und Konfigurationsmanagement Zwei-Faktor-Authentifizierung, Aufspüren von Eindringlingen, Vulnerability-Scans Edge-Router, Aufspüren von Eindringlingen, Vulnerability-Scans Physische Kontrollen, Videoüberwachung, Zugangskontrollen Abb. 25: Dienstsicherheit (eigene Darstellung nach [Wit13], S. 51) Seite 34

41 Office 365 für Bildungseinrichtungen Auf den ersten Ebenen wird Schutz der Daten in Office 365 gegen ungewollten physischen Zugriff oder äußere Einflüsse realisiert. Andere, oft erst auf den zweiten Blick erkennbare Gefahren des Kompromittierens oder Verlustes werden in den höheren Schichten kontrolliert. Dies beinhaltet eine konsequente Umsetzung von Rechtestrukturen in Office 365 für die Nutzergruppen, aber auch weitere proaktive Technologien. Pro aktiv bedeutet, Sicherheitsprobleme nach Möglichkeit schon vor dem Auftreten zu verhindern. Ein gutes Beispiel ist Data Loss Prevention (DLP) in Office 365. Bei dem Senden von sicherheitsrelevanten Daten wie Kreditkartennummern wird der Nutzer darauf hingewiesen, dies nochmals zu überdenken. Sicherheit wird oft auch in den eigenen Nutzerkreisen nicht mit demselben ernsthaften Gedanken verfolgt, wie die Einrichtung dies vorsieht. Office 365 ediscovery ermöglicht der Institution die Einhaltung der eigenen Sicherheitsanforderungen und das konsequente Umsetzen dieser durch alle Daten wie s, Dokumente oder Webseiten. Daten mit illegalen oder ungewollten Inhalten können so aufgespürt und entsprechend behandelt werden. Alle Zugriffe auf Inhalte von Office 365 finden über eine verschlüsselte Kommunikation statt. So sind Zugriffe von Unbefugten während der Nutzung ausgeschlossen. Mit der ISO Norm wird Office 365 und den Microsoft Rechenzentren Datensicherheit anerkannt. Damit ist Office 365 [ ] der erste führende Clouddienst, der die strengen physischen, Prozessund Verwaltungskontrollen von ISO implementiert hat [ ] ([Zah12], S. 11). Hinsichtlich des Datenschutzes ist Microsoft Vorreiter in Erfüllung von europäischen und internationalen Richtlinien. Die Anforderungen der EU-Datenschutzrichtlinie 95/46/EG werden von Office 365 erfüllt. Diese Richtlinie dient dem Schutz von natürlichen Personen und deren Daten bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und gilt für alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union (vgl. [EUR95]). Es werden auch Standards und Empfehlungen anderer Staaten durch Office 365 unterstützt und angewendet. Ein direkter juristischer Zwang besteht in Deutschland nicht, diese Anforderungen zu erfüllen, aber sie demonstrieren die hohen Aufwendungen Microsofts in den Bereich Sicherheit und Schutz. Die Zertifizierung FISMA (Federal Information Security Management Act), welche Office 365 in den USA bescheinigt wurde, gibt die Nutzung des Cloud Angebots auch für US-Behörden frei. Auch andere besonders zu schützende Bereiche wie der Gesundheitssektor werden durch Office 365 zertifiziert unterstützt. Mit HIPAA BAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), ein Gesetz, welches unter anderem die Datenverarbeitung im Gesundheitssektor der USA beschreibt, ist Office 365 eine der ersten Cloud-Lösungen, die auch im medizinischen Bereich der USA eingesetzt werden darf. Empfehlungen der weltweit agierenden Non-Profit Organisation Cloud Security Alliance (CSA) werden durch Office 365 umgesetzt, so dass auch der weltweit anerkannten Cloud Control Matrix (CCM) Folge geleistet wird. Hier werden Konzepte und Prinzipien festgelegt, welche Datensicherheit und Datenschutz bei Cloud-Anwendungen gewährleisten sollen (vgl. [Mic13d]). Für den europäischen und speziell den deutschen Markt ist die Orientierungshilfe Cloud Computing von hoher Bedeutung. Die Arbeitskreise Technik und Medien der Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder haben dieses Dokument herausgegeben. Ziel ist es, der Technologie Cloud Computing eine Mindestanforderung mitzugeben, um dem deutschen Anspruch an Sicherheit und Schutz von Daten zu genügen. Office 365 ist konform mit diesen Empfehlungen. Dies bezieht sich vor allen Dingen auf das Vertragskonstrukt, welches mit dem Nutzen von Office 365 eingegangen wird. Der Datenverarbeitungsvertrag und die EU-Standardvertragsbestimmungen werden durch Office 365 ausreichend abgedeckt (vgl. [BHHPST11], S. 4 ff und [Mic13d]). Die Bemühungen Microsofts, eine sichere und geschützte Cloud-Lösung anbieten zu können, äußern sich positiv auf das Anwendungsgebiet. Für deutsche Verwaltungseinrichtungen gibt es, wie bereits vorgestellt, eine spezielle Office 365-Version. Es wird so auch für Ämter und Behörden möglich, Produktivitäts-Tools als Microsoft Cloud-Anwendung zu nutzen und dabei spezielle Anforderungen an Seite 35

42 Office 365 für Bildungseinrichtungen Datenschutz und Datensicherheit gewährleisten zu können. Weiterführende Informationen und Einblicke in von Microsoft unterzeichneten Verträge (Microsoft Security Policy) sind auf einer eigens eingerichteten Seite einzusehen. Administrative Nutzer von Office 365 haben ferner in dem Verwaltungsportal die Möglichkeit, optionale Vertragsergänzungen einzusehen und bei Bedarf zu bestätigen Microsoft Cloud Prinzipien Eine Cloud-Anwendung ist oftmals ein sehr spezialisierter IT-Service, welcher mit sehr hohen technischen, personellen und finanziellen Aufwendungen bereit gestellt wird. Aus der Sicht des Servicenehmers existiert eine Dienstleistung, die vom Preis/Leistungsverhältnis nicht in gleichem Verhältnis umsetzbar wäre. Von Seiten des Servicegebers ist die hohe Anzahl Nutzer das ausschlaggebende Kriterium, welches ermöglicht, diesen Preis/Leistungsgrad anzubieten. Eine Cloud-Lösung unterliegt immer einem gewissen Grad an Standardisierung, dadurch wird es dem Servicegeber erst möglich, eine hohe Nutzerzahl zu angemessenen Kosten bedienen zu können. Auch Microsoft hat für Office 365 einige Standards geschaffen, die nicht unbedingt für On-Premise Lösungen gelten müssen. Es ist wichtig, diese Standards oder Prinzipien zu kennen, um die eigenen Anforderungen damit vergleichen zu können. Eine wesentliche Einschränkung, die für Office 365 gilt, ist die Einschränkung hinsichtlich Anpassung der Services. Grundlegende technische Änderungen an Office 365-Produkten sind nicht möglich. Eine individuelle Konfiguration der vorhandenen Services hingegen ist gegeben. Ferner unterliegen alle Office 365 den bereits beschriebenen Sicherheitsregularien von Microsoft. Eine Änderung grundlegender Sicherheits- und Schutzmaßnamen ist nicht möglich. Ein Audit der Rechenzentren, in denen Microsoft Office 365 betrieben wird, ist für Kunden und Nutzer nicht vorgesehen. Durch die Standardisierung sind Updates und Sicherheitspatches nicht eigenhändig installierbar. Microsoft übernimmt die Pflege der Software und die Nutzer können Release-Zeiträume nicht beeinflussen. Es entsteht eine Art up-to-date -Zwang, der positiv oder negativ gewertet werden kann. Hinsichtlich der Wertung sei an Kapitel Cloud Computing verwiesen. Eine individuelle Wertung der gegebenen Standards sollte bei der Wahl Cloud-Lösung / On-Premise stets erfolgen Support Neben den umfangreichen Onlinedokumentationen, welche in Form von Audio, Video und Text für Office 365-Anwender und -Administratoren vorliegen, bietet Microsoft einen deutschsprachigen Admin-Support an. Dieser ist werktags von 08:00 bis 18:00Uhr erreichbar via Telefon oder Onlineticket. Außerhalb dieser Zeiten ist 24/7 Support in englischer Sprache gewährleistet, ein Dolmetscher steht zur Verfügung. Es gibt in Deutschland mehrere Partnerunternehmen, die sich darüber hinaus auf Beratungs- und Consultingleistungen für Office 365 spezialisiert haben (vgl [Mic13e]). Eine Bildungseinrichtung, im speziellen Fall eine Hochschule oder Universität, hat zwei Möglichkeiten Office 365 für Bildungseinrichtungen zu beziehen. Besteht ein Volumenlizenz-Mietvertrag EES, so kann Office 365 über diesen bezogen werden. Das jeweilige Partnerunternehmen oder der Microsoft Account Manager können entsprechende Angebote unterbreiten. Ein Direktbezug bei Microsoft ist im Fall von Office 365 für Bildungseinrichtungen auch möglich. Ein Nachweis über den berechtigten Bezug als Bildungseinrichtung muss erbracht werden. Das grundlegende Verfahren ist in wenigen Schritten vollzogen. Über die Webseite ist zunächst eine 30-tägige Academic- Testversion (Plan A3) zu registrieren (kostenlos). Nachdem die eigene Domain der Office 365-Version Seite 36

43 Analyse der Potenziale von Office 365 hinzugefügt ist, kann die Testversion zu einer vollwertigen Academic-Version umgewandelt werden. Der kostenlose Plan A2 oder jede weitere Academic-Version kann anschließend abonniert werden. Vier wesentliche Grundschritte sind bei dem Bezug von Office 365 im Allgemeinen zu beachten. Das entsprechende Leitungsgremium der Bildungseinrichtung muss dem Vertrag zustimmen und gegebenenfalls unterzeichnen. Eine Internetdomain muss für die Verwendung mit Office 365 vorliegen. Mindestens eine Person sollte für administrative Tätigkeiten mit Office 365 zuständig sein. Es sollte ein Einverständnis der zukünftigen Nutzer vorliegen oder eine entsprechende Bedingung in der Hochschulordnung aufgenommen werden (vgl. [Zah13], S. 9 f.) Referenzen Office 365 für Bildungseinrichtungen wird in Deutschland bereits von vielen Einrichtungen genutzt. Der Deutscher Akademischer Austausch Dienst (DAAD) betreut weltweit rund Stipendiaten und Alumni. Office 365 für Bildungseinrichtungen wird dabei für Kommunikation und Kollaboration von der Einrichtung genutzt (vgl. [Mic12a]). Weitere bekannte Office 365-Kunden sind die Technische Universität München, die Bucerius Law School Hamburg, die Hochschule Fresenius für Wirtschaft und Medien, die Zeppelin Universität Friedrichshafen und die Europäische Fachhochschule (vgl. [Wit13], S. 43 f.). Weitere Referenzen finden sich auch auf einer Internetseite von Microsoft unter Es werden aktuell 1200 Bildungseinrichtungen in Deutschland und weltweit rund zu den Office 365 für Bildungseinrichtungen-Nutzern gezählt. In Deutschland ist jede dritte private Hochschule Office 365-Kunde. Office 365 für Bildungseinrichtungen wird auch an vielen Schulen eingesetzt. Für Schüler, die einen Bildungsweg ohne Universität oder Hochschule anstreben, ist so ein Arbeiten mit Tools möglich, welche im späteren Berufsweg häufig genutzt werden. 5 Analyse der Potenziale von Office Grundlegende Erläuterungen Das Angebot Microsofts, Office 365 für Bildungseinrichtungen 30 Tage lang kostenlos testen zu können, richtet sich vorwiegend an potenzielle Kunden und interessierte Einrichtungen. Es ist jedoch auch für eine Privatperson möglich, sich für den Test von Office 365 zu registrieren, unabhängig eines Bezugs zu einer Einrichtung. Diese Evaluationsversion wurde für die Erarbeitung der folgenden Kapitel genutzt. Der Funktionsumfang ist identisch mit den Services von Office 365 Academic Plan A3 (inklusive dem Office Pro Plus Abonnement). Um eine ausreichende Dokumentation gewährleisten zu können und eine gute Nachvollziehbarkeit zu erreichen, werden wesentliche Inhalte mit Bildschirmfotos (Screenshots) belegt und dargestellt. Da diese Screenshots eine elementare Aussagekraft besitzen, werden sie in den Text eingebettet. Der Verzicht auf Verweise in den Anhang ermöglicht so einen besseren Lesefluss und vereinfacht das Verständnis der Arbeit. Genannte Personen, Einrichtungen und Inhalte sind frei erfunden und haben keinen realen Bezug zu Personen oder Institutionen. Bei der Wahl von Beispielen wurde nach Möglichkeit ein enger Bezug zu real existierenden Hochschulen gewählt. Es wird dem Leser dadurch ermöglicht, eigene Anforderungen und Ideen schneller in den Aussagen dieser Arbeit wieder zu finden. Office 365 ist eine funktionsreiche Sammlung und Integration bekannter Microsoft Produkte. Aufgrund der Funktionsvielfalt und der unterschiedlichsten Aufgaben und Tätigkeiten, welche mit Hilfe dieser Produktpalette getätigt werden können, existieren zahlreiche Möglichkeiten eines Eintritts- Seite 37

44 Analyse der Potenziale von Office 365 punktes in die Office 365-Umgebung. Ebenso ist oftmals die Grenze zwischen einzelnen Produkten nicht klar definierbar, da eine sehr hohe Integration der Dienste untereinander vorliegt. Die folgende Ausarbeitung orientiert sich schwerpunktmäßig an der grundlegenden Produktstruktur. Werden Verweise auf Produkte vorgenommen, so findet sich eine detailliertere Ausarbeitung in den entsprechenden Kapiteln der jeweiligen Produkte. 5.2 Beschreibung der Evaluationsumgebung Die verwendete Evaluationsversion von Office 365 Academic Plan A3 wurde zunächst bei Microsoft beantragt. Folgende grundlegende Schritte wurden vorgenommen und können bei Bedarf durch eine Institution ebenso vollzogen werden. Vorweg sei an dieser Stelle der Bezug zu den erarbeiteten Kriterien an eine Lernplattform hergestellt. Die Verfügbarkeit einer Testumgebung kann für die Entscheidungsfindung und Evaluation einer Lernplattform enorme Vorteile mit sich bringen. Kritische Punkte und erste Eindrücke können so ohne Kaufzwang durch die Institution selbst geprüft beziehungsweise gewonnen werden. Das eigenständige Evaluieren bietet weitaus mehr Potenzial zur korrekten Beurteilung einer Produkteignung als Präsentations-Dokumente oder Vorträge. Es können beispielhafte Aufgaben und Fragestellungen mit dem entsprechenden Produkt umgesetzt und eine Vielzahl an Entscheidungsträgern mit eingebunden werden. Mit einer individuellen Kriterienliste und einer Testversion können vorweg der eigentlichen Entscheidung so wesentliche Anforderungen überprüft und getestet werden. Über die Microsoft-Seite education.office365.com können besagte Testversion und weiterführende Informationen und Dokumente bezogen werden. Neben persönlichen Daten und einer Adresse kann eine Microsoft-Subdomain von onmicrosoft.com gewählt werden. Für den Test von Office 365 wird nicht zwingend eine eigene Domain benötigt. Alle Funktionen lassen sich mit der Subdomain testen. Nach Übermittlung der Daten wird die Office 365-Umgebung vorbereitet. Die Bereitstellungsdauer variiert zwischen einigen Minuten und wenigen Stunden. Im Anschluss steht eine Office 365 Academic Plan A3-Umgebung für 30 Tage kostenlos zur Verfügung. Diese Umgebung ist vorkonfiguriert, das bedeutet die Dienste sind bereits eingerichtet, interagieren untereinander und können genutzt werden. Eine Konfiguration und Einrichtung von Inhalten muss nun individuell stattfinden. Die Testumgebung kann mit Konfiguration einer eigenen Domain und einem Nachweis des berechtigten Bezugs als Bildungseinrichtung unter anderem in den kostenlosen Plan A2 umgewandelt werden (vgl. [Mic11c]). Für eine Lernplattform sind grundlegend drei verschiedene Nutzergruppen anzunehmen (vgl. Kap ). Neben den Lernenden und den Lehrenden ist dies die Organisation oder Einrichtung, welche deren Tätigkeiten koordiniert. Für die Betrachtung einer Lernplattform sind demzufolge drei Sichten angebracht, um unterschiedliche Anforderungen oder Kriterien darstellen zu können. Weitere Nutzergruppen sind nicht ausgeschlossen. So sind Kooperationen mit anderen Instituten und Einrichtungen denkbar, die Zusammenarbeit mit Unternehmen der freien Wirtschaft oder Interaktionen zwischen Lehrkörpern anderer Einrichtungen und der Austausch von Lernenden anderer Bildungseinrichtungen kommen in Betracht. Mit den vorgestellten Ansätzen werden Grundlagen für eigene Abstraktionen und Beispiele geschaffen. 5.3 Einführung in Office 365 Office 365 muss zunächst für die Verwendung angepasst werden. Grundlegende Funktionalitäten müssen nach dem Standard der Einrichtung eingerichtet werden. Das Hinzufügen von Nutzern ist Seite 38

45 Analyse der Potenziale von Office 365 einer dieser wesentlichen Schritte. Da diese Einrichtung als einer der ersten Schritte vorgenommen werden muss, wird zunächst auf diese administrative Sicht eingegangen. In den meisten Fällen wird dies durch eine oder mehrere berechtigte Personen der Einrichtung durchgeführt. Das können Mitarbeiter der IT-Abteilung, berechtigtes Lehrpersonal oder andere Mitarbeiter sein. Einstiegspunkt für die Verwaltung von Office 365 ist ein Online-Portal. Mit Eingabe der URL portal.microsoftonline.com und Bestätigung des Accounts mit entsprechendem Passwort steht diese Office 365-Startseite zur Verfügung. Das Portal dient für alle Nutzergruppen als Einstieg in die Onlinefunktionalität von Office 365. Lehrende, Lernende und verwaltende Mitarbeiter der Einrichtung nutzen das gleiche Portal unter genannter URL. Wesentliche Merkmale sind das personalisierte Erscheinungsbild und die personalisierten Funktionalitäten. Eine administrativ berechtigte Person kann über dieses Portal die Office 365-Umgebung administrieren. Die Abb. 26 zeigt die Startseite des Online- Portals mit den Rechten eines Administrators. Abb. 26: Office 365 Verwaltungskonsole, Screenshot In der gezeigten Darstellung wurden nachträglich vier Bereiche durch den Autor rot markiert und nummeriert. Dies dient der Veranschaulichung des wesentlichen Aufbaus des Portals. Bereich 1 listet dem jeweiligen Inhaltspunkt entsprechend die zur Verfügung stehenden Unterpunkte. Eine Art Inhaltsverzeichnis-orientiertes Browsen zwischen Themenbereichen wird dadurch ermöglicht. Der Bereich 2 ist die eigentliche Inhaltsdarstellung im aktuellen Kontext. Hier können Aufgaben und Einstellungen getätigt werden und Informationen werden angezeigt. Die Menüleiste (Bereich 3) ist eine stets eingeblendete Leiste, welche die Navigation durch die gesamte Office 365-Umgebung ermöglicht. Weiterführende Informationen, Hilfe und Tipps finden sich im Bereich 4. Es werden hier inhaltsbasierend und dynamisch entsprechende Inhalte und Links gelistet. Der Aufbau und die Funktion des Verwaltungsportals stimmen mit einigen erwähnten Kriterien an eine Lernplattform überein. Vereinfachte Administration durch entsprechenden Navigationsaufbau und vor allen Dingen die dynamische Hilfestellung können einen einfachen Einstieg in die Verwaltungsaufgaben bieten. Die Abstraktion des Nutzerkreises und deren spezieller Berechtigungen finden sich in der Darstellung des Portals wieder. Aufgaben, Funktionen und Programme können nur mit Seite 39

46 Analyse der Potenziale von Office 365 entsprechenden Rechten ausgeführt und angezeigt werden, eine optisch gleiche Oberfläche ist trotzdem gegeben. Die eingangs erwähnte Aufgabe, initial und laufend die Benutzerkonten einzurichten und zu pflegen, wird im Folgenden kurz dargestellt. Jeder aktive Nutzer von Office 365 muss in der Umgebung mit einem Konto angelegt werden. Die einfachste Variante ist das Hinzufügen mit Hilfe der Weboberfläche (Verwaltungskonsole -> Benutzer und Gruppen -> Hinzufügen). Neben grundlegenden Nutzerinformationen wie Name und Adresse sind weitere Informationen optional auszufüllen. Das Hinzuweisen von speziellen Lizenzen ist möglich. Es können bei Bedarf nur bestimmte Anwendungen lizensiert/freigegeben werden. Individuelle Nutzereigenschaften können später im Rahmen der Sharepoint-Verwaltung festgelegt werden. Es ist möglich, ein initial generiertes Passwort automatisch an eine andere adresse senden zu lassen. Ein Massenimport ist über eine CSV-Datei gegeben. So können aus bestehenden Systemen Nutzerdaten einfach und in großer Zahl hinzugefügt werden. Auch hierbei ist das automatische Senden der generierten Passwörter an jeweilig angegebene Adressen möglich. Nutzerlizenzen lassen sich durch den Massenimport mit geringem Aufwand zuweisen. Setzen Bildungseinrichtungen bereits lokale Verzeichnisdienste zur Verwaltung der Nutzer ein, so besteht die Möglichkeit, ein On-Premise Active Directory mit dem Active Directory von Office 365 zu synchronisieren. Optional kann dabei auch Single Sign On (SSO) genutzt werden. Benutzerkonten werden dann als Kopie in Office 365 gespeichert. Werden Kommandozeilen-basierte Scripting Tools bevorzugt, so ist die Benutzerverwaltung von Office 365 auch via Power Shell Scripting ausführbar. Wird bereits eine On-Premise Exchange-Umgebung genutzt, so kann diese automatisiert inklusive Postfachinhalten in die Exchange Online-Umgebung migriert werden. Eigene Technologien von Microsoft unterstützen diese Methoden optimal. Sollen Nutzerinformationen aus anderen Systemen migriert werden, so ist eine Unterstützung durch den Massenimport ebenfalls erreichbar. Werden Nutzer im Office 365 nicht mehr benötigt, so ist ein Löschen mit 30 Tagen Wiederherstellungsoption durchführbar. Mit Power Shell-Scripten besteht auch hier die Möglichkeit der Automatisierung. Ein eingerichteter Benutzer kann sich via portal.microsoftonline.com (Office 365-Portal) mit dem temporären Kennwort anmelden und die ihm zugewiesenen Dienste sofort nutzen. Das Portal wird entsprechend der konfigurierten Office 365-Dienste in personalisierter Form dargeboten. Das Office 365-Portal ist der Einstiegspunkt für verwaltende Aufgaben aus Sicht der IT- Administration. Neben dem beschriebenen Prozess der Benutzerverwaltung sind hier grundlegende Konfigurationen der Office 365-Umgebung möglich. Einstellungen und Tätigkeiten, welche sich direkt auf ein Produkt beziehen, werden auch in dem Portal vorgenommen, sind aber über einen extra Menüpunkt oder extra URL aufrufbar. Außer Einstellungen sind in der Office 365-Verwaltungskonsole auch Supporttätigkeiten abgebildet. Neben einer allgemeinen Übersicht über den Status aller Dienste kann auf einzelne Probleme und Informationen bezüglich der Dienste zugegriffen werden. Microsoft veröffentlicht hier alle Probleme und Aktionen, die in irgendeiner Art die Verfügbarkeit der Office 365-Umgebung tangieren. Administratoren erhalten so einen stets aktuellen Status und können gegebenenfalls Auskunft gegenüber den eigenen Nutzern geben. Abb. 27 zeigt die Dienststatus- Übersicht. Seite 40

47 Analyse der Potenziale von Office 365 Abb. 27: Dienststatus Es ist ferner möglich, eigene Fragen und Probleme über die Konsole zu verwalten. Supportanfragen können direkt online gestellt und bearbeitet werden und es gibt Verweise auf weitergehende Unterstützung via Telefon oder anderen Hilfeseiten. Der Supportprozess, angefangen bei den Endnutzern über den Administrator bis hin zu Microsoft ist somit gewährleistet. Es wurden im Kapitel 3 Anforderungen an den Support einer Lernplattform aufgezeigt. Die erläuterten Möglichkeiten mit dem Office 365-Portal und den anschließenden Prozessen sind hier einzuordnen. Die Office 365-Verwaltungskonsole bietet darüber hinaus ein vordefiniertes Berichtswesen für Administratoren an. Es lassen sich Statistiken im Bereich , Schutz, DLP und Lync anzeigen und exportieren. Nutzungsverhalten, Engpässe und weitere Informationen für Entscheider sind mit wenigen Klicks zugänglich. Diese Reporte ermöglichen eine Kontrolle der konfigurierten Regeln für den Service und Richtlinien für die Kommunikation. Detailliertere Auswertungen zu einzelnen Services wie SharePoint online können in den entsprechenden Programm-Administrationsseiten generiert werden. Neben dem Berichtswesen sind die Lizenzkonfiguration, die Domainkonfiguration und spezielle Diensteinstellungen via Office 365-Verwaltungskonsole zu konfigurieren. Alle durchführbaren Konfigurationen in Office 365 für Bildungseinrichtungen sind so mit einer Weboberfläche erreichbar. In Office 365 konfigurierte Nutzer wie Lehrende oder Lernende können sich auch via portal.microsoftonline.com bei der Office 365-Umgebung anmelden. Entsprechend der eingerichteten Lizenzen und Rechte steht damit ein Eintrittspunkt in die Online-Applikationen von Office 365 zur Verfügung. Abb. 28 stellt die Startseite dar. Seite 41

48 Analyse der Potenziale von Office 365 Abb. 28: Office 365-Portal Die Aufteilung orientiert sich an der beschriebenen Darstellung des Administrations-Portals. Wesentliche Online-Applikationen sind schnell über die Menüleiste erreichbar. Um das erstmalige Arbeiten mit Office 365 zu unterstützen, hat Microsoft die Startseite mit Links zu wichtigen Themengebieten aufbereitet. Die Initialeinrichtung von persönlichen Geräten wie PCs, Notebooks oder mobilen Geräten wird durch entsprechende Assistenten erleichtert und ermöglicht. Alle Funktionen, die über das Portal erreicht werden können, sind bereits durch die Anmeldung des Nutzers personalisiert. Der Klick auf einen Link in der Menüleiste führt den Nutzer in seine jeweilige Anwendung. Es steht ihm beim Klick auf Outlook sein Postfach zur Verfügung, der persönliche Kalender kann gestartet oder es kann auf SkyDrive zugegriffen werden. SkyDrive, der persönliche Cloud-Speicher, bietet einen zentralen und personalisierten Ablageort für Dateien aller Formate. Für jeden Nutzer besteht so die Möglichkeit, alle studienrelevanten Dokumente sicher und zentral in der Cloud speichern zu können. Abb. 29 zeigt die Startseite von SkyDrive. Abb. 29: SkyDrive Seite 42

49 Analyse der Potenziale von Office 365 Der Dateiupload und Download kann per Drag & Drop erfolgen. Es ist zusätzlich möglich, einen SkyDrive Client auf dem lokalen Computer zu installieren, um eine automatische Synchronisierung vorzunehmen. Hervorzuheben ist die Integration von SkyDrive in andere Office 365-Dienste. Gespeicherte Dateien sind einfach mit Office Web Apps zu bearbeiten, die Freigabe für andere Nutzer ist schnell möglich und Features von SharePoint Online sind nutzbar. Die Integration zu Exchange Online, wie die Benachrichtigungsoptionen bei Freigabe einer Datei per , ist gegeben. Die Vielfalt an Personalisierungsoptionen wird in Abb. 30 deutlich. Abb. 30: SkyDrive, Personalisierung Die in SkyDrive gespeicherten Daten werden in einer Online-Bibliothek gespeichert. In der Grafik, mit einer roten 1 markiert, sind die Einstellungsoptionen ersichtlich. Neben optischen und inhaltlichen Einstellungen sind auch Varianten von Benachrichtigungen und Informationseinstellungen anpassbar. Ein Beispiel optischer und inhaltlicher Anpassung ist in der Grafik mit einer roten 2 dargestellt. SkyDrive kann mit zusätzlichen Informationen zu einer persönlichen Dateiablage erweitert werden. Die im Kap dargelegte Sicht im Sinne eines Personal Learning Environment (PLE) findet sich in ähnlicher Art in SkyDrive durch die Personalisierungsoptionen wieder. Einem Nutzer ist es möglich, eine Komponente seiner eigenen Lernumgebung individualisiert und personalisiert anzupassen. Diese Eigenschaften des Office 365-Portals und SkyDrive versetzen den Studenten in die Lage, sich seine Lernumgebung aufzubauen. 5.4 Potenziale der einzelnen Produkte in Office Exchange Online Der Groupware-Dienst Exchange Online setzt sich aus zwei Bestandteilen zusammen. Serverseitig ist für die Verarbeitung und Speicherung der Informationen Exchange Online zuständig. Der Clientzugriff findet via Outlook, Outlook Web App oder mobilem Endgerät statt. Exchange Online als Komponente Seite 43

50 Analyse der Potenziale von Office 365 von Office 365 besitzt eine hohe Integration in andere Office 365-Dienste, dadurch tritt das Produkt als solches in den Hintergrund und Funktionen und Aufgaben rücken in den Fokus der Benutzer. Es wird zunächst auf grundlegende Funktionen aus Endnutzersicht eingegangen. Diese können im angenommenen Umfeld Schüler, Studenten oder andere Lernende sein. Das bereits beschriebene Online-Portal kann als Einstieg in die Exchange Online-Funktionalität genutzt werden. Abb. 31 zeigt dabei die Eintrittsseite des Menüpunktes Outlook, unter dem sich die Funktion Outlook Web App verbirgt. Abb. 31: Outlook Web App, Startseite Mit Outlook Web App sind alle wesentlichen Funktionen einer Groupware umfangreich nutzbar. Dies sind vor allen Dingen das Senden und Empfangen von s und das Verwalten von Aufgaben, Kalendern und Notizen. Outlook Web App ist der Desktopanwendung Outlook nachempfunden. Microsoft Outlook ist einer der bekanntesten Clients mit sehr großem Funktionsumfang. Die Funktion ist auf die Zusammenarbeit in der Office 365-Umgebung ausgerichtet. Es können Inhalte mit wenigen Schritten geteilt, Kontakte können schnell gefunden und Online-Zusammenkünfte geplant werden. Präsenzinformationen können bei Kontakten aus der Office 365 eingesehen und kontaktiert werden. Das Schaubild in Abb. 32 zeigt solch einen Kontaktersuch. Abb. 32: Outlook Web App, Chat Für Schüler und Studenten stehen somit wesentliche Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung, um untereinander oder mit dem Lehrkörper oder der Institution in Kontakt zu treten. Es lassen sich individuell Kontakte verwalten und in Gruppen organisieren. So lassen sich Lerngruppen erstellen, sollten diese durch die Institution nicht bereits im Globalen Adressbuch angelegt sein. Der individuelle Arbeitsstil wird durch diverse Einstellungsmöglichkeiten begünstigt. Die Verarbeitung von Nachrichten kann mit Regeln, automatischen Antworten, Zustellungsberichten und Aufbewahrungsrichtlinien Seite 44

51 Analyse der Potenziale von Office 365 angepasst werden. Eigene mobile Endgeräte können verwaltet und Textnachrichten bei individuellen Aktionen an selbige versendet werden. Ist durch Organisationsrichtlinien die Verwendung von Apps gestattet, so lassen sich diverse dieser zusätzlichen Hilfsprogramme in Outlook Web App einbinden. Auch die optischen Anpassungsmöglichkeiten tragen zu einer Individualisierung von Outlook Web App bei (siehe Abb. 33). Abb. 33: Outlook Web App, Personalisierung Die gezeigte Grafik zeigt eine angepasste Outlook Web App-Umgebung und eine integrierte YouTube App, mit der YouTube-Videos im Nachrichtenfenster abgespielt werden können. Die elementare Aufgabe eines Clients rückt dadurch in den Hintergrund. Eine multimediale Kommunikation und Zusammenarbeit wird durch die Vielzahl an Möglichkeiten begünstigt. Ein weiterer wesentlicher Bestandteil ist der Kalender. Dieser ist vorwiegend für das persönliche Zeitmanagement gedacht. Es besteht die Möglichkeit, dass Studenten sowohl Ihre persönliche Lernumgebung zeitlich planen als auch private Dinge. Neben dem persönlichen können auch öffentliche Kalender existieren oder freigegebene Kalenderinformationen anderer Nutzer. Die Frei/Gebucht- Information hilft bei der gemeinsamen Terminfindung. In Exchange Online lassen sich auch Ressourcen mit Kalendern ausstatten. Es ist damit möglich, einen Termin zu planen, Andere einzuladen, den passenden Raum zu buchen und die Reservierung für einen Beamer vorzunehmen. Sind entsprechende Rechte durch die Institution gegeben, so stellt Abb. 34 eine Besprechungsplanung dar. Seite 45

52 Analyse der Potenziale von Office 365 Abb. 34: Outlook Web App, Kalender Wenn für Lernende entsprechende Rechte vorgesehen sind und real existierende Ressourcen durch sie benutzt werden dürfen, so stellt deren terminliche Organisation einen durch Exchange Online abbildbaren Prozess dar. Neben der Kategorie Räume werden auch Geräte unterstützt. Außer dem bereits dargelegten Beispiel sind vielfältige andere Einsatzmöglichkeiten denkbar. Jede Ressource, die zeitlich organisiert verliehen werden kann, vermag sich durch einen eigenen Kalender zu repräsentieren. Ein Auto der Fakultät, welches Studenten ausleihen, kann ebenso mit Exchange Online verwaltet werden wie ein technisches Gerät oder ein Werkzeug der Kunst-Fakultät. Beispiele für diese Funktionalität sind jeweils in die Kategorie der verschiedenen Nutzergruppen einzuordnen. Die Sicht der Lehrenden auf Exchange Online und Outlook Web App ist optisch und inhaltlich mit denselben Funktionen ausgestattet wie die bereits beschriebene Endnutzersicht für Studenten. Die genannten Beispiele und möglichen Anwendungsgebiete sind ebenso zutreffend. Für Lehrende sind neben der Organisation von -Kommunikation die erweiterten Kalenderfunktionen hilfreich. Die Raumplanung inklusive Geräteplanung bietet Potenzial für einen flexibel gestalteten Lehreinsatz. Gerade die spontane Nutzung von speziellen Räumen wie Computerkabinetten, Laborräumen oder Tagungsräumen und deren Planung und Buchung von einem beliebigen Online-Gerät ermöglichen eine schnelle Reaktion auf individuelle Lernbedürfnisse der Schüler oder Studenten. Hervorzuheben ist die Option, einen Termin mit mehreren Teilnehmern zu planen und mit einem einzigen Klick einen Verweis zu einer Onlinebesprechung einzufügen. Es wird somit im Umfeld des Fernstudiums möglich, verschiedene Klassen und Gruppen mit entsprechenden Onlinekonferenzen planen und initiieren zu können. Die Konferenz selber findet dann per Lync-Sitzung statt (siehe Kap ). Andere Dienste in Office 365 wie SharePoint Online, Lync oder SkyDrive besitzen verschiedene Benachrichtigungsoptionen, die in den jeweiligen Kapiteln behandelt werden. Benachrichtigungen manueller oder automatischer Art laufen im Postfach des entsprechenden Nutzers als zusammen. Funk- Seite 46

53 Analyse der Potenziale von Office 365 tionen wie Gruppenkalender oder Kalender eines Teams können mit Outlook Web App genutzt werden, die Erstellung findet in SharePoint Online statt. Die Sicht einer Bildungseinrichtung auf Outlook und Exchange Online hat neben organisatorischen Blickwinkeln auch administrative Bestandteile. Das angebrachte Beispiel einer Raum oder Ressourcenplanung ist für die Organisation ebenso hilfreich wie die als Kommunikationsweg. Exchange Online bietet neben diesen Grundfunktionalitäten Tools und Einstellungen für die Verwaltung aller -Kommunikationen. Dem Administrator oder berechtigtem Mitarbeiter steht dafür die Exchange-Verwaltungskonsole zur Verfügung (via Office 365-Portal). Abb. 35 vermittelt einen Eindruck der Exchange-Verwaltungskonsole. Abb. 35: Exchange Online, Verwaltungskonsole Für eine Institution bietet sich hier die Möglichkeit, Einfluss auf die Kommunikation zu nehmen. Durch Anlegen von -Gruppen, Ressourcen und Geräten kann eine Informationsstruktur abgebildet werden. Denkbar sind Gruppen für Studenten bestimmter Semester oder Fächer, für Fakultäten oder deren Mitarbeiter oder für Interessengruppen. Jedwede Gruppe informationsaustauschender Nutzer ist theoretisch erstellbar. Für Nutzer bieten vordefinierte Gruppen eine schnelle Zugriffsmöglichkeit auf wichtige Kommunikationspartner. Verwaltungsaufwand lässt sich unter Umständen mit dem beschriebenen Beispiel der Ressourcen- und Geräte-Kalender reduzieren. Eine Bildungseinrichtung kann diese für Nutzer anlegen und zur Nutzung freigeben. Die unter Kapitel 3 angesprochenen Sicherheitsanforderungen lassen sich mit Exchange Online durch ein granulares Berechtigungsund Rollenkonzept abbilden. Es ist möglich, für bestimmte Nutzergruppen einzelne Funktionen in Outlook Web App zu steuern. Darunter fallen Kommunikationseinstellungen für Dienste wie Chat, Kontakte, Nachrichten oder Kontaktsynchronisierung mit Online-Diensten wie Facebook oder LinkedIn, aber auch Designeinstellungen oder Regeln zur Informationsverwaltung wie Journaling, Notizen oder Postfachregeln. Ferner ist es möglich, bestimmte Benutzerrollen mit entsprechenden Rechten zu bilden. So lassen sich unterschiedliche Regularien auf unterschiedliche Nutzergruppen wie Studenten, Alumni, Dozenten, Professoren oder Mitarbeiter abbilden. Eine Delegation von Administrations- oder Verwaltungsaufgaben ist über die Verteilung von Administratorrollen möglich. Bestimmten Mitarbeitern können so Verwaltungsaufgaben delegiert werden, ohne dass auf ungewollte Funktionen zugegriffen werden kann. Seite 47

54 Analyse der Potenziale von Office 365 Weitere Funktionen von Exchange Online, welche die Datensicherheit und den Datenschutz gewährleisten, sind Compliance-eDiscovery und Archiv, Überwachung, DLP und Aufbewahrungsrichtlinien. Liegen in einer Bildungseinrichtung Organisationsrichtlinien bezüglich der Informationspolitik vor oder gibt es Rechtsstreitigkeiten, bei denen bestimmte Informationen benötigt werden, so sind Anforderungen dieser Art mit Compliance-eDiscovery zu bearbeiten. Interne Richtlinien zur Informationsspeicherung, aber auch externe Anforderungen durch Behörden oder Ämter in Bezug auf die Informationsspeicherung oder Herausgabe können mit ediscovery abgebildet werden. Eine einfache Tätigkeit, welche mit ediscovery möglich ist, ist die Archivierung von Nutzerinhalten ( , Besprechungen, Aufgaben, Notizen, Dokumente, Kontakte, Lync-Kommunikation) in einem extra Onlinearchiv. So können beweissichernde Maßnahmen durchgeführt und Daten des Benutzers gegen eigene Veränderungen geschützt werden. Weitaus komplexere Anforderungen sind durch detaillierte Suchfilter individuell anzupassen. Die folgenden zwei Abbildungen (Abb. 36 und Abb. 37) demonstrieren eine Compliance-eDiscovery-Abfrage, um einen Betrugsversuch ausfindig zu machen. Abb. 36: von Student.Vier an Student.Eins Abb. 37: Compliance-eDiscovery Abfrage mit positivem Ergebnis Seite 48

55 Analyse der Potenziale von Office 365 In dem Beispiel der vorangehenden zwei Bildschirmfotos hat Student.Vier eine mit bestimmtem Inhalt an Student.Eins gesendet. Der in Compliance-eDiscovery eingestellte Filter auf dem Informationsspeicher von Student.Vier stimmt mit dem durchsuchten Inhalt überein. Eine Suchanfrage über diesen Filter liefert die Treffer in einer dargestellten Ansicht zurück. Ein zusätzlicher Export der Ergebnisse ist möglich. Bei Compliance-eDiscovery-Suchfiltern sind neben logischen Operatoren auch Einschränkungen hinsichtlich Kommunikationspartner, Kommunikationszeitraum oder Nachrichtentyp möglich. Einrichtungsinterne oder externe Regeltreue bei der Kommunikation über Office 365 kann somit überprüft werden. Um Missbrauch auszuschließen und Nachvollziehbarkeit dieser Überwachungsfunktion gewährleisten zu können, sind umfangreiche Berichte und Rechte konfigurierbar. Die Durchführung von Compliance-eDiscovery ist granuliert an bestimmte Nutzer delegierbar. Des Weiteren sind alle getätigten Abfragen und Einstellungen mit Compliance-eDiscovery über spezielle Berichte nachvollziehbar und dokumentiert. In Abb. 38 ist ein Bericht über das Ausführen der Abfrage durch Nutzer admin für obiges Beispiel von Student.Vier dargestellt. Abb. 38: Bericht über Änderung an Compliance-eDiscovery Durch die detaillierten Berichts- und Dokumentations-Funktionen können unerwünschte Änderungen und Abfragen der eigenen Mitarbeiter oder Administratoren kontrolliert und überwacht werden. Für eine Bildungseinrichtung sind weitere Nutzungsszenarien mit Compliance-eDiscovery denkbar. Es können Kommunikationsrichtlinien gegen unerwünschte Schimpfwörter, Beleidigungen oder Diskriminierung durchgesetzt und kontrolliert werden. Mitarbeitern der Rechtsabteilung, Personalabteilung, Richtlinienbeauftragten oder Datensatzmanagern steht ein umfangreiches Werkzeug in Office 365 zur Verfügung. Neben Compliance-eDiscovery wurde im vorangehenden Abschnitt bereits DLP als Funktion von Exchange Online vorgestellt. Data Loss Prevention versucht mit technischen Mitteln eine ungewünschte Kommunikation bereits im Vorfeld und vor Stattfinden zu unterbinden. Die Verhinderung von Datenverlust wird durch ein umfangreiches Paket aus Bedingungen, Regeln, Ausnahmen und Aktionen ermöglicht. Diese DLP-Richtlinien können frei definiert oder aus Vorlagen bereitgestellt werden. Microsoft bietet dafür eine umfangreiche und internationale Sammlung von Richtlinienpaketen. Für den deutschen Sprachraum liegen unter anderem Erkennungsmuster für personenbezogene Daten wie Führerschein- und Reisepassnummern oder Finanzdaten wie EU-Debitkartennummern vor. Internati- Seite 49

56 Analyse der Potenziale von Office 365 onal sind Erkennungsvorlagen aus Bereichen wie Gesundheit, Persönlichkeit, Finanzdaten oder Verhaltensregeln in verschiedenen Sprachen verfügbar. Templates externer Firmen sind ebenso importierbar wie eigene Vorlagen. Die folgenden drei Abbildungen (Abb. 39, Abb. 40 und Abb. 41) demonstrieren eine beispielhafte Implementierung einer nutzerdefinierten DLP-Richtlinie. Abb. 39: DLP, mit unerwünschter Information Abb. 40: DLP, Verhindertes Senden Abb. 41: DLP, Bericht für administrativen Benutzer In dem veranschaulichten Beispiel wurde das Versenden einer unerwünschten Information unterbunden mit einem Hinweis an den Verfasser (Abb. 40) und einem zusätzlichen Bericht an einen ad- Seite 50

57 Analyse der Potenziale von Office 365 ministrierenden Mitarbeiter (Abb. 41). Die Möglichkeiten der Verhinderung, die Varianten der Erkennung und die Art der Behandlung sind jeweils mit vielen individuellen Regeln konfigurierbar. Für eine Bildungseinrichtung bietet sich durch DLP die Möglichkeit, bestimmte Kommunikationsinhalte zu verhindern oder gesondert zu behandeln. Im Sinne einer Lernplattform kann somit der Informationsaustausch unter den Nutzern zu deren eigenem und zu dem Schutz der Einrichtung vor dem Stattfinden gefiltert werden. Unerwünschter Sprachgebrauch oder nicht zugelassene Informationsweitergabe wird unter Umständen verhindert. In einem Lernumfeld mit Personen unterhalb der Volljährigkeit können hier auch bestimmte Umgangsformen vermieden werden. Mit der Exchange-Verwaltungskonsole sind neben den beschriebenen Werkzeugen und Einstellungsmöglichkeiten auch zusätzliche Anwendungen (Apps) konfigurierbar. Hier werden dem Administrator die Pflege, Konfiguration und Installation derselben ermöglicht. Es können eigene programmierte Anwendungen wie auch Anwendungen aus dem Office Store genutzt werden. Eine Beispielanwendung wurde bereits in der Nutzersicht auf Outlook Web App vorgestellt, die Anzeige von YouTube-Videos direkt in einem Text. Bereits vorkonfiguriert und installiert ist ein umfangreicher Viren- und Spamschutz für alle ein- und ausgehenden s der Office 365-Umgebung. Mit der Verwaltungskonsole sind auch hier zahlreiche individuelle Anpassungen möglich. Neben Schadsoftwarefilter können Verbindungs- beziehungsweise Inhaltsfilter und Quarantäne-Mechanismen angepasst und konfiguriert werden. Einer Bildungseinrichtung stehen dadurch Möglichkeiten zur Verfügung, sich gegen unerwünschte Inhalte außerhalb der Office 365-Umgebung zu schützen. Es ist ferner möglich, eigene Regeln, Berichte, Nachrichtenverfolgungen und Partnerorganisationen einzurichten. Letzteres kann im Bildungsbereich eine andere Institution sein, für welche gesonderte Kommunikationsrichtlinien gelten. Der Office 365 Education Plan A3 ermöglicht auch die Anbindung einer eigenen IP-basierten und Unified Messaging unterstützenden Telefonanlage. Damit können Anrufe vom physischen Telefonsystem verarbeitet und über Office 365 initiiert werden. Die Kriterien an eine Lernplattform im Sinne von Kommunikationsarten (synchron, asynchron) und Kommunikations-Teilnehmern (Lehrende, Lernende, Institution) werden durch die umfangreichen Möglichkeiten von Exchange Online und Outlook Web App in einem technologisch aktuellem Maße unterstützt. Die Einflussname und Kontrolle sowie die Organisationsmöglichkeiten der einzelnen Kommunikationswege und -mittel sind für eine Bildungseinrichtung detailliert gegeben Lync Online In einer Office 365-Umgebung steht Lync für die Echtzeitkommunikation zur Verfügung. Diese wird mit mehreren Komponenten realisiert. Zum einen ist dies Lync Online, die Serverkomponente in der Cloud, zum anderen stehen verschiedene Clientanwendungen für die Nutzer zur Verfügung. Die Lync Web App ist mit jedem aktuelle Browser nutzbar. Lync kann als Desktopanwendung installiert und auf mobilen Endgeräten betrieben werden. Neben Präsenzinformationen einzelner Nutzer und der Möglichkeit, Sofortnachrichten zu senden, liegt die Hauptanwendung bei der Audio- und Videotelefonie. Es existieren viele Eintrittspunkte in eine Lync-Kommunikation. Handelt es sich um eine geplante Konferenz, so kann die Organisation mit Outlook stattfinden. Steht nur ein Webbrowser zur Verfügung ohne die Möglichkeit einer Plug-In Installation, so ist mit Lync Web Scheduler (sched.lync.com) eine umfangreiche Konferenzplanung möglich. Ein spontaner Anruf oder eine spontane Konferenz kann mit jedem Lync Client einberufen werden. Die Nutzung mit mobilen Endgeräten wie Windows Phone, ipad, iphone oder Android-Geräten ist mit der Lync-App durchführbar. Für eine Konferenz mit Bild- und Tonübertragung oder mit dem Ziel, gemeinsam eine Datei zu bearbeiten, Seite 51

58 Analyse der Potenziale von Office 365 wird die Installation einer Softwarekomponente auf dem Gerät notwendig, da der Zugriff auf periphere Gerätehardware direkt aus dem Browser nicht unterstützt wird. Steht kein internetfähiges Gerät zur Verfügung, ist auch eine Teilnahme via Telefon gegeben. Die Funktionen der einzelnen Lync Clients sind prinzipiell für alle Nutzergruppen gleich, es sei denn, die Organisation hat individuelle Richtlinien umgesetzt. Die direkte Kommunikation erfolgt durch wenige Klicks auf den gewünschten Gesprächspartner. Neben Chat, Anruf oder Videoanruf sind viele Optionen zum Kontaktmanagement möglich. Kontakte können in Gruppen und Beziehungen organisiert werden, so dass häufige Kontaktkreise schnell erreichbar sind. Die Integration der Lync Desktop Applikation in andere Office Produkte ist gegeben. Das Verfassen von Gesprächsnotizen mit OneNote wird durch automatische Inhaltsvervollständigung erleichtert. Gesprächsinformationen und Teilnehmer werden automatisch erfasst und können durch Notizen ergänzt werden. Das Initiieren einer E- Mail-Kommunikation gehört ebenso zu den Anwendungsgebieten der Kontaktfunktionen wie das Abrufen gespeicherter Kommunikations-Aufzeichnungen. Ein sehr vielfältiges Anwendungsgebiet bietet die Möglichkeit der Lync-Konferenz. Die folgenden zwei Abbildungen (Abb. 42 und Abb. 43) demonstrieren eine Lync-Konferenz mit verschiedenen Lync-Clients. Abb. 42: Lync Client als Bestandteil von Office 365 ProPlus Seite 52

59 Analyse der Potenziale von Office 365 Abb. 43: Lync Web App mit Browser Ad On und freigegebener Anwendung Bei jeder Konferenz mit Lync gibt es mindestens einen Referenten, der die Steuerung aller Aktionen und Funktionen vornehmen kann. Dadurch wird ein geordneter Ablauf einer Kommunikation ermöglicht. Der Referent besitzt die Rechte, über die zu verwendenden Dienste (Ton, Audio, Video) zu entscheiden als auch über die Wahl der Konferenzmittel. Lync bietet als Unterstützung für die gemeinsame Kommunikation verschiedene Werkzeuge. Umfragen sind erstellbar, welche sich von den Teilnehmern beantworten und anschließend auswerten lassen. Es steht ein Whiteboard zur Verfügung, auf dem mit elektronischen Tools ähnlich einer herkömmlichen Tafel gearbeitet werden kann. Die Freigabe von Anwendungen oder dem Desktop bieten Teilnehmern und Referenten ein gemeinsames Arbeitsumfeld. Damit wird die Zusammenarbeit an einem Dokument oder einer Anwendung ohne zusätzliche Hilfsmittel unabhängig des Standorts ermöglicht. Die Leitung einer Konferenz ist durch den Referenten an andere Teilnehmer übertragbar. Die Existenz mehrerer Referenten ist ebenso möglich wie die Genehmigung von Gastreferenten. Die Verwaltung aller Lync-Nutzer und auch von zentralen Vorgaben und Einstellungen wird mit Hilfe des Lync-Admin-Center (via Office 365-Verwaltungskonsole) durchgeführt. Dienste wie Audio, Video oder externe Kommunikation lassen sich auf Benutzerebene freigeben oder unterbinden. Ferner lässt sich die Organisationsumgebung hinsichtlich externer Anbindung von anderen Messengern (MSN, Lync, Skype) konfigurieren sowie Audiokonferenzanbieter administrieren. Die Umsetzung von Kommunikationsrichtlinien wird durch Anpassen der Besprechungseinladung möglich. Die Berichtsfunktion der Office 365-Verwaltungskonsole generiert wie beschrieben Berichte über die Nutzung von Lync. Mit den Funktionen von Lync werden sowohl asynchrone als auch synchrone Kommunikationsmittel zur Verfügung gestellt (vgl. Kap. 3). Für die Nutzer ergeben sich vielfältige Anwendungsmöglichkeiten. Die Zusammenarbeit von Lernenden, Lehrenden und der Einrichtung wird durch Lync unterstützt und ermöglicht. Neben Anrufen und Chatnachrichten sind die Konferenzmöglichkeiten im Fall eines Fernstudiums besonders hilfreich. Es werden Vorlesungen unabhängig von räumlichen Bedingungen über große Distanzen möglich und auch virtuelle Lerngruppen und virtuelle Seite 53

60 Analyse der Potenziale von Office 365 Zusammenarbeit. Sowohl für Lernende als auch Lehrende ist die Möglichkeit der Kommunikationsaufzeichnung und anschließender Publizierung in SharePoint Online eine Ergänzung für zeitverzögerten Informationsbezug. Konferenzen unter Dozenten oder Meetings mit einrichtungsfremden Personen können ebenso über Lync stattfinden wie Präsentationen und Informationsveranstaltungen. Die Anbindung an das Skype-Netzwerk (geplant Sommer 2013) verspricht zudem bei Bedarf eine Ausweitung der Kommunikation im privaten oder dienstlichen Umfeld (vgl. [Wit13], S. 26) SharePoint Online Eines der umfangreichsten Produkte in dem Office 365-Paket ist SharePoint Online. Die webbasierte Business Collaboration-Plattform ist ursprünglich für Unternehmen jedweder Größe entwickelt worden. Die Vorteile einer solchen Software führten zur Ausweitung des Nutzerkreises. Office 365 für Bildungseinrichtungen inkludiert SharePoint Online in allen Plänen, steht mit Plan A2 also auch kostenlos einer Bildungseinrichtung zur Verfügung. SharePoint existiert neben der Cloud Variante auch als On-Premise Lösung, zum einen in der kostenlosen SharePoint Foundation Version, zum anderen in kostenpflichtigen Varianten. Ein hybrider Einsatz ist möglich, Einschränkungen in der Cloud Version können so durch eine On-Premise-Installation ergänzt werden. Für die Herausarbeitung der Potenziale, die SharePoint Online im Umfeld einer höheren Bildungseinrichtung bieten kann, wurde die Evaluationsumgebung mit beispielhaften Anwendungen konfiguriert. Die unterschiedlichen Strukturen einer jeden Universität oder Hochschule sind, im Falle einer geplanten Nutzung, individuell in SharePoint zu übertragen und abzubilden. SharePoint Online steht nach Initial-Einrichtung einer Office 365-Umgebung zur Verfügung, muss aber individuell mit Strukturen und Inhalten eingerichtet und konfiguriert werden. Neben den beschriebenen Kategorisierungen von SharePoint (vgl. Kap. 4) lassen sich die Funktionalitäten in fünf Elemente unterteilen: SkyDrive, Team Sites, Intranet Sites, Extranet Sites und Websites Evaluierungsumgebung Virtuelle UNI Das Grundprinzip von SharePoint fußt auf der Konfiguration und Erstellung von Webanwendungen. Die erforderlichen Basistechnologien (IIS-Website, IIS-.NET-Anwendungspool, SQL-Datenbank) werden durch Microsoft in der Office 365-Umgebung bereitgestellt. In der mandantenfähigen Share- Point-Umgebung wurde eine Beispieloberfläche Virtuelle UNI erstellt. Die Konfiguration findet in bereits bekannter Office 365-Verwaltungskonsole statt, die eine Unterseite SharePoint- Administratorcenter zur Verfügung stellt. Seite 54

61 Analyse der Potenziale von Office 365 Abb. 44: SharePoint-Administratorcenter Die Abb. 44 zeigt die zentrale Einstellungsübersicht, in der einzelne Websitesammlungen erstellt werden können. Die Websitesammlungen für die Virtuelle UNI wurden beim Anlegen des Mandanten beziehungsweise über den Punkt Neu eingerichtet. Im SharePoint-Administratorcenter können Speicher- und Ressourcenkontingente sowie übergreifende Funktionalitäten für alle Websitesammlungen bereitgestellt werden. Zusätzlich sind hier alle wesentlichen Konfigurationsoptionen erreichbar. Neben Benutzer-, Formular-, und Onlinedienstverwaltung sind Einstellungen zur Taxonomie-, Suchcenter- und allgemeiner Einstellungsverwaltung die elementaren Einteilungen. Die Virtuelle UNI besteht aus folgenden Websitesammlungen (siehe Abb. 45): Öffentliche Website Homepage Virtuelle UNI Homepage Studiengang BWL Homepage Studiengang WI Homepage aller Benutzer Zentrales SuchCenter Business Intelligent Center Dokumenten Center https://hsw365.sharepoint.com https://hsw365.sharepoint.com/sites/stgbwl https://hsw365.sharepoint.com/sites/stgwi https://hsw365-my.sharepoint.com https://hsw365.sharepoint.com/search https://hsw365.sharepoint.com/sites/bic https://hsw365.sharepoint.com/sites/dc Abb. 45: Websitesammlungen Virtuelle UNI Die Websitesammlungen sind direkt über die angegebenen URLs erreichbar, sind aber für die vereinfachte Navigation in die Startseite der Virtuellen UNI integriert. Eine Websitesammlung ist eine eigenständige Verwaltungseinheit im SharePoint hinsichtlich Authentifizierung, Autorisierung und Bereitstellen von Funktionalitäten. Seite 55

62 Analyse der Potenziale von Office 365 Abb. 46: Startseite Virtuelle UNI Für die bessere Lesbarkeit und Übersicht wurden die einzelnen Webseiten mit unterschiedlichem Layout versehen. Abb. 46 zeigt die Startseite der Virtuellen UNI in grauem Design und entsprechende Verlinkungen in die einzelnen Untergliederungen respektive Websitesammlungen. Die Virtuelle UNI ist eine durch den Autor frei gewählte, übergeordnete logische Instanz über alle Websitesammlungen. Allen Nutzern soll anhand dieses Namens eine Zugehörigkeit zu einer Bildungseinrichtung symbolisiert werden. Die fiktive Virtuelle UNI ist mit mehreren Fachbereichen und Studiengängen einer Organisationsstruktur unterworfen, die Ihre Abbildung in einzelnen Websitesammlungen wiederfährt. Die einzelnen Anforderungen anzunehmender Nutzergruppen wie Lehrende, Lernende oder Mitarbeiter sind in diesen Websitesammlungen berücksichtigt. Es wurde für jeden Fachbereich mit entsprechenden Studiengängen (Betriebswirtschaftslehre BWL und Wirtschaftsinformatik WI) eine jeweils eigene Websitesammlung gewählt. Aufgrund der erläuterten eigenständigen Verwaltungseinheit bietet sich diese Trennung an, da so organisatorische (Un-)Abhängigkeiten berücksichtigt werden können. Weitere angelegte Bereiche wie Öffentliche Website, SuchCenter oder Profilbereich der Benutzer sind ebenso je eine eigenständige Websitesammlung. In der Abb. 46 wurden die Bereiche der logischen Struktur der Virtuellen UNI mit einer roten 1 markiert. Die mit einer grünen 1 markierten Links beziehen sich auf den Fachbereich Betriebswirtschaftslehre, die mit einer orangenen 2 markierten Verweise beziehen sich auf den Fachbereich Wirtschaftsinformatik. Je nach Zielgruppe der Nutzer wurde unterschieden in Lehrende (Professoren, Dozenten oder Mitarbeiter) und Lernende (Studenten oder Schüler), denen jeweils ein eigener Eintrittspunkt (Website) in die virtuelle Lernumgebung geschaffen wurde. Es existieren somit die Fachrichtungen BWL und WI (Link Betriebswirtschaftslehre und Link Wirtschaftsinformatik ) für Lehrende und die Studiengänge (Link Studiengang BWL und Link Studiengang WI ) für Lernende. Nach dem Klick auf Betriebswirtschaftslehre wird dem Lehrkörper der Mitarbeiterbereich des Lehrstuhls angezeigt (siehe Abb. 47). Seite 56

63 Analyse der Potenziale von Office 365 Abb. 47: Lehrstühle BWL Die Inhalte dieses Bereichs (Abb. 47) sind speziell der Nutzergruppe der Lehrenden vorbehalten. Die Arbeitsbereiche für Studenten und andere Lernende werden unter den jeweiligen Studiengängen bereitgestellt. Ein Klick auf Studiengang WI führt auf die entsprechende Websitesammlung (siehe Abb. 48). Abb. 48: Studiengang WI Die andere Farbgebung wurde zu Demonstrationszwecken gewählt Studenten wird so die Möglichkeit gegeben, ihren Bereich durch das jeweilige Layout einfacher zuordnen zu können. Eine einfache Navigation in andere Bereiche wurde durch die Anpassung der linken Navigationsleiste ermöglicht. Die inhaltliche Struktur ist in SharePoint eine individuell (durch die Institution) durchzuführende Aufgabe. Weder dieser Struktur noch den Inhalten sind im Rahmen der technischen Möglichkeiten Grenzen gesetzt. Die folgenden Ausführungen werden sich an der beschriebenen eingerichteten Struktur orientieren, um einen einheitlichen Rahmen für Beispiele gewähren zu können Kommunikation Social Networking Wesentliche Technologien für die Unterstützung der synchronen und asynchronen Kommunikation wurden mit Lync Online und Exchange Online bereits vorgestellt. SharePoint Online selbst bietet jedoch auch Möglichkeiten einer synchronen und asynchronen Kommunikation. Ansätze des infor- Seite 57

64 Analyse der Potenziale von Office 365 mellen Lernens wurden im Rahmen der theoretischen Betrachtungen dieser Arbeit bereits erläutert (vgl. Kap. 8). Das Bilden von sozialen Netzwerken (Social Networking) findet mit entsprechenden Technologien auch Berücksichtigung in Blended Learning-Arrangements. Die in diesem Kapitel beschriebenen Kommunikationsmittel von SharePoint Online lassen sich hier einordnen. Mikroblogging ist über das Newsfeeds genannte Element im SharePoint Online möglich. Ähnlich einem herkömmlichen Blog, bei dem Veröffentlichungen in Journalform vorgenommen werden, ist Mikroblogging meist auf sehr kurze Informationen beschränkt. Über ein entsprechendes Webpart kann Mikroblogging auf jeder SharePoint Seite ermöglicht werden (siehe Abb. 47 und Abb. 48 Mitte). Asynchrone Kommunikation in SharePoint Online wird unter anderem über das webbasierte Freigeben von Informationen (Audio, Video, Text, Grafik und weitere) möglich. Hier entsteht ein fließender Übergang zur Kollaboration. Hervorzuheben ist an dieser Stelle, dass Änderungen auf einer beliebigen Website Nachrichtenversand auslösen können. Das Freigeben oder Ändern von Informationen kann somit auch Kommunikation möglich machen. Mit Hilfe von , SMS, RSS-Feeds oder Newsfeeds können die Benachrichtigungen erfolgen. Abb. 49: Benachrichtigungen Benachrichtigungen können an beliebig berechtigten Elementen konfiguriert werden (vgl. Abb. 49) und stehen mit einer der genannten Auswahl an jeweiligen Optionen zur Verfügung (siehe Abb. 50). Abb. 50: Benachrichtigungsoptionen Denkbare Anwendungen kann eine Benachrichtigung beispielsweise bei der Verwendung in Dokumentenlisten finden, die dem Lernenden so stets wichtige Informationen über Änderungen liefert. Die persönliche Lernumgebung (PLE) kann so über viele Informationsressourcen individuell Seite 58

65 Analyse der Potenziale von Office 365 aufgebaut werden. Das Freigeben von Informationen als solches ist auf vielfältige Art und Weise möglich, auf Websites in Form von Bibliotheken, unter Listen oder in speziellen Webparts. Die Basis der Social Networking-Funktionen ist die persönliche Homepage eines jeden Benutzers in SharePoint Online, welche frei gestaltet werden kann - vergleichbar der Social Network-Plattform Facebook. Allerdings ist die Kommunikation in SharePoint Online normalerweise nur im Authentifizierungsbereich des Mandanten, also in einem geschützten Raum möglich (die Office 365- Umgebung). Allerdings stehen bei Bedarf zu konfigurierende Schnittstellen auch zu externen Nutzern zur Verfügung. Im Weiteren wird die Kommunikationsunterstützung der Benutzer ausgehend Ihrer Profile (MySite/Benutzerhomepage/Newsfeed) in der Websitesammlung Virtuelle UNI betrachtet. Hierzu zählen wiederum alle Nutzergruppen wie Lernende, Lehrende oder Mitarbeiter einer Institution. Nach der beschriebenen initialen Anmeldung eines Nutzers wird der Nutzerbereich in SharePoint Online erstellt. Zunächst ist dies mit wenigen Minuten Wartezeit verbunden, in der der Benutzer wichtige Verlinkungen zu der Benutzung von Sharepoint dargestellt bekommt. Abb. 51: Anmeldung SharePoint Abb. 51 zeigt die Benutzerseite (Profilseite) nach dem Klick auf Newsfeed (obere Navigationsleiste, Office 365-Portal). Persönliche Informationen (Profilinformationen) können anschließend durch den Benutzer vervollständigt und individuelle Konfigurationen der Benutzerseite vorgenommen werden(siehe Abb. 52, durch rote 1 markiert). Seite 59

66 Analyse der Potenziale von Office 365 Abb. 52: Benutzerseite Die persönliche Profilseite kann mit verschiedenen Links und Anwendungen konfiguriert werden (Abb. 52, markiert mit roter 2). Elementare Funktionen wie Info oder Newsfeed sind bereits vorkonfiguriert. Der Bereich Newsfeed informiert über aktuelle Ereignisse von konfigurierten Informationsquellen (Personen, Webseiten, Dokumenten und weitere). Abb. 53: Newsfeed Die Neewsfeeds im Bereich des Nutzerprofils sind ein elementares Element im Bereich Social Networking. Nachverfolgte Informationen werden über diese Funktionalität im Überblick angezeigt, aber auch Kommunikation kann über Benachrichtigungen ausgelöst werden. Durch Folgen von anderen Nutzern können soziale Netzwerke entstehen und weitere Kommunikationsmedien Seite 60

67 Analyse der Potenziale von Office 365 können genutzt werden. Beispielsweise sind kurzfristige Verabredungen für virtuelle Konferenzen via Lync möglich. Das Zusammengehörigkeitsgefühl einer Lerngemeinschaft wie bei einer herkömmlichen Klasse kann unter Umständen durch regen Informationsaustausch für eine virtuelle Lerngruppe entstehen. Für die Nutzergruppe der Lehrenden bietet sich eine gute Möglichkeit, interessierte Studenten mit aktuellen Informationen auch außerhalb des Selbststudiums zu erreichen. Gerade gemeinsame Elemente der Dokumentenbibliotheken können von allen Teilnehmern abonniert und Änderungen müssen nicht mehr abgefragt werden, sondern erfahren eine automatische Benachrichtigung. Der Bereich Newsfeed ist individuell auf Ereignisse, Benachrichtigungsart und zeit und Kategorieoptionen konfigurierbar. Das Eingabefeld im Newsfeedbereich dient dem Microblogging. Ein eigener Blog-Bereich kann durch den Nutzer auf seiner Seite erstellt werden (Abb. 54). Abb. 54: Benutzer-Blog In diesem Blog-Bereich enteht die Möglichkeit längere Texte und Inhalte zu publizieren, ohne sie in die Form eines Dokuments bringen zu müssen. Anwendungsbeispiele finden sich im Lernumfeld bei der Wissensteilung einzelner Themen oder im sozialen Nachrichtenaustausch. In der Abb. 54 ist mit roter 1 markiert der Bearbeitungsmodus hervorgehoben. Wie bereits erläutert, ist die gesamte persönliche Seite sowohl optisch als auch inhaltlich individuell konfigurierbar. Dazu zählt auch das Hinzufügen von eigenen Anwendungen (Apps) in den persönlichen Bereich (Abb. 55). Seite 61

68 Analyse der Potenziale von Office 365 Abb. 55: App-Verwaltung des Benutzers Durch die Institution oder eine berechtigte Person freigegeben, können entsprechende Apps durch die Benutzer eigenständig genutzt werden. Eine App spiegelt eine spezielle Funktion oder Aufgabe wider, welche mit SharePoint Online durch diese Technologie zur Verfügung gestellt wird. Eine beispielhafte App, die eine nützliche und flexible Unterstützung von Kommunikation bietet, ist das Einfügen eines Websitepostfaches (Abb. 56). Abb. 56: Webpostfach-App Ein Webpostfach kann zu jeder beliebigen Website angelegt werden. Dieses Postfach ermöglicht den Mitgliedern das Erstellen einer Kommunikationsbasis ohne das Eingreifen eines Postfachadministrators. Benutzer können damit im Rahmen ihrer Zusammenarbeit auf der Website in dem Postfach -Kommunikation inhaltsbezogen führen. Aus dem wirtschaftlichen Nutzungsumfeld des SharePoint sind diese projektorientierten Ansätze gut auf das Fernstudium zu übertragen. Die Zusammenarbeit an einem gemeinsamen Projekt kann dadurch gefördert werden. Die starke Verknüpfung von Kommunikation und Kollaboration ist in den beschriebenen Social Networking-Funktionalitäten festzustellen. Seite 62

69 Analyse der Potenziale von Office Kollaboration Zusammenarbeit Die Idee und der Name des Produktes leiten sich aus der Art der webbasierten Zusammenarbeit ab SharePoint (Freigabe Punkt, wörtliche Übersetzung des Autors). Die umfangreiche Arbeit mit Clientanwendungen wie Microsoft Office, Microsoft Projekt, Adobe Acrobat, Bild-, Ton- oder Videoprogrammen erzeugt unstrukturierte Daten in Form unterschiedlichster Dateiformate. Die effektive gemeinsame Zusammenarbeit, mit schnellem Zugriff auf relevante Informationen, ist im klassischen Dateisystem bei einem unstrukturierten Datenbestand nicht zufriedenstellend möglich. Die Strukturierung durch Ordner auf Dateisystemebene ist ab einer gewissen Anzahl an Dateien nur mit hohem Aufwand möglich. Auch eine Einbeziehung von Informationen in strukturierten Daten aus unterschiedlichsten Datenbanken ist bei Kollaboration, basierend auf einem gemeinsamen Dateisystem, nicht praktikabel. Für die themenorientierte Zusammenarbeit und den dabei notwendigen Zugriff auf relevante Informationen aus strukturierten und unstrukturierten Datenquellen bietet SharePoint eine umfangreiche Unterstützung. Eine nahtlose und flexible Integration der Funktionen Kommunikation, Kollaboration, Webcontent Management, Datenintegration über Business Data Connectoren (BDC), Personen- und Inhaltssuche wird durch den Softwarehersteller angestrebt. Die interne Integration und die flexible Anpassbarkeit stellen eine Stärke des Produkts dar. Durch die vielen umgesetzten Anforderungen entsteht eine hohe Komplexität, welche als Nachteil angesehen werden kann. Kontextbezogene, webbasierte Kollaborations-Technologien bietet SharePoint in Form von Bibliotheken, Listen, speziellen Websites und Webparts. Die durch den Hersteller geprägte Teamsite ist eine Bezeichnung für eine solche inhaltsbezogene Sammlung an Funktionalitäten. Die erläuterte Struktur der Virtuellen UNI basiert auf Teamsites (vgl. Abb. 46 und Abb. 47). Für den Nutzer der Office 365-Umgebungen gibt es zahlreiche, teils bereits erläuterte Navigationswege zu der Startseite Virtuelle UNI. Die zuletzt vorgestellte persönliche Seite enthält beispielsweise einen Link Websites, welcher diese Navigation ermöglicht. Befindet sich der Nutzer auf der Startseite der Virtuellen UNI, so kann er nach bekannter Webtechnolgogie nach Informationen browsen und je nach Berechtigungen mit anderen zusammenarbeiten. Um ein schnelles Finden von Informationen zu ermöglichen, wurde ein UNI SuchCenter erstellt (vgl. Abb. 57). Dieses wurde durch das SharePoint SuchCenter, die zentrale Suchmaschine von SharePoint, umgesetzt. Eine als SharePoint Search bezeichnete Technologie mit Komponenten des Herstellers FASTSearch ermöglicht die technische Realisierung. Über Crawler werden dabei SharePoint-Inhalte durchsucht und indiziert. Dies betrifft neben allen Webseiten auch die Inhalte von Dokumenten und konfigurierten Datenquellen. Vorhandene Berechtigungen an einzelnen Elementen werden mit verarbeitet, so dass Nutzer beim Ausführen der Suche nicht nur schnell relevante, sondern auch nur berechtigte Informationen als Ergebnis erhalten. Dies stellt einen Unterschied zu herkömmlichen Suchmaschinen im Internet dar, welcher im Sinne von Datensicherheit und Datenschutz hervorzuheben ist. Seite 63

70 Analyse der Potenziale von Office 365 Abb. 57: UNI SuchCenter Die in Abb. 57 dargestellten Suchergebnisse können in der linken Navigationsleiste (markiert mit roter 1) durch inhaltsabhängig angebotene Kategorien verfeinert werden. Findet eine Verwendung von Stichwortverzeichnissen und Taxonomiebäumen statt, so ist die Suchverfeinerung auch über dynamisch angezeigte Dokumentenmetadaten möglich (vgl. Bereich rote 1). In dem rechten Bereich der Suche (markiert durch rote 2, Abb. 57) wird interaktiv eine Inhaltsvorschau zum angewählten Suchergebniss angezeigt. Dies trifft auch auf gefundene Dateiinhalte zu, die in einer Vorschau angezeigt werden (beispielsweise Word-Datei oder PowerPoint-Datei). Eine Suche kann prinzipiell in allen Bereichen des SharePoint stattfinden, sie unterliegt dort aber dem jeweiligen Kontext. Die Suchergebnisse werden also automatisch auf Inhalte des Bereiches reduziert. Sowohl im zentralen SuchCenter als auch in der Kontextsuche sind über Einstellungen und Erweiterte Einstellungen die Suchoptionen individuell anpassbar. Neben dem Browsen ist die Suche eine elementare Möglichkeit, gewünschte Inhalte des SharePoint zu erhalten. Ein Beispiel im Umfeld eines Lernenden ist die Suche nach Dokumenten, die informativen Charakter haben und bei welchem ein Suchkriterium bekannt ist. Der Suchbegriff Klausur Wirtschaftsinformatik liefert beispielsweise alle berechtigten Ergebnisse, die neben Beispielklausuren auch Diskussionen oder Beiträge anderer Kommilitonen beinhalten können. Sucht ein Dozent nach dem selbem Schlüsselwort, so ist es denkbar, dass ihm die Klausur der nächsten Woche als Suchergebnis angezeigt wird, wenn die SharePoint-Inhalte oder Bereiche mit entsprechenden Berechtigungen konfiguriert sind. Nachdem grundlegende Navigationsschritte aufgezeigt wurden, können im Folgenden die Möglichkeiten der strukturierten Unterstützung bei der Zusammenarbeit aufgezeigt werden. Über folgenden Klickpfad gelangt man in der erstellten Struktur Virtuelle UNI auf die Beispiel-Teamseite Kollaboration Fach-1 (Abb. 58): Studiengang WI -> Semster 1 -> SS13 -> Fach-1 -> Kollaboration Fach-1. Das Folgen dieser Seite führt zu einer direkten Zugriffsmöglichkeit aus dem eigenen Newsfeed-Bereich. Seite 64

71 Analyse der Potenziale von Office 365 Abb. 58: Kollaboration Fach-1 Über die linke Navigationsleiste der Kollaboration Fach-1 Seite können im gewählten Beispielszenario alle in SharePoint Online vorgefertigten Kollaborations-Apps erreicht werden. Dabei sind Ankündigungen, Kontakte, Diskussionsrunden, Kalender, Aufgaben und Umfragen vorgefertigte Listen mit thematisch spezifizierten Ansichten. Das Wiki ist eine spezifizierte SharePoint-Bibliothek. Projekte, Blog, Newsfeed und Communitywebsite sind spezifische Subwebsites, die als vorgegebene Websites hinzugefügt werden können (Hinzufügen von Apps ähnlich Abb. 55). Die dargestellten Technologien können eine gemeinsame und fachlich orientierte Teamarbeit schnell und unkompliziert unterstützen. Terminliche Unterstützung bieten Kalender, Ankündigungen, Postfach, Aufgaben und Projektseite. Fachlicher Austausch kann durch Wiki, Umfrage, Blog, Newsfeed und Communitywebsite realisiert werden. Organisatorische Unterstützung bieten Kontakte, Projektseite, Aufgaben, Umfrage, Postfach, Ankündigungen und Newsfeed. Weitere Unterstützung einer Zusammenarbeit wird durch die Webplattform des SharePoint Online an sich geleistet, dies wird im folgenden Abschnitt erläutert. Die einzelnen Seitenansichten zu allen hier aufgeführten Kollaborationsmöglichkeiten entsprechend Abb. 58 sind der Arbeit in Anlage 1 bis Anlage 12 beigefügt Content Die Webplattform Die physische Architektur einer SharePoint-Plattform besteht aus drei Einheiten Web-, Applikations- und Datenbankserver. In einer Office 365-Umgebung ist SharePoint Online eine mandantenfähige Version, basierend auf dieser Architektur. Durch entsprechende Skalierung der einzelnen drei Komponenten gemäß einer Cloud Architektur kann eine hohe Dichte von Kunden und Benutzern erreicht werden. Die eigentliche Architektur bleibt für Office 365-Kunden verborgen, da die Verwaltung über das Office 365-Portal nur einen eingeschränkten Zugriff ermöglicht. Dies gilt auch für viele Teile der logischen Architektur. Die Abb. 59 veranschaulicht diese logische Struktur. Seite 65

72 Analyse der Potenziale von Office 365 Abb. 59: logische Architektur (Auszug aus Quelle: [Mic12b]) Mit dem Office 365-Portal kann erst ab der Websitesammlungsebene vereinfacht konfiguriert und administriert werden. Die Arbeit des Administrators oder der Benutzer ist somit logisch auf den Bereich Websitesammlung und Websites begrenzt. Dies ist nicht pauschal als Nach- oder Vorteil zu werten, sondern die Wertung obliegt den individuellen Anforderungen der nutzenden Institution. Eine Website, die im Browser dargestellt wird, besteht im SharePoint aus den drei Hauptkomponenten Gestaltungsvorlagen, Seitenlayouts und Seiten (vgl. Abb. 60). Abb. 60: Hauptkomponenten SharePoint Site (Auszug aus Quelle: [Mic12c]) Durch das Einfügen sogenannter Webparts ist die dynamische Anzeige von Inhalten möglich, die an einem anderen Ort gespeichert sind. Das Beispiel eines Suchwebparts stellt dynamisch gespeicherten Inhalt aus dem Suchindex dar (vgl. Abb. 61). Seite 66

73 Analyse der Potenziale von Office 365 Abb. 61: Hauptkomponenten mit Webpart (Auszug aus Quelle: [Mic12c]) Das Ergebnis einer Suchanfrage wird für den Benutzer im Browser nach diesem Prinzip dargestellt (vgl. Abb. 57). Die bereits bereitgestellten und erläuterten Apps bestehen ebenfalls aus diesen Komponenten. Diese Erläuterung der Grundbegriffe zur logischen und physischen Architektur von SharePoint sowie zur Inhaltsdarstellung im Browser kann als Grundlage der folgenden Abschnitte angesehen werden. Webcontentmanagement SharePoint Online erlaubt das Anlegen von Websitesammlungen aus dem SharePoint- Administratorcenter (vgl. Abb. 44). Dabei können je nach Anwendungszweck der neuen Websitesammlung aus den Kategorien Zusammenarbeit, Enterprise und Veröffentlichen verschiedene vorbereitete Vorlagen ausgewählt werden (siehe Abb. 62). Zusammenarbeit Teamwebsite Blog Entwicklerwebsite Projektwebsite Communitywebsite Abb. 62: Vorlagenkategorien Enterprise Dokumentencenter ediscovery Center Datenarchiv Teamwebsite - SharePoint Konfiguration Business Intelligence Center Unternehmenssuchcenter Mein Websitehost Communityportal Basissuchcenter Visio-Prozessrepository Veröffentlichen Veröffentlichungsportal Unternehmenswiki Unter der gewählten URL ist die neu angelegte Websitesammlung (Root-Website/Homepage) für den Administrator im Browser zu öffnen. Der Zugriff für weitere Nutzer muss zunächst durch eine berechtigte Person entsprechend gewährt werden. Sowohl das Layout und die Funktion der Root-Website als auch die vorbereitete Unterstruktur mit Funktionen wird durch die jeweils ausgewählte Vorlage bestimmt. Entsprechend dem prinzipiellen Aufbau der Website in SharePoint (vgl. Abb. 60) sind beliebige Erweiterungen durch Apps und neue Unterwebsites möglich. Das Layout und der Content Seite 67

74 Analyse der Potenziale von Office 365 einer Website können bei entsprechenden Berechtigungen über Seite->Bearbeiten angepasst werden (siehe Abb. 63). Abb. 63: Website bearbeiten via Ribbon-Oberfläche Über die Ribbon-Oberfläche (Menüband, markiert mit roter 1 in Abb. 63) werden diese Anpassungen möglich. Sowohl optische als auch inhaltliche Änderungen können hierüber zentral vorgenommen werden. Microsoft bietet für die Bearbeitung mit erweitertem Funktionsumfang den kostenlosen SharePoint Designer an (siehe Abb. 64). Abb. 64: SharePoint Designer Mit diesem lokal zu installierenden Programm werden die Content Management-Funktionalitäten im Vergleich zur gezeigten Ribbon-Oberfläche stark erweitert. Dies betrifft neben der besser strukturierten Arbeitsaufteilung insbesondere die Punkte Workflows, Datenquellen und Vorlagenbearbeitung. Auch das Hinzufügen von Content ist übersichtlicher möglich. Die nahtlose Bearbeitung von Online- Inhalten der Office 365-Umgebung ist gewährleistet. Die beiden erläuterten Möglichkeiten können der Nutzergruppe Lehrende oder Lernende zugeordnet werden. Das Anpassen von Funktionen oder Inhalten auf Teamwebsites kann im Sinne der Zusammenarbeit Gruppen wie Studiengänge, Lern- Seite 68

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