ALLGEMEINE DATENSCHUTZHINWEISE UND ÖFFENTLICHES VERFAHRENSVERZEICHNIS

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1 Verantwortliche Abteilung: Datenschutz Erstellt/geändert von (Abt. / Name) Datenschutzbeauftragter Gültig ab: Versionsnummer: 03 Thomas Seifermann Inhalt 1 Allgemeine Datenschutzhinweise Automatisch aufgezeichnete nicht-persönliche Daten 'Cookies' Automatisch auf Ihrem Computer gespeicherte Informationen Verbindungs- und Nutzungsdaten Kinder Links zu anderen Websites Unser öffentliches Verfahrensverzeichnis Die zuständige Aufsichtsbehörde Anschrift der verantwortlichen Stelle Zweckbestimmung Betroffene Personengruppen Daten oder Datenkategorien Empfänger der Daten oder Kategorien von Empfängern Regelfristen für die Löschung der Daten Datenübermittlung ins Ausland Sicherheitsmaßnahmen nach 9 BDSG + Anlage... 8 Ausdrucke und Kopien dieses Dokuments müssen vor Gebrauch auf Gültigkeit und Richtigkeit geprüft werden - Der Datenschutzbeauftrage Seite 1

2 Der Schutz Ihrer persönlichen ( personenbezogenen ) Daten und Ihrer Privatsphäre genießt bei uns besondere Beachtung. Daher ist die Einhaltung der Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der weiteren einschlägigen Gesetze und Vorschriften zum Schutz Ihrer Privatsphäre für uns selbstverständlich. Zweck dieser Gesetze ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird. Da Sie zugleich ein Recht auf Auskunft haben, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, informieren wir Sie hiermit über einige wichtige technische Aspekte und zusätzlich in Anlehnung an 4 ff BDSG über unsere Verfahren im Umgang mit Ihren Daten. Selbstverständlich können Sie der Nutzung Ihrer uns anvertrauten Daten jederzeit widersprechen, sofern diese nicht für die Abwicklung eines Vertragsverhältnisses erforderlich sind. Ein solcher Widerspruch ist in der Regel jedoch nicht erforderlich, da wir Ihre persönlichen Daten automatisch entsprechend den gesetzlichen Vorgaben löschen, sobald sie für das Vertragsverhältnis nicht mehr benötigt werden. MAQUET wird Anträgen auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten und ggf. deren Ergänzung oder Berichtigung selbstverständlich gerne nachkommen. Falls Sie Fragen oder Anmerkungen zur Datenschutzpolitik von MAQUET haben, so wenden Sie sich bitte direkt an unseren Datenschutzbeauftragten. Wir passen unsere Datenschutzpolitik natürlich der Weiterentwicklung des Internets an. Alle Änderungen an unseren Datenschutzbestimmungen werden auf dieser Seite veröffentlicht. Informieren Sie sich an dieser Stelle bitte regelmäßig über Neuigkeiten. Für weitere Fragen oder Anregungen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter datenschutz@maquet.com gerne zur Verfügung. Ausdrucke und Kopien dieses Dokuments müssen vor Gebrauch auf Gültigkeit und Richtigkeit geprüft werden - Der Datenschutzbeauftrage Seite 2

3 1 ALLGEMEINE DATENSCHUTZHINWEISE MAQUET sammelt über seine Websites keine personenbezogenen Daten (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer oder - Adresse), sofern Sie diese nicht auf eigenen Wunsch freiwillig angeben (z. B. bei der Anmeldung, einem Kontaktformular oder einer Umfrage). bzw. einer Weitergabe zustimmen, oder falls dies nicht anderweitig durch anwendbare Gesetze und Verordnungen zum Datenschutz geregelt ist. 1.1 AUTOMATISCH AUFGEZEICHNETE NICHT-PERSÖNLICHE DATEN Beim Zugriff auf Internetseiten werden in der Regel automatisch (d. h. nicht bei der Anmeldung) nicht-persönliche Daten aufgezeichnet, z. B. Internet-Browser und Betriebssystem, Domainname der Website, von der Sie gekommen sind, Anzahl der Besuche, durchschnittliche Verweildauer auf der Website oder auch angezeigte Seiten. Diese Daten werden ausschließlich dafür verwendet, um die Attraktivität unserer Websites zu beurteilen und ihren Nutzen bzw. ihre Inhalte für Sie zu verbessern. Durch den Einsatz eines oft kostenlosen Anonymisierprogramms ( Anonymizer ) können Sie solche unpersönlichen Daten kontrollieren. 1.2 'COOKIES' AUTOMATISCH AUF IHREM COMPUTER GESPEICHERTE INFORMATIONEN Beim Besuch unserer Websites werden möglicherweise Daten in Form eines so genannten 'Cookies' auf Ihrem Computer abgelegt, mit deren Hilfe wir Sie beim nächsten Besucht automatisch wiedererkennen können. Cookies sind auf vielfache Weise nützlich, beispielsweise helfen sie uns, eine Website besser auf Ihre Interessen abzustimmen oder Ihr Kennwort zu speichern, damit Sie es nicht bei jedem Besuch erneut eingeben müssen. Wenn Sie keine Cookies annehmen möchten, so stellen Sie bitte Ihren Internet-Browser so ein, dass alle vorhandenen Cookies von Ihrem Computer gelöscht und neue gar nicht oder nur nach Ihrer Bestätigung angenommen werden. 1.3 VERBINDUNGS- UND NUTZUNGSDATEN Durch die Verwendung von Telekommunikationsdiensten für die Nutzung unserer Website werden Ihre Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse) oder Nutzungsdaten (z. B. Angaben zu Beginn, Ende und Umfang jedes Zugriffs sowie den genutzten Telekommunikationsdiensten) automatisch auf technischem Wege aufgezeichnet. Diese Daten können unter Umständen auf persönliche Daten zurückzuführen sein. Sofern die dringende Notwendigkeit besteht, erfolgt die Aufzeichnung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Verbindungs- oder Nutzungsdaten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen. Andernfalls werden auch diese Daten nach Ablauf aktueller Aufbewahrungsfristen gelöscht. 1.4 KINDER MAQUET sammelt niemals wissentlich personenbezogene Daten von Kindern, ohne diese zuvor nach der Einwilligung ihrer Eltern zu fragen, wenn der Gesetzgeber dies vorschreibt. Persönliche Daten von Kindern werden von uns ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Zulässigkeit und nur unter Vorbehalt der elterlichen Einwilligung sowie zum Schutz des Kindes erhoben. Die Definition von Kind bzw. Kinder richtet sich nach den geltenden Gesetzen sowie nach örtlichen und kulturellen Gepflogenheiten. 1.5 LINKS ZU ANDEREN WEBSITES Die Internetseiten von MAQUET enthalten teilweise Links zu weiteren Websites. MAQUET ist nicht verantwortlich für die Datenschutzpraktiken oder den Inhalt anderer Websites. Ausdrucke und Kopien dieses Dokuments müssen vor Gebrauch auf Gültigkeit und Richtigkeit geprüft werden - Der Datenschutzbeauftrage Seite 3

4 2 UNSER 2.1 DIE ZUSTÄNDIGE AUFSICHTSBEHÖRDE Der Landesbeauftragte für Datenschutz (LFD) in Baden-Württemberg Postfach Stuttgart Telefon: +49 (0) Internet: ANSCHRIFT DER VERANTWORTLICHEN STELLE MAQUET Holding GmbH & Co.KG MAQUET GmbH Kehler Strasse 31 MAQUET Vertriebs und Service Deutschland GmbH MediKomp GmbH MAQUET Cardiopulmonary AG MAQUET Hospital Solutions GmbH Getinge Vertrieb und Service GmbH (im gesamten Dokument MAQUET genannt) Ausdrucke und Kopien dieses Dokuments müssen vor Gebrauch auf Gültigkeit und Richtigkeit geprüft werden - Der Datenschutzbeauftrage Seite 4

5 2.3 ZWECKBESTIMMUNG Weltweit zählt MAQUET zu den führenden Anbietern von medizinischen Produkten, Therapien und Serviceleistungen mit Schwerpunkt OP-Säle und Intensivstationen. Ausgehend von seinen Wurzeln in der chirurgischen Infrastruktur gelang MAQUET die Weiterentwicklung zu einem Unternehmen mit Schwerpunkt Therapie. Entwicklung und Vermarktung innovativer Lösungen in der Medizintechnik und Therapielösungen sind dabei Schlüsselaufgaben. Gleichzeitig wird dem Anspruch an eine hochwertige Patientenversorgung Rechnung getragen. Sowie Anbieter von Produkten für die Sterilisation, Desinfektion und Reinstmedien für Krankenhäuser, Alten- und Pflegeheimen und ähnliche Einrichtungen.. Im Rahmen der Erfüllung dieser Aufgaben ist es für MAQUET erforderlich, persönliche und sachliche personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken zu erheben, zu verarbeiten und zu nutzen: - Beratung zur Produktauswahl - Durchführung anfallender Vertragsangelegenheiten - Technische Prüfung und Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen - Abschluss und Durchführung von Support- und Dienstvereinbarungen - Abrechnung erbrachter Leistungen - Durchführung von Mahnverfahren - Durchführung von Kostenerstattung und Gutschriften - Beantwortung technischer und inhaltlicher Anfragen, Produktsupport - Beteiligung und Abwicklung von Leistungen dritter Anbieter und externer Dienstleister - Abrechnung mit Drittanbietern - Ausstellung von Mitarbeiter-Identifikationsmedien (Ausweise, Zertifikate etc.) für den Zugang zum Unternehmen und seinen Systemen - Qualitätssicherungsmaßnahmen - Vorbereitung, Durchführung und Qualitätssicherung von Modellvorhaben und integrierten Produktformen - Vorbereitung und Durchführung von neuen ziel- und kundenorientierten Angeboten - Schulungen von Kunden, Mitarbeitern und Interessenten - Pflege der Bestands- und Nutzungsdaten - Weitere Serviceleistungen für Kunden - Gewinnung von Neukunden - Mitarbeitergewinnung und förderung - Koordinierung der unterschiedlichen Abteilungen - Statistische Zwecke - Öffentliches Engagement zur Sicherung der Innovation - Forschung und Entwicklung - Vermarktung innovativer Lösungen Ausdrucke und Kopien dieses Dokuments müssen vor Gebrauch auf Gültigkeit und Richtigkeit geprüft werden - Der Datenschutzbeauftrage Seite 5

6 2.4 BETROFFENE PERSONENGRUPPEN - Interessenten an unserem Angebotsspektrum - Unsere Kunden - Nutzer unserer Drittanbieter - Mitarbeiter von MAQUET - Fremdfirmenmitarbeiter - Mitarbeiter unserer Drittanbieter - Lieferanten, Händler und Dienstleister - Kooperations- und Vertriebspartner - Weitere Partner - Kontaktpersonen zu den genannten Gruppen 2.5 DATEN ODER DATENKATEGORIEN Im Sinne der vom BDSG vorgesehenen Datensparsamkeit erheben wir jeweils nur die personenbezogenen Daten, die wir zur Erfüllung der Aufgabe benötigen. Daten können aus folgenden Kategorien stammen: - Vor- und Zuname, gegebenenfalls auch Geburtsname (Personal) - Personalnummer, Geburtsdatum (Personal) - Bewerbungsunterlagen und Lebensläufe (Personal) - Gesundheitsdaten unserer Mitarbeiter (Personal) - Angaben zu Arbeits- und Urlaubszeiten (Personal) - Weitere Personaldaten zur Personalentwicklung und pflege (Personal) - Bild- bzw. Tondaten (z.b. Video, Foto, Voic ) - Kundenname und nummer, Projektnummer (Kunden) - Firmenzugehörigkeit (Kunden) - Firmen- bzw. bei Bedarf auch Privatadresse (Kunden) - Telefon- und Faxnummer(n) - -Adresse(n) - Daten zur Geschäftsfähigkeit und Abwicklung des Zahlungsverkehrs (z.b. Bankverbindung, Kreditkartendaten, Angaben zur Liquidität) - Merkmale zur Identifikation eines Nutzers - Technische Daten zur Vertragserfüllung (z.b. Ansprechpartner, individuelle Kundenanforderungen) - Angaben zu Beginn, Dauer und Ende eines Vertragsverhältnisses - Art und Umfang in Anspruch genommener Leistungen - Vertrags- und Lizenz-Identifikationsmerkmale (z.b. Lizenznummer) - Informationen zur Kundenzufriedenheit (Kundenservice) - Daten, die Kunden von sich aus übermitteln, z.b. Weiterempfehlung unseres Angebots an Dritte über Webformular Sofern Sie uns Ihre Einwilligung hierfür schriftlich erteilt haben: - Werbeaktionen und maßnahmen - Marktforschung - Zufriedenheitsmessungen zur Optimierung unserer Produkte und Dienstleistungen für unsere Kunden Ausdrucke und Kopien dieses Dokuments müssen vor Gebrauch auf Gültigkeit und Richtigkeit geprüft werden - Der Datenschutzbeauftrage Seite 6

7 2.6 EMPFÄNGER DER DATEN ODER KATEGORIEN VON EMPFÄNGERN - Unsere internen Abteilungen/Mitarbeiter nach Bedarf - Geschäftsführer/Geschäftsleitung - Weitere Stellen, z.b. Mutter-/Tochtergesellschaften, Verbundunternehmen (Auftragsabwicklung und Kundenpflege) - Mitarbeiter dritter Anbieter - Kooperations- und Vertriebspartner, Subunternehmen - Technische Dienste, soweit für das Vertragsverhältnis erforderlich - Gesellschafterversammlung - Öffentliche Stellen im Rahmen vorrangiger gesetzlicher Verpflichtung Sofern Sie uns Ihre Einwilligung hierfür schriftlich erteilt haben: - Marktforschungsinstitute - Weitere Stellen (Optimierung unserer Produkte und Dienstleistungen) 2.7 REGELFRISTEN FÜR DIE LÖSCHUNG DER DATEN Die Fristen zur Aufbewahrungspflicht und Löschung personenbezogener Daten sind derzeit gesetzlich nicht immer eindeutig geregelt, da in vielen Bereichen die Rechtsprechung eine Anpassung der Fristen erfordert. Wo Regelungen bestehen, kommen wir der Pflicht zur Löschung Ihrer Daten bereits in weiten Teilen routinemäßig nach bzw. etablieren derzeit Verfahren, um dies künftig zu können. Dies betrifft insbesondere folgende Daten und Fristen: Verbindungsdaten werden nach den Vorgaben des BDSG nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Bewerber- und Personaldaten werden nach den Vorgaben des BDSG und der flankierenden weiteren Regelungen, z.b. AGG, nach spätestens sechs Monaten (Bewerberdaten) bzw. nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (i.d.r. nach zehn Jahren für Personaldaten) gelöscht. Kunden-/Interessentendaten werden nach den Vorgaben des BDSG nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (i.d.r. nach sechs bzw. zehn Jahren) gelöscht. Sofern keine Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben ist, werden entsprechende Daten unverzüglich gelöscht. Widersprechen Sie einer Nutzung Ihrer Daten, werden diese nach den Vorgaben des BDSG umgehend gelöscht, sofern sie nicht zur Abwicklung eines erteilten Auftrags benötigt werden und keine anderen gesetzlichen Fristen entgegenstehen. Sie werden nach 28 BDSG in einer Sperrliste vermerkt (Name des Betreffenden, eine Kontaktinformation, Datum des Widerspruchs, Datum und Bestätigung der durchgeführten Löschung), um die Wirksamkeit des Widerspruchs sicherstellen zu können. Auch dem Eintrag in diese Datei können Sie widersprechen, damit können wir jedoch die ordnungsgemäße Löschung nicht in allen Fällen sicherstellen (z.b. bei der Rückspielung eines Backup, wo Ihr Datensatz noch vorhanden war). Ausdrucke und Kopien dieses Dokuments müssen vor Gebrauch auf Gültigkeit und Richtigkeit geprüft werden - Der Datenschutzbeauftrage Seite 7

8 Sofern eine Löschung aus technischen oder organisatorischen Gründen nicht möglich ist, werden Ihre Daten datenschutzkonform zur weiteren Verarbeitung oder Nutzung gesperrt. 2.8 DATENÜBERMITTLUNG INS AUSLAND Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in die EU und Drittstaaten wird ausschließlich zur Erfüllung der Geschäftszwecke durchgeführt, mit denen Sie uns beauftragt haben bzw. zu denen wir gesetzlich verpflichtet sind. Den besonderen Schutzbedürfnissen tragen wir durch entsprechende Maßnahmen Rechnung, insbesondere werden nur personenbezogene Daten übermittelt, die unbedingt erforderlich sind. 2.9 SICHERHEITSMAßNAHMEN NACH 9 BDSG + ANLAGE Wir haben eine Vielzahl von Vorkehrungen zum Schutz Ihrer Daten getroffen. Die Darlegung von Einzelheiten wäre insofern kontraproduktiv, weil somit zugleich die Struktur an sich wieder angreifbar gemacht würde. Aus diesem Grund sieht der Gesetzgeber nach BDSG in Ihrem Interesse vor, dass Angaben zu den technischen und organisatorischen Einzelmaßnahmen nicht öffentlich zur Verfügung gestellt werden. Wir versichern Ihnen jedoch, dass wir vielfältige Maßnahmen, entsprechend einem Unternehmen unserer Größenordnung, nach folgenden Erfordernissen des 9 BDSG getroffen haben und diese ständig verbessern: Zutrittskontrolle Zugangskontrolle Zugriffskontrolle Weitergabekontrolle Eingabekontrolle Auftragskontrolle Verfügbarkeitskontrolle Trennungsgebot Ausdrucke und Kopien dieses Dokuments müssen vor Gebrauch auf Gültigkeit und Richtigkeit geprüft werden - Der Datenschutzbeauftrage Seite 8