Mustertexte zum Umgang mit personenbezogenen Daten im Vereinsleben (Datenschutz)

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1 Mustertexte zum Umgang mit personenbezogenen Daten im Vereinsleben (Datenschutz) Bund Westfälischer Karneval e.v. Stand:

2 Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

3 Inhaltsverzeichnis Muster "Einwilligungserklärung für die Veröffentlichung von Mitgliederdaten im Internet"...3 Muster "Datenschutzerklärung für Vereinsmitglieder"...4 Muster "Merkblatt Datenschutzerklärung"...5 Muster "Verpflichtungserklärung nach BDSG"...6 Muster "Datenschutzhinweis in der Beitrittserklärung"...7 Muster "Zusicherung bei Herausgabe der Mitgliederliste"...9 Muster "Datenschutzerklärung in der Vereinssatzung"...10 Muster "Datenschutzhinweis für Chats und Foren"...12 Muster "Einwilligung zur Verwendung von Personenabbildungen"...13 Muster "Bestellung des Datenschutzbeauftragten"...14 Muster "Verfahrensverzeichnis"...15 Seite Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

4 Wichtiger Hinweis! Bitte prüfen Sie die nachfolgenden Mustertexte Satz für Satz, ob und inwieweit diese Mustertexte für Ihren Verein geeignet sind und für Ihren Verein angepasst werden müssen! Muster "Einwilligungserklärung für die Veröffentlichung von Mitgliederdaten im Internet" Der Vereinsvorstand weist hiermit darauf hin, dass ausreichende technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes getroffen wurden. Dennoch kann bei einer Veröffentlichung von personenbezogenen Mitgliederdaten im Internet ein umfassender Datenschutz nicht garantiert werden. Daher nimmt das Vereinsmitglied die Risiken für eine eventuelle Persönlichkeitsrechtsverletzung zur Kenntnis und ist sich bewusst, dass: die personenbezogenen Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen, die Vertraulichkeit, die Integrität (Unverletzlichkeit), die Authentizität (Echtheit) und die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht garantiert ist. Das Vereinsmitglied trifft die Entscheidung zur Veröffentlichung seiner Daten im Internet freiwillig und kann seine Einwilligung gegenüber dem Vereinsvorstand jederzeit widerrufen. Erklärung Ich bestätige das Vorstehende zur Kenntnis genommen zu haben und willige ein, dass der Verein... (Name des Vereins) folgende Daten online zu veröffentlichen (bitte ankreuzen): Allgemeine Daten Spezielle Daten von Funktionsträgern Vorname Anschrift Name Telefonnummer eigene Fotografien Faxnummer fremde Fotografien -Adresse sonstige Daten.. (z.b. namentliche Erwähnung in Berichten, Leistungsergebnisse, Lizenzen, Mannschaftsgruppe) wie angegeben auf folgender Internetseite des Vereins... (Online-Dienst / Internet ; Zugangsadresse) veröffentlichen darf. Ort und Datum: Unterschrift: (Bei Minderjährigen Unterschrift eines Erziehungsberechtigten) Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

5 Muster "Datenschutzerklärung für Vereinsmitglieder" Name, Vorname Mitgliedsnummer Einwilligung zur Datenerhebung, -verarbeitung und nutzung Ich bin damit einverstanden, dass (Name des Vereins) als Mitglied des Bundes Westfälischer Karneval e.v. meine Personalien (Name, Anschrift, Geburtsdatum, -Adresse, Telefonnummer oder vergleichbare Daten) sowie Sportdaten (Turnierergebnisse, Lehrgangsteilnahmen, Fotos etc.) erhebt, speichert, nutzt und den Mitarbeitern zur Verfügung stellt. Die Daten werden ausschließlich dazu verwendet, mich in allen Angelegenheiten, die dem karnevalistischen Brauchtum dienen, optimal und umfassend zu informieren, zu beraten und zu betreuen. Die vorstehende Einwilligungserklärung ist freiwillig. Ich kann sie jederzeit widerrufen. Ich erlaube dem Verein, ggf. meine Sportdaten im Internet oder in der Presse zu veröffentlichen. Mir ist bewusst, dass: trotz aller Maßnahmen zur Gewährung des Datenschutzes diese Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen. Ferner ist nicht garantiert, dass: diese Daten vertraulich bleiben, die inhaltliche Richtigkeit fortbesteht und die Daten nicht verändert werden können. Ich bestätige, das Vorstehende zur Kenntnis genommen zu haben und erlaubt dem Verein und seinen Gliederungen/Abteilungen folgende Daten zu veröffentlichen: Allgemeine Daten O Vorname O Zuname O Fotografien O Sonstige Daten z.b. Leistungsergebnisse, Übungsleiterlizenzen, Mannschaftsgruppe Spezielle Daten von Funktionsträgern O Anschrift O Telefonnummer O Faxnummer O -Adresse O Funktion im Verein nur bei Funktionsträgern Das Merkblatt zur Datenschutzerklärung habe ich erhalten. Ort, Datum Unterschrift Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

6 Muster "Merkblatt zur Datenschutzerklärung" Der (Verein) informiert, betreut und berät Sie in allen Fragen, die das karnevalistische Brauchtum betreffen. Dabei sollen auch Ihre persönlichen Wünsche und Vorstellungen Berücksichtigung finden. Alle Sportdaten, die der (Verein) verarbeitet und nutzt, unterliegen dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Eine Datenverwendung ist dann zulässig, wenn das BDSG oder eine andere Rechtsvorschrift dies erlauben oder wenn Sie Ihre Einwilligung gegeben haben. Damit wir der (Verein) seine satzungsgemäße Zwecke erfüllen kann, ist demnach Ihre ausdrückliche Einwilligung erforderlich. Gültigkeit der Datenschutzerklärung Ihre Einwilligung gilt über die Beendigung Ihrer Mitgliedschaft im (Verein) hinaus, endet jedoch nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder durch Ihren Widerruf, der jederzeit möglich ist. Beispiele für die Datenerhebung, -verarbeitung und nutzung Der (Verein) erhebt und speichert Daten, die für die Mitgliedschaft im Verein erforderlich sind. Dies sind zunächst die Angaben zur Person (Name, Anschrift, Geburtsdatum, -Adresse, Telefonnummer und/oder vergleichbare Daten). Im Zuge des Turnierbetriebes betrifft dies auch alle Sportdaten wie z.b. Ergebnisse. Der (Verein) veröffentlicht ggf. Sportdaten sowie Turnierergebnisse und Fotos im Internet und in der Presse. Die entscheidende Verantwortung für eine datenschutzgerechte Verarbeitung Ihrer Daten obliegt dem (Verein). Ihnen ist bekannt, dass trotz aller Maßnahmen zur Gewährung des Datenschutzes die im Internet oder in der Presse veröffentlichen Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen. Ferner ist nicht garantiert, dass diese Daten vertraulich bleiben, die inhaltliche Richtigkeit fortbesteht und die Daten nicht verändert werden können. Auskunftsrecht Sie haben nach dem BDSG ein Recht auf Auskunft über Ihre beim (Verein) gespeicherten Daten. Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

7 Muster "Verpflichtungserklärung nach BDSG" Hiermit bestätige ich Vorname, Name dass ich heute von Vorname, Name, Funktion im Verein auf die Wahrung des Datengeheimnisses nach 5 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verpflichtet worden bin. Über das Bundesdatenschutzgesetz, insbesondere über die Regelungen in 6 BDSG, bin ich belehrt worden: Bei der Datenverarbeitung im Rahmen der Vereinsverwaltung sind die Vorschriften des BDSG einzuhalten. Ein Textabdruck des BDSG nebst weiteren Informationen findet sich auf der Website des Bundesbeauftragten für den Datenschutz: Personenbezogene Daten dürfen ausschließlich im Rahmen der satzungsmäßigen Zwecke und Aufgaben sowie der berechtigten Interessen des Vereins erhoben, verarbeitet oder sonst wie genutzt werden. Vor allem ist jede private Verwendung untersagt, wenn keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht. Daten, die nicht mehr benötigt werden oder deren Erhebung oder Speicherung sich als rechtswidrig erweist, sind unverzüglich und sicher zu löschen oder ausnahmsweise zu sperren. Eine unbefugte Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten liegt auch dann vor, wenn man als Mitarbeiter des Vereins seine vereinsinterne Zuständigkeit überschreitet. Bei Zweifeln, Problemen oder Fragen muss der Datenschutzbeauftragte des Vereins oder der Vorstand eingeschaltet werden. Jeder Mitarbeiter des Vereins ist verpflichtet, durch geeignete und angemessene technische und organisatorische Maßnahmen dafür zu sorgen, dass die Daten, die er im Rahmen seiner Vereinstätigkeit erhebt, verarbeitet oder nutzt, unbefugten Dritten weder auf den von ihm benutzten noch fremden Rechnern oder sonstigen DV-Systemen zugänglich sind, insbesondere auch nicht Familienangehörigen oder Besuchern. Dies gilt auch und gerade, soweit die Vereinstätigkeit in den eigenen häuslichen Räumlichkeiten durchgeführt wird. (Beratung hierzu sollte durch den IT-Fachmann des Vereins oder den Datenschutzbeauftragte unter Berücksichtigung der Vorgaben des 9 BDSG und der zugehörigen Anlage erfolgen). Bei Verstößen gegen die Vorschriften des BDSG drohen Schadensersatzansprüche sowie Geldbußen und Strafen. Mir ist bekannt, dass sonstige Geheimhaltungspflichten, wie das Betriebs- und Geschäftsgeheimnis, durch diese Verpflichtungserklärung nicht beeinträchtigt werden. Ebenso bin ich darüber informiert, dass die Pflicht zur Wahrung des Datengeheimnisses auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fortbesteht. Ort, Datum Unterschrift des Mitarbeiters Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

8 Muster "Datenschutzhinweis in der Beitrittserklärung" Datenschutz / Persönlichkeitsrechte Falls mein Aufnahmeantrag angenommen wird und ich Mitglied des Vereins werde, bin ich mit der Erhebung, Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Übermittlung) oder Nutzung meiner personenbezogenen Daten im folgenden Umfang einverstanden: 1. Der Verein erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Einzelangaben zu persönlichen und sachlichen Verhältnissen) mittels Datenverarbeitungsanlagen (EDV) zur Erfüllung seiner satzungsgemäßen Zwecke und Aufgaben, z.b. der Mitgliederverwaltung. Es handelt sich insbesondere um folgende Mitgliederdaten: Name und Anschrift, Bankverbindung (falls Lastschrifteinzug in der Satzung vorgesehen ist), Telefonnummer (Festnetz oder Mobil) sowie -Adresse, Geburtsdatum, Lizenz(en) sowie, Funktion(en) im Verein. 2. Als Mitglied des Bundes Westfälischer Karneval e.v. (evtl. ergänzen: Bundesverband; Fachverbandes; Landessportbundes; etc.) ist der Verein verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten dorthin zu melden. Übermittelt werden an den BWK, Postfach 1111, Arnsberg, z.b. Namen und Alter der Mitglieder, Namen der Vorstandsmitglieder mit Funktion, Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer und -Adresse). 3. Der Verein hat Versicherungen abgeschlossen oder schließt solche ab, aus denen er und/oder seine Mitglieder Leistungen beziehen können. Soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Verträge erforderlich ist, übermittelt der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Name, Adresse, Geburtsdatum oder Alter, Funktion(en) im Verein etc.) an das zuständige Versicherungsunternehmen. Der Verein stellt hierbei vertraglich sicher, dass der Empfänger die Daten ausschließlich dem Übermittlungszweck gemäß verwendet. 4. Im Zusammenhang mit seinem Sportbetrieb (ggf. anderen Zweck/Aufgabe einsetzen) sowie anderen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht der Verein personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder in seiner Vereinszeitung sowie auf seiner Homepage und übermittelt Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Printmedien. Dies betrifft u.a. Turnierergebnisse, Wahlergebnisse sowie bei sportlichen oder sonstigen Veranstaltungen anwesende Vorstandsmitglieder und sonstige Funktionäre (andere Daten je nach Vereinszweck ergänzen). Die Veröffentlichung/Übermittlung von Daten beschränkt sich dabei auf Name, Vereins- und Abteilungszugehörigkeit, Funktion im Verein und - soweit aus sportlichen Gründen (z.b. Einteilung in Wettkampfklassen) erforderlich - Alter oder Geburtsjahrgang. Ein Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand die abgegebene Einwilligung in die Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person widerrufen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung/Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Fotos von seiner Homepage. Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

9 5. In seiner Vereinszeitung sowie auf seiner Homepage berichtet der Verein auch über Ehrungen und Geburtstage seiner Mitglieder (ggf. andere Ereignisse mit anderen Daten auflisten). Es werden bei dieser Gelegenheit Fotos von Mitgliedern und folgende personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht: Name, Vereins- sowie Abteilungszugehörigkeit und deren Dauer, Funktion im Verein und - soweit erforderlich - Alter, Geburtsjahrgang oder Geburtstag. Berichte über Ehrungen mit Fotos darf der Verein - unter Meldung von Name, Funktion im Verein, Vereins- sowie Abteilungszugehörigkeit und deren Dauer - auch an andere Printmedien übermitteln. Im Hinblick auf Ehrungen und Geburtstage kann das betroffene Mitglied jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung/Übermittlung von Einzelfotos sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen. Der Verein informiert das Mitglied rechtzeitig über eine beabsichtigte Veröffentlichung/Datenübermittlung in diesem Bereich und teilt hierbei auch mit, bis zu welchem Zeitpunkt ein Widerspruch erfolgen kann. Wird der Widerspruch fristgemäß ausgeübt, unterbleibt die Veröffentlichung/Übermittlung. Anderenfalls entfernt der Verein Daten und Einzelfotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen/Übermittlungen. 6. Mitgliederlisten werden in digitaler oder gedruckter Form an Vorstandsmitglieder, sonstige Mitarbeiter und Mitglieder weitergegeben, wie deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme dieser Daten erfordert. Benötigt ein Mitglied glaubhaft die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte (z.b. Minderheitenrechte), erhält es eine gedruckte Kopie der notwendigen Daten (oder eine digital Kopie) gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass diese Daten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden finden und die Daten zurückgegeben, vernichtet oder gelöscht werden, sobald der Zweck erfüllt ist. 7. Jedes Mitglied hat im Rahmen des Bundesdatenschutzgesetzes das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, ggf. den Empfängern bei Datenübermittlung, den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende Datenverarbeitung oder Nutzung (z.b. zu Werbezwecken) ist dem Verein nur gestattet, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist oder eine Einwilligung des Mitgliedes vorliegt. Ein Verkauf von Daten ist nicht erlaubt. Datum, Unterschrift Anm.: Falls gewollt, kann der Verein darauf hinweisen, dass der Vorstand eine Aufnahme als Mitglied leider ablehnen muss, falls eine solche Einwilligung nicht abgegeben wird. Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

10 Muster "Zusicherung bei Herausgabe der Mitgliederliste" Zusicherung Ich habe folgende Unterlagen (oder: Dateien; oder: Daten) erhalten: Auf Papier kopierte Liste aller volljährigen Mitglieder des Vereins mit Namen, postalischen Adressen und - Adressen. Die ist zu folgendem Zweck geschehen: Vorbereitung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung mit den Tagesordnungspunkten (z.b. Abwahl des 1. Vorsitzenden und Neuwahl eines 1. Vorsitzenden). Ich werde die personenbezogenen Daten, die mir auf diese Weise bekannt geworden sind, ausschließlich im Rahmen dieses Zwecks verarbeiten und nutzen sowie den Zugriff unbefugter Personen auf dieser Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen verhindern. Insbesondere ist mir jegliche Übermittlung der Daten an Dritte untersagt, soweit dies nicht im Zusammenhang mit dem o.g. Zweck unabdingbar notwendig ist. Unverzüglich nach Wegfall oder Erledigung des o.g. Zwecks, werde ich auf die personenbezogenen Daten nicht mehr zugreifen und etwaige von mir oder Dritten gespeicherte Daten löschen bzw. deren Löschung veranlassen. Ich bin verantwortlich dafür, dass sämtliche Daten gelöscht werden, auch Daten, die an befugte Dritte gelangt sind. Die erhaltene Liste und etwaige von mir oder Dritten gefertigte Kopien werde ich nach Wegfall oder Erledigung des Zecks unverzüglich an den Verein zurückgeben. Mit ist bewusst, dass ich gegen die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes verstoße, wenn ich diese Zusicherung nicht einhalte, was zu Geldbußen und Strafen führen kann. Außerdem bin ich für etwaige Schäden haftbar Ort, Datum Unterschrift Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

11 Muster Datenschutzerklärung in Ihrer Vereinssatzung"... Datenschutzerklärung Speicherung von Daten: Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein dessen Adresse, Alter und Bankverbindung auf. Diese Informationen werden in dem vereinseigenen EDV-System/in den EDV-Systemen des ersten und zweiten Vorsitzenden, des Kassenwarts (oder andere Vereinsmitarbeiter aufführen) gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein grundsätzlich intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind (z. B. Speicherung von Telefon- und Faxnummern einzelner Mitglieder) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Weitergabe der Daten an den Regionalverband: Als Mitglied des Bundes Westfälischer Karneval e.v., Postfach 1111, Arnsberg, ist der Verein verpflichtet, seine Mitglieder an den Verband zu melden. Übermittelt werden dabei Name, Alter und Vereinsmitgliedsnummer (sonstige Daten einfügen, die Sie an den Verband übermitteln); bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z.b. Vorstandsmitglieder) die vollständige Adresse mit Telefonnummer, -Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein. Im Rahmen von Turnieren meldet der Verein Ergebnisse (z.b. Platzierung und Punktzahl). Pressearbeit: Der Verein informiert die Tagespresse sowie die... (Namen der Zeitungen und Zeitschriften einsetzen, die informiert werden) über Turnierergebnisse und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internet-Seite des Vereins veröffentlicht. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt. Der Verein benachrichtigt... (Namen der Verbände einsetzen, denen der Verein angehört) von dem Widerspruch des Mitglieds. Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder und Kooperationspartner: Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, vor allem Turniere und deren Ergebnisse sowie Feiern, am Aushang des Vereins bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung am schwarzen Brett. Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

12 Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, vor allem Turniere und deren Ergebnisse sowie Feiern, in der Vereinszeitschrift bekannt. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung. Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden. Der Verein hat ein Kooperationsabkommen mit... (Name des kooperierenden Unternehmens) abgeschlossen. Er übermittelt einmal im Jahr eine vollständige Liste der Mitglieder an... (Name des kooperierenden Unternehmens), die den Namen, die Adresse und das Geburtsjahr enthält. Jedes Mitglied kann dieser Übermittlung widersprechen; im Falle eines Widerspruchs werden seine personenbezogenen Daten auf der zu übermittelnden Liste geschwärzt. Austritt aus dem Verein: Beim Austritt werden Name, Adresse und Geburtsjahr des Mitglieds aus der Mitgliederliste gelöscht. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt. Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

13 Muster "Datenschutzhinweis für Chats und Foren" Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Aus diesem Grund legen wir großen Wert auf folgende Hinweise: Bitte beachten Sie, dass personenbezogene Eintragungen in unserem Gästebuch, in Chats oder in Foren öffentlich zugänglich sind und von anderen Benutzern missbräuchlich verwendet werden können. Die Löschung oder Korrektur solcher Einträge lässt sich bei ausländischen Betreibern nur unter erschwerten Bedingungen und häufig auch gar nicht durchsetzen. Ferner weisen wir darauf hin, dass wir uns die Kürzung und/oder Löschung von Texten vorbehalten, insbesondere bei ehrverletzenden, sexistischen, rassistischen und/oder extremistischen Inhalten. Die Eintragungen, die im Gästebuch, in Chats und in Foren erfolgen, liegen nicht in unserem Verantwortungsbereich. Für die Eintragungen sind die Benutzer jeweils selbst verantwortlich. Wir distanzieren uns ausdrücklich von den Inhalten, die Benutzer in eigener Verantwortung eintragen. Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

14 Muster "Einwilligung zur Verwendung von Personenabbildungen" Hiermit willige ich, Herr / Frau wohnhaft geb. am Erziehungsberechtigte/r von (Name des minderjährigen Kindes) in die Anfertigung, Nutzung und Veröffentlichung von Fotos meiner Person bzw. meines minderjährigen Kindes durch Herrn / Frau / Verein.. oder durch von diesen beauftragten Fotografen ein. Die Einwilligung gilt für die Verwendung der Fotos für nachfolgende Zwecke: 1. Zur Veröffentlichung und Verbreitung in den Publikationen des Vereins 2. Zur Veröffentlichung im Internet auf den Internetseiten des Vereins Die Einräumung der Rechte erfolgt ohne Vergütung und umfasst das Recht zur Bearbeitung, soweit die Bearbeitung nicht entstellend ist. Meine Einwilligung ist bei Einzelabbildungen jederzeit für die Zukunft widerruflich. Bei Mehrpersonenabbildungen ist meine Einwilligung unwiderruflich, sofern nicht eine Interessenabwägung eindeutig zu meinen Gunsten ausfällt. Im Falle des Widerrufs dürfen entsprechende Einzelabbildungen zukünftig nicht mehr für die oben genannten Zwecke verwendet werden und sind unverzüglich aus den entsprechenden Veröffentlichungen zu löschen. Ort, Datum Unterschrift Unterschrift Minderjährige/r Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

15 Muster "Einwilligung zur veranstaltungbezogenen Veröffentlichung" Name, Vorname, Anschrift Ich bin damit einverstanden, dass im Zusammenhang mit folgender Veranstaltung am folgende Daten Vorname Foto in der Gruppe (Foto-Nr. ) Name Foto einzeln (Foto-Nr. ) Alter meiner Person bzw. meines/unseres Kindes / meiner/unserer Kinder in folgenden Druck-Medien veröffentlicht werden: Vereinszeitschrift Zeitschrift Regionalverband lokale Tageszeitungen Zeitschrift Bundesverband lokale Wochenzeitungen Hinweis: Auf im Internet veröffentliche Informationen und Bilder kann weltweit zugegriffen werden. Im Internet veröffentlichte Informationen können weltweit von jedermann heruntergeladen und gespeichert werden. Einmal im Internet veröffentlichte Informationen lassen sich kaum mehr daraus entfernen. 2 Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

16 - 2 - Ich bin damit einverstanden, dass im Zusammenhang mit der oben genannten Veranstaltung folgende Daten meiner Person bzw. meines/unseres oben genannten Kindes / meiner/ unserer oben genannten Kinder Vorname Foto in der Gruppe (Foto-Nr. ) Name Foto einzeln (Foto-Nr. ) Alter auf folgender Homepage veröffentlicht werden: Webseiten des Vereins Webseiten des Regionalverbandes Webseiten lokale Zeitungen Webseiten des Bundesverbandes Diese Einwilligung kann jederzeit schriftlich widerrufen werden Ort, Datum Unterschrift Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

17 Muster "Bestellung des Datenschutzbeauftragten" Sehr geehrte Frau.. / Sehr geehrter Herr.., gemäß 4f Bundesdatenschutzgesetz bestellen wir Sie hiermit ab dem. zum / zur Datenschutzbeauftragten unseres Vereins. Ihre organisatorische Stellung sowie die Pflichten und Aufgaben als Datenschutzbeauftragte(r) ergeben sich insbesondere aus den 4f, 4g und 4d Abs. 5, 6 des Bundesdatenschutzgesetzes. Sie üben Ihre Tätigkeit als Datenschutzbeauftragte(r) ehrenamtlich aus. Sie erhalten eine Tätigkeitsvergütung in Höhe von 500,00 Euro pro Jahr (Ehrenamtspauschale gemäß 3 Nr. 26a EStG). oder Sie üben Ihre Tätigkeit als Datenschutzbeauftragte(r) ehrenamtlich aus. Sie erhalten Ersatz Ihrer Auslagen gemäß der in unserem Verein geltenden Regelungen sowie unter Beachtung der steuerlichen Vorschriften und Höchstgrenzen. oder Sie üben Ihre Tätigkeit als Datenschutzbeauftragte(r) im Arbeitsverhältnis mit unserem Verein (oder: in selbstständiger Tätigkeit; oder: im Auftrag der Firma ) aus. Auf den Vertrag vom.., der diesem Schreiben als Anlage beigefügt ist, wird verwiesen (entweder muss ein Arbeitsvertrag geschlossen werden. Oder mit dem Datenschutzbeauftragten oder dem Unternehmen, für das er arbeitet, ist ein Dienstvertrag zu schließen). Mit freundlichen Grüßen (vertretungsberechtigter Vorstand) Bestätigung (Datenschutzbeauftragte/r) Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

18 Muster "Verfahrensverzeichnis" Das Verfahrensverzeichnis bildet die praktizierte Datenverarbeitung beim Umgang mit personenbezogenen Daten ab. 1. Verantwortliche Stelle (Name des Vereins) 2. Vertretungsvorstand ( 26 BGB) 1. Vorsitzender: 2. Vorsitzender: Kassenwart: 3. Anschrift des Vereins 4. Zwecke der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung: Der Verein erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten (Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse) unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen (EDV) zur Erfüllung der gemäß seiner Satzung zulässigen Vereinszwecke und -aufgaben, insbesondere im Rahmen der Mitgliederverwaltung und zur Aufrechterhaltung des Sportbetriebs (ggf. andere Zielsetzungen des jeweiligen Vereins) 5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der verwendeten Daten Es handelt sich um personenbezogene Daten vor allem der Mitglieder des Vereins. Soweit Nicht-Mitglieder Leistungen des Vereins in Anspruch nehmen (zum Beispiel bei "Kennenlernkursen" oder als Helfer bei Veranstaltungen - ggf. andere Beispiele) werden auch deren Daten erhoben und verarbeitet, sofern dies für die Inanspruchnahme von Leistungen des Vereins oder die jeweilige Aufgabe erforderlich ist. Es handelt sich bei den Daten insbesondere um Name und Anschrift, Bankverbindung, Telefonnummern (Festnetz und Mobil) sowie -Adresse, Geburtsdatum und Funktionen im Verein. 6. Mögliche Datenempfänger Als Mitglied des Bundes Westfälischer Karneval e.v. (evtl. andere Verbände, bei denen eine Mitgliedschaft besteht) ist der Verein verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten dorthin zu melden. Übermittelt werden an die vorgenannte Stelle: z.b. Namen und Alter der Mitglieder, Namen der Vorstandsmitglieder mit Funktion, Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer und -Adresse. (ggf. andere Daten anführen und weitere Stellen benennen, an die Daten regelmäßig übermittelt werden. Dann auch die jeweils dorthin übermittelten Daten auflisten) Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

19 7. Regelfristen für Löschung Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck der Speicherung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist regelmäßig drei Monate (oder andere Fristen) nach Beendigung der Mitgliedschaft, der Inanspruchnahme von Leistungen oder der Erfüllung der konkreten Aufgabe der Fall (ggf. andere häufige Fälle auflisten), sofern keine gesetzlichen, satzungsmäßigen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen überprüft, ob Daten zu löschen sind. 8. Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit Folgende technische und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten werden vorgenommen (hier bitte skizzieren, welche Schutzmaßnahmen getroffen wurden, insbesondere zur Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabekontrolle, Eingabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle und zum Trennungsgebot). 9. Personen, die im Verein auf Daten zugriffsberechtigt sind (Vorstandsmitglieder, Abteilungsleiter, Geschäftsstellenmitarbeiter, sonstige Beauftragte etc.) 10. Datenschutzbeauftragter des Vereins (Name, Adresse, Kommunikationsdaten) Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)

20 Bund Westfälischer Karneval e.v. Postfach Arnsberg Rolf Schröder Datenschutzbeauftragter (IHK-zert.) Stand: Bund Westfälischer Karneval e.v R. Schröder (Datenschutzbeauftragter IHK-zert.)