Bedienungsanleitung für das Sprachspeichersystem der Telefonanlage der Universität Wien

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1 Bedienungsanleitung für das Sprachspeichersystem der Telefonanlage der Universität Wien 1. Einführung Jede Nebenstelle der Telefonanlage kann auf Wunsch mit einem persönlichen Sprachspeicher im zentralen Sprachspeichersystem OneBox ausgestattet werden. Normalerweise ist dies für alle Nebenstellen, die einer Person zugeordnet sind, bereits bei der Systeminstallation erfolgt. Dieser Sprachspeicher ( Infobox ) bietet im wesentlichen die Funktionen eines Anrufbeantworters und wird über Tasten und Funktionstasten am Nebenstellenapparat bedient. 2. Inbetriebnahme eines neuen Sprachspeichers Wurde eine Infobox neu angelegt oder vom Systemverwalter in den Grundzustand zurückgesetzt, können keine hinterlassen werden. Um die Infobox zu aktivieren, müssen Sie den folgenden Punkt (Einrichten) durchführen. Einrichten des OneBox Sprachspeichers: Ihr neuer OneBox Sprachspeicher muß vor der ersten Benützung eingerichtet werden. Dies muß von der zugehörigen Nebenstelle durchgeführt werden. Eine akustische Benutzerführung leitet Sie dabei. Sie müssen das Passwort (ein numerisches Kennwort, das nur Ihnen bekannt sein sollte), den Namen (zur Identifikation der Infobox) und die Begrüßungsansage einrichten: Rufen Sie den Sprachspeicher: ❽⓿⓿⓿.. Sie werden ersucht, Ihr Passwort einzugeben. Geben Sie bitte das Standardinstallationspasswort ⓿⓿⓿⓿ ein. Es beginnt die akustische Benutzerführung zur weiteren Einrichtung des Sprachspeichers. Als nächstes müssen Sie Ihr neues Passwort gefolgt von einer # eingeben. Es kann zwischen 4 und 15 Ziffern lang und darf nicht 0000 sein. Bitte merken Sie sich Ihr Paßwort gut; wenn Sie es vergessen, kann es nur vom Systemverwalter zurückgesetzt werden. Z.B. ❹❺❶❷#. Zur Kontrolle muß das neue Passwort noch einmal eingegeben werden: Z.B. ❹❺❶❷#. Jetzt wird der Name dieser Infobox verlangt. Dieser Name wird nur zur Identifikation Ihres Sprachspeichers verwendet und nicht bei der Meldung an einen Anrufer. Es soll hier ausschließlich der Name gesprochen werden. Drücken Sie ❷, um die Aufzeichnung zu starten und sprechen Sie Ihren Namen nach dem Signalton. Drücken Sie danach sofort wieder die Taste ❷. Nun können Sie durch Drücken der Taste ❻ den aufgezeichneten Namen abhören, durch Drücken der Taste ❹ den aufgezeichneten Namen löschen und neu aufsprechen oder mit Druck auf ❺ den aufgezeichneten Namen speichern und mit der Einrichtung fortfahren. Z.B. ❷ ( Franz Müller ) ❷❺. Jetzt müssen Sie Ihren Begrüßungstext aufzeichnen, d.h. die Meldung mit der sich der Sprachspeicher bei Ihren Anrufern melden soll. Drücken Sie die ❷, um die Aufzeichnung zu starten und sprechen Sie Ihren Begrüßungstext nach dem Signalton. Drücken Sie danach sofort wieder die Taste ❷. Nun können Sie durch Drücken der Taste ❻ den aufgezeichneten Begrüßungstext abhören, durch Drücken der Taste ❹ den aufgezeichneten Begrüßungstext löschen und neu aufsprechen oder mit Druck auf ❺ den aufgezeichneten Begrüßungstext speichern und die Einrichtung somit abschließen. Z.B. ❷ ( Sprachspeicher von Franz Müller, Institut für Germanistik, Guten Tag. Ich bin derzeit telefonisch nicht erreichbar. Sie können mir aber nach dem Signalton eine Nachricht hinterlassen. Danke. ) ❷❺. Nun ist Ihr OneBox Sprachspeicher betriebsbereit.

2 3. Verwendung des Sprachspeichers Umleitung auf den Sprachspeicher Betätigen Sie die Funktionstaste Umleitung Sprachbox auf Ihrem Telefonapparat. Sie können auch die folgende Kombination auf Ihrer Telefontastatur eingeben: *❷❶*❽⓿⓿⓿#. Das dadurch ausgelöste akustische Signal wird durch Auflegen des Hörers bzw. durch Drücken der C-Taste gelöscht. Zur Bestätigung der Anrufumleitung leuchtet die LED in der Taste Anrufumleitung auf. Zur Aufhebung der Anrufumleitung drücken Sie einfach auf die Taste Anrufumleitung. Die LED erlischt und die Anrufumleitung ist beendet. OneBox Sprachspeicher abfragen 1.) Von Ihrer eigenen Nebenstelle Jede ankommende Nachricht wird auf Ihrem Digitaltelefon durch Blinken der LED in der Message Waiting -Taste angezeigt. Wenn die LED in dieser Taste blinkt, ist zumindest eine neue Nachricht in Ihrem Sprachspeicher vorhanden. Drücken Sie die Message Waiting -Taste und Sie werden mit dem Sprachspeicher verbunden. Wollen Sie abfragen, ohne daß die Message Waiting -Anzeige blinkt, müssen Sie den Sprachspeicher unter ❽⓿⓿⓿ selbst anrufen. Sie müssen als nächstes Ihr persönliches Passwort eingeben. Z.B. ❹❺❶❷. Sie hören jetzt die Anzahl der neuen und der gespeicherten. Drücken Sie ❶, um die neuen abzuhören oder ❺, um die gespeicherten abzuhören. Sie hören sofort die erste Nachricht. Mit ❹ können Sie während des Abhörens oder danach die Nachricht löschen, mit ❺ die Nachricht speichern oder mit ❷ zur nächsten Nachricht weiterspringen. Die Anzeige Message Waiting erlischt erst, wenn alle neuen abgehört wurden. 2.) Von extern Wählen Sie die Wiener Rufnummer ❹❷❼❼ ❽⓿⓿⓿. Das Sprachspeichersystem begrüßt Sie. Drücken Sie jetzt die #-Taste oder warten Sie ein wenig. Sie werden jetzt zur Eingabe Ihrer Infobox-Nummer aufgefordert. Geben Sie Ihre Nebenstellennummer ein. Z.B. ❹❹⓿❷❸. Danach werden Sie zur Eingabe Ihres persönlichen Passwortes aufgefordert. Jetzt geht es weiter, wie oben unter 1.) beschrieben. Konfigurieren des Sprachspeichers Verwenden Sie eine der zwei obigen Methoden, um auf Ihren Sprachspeicher zuzugreifen. Vom hauptmenü (nach Eingabe Ihres persönlichen Passwortes) wählen Sie den Punkt ❸ (Konfiguration) und danach den Punkt ❶ (Persönliche Optionen). In diesem Menü sind die wichtigsten Punkte ❸ (Begrüßungstext aufzeichnen), ❹ (Passwort ändern) und ❺ (Namen aufzeichnen). Die Bedienung dieser Funktionen erfolgt gleich wie bei der Erstinbetriebnahme.

3 Konfigurieren des Sprachspeichers ohne Besetzt-Anzeige: Sie haben die Möglichkeit zwischen der Konfiguration des Sprachspeichers mit oder ohne Besetzt-Anzeige zu wählen. Jedoch ist der Sprachspeicher mit Besetzt-Anzeige nicht standardmässig freigeschaltet, sondern muss via Webmaske beantragt werden. Wählen Sie und geben Sie Ihr Passwort ein. Drücken Sie Taste 3 und danach Taste 1. Nun haben Sie folgende Optionen: Um Ihren Begrüssungstext aufzuzeichnen, drücken Sie Taste und danach Taste. Um Ihr Passwort zu ändern, drücken Sie Taste Um Ihren Name aufzuzeichnen, drücken Sie Taste Konfigurieren des Sprachspeichers mit Besetzt-Anzeige: (diese ist nicht standardmässig freigeschaltet, sondern muss via Webmaske beantragt werden) Wählen Sie und geben Sie Ihr Passwort ein. Drücken Sie Taste 3 und danach Taste. Nun haben Sie folgende Optionen: Um Ihren Begrüssungstext aufzuzeichnen, drücken Sie Taste und danach Taste Um Ihr Passwort zu ändern, drücken Sie Taste Um Ihren Name aufzuzeichnen, drücken Sie Taste

4 4. Menüdarstellung als Flußdiagramm Abrufen und Senden von Neue abhören Gespeicherte Zugriff auf ausgewählte abhören Abfragen Gruppe Gruppe Gruppe weiter- löschen speichern leiten Option für das Abfragen einzelner Pause/ Nachricht Zurück Nachricht Speichern Über- Über- Antwort Vorwärts Info/ Beenden/ Hilfe Fortsetzen Weiter- 5 Sek. Löschen prüfen springen 5 Sekunden Option für Abbrechen Gruppen Auswahl Fortsetzen Schneller Lese- Lauter Langsamer Lese- Leiser Aufzeichnen Zurück an zeichen zeichen Absender stzen überspringen Info über Nachricht Auswahl Alle Auswahl aller Absender auswählen aufheben auswählen aufheben

5 Aufzeichnen und Senden von Geben Sie die Sprachbox-Nummer des Empfängers ein. Zugriff auf das Teilnehmerverzeichnis Optionen für die Aufzeichnung von Pause/ Zurück Löschen Senden Überprüfen Vorwärts - Beenden/ Hilfe Aufnahme 5 Sekunden 5 Sekunden verbindungs- Abbrechen fortsetzen optionen Zeitver- Status Weiterleiten Benachrichtigung zögertes Dringend der Nachricht für Eingang von Senden festlegen beschränken Zugriff auf PhoneManager Benutzerdefinierte Optionen option Tägliche Ansagetext Sicherheitscode Ihren Sprache Persönliche Automatisches - Benachrichtigung aufzeichnen ändern Namen wechseln Verteilerliste Weiterleiten von sortierung ändern aufzeichnen ändern ändern ändern Standard- Ansagetext Ansagetext für besetzte Leitung

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