Kurzanleitung Ersteinrichtung KUG E Mail Signatur. September/Oktober 2015

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1 Kurzanleitung Ersteinrichtung KUG E Mail Signatur September/Oktober 2015

2 Inhaltsverzeichnis Allgemeines 3 Eingabe im GroupWise Client 5 für Bedienstete in der Verwaltung Eingabe über den Webzugang (webmail.kug.ac.at) 7 für Bedienstete in der Lehre und Forschung R:\zid\05_Service und Support\Dokumentation\Kurzanleitung Ersteinrichtung E Mail Signatur 1_6.pdf

3 Allgemeines Mit September 2015 steht an der KUG für alle Bediensteten eine einheitliche E Mail Signatur nach den neuen CI Vorgaben zur Verfügung. Diese muss nun von Ihnen personalisiert werden und dazu sind nachfolgende Schritte für die Ersteinrichtung notwendig. Für Bedienstete in der Verwaltung (mit KUG PC/Notebook) Eingabe im GroupWise Client und für Bedienstete in der Lehre und Forschung Eingabe über den Webzugang. Die E Mail Signatur ist für dienstliche E Mails IMMER sowohl intern wie auch extern zu verwenden. Folgende Vorlagen stehen Ihnen zur Auswahl: CI_KUG_T Telefonnummer CI_KUG_TF Telefon und Faxnummer CI_KUG_TM Telefon und Handynummer Seite 3 von 8

4 CI_KUG_TMF Telefon, Handy und Faxnummer Seite 4 von 8

5 Eingabe im GroupWise Client Einstieg in den Novell GroupWise Client Danach den Menüpunkt: Werkzeuge Optionen Umgebung Layouts 1 HTML als Standardlayout zum Erstellen wählen 2 HTML als Standardlayout zum Lesen wählen 3 und mit OK bestätigen Seite 5 von 8

6 Danach den Reiter Signatur 1 Signatur muss angehakt sein 2 Signaturname: Hier stehen Ihnen nun die Signaturvorlagen (siehe Seite 3 und 4) zur Verfügung. Wählen Sie die Signaturvorlage, welche Ihren Anforderungen entspricht aus und ändern Sie folgende Felder: 1. Vor und Nachname inkl. Angabe Ihres akademischen Titels (weibliche Form: Dr.in, Mag.a KEIN Hochstellen möglich) 2. Funktion Leiter/in stellvertretende/r Leiter/in, Institutsvorständin/Institutsvorstand und den Abteilungsnamen laut KUGonline Bei mehreren Abteilungen Erweitern Sie diese mit einer neuer Zeile mit der Tastenkombination SHIFT Eingabetaste (damit der Zeilenabstand einzeilig ist) 3. Straße und Ort 4. Nebenstelle bei Telefon, Fax und Handy Bitte geben Sie die Telefon und Faxnummer(n) im vorgegebenen Format ein, damit diese bei mobilen Endgeräten direkt gewählt werden können 5. Vor und Nachname bei der E Mail Adresse 3 Automatisch hinzufügen markieren 4 Als Standard festlegen anhaken 5 und mit OK bestätigen Seite 6 von 8

7 Eingabe über den Webzugang (webmail.kug.ac.at) Einstieg über Webzugang webmail.kug.ac.at 1 rechts oben auf das Zahnradsymbol klicken 2 Optionen 3 Signatur aktivieren anhaken Seite 7 von 8

8 4 Signatur: Hier stehen Ihnen nun die Signaturvorlagen (siehe Seite 3 und 4) zur Verfügung. Wählen Sie die Signaturvorlage, welche Ihren Anforderungen entspricht aus und ändern Sie folgende Felder: 1. Vor und Nachname inkl. Angabe Ihres akademischen Titels 2. (weibliche Form: Dr.in, Mag.a KEIN Hochstellen möglich) 3. Funktion Leiter/in stellvertretende/r Leiter/in, Institutsvorständin/Institutsvorstand und den Abteilungsnamen laut KUGonline 4. Bei mehreren Abteilungen Erweitern Sie diese mit einer neuer Zeile mit der Tastenkombination SHIFT Eingabetaste (damit der Zeilenabstand einzeilig ist) 5. Straße und Ort 6. Nebenstelle bei Telefon, Fax und Handy Bitte geben Sie die Telefon und Faxnummer(n) im vorgegebenen Format ein, damit diese bei mobilen Endgeräten direkt gewählt werden können 7. Vor und Nachname bei der E Mail Adresse 5 Als Standard festlegen anhaken 6 Signatur automatisch hinzufügen markieren 7 und auf Speichern klicken Bei Fragen zur Ersteinrichtung wenden Sie sich bitte an den ZID Helpdesk (DW 1500 oder Seite 8 von 8

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