Handbuch. ECDL 2003 Professional Modul 3: Kommunikation. Signatur erstellen und verwenden sowie Nachrichtenoptionen

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3 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation - Signatur erstellen und verwenden sowie Nachrichtenoptionen einstellen Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG SIGNATUR KOPIEREN SIGNATUR ERSTELLEN SIGNATUR BEARBEITEN NACHRICHTENOPTIONEN EINSTELLEN ZUSAMMENFASSUNG... 18

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5 Signatur erstellen und verwenden sowie Nachrichtenoptionen einstellen 1 Einleitung In dieser Lerneinheit beschäftigen Sie sich mit dem Erstellen und Verwenden von Signaturen. Außerdem veranlassen Sie eine Lesebestätigung. 1

6 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 2 Signatur kopieren Für Unternehmen ist das Verwenden von Signaturen interessant, damit jeder Mitarbeiter eine einheitlich gestaltete Signatur mit allen wichtigen Kontaktinformationen versenden kann. Aber auch im privaten Bereich können Sie Nachrichten mit einem solchen Anhängsel versehen, um zum Beispiel Ihre Adresse nach einem Umzug bekannt zu geben. Aber was ist eine Signatur genau? Im Prinzip ist sie ein Textbaustein. Sie wird an das Ende einer neuen gehängt und besteht aus einer oder mehreren Textzeilen. Lernen Sie nun kennen, wie Sie sich anhand von Signaturen das Erstellen von Nachrichten vereinfachen können. Angezeigt wird bereits eine geöffnete Nachricht. Sie werden aufgefordert, die bereits markierte Signatur zu kopieren, um sie anschließend für weitere s zu verwenden. 2

7 Signatur erstellen und verwenden sowie Nachrichtenoptionen einstellen > Zum Kopieren der Signatur klicken Sie auf die Schaltfläche. > Schließen Sie anschließend die Nachricht über die Schaltlfäche. 3

8 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 3 Signatur erstellen Den kopierten Text nutzen Sie im Folgenden, um Ihre persönliche Signatur zu erstellen. In der wird Ihnen sogar der nächste Bearbeitungsschritt beschrieben. > Öffnen Sie dafür zunächst das Menü. > Wählen Sie anschließend den Menüeintrag aus. 4

9 Signatur erstellen und verwenden sowie Nachrichtenoptionen einstellen Das geöffnete Dialogfenster bietet Ihnen auf der aktivierten Registerkarte unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten für die wichtigsten Funktionen in Outlook an. Auf den weiteren Registerkarten könnten Sie zum Beispiel die Rechtschreibprüfung aufrufen oder Sicherheitseinstellungen vornehmen. > Zum Erstellen einer Signatur wechseln Sie bitte zunächst auf die Registerkarte. 5

10 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Sie haben die Möglichkeit, das Nachrichtenformat, Briefpapier und Schriftarten bzw. Signaturen für Ihre - Kontakte auszuwählen. In Outlook haben Sie die Möglichkeit, mehrere Signaturen zu definieren. Diese können Sie Ihren -Kontakten zuordnen. Sie erkennen jedoch am hervorgehobenen Eintrag, dass noch keine Signaturen bestehen. Hinweis: Die Inhalte einer Signatur können im reinen Textformat, aber ebenso im Rich-Text- oder HTML-Format abgefasst werden. > Klicken Sie auf die Schaltfläche, um das Dialogfenster zum Erstellen bzw. Bearbeiten einer Signatur zu öffnen. 6

11 Signatur erstellen und verwenden sowie Nachrichtenoptionen einstellen Hinweis: Da keine weiteren Signaturen festgelegt sind, ist das Textfeld Signatur leer. Entsprechend kann Ihnen keine Vorschau angezeigt werden. > Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine neue Signatur zu erstellen. 7

12 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation > Geben Sie z.b. Büro als Namen für die neue Signatur ein. Wenn bereits eine Signatur vorhanden ist, können Sie diese als Vorlage für eine neue verwenden. Wenn Sie hingegen an Ihre s mehr als nur einen kurzen Textbaustein anhängen möchten und viele Informationen in einer Datei gespeichert haben, wählen Sie diese Option als Grundlage für eine neue Signatur aus. > Klicken Sie auf die Schaltfläche, um zum nächsten Arbeitsschritt zu gelangen. 8

13 Signatur erstellen und verwenden sowie Nachrichtenoptionen einstellen 4 Signatur bearbeiten Es erscheint ein Fenster mit einem Feld, in das Sie den gewünschten Signaturtext im Textformat eintragen können. Hinweis: Für den Austausch wichtiger Inhalte bieten sich auch die elektronischen Visitenkarten (vcards) an. Sie enthalten sämtliche Informationen eines in Outlook gespeicherten Kontakts und können sehr einfach per Klick in einen Kontaktordner importiert werden. > Fügen Sie den zuvor in die Zwischenablage kopierten Signaturtext mit der Tastenkombination + V ein. > Beenden Sie die Texteingabe per Klick auf die Schaltfläche. 9

14 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation > Bestätigen Sie abschließend das Dialogfenster Signatur erstellen mit der Schaltfläche. 10

15 Signatur erstellen und verwenden sowie Nachrichtenoptionen einstellen Das hervorgehobene Listenfeld zeigt jetzt den Namen der neuen Signatur. Diese wird von nun an automatisch an jede neue Nachricht angehängt. Outlook fügt standardmäßig an Antworten und Weiterleitungen keine Signatur an. Falls Sie dies ändern möchten, wählen Sie aus dem untersten Listenfeld den entsprechenden Eintrag aus. > Bestätigen Sie auch das Dialogfenster der Optionen, indem Sie auf die Schaltfläche klicken. 11

16 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation > Testen Sie die Signatur und erstellen Sie über die Schaltlfäche eine neue Nachricht. 12

17 Signatur erstellen und verwenden sowie Nachrichtenoptionen einstellen Schon erscheint die korrekte Signatur! > Geben Sie einen Nachrichtentext ein. 13

18 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 5 Nachrichtenoptionen einstellen Sind Sie daran interessiert zu wissen, ob und wann die Empfängerin die liest? Dann nutzen Sie in Outlook die Funktion, mit der Sie sich das Lesen einer Nachricht bestätigen lassen können. > Öffnen Sie das Menü. > Wählen Sie hier den Menüeintrag aus. 14

19 Signatur erstellen und verwenden sowie Nachrichtenoptionen einstellen Schon öffnet sich das Dialogfenster mit den Nachrichtenoptionen. Sie können beispielsweise die Wichtigkeit einer einstellen oder die Vermittlung dieser verzögern. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, die Lesebestätigung auszuwählen. > Markieren Sie die gewünschte Option, indem Sie auf klicken. > Klicken Sie auf die Schaltfläche, um das Dialogfenster wieder zu verlassen. 15

20 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation > Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die abzuschicken. 16

21 Signatur erstellen und verwenden sowie Nachrichtenoptionen einstellen Und wie sieht eine Lesebestätigung aus? Gehen Sie in dieser Lerneinheit einfach davon aus, dass die Empfängerin gerade die Nachricht gelesen hat, und schalten Sie weiter. Im Posteingang finden Sie an oberster Stelle die Lesebestätigung vor. Beachten Sie bitte, dass der nunmehr ein anderes Symbol vorangestellt wird. > Öffnen Sie die Nachricht. Klicken Sie dazu auf die Zeile. Auf einen Blick erkennen Sie im Vorschaufenster, an welchem Tag und um welche Uhrzeit die von Ihnen versandte Nachricht vom Empfänger gelesen wurde! Damit haben Sie die Lerneinheit erfolgreich absolviert. Vergegenwärtigen Sie sich den Inhalt noch einmal in der Zusammenfassung. 17

22 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation 6 Zusammenfassung Signatur kopieren Eine Signatur, also ein Textbaustein, der ans Ende einer neuen gehängt wird, können Sie selbst erstellen. Sie können aber auch eine vorgefertigte Signatur übernehmen, indem Sie diese kopieren. Sie kopieren entweder mit der Tastenkombination oder mit der Schaltfläche. und C 18

23 Signatur erstellen und verwenden sowie Nachrichtenoptionen einstellen Signatur erstellen Sie erstellen eine Signatur, indem Sie - den Menüweg Extras - Optionen aktivieren und - die Registerkarte -Format aufrufen. - auf die Schaltfläche klicken. - die Schaltfläche öffnen. - einen Namen für die neue Signatur eingeben. - indem Sie die Schaltfläche aktivieren. 19

24 ECDL 2003 Professional Modul 3 Kommunikation Signatur bearbeiten Sie bearbeiten eine Signatur, indem Sie - den Signaturtext eingeben. - auf die Schaltfläche klicken. - und mit der Schaltfläche zweimal bestätigen. Nachrichtenoptionen einstellen Um sich das Lesen einer Nachricht bestätigen zu lassen, wählen Sie im Menü Optionen den gleichnamigen Eintrag aus. Im Dialogfenster Nachrichtenoptionen haben Sie die Möglichkeit, die Lesebestätigung auszuwählen. Per werden Sie anschließend benachrichtig, an welchem Tag und um welche Uhrzeit der Empfänger die Nachricht gelesen hat. 20

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