BayLern: Teamleiter im Bereich BOS

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1 BayLern: Teamleiter im Bereich BOS

2 Inhalt Nutzersicht 1. Übersicht Bereich Teamleiter Berechtigung zum Teamleiter: Wechsel in den Bereich Teamleiter Verlassen Bereich Teamleiter: Funktionen im Bereich Teamleiter Team Genehmigung Übersicht Teamanmeldungen Übersicht Abgeschlossene Kurse Personen an Kursen anmelden Anmeldung über Katalogsuche Anmeldung über Kategoriesuche Berichte Berichte ausführen Bericht abgeschlossene Kurse BOS Bericht Kurs Einschreibungen BOS Bericht in Excel exportieren Berichtsabonnement Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 2 von 20

3 1. Übersicht Der Bereich Teamleiter wurde für Verantwortliche im Bereich der BOS geschaffen. Durch diese Funktion können die Verantwortlichen die Lernhistorie Ihrer Mitglieder einsehen, Genehmigungen für genehmigungspflichtige Kurse erteilen, Berichte erstellen und Ihre Mitglieder in Kurse einschreiben. Welchen Personenkreis kann der Teamleiter einsehen? Der Personenkreis umfasst immer den Bereich der Organisation auf einer bestimmten Ebene. Diese wurde durch die Verbände wie folgt festgelegt: Feuerwehr: Angehörige Feuerwehr innerhalb eines Landkreises (KVB) Werksfeuerwehr: Angehörige Feuerwehr einer einzelnen Werksfeuerwehr Berufsfeuerwehr: Angehörige Feuerwehr einer einzelne Berufsfeuerwehr DLRG: Angehörige der DLRG eines Regierungsbezirkes Johanniter: Angehörige der Johanniter eines Regionalverbandes Malteser: Angehörige der Malteser einer Diözese innerhalb eines Regierungsbezirkes BRK: Angehörige des BRK 2. Bereich Teamleiter 2.1. Berechtigung zum Teamleiter: Die Berechtigung für die Funktion Teamleiter muss bei der Feuerwehrschule beantragt werden. Senden Sie bitte einen formlosen Antrag per an 2.2. Wechsel in den Bereich Teamleiter Nachdem Sie die Berechtigung erhalten haben, erscheint nach der Anmeldung in BayLern in der rechten oberen Menüzeile der Link Bereich Teamleiter. Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 3 von 20

4 Klicken Sie diesen bitte an. Es wird daraufhin ein Dialogfenster geöffnet, klicken Sie bitte darin auf den Link Auswählen in der Spalte Aktionen Verlassen Bereich Teamleiter: Klicken Sie auf den Link Bereich Teamleiter in der rechten oberen Menüzeile. Es wird daraufhin ein Dialogfenster geöffnet, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Teambereich verlassen. Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 4 von 20

5 3. Funktionen im Bereich Teamleiter 3.1. Team Genehmigung Nachdem Sie in den Bereich Teamleiter gewechselt sind, sehen Sie automatisch die noch ausstehenden Genehmigung Ihrer Mitglieder. Voraussetzung ist jedoch, dass die Kurse eines Genehmigungsprozesses unterliegen. Dies wird pro Kurs von der Feuerwehrschule bestimmt. Somit kann es durchaus sein, dass hier keine Einträge angezeigt werden. Sie sehen nun alle Anmeldungen für zu genehmigende Kursangebote. Wählen Sie diejenigen Personen aus, die Sie zulassen oder ablehnen möchten und klicken Sie anschließend auf den dazugehörigen Button Auswahl genehmigen oder Auswahl ablehnen. Auf der rechten Seite haben Sie die Buttons Alle genehmigen oder Alle ablehnen, für den Fall, dass Sie für alle Personen eine Genehmigung erteilen oder ablehnen möchten Übersicht Teamanmeldungen Indem Sie den Menüpunkt Übersicht Teamanmeldungen anklicken, werden Ihnen alle in BayLern registrierten Angehörigen Ihres Bereiches (Siehe Nr. 1) mit der Anzahl der aktuellen Kurseinschreibungen angezeigt. Info: Die Personen werden nach Vornamen sortiert! Tipp: Umfasst Ihr Team einen sehr großen Personenkreis, sollten Sie lieber die Berichte (siehe Nr. 5) zur Abfrage benutzen, da es in dieser Übersicht leider keine Auswahl und Suchmöglichkeit gibt. Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 5 von 20

6 Sie können sich die Einschreibungen der Personen im Detail ansehen, indem Sie auf den Link Aktionen klicken. Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 6 von 20

7 Übersicht Abgeschlossene Kurse In dem Menüpunkt Abgeschlossene Kurse werden Ihnen alle Mitglieder die mindestens einen Kurs abgeschlossen haben angezeigt. Damit Sie die abgeschlossenen Kurse der Person im Detail sehen, klicken Sie bitte auf Abgeschlossenen Kurs anzeigen. Sie sehen nun die einzelnen Kurse und können über Aktionen verschiedene Funktionen ausführen. Die wichtigste Funktion ist das Ausdrucken der Teilnahmebescheinigung. Tipp: Das System wählt automatisch einen Zeitraum von 3 Monaten aus. Es kann daher sein, dass Sie keine Auflistung haben. Entfernen Sie einfach das Datum im Feld Abschlussdatum nach dem.... Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 7 von 20

8 4. Personen an Kursen anmelden Der Teamleiter kann seine Mitglieder in Kurse einschreiben. Es gibt dafür zwei Wege 4.1. Anmeldung über Katalogsuche Rufen Sie den Menüpunkt Anmeldung über Katalogsuche auf. Es erscheint ein Suchfeld, in dem Sie nach einem Kurs suchen können. Teamleiter BOS Klicken Sie ohne Eingabe von Suchkriterien auf die Schaltfläche Suchen werden Ihnen alle Kurse angezeigt. Wählen Sie den für Sie entsprechenden Kurs aus, indem Sie auf den Link Anmelden klicken.. Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 8 von 20

9 Im nächsten Schritt müssen Sie die Persoen dem Kurs hinzufügen. Klicken Sie auf den Link Teilnehmer hinzufügen : Im neuen Fenster können Sie entweder nach einzelnen Personen suchen, oder Sie lassen sich alle Ihre Mitglieder anzeigen. Tipp: Sie können die angezeigte Tabelle nach jeder Spalte sortieren lassen. Klicken Sie einfach auf die Überschrift der Spalte und die Tabelle wird danach sortiert. Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 9 von 20

10 Sobald Sie die gewünschten Personen durch Anklicken ausgewählt haben, klicken Sie auf Auswählen. Die Nutzer werden hinzugefügt. Um den Einschreibeprozess abzuschließen, klicken Sie auf Platze und Teilnehmer anmelden. Anschliesend erhalten Sie noch eine Bestätigung, die Sie auch Ausdrucken können Anmeldung über Kategorie Suche Rufen Sie den Menüpunkt Anmeldung über Kategoriesuche auf. Es werden Ihnen die einzelnen Kategorien der Kurse angezeigt. Klicken Sie auf die entsprechende Kategorie und es werden die dazu passenden Kurse aufgelistet. Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 10 von 20

11 Klicken Sie bei dem für Sie entsprechenden Kurs auf den Link Aktionen und anschließend auf Anmelden Im nächsten Schritt müssen Sie die Persoen dem Kurs hinzufügen. Klicken Sie auf den Link Teilnehmer hinzufügen : Im neuen Fenster können Sie entweder nach einzelnen Personen suchen, oder Sie lassen sich alle Ihre Mitglieder anzeigen. Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 11 von 20

12 Tipp: Sie können die angezeigte Tabelle nach jeder Spalte sortieren lassen. Klicken Sie einfach auf die Überschrift der Spalte und die Tabelle wird danach sortiert. Sobald Sie die gewünschten Personen durch Anklicken ausgewählt haben, klicken Sie auf Auswählen. Die Nutzer werden hinzugefügt. Um den Einschreibeprozess abzuschließen, klicken Sie auf Platze und Teilnehmer anmelden. Anschließend erhalten Sie noch eine Bestätigung, die Sie auch Ausdrucken können. Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 12 von 20

13 5. Berichte In BayLern können Sie Berichte über die Nutzung der Kurse durch Ihre Mitglieder erstellen. Die Berichte können Sie entweder ausdrucken oder als Datei im Format.csv exportieren. Das.csv Dateiformat ist mit Microsoft Excel beliebig bearbeitbar. Sollte Ihnen die angebotenen Berichte nicht ausreichen, setzen Sie sich bitte mit der Feuerwehrschule in Verbindung Rufen Sie die Registerkarte Berichte auf. Klicken Sie auf Suchen. Es werden Ihnen alle Berichte angezeigt, die Ihnen zur Verfügung stehen: Sie haben unter Aktionen für jeden Bericht drei Möglichkeiten: Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 13 von 20

14 Sie können sich den Bericht via senden lassen, den Bericht ausführen oder abonnieren Berichte ausführen Sie können sich verschiedene Berichte anzeigen lassen. Je nach Bericht haben Sie unterschiedliche Suchparameter zur Verfügung Bericht abgeschlossene Kurse BOS Wenn Sie auf Ausführen klicken, erhalten Sie eine Maske mit folgenden Suchparametern: Sie können nach einem Kurs, nach einer Person oder nach den entsprechend Ortsverband suchen. Je nachdem, welchen Parameter Sie füllen, können Sie nach einer Einzelperson oder nach einem kompletten Ortsverband suchen. Hinweis: Die Ortsverbände werden in BayLern nicht namentlich sondern mit einer spezifischen Nummer geführt. Die Nummern Ihrer Ortsverbände können Sie von der Feuerwehrschule erhalten. Wenn Sie den Paramter Angebot füllen, sehen Sie alle Personen, die ein Angebot abgeschlossen haben. Wenn Sie Ihren Parameter gesetzt haben, klicken Sie auf Bericht erstellen. Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Ergebnissen: Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 14 von 20

15 Sie können die Ergebnisliste drucken, exportieren oder sich per zusenden lassen. Unter dem Reiter Übersicht sehen Sie die Anzahl Personen, die das Kursangebot abgeschlossen haben. Unter dem Reiter Vollständige Details sehen Sie die Namen der Personen, die das Angebot abgeschlossen haben. Das Abschlussdatum wird zusätzlich angezeigt. Tipp: Wollen Sie die Daten exportieren, klicken sie zuerst auf den Reiter vollständigen Details und anschließend auf Exportieren. Die Weiterverarbeitung in Microsoft Excel siehe Nr Bericht Kurs Einschreibungen BOS Hier stehen Ihnen nach Klick auf Ausführen die gleichen Suchparameter zur Verfügung wie im vorhergehenden Bericht. Auch die Ergebnisliste sieht dementsprechend aus. Mit diesem Bericht können Sie sich alle Personen anzeigen lassen, die in ein Angebot eingeschrieben sind Bericht in Excel exportieren Sie können Berichte im Dateiformat.csv aus BayLern exportieren. Das.csv Dateiformat wird auch bei der Versendung der Berichte per Mail (z.b. Berichtsabonnement) verwendet. Vorgehensweise: Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 15 von 20

16 1. Öffnen Sie die.csv Datei mit Mikrosoft Excel. Zunächst sind die Daten nicht in Spalten sortiert, da man Excel das Merkmal für die Trennung des Datensatzes erst mitteilen muss. 2. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Spalte A damit die Spalte markiert wird 3. Klicken sie den Menüpinkt Daten und darin auf Text in Spalten 3. Es öffnet sich ein Fenster. Wählen sie den Punkt Getrennt... aus und klicken sie auf weiter Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 16 von 20

17 4. Wählen sie als Trennzeichen Andere und geben Sie das Trennzeichen ein. Anschließend auf Weiter klicken. 5. Auf Fertig stellen klicken. Jetzt sind die Daten in spalten sortiert und Sie können diese mittels Excel weiterbearbeiten Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 17 von 20

18 5.2. Berichtsabonnement Über Aktion Abonnieren können Sie sich in einem bestimmten Zeitabstand Berichte per zusenden lassen. Klicken Sie auf Berichtsabonnement neu anlegen : Vergeben Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihre Abonnement und geben Sie das gewünschte Suchkriterium ein. Unter An ( Adresse) geben Sie die Empfänger für den Bericht ein. Unter Thema ist der Titel des Berichts bereits vorbelegt. Geben Sie zusätzlich noch einen Mail-Text ein. Anschließend bestimmen Sie, wie häufig der Bericht an Sie versendet werden soll. Sie können ein Startdatum festlegen. Haben Sie alle Einstellungen durchgeführt, klicken Sie auf Speichern. Möchten Sie Änderungen an Ihrem Abonnement durchführen, gehen Sie in der linken Menüleiste auf Abonnement : Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 18 von 20

19 Klicken Sie auf Suchen. Es werden Ihnen alle verfügbaren Abonnements angezeigt, für die Sie berechtigt sind. Sie können über Aktionen Änderungen vornehmen: Sie können das Abonnement löschen. Wenn Sie auf Bearbeiten klicken, erscheint die gleiche Maske wie bei der Abonnement- Erstellung. Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 19 von 20

20 Programmhandbuch Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. Impressum Herausgeber Autor Landesamt für Finanzen Rosenbachpalais, Residenzplatz 3, Würzburg Postfach 60 40, Würzburg Fachkompetenzzentrum E-Learning Redaktion Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand 05/2014 Support Fachkompetenzzentrum E-Learning Stand: 05/2014 Seite 20 von 20

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