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1 1 Kalender gemeinsam verwenden Vorbemerkung: Alle in dieser Unterlage beschriebenen Outlook-Möglichkeiten setzen die Verwendung eines Exchange-Servers voraus. Es ist beispielsweise nicht möglich, Teamfunktionen zu verwenden, wenn Outlook mit einem POP3-Konto eines Internet-Anbieters verbunden ist. Heute gibt es zwei Möglichkeiten, Outlook gemeinsam mit einer Exchange Server-Lösung zu betreiben: Exchange Server On Premise : Diese Variante bedeutet, dass Ihre Organisation selbst einen Exchange Server betreibt. Wenden Sie sich in diesem Fall an die Systemadministration, wenn Sie technische Informationen zur Konfiguration von Outlook benötigen. Cloud-Variante Office 365: Diese Variante verwendet ein Microsoft-Rechenzentrum. Wenn Sie selbst oder Ihr Unternehmen ein Office 365-Abonnement bezieht, so liegt Ihr Postfach auf einem Exchange Server im Microsoft-Rechenzentrum. Über Internet greifen Sie mit Outlook auf Ihr Postfach zu. Outlook 2013 unterstützt das business-gerechte Arbeiten mit Kalender und Terminen. Alle Vorgänge, die in den Kapiteln 1 und 2 dieser Unterlage beschrieben werden, setzen voraus, dass Sie in den Kalenderbereich wechseln: 1.1 Freigeben von Kalendern Oft ist es praktisch, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter neben seinem eigenen Kalender auch den Kalender von Kollegen bzw. Vorgesetzten anzeigen kann. Voraussetzung dafür ist, dass der Kalender der anderen Person freigegeben wurde. Um den Kalender freizugeben, klicken Sie in der Registerkarte Start auf das Symbol Kalender freigeben: Legen Sie fest, wer Ihren Kalender ansehen darf. Sie können auch festlegen, ob nur Frei/Gebucht- Informationen oder sämtliche Termindetails eingesehen werden dürfen. 3

2 Microsoft Office Outlook 2013: Kalender und Termine im Team nutzen Klicken Sie auf Ja, so wird eine Freigabenachricht erstellt und gesendet. Der Empfänger dieser Freigabenachricht erhält ein mit einer Einladung, den Kalender des Absenders zu öffnen. Der Kalender kann durch Anklicken des Symbols Kalender öffnen direkt angezeigt werden. Da dieses Mail jedoch nur kurzfristig aktuell bleibt, empfiehlt sich für die Zukunft eine andere Methode für das Anzeigen des freigegebenen Kalenders. 1.2 Kalenderberechtigungen Die vergebenen Kalenderberechtigungen können auch nachträglich angezeigt und geändert werden. Dafür klicken Sie auf das Symbol Kalenderberechtigungen in der Gruppe Freigeben der Registerkarte Start. 4

3 Sie können nun für jeden dargestellten Benutzer detaillierte Berechtigungen einstellen. 5

4 Microsoft Office Outlook 2013: Kalender und Termine im Team nutzen 1.3 Kalender eines anderen Benutzers anzeigen Um den Kalender eines anderen Benutzers anzuzeigen, öffnen Sie das Backstage-Menü Datei, klicken auf Öffnen und wählen den Eintrag Ordner eines anderen Benutzers. Wählen Sie als Ordnertyp Kalender und geben Sie den Namen des anderen Benutzers an: Die beiden Kalender werden standardmäßig nebeneinander angezeigt. 6

5 Durch Klicken auf den kleinen, nach links weisenden Pfeil des zweiten Kalenders können die beiden Kalender überlagert werden: Durch Anklicken der Pfeile nach rechts kann die Überlagerung wieder aufgehoben werden. 1.4 Kalendergruppen Wenn Sie viele verschiedene Kalender anzeigen müssen, so empfiehlt sich die Einrichtung von Kalendergruppen. Solche Kalendergruppen beinhalten mehrere Kalender, die Sie häufig gleichzeitig ansehen müssen. Sie können auch die gerade angezeigten Kalender als Kalendergruppe speichern. Dafür klicken Sie auf den Menüeintrag Als neue Kalendergruppe speichern und geben einen sprechenden Namen an. 7

6 Microsoft Office Outlook 2013: Kalender und Termine im Team nutzen Sie sehen dann in der linken Spalte die neu erstellte Kalendergruppe. Durch Drag & Drop (Ziehen und Ablegen) können Sie dann bestimmte freigegebene Kalender in die neue Kalendergruppe ziehen. Wenn Sie das Kontrollkästchen neben der Kalendergruppe aktivieren, werden alle Kalender dargestellt, die zu dieser Kalendergruppe gehören. 1.5 Weitere Kalender erstellen Wenn Sie nicht möchten, dass bestimmte Privattermine für andere Personen sichtbar sein sollen, aber trotzdem die Teammöglichkeiten nutzen wollen, so können weitere Kalender erstellt werden. Wenn Sie diese zusätzlichen Kalender nicht freigeben, so können andere Personen nicht auf diesen Kalender zugreifen. Zusätzliche Kalender werden auch sehr häufig für Projekte angelegt. Alle projektbezogenen Termine werden in diesen speziellen Projektkalendern gespeichert. Die Kalender werden freigegeben, sodass alle Projektmitglieder auf die Termine in diesem Projektkalender zugreifen können. Hinweis: Sie können allerdings nicht verhindern, dass Systemadministratoren auf solche neuen Elemente zugreifen können. In der Gruppe Kalender verwalten klicken Sie auf das Symbol Kalender öffnen und dann auf den Menüpunkt Neuen leeren Kalender erstellen...: Legen Sie fest, unter welchem bestehenden Ordner der neue Kalender eingefügt werden soll: 8

7 Der zusätzlich erstellte Kalender wird nun unter der Rubrik Meine Kalender dargestellt: Durch Anklicken mit der rechten Maustaste haben Sie nun die Möglichkeit, die Farbe zu ändern, den Kalender umzubenennen, den Kalender mit allen Terminen zu kopieren oder falls Sie ihn nicht mehr benötigen sollten auch zu löschen. 9

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