IMI Projektmanagement

Transkript

1 IMI Projektmanagement IMI, Projektmanagement, WS 2007/08 Katrin Tobies / Erik Schulz Seite 1

2 Projektmanagement Modul 2: Begriffe und Grundlagen Seite 2 vom

3 Agenda: Begriffe und Grundlagen Projekt Management Projektmanagement Seite 3 vom

4 Was ist ein Projekt? Nach DIN 69901, Deutsches Institut für Normung e.v.: Ein Projekt ist ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll und, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.b. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen. Seite 4 vom

5 Was ist ein Projekt? Technisch-betriebswirtschaftlich: Nach International Project Management Association (IPMA): ein zeit- und kostenbeschränktes Vorhaben zur Realisierung einer Menge definierter Ergebnisse entsprechend vereinbarter Qualitätsstandards und Anforderungen (Erfüllung der Projektziele)... Nach Blazek (1991): sachlich und zeitlich begrenzte Aufgabe, die interdisziplinär angegangen wird. Seite 5 vom

6 Merkmale von Projekten Seite 6 vom

7 Merkmale von Projekten In Abgrenzung zu Linienaufgaben: Zeitliche Befristung (Anfangs- und Endtermin) Einmalige Aufgabenstellung Anbindung an strategische Ziele des Bereichs Bearbeitung der Aufgabe ist geplant und organisiert. Es gibt eine Projektorganisation (Projektleitung, Projektteam, Auftraggeber). Die Zusammensetzung des Teams ist abteilungs- oder bereichsübergreifend. Seite 7 vom

8 Abgrenzung: Prozess Projekt Programm Kriterium Prozess Projekt Programm Bestandteil Routine- bzw. Einzelaufgaben mehrere Einzelprozesse mehrere Einzelprojekte Häufigkeit häufig wiederholt einmalig einmalig Anordnung d. Bestandteile eher sequentielle Verkettung parallele u. sequentielle Vernetzung parallele und sequentielle Vernetzung Ausgangslage definiert definiert definiert Angestrebtes definiert definiert nur kategorisiert als vage Ergebnis Zielvorstellung Erforderliche Maßnahmen Gewissheit bei Zielerreichung Beispiel spezifiziert nur unbedeutende Unsicherheiten Beschaffung eines Zulieferteils zum Teil noch völlig offen wesentliche Unsicherheiten Produktentwicklung noch völlig offen hohe Unsicherheiten Einführung von Total-Quality- Management (TQM) als Unternehmkultur; Aufbau eines neuen Marktes Seite 8 vom

9 Umfeld von Projekten: Beteiligte Behörden Medien Mitbewerber Lieferant Projekt Kunde Interner Auftraggeber Projektmitarbeiter Stammorganisation Seite 9 vom

10 Umfeld von Projekten: Individuelle Ziele Projektleiter, -team Subauftragnehmer Projektziele Auftraggeber, Kunde Mitarbeiter Anwender, Nutzer Seite 10 vom

11 Umfeld von Projekten: Beispiel 1 Bauleiter Bauaufsichtsamt Hausbau Eigentümer bzw. Bauherr Architekt Mieter Seite 11 vom

12 Umfeld von Projekten: Beispiel 2 Betreuer (Professoren) Auftraggeber Projektgruppe IMI-Projekt Helfer (Subunternehmer) Externe Berater Seite 12 vom

13 Projektarten Projekte lassen sich kategorisieren Kategorisierung von Projekten dient dazu, leichter Standards entwickeln zu können (z.b. eine Standard-Projektstruktur) Aufgabe: Nach welchen Kriterien lassen sich Projekte kategorisieren? 3 Kriterien finden Je 2-3 Beispiele Seite 13 vom

14 Projektarten Gliederungskriterium Inhalt bzw. Anlass Beispiele Unternehmensgründungs-, Untern.kaufprojekte Unternehmensbeteiligungsprojekte Marketingprojekte, Strategieprojekte Kulturprojekte Akquisitionsprojekte, Angebotsprojekte Durchführbarkeitsstudien, Planungsprojekte Forschungsprojekte Produktentwicklungs-/Innovationsprojekte Organisationsentwicklungsprojekte IT-Projekte Investitionsprojekte (Bau, Anlagenbau etc.) Instandhaltungsprojekte, Großreparaturen Logistikprojekte Seite 14 vom

15 Projektarten Gliederungskriterium Initiierung Beispiele Externe Projekte (=Kundenprojekte) Interne Projekte Für jedes Projekt muss es einen internen Auftrag- geber geben, der die Verantwortung für die Projektdurchführung im Unternehmen trägt. Beteiligung Abteilungsinterne Projekte Abteilungsübergreifende Projekte Organisationsübergreifende Projekte Organisatorische Komplexität steigt mit Anzahl der involvierten Stellen. Seite 15 vom

16 Projektarten Komplexität Beispiele Kleinprojekte Projekte Großprojekte (=Programme) Manifestiert sich in den Projekteigenschaften, wie Umfang, Schwierigkeit, Laufzeit, rechtliche Bestimmungen etc. Gliederungskriterium Wiederholungsgrad Pionierprojekte: einmalig Routineprojekte: ähnlich wiederkehrend Seite 16 vom

17 Was ist Management? engl. [management] = Leitung, Führung lat. [manum agere] = an der Hand führen Der Begriff Management bezeichnet einen Prozess, bei dem durch aktives Handeln unter Nutzung von Ressourcen erwünschte oder geplante Ergebnisse erzielt werden oder erzielt werden sollen. der ergebnisorientiert, ganzheitlich und konstruktiv sein sollte. Seite 17 vom

18 Managementprozess: 5 Phasen Planen Ziele setzen Neue Ziele setzen Entscheiden Kontrollieren Ausführung bzw. Umsetzen In jeder Phase notwendig: Spezifische Informationen Umfassende Kommunikation Seite 18 vom

19 Was ist Projektmanagement? Projektmanagement ist eine Führungskonzeption, die dazu dient, Projekte zielorientiert und effizient abzuwickeln. Dazu gehören organisatorische, methodische und zwischenmenschliche Aspekte. Seite 19 vom

20 Was ist Projektmanagement? Seite 20 vom

21 Geschichte des Projektmanagements Projektplanung gibt es, seit Menschen größere Vorhaben gemeinschaftlich durchführen. Lange Zeit jedoch formlos und allein auf der Basis von Erfahrungen und Kenntnissen der Verantwortlichen. Erst im 20. Jh. wurden diese informellen Verfahren zusammengetragen, systematisiert und wissenschaftlich aufbereitet. Erste Projekte nach dieser Systematik ab 1930er: Bau des Hoover-Staudamms, Manhattan-Projekt Seite 21 vom

22 Warum Projektmanagement? Projektbearbeitung wird wirtschaftlicher Seite 22 vom

23 Warum Projektmanagement? Seite 23 vom

24 Projektphasen (klassisch) Seite 24 vom

25 Projektphasen (IMI-Projekt) Seite 25 vom

26 Projektphasen Prozessgruppen In der aktuellen Projektmanagement-Literatur wird die strenge Phaseneinteilung meist wieder aufgegeben. In der Praxis können Phasenverläufe sich überlappen oder zirkulär angelegt sein. Ein universell gültiger Phasenansatz wird Unterschiedlichkeit von Projekten häufig nicht gerecht: "One Size doesn't fit all." Ergo: Abstrahieren der Projektphasen zu Prozessgruppen. Seite 26 vom

27 Projektphasen Prozessgruppen Seite 27 vom

28 Projektphasen und Prozessgruppen Seite 28 vom

29 Prozesse des Projektmanagements Management- Aufgaben Analyse und Planung Projektmanagement-Aufgaben Projektstrategie Projektdefinition, Projektbeauftragung Umfeldanalyse, Planung der Umfeldbeziehungen Risikoanalyse und Planung der Maßnahmen Aufgabengliederung Gestaltung der Arbeitsaufträge Qualitätsplanung Terminplanung Ressourcenplanung Kostenplanung Finanzplanung Seite 29 vom

30 Prozesse des Projektmanagements Management- Aufgaben Organisation und Kommunikation Projektmanagement-Aufgaben Rollendefinition Kompetenz- und Verantwortungsverteilung Gestaltung des Informationsflusses (Berichtswesen, Sitzungsmanagement, Dokumentation, ) Gestaltung der Kommunikation im Projektteam und mit dem Projektumfeld Projektmarketing Schnitt- bzw. Nahtstellenmanagement Gestaltung von Werten, Normen, Regeln (=Projektkultur) Seite 30 vom

31 Prozesse des Projektmanagements Management- Aufgaben Teamführung Controlling Projektmanagement-Aufgaben Mitarbeiterauswahl Förderung der Zielklarheit und Zielakzeptanz Förderung der Entwicklung der Teammitglieder Förderung der Zusammenarbeit der Teammitglieder (Motivation, Coaching, Konfliktbehandlung) Initiierung von Veränderungen Förderung der Arbeitsbedingungen Herbeiführung von Entscheidungen Teamauflösung Integrierte Steuerung von Qualität, Terminen, Ressourcen, Kosten, Finanzmitteln Maßnahmenplanung zur Steuerung Verfolgung der Entwicklung krit. Erfolgsfaktoren/Risiken Anordnung von korrektiven Maßnahmen Seite 31 vom

32 Prozesse des Projektmanagements Es gibt eine Vielzahl verschiedener Strukturen und Methoden. Wahl der Vorgehensweise richtet sich nach Projektmerkmalen. Mit der Durchführung kann eine einzige, aber auch mehrere tausend Personen befasst sein Werkzeuge sind anzupassen! Ergo: Hauptaufgaben des PMs ist die Auswahl der adäquaten Methoden vor Projektbeginn. Eine Anwendung aller Methoden in einem kleinen Projekt würde zur Überadministrierung führen und somit das Kosten-/Nutzenverhältnis in Frage stellen. Seite 32 vom

33 Erfolgsfaktoren (Projekt): Diskussion Wonach entscheiden Sie, ob Ihr Projekt erfolgreich war? Welche der genannten Kriterien lassen sich objektiv messen? Seite 33 vom

34 Erfolgsfaktoren (Projekt) Seite 34 vom

35 Erfolgsfaktoren (Projekt) Detaillierte Strukturierung des Projekts Starke Gewichtung der vorbereitenden Arbeiten (Analyse+Planung) Personifizierung der Verantwortung Transparenz bzgl. des aktuellen Projektstandes Frühes Erkennen von Risiken Schnelle Reaktion auf Störungen des Projektablaufs Seite 35 vom

36 Risikofaktoren (Projekt) Seite 36 vom

37 Projektmanagement ist wichtig! Seite 37 vom

38 Fazit Grundlegendes Erfolgskriterium ist ein optimales Projektmanagement und die richtige Teamarbeit, das jeweilige Wissen darüber, was optimal und richtig ist. Nur so können günstige Bedingungen für das Team geschaffen werden, damit sich das Projekt in die richtige Richtung entwickelt trotz hoher Dynamiken. Seite 38 vom