Profile und -Konten

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1 5 Profile und -Konten 113 Outlook-Profile 120 POP-, IMAP- oder HTTP-Mail-Konto hinzufügen 129 Exchange-Postfach hinzufügen 131 Datendateien: Speicherort für s 132 Weitere Konteneinstellungen vornehmen Dieses Kapitel zeigt, wie Sie in Microsoft Office Outlook 2007 die Einrichtung von -Konten vornehmen und für vorhandene Konten die Konteneinstellungen ändern können. Sie werden dabei den neuen Setup-Assistenten für -Konten kennenlernen, mit dem in den meisten Fällen das Hinzufügen eines neuen -Kontos automatisch vonstatten geht. Für die Fälle, dass die automatische Konteneinrichtung nicht funktioniert, zeigt dieses Kapitel außerdem, wie Sie ein neues -Konto manuell einrichten können. Outlook-Profile Outlook 2007 verwendet wie die Vorgängerversionen sogenannte Profile, um Informationen zu den -Konten, den Datendateien und dem Speicherort für s eines Benutzers zu speichern. Die Profile von Outlook 2007 sind mit den Identitäten von Outlook Express vergleichbar. Folgende Informationen sind Bestandteil eines Outlook-Profils: POP-, IMAP- und HTTP-Mail-Konten (optional) Sie können einem Outlook-Profil ein oder mehrere -Konten des Typs POP, IMAP oder HTTP-Mail zuweisen. Die Kontoinformationen (Anzeigename, Benutzername, Name des -Servers und das Kennwort) werden ebenfalls im Outlook-Profil gespeichert. 113

2 Exchange-Postfach (optional) Das dem Profil zugeordnete Exchange- Postfach. Jedem Outlook-Profil kann maximal ein Exchange-Postfach zugeordnet sein. Speicherort für s Sie können für -Konten festlegen, wo die eingehenden s gespeichert werden. Für Exchange-Postfächer ist dies standardmäßig die Offlineordnerdatei, in der die Daten gespeichert sind, die sich normalerweise auf dem Exchange-Server befinden, damit Sie auf die Daten auch dann zugreifen können, wenn Sie nicht mit dem Exchange- Server verbunden sind. Sie verwenden das Exchange-Postfach dann im Offline-Modus, daher der Name Offlineordnerdatei. Bei den anderen - Kontenarten werden die eingehenden s in einer der persönlichen Datendateien gespeichert. Sie können im Rahmen der Konfiguration der E- Mail-Konten festlegen, in welcher Datendatei die s eines bestimmten Kontos abgelegt werden sollen. Die Vorgehensweise ist ab Seite 131 in diesem Kapitel beschrieben. Datendateien (eine fakultativ, weitere optional) Jedem Outlook-Profil muss mindestens eine Datendatei zugewiesen sein, da in der Datendatei die Informationen aus allen Outlook-Modulen ( , Kontakte, Aufgaben usw.) gespeichert werden. Sie können optional für ein Outlook-Profil weitere Datendateien erstellen; wie das geht, ist in Kapitel 6 dieses Buches beschrieben. Jedes Outlook-Profil ist einem Windows-Benutzerkonto zugeordnet. Wenn Sie sich also bei Windows anmelden und Outlook starten, lädt Outlook das Benutzerprofil, das mit dem Benutzerkonto des angemeldeten Benutzers verknüpft ist. Sie benötigen dann mehrere Outlook-Profile, wenn Sie mehr als ein Exchange-Postfach verwenden wollen, oder wenn Sie den gleichen Computer mit mehreren Personen nutzen und jeder dabei lediglich auf seine eigenen s und Konten zugreifen soll. Mögliche Szenarien für die Verwendung von mehreren Outlook-Profilen sind nachstehend beschrieben. Mehrere Benutzer verwenden auf dem gleichen PC das gleiche Windows- Benutzerkonto Dieses Szenario ist in Abbildung 5.1 dargestellt. Auf dem Windows-PC gibt es nur ein Benutzerkonto, dem wir hier den Namen»Tom«gegeben haben. Dieses Windows-Konto wiederum enthält zwei verschiedene Outlook- Profile: eines mit dem Namen»Outlook«, dem ein Google Mail-Konto zugeordnet ist, und ein weiteres Outlook-Profil mit dem Namen»Paulus«, das ein Hotmail-Konto enthält. Die Profileinstellungen von Outlook wurden so konfiguriert, dass beim Starten von Outlook ausgewählt werden kann, welches Outlook-Profil verwendet werden soll. (Wenn Sie bei dieser Konfigura- 114 Kapitel 5

3 tion sicherstellen wollen, dass niemand auf Ihr Outlook-Profil und die darin enthaltenen Daten zugreifen kann, sollten Sie die persönliche Ordnerdatei mit einem Kennwort schützen. Mehr hierzu finden Sie in Kapitel 6.) Windows-PC mit Benutzerkonto "Tom" Beim Starten von Outlook auswählen, welches Outlook- Profil verwendet werden soll Outlook-Profil "Outlook" Mail: Outlook-Profil "Paulus" Mail: Abbildung 5.1: Dem Windows-Benutzerkonto sind zwei Outlook-Profile zugeordnet. Beim Starten von Outlook wird ausgewählt, welches Profil verwendet werden soll. Ein Benutzer benötigt mehrere Exchange-Konten Dieses Szenario entspricht vom Prinzip her dem, das in Abbildung 5.1 dargestellt und im vorigen Punkt beschrieben wurde. Der Unterschied ist lediglich, dass jedes Outlook-Profil die Kontoinformationen für unterschiedliche Exchange-Postfächer enthält. Wenn Sie ein anderes Exchange-Postfach verwenden wollen, müssen Sie zuerst Outlook beenden und dann beim erneuten Starten das Outlook-Profil auswählen, in dem das gewünschte Exchange-Postfach enthalten ist). Mehrere Benutzer verwenden den gleichen PC mit verschiedenen Windows-Benutzerkonten Wenn Sie den gleichen Computer zu mehreren Personen verwenden und für jede Person ein Windows-Benutzerkonto eingerichtet haben, dann benötigen Sie in der Regel nur ein Outlook-Profil pro Benutzer. Dies ist in Abbildung 5.2 dargestellt. Die Informationen zum Outlook-Profil sind Bestandteil des Windows-Benutzerkontos. Nach der Windows-Anmeldung und dem Starten von Outlook wird das entsprechende Profil geladen. Wenn sich ein neu eingerichteter Windows-Benutzer anmeldet und Outlook startet, wird automatisch der Assistent gestartet, der für diesen Benutzer Profile und -Konten 115

4 dann ein neues Outlook-Profil einrichtet. Der Standardname für ein Outlook-Profil lautet Outlook; da jedes der Profile einem anderen Windows- Benutzerkonto zugeordnet ist, stellt die Namensgleichheit der Profile kein Problem dar. Windows-PC mit zwei Benutzerkonten Windows-Anmeldung Benutzerkonto Tom Outlook-Profil "Outlook" Mail: Benutzerkonto Paulus Outlook-Profil "Outlook" Mail: Abbildung 5.2: Jedem Windows-Benutzerkonto ist ein eigenes Outlook-Profil zugeordnet. Erstellen eines neuen Outlook-Profils Um ein neues Outlook-Profil zu erstellen, verwenden Sie das Symbol Mail in der Systemsteuerung. 1. Melden Sie sich bei Windows mit dem Benutzerkonto an, für das Sie ein weiteres Outlook-Profil erstellen wollen. (Dies ist nur dann erforderlich, wenn auf dem Computer mehrere Windows-Benutzerkonten eingerichtet wurden.) 2. Beenden Sie Outlook, falls es derzeit gestartet ist. 3. Klicken Sie auf Start und dann auf Systemsteuerung. Öffnen Sie in der Systemsteuerung das Symbol Mail. Das Dialogfeld Mail-Setup Outlook wird angezeigt. TIPP Symbol Mail ist nicht sichtbar Klicken Sie in der Systemsteuerung in der Navigationsleiste an der linken Seite des Fensters auf Klassische Ansicht, falls das Symbol Mail nicht sichtbar ist. 116 Kapitel 5

5 Abbildung 5.3: Mit diesem Dialogfeld lassen sich Outlook-Profile, -Konten sowie Datendateien erstellen und bearbeiten. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Profile anzeigen. Das Dialogfeld Mail wird geöffnet. Abbildung 5.4: Im Dialogfeld Mail werden alle für den aktuellen Windows- Benutzer eingerichteten Outlook-Profile angezeigt. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Das Dialogfeld Neues Profil wird geöffnet. Profile und -Konten 117

6 Abbildung 5.5: Geben Sie im Dialogfeld Neues Profil den Anzeigenamen für das neue Outlook-Profil ein. 6. Geben Sie den Namen für das neue Profil ein und klicken Sie auf OK. (Bitte beachten Sie, dass Sie den Profilnamen später nicht mehr ändern können.) 7. Das Dialogfeld Neues -Konto hinzufügen wird angezeigt. Geben Sie dort Ihren Namen, Ihre -Adresse und das Kennwort ein, das zum Zugriff auf das -Konto benötigt wird. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Abbildung 5.6: Beim Erstellen eines neuen Outlook-Profils wird automatisch der Assistent zum Einrichten eines neuen -Kontos gestartet. Der Assistent versucht nun, das neue -Konto automatisch zu konfigurieren, und verwendet dabei eine verschlüsselte Verbindung zum Server. Sollte das Herstellen einer verschlüsselten Verbindung fehlschlagen, wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Klicken Sie danach noch einmal auf Weiter. Sollte auch die automatische Konfiguration über eine unverschlüsselte Verbindung nicht gelingen, müssen Sie das Konto manuell konfigurie- 118 Kapitel 5

7 ren. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie ab Seite 120 in diesem Kapitel. 8. Wenn die Einrichtung des -Kontos abgeschlossen ist, wird wieder das Dialogfeld Mail angezeigt. In der Liste sehen Sie nun außer dem Profil mit dem Namen Outlook, das bereits vorhanden war, den Namen des neu erstellten Profils. Wählen Sie im unteren Bereich des Dialogfeldes die Option Zu verwendendes Profil bestätigen aus und klicken Sie dann auf OK. Abbildung 5.7: Das neu eingerichtete Outlook-Profil wird in der Liste aufgeführt. Im unteren Bereich des Dialogfeldes können Sie festlegen, ob Sie beim Starten von Outlook das zu verwendende Profil auswählen möchten oder ob immer ein bestimmtes Profil verwendet werden soll. Damit ist die Erstellung des neuen Outlook-Profils abgeschlossen. Auswahl des Outlook-Profils beim Starten von Outlook Wenn Sie wie im vorigen Abschnitt beschrieben im Dialogfeld Mail bei Beim Starten von Microsoft Office Outlook dieses Profil verwenden die Option Zu verwendendes Profil bestätigen ausgewählt haben, wird jedes Mal wenn Sie Outlook starten, das Dialogfeld Profil auswählen angezeigt, das Sie in Abbildung 5.8 sehen. Profile und -Konten 119

8 Abbildung 5.8: Mit diesem Dialogfeld legen Sie fest, welches Outlook-Profil für die aktuelle Sitzung verwendet werden soll. In der Liste Profilname werden die Namen aller Outlook-Profile angezeigt, die für den angemeldeten Windows-Benutzer vorhanden sind. Sie können in der Liste dann das gewünschte Profil auswählen und mit einem Klick auf OK Outlook starten. Über die Schaltfläche Neu gelangen Sie zum Dialogfeld Neues Profil (siehe Schritt 5 auf Seite 117), in dem Sie dann ein weiteres Outlook-Profil erstellen können. Wenn Sie die Schaltfläche Optionen anklicken, wird das Kontrollkästchen Als Standardprofil festlegen eingeblendet. Wenn Sie es einschalten und dann auf OK klicken, wird das in der Liste Profilname ausgewählte Profil zum Standardprofil. Sie können diese Einstellung wieder rückgängig machen, indem Sie in der Systemsteuerung das Symbol Mail verwenden und dann im Dialogfeld Mail eine andere Einstellung vornehmen. Die nächsten beiden Abschnitte beschreiben ausführlich, wie Sie einem Outlook-Profil ein weiteres -Konto hinzufügen und wie Sie sich helfen können, wenn die automatische Konteneinrichtung nicht funktioniert. POP-, IMAP- oder HTTP-Mail-Konto hinzufügen Eine Übersicht aller Konten und eine Schaltfläche zum Hinzufügen eines neuen Kontos steht Ihnen im Dialogfeld Kontoeinstellungen zur Verfügung. Sie können dieses Dialogfeld folgendermaßen anzeigen lassen: Wenn Outlook nicht gestartet ist, öffnen Sie die Systemsteuerung, öffnen dort das Symbol Mail und klicken dann im Dialogfeld Mail-Setup Outlook auf die Schaltfläche -Konten. Wenn Outlook gestartet ist, öffnen Sie das Menü Extras und wählen den Befehl -Konten. 120 Kapitel 5

9 Abbildung 5.9: Die Registerkarte des Dialogfeldes Kontoeinstellungen zeigt alle für das aktuelle Outlook-Profil eingerichteten -Konten an. 1. Klicken Sie auf der Registerkarte auf Neu. Das Dialogfeld Neues -Konto hinzufügen mit der Seite -Dienst auswählen wird angezeigt. Abbildung 5.10: Wählen Sie hier den -Dienst aus, für den Sie ein neues Konto einrichten wollen. 2. Achten Sie darauf, dass die Option Microsoft Exchange, POP3, IMAP oder HTTP ausgewählt ist und klicken Sie auf Weiter. Profile und -Konten 121

10 HINWEIS Outlook Mobile Services Bei Outlook Mobile Services handelt es sich um ein neues Feature von Outlook 2007, mit dem Sie u. a. von Outlook aus SMS oder Multimedianachrichten an ein Mobiltelefon verschicken können. Hierzu muss Ihr Mobilfunkbetreiber einen Webdienst für Outlook Mobile Services betreiben, der dann dafür sorgt, dass die in Outlook erstellten SMS oder MMS versendet werden. Auch der Weg in die andere Richtung ist dabei möglich. Wenn der Empfänger einer SMS/MMS hierauf antwortet, kann die Antwort wahlweise zurück an den Posteingang, an Ihr Mobiltelefon oder beides gesendet werden. Die Nutzungsmöglichkeiten von Outlook Mobile Services werden im Rahmen dieses Buches nicht beschrieben. Auf der Website Microsoft Office Online (www.microsoft.com/germany/office) finden Sie weitere Informationen zu diesem Dienst und eine Übersicht über die Mobilfunkbetreiber, die Outlook Mobile Services anbieten. 3. Die beiden einzigen Angaben, die Sie vom Dienstanbieter Ihres - Kontos für die automatische Konfiguration benötigen, sind die - Adresse und das Kennwort für das -Konto. Das Feld Ihr Name ist lediglich der Anzeigename, wie er den Empfängern Ihrer s angezeigt wird. Geben Sie die Informationen auf der Seite Konto automatisch einrichten ein und achten Sie darauf, in den Feldern Kennwort und Kennwort erneut eingeben die gleichen Angaben zu machen. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Abbildung 5.11: Geben Sie hier Ihren Namen, die -Adresse und das Kennwort für das -Konto ein. 122 Kapitel 5

11 Der Assistent für die automatische Kontenkonfiguration versucht nun, eine verschlüsselte Verbindung mit dem -Server aufzubauen. Sollte dies nicht gelingen, wird die folgende Seite angezeigt: Abbildung 5.12: Mit dem -Server konnte keine verschlüsselte Verbindung hergestellt werden. 4. Klicken Sie auf Weiter, damit der Assistent versucht, eine unverschlüsselte Verbindung mit dem -Server herzustellen. Wenn dies klappt, sehen Sie nach kurzer Wartezeit das folgende Fenster: Abbildung 5.13: Das Konto wurde erfolgreich eingerichtet. Profile und -Konten 123

12 5. Klicken Sie dann auf Fertig stellen. Wenn die automatische Konteneinrichtung nicht funktioniert hat, müssen Sie das Konto manuell einrichten. Sie sehen dann ein Fenster ähnlich dem folgenden (die genaue Meldung kann bei Ihnen ein wenig anders aussehen und hängt davon ab, an welcher Stelle der Prozess der automatischen Konteneinrichtung gescheitert ist): Abbildung 5.14: Es gab ein Problem beim Einrichten des Kontos. Das manuelle Einrichten des -Kontos ist auch nicht sehr schwer, Sie benötigen dafür lediglich Angaben über die Namen der -Server und die Information, wie der -Server Sie authentifiziert, wenn Sie s versenden. Mehr Informationen über die manuelle Konfiguration der Servereinstellungen finden Sie im folgenden Abschnitt. Servereinstellungen manuell konfigurieren Wenn die automatische Konfiguration der Servereinstellungen nicht funktioniert oder Sie ein -Konto verwenden, das besondere Einstellungen erforderlich macht (beispielsweise ein Exchange-Postfach, über das Sie über das Internet zugreifen), dann nehmen Sie die Servereinstellungen manuell vor. Schalten Sie dazu das Kontrollkästchen Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren ein, das Sie auf der ersten Seite des Assistenten zur Kontoeinrichtung finden, bzw. das Kontrollkästchen Servereinstellungen manuell konfigurieren, das Sie auf den weiteren Seiten des Assistenten im unteren Bereich des Dialogfeldes sehen. 124 Kapitel 5

13 Klicken Sie danach auf Weiter, bis Sie die Seite Internet- -Einstellungen sehen, die in der folgenden Abbildung dargestellt ist. Abbildung 5.15: Die Seite zur manuellen Einrichtung eines -Kontos. Die Bereiche Benutzerinformationen und Anmeldeinformationen unterscheiden sich nicht von der Seite, die für die automatische Konteneinrichtung angezeigt wird. Lediglich der Bereich Serverinformationen ist neu; er wird verwendet, um den Kontentyp und die Namen für den Posteingangsserver und den Postausgangsserver festzulegen. Beim Kontentyp stehen Ihnen die Optionen POP3, IMAP und HTTP zur Verfügung. Bei POP3 und IMAP nimmt Outlook direkt mit den -Servern Kontakt auf; bei IMAP können Sie zusätzlich mit Ordnern für den Posteingang und den Postausgang arbeiten. Bei HTTP wird die Verbindung zum - Server indirekt über einen zwischengeschalteten Webserver vorgenommen. Wenn Sie den Kontentyp POP3 oder IMAP ausgewählt haben, müssen Sie sowohl in das Feld Posteingangsserver als auch in das Feld Postausgangsserver den jeweiligen Namen des -Servers eintragen. Beim Kontentyp HTTP können Sie die beiden Microsoft- -Dienste MSN und Hotmail als HTTP-Dienstanbieter auswählen und es wird dann automatisch die Adresse des zwischengeschalteten Webservers in das Feld Server-URL eingetragen. Wenn Sie einen anderen HTTP- -Dienst verwenden, wählen Sie in der Liste HTTP-Dienstanbieter den Eintrag Anderer aus und tragen den Server-URL selbst in das entsprechende Feld ein. Profile und -Konten 125

14 In den Unterlagen zu Ihrem -Konto (oft auch in einer Bestätigungsmail, die Sie nach der Anmeldung erhalten haben) finden Sie in der Regel eine Aufstellung mit den Angaben, die Sie in die entsprechenden Felder eintragen müssen. Die nachfolgende Tabelle führt für einige -Anbieter die Einstellungen auf, die Sie auf der Seite Internet- -Einstellungen eintragen müssen. Informationen zum Parameter Authentifizierung beim Versand finden Sie nach der Tabelle. -Anbieter Parameter Einstellung T-Online Benutzername Ihre -Adresse Posteingangsserver Postausgangsserver Kennwort mailto.t-online.de pop.t-online.de Geben Sie einen Punkt».«ein. (Bei T-Online findet die Überprüfung Ihrer Identität bereits dann statt, wenn Sie sich bei T-Online einwählen und die Internetverbindung herstellen.) GMX Benutzername Ihre komplette -Adresse Posteingangsserver Postausgangsserver Authentifizierung beim Versand pop.gmx.net mail.gmx.net Yahoo Mail Benutzername Ihre Yahoo-ID Posteingangsserver Postausgangsserver Authentifizierung beim Versand Schalten Sie das Kontrollkästchen Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung und die Option Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden ein. pop.mail.yahoo.de smtp.mail.yahoo.de Schalten Sie das Kontrollkästchen Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung und die Option Gleiche Einstellungen wie für den Posteingangsserver verwenden ein. Google Mail Benutzername Ihre -Adresse Posteingangsserver Postausgangsserver Authentifizierung beim Versand Serveranschlussnummern pop.googl .com smtp.googl .com Schalten Sie das Kontrollkästchen Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung und die Option Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden ein. Schalten Sie das Kontrollkästchen Posteingangsserver erfordert eine verschlüsselte Verbindung ein. 126 Kapitel 5

15 -Anbieter Parameter Einstellung Web.de Benutzername Ihre E-Mai-Adresse Posteingangsserver Postausgangsserver Authentifizierung beim Versand Serveranschlussnummern Hotmail/MSN Benutzername Kontentyp/Server-URL pop3.web.de smtp.web.de Schalten Sie das Kontrollkästchen Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung und die Option Vor dem Senden bei Posteingangsserver anmelden ein. Schalten Sie das Kontrollkästchen Posteingangsserver erfordert eine verschlüsselte Verbindung ein. Vollständige -Adresse Hotmail bzw. MSN, der Server-URL wird automatisch eingetragen Tabelle 5.1: -Einstellungen für einige wichtige -Anbieter Um möglichst zu verhindern, dass jemand anderes über Ihre -Adresse Nachrichten versenden kann, ist es bei allen in der Tabelle aufgeführten (und auch fast allen anderen -Anbietern) erforderlich, sich auch beim Versenden von Mails anzumelden, zu authentifizieren, und nicht nur dann, wenn Sie s abrufen. Die Einstellungen hierfür nehmen Sie vor, indem Sie auf der Seite Internet- -Einstellungen die Schaltfläche Weitere Einstellungen anklicken und zur Registerkarte Postausgangsserver wechseln. Abbildung 5.16: Auf der Registerkarte Postausgangsserver legen Sie fest, ob und wie die Authentifizierung beim Versenden von -Nachrichten vorgenommen werden soll. Profile und -Konten 127

16 Dort können Sie dann die Einstellungen für die Authentifizierung beim Versand vornehmen, wie sie in Tabelle 5.1 aufgeführt sind bzw. wie Sie sie von Ihrem Dienstanbieter erhalten haben. Eine weitere Option, die Sie bei manchen -Anbietern einstellen müssen, ist, ob die Verbindung zu dem Server über eine verschlüsselte Verbindung hergestellt werden muss oder nicht. Bei einer verschlüsselten Verbindung werden die Daten, die zwischen Outlook und dem Mail-Server ausgetauscht werden, verschlüsselt und können so nicht mitgelesen werden. Standardmäßig werden die Daten im Klartext, also unverschlüsselt übertragen. Um diese Option einzustellen, klicken Sie auf der Seite Internet- -Einstellungen die Schaltfläche Weitere Einstellungen an und wechseln zur Registerkarte Erweitert. Abbildung 5.17: Auf der Registerkarte Erweitert können Sie einstellen, ob für die Verbindung zum Posteingangs- und Postausgangsserver eine verschlüsselte Verbindung verwendet werden soll. Um zum Posteingangsserver eine verschlüsselte Verbindung herzustellen, schalten Sie das Kontrollkästchen Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL) ein. Outlook passt dann auch den Wert für die Anschlussnummer an. Um auch für den Postausgangsserver eine verschlüsselte Verbindung zu verwenden, öffnen Sie die Liste Verwenden Sie den folgenden verschlüsselten Verbindungstyp und wählen dort die Art des Verschlüsselungsmechanismus aus. Diese Angabe erhalten Sie von Ihrem Dienstanbieter. Google Mail beispielsweise verwendet den Typ TLS, andere Anbieter den Typ SSL. Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie auch die Einstellung Automatisch verwenden; sollte die- 128 Kapitel 5

17 se Einstellung nicht funktionieren, können Sie meist der Fehlermeldung, die Outlook beim Herstellen der Verbindung anzeigt, entnehmen, welchen Verbindungstyp der -Server verwendet. HINWEIS Doppelte -Konten Sollte nach dem Hinzufügen eines neuen -Kontos dieses auf der Registerkarte doppelt auftauchen, schalten Sie kurz auf eine andere Registerkarte um. Es handelt sich hierbei nur um ein Darstellungsproblem und es kann sein, dass dieses in einem der Service Packs für Office 2007 behoben sein wird. Exchange-Postfach hinzufügen Um einem Outlook-Profil ein neues Exchange-Postfach zuzuordnen, müssen Sie Outlook beenden und das Symbol Mail in der Systemsteuerung verwenden. Exchange-Postfächer können nicht hinzugefügt werden, während Outlook ausgeführt wird. 1. Wenn Outlook gestartet ist, beenden Sie es. 2. Öffnen Sie die Systemsteuerung, öffnen dort das Symbol Mail und klicken dann im Dialogfeld Mail-Setup Outlook auf die Schaltfläche - Konten. Das Dialogfeld Kontoeinstellungen wird angezeigt. 3. Klicken Sie auf der Registerkarte auf Neu. 4. Achten Sie darauf, dass die Option Microsoft Exchange, POP3, IMAP oder HTTP ausgewählt ist und klicken Sie auf Weiter. 5. Schalten Sie das Kontrollkästchen Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren ein und klicken Sie dann auf Weiter. 6. Markieren Sie auf der Seite -Dienst auswählen die Option Microsoft Exchange und klicken Sie dann auf Weiter. 7. Wenn sich der Exchange-Server innerhalb Ihres Netzwerks befindet, reicht es aus, den Namen des Exchange-Servers und den Namen Ihres Exchange- Server-Postfachs einzugeben (siehe Abbildung 5.18 auf der folgenden Seite). In den meisten Fällen ist der Name Ihres Exchange-Postfachs mit dem Namen Ihres Windows-Benutzerkontos identisch. Klicken Sie auf Weiter. Profile und -Konten 129

18 Abbildung 5.18: Für einen Exchange-Server, der sich in Ihrem lokalen Netzwerk befindet, reicht es meist aus, den Namen des Exchange-Servers und Ihren Benutzernamen einzutragen. Falls Sie ein Exchange-Postfach auf einem externen Server verwenden oder über das Internet und nicht über das lokale Netzwerk auf Ihren Exchange- Server zugreifen, sind meist noch weitere Einstellungen erforderlich. Abbildung 5.19: Hier exemplarisch einige Einstellungen, die vorgenommen werden müssen, um beim Dienstanbieter 1&1 auf ein Exchange-Server-Postfach zuzugreifen. 130 Kapitel 5

19 Klicken Sie auf Weitere Einstellungen und nehmen Sie die Konfiguration so vor, wie Sie es der Dokumentation Ihres Dienstanbieters entnehmen können. Die Abbildung auf der vorigen Seite zeigt exemplarisch die Verbindungseinstellungen für den Dienstanbieter 1&1, wenn auf das Exchange- Postfach über das Internet zugegriffen wird. 8. Wenn das Exchange-Konto erfolgreich eingerichtet wurde, können Sie die Systemsteuerung schließen und Outlook starten. Beim ersten Start nach der Einrichtung eines neuen Exchange-Kontos führt Outlook automatisch weitere Schritte durch, die zur Fertigstellung der Kontoeinrichtung erforderlich sind. Datendateien: Speicherort für s Alle Daten, mit denen Sie in Outlook arbeiten, werden in sogenannten Datendateien gespeichert, die, gemeinsam mit den Kontoinformationen, Ihr Outlook- Profil ausmachen. Wie im Abschnitt über Profile beschrieben, kann ein Profil auch mehrere Datendateien beinhalten. (In Kapitel 6 dieses Buches ist beschrieben, wie Sie weitere Datendateien erstellen.) Wenn Sie den Befehl Extras/Kontoeinstellungen aufrufen, werden auf der Registerkarte alle eingerichteten -Konten angezeigt. Abbildung 5.20: In der Liste werden alle eingerichteten -Konten angezeigt. Wenn Sie einen Eintrag markieren, sehen Sie im unteren Bereich des Dialogfeldes, welche Datendatei als Speicherort für die -Nachrichten dieses Kontos verwendet wird. Profile und -Konten 131

20 Um den Speicherort zu ändern, klicken Sie die Schaltfläche Ordner wechseln an und wählen dann im Dialogfeld Neuer -Übermittlungsort die Datendatei und den Ordner aus, die Sie verwenden möchten. Weitere Konteneinstellungen vornehmen Sie können die Einstellungen für die eingerichteten -Konten über das Dialogfeld Kontoeinstellungen jederzeit ändern. Standardkonto festlegen Wenn Sie mehrere -Konten eingerichtet haben, verwendet Outlook eines der Konten als Standardkonto. Wenn Sie eine neue erstellen, wird die Mail dann automatisch über das Standardkonto versendet. (Sie können das Konto, über das eine Mail versendet wird, auch während des Erstellens der Nachricht ändern; dies wird in Kapitel 3 beschrieben.) Um das Standardkonto zu ändern, markieren Sie auf der Registerkarte das gewünschte Konto und klicken dann auf Als Standard festlegen (siehe Abbildung auf der vorigen Seite). s auf dem Server belassen Falls Sie ein -Konto verwenden, auf das Sie auch über eine Website zugreifen können, kann es sinnvoll sein, die s sowohl mit Outlook abzurufen als auch auf dem Server zu belassen, damit sie auch beim Zugriff über die Website weiter zur Verfügung stehen. Standardmäßig werden die s nach dem erfolgreichen Abrufen vom -Server gelöscht. Damit die s auf dem Server vorhanden bleiben, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie den Befehl Extras/Kontoeinstellungen und wechseln Sie zur Registerkarte Markieren Sie in der Liste das -Konto, deren Einstellungen Sie ändern möchten. 3. Klicken Sie auf Ändern und dann auf die Schaltfläche Weitere Einstelllungen. 4. Wechseln Sie zur Registerkarte Erweitert. 5. Schalten Sie im Bereich Übermittlung das Kontrollkästchen Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen ein. 132 Kapitel 5

21 6. Wenn Sie möchten, dass die s nach einer bestimmten Zeitspanne vom Server entfernt werden, schalten Sie das Kontrollkästchen Vom Server nach x Tagen entfernen ein und legen die Zeitspanne fest. 7. Um zu erreichen, dass Elemente, die Sie in Outlook gelöscht und aus dem Ordner Gelöschte Objekte entfernt haben, auch vom Server entfernt werden schalten Sie das Kontrollkästchen Entfernen, wenn aus "Gelöschte Objekte" entfernt ein. 8. Klicken Sie auf OK, dann auf Weiter und abschließend auf Fertig stellen. Abbildung 5.21: Im unteren Bereich des Dialogfeldes legen Sie fest, ob die s, die Sie mit Outlook abrufen, auf dem Mail-Server belassen werden. Servertimeout einstellen Auf der Registerkarte Erweitert können Sie außerdem noch den Schwellenwert für den Servertimeout einstellen. Hierbei handelt es sich um die Zeitdauer, während der Outlook versucht, eine Verbindung zu dem -Server herzustellen und die dort befindlichen s abzurufen. Wenn Sie häufig entweder viele oder große -Nachrichten abrufen und Sie dabei eine Timeout-Fehlermeldung erhalten, kann es helfen, den Timeout-Wert zu erhöhen. Der Standardwert ist 1 Minute; der Timeout-Schwellenwert kann zwischen 10 Sekunden und 10 Minuten eingestellt werden. Falls das Hochsetzen des Servertimeouts keine Hilfe bringt und Sie über eine Website auf das -Konto zugreifen können, dann versuchen Sie, die größte Mail zu löschen und dann erneut, die s mit Outlook abzuholen. Profile und -Konten 133

22 Antwortadresse und Name der Organisation Die drei letzten Einstellungen, die wir in diesem Kapitel vorstellen wollen, befinden sich alle auf der Registerkarte Allgemein des Dialogfeldes Internet-E- Mail-Einstellungen. Abbildung 5.22: Auf der Registerkarte Allgemein können Sie u. a. den Anzeigenamen für das -Konto einstellen. -Konto Im Feld -Konto können Sie einen Anzeigenamen für das -Konto eingeben. Der Anzeigename wird Outlook-intern verwendet. Beispielsweise wird der Anzeigename auf der Registerkarte s angezeigt und er wird auch verwendet, um beim Erstellen einer Mail die Auswahlliste mit den Konten zu erstellen, aus der Sie dann das Konto auswählen, über das die versendet werden soll. Firma In das Feld Firma können Sie den Namen Ihrer Firma oder Organisation eintragen. Diese Information wird in den Kopfzeilen der - Nachricht (einem normalerweise nicht sichtbaren Bereich der ) an den Empfänger übertragen. Antwortadresse Wenn die Antwort auf eine , die Sie über dieses Konto verschicken, an eine andere -Adresse als die Absenderadresse gesendet werden soll, dann geben Sie diese Adresse in das Feld Antwortadresse ein. Wenn der Empfänger der auf Antworten klickt, wird die Antwort an die im Feld Antwortadresse eingetragene -Adresse gesendet. 134 Kapitel 5

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