Office Communicator 2007 Einführung Neufunktionen

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1 Office Communicator 2007 Einführung Neufunktionen Last Reviewed: Product Version: Author: October 2007 OCS 2007 RTM Daniel Jonathan Valik, Microsoft Austria GmbH

2 Office Communicator 2007 Einführung Neufunktionen Daniel Jonathan Valik Product Technical Specialist Unified Communications MCT, MCTS, MOC, MCSE, MCP, MCSA Published: October 2007 Applies To: Office Communications Server 2007 RTM

3 Copyright Information in this document, including URL and other Internet Web site references, is subject to change without notice. Unless otherwise noted, the example companies, organizations, products, domain names, addresses, logos, people, places, and events depicted herein are fictitious, and no association with any real company, organization, product, domain name, address, logo, person, place, or event is intended or should be inferred. Complying with all applicable copyright laws is the responsibility of the user. Microsoft may have patents, patent applications, trademarks, copyrights, or other intellectual property rights covering subject matter in this document. Except as expressly provided in any written license agreement from Microsoft, the furnishing of this document does not give you any license to these patents, trademarks, copyrights, or other intellectual property Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Active Directory, ActiveX, Hotmail, Microsoft Press, Outlook, SharePoint, Visual Basic, Windows, Windows NT and Windows Server are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. The names of actual companies and products mentioned herein may be the trademarks of their respective owners.

4 Table of Contents Table of Contents Beschreibung Dokument/Zielgruppe Vorwort Presence Integration Instant Messaging Voice over IP Telefonie und CTI Integration Call Journaling Adressbuchsuche Feedback & FAQ... 15

5 1.0 Beschreibung Dokument/Zielgruppe Dieses Dokument beschreibt die Neufunktionalitäten des Office Communicators 2007 im Bezug auf die Kommunikationsfunktionalitäten des Produkts im Zusammenhang mit dem Microsoft Office 2003 bzw. der Office System 2007 Plattform. In diesem Dokument sind die wichtigsten Funktionalitäten des Microsoft Office Communicators 2007 für Endanwender zusammengefasst. Zielgruppe ist somit der Anwender, dem diese Schulungsunterlage bzw. Dokumentation die Bedienung der Microsoft Lösung mit den enthaltenen Inhalten und Abbildungen vereinfachen soll.

6 1.1 Vorwort Office Communications Server 2007 Der Office Communications Server 2007 ist Microsofts neues Produkt im Bereich Echtzeit- Kommunikation und steht für den nächsten technologischen Schritt, die Kommunikation zwischen Personen und ebenso Unternehmen einfacher und effizienter zu gestalten. Wie bei fast allen Microsoft Produkten, verfügt der Office Communications Server 2007 über eine Client- Server Architektur und somit über verschiedenen Clientintegrationen und Zugriffsmöglichkeiten. Dies bedeutet im engeren Sinne, dass dem Endbenutzer viele verbesserte und auch neue Möglichkeiten der Kommunikation von seinem Arbeitsplatz möglich sind. Gemeinsam integriert mit Office 2003 oder bereits Office 2007 bietet der Office Communications Server 2007 viele Kommunikationsvarianten an, wie etwa die Telefonie aus jeder Office Anwendung oder die Entgegennahme eingehender Telefongespräche über die Client-Anwendung, anstatt über das Arbeitsplatztelefon. Die folgende Grafik zeigt die verschiedenen Clientfunktionen auf, die in den nächsten Seiten dieses Dokuments näher beschrieben werden.

7 2.0 Presence Integration Presence Integration (Verfügbarkeitsinformationen) Die Integration der Presence Technologie durch den Office Communicator 2007 ermöglicht dem Benutzer die effiziente Kommunikation in Form einer sehr relevanten Information, der Presence- oder auch Verfügbarkeitsinformation. Presenceintegration bedeutet, dass der Benutzer beispielsweise nicht mehr versucht, den gewünschten Ansprechpartner mehrmals über das Arbeitsplatztelefon oder per vergebens zu erreichen, sondern in Form einer symbolischen Information im Microsoft Office 2007 oder in weiteren Applikationen bereits vor der Kontaktaufnahme über dessen Verfügbarkeit informiert ist. Diese Verfügbarkeitsinformation ist in jeder Office Anwendung einsehbar, sei es innerhalb eines Worddokumentes, einer im Outlook oder auch dem Microsoft Sharepoint Server bzw. verschiedenen Web-Anwendungen. Die verschiedenen Farben zeigen die jeweilige Verfügbarkeit der eigenen Person (Synchronisiert aus dem Outlook Kalender, oder manuelle Einstellung) und den Gesprächspartnern bzw. Kontakten der Kontaktliste. Folgende Farben sind wählbar oder werden aus dem Outlook Kalender entsprechend automatisch angezeigt: Grün zeigt Verfügbar (Available) an. Rot zeigt Nicht Verfügbar (Busy) an. Rot durchgestrichen zeigt Bitte nicht stören (Do not distrub) an. Gelb zeigt Bald wieder Verfügbar (Be right back) an. Gelb kann auch Nicht am Arbeitsplatz (Away) anzeigen.

8 Die folgenden Abbildungen zeigen die Presenceintegration innerhalb verschiedener Microsoft Office Anwendungen. Daniel Valik ist beschäftigt (Bild oben) Thomas Laciano ist verfügbar (Bild unten)

9 3.0 Instant Messaging Instant Messaging Der Office Communicator 2007 gibt dem Benutzer die Möglichkeit, neben Telefon- und Videogesprächen ebenso textbasierend kommunizieren zu können. Diese Möglichkeit ist unter dem technischen Begriff Instant Messaging zu verstehen. Doch wann wird diese Funktion heute neben den vielen neuen Möglichkeiten angewendet? Eine Instant Message zu verfassen, also den Gesprächspartner ähnlich wie bei anderen Produkten (AOL, YAHOO, LIVE-MSN Messenger) mittels einer Textnachricht zu kontaktieren, wird in der Businesswelt ebenso gerne verwendet. Gerade wenn einer der beiden kommunizierenden Personen sich in einem Meeting befindet, kann auf diese Kommunikationsvariante sehr effizient zurückgegriffen werden, um beispielsweise rasch Informationen oder sogar Daten (Dokumente, etc.) auszutauschen. Wie auf den unten angeführten Abbildungen wird der Benutzer bei einer eingehenden Nachricht links unten am Bildschirmrand verständigt und kann (Bild rechte Ecke) wiederrum ebenso aus jeder oder Applikation einem Kontakt mittels Instant Message antworten.

10 4.0 Voice over IP Telefonie und CTI Integration Voice over IP Telephony und CTI (Computer Telephony Integration) Integration Neben der Kommunikationsmöglichkeit mittels Instant Messaging und der Presenceintegration (Verfügbarkeitsinformation) ermöglicht der Office Communicator 2007 ebenso die Telefonie aus jeder Microsoft Office 2003 und 2007 Anwendung. Telefonie bedeutet im engeren Sinne, die Wahl von Rufnummern aus dem Office Communicatiors 2007 bzw. aus den Globalen und Persönlichen Outlook Adressbuch, jedoch auch die Annahme von Eingehenden Telefongesprächen mittels des Office Communicatiors Um nun ein ausgehendes Gespräch zu initialisieren, gibt es mehrere Möglichkeiten. Die Erste Variante ist den Communicator zu öffnen (Doppelklick auf das Communicator Symbol in der Taskleiste) und einen Kontakt aus der Liste zu wählen. Neben dem Namen des Gesprächspartners erscheint ein kleiner Telefonhörer, mit dem man die entsprechende Rufnummer aus dem Adressbuch wählen kann (siehe Abbildung). Danach kann die entsprechende Rufnummer mit einem Mausklick (Linke Maustaste) bestätigt werden und die Verbindung zum Gesprächspartner über die stationäre Telefonanlage und dem synchron (Converged) funktionierenden Arbeitsplatztelefon wird hergestellt. Sie können nun bequem über ein Headset (Mikrofon und Lautsprecher) oder über das stationäre Arbeitsplatztelefon das Telefongespräch führen.

11 Eine weitere Möglichkeit besteht die Rufnummer in der Suchleiste einzutippen und mit der Enter Taste zu bestätigen. Der Wählvorgang wiederholt sich und es kann wiederum mit dem Headset oder dem Arbeitsplatztelefon das Gespräch geführt werden. (siehe Abbildung unten) Bei einem eingehenden Telefonat wird der Benutzer über ein Callfenster (oder auch Anruffenster) im linken unteren Bildschirmrand verständigt. Das Telefonat kann somit mit diesem Verständigungsfenster (Call Notification) entgegengenommen werden und mit dem Headset oder dem Arbeitsplatztelefonapparat geführt werden. Ebenso können interne Benutzer (innerhalb des Unternehmensnetzwerks) zu anderen internen Benutzern mittels VoIP (Voice over Internet) Gespräche von einem Arbeitsplatzcomputer zum anderen führen. Dies funktioniert einerseits über eine Audioverbindung von PC zu PC, kann jedoch wahlweise auch mittels einer PC-Webcam auf Videogespräche erweitert werden. Um diese Funktionen zu nutzen, kann einfach per rechten Mausklick auf die jeweiligen Bedienungselemente im Office Communicator 2007 die entsprechende Person kontaktiert werden. (siehe Abbildung nächste Seite)

12 *Dieses Fenster erscheint per Doppelklick auf einem Kontakt;

13 5.0 Call Journaling Call Journaling Die Telefonintegration des Office Communicators 2007 bietet wohl neben den Kommunikationsvarianten Instant Messaging, Audio und Video Kommunikation eine gewohnte, jedoch stark vereinfachte und verbesserte Kommunikationsmöglichkeit. Da ein- und ausgehende Telefongespräche, besonders Anrufe in Abwesenheit innerhalb der Office Anwendung Microsoft Outlook 2003/2007 ersichtlich sein müssen, besitzt der Office Communicator 2007 eine Journal bzw. Call Detail Recording Funktion. Dieses Feature ermöglicht die Einsicht in alle Ein- und Ausgehenden, bzw. Verpassten Anrufe mittels der Standard Outlook Ansichten. Um diese Informationen einzusehen, öffnen Sie bitte Ihr Microsoft Outlook und klicken je nach Version (bei Office 2003) auf den Posteingang (oder Inbox) bzw. bei Outlook 2007 auf die entsprechenden Search Folders (Such Ordner) innerhalb Ihrer Mailbox. Die Anrufjournale sind mit einem Symbol versehen, um diese Nachrichten neben den und Kalenderdaten besser erkennen zu können. Auf den folgenden Abbildungen sehen Sie die Outlook 2007 Searchfolder und ein Anrufjournal unter der aktuellen Microsoft Office (Outlook) 2007 Version. Bei Microsoft Office 2003 entnehmen Sie diese Informationen direkt aus der Inbox (Posteingang) bzw. aus den Sent Items (Gesendete Objekte).

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15 6.0 Adressbuchsuche Adressbuchsuche Die Adressbuchsuche hilft Ihnen die Kontakte in Ihrem globalen Firmenadressbuch bzw. in Ihren persönlichen Outlook Kontakten zu finden und mit den oben angeführten Kommunikationstechnologien zu kontaktieren. Um einen Kontakt beispielsweise per Telefon über den Microsoft Office Communicator 2007 zu erreichen, gehen Sie wie folgt vor: 1) Öffnen Sie den MOC 2007 (Microsoft Office Communictor 2007) 2) Klicken Sie in das Suchfeld (Leiste unter der grünen Presence Anzeige) und geben Sie die zu suchende Person ein. Nachdem alle Adressbücher nach der Person durchsucht wurden und diese Person im Ergebnisfenster gefunden wurde, können Sie die Kommunikationsfunktionen per rechten Mausklick auf den Kontakt nutzen (Telefongespräch, VoIP Communicator Call Audio & Video, Instant Messaging, etc.)

16 Eine weitere Möglichkeit Personen einfach über die enthaltenen Funktionen zu kontaktieren, ist Ihr Microsoft Outlook zu öffnen und im Adressbuchfeld die entsprechende Person einzugeben. (siehe Bild unten) Nachdem die Person über die Suche gefunden wurde und das Ergebnis auf dem Bildschirm sichtbar ist, können Sie wiederum die enthaltenen Office Communicator 2007 Funktionen nutzen, um eine Konversation mit der gesuchten Person zu starten. (siehe Bild unten)

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18 7.0 Feedback & FAQ Feedback & FAQ Die in diesem Dokument zusammengefassten Neuheiten des Office Communications Server 2007 sollen Ihnen einen kompakten Überblick über die Nutzung der Hauptfunktionen geben. Die Integration des Office Communicators 2007 kann natürlich in jedem Kundennetzwerk bzw. von Unternehmen zu Unternehmen aufgrund der darin zugrundeliegenden Anwendungs- Berechtigungen unterschiedlich sein. Die in diesem Dokument enthaltenen Kommunikationsvarianten unterliegen somit dem Design und der Freischaltung durch die Unternehmensadministration (IT Abteilung) und sind nur mit der entsprechenden Berechtigung durch den Endbenutzer aufrufbar bzw. nutzbar. Sollten Sie weitere Dokumente und Beschreibungen zum Thema Microsoft Office Communications Server 2007 oder Exchange Server 2007 beziehen wollen, stehen Ihnen diese Inhalte unter zur Verfügung. Sollten Sie zu diesem Whitepaper Feedback übermitteln wollen, bitte dieses an die folgende adresse zusenden:

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