Die bessere Chefin sein!

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1 Die bessere Chefin sein! Wie stelle ich ein gutes Team zusammen und wie lässt es sich richtig führen?

2 Grundlagen Was ist ein Team? Eine Gruppe (also eine Ansammlung von Individuen) ist noch kein Team, denn dieses zeichnet sich durch eine klare gemeinsame Zielsetzung aus. Die Gruppe ist die Vorform des Teams. Zum Team gehört eine Art Loyalität oder Identifikation. Die einzelnen Mitglieder verhalten sich verbindlich gegenüber den anderen im Team und gemeinsam verabredeten Beschlüssen. Man vertraut sich im Team untereinander. Informationen werden offen preisgegeben und ausgetauscht. Interne Konkurrenzkämpfe nehmen nicht solche Maße an, dass sie die Teamintegration gefährden. Der Mehrwert ist größer als die Summe der Einzelleistungen. Wissen und Fähigkeiten werden gebündelt. Warum überhaupt Teams? Produktivität von Arbeitsteilung Beispiel Adam Smith: Führte ein nicht gelernter Arbeiter sämtliche Arbeitsschritte für die Nadelherstellung selbst aus, gelang es ihm nicht, am Tag mehr als 20 Nadeln zu fertigen. Verteilte man die einzelnen Arbeitsschritte auf zehn Arbeiter, die ebenfalls alle nicht in der Lage gewesen wären, alleine viele Nadeln herzustellen, stieg der gesamte Output auf Man beachte den Anstieg der Pro-Kopf-Produktivität von < 20 auf Teams versprechen Synergieeffekte. Oft ist nicht mit einem einfachen Aufaddieren sondern mit einer Multiplikation der Einzelleistungen zu rechnen. Durch die Zusammenführung von speziellem Wissen und Fähigkeiten entsteht zudem eine adressierbare Einheit, die eine immense Breite an Aufgaben erfüllen kann. Trotzdem bleibt der Schulungs- und Einarbeitungsaufwand der Individuen überschaubar, da nicht jeder alles wissen muss. Beispiel kaufmännische Disposition: Sämtliche Anfragen an kaufmännischen Berufen sind bei Tina Voß richtig aufgehoben. Zwar gibt es immer Spezialisten für einzelne Segmente und Branchen (Buchhaltung, Versicherung, Vertrieb, Call-Center, Assistenz), doch kann das Team als Einheit alle Anfragen schnell und effizient bearbeiten. Teamzusammenstellung Unerlässlich für das Teammix: fachliche Qualifikation und Persönlichkeitsprofil Fachliche Qualifikation: unerlässlich für komplexere Aufgaben. Beispiel: Ein Team, das eine Ausschreibung für ein öffentliches Projekt zum Bau eines neuen Stadttheaters gewinnen soll, muss Architekten, Bauingenieure und -zeichner in sich vereinen, genauso wie dort Know-how im Vergabe- und Baurecht von Vorteil ist. Tina Voß GmbH, 10/2012 2

3 Persönlichkeitsprofil: Grundeigenschaft der Teamfähigkeit muss gegeben sein. Beispiel: Soll das Teamziel eine ganzheitliche Vertriebsstrategie für ein neues Produkt sein und die Mitglieder der Einheit rekrutieren sich ausschließlich über sich im Eigeninteresse motivierende Vertriebsbeauftragte, wird eine Teamidentifikation und ein förderlicher unbeschränkter Informationsaustausch unwahrscheinlich. Persönlichkeitstypen, die die Teamleistung nach unten ziehen, sind bei der Zusammenstellung nicht zu beachten. Dies betrifft vor allem Trittbrettfahrer, die sich auf den Leistungen der anderen ausruhen und sich einerseits im Erfolg des Teams sonnen oder sich bei Kritik am Team hinter den anderen Mitgliedern verstecken. Ebenfalls sind Einzelkämpfermentalitäten für die Teamleistung hinderlich. Durch das Orientieren an den eigenen individuellen Erfolgen ist eine Identifikation mit Teamaufgaben nicht interessant. Die Angst, dass persönliche Leistungen anderen zugerechnet werden, ist für den Einzelkämpfer zu groß, als dass er dem Teamziel höchste Priorität einräumt. Auswahl Teamleiter Teamleiter sind nicht einfach Teamchefs. Sie müssen ein erweitertes Bündel vor allem an sozialen Kompetenzen mitbringen. Die Fähigkeit, zum einen die Perspektive der externen Auftraggeber einnehmen zu können, um die Auftragsanforderungen an das Team zu verstehen und durchzusetzen, ist äußerst wichtig. Zum anderen muss der Teamleiter auch die Interessen der anderen Teammitglieder vertreten können, um die Bearbeitung von Leistungsanforderungen der externen Instanzen realistisch einschätzen zu können. Er vertritt folglich zwei Interessenlagen gegeneinander. Alles, was unter Warum überhaupt Teams? und der damit zusammenhängenden Produktivität subsumiert ist, muss vor allem durch den Teamleiter möglich gemacht werden. Er ist für das effektive Arbeiten des Teams verantwortlich, da Teams nicht einfach von selbst laufen. Interne wie externe Konflikte und Reibungsverluste sind zu managen bzw. zu lösen. Kontakt- und Kooperationsfähigkeit, Selbstkontrolle und die Fähigkeit, andere Perspektiven einnehmen und vertreten zu können sind somit Kernkompetenzen des Teamleiters. Beispiel: In einem Maschinenbauunternehmen wird in einem Team versucht, auf ein Wettbewerbsprodukt zu reagieren, welches dem Kunden mehr Funktionen bietet, als das im eigenen Haus hergestellte. Da der Teamleiter nur nach fachlichen Gesichtspunkten ausgewählt wurde und sich ausschließlich auf die technische Seite der Aufgabe konzentriert, gären interne Konflikte, die die effektive Arbeit unmöglich machen. Von anderen Teammitgliedern wird der Leiter nicht als Ansprechpartner akzeptiert, weswegen Lösungen auf eigene Faust für zwischenpersönliche Probleme herangezogen werden. Darauf von externen Führungskräften angesprochen, fällt dem Teamleiter als Maßnahme nur der Austausch von Teammitgliedern ein (Problem: Mangel an sozialer Kompetenz). Teamführung Aufgabenverteilung nach individuellen Stärken. Das gilt auch für die generelle Ausrichtung des Teams. Sicherlich ist es sinnvoll und wünschenswert, möglichst viele Eigenschaften und Charakterfacetten zusammenzubringen. Dennoch ist es oft angebracht, bestimmte Schwerpunkt-Tendenzen zu verfolgen. Beispiel: Sollen neue Konzepte für Dienstleitungen in einem Team entwickelt werden (Think-Tank-Struktur), dann ist es grundsätzlich richtig, überwiegend kreative Persönlichkeitstypen in das Team aufzunehmen, die kein Problem haben, in wenig strukturierten Aufgabenfeldern zu arbeiten und es als Freiheit ansehen, wenn es noch nicht für alles Regeln und Wege gibt. Tina Voß GmbH, 10/2012 3

4 Beispiel: Geht es in einem Team darum, einen gesonderten Arbeitsaufwand an repetitiven und relativ homogenen Aufgaben zusammenzufassen und abzuarbeiten (Sachbearbeitungsstruktur), ist ein erhöhter Anteil an Persönlichkeitstypen angebracht, die administrativ sehr stark sind und Arbeitsstrukturen als Erleichterung und Hilfe wahrnehmen. Aus der gewollt heterogenen Charakterstruktur des Teams können auch Konflikte entstehen, da bestimmte Charaktertypen nicht zusammenpassen. Regeln für die Zusammenarbeit Teams dürfen auf Grund von zwischenpersönlichen Differenzen nicht zum Schlachthof (Kampfarena-Charakter), Friedhof (Lähmungscharakter) oder Spielplatz (Ohne-Fokus-Charakter) werden. Es ist deswegen sinnvoll, intern Teamregeln zu formulieren. Wenn nötig, ist das auch schriftlich möglich, so dass man sich auf einzelne Agreements direkt berufen kann. Zentral für alle Regeln der Zusammenarbeit sollte der Ansatz sein, dass man gemeinsam die Verantwortung für eine Aufgabe übernimmt. Persönlichkeitstypen, die die Teamleistung nach unten ziehen: Schwachleister und Trittbrettfahrer oder Einzelkämpfer. Sind diese erkannt, sollte der Teamleiter versuchen, die Mitarbeiter in puncto Teamarbeit zu coachen und ganz klare Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege formulieren, so dass erstens niemand im Fahrwasser des Teams mitschwimmt, ohne selbst produktiv zu sein und zweitens niemand aus Eigeninteressen Kooperation verweigert aus Angst, dass Erfolge und Leistungen nicht ihm persönlich zugerechnet werden. Faktor der Selbstorganisation Selbstorganisation heißt nicht, alles läuft von selbst. Der Begriff meint allerdings, dass in echten Teams nicht jeder kleine Schritt bestimmt und angewiesen sein muss. Stimmt das Binnenklima, sind sich Teams spätestens nach der Organisationsphase darüber klar, wo welche Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten liegen, so dass die übergeordneten Instanzen sich mit den Ergebnissen der Teamarbeit auseinandersetzen können und nicht ständig regulierend und organisierend eingreifen müssen. Teams müssen sich entwickeln und sind nicht unmittelbar nach der Zusammenstellung fertig. Bis Teams ihr volles Produktivitätspotenzial entfalten können, brauchen sie Zeit. Beispiel: Um eine neue komplexe Aufgabe auszuführen, entscheidet sich der Geschäftsführer ein Team einzurichten. Die Mitglieder bestimmt er einfach nach Verfügbarkeit. Am ersten Tag der Teamfindung stellt er sich vor die Mitarbeiter und verkündet Ihr seid jetzt ein Team! und erläutert die künftige Aufgabe. Auch nach einiger Zeit wirft die Teamstruktur keinen Mehrwert ab und die Mitglieder arbeiten wie vorher auch jeder für sich. Haben sie Fragen oder hängen an bestimmten Punkten fest, wenden sie sich an den Geschäftsführer, der verständnislos antwortet: Das müsst ihr doch im Team klären! Frustriert bricht er das Teamprojekt mit der Begründung ab, dass die Mitarbeiter einfach nicht teamfähig seien. Faktoren für gute Teamarbeit: Feedback Authentizität der Teamleitung Offenheit Förderung der Fähigkeiten der Teammitglieder Erschaffen einer sozialen Atmosphäre Führungspositionen sind immer Machtpositionen Ohne Macht kein Chef- oder Teamleitersein. Vollständige Hierarchiefreiheit ist eine Illusion, denn Teams brauchen Führung, auch wenn die Hierarchien durchaus flach sein können. Richtungen müssen in bestimmten Fällen vorgegeben werden genauso, wie man sich an irgendeinem Punkt auf eine Entscheidung festlegen muss, auch wenn es noch Widerspruch gibt. Konsens darf im Team nicht überbewertet werden. Organisationseinheiten, bei denen die obigen Punkte Beachtung finden und in denen Macht nicht als Selbstzweck offen ausgelebt wird, profitieren in puncto Effizienz. Stichwort: Respektvolle Führung. Tina Voß GmbH, 10/2012 4

5 Kontakt Tina Voß Geschäftsführung Tel. 0511/ Tina Voß GmbH Tintengraben Hannover Verstärkung auf jeder Position kaufmännisches Personal IT-Fachkräfte gewerblich-technisches Personal Ingenieure/Techniker Personal ist unser Job Zeitarbeit Arbeitsvermittlung Bewerbermanagement Bewerbertraining On-Site Management Outplacement Outsourcing Business-Coaching Zeugniserstellung Tina Voß GmbH, 10/2012

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