Einrichtung eines Mailkontos unter Microsoft Outlook 2000 / Outlook Express Anleitung, Stand: , Ver.: 1.3, op

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1 Fachhochschule Köln University of Applied Sciences Cologne Einrichtung eines Mailkontos unter Microsoft Outlook 2000 / Outlook Express Anleitung, Stand: , Ver.: 1.3, op CampusIT Tel / Fax / Fachhochschule Köln Betzdorfer Strasse 2 D Köln Diese Anleitung ist für alle Nutzer des zentralen Mailservers der Fachhochschule Köln gedacht. Microsoft Outlook / Outlook Express sind beide programme (oder auch Mail-Clients genannt), mit denen Sie bequem Ihre s auf mehreren konten verwalten können. Voraussetzungen: Einen gültigen Account der Fachhochschule Köln Microsoft Outlook /Outlook Express* * Sicherheitshinweis: Man sollte immer die aktuelle Version bzw. eine aktuell gepatchte Version verwenden Sollten Sie einen ZVD-Account besitzen, können Sie über das Nutzerinterface https://www.intranet.fh-koeln.de den Dienst Mailbox auf dem zentralen Mailsystem aktivieren. Wie Sie diesen Dienst aktivieren können, erfahren Sie in der ZVD-Anleitung, die Sie auf der Internetseite Sollten Sie keinen ZVD-Account besitzen, laden Sie sich bitte das Antragsformular auf der Internetseite dem Punkt Schriftlich einen Account beantragen herunter und folgen Sie den darauf stehenden Anweisungen, um sich ein Konto erstellen zu lassen. Bei Fragen stehen Ihnen die Dienstleistungsmitarbeiter der ZI/DVZ gern zur Verfügung. Die Zeiten der Sprechstunde erfahren Sie ebenfalls auf der oben genannten Internetseite. Sollten Sie noch kein Microsoft Outlook besitzen, können Sie sich dieses Programm von Ihrer Office- CD nachinstallieren, oder Sie benutzen Outlook Express, das in der Regel direkt mit Windows installiert wurde. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann die eigentliche Einrichtung des Mailprogramms Microsoft Outlook / Outlook Express beginnen. In dieser Anleitung wird beschrieben, wie Sie Ihr programm so einstellen, dass Sie Ihre Mails von überall abrufen und verschicken können. Die Anleitung beschreibt die Einstellungen für Microsoft Outlook. Die Einstellungen sind im Großen und Ganzen gleich, sollten Einstellungen bei Outlook Express abweichen, werden diese in Klammern beschrieben /10

2 Starten Sie Ihr Microsoft Outlook / Outlook Express E- Mailprogramm mit einem Doppelklick auf das Outlooklogo (siehe Abb. 1). Abb. 1 Outlook oder Sie betätigen den Start Button, am linken unteren Rand ihrer Taskleiste, und gelangen so über Programme, Microsoft Office und wählen Ihr Outlook aus dem Verzeichnis aus. Dort können sie dann das Programm starten. (Abbildung 1) Abb /10/

3 Wählen Sie unter dem Menüpunkt Extras, die Option Konten aus (siehe Abb. 1.1). Abb. 1.1 Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie auf den Knopf Hinzufügen klicken (siehe Abb. 1.2). In dem sich öffnenden Menü klicken Sie auf E- Mail, um sich ein neues konto anzulegen. Abb /10/

4 Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit dem Assistenten für den Internetzugang. Tragen Sie hinter Name (Abb. 1.3) Ihren Vor- und Zunamen ein und bestätigen mit dem Knopf Weiter. Abb. 1.3 In dem darauf folgenden Fenster wird Ihre -Adresse abgefragt. Hinter der Option - Adresse (Abb. 1.4) geben Sie die -Adresse ein, die Sie mit dem ZVD-Konto bekommen haben. (Bei Outlook Express haben Sie die Wahl, eine bestehe adresse zu benutzen oder sich eine neue Adresse anlegen zu lassen. Da Sie von uns schon eine adresse bekommen haben, wählen Sie Ich habe bereits eine E- Mail- Adresse und tragen Sie die Mailadresse von Ihrem LDAP- Konto hinter der Option E- Mail- Adresse in das Textfeld ein. In der Fachhochschule Köln sind zwei Varianten möglich: Mailalias: oder Mailboxadresse: Verwenden Sie dabei nach Möglichkeit immer Ihren Mailalias. Auch hier wieder mit Weiter bestätigen. Abb /10/

5 Im Menüfenster Namen der E- Mail- Server wählen Sie als Posteingansservertyp die Option IMAP aus (siehe erster Pfeil in Abb. 1.5) und tragen in das Schriftfeld hinter Posteingangsserver (zweiter Pfeil in Abb. 1.5) die Adresse imap.intranet.fh-koeln.de ein. In das zweite Textfeld hinter Postausgangsserver tragen Sie smtp.intranet.fh-koeln.de ein. Wieder muss das Ganze mit Weiter bestätigt werden. Abb. 1.5 Als nächstes muss Ihr Benutzerkennzeichen (siehe dazu Abb. 1.6) eingegeben werden. Dieser wird benötigt, um Sie am Mailserver (wo ihre s gespeichert sind) anzumelden. Benutzerkennzeichen und das Passwort haben Sie bei der Aktivierung Ihres ZVD-Accounts bekommen. Geben Sie dazu hinter der Option Kontoname das erhaltene ZVD-Benutzerkennzeichen ein. (Entspricht dem, mit dem Sie sich am ZVD-User-Interface anmelden) Meist wird die folgende Syntax verwendet: Ersten Buchstaben Ihres Vornamens, gefolgt von Ihrem Nachnamen, ohne Leerzeichen. Vorsicht: Es sind maximal 8 Zeichen einzutragen werden, z.b. erster Buchstabe des Vornamens, gefolgt von 7 Buchstaben des Nachnamens (Max Mustermann = mmusterm). Mit Weiter geht es zum nächsten Fenster. * Hinweis: Entspricht dem Account für das ZVD-User-Interface /10/

6 Abb. 1.6 CampusIT Hier (Abb. 1.7) wird abgefragt, wie sie mit dem Internet verbunden sind. Wählen Sie dazu eine der drei Möglichkeiten aus. Für DSL, z.b. für den Heimarbeitsplatz, wählen Sie die Option Netzwerkverbindung. Sollten Sie per ISDN ins Internet gehen, wählen Sie die Option 'Manuelle Verbindung'. Klicken Sie danach abermals auf Weiter. Abb /10/

7 Zum Schluss erhalten Sie die Meldung, dass die Installation beendet ist. Schließen Sie den Assistenten mit einem Klick auf Fertig stellen. Abb. 1.8 Sie gelangen zurück in das Fenster mit den Internetkonten. Doppelklicken sie auf das Konto, das sie gerade erstellt haben imap.intranet.fh-koeln.de Abb 1.9 Daraufhin öffnet sich das Fenster (Abb. 1.10). Hier setzen sie das Häkchen, bei Dieser Server erfordert eine sichere Verbindung (SSL). wie in der Abbildung unter Postausgang. Bestätigen Sie anschließend mit OK /10/

8 Abb Anmerkung: Sichere Verbindung, Zertifikate Wenn Sie Outlook / Outlook Express über eine sichere Verbindung nutzen möchten, müssen Sie auf Ihrem Rechnersystem für die Verifizierung der Serverzertifikate die so genannten 'Wurzelzertifikate' bzw. 'Root-Zertifikate' installieren. Anleitungen wie Sie die Root-Zertifikate für Ihren Mailclient installieren und wie Sie ein Server- Zertifikat auf Echtheit prüfen können, entnehmen Sie bitte den gesonderten Anleitungen. Diese finden Sie unter: /10/

9 Sie befinden sich jetzt wieder im Outlook Hauptmenü. Um jetzt Ihre s zu empfangen oder zu versenden, klicken Sie auf Senden/ Empfangen, wie in Abb dargestellt. (Bei Outlook Express erscheint nach dem Schließen des Fensters mit den Internetkonten eine Abfrage, ob Sie die Ordnerstruktur jetzt downloaden möchten. Dies Frage bestätigen Sie mit Ja ) Abb 1.11 Es öffnet sich ein Fenster, in dem Benutzername* und Passwort abgefragt werden (siehe Abb. 1.12). Der Benutzername ist schon eingetragen, so dass Sie nur noch in das Textfeld hinter Kennwort Ihr Passwort eintragen müssen. Mit einem Klick auf OK werden Ihre Mails gesendet bzw. empfangen. * Achtung Benutzernamen sind per DEFAULT alle klein geschrieben und müssen so auch in das Feld eingetragen werden. Im FH-Umfeld enthält ein Benutzername keine Grossbuchstaben. Abb /10/

10 Zu guter letzt sollten sie eine an sich selbst versenden, um zu testen, ob alle Einstellungen richtig gemacht wurden. Wenn das der Fall sein sollte, erhalten Sie nach einigen Sekunden Ihre eigene versendete /10/

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