Outlook für Fortgeschrittene GA 35

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1 S k r i p t u m für die modulare Grundausbildung der Verwendungsgruppen A2 und A3 und Entlohnungsgruppen v2 und v3 Outlook für Fortgeschrittene GA 35 verfasst von Friedrich Indrak (BKA) Bundeskanzleramt III/6, Aus- und Weiterbildung Stand Oktober 2011

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung... 4 Neuerungen in Outlook Menübänder... 5 Registerkarte Datei... 6 Navigationsbereich... 7 Aufgabenleiste... 7 Outlook Connector... 8 Überblick... 9 Objekte in Outlook... 9 Ordner in Outlook... 9 Arbeiten mit eigenen Ordnern Anpassen des Navigationsbereichs Favoritenordner Verknüpfungen Ansichten und Druckformate definieren Arbeiten mit Nachrichten ( )...28 Senden und Empfangen von Nachrichten Lesen von Nachrichten Antworten und Weiterleiten von Nachrichten Eine neue Nachricht erstellen Öffentliche Nachricht erstellen Kontakte und Adressbuch...49 Benutzen von Kontaktordnern als Adressbuch Adressbuch verwenden Kontakte in der Tabellenansicht erstellen Kontakte mit dem Kontaktformular erstellen Kontakt aus hinzufügen Kontakt weiterleiten Kontaktgruppen verwenden Kalender...56 Ansichten des Kalenders Mögliche Kalendereinträge Einen Termin erstellen Besprechungen vereinbaren Eine Terminserie definieren Aufgaben im Kalender anzeigen Einstellungen des Kalenders anpassen Aufgaben...66 Aufgaben anzeigen Eine Aufgabe erstellen Aufgaben bearbeiten Aufgaben zuweisen und annehmen Arbeiten mit Aufgabenserien Journal und Notizen...72 Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 2

3 Das Journal benutzen Neuer Journaleintrag Outlook Notizen verwenden Notiz einem Kontakt zuordnen Verschieben, Kopieren und Weiterleiten von Notizen Notizoptionen festlegen Funktionen von Microsoft Exchange-Server...76 Verwenden und Öffnen von Ordnern anderer Personen Automatisches Beantworten eingehender Nachrichten bei Abwesenheit Fortgeschrittene Techniken...83 Arbeiten mit Suchordern Organisieren von Nachrichten mittels Regeln Seriendruck Mit Formularen arbeiten Konfigurieren eines -Kontos Tipps und Tricks Rechtschreibprüfung und Autokorrektur Anpassen von Desktopbenachrichtigungen Archivieren von Outlook-Objekten in einer Outlook-Datendatei Erzeugen und Verwenden von Signaturen Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 3

4 Einleitung Microsoft Office Outlook 2010 ist nicht nur ein Programm zum Versenden von -Nachrichten, sondern es ist auch zum Verwalten von persönlichen Daten und Informationen konzipiert. Man spricht in diesem Fall von einem Personal-Information Manager (PIM). Es erlaubt die Strukturierung und Speicherung von Nachrichten, Kontakten, Notizen, Kalenderinformationen und ähnlichem. Zusätzlich stellt es zahlreiche Mittel für den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation zur Verfügung. Wenn Sie Outlook verwenden, können Sie Ihre Kalender, Ereignisse, Meetings, Kontakte und Adressbücher verwalten. Sie können Aufgaben und To-Do-Listen erstellen und Notizen anlegen. Die Journal-Funktion ermöglicht es Ihnen, Aktivitäten, wie z.b. das Empfangen und Versenden von Nachrichten, oder das Öffnen von Dokumenten in anderen Office-Anwendung zu protokollieren. Outlook unterstützt Sie außerdem bei der Behandlung von unerwünschten Werb s (Junk-E- Mail-Filter). In vielen Büroumgebungen wird als Mail-Server ein Microsoft Exchange-Server eingesetzt. Auf diesem sind die Informationen aller Outlook-Benutzer einer Organisation gespeichert, und können so zwischen Outlook-Benutzern ausgetauscht und gemeinsam genutzt werden. Dies betrifft z.b. die Terminplanung oder die gemeinsame Verwendung von Kontaktgruppen. Ein weiterer Vorteil von Outlook ergibt sich aus seiner Fähigkeit, mit anderen Office-Programmen zu kommunizieren und zu kooperieren. Die Wörterbücher und Auto-Korrektur-Funktionen werden gemeinsam mit Microsoft Word verwendet. Die Erstellung von Serienmails kann mit Daten aus Microsoft Word oder Microsoft Excel erfolgen. Um nur einige der möglichen Beispiele zu nennen. Outlook stellt eine große Anzahl von Funktionen zur Verfügung und gerade in den Bereichen Organisation und Management wird gewöhnlich nur ein Bruchteil davon verwendet. Dieses Handbuch wird Ihnen eine Reihe der vorhandenen Möglichkeiten vorstellen und Sie sollten dadurch einen grundlegenden Überblick über die Verwendung und Konfiguration von Outlook erhalten. Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 4

5 Neuerungen in Outlook 2010 Menübänder Die offensichtlichste Änderung in Outlook 2010 ist die Verwendung von Menübändern anstatt der bisherigen Menüs. Die Befehle sind nun in logischen Gruppen angeordnet, die auf Registerkarten zusammengefasst sind. Das jeweilige Menüband wird durch einen Klick auf die Registerkarte zur Anzeige gebracht. Der Vorteil besteht darin, dass nun zum Aufrufen einer Aktion einerseits weniger Mausklicks erforderlich sind, andererseits sind die möglichen Optionen überschaubarer und leichter zu erkennen. Ein Nachteil ist sicherlich, dass die alten Menübefehle bereits vertraut und verinnerlicht sind und das Arbeiten mit Menübändern sicherlich eine Umstellung bedeutet. Prinzipiell kann man jedoch sagen, dass die Zuweisung der einzelnen Befehle zu den Menübändern gut gelungen ist. Die jeweiligen Menüoptionen befinden sich dort, wo man sie erwartet und Outlook 2010 ist eindeutig besser strukturiert und übersichtlicher als seine Vorgänger. Mit dem Pfeil am rechten Rand der Menüleiste können Sie das Menüband minimieren, also ausblenden, und auch wieder zur Anzeige bringen. Tastenkürzel Wenn Sie die ALT-TASTE drücken, werden über den Registerkarten die entsprechenden Buchstaben der Shortcuts angezeigt. Sie können dann über die Tastenkombination ALT-TASTE + angezeigter Buchstabe auf die jeweilige Registerkarte wechseln bzw. die Shortcuts der einzelnen Unterbefehle anzeigen. Diese wiederum führen in Kombination mit der ALT-TASTE die gewünschte Aktion aus. Eine weitere Möglichkeit, sich zwischen den Menübändern zu bewegen, besteht darin, dass Sie sich mit dem Mauszeiger über die Menübandleiste bewegen und das Scrollrad der Maus drehen. Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 5

6 Aufrufen von Aktionen Wenn Sie mit der linken Maustaste auf ein Symbol klicken, wird die Aktion entweder sofort ausgeführt, oder es wird ein Dialogfenster angezeigt, in dem Sie die für die Aktion notwendigen Daten angeben können. Manchmal reicht jedoch der Platz für alle Optionen nicht aus und Sie müssen die versteckten Symbole mittels Dropdownliste zur Anzeige bringen. In Outlook 2010 gibt es folgende Varianten: Bei etlichen Symbolen befindet sich an der rechten Seite ein Abwärtspfeil. Wird dieser Pfeil angeklickt, öffnet sich die Dropdownliste. Seltener gibt es auch Listen, in denen nicht alle Symbole angezeigt werden. Hier können Sie entweder mit den Auf- bzw. Abwärtspfeilen durch die Liste scrollen, oder die gesamte Liste aufklappen, indem Sie den überstrichenen Abwärtspfeil verwenden. Registerkarte Datei Backstage-Ansicht Die REGISTERKARTE DATEI nimmt eine Sonderrolle ein. Wenn Sie diese Registerkarte aufrufen, wird kein Menüband angezeigt, sondern Outlook wechselt in eine spezielle Ansicht, die grundlegende Funktionen, wie Speichern, Öffnen von Dateien, Drucken, Anzeige der Kontoinformationen, etc. ermöglicht. In dieser Backstage-Ansicht werden auch die meisten Einstellungen zu Outlook vorgenommen. Auch wenn Sie Ihre Konten verwalten oder Regeln und automatische Antworten festlegen wollen, sind Sie hier richtig. QuickSteps Häufig verwendete Befehle können jetzt in einem einzigen Klick zusammengefasst werden. Sie können die standardmäßig vorhandenen QuickSteps anpassen und eigene Schaltflächen für Ihre häufig ausgeführten Aktionen erstellen. Die QuickSteps- Sammlung befindet sich auf der REGISTERKARTE START und umfasst Schaltflächen für das Archivieren und Kennzeichnen mit einem Klick, das Versenden von Nachrichten an Ihr Team und andere beliebte Befehle. Suchtools Die Sofortsuche ist ein komfortables Werkzeug, um Suchergebnisse einzugrenzen. Auf der kontextbezogenen REGISTERKARTE SUCHTOOLS können Sie Suchkriterien, wie Absender, Stichwörter oder andere Informationen, z.b. das Vorhandensein von Anlagen, angegeben. Die Sofortsuche umfasst eine Gruppe von praktischen Filtern, mit denen Sie Ihre Suche eingrenzen können, um die gewünschten Elemente zu finden. Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 6

7 Navigationsbereich Der Navigationsbereich auf der linken Seite des Outlook-Fensters kann nun auch minimiert dargestellt werden. Dazu gibt es auf der Registerkarte ANSICHT den entsprechenden Menüpunkt NAVIGATIONSBEREICH. Dasselbe können Sie auch erreichen, wenn Sie rechts oben im Navigationsbereichs auf den nach links gerichteten Pfeil klicken. In der minimierten Darstellung verändert der Pfeil seine Ausrichtung nach rechts. Nun kann durch ein neuerliches Anklicken desselben der Navigationsbereich wieder ausgeklappt werden. Auch in der minimierten Form lässt sich komfortabel arbeiten. Im unteren Teil der reduzierten Navigationsleiste sind die Symbole der Hauptordner eingeblendet bzw. lassen sich mit dem abwärts gerichteten Pfeil die weniger benutzten Hauptordner anzeigen. So kann jederzeit zwischen , Kalender, etc. gewechselt werden. Möchten Sie nun einen bestimmten Unterordner auswählen, genügt es, mit der linken Maustaste auf den Schriftzug Ordner zu klicken, um die entsprechende Liste aufzuklappen. Mit der Tastenkombination ALT + F1 kann der Navigationsbereich völlig aus- und auch wieder eingeblendet werden. Alle Befehle und Ansichten, die unter Outlook 2003 im Navigationsbereich verfügbar waren, wurden ins Menüband verschoben. Auch die Reihenfolge der Ordner im Postfach wurde verändert. Häufig verwendete Ordner sind nun ganz oben angesiedelt, um den Zugriff darauf zu vereinfachen. Aufgabenleiste Analog verhält es sich mit der Aufgabenleiste am rechten Rand des Outlook-Fensters. Sie wird mittels des Menüpunkts AUFGABENLEISTE auf der Registerkarte ANSICHT aktiviert und kann ebenfalls in minimierter Form dargestellt werden. Das erfolgt entweder durch einen Klick auf das Pfeilsymbol in der linken oberen Ecke der Aufgabenleiste oder über den Menüpunkt AUFGABENLEISTE auf der Registerkarte ANSICHT. Im dazugehörigen Untermenü können auch die Elemente ausgewählt werden, die in der Aufgabenleiste angezeigt werden sollen. Standardmäßig sind alle drei Element (Datumsnavigator, Termine und Aufgabenliste) aktiviert. Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 7

8 Outlook Connector Im Lesebereich ist der Personenbereich hinzugekommen. Hier werden Icons für die, von der jeweils ausgewählten Nachricht, betroffenen Personen (Absender, Adressaten) angezeigt. Über die Schaltfläche HINZUFÜGEN können Sie sich mit sozialen Netzwerken, Unternehmensnetzwerken, einschließlich Microsoft SharePoint, Windows Live und anderen Websites von Drittanbietern verbinden. Im minimierten Zustand ist es ein schmaler Balken am unteren Rand des Lesebereichs. Der durch einen Klick auf das Pfeilsymbol am rechten Rand aufgeklappt wird. Ein Klick auf das jeweilige Personen-Icon zeigt, in der darunter befindlichen Auflistung, alle mit dieser Person verbundenen Outlook-Elemente an. Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 8

9 Überblick Objekte in Outlook Wenn Sie Outlook verwenden, arbeiten Sie mit einer Anzahl von verschiedenen Objekten, wie Nachrichten, Kontakten, etc. Jedes dieser Objekte ist speziell auf seine Aufgaben zugeschnitten und enthält entsprechende Eingabefelder. So enthält eine Nachricht z.b. ein Feld für die Empfängeradresse und ein Kontakt ein Feld für die Telefonnummer. Folgende Typen von Objekten werden in Outlook verwendet: -Nachricht Kalender-Eintrag Kontakt Journal-Eintrag Aufgabe Notiz InfoPath-Formular Eine -Nachricht kann versendet bzw. empfangen werden. Dabei handelt es sich um Termine und Ereignisse, die im Outlook- Kalender eingetragen werden. Namen, Adressen und Telefonnummern einer Person oder einer Ressource. Eine tagebuchartige Information über eine Person oder ein Ereignis Zu erledigende Aufgabe, einer To-Do-Liste. Ein elektronischer Sticker. Formular für wiederkehrende Aufgaben in Outlook. Zwei weitere Objekte sind das Bereitstellungsobjekt und die Kontaktgruppe. Kontaktgruppen werden im Kapitel Kontakte besprochen. Ordner in Outlook Jedes Outlook Objekt wird in einem Ordner gespeichert. Dabei kann es sich um einen von Outlook vorgegebenen Ordner handeln, oder Sie können einen eigenen Ordner erstellen. Diese Ordner verhalten sich anders als jene Ordner, die Sie aus dem Windows Explorer kennen. Outlook Ordner können in der Regel nur eine Art von Objekten beinhalten: Posteingang Gesendete Objekte Entwürfe Postausgang Junk- Kalender Kontakte Journal Notizen Aufgaben Gelöschte Objekte Alle Objekte, die empfangen wurden Alle Objekte, die gesendet wurden -Nachrichten, die erstellt aber noch nicht versendet wurden Alle Objekte, die zur Versendung anstehen Unerwünschte -Nachrichten Termine und Besprechungsanfragen Kontakte und Kontaktgruppen Journaleinträge Notizeinträge Einträge in der Aufgabenliste Ordner und Objekte, die gelöscht wurden Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 9

10 Der oberste Ordner in Outlook weist verschiedene Bezeichnungen auf. Wenn Outlook mit einem sogenannten Exchange-Server verbunden ist, das ist meistens am Arbeitsplatz, wird der Ordner Postfach genannt, andernfalls Outlook Datendatei. Durch einen Klick auf den obersten Ordner gelangen Sie zu Outlook Heute. Das ist ein spezieller Ordner, den Sie selbst gestalten können, und der ausgewählte Informationen zu s, Terminen und Aufgaben enthalten kann. Eine weitere spezielle Art von Ordner ist der Suchordner. Darin werden jene Objekte gruppiert, die bestimmten Anforderungen entsprechen, wie z.b. alle ungelesenen -Nachrichten. Suchordner werden noch detailliert besprochen. Exchange Server Wenn Sie in einer Büroumgebung arbeiten, ist es durchaus wahrscheinlich, dass Sie ein Postfach auf einem Exchange-Server benutzen. Ein solches Postfach ist Teil einer Datenbank, in der alle Postfächer Ihrer Dienststelle gehalten werden. Dadurch können Sie Objekte, wie -Nachrichten, Kalendereinträge oder Kontakte von anderen Personen einsehen und bearbeiten, sofern sie die Berechtigung besitzen. Das Vergleichen von Kalendern mehrerer Personen ist z.b. ein Vorteil dieser Lösung. PST-Dateien Im privaten Bereich steht ein Exchange-Server meistens nicht zu Verfügung: In diesem Fall werden alle Outlook-Objekte in einer Datei mit der Endung.pst auf dem eigenen Rechner gespeichert. Eine PST-Datei kann nur von einer Person gleichzeitig geöffnet werden und es ist nicht möglich, die Outlook-Objekte mit anderen Personen gemeinsam zu nutzen. Der vorgegeben Name für eine PST- Datei ist Outlook.pst und Sie finden diese Datei standardmäßig im Verzeichnis C:\Benutzer\<Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\Outlook Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 10

11 Der Ordner Local ist vom System als versteckt gekennzeichnet. Um diesen Ordner sichtbar zu machen, müssen Sie ein Explorer-Fenster (Arbeitsplatz) öffnen. Aus dem Menü EXTRAS wählen Sie den Menüpunkt ORDNEROPTIONEN und auf der Registerkarte ANSICHT markieren Sie die Option AUSGEBLENDETE DATEIEN, ORDNER UND LAUFWERKE ANZEIGEN. Arbeiten mit eigenen Ordnern Erzeugen von Ordnern Die auf Seite neun aufgezählten Ordner werden von Outlook automatisch erzeugt. Diese Standard- Ordner können weder gelöscht, noch unbenannt oder verschoben werden. Es ist jedoch möglich, eigene Ordner anzulegen. Jeder Ordner in Outlook kann nur einen bestimmten Typ von Outlook Objekten beinhalten. Daher werden neue Ordner nach ihrem Inhalt definiert. Es gibt folgende Ordnertypen: Aufgabe und Bereitstellung InfoPath-Formular Journal Kalender Kontakt Notiz Von jedem Ordnertyp können beliebig viele Ordner mit beliebigen Namen erzeugt werden und es können Ordner innerhalb anderer Ordner angelegt werden. Wird ein Objekt in einen Ordner eines anderen Typs kopiert, ändert sich auch der Typ des Objekts. D.h. wenn Sie eine -Nachricht in einen Ordner vom Typ Kalender ziehen, wird ein neuer Termin erstellt. Ziehen Sie einen Kontakt in einen Ordner vom Typ , wird eine neue -Nachricht erzeugt, deren Adressfeld mit den Daten des Kontakts ausgefüllt ist. Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 11

12 Ein neuer Ordner kann auf zwei Arten erzeugt werden: Entweder Sie wählen Sie auf der Registerkarte ORDNER den Befehl NEUER ORDNER aus, 2. oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf einen angezeigten Ordner und verwenden den Menüpunkt NEUER ORDNER aus dem Kontextmenü. In diesem Fall wird als Vorschlagswert ein Ordner vom selben Typ wie der angeklickte Ordner vorgegeben. Falls Sie einen neuen Ordner unter Kalender erzeugen möchten, lautet der Menüpunkt NEUER KALENDER. In beiden Fällen erscheint das Dialogfenster NEUEN ORDNER ERSTELLEN. Es enthält drei Eingabeelemente. Im Textfeld NAME geben Sie den Namen des neuen Ordners an. Aus der Dropdownliste ORDNER ENTHÄLT ELEMENTE DES TYPS wählen sie den Objekttyp, den der Ordner unterstützen soll (Aufgabe, und Bereitstellung, Journal, Kalender. Kontakt, oder Notiz). Und schließlich markieren Sie im Listfeld ORDNER SOLL ANGELEGT WERDEN UNTER jenen Ordner, innerhalb dessen der neue Ordner erzeugt werden soll. Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 12

13 Auf diese Art können auch komplexere Ordnerstrukturen erzeugt werden. Ein denkbares Szenario wäre z.b. die Vorbereitung auf eine 100-Jahr-Feier. Alle diesbezüglichen Aufgaben, Kontakte und Notizen werden in einem gemeinsamen Ordner abgelegt. Ändern von Ordnern Ein Rechtsklick auf den Ordner, der verändert werden soll, öffnet das Kontextmenü. Dort finden Sie die entsprechenden Einträge, um den ausgewählten Ordner zu verschieben, zu kopieren, zu löschen oder umzubenennen. Im Fall von Kopieren oder Verschieben öffnet sich ein neues Dialogfenster ORDNER KOPIEREN bzw. ORDNER VERSCHIEBEN. In diesem Fenster können Sie den Zielordner auswählen, in den der Quellordner kopiert oder verschoben werden soll. Natürlich ist es auch möglich den Ordner mit der Maus zu verschieben (Drag and Drop). Wenn Sie den Ordnereintrag mit gedrückter linker Maustaste ziehen, wird er verschoben, bei gleichzeitig gedrückter STRG-TASTE wird er kopiert. Auch das Ziehen mit der gedrückten rechten Maustaste ist möglich. Nach dem Loslassen der Maustaste erscheint ein Kontextmenü mit den Optionen Kopieren oder Verschieben. Das Umbenennen eines Ordners kann auch durch Markieren des Ordners und einem weiteren Mausklick auf die Markierung erfolgen. Allerdings muss zwischen den beiden Mausklicks eine Pause eingehalten werden, um nicht einen Doppelklick auszulösen. Wenn Sie einen Ordner löschen, wird er nach Gelöschte Objekte verschoben. Er ist also noch nicht endgültig gelöscht und kann von dort wieder herausgezogen werden. Um einen Ordner endgültig zu löschen, müssen Sie während des Löschens die UMSCHALTTASTE gedrückt halten. Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 13

14 Anpassen des Navigationsbereichs Die nebenstehende Darstellung zeigt die Ordnerliste, wenn im Navigationsbereich die Schaltfläche gewählt wurde. Im Bereich Persönliche Ordner werden alle Ordner angezeigt, die für die Bearbeitung von s relevant sind. Der Navigationsbereich kann in vielerlei Hinsicht angepasst werden: Große oder kleine Schaltflächen anzeigen Um Große oder kleine Schaltflächen anzuzeigen positionieren Sie den Mauszeiger auf der horizontalen Teilungsleiste zwischen den Ordnern und den Schaltflächen. Der Mauszeiger verändert sich zu einem Doppelpfeil. Nun können Sie die Teilungsleiste nach oben oder unten ziehen. Je nach vorhandenem Platz werden mehr oder weniger Schaltflächen groß dargestellt. Alle Schaltflächen, die keinen Platz mehr finden, werden am unteren Rand des Bereichs als kleine Schaltflächen horizontal aufgelistet. Wenn Sie die Teilungsleiste gänzlich nach unten ziehen, werden alle Schaltflächen als kleine Icons dargestellt. Schaltflächen ein- oder ausblenden Klicken Sie am unteren Rand des Navigationsbereichs auf das Symbol SCHALTFLÄCHEN KONFIGURIEREN. In dem daraufhin aufklappenden Menü klicken Sie auf SCHALTFLÄCHEN HINZUFÜGEN ODER ENTFERNEN und dann auf den Namen des Ordners der hinzugefügt oder entfernt werden soll. Ändern der Anzeigereihenfolge der Schaltflächen Auf dieselbe Art können Sie auch die Reihenfolge der Schaltflächen verändern. Klicken Sie dazu wieder auf das Symbol für SCHALTFLÄCHEN KONFIGURIEREN und im Menü auf die Schaltfläche NAVIGATIONSBEREICHSOPTIONEN. Markieren Sie dann den Ordner, der neu gereiht werden soll und klicken Sie danach auf eine der Schaltflächen NACH OBEN oder NACH UNTEN. Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 14

15 Verschiedene Ansichten der Ordnerliste Je nach gewählter Schaltfläche im Navigationsbereich ändert sich die Ansicht der Ordnerliste, und passt sich den Erfordernissen des gewählten Bereichs an: Ein- und Ausblenden der gesamten Ordnerliste Manchmal ist es erforderlich, dass Sie sich einen Überblick über alle vorhandenen Ordner verschaffen. Das ist insbesondere dann von Vorteil, wenn Sie mit Outlook-Datendateien arbeiten (siehe Abschnitt Archivieren von Outlook-Objekten in einer Outlook-Datendatei ) oder Postfächer von anderen Personen in Ihrer Ordnerliste anzeigen (siehe Abschnitt Verwenden und Öffnen von Ordnern anderer Personen ). Die Schaltfläche ORDNERLISTE befindet sich standardmäßig im unteren Teil des Navigationsbereichs zwischen den Schaltflächen NOTIZEN und VERKNÜPFUNGEN. In dieser Ansicht werden alle verfügbaren Ordner angezeigt, unabhängig davon, in welchem Hauptordner sie sich befinden. Beachten Sie bitte, dass in der Ansicht Ordnerliste nicht alle Funktionen verfügbar sind. Diese Ansicht dient in erster Linie der Übersicht. Wenn Sie konkret mit Objekten arbeiten möchten, wählen Sie zuerst den zugehörigen Ordner, also , Kalender, etc. Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 15

16 Öffnen eines weiteren Outlook Fensters Es ist auch möglich, Ordner in einem eigenen Outlook-Fenster zu starten. So können Sie jeden Aufgabenbereich getrennt anzeigen. Im Beispiel links wurde der Kalender in einem eigenen Fenster gestartet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie in einem eigenen Fenster öffnen möchten. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Menüpunkt IN NEUEM FENSTER ÖFFNEN. Favoritenordner Favoritenordner beziehen sich auf Nachrichten und werden im Navigationsbereich nur angezeigt, wenn der Ordner ausgewählt wurde. Es handelt sich dabei um Verknüpfungen zu - Ordnern. Favoritenordner werden Sie dann als nützlich empfinden, wenn Sie viele Unterordner in verschachtelten Strukturen verwenden. Die Anzeige des Favoritenordners kann folgendermaßen ein- bzw. ausgeschaltet werden: Wählen Sie im Navigationsbereich den Ordner . Klappen Sie auf der Registerkarte ANSICHT, in der Gruppe Layout, die Dropdownliste NAVIGATIONSBEREICH auf. Klicken Sie anschließend auf FAVORITEN. In der Abbildung links sehen Sie einen Favoriten, der auf einen tief verschachtelten Ordner im Posteingang zeigt. Durch den Eintrag in den Favoriten ist der Zugang zu diesem Ordner wesentlich vereinfacht. Favoritenordner erzeugen Um einen Ordner zu den Favoriten hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, der zu den Favoriten hinzugefügt werden soll und wählen aus dem Kontextmenü den Menüpunkt IN FAVORITENORDNER ANZEIGEN Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 16

17 Ordner mittels Favoritenordner verwalten Mittels eines Favoritenordners können die referenzierten Ordner verschoben, kopiert, umbenannt oder gelöscht werden. Um einen Ordner mittels Favoritenordner zu verwalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit folgenden Menüpunkten: Ordner aus Favoriten entfernen Um einen Ordner aus den Favoriten zu entfernen, ORDNER UMBENENNEN ORDNER KOPIEREN ORDNER VERSCHIEBEN ORDNER LÖSCHEN klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Favoritenordner und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Menüpunkt AUS FAVORITEN ENTFERNEN Vorsicht! Der Menüpunkt ORDNER LÖSCHEN löscht einen referenzierten Ordner mitsamt seinem Inhalt. Wenn Sie einen Ordner lediglich aus den Favoriten entfernen möchten, verwenden Sie bitte den Menüpunkt AUS FAVORITEN ENTFERNEN. Verknüpfungen Die Anordnung der einzelnen Ordner innerhalb des Navigationsbereichs ist relativ starr. Das ist innerhalb von projektbezogenen Szenarien oft störend. Mittels Verknüpfungen können Sie nun Verlinkungen auf alle beliebigen Ordner, in jeder beliebigen Struktur, erzeugen. Anders als die Favoritenordner, können Verknüpfungen nicht nur auf -Ordner, sondern auf beliebige Arten von Outlook-Ordnern angewendet werden. Um Verknüpfungen anzuzeigen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Verknüpfungsgruppe Gruppen werden benutzt, um zusammengehörige Verknüpfungen zusammenzufassen. In diesen Gruppen können Verknüpfungen auf unterschiedlichste Ordner ( , Kontakte, Kalender, usw.) gemeinsam abgelegt werden. Diese Vorgangsweise ist insbesondere dann nützlich, wenn Sie an einem Projekt arbeiten. Sie können so alle zu diesem Projekt gehörenden Ordner gemeinsam anzeigen. Um eine neue Gruppe zu erzeugen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Verknüpfungen im Navigationsbereich. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Menüpunkt NEUE VERKNÜPFUNGSGRUPPE. Geben Sie den Namen der neuen Gruppe an und drücken Sie die ENTER-TASTE Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 17

18 Analog zu dieser Vorgangsweise kann eine Gruppe auch umbenannt oder gelöscht werden. Mit Verknüpfungen arbeiten Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe und wählen Sie aus dem Kontextmenü den entsprechenden Eintrag GRUPPE UMBENENNEN oder GRUPPE LÖSCHEN. Verknüpfungen können zu jeder Gruppe hinzugefügt, bzw. von dieser entfernt werden. Sie können auf jeden beliebigen Outlook-Ordner verweisen. Ansichten und Druckformate definieren Um eine Verknüpfung hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfungsgruppe, in der die Verknüpfung erzeugt werden soll. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag NEUE VERKNÜPFUNG. Markieren Sie im Dialogfenster ZU NAVIGATIONS- BEREICH HINZUFÜGEN den Ordner, für den Sie eine Verknüpfung erstellen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK. Sie können jederzeit eine Verknüpfung mit der Maus in einer anderen Gruppe verschieben. In Outlook werden für die Daten fünf Standardtypen zur Anzeige verwendet. Es handelt sich dabei um: Tabellenansicht Zeitskalaansicht Kartenansicht Visitenkarte Tages-/Wochen-/Monatsansicht Symbolansicht Für Nachrichten- und Aufgabenordner Für Anzeige von Journaleinträgen Ansicht für Kontaktordner Ansicht für Kontaktordner Ansicht in Kalenderordnern Für Notizordner Die Standardansichten der jeweiligen Ordner verwenden verschiedene Standardtypen. Im Nachrichtenordner werden z.b. die Ansichten Kompakt, Einzeln und Vorschau mittels Tabellen gebildet. Es wäre jedoch auch möglich, eine Ansicht mit dem Typ Zeitskala zu erstellen. Jeder Ordner erhält eine Reihe von Standardansichten, wenn er erzeugt wird. Wenn Sie die Art und Weise verändern möchten, wie Outlook die Daten anzeigt, können Sie die Standardansichten verändern und neue Ansichten entwerfen. Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 18

19 Outlook Standardansichten: Ordnertyp Kalender Kontakte Aufgaben Notizen Journal Ansichten Kompakt, Einzeln, Vorschau Kalender, Vorschau, Liste, Aktiv Visitenkarte, Karte, Telefon, Liste Detailliert, Einfache Liste, Vorgangsliste, Nach Priorität, Aktiv, Erledigt, Heute, Nächste 7 Tage, Überfällig, Zugewiesen, Serveraufgaben Symbol, Notizenliste, Letzte 7 Tage Zeitskala, Eintragsliste, Telefonanrufe, Letzte 7 Tage Um z.b. die gewünschte Ansicht für den Ordner auszuwählen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wechseln Sie im Navigationsbereich zum Ordner oder drücken Sie die Tasten STRG+1. Klicken Sie auf die Registerkarte ANSICHT. Klicken Sie auf ANSICHT ÄNDERN und wählen Sie eine verfügbare Ansicht aus. Die Standardansicht der -Ordner ist die Ansicht Kompakt, in der sowohl die Liste der Nachrichten, als auch die Leseansicht nebeneinander dargestellt werden. Die Liste mit den Nachrichten ist daher relativ schmal. Um möglichst viele Informationen zu einer Nachricht anzeigen zu können, wird die Liste im Mehrzeilenmodus (Kompaktansicht) dargestellt. Wenn Sie entweder den Lesebereich deaktivieren oder die Nachrichtenliste verbreitern, springt die Ansicht in die normale Listendarstellung um. Der Mehrzeilenmodus kann in jeder Ansicht aktiviert werden, und es kann auch angegeben werden, ab wie vielen Zeichen pro Zeile der Wechsel erfolgen soll. Die genaue Vorgangsweise wird im Abschnitt Anpassen von Ansichten beschrieben. Anpassen von Ansichten Ansichten dienen dazu, die vorhandenen Daten übersichtlich und für die jeweiligen Erfordernisse passend darzustellen. Wenn Sie z.b. einen Überblick über alle Termine in Ihrem Kalender erhalten wollen, die für die nächsten 3 Monate eingetragen sind, ist eine Tabellenansicht wahrscheinlich zielführender als die Tages-Wochen-Monatsansicht. Sie können einerseits die vorhandenen Ansichten anpassen (z.b. wie Elemente angeordnet, sortiert oder gruppiert werden), andererseits besteht auch die Möglichkeit, neue Ansichten zu erzeugen. Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 19

20 Lesebereich verändern Prinzipiell kann der Lesebereich in jeder Ansicht verwendet werden. Im Ordner sind jedoch die Ansichten KOMPAKT und EINZELN die einzigen, in denen der Lesebereich standardmäßig aktiviert ist. Der Lesebereich kann rechts oder unten angezeigt bzw. ausgeblendet werden. Klicken Sie dazu in der Registerkarte ANSICHT auf den Menüpunkt LESEBEREICH. Eine Ansicht anordnen Die Befehle zum Anpassen oder Erzeugen von Ansichten befinden sich auf der Registerkarte ANSICHT. Wenn Sie die angezeigten Daten einfach nur nach einem bestimmten Feld sortieren oder gruppieren möchten, finden Sie dort den Bereich ANORDNUNG, der einen raschen Wechsel der Sortierkriterien erlaubt. In der unten abgebildeten Grafik sehen Sie den Bereich ANORDNUNG für den Ordner im aufgeklappten Zustand. Das funktioniert auch, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Spaltenkopf der Ansicht klicken. Im Kontextmenü können Sie dann die jeweilige Spalte auswählen, nach der sortiert werden soll. Den gleichen Effekt können Sie auch erzielen, wenn Sie in einer Tabellenansicht (z.b. die Ansicht Vorschau im Ordner) auf einen Spaltenkopf klicken. Die Liste wird dann nach dieser Spalte aufsteigend sortiert. Ein nochmaliger Klick auf den Spaltenkopf sortiert die Elemente in entgegengesetzter Richtung. In der folgenden Ansicht ist auf Grund des abwärtsweisenden Pfeils ersichtlich, dass diese Liste gerade nach der Spalte Erhalten absteigend sortiert ist. Verwaltungsakademie des Bundes GA Seite 20

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