MS Outlook Kontakte Empfang Ihrer Mail... 6

Transkript

1 Outlook 2010 Umstieg Inhalt: MS Outlook Multifunktionsleiste... 2 Schnellzugriffsleiste... 3 Optionen... 3 Aufgabenleiste... 4 Kontakte... 4 Elektronische Visitenkarte... 4 Empfang Ihrer Mail Nachricht... 6 Nicht alles hat sich geändert... 6 Was ist eine Unterhaltung?... 8 Termine Kalender Besprechungen automatische Abwesenheitsnotiz mit Regeln erstellen Abwesenheits-Assistent Aktivieren oder Deaktivieren von automatischen Antworten Microsoft Exchange 2003-Konten Freigeben eines Outlook-Kalenders für andere Personen Freigeben von Kalendern per Freigeben von Kalendern mit einem Microsoft Exchange Server-Konto Freigeben eines Kalenders durch Onlineveröffentlichung Stellvertretung Informationen über Zugriffsrechte für Stellvertretung Aktivieren der Zugriffsrechte für Stellvertretung Ändern der Berechtigungen für die Stellvertretung Ändern der Zugriffsrechte für Stellvertretung für private Elemente... 22

2 MS Outlook 2010 Multifunktionsleiste Immer wenn Sie in Outlook etwas erstellen oder bearbeiten, sehen Sie die Multifunktionsleiste. Speziell beim Erstellen oder Ändern von -Nachrichten, Kalenderelementen, Kontakten, Aufgaben oder Journaleinträgen spielt die Multifunktionsleiste eine Rolle. Die Multifunktionsleiste enthält Registerkarten und Befehle, die für Ihre jeweilige aktuelle Aktion geeignet sind. Deshalb unterscheiden sich die Registerkarten auf der Multifunktionsleiste je nach dem Bereich von Outlook, in dem Sie gerade arbeiten. In der Abbildung sehen Sie einige dieser Unterschiede: Eine neue Nachricht enthält die Registerkarten Nachricht und Optionen mit Gruppen und Befehlen, die Sie beim Schreiben und Senden einer Nachricht verwenden. Ein neuer Termin enthält die Registerkarte Termin mit Gruppen und Befehlen, die sich speziell auf die Arbeit mit Kalendereinträgen beziehen. Ein neuer Kontakt enthält die Registerkarte Kontakt mit Gruppen und Befehlen, die Ihnen das Aktualisieren der Kontaktinformationen vereinfachen. Quelle: Seite 2 von 22

3 Schnellzugriffsleiste Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist eine kleine Symbolleiste über der Multifunktionsleiste. Hier platzieren Sie leicht zugänglich die Befehle, die Sie am häufigsten verwenden. Was ist das Beste an der Symbolleiste für den Schnellzugriff? Sie enthält das, was Sie möchten! Das heißt, Sie können Ihre bevorzugten Befehle einfach durch Klicken der rechten Maustaste hinzufügen. Optionen Quelle: Seite 3 von 22

4 Aufgabenleiste Datumsnavigator. Bevorstehende Kalendertermine. Ort, an dem über die Tastatur neue Aufgaben eingegeben werden können. Ihre Aufgabenliste Kontakte Wenn Sie einen Kontakt öffnen oder bearbeiten, verwenden Sie die Schaltflächen der Gruppe Anzeigen, um weitere Informationen zu einem Kontakt ein- oder auszublenden. Angenommen, Sie möchten den Geburtstag oder einen Jahrestag eines Kontakts eintragen. Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfläche Details, und wählen Sie das entsprechende Datum neben Geburtstag oder Jahrestag aus. Wenn Sie die elektronische Visitenkarte eines Kontakts bearbeiten möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt auf die Schaltfläche Visitenkarte bearbeiten. Elektronische Visitenkarte Quelle: Seite 4 von 22

5 In Outlook 2010 vereinfachen elektronische Visitenkarten das Anzeigen und gemeinsame Nutzen von Kontakten. Sie werden den neuen Look der Kontakte sofort bemerken, wenn Sie auf Kontakte klicken und in diesen Bereich von Outlook wechseln. Elektronische Visitenkarten können mit -Nachrichten gesendet werden. Vielleicht möchten Sie ihre eigene elektronische Visitenkarte als Teil Ihrer -Signatur senden. Tipp In dieser Abbildung ist der Navigationsbereich minimiert, damit mehr vom Bereich Kontakte zu sehen ist. Sie können den Navigationsbereich in jedem Bereich von Outlook minimieren, indem Sie auf die Schaltfläche Navigationsbereich minimieren klicken. Quelle: Seite 5 von 22

6 Empfang Ihrer Mail Die Empfänger der von Ihnen gesendeten Dateianlagen erhalten die Anlagen wie gewohnt. Daran, wie andere die von Ihnen gesendeten Anlagen erhalten, hat sich nichts geändert. Geändert hat sich das Dateiformat, das in einigen Programmen der Version 2007 / 2010 verwendet wird. Dazu gehören z. B. Word 2007 / 2010 (nun DOCX), PowerPoint 2007 / 2010 (nun PPTX), Excel 2007 / 2010 (nun XLSX) und Access 2007 / 2010 (nun ACCDB). Das neue Format verringert die Dateigröße und macht Dateien sicherer. Gesendete oder empfangene Nachrichten erhalten möglicherweise dieses Format. Outlook unterstützt das uneingeschränkte Senden und Empfangen von Nachrichten in den neuen Dateiformaten. -Nachricht Nicht alles hat sich geändert Das Erste, was Sie zu können, ist, dass Sie eigentlich nichts Neues wissen müssen. Alle alten Verfahren, um anzufangen, funktionieren noch immer: Ob Sie nun lieber die oder STRG+N, Sie machen das, was Sie gewohnt sind. wissen müssen, um anfangen Schaltfläche Neu verwenden In der neuen Nachricht müssen Sie sich mit der Multifunktionsleiste vertraut machen. Die Registerkarte Nachricht befindet sich im Vordergrund und enthält die Befehle und Schaltflächen, die Sie am wahrscheinlichsten jeden Tag zum Erstellen und Senden einer Nachricht verwenden. Verwenden weiterer Registerkarten Falls Sie einen Befehl oder eine Schaltfläche nicht gleich finden, müssen Sie möglicherweise auf einer anderen Registerkarte nachsehen. Wenn Sie z. B. ein Bild einfügen möchten, sodass es direkt im Text dargestellt wird (nicht als separate Anlage), müssen Sie zur Registerkarte Einfügen wechseln. Nachricht zurückrufen Quelle: Seite 6 von 22

7 Klicken Sie im Navigationsbereich auf Gesendete Objekte, um zu diesem Ordner zu wechseln. Doppelklicken Sie im Ordner Gesendete Objekte auf die Nachricht, die Sie zurückrufen möchten, um sie zu öffnen. Klicken Sie in der geöffneten Nachricht in der Gruppe Aktionen auf Andere Aktionen, und klicken Sie dann auf Diese Nachricht zurückrufen. Anmerkung Wenn Sie den Befehl Diese Nachricht zurückrufen nicht sehen, verwenden Sie vermutlich nicht Microsoft Exchange Server für Ihre . Quelle: Seite 7 von 22

8 Was ist eine Unterhaltung? Nehmen wir an, ich sende Ihnen eine mit einer Anfrage. Sie antworten mir auf diese Anfrage. Weil mir noch nicht alles klar ist, schreibe ich Ihnen zurück und so geht die ganze Mail-Konversation eine Weile hin und her. Alle Mails, die meine Anfrage betreffen, stellen die Unterhaltung dar. Wenn ich jetzt die Ansicht Als Unterhaltung anzeigen gewählt habe, werden alle zusammengehörigen Nachrichten in einer Übersicht angezeigt. Nun gut! Was passiert, wenn man diese Funktion aktiviert? Zuerst will Outlook wissen, ob in allen Ordnern oder nur im aktuellen die s nach Unterhaltungen angeordnet werden sollen: Entscheiden wir uns vorerst mal für den aktuellen, also auf Diesem Ordner klicken. Nun werden im Ordner alle Unterhaltungen angezeigt: Hierfür wird der Betreff übernommen und im linken Bereich finden Sie ein kleines Dreieck: Wenn Sie darauf klicken, werden alle Nachrichten zur Unterhaltung in chronologischer Reihenfolge, beginnend mit der aktuellsten, angezeigt. Und das Feine daran: Bei entsprechender Auswahl in den Unterhaltungseinstellungen werden alle Nachrichten angezeigt, unabhängig davon, in welchem Ordner sie sich befinden: Quelle: Seite 8 von 22

9 Achtung Allerdings hat diese Funktion auch einen Haken. Die Ansicht nach Unterhaltung orientiert sich nach der Betreffzeile. Also Nachrichten mit der gleichen Betreffzeile werden als Unterhaltung zusammengefasst. Wenn nun der Empfänger Ihrer Mail auf diese antwortet, aber vor dem Absenden der Antwort den Betreff ändert, wird diese in der Unterhaltung nicht angezeigt. Ignorieren, Unterhaltung aufräumen, Löschen Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Mail einer Unterhaltung klicken, stehen Ihnen folgende Befehle zur Auswahl (alternativ gelangen Sie zu diesen Befehlen auch im Register Start in der Gruppe Löschen): Ignorieren (der Unterhaltung): Mit Ignorieren werden alle zur entsprechenden Unterhaltung gehörenden s, die Sie bereits erhalten, aber auch jene, die Sie in Zukunft noch empfangen werden, gelöscht also in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Und das unabhängig davon, in welchem Ordner sich die einzelnen Nachrichten befinden. Löschen (der Unterhaltung): Hier werden, im Gegensatz zum Ignorieren, nur die bereits zur Unterhaltung erhaltenen Nachrichten gelöscht. Jene, die Sie noch empfangen, werden nicht automatisch gelöscht. Unterhaltung aufräumen: Hier prüft Outlook, ob einzelne Nachrichten in der Unterhaltung überflüssig z.b. doppelt, wenn jedes Mal die Originalnachricht mitgesendet wird sind und löscht diese aus der Unterhaltung. Fazit Diese Anordnung in Unterhaltungen ist mehr für jene Personen praktisch, die es nicht so mit der -Organisation haben. Die also ihre eingegangen s im Posteingang und die gesendeten im Ordner Gesendete Objekte sammeln was nicht wirklich sinnvoll ist. Testen Sie, ob diese Anzeige in Unterhaltungen für Sie sinnvoll ist. Sie müssen diese ja nicht permanent aktiviert haben. Praktisch kann Sie dann sein, wenn Sie schnell eine Antwort- Nachricht suchen und diese in einen Ordner verschoben haben, wo sie nicht hingehört. Quelle: Seite 9 von 22

10 Termine Kalender Größere Schaltflächen vereinfachen das schnelle Umschalten zwischen der Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Mit den Schaltflächen Zurück und Vorwärts wechseln Sie schnell zum nächsten Tag, zur nächsten Woche oder zum nächsten Monat im Kalender. Auch der Bereich Aufgaben wurde neu gestaltet. Sie können in diesem Bereich Ihre Tätigkeiten nachverfolgen: Erledigte Elemente sind in der Liste durchgestrichen und bleiben am Tag "haften". Aufgaben, die nicht als erledigt gekennzeichnet sind, werden automatisch auf den nächsten Tag übertragen, bis sie abgeschlossen sind. Weitere Informationen zum Outlook-Kalender finden Sie auf der Kurzübersichtskarte am Ende des Kurses. Quelle: Seite 10 von 22

11 Besprechungen Zu einer Besprechung gehören Teilnehmer. Klicken Sie auf Teilnehmer einladen, um mit der Besprechungseinladung zu beginnen. Ein Termin betrifft nur Sie. Sind andere beteiligt, erstellen Sie eine Besprechung: Klicken Sie auf der Registerkarte Termin auf Neue Besprechung. Eine Schaltfläche und ein Feld An werden angezeigt. Geben Sie die Namen direkt in das Feld ein, oder klicken Sie auf die Schaltfläche An, um die Teilnehmer aus einer Liste auszuwählen. Nachdem Sie alle Besprechungsdetails eingegeben haben, klicken Sie auf Senden, um die Einladung an die anderen Besprechungsteilnehmer zu senden. So versenden Sie eine Besprechungsanfrage Haben Sie den Termin bereits in Ihrem Kalender angelegt und möchten dazu Teilnehmer einladen, öffnen Sie diesen Termin und klicken dann auf die Schaltfläche Teilnehmer einladen. Damit wird der Termin in eine Besprechungsanfrage umgewandelt. Mit Klick auf An können Sie die gewünschten Teilnehmer aus Ihrem Adressbuch übernehmen oder die -Adressen auch direkt eingeben. Für die Teilnehmer einer Projektgruppe bietet es sich an, eine Kontaktgruppe so die Bezeichnung in Outlook 2010 für die bisher übliche Bezeichnung "Verteilerliste"- anzulegen. Dann noch die weiteren relevanten Eingaben ergänzen (Betreff, Ort, Zeit etc.). und auf Senden klicken. Die Empfänger Ihrer Besprechungsanfrage haben nun verschiedene Optionen: Hinweis: Das ist neu in Outlook 2010 und äußerst praktisch: Wenn Sie den angelegten Termin für die Besprechungsanfrage öffnen, sehen Sie unten im Personenbereich eine Statusanzeige: Quelle: Seite 11 von 22

12 Mit einem Klick ist ersichtlich, wer bereits zugesagt, abgelehnt oder wer noch nicht geantwortet hat. Quelle: Seite 12 von 22

13 Quelle: Seite 13 von 22

14 automatische Abwesenheitsnotiz mit Regeln erstellen Somit wird in Ihrer Abwesenheit automatisch auf eingehende s eine Antwort zurückschickt und der Absender z.b. über Ihre Abwesenheit informiert. Bitte beachten Sie, dass eine Abwesenheitsbenachrichtigung auch negative Effekte haben kann: Haben Sie z.b. eine Abwesenheitsbenachrichtigung aktiviert und bekommen dann eine unerwünschte Werb , wird sich der Absender über die Bestätigung freuen. Er kennt nun Ihre -Adresse, weiß dass diese genutzt wird bzw. aktiv ist, und wird Ihnen zukünftig Spam-Mails schicken. 1.Schritt Starten Sie Microsoft Outlook 2010 und wählen Sie im Menü Regeln den Punkt Regeln und Benachrichtigungen verwalten 2.Schritt Mit einem Klick auf die Option Neue Regel, sollte sich nun der Regel-Assistent öffnen. 3.Schritt In diesem Regel-Assistenten klicken Sie auf Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden und anschließend auf Weiter. 4.Schritt Klicken Sie auf Weiter. Nun sollte Outlook 2010 eine Bestätigung verlangen, ob Sie diese Regel auf alle Nachrichten anwenden möchten, die Sie akzeptieren sollten. Quelle: Seite 14 von 22

15 5.Schritt Wählen Sie die Option diese vom Server mit einer Nachricht beantworten aus. Drücken Sie nun auf den Link einer Nachricht im unteren Bereich des Regel- Assistenten. 6.Schritt Geben Sie nun Ihre persönliche Abwesenheitsnotiz ein und klicken Sie anschließend auf Speichern & schließen. 7.Schritt Nun sollten Sie auf den Weiter Button drücken. 8.Schritt Falls Sie Ausnahmen bei Ihrer Weiterleitung einstellen möchten, können Sie dies hier tun. Andersfalls klicken Sie auf Weiter. 9.Schritt Falls Sie dies wünschen können Sie in diesem Bereich, ihrer Regel einen Namen geben. Bevor Sie fortfahren sollten Sie sich vergewissern, dass bei Diese Regel aktivieren ein Haken gesetzt ist. Klicken Sie danach auf Fertig stellen 10.Schritt In diesem letzten Schritt müssen Sie zuerst auf Übernehmen drücken und danach auf OK. Jetzt haben Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz erstellt. Die automatische Abwesenheitsnotiz bleibt solange aktiv bis Sie die Regel deaktivieren bzw. löschen. Quelle: Seite 15 von 22

16 Abwesenheits-Assistent Sie können Microsoft Outlook 2010 so einrichten, dass Personen, die Ihnen eine - Nachricht gesendet haben, eine automatische Antwort erhalten. Auf diese Weise werden die Absender informiert, dass Sie momentan abwesend sind oder dass Ihre Antwort möglicherweise verzögert erfolgt. Automatische Antworten können Details wie alternative Kontaktinformationen umfassen. Hinweis Für diesen Vorgang ist ein Microsoft Exchange Server-Konto erforderlich. Diese Funktion kann nicht mit POP3- oder IMAP- -Konten verwendet werden. Wichtig Der Befehl Automatische Antworten steht in Outlook 2010 nur bei Verwendung in Kombination mit einem Microsoft Exchange Server-Konto zur Verfügung. Aktivieren oder Deaktivieren von automatischen Antworten Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. Klicken Sie auf Automatische Antworten. Wenn dieser Befehl nicht angezeigt wird, verfügen Sie ggf. nicht über ein Exchange Server- Konto. Wählen Sie Automatische Antworten senden aus. Bei Bedarf aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur in diesem Zeitraum senden, um einen Zeitplan festzulegen, zu dem die Antworten bei Ihrer Abwesenheit aktiv sein sollen. Wenn Sie keine Start- und Endzeit angeben, werden so lange automatische Antworten gesendet, bis Sie das Kontrollkästchen Keine automatischen Antworten senden aktivieren. Geben Sie auf der Registerkarte Innerhalb meiner Organisation die während Ihrer Abwesenheit an Teammitglieder oder Kollegen zu sendende Antwort ein. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Außerhalb meiner Organisation das Kontrollkästchen Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden, und geben Sie dann die Antwort ein, die während Ihrer Abwesenheit gesendet werden soll. Wählen Sie aus, ob für Ihre Antworten nach dem Empfang von Nachrichten die Option Nur meine Kontakte oder Jeder außerhalb meiner Organisation verwendet werden soll. Hinweise "Organisation" bezieht sich normalerweise auf Ihr Unternehmen und umfasst die Personen, die in Ihrem -System über ein Exchange Server-Konto verfügen. Wenn Sie die Option Nur meine Kontakte auswählen, werden die Antworten nur an die Kontakte gesendet, die in Ihrem Exchange Server-Ordner Kontakte vorhanden sind. Ist der Kontakt nur in einem Ordner einer Outlook-Datendatei (PST) vorhanden, wird die Abwesenheitsnotiz nicht gesendet. Microsoft Exchange 2003-Konten 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. 2. Klicken Sie auf Automatische Antworten. 3. Klicken Sie auf Ich bin zurzeit nicht im Hause. 4. Geben Sie im Feld Folgende Antwort wird automatisch einmal an jeden Absender gesendet die Nachricht ein, die während Ihrer Abwesenheit an andere Personen gesendet werden soll. Quelle: Seite 16 von 22

17 Freigeben eines Outlook-Kalenders für andere Personen In Microsoft Outlook 2010 haben Sie drei Möglichkeiten, Kalenderinformationen mit anderen Personen auszutauschen: Per Mit Microsoft Exchange Server-Konten Durch Onlineveröffentlichung eines Kalenders Freigeben von Kalendern per Kalender, die per freigegeben werden, gehen im Posteingang des Empfängers als Anlage einer -Nachricht ein, die im Nachrichtentext eine Kalendermomentaufnahme enthält. Die Kalendermomentaufnahme kann vor dem Senden bearbeitet werden. So können Sie beispielsweise Schriftarten ändern oder Tage bzw. Termine markieren. So senden Sie einen Kalender per 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Freigeben auf - Kalender. 2. Klicken Sie im Feld Kalender auf den zu sendenden Kalender. 3. Klicken Sie im Feld Zeitraum auf den Zeitraum, der im Kalender angezeigt werden soll. 4. Geben Sie gegebenenfalls andere Optionen ein (oder wählen Sie diese aus), und klicken Sie dann auf OK. Ein Benutzer von Outlook 2010, der den Kalender per empfängt, kann die Kalendermomentaufnahme in Outlook öffnen. Dabei können die Kalendermomentaufnahme und der aktuelle Kalender des Empfängers nebeneinander oder überlagert angezeigt werden. Freigeben von Kalendern mit einem Microsoft Exchange Server-Konto Microsoft Exchange Server bietet die Möglichkeit, Kalender mit anderen Personen, die Exchange-Konten haben, gemeinsam zu nutzen. Ihre Kalender können von anderen Personen, denen Sie entsprechende Berechtigungen erteilt haben, angezeigt werden. Wenn die andere Person, deren Kalender Sie öffnen möchten, Ihnen keine Berechtigungen zum Anzeigen erteilt hat, werden Sie von Outlook aufgefordert, die Person um die erforderlichen Berechtigungen zu bitten. Wenn Sie zum ersten Mal auf einen freigegebenen Kalender zugreifen, wird der Kalender der Liste Freigegebene Kalender im Navigationsbereich hinzugefügt, wo Sie auf ihn zugreifen können, wenn Sie ihn das nächste Mal anzeigen möchten. So geben Sie Ihren Kalender für andere Exchange-Benutzer frei: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Freigeben auf Kalender freigeben. 2. Geben Sie in der angezeigten Freigabeeinladung im Feld An die Person ein, für die der Kalender freigegeben werden soll. 3. Geben Sie bei Bedarf wie beim Senden einer -Nachricht weitere Optionen ein, oder wählen Sie diese aus. Der Empfänger erhält eine -Benachrichtigung, dass Sie Ihren Kalender freigegeben haben. Sie können auch den Empfänger bitten, seinen Exchange-Kalender für Sie freizugeben. Tipp Wenn Sie einen von Ihnen erstellten Kalender freigeben möchten, bei dem es sich nicht um Ihren Standardkalender handelt, klicken Sie im Navigationsbereich mit der Quelle: Seite 17 von 22

18 rechten Maustaste auf den Kalendernamen, und klicken Sie dann auf Kalendername freigeben. Freigeben eines Kalenders durch Onlineveröffentlichung Sie können Ihren Outlook 2010-Standardkalender im Internet veröffentlichen, damit ihn noch mehr Personen anzeigen können. Zum Veröffentlichen eines Internetkalenders benötigen weder der Herausgeber noch der Benutzer ein Exchange-Konto. Wenn Sie einen Kalender auf Office.com veröffentlichen, können Sie steuern, wer auf Office.com auf den Kalender zugreifen darf. Nur Sie können Ihren Kalender ändern, und dies ist nur mittels Outlook möglich. Klicken Sie in Ihrem Standardkalender auf der Registerkarte Start in der Gruppe Freigeben auf Online veröffentlichen, und klicken Sie dann auf Auf Office.com veröffentlichen. Wenn Sie Zugriff auf einen Webserver haben, der das WebDAV-Protokoll (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning) unterstützt, können Sie Kalender stattdessen auf diesem Server veröffentlichen. Beim Veröffentlichen auf Office.com können Sie jedoch besser steuern, wer auf Ihren Kalender zugreifen darf. Klicken Sie in Ihrem Standardkalender auf der Registerkarte Start in der Gruppe Freigeben auf Online veröffentlichen, und klicken Sie dann auf Auf WebDAV-Server veröffentlichen. Quelle: Seite 18 von 22

19 Veröffentlichen eines Kalenders auf einem WebDAV-Server 1. Klicken Sie in Kalender im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den freizugebenden Kalender. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Freigeben auf Online veröffentlichen, und klicken Sie dann auf Auf WebDAV-Server veröffentlichen. 3. Geben Sie im Feld Ort die Adresse des Webservers und des Ordners ein. 4. Wählen Sie neben Zeitspanne die Anzahl von Tagen aus, für die der Kalender freigegeben werden soll. 5. Klicken Sie neben Detail auf den Pfeil, und wählen Sie die Anzahl der freizugebenden Details aus. Sie können gegebenenfalls auch das Kontrollkästchen Nur Zeit innerhalb meiner Arbeitszeit anzeigen aktivieren, um die freigegebenen Details auf die in Outlook angegebene Arbeitszeit zu beschränken. Standardmäßig wird dieser Kalender in bestimmten Abständen aktualisiert. Klicken Sie auf Erweitert, um die Aktualisierungseinstellungen zu ändern. Wenn Sie diesen Kalender zwar hochladen, jedoch niemals Aktualisierungen bereitstellen möchten, klicken Sie auf Erweitert, und wählen Sie dann die Option Einzelupload: Aktualisierungen werden nicht hochgeladen aus. Hinweis Sie können dieses Verfahren auch anwenden, wenn Sie später am veröffentlichten Kalender Änderungen vornehmen möchten. Informieren anderer Personen über die freigegebenen Kalender 1. Klicken Sie in Kalender im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den auf einem WebDAV- Server veröffentlichten Kalender, den Sie für andere Personen freigeben möchten. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Freigeben auf Online veröffentlichen, und klicken Sie dann auf Veröffentlichten Kalender freigeben. 3. Geben Sie im Feld An der -Nachricht mit der Freigabeeinladung die Namen der Empfänger ein. 4. Dem Nachrichtentext können beliebige Inhalte hinzugefügt werden. 5. Wenn Sie zum Senden der Freigabenachricht bereit sind, klicken Sie auf Senden. Ein Hyperlink zu dem veröffentlichten Kalender wird der Nachricht beim Senden automatisch hinzugefügt. Quelle: Seite 19 von 22

20 Stellvertretung Genauso wie Sie ein Assistent beim Bearbeiten Ihrer Post unterstützt, können Sie Microsoft Outlook verwenden, um einer anderen Person, die als Stellvertretung bezeichnet wird, zu erlauben, -Nachrichten und Besprechungsanfragen in Ihrem Namen zu empfangen oder zu beantworten. Sie können darüber hinaus weitere Berechtigungen erteilen, mit denen Ihre Stellvertretung Elemente lesen und erstellen und mehr Kontrolle über die Elemente in Ihrem Microsoft Exchange Server-Postfach erhalten kann. Hinweis Hierfür ist ein Microsoft Exchange Server-Konto erforderlich. Informationen über Zugriffsrechte für Stellvertretung Über die Funktion Zugriffsrechte für Stellvertretung können Sie zusätzliche Berechtigungen erteilen, z. B. die Möglichkeit für eine Stellvertretung, -Nachrichten zu erstellen oder auf Besprechungsanfragen für Sie zu antworten. Damit geht diese Funktion über die einfache Freigabe von Outlook-Ordnern hinaus. Hinweise Die für Sie als Vorgesetzten bestimmten Nachrichten müssen an Ihr Postfach auf dem Exchange-Server übermittelt werden und nicht an eine Outlook-Datendatei (PST) auf dem Computer. Sie und die Stellvertretung müssen dieselbe Version von Outlook verwenden. Sie als die Person, die die Berechtigung erteilt, bestimmen die Berechtigungsstufe der Stellvertretung auf Ihre Ordner. Sie können einer Stellvertretung die Berechtigung zum Lesen von Elementen in Ihren Ordnern oder zum Lesen, Erstellen, Ändern und Löschen von Elementen erteilen. Standardmäßig hat eine Stellvertretung, die Sie hinzufügen, Zugriff auf die Ordner Kalender und Aufgaben. Die Stellvertretung kann auch auf Besprechungsanfragen in Ihrem Namen antworten. Aktivieren der Zugriffsrechte für Stellvertretung Die Stellvertretung erhält automatisch die Berechtigung Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag. Standardmäßig kann die Stellvertretung nur Besprechungsanfragen und Antworten lesen, die an Sie als Manager gesendet werden. Die Stellvertretung kann keine anderen Nachrichten in Ihrem Posteingang lesen. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. 2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen, und klicken Sie dann auf Zugriffsrechte für Stellvertretung. 3. Klicken Sie auf Hinzufügen. 4. Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie als Stellvertretung designieren möchten, oder suchen Sie den Namen in der Liste Suchergebnisse, und klicken Sie auf ihn. Hinweis Bei der Stellvertretung muss es sich um eine Person in der globalen Adressliste der Exchange- Organisation handeln. 5. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK. Quelle: Seite 20 von 22

21 6. Sie können im Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung die Standardberechtigungseinstellung übernehmen oder benutzerspezifische Berechtigungsstufen für Exchange-Ordner auswählen. Benötigt eine Stellvertretung lediglich die Berechtigung für die Bearbeitung von Besprechungsanfragen und -antworten, sind die Standardberechtigungseinstellungen, einschließlich von Erhält Kopien, der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten, ausreichend. Die Berechtigungseinstellung für Posteingang kann Keine bleiben. Besprechungsanfragen und -antworten gehen direkt an den Posteingang der Stellvertretung. Hinweis Standardmäßig wird der Stellvertretung die Berechtigung Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) für Ihren Ordner Kalender erteilt. Wenn die Stellvertretung auf eine Besprechungsanfrage für Sie antwortet, wird die Besprechung automatisch Ihrem Kalender hinzugefügt. 7. Zum Senden einer Nachricht, die die Stellvertretung über die geänderten Berechtigungen informiert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden. 8. Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen Stellvertretung kann private Elemente sehen. Wichtig: Hierbei handelt es sich um eine globale Einstellung, die sich auf alle Ihre Exchange-Ordner auswirkt, einschließlich , Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen und Journal. Sie können keinen Zugriff auf private Objekte in nur einem Ordner erteilen. 9. Klicken Sie auf OK. Hinweis: Nachrichten, die mit der Berechtigung Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag gesendet werden, enthalten sowohl den Namen der Vertretung als auch des Managers neben dem Feld Von. Wenn eine Nachricht mit der Berechtigung Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag gesendet wird, wird lediglich der Name des Managers angezeigt. Ändern der Berechtigungen für die Stellvertretung 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. 2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen, und klicken Sie dann auf Zugriffsrechte für Stellvertretung. 3. Klicken Sie auf den Namen der Stellvertretung, deren Berechtigungen Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Berechtigungen. Hinweis: Wenn Sie alle Berechtigungen für Zugriffsrechte für Stellvertretung entfernen möchten, klicken Sie nicht auf Berechtigungen, sondern auf Entfernen. Die verbleibenden Schritte brauchen nicht mehr ausgeführt zu werden. 4. Ändern Sie die Berechtigungen für alle Outlook-Ordner, auf die die Stellvertretung zugreifen kann. 5. Zum Senden einer Nachricht, die die Stellvertretung über die geänderten Berechtigungen informiert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden. Hinweis: Wenn Kopien der von Ihnen empfangenen Besprechungsanfragen und -antworten an eine Stellvertretung gesendet werden sollen, stellen Sie sicher, dass der Stellvertretung die Berechtigung Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) für Ihren Ordner Kalender zugewiesen ist, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Erhält Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten. Quelle: Seite 21 von 22

22 Ändern der Zugriffsrechte für Stellvertretung für private Elemente Wenn Sie einer Stellvertretung Zugriffsberechtigungen für einen Outlook-Ordner erteilt haben, können Sie die Anzeige persönlicher Informationen in Terminen, Besprechungen, Aufgaben und Kontakten verhindern. Öffnen Sie die einzelnen persönlichen Elemente, und klicken Sie auf der Registerkarte Kalendertools in der Gruppe Kategorien auf Privat. Wenn Sie einer Stellvertretung Zugriff auf Ihre privaten Elemente erlauben möchten, führen Sie folgende Aktionen aus: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. 2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen, und klicken Sie dann auf Zugriffsrechte für Stellvertretung. 3. Klicken Sie auf den Namen der Stellvertretung, deren Zugriff auf Ihre privaten Termine geändert werden soll, und klicken Sie dann auf Berechtigungen. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Stellvertretung kann private Elemente sehen. Wichtig Sie sollten sich nicht darauf verlassen, dass das Feature Privat andere Personen davon abhält, auf die Einzelheiten der Termine, Kontakte oder Aufgaben zuzugreifen. Sie können sicherstellen, dass andere Personen ein als privat markiertes Element nicht lesen können, wenn Sie diesen Personen keine Berechtigung Stufe 2 (Elemente lesen) für Ihren Ordner Kalender, Kontakte oder Aufgaben erteilen. Quelle: Seite 22 von 22