Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook

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1 Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook September E

2 Markeninformationen Polycom, das Polycom-Logo und die Namen und Marken im Zusammenhang mit den Produkten von Polycom sind Marken und/oder Dienstleistungsmarken von Polycom, Inc. und sind eingetragene Marken und/oder Common Law-Marken in den USA und in verschiedenen anderen Ländern. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Patentinformationen Das vorliegende Produkt ist durch ein oder mehrere US-amerikanische und Patente anderer Länder und/oder durch angemeldete Patente von Polycom, Inc. geschützt Polycom, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Polycom, Inc Willow Road Pleasanton, CA USA Ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung von Polycom, Inc. darf kein Teil dieses Dokuments für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, und zwar unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht. Dies schließt laut Gesetz auch die Übersetzung in eine andere Sprache oder ein anderes Format ein. Polycom, Inc. behält sich als Vertragspartei alle Eigentumsrechte an der in diesen Produkten enthaltenen Software vor. Die Software ist durch das US-amerikanische Urheberrecht und internationale Vertragsbestimmungen geschützt. Daher ist die Software wie jedes andere urheberrechtlich geschützte Material (z. B. Bücher oder Tonaufnahmen) zu behandeln. Es wurde jedwede Anstrengung unternommen, um sicherzustellen, dass die Informationen in diesem Handbuch richtig sind. Polycom, Inc. haftet nicht für Druck- oder bürotechnische Fehler. Die Informationen in diesem Dokument können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. ii

3 Inhalt 1 Einrichten des Polycom Scheduling Plugin für Microsoft Outlook Systemanforderungen Installieren des Scheduling Plugin für Outlook Einrichten eines Videokonferenzkalenders Eingeben oder Bearbeiten der Anmeldeeinstellungen des Polycom Scheduling Plugin Konfigurieren der Teilnehmerantwortnachverfolgung Anzeigen der Version des Scheduling Plugin Deinstallieren des Scheduling Plugin für Outlook Planen von Videokonferenzen Planen einer Videokonferenz Bearbeiten einer geplanten Konferenz Erweiterte Planungsvorgänge Bearbeiten von Konferenzeinstellungen Auswählen einer Bridge für eine Konferenz Erstellen einer überlappenden Konferenz für mehrere Bridges Index Polycom, Inc. iii

4 Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook iv Polycom, Inc.

5 Einrichten des Polycom Scheduling Plugin für Microsoft Outlook 1 In diesem Kapitel wird die Installation und die Einrichtung des Polycom Scheduling Plugin für Microsoft Outlook beschrieben. Das Kapitel umfasst folgende Themen: Installieren des Scheduling Plugin für Outlook Einrichten eines Videokonferenzkalenders Konfigurieren der Teilnehmerantwortnachverfolgung Eingeben oder Bearbeiten der Anmeldeeinstellungen des Polycom Scheduling Plugin Anzeigen der Version des Scheduling Plugin Einrichten eines Videokonferenzkalenders Systemanforderungen Zum Installieren des Scheduling Plugin für Outlook benötigen Sie Folgendes: Microsoft Outlook 2003 SP3, Outlook 2007 SP2 oder Outlook 2010 Mit Hilfe der Vorgehensweisen in diesem Dokument wird beschrieben, wie die genannten Aufgaben beim Arbeiten in Microsoft Outlook 2007 durchgeführt werden. In der Online-Hilfe zu Microsoft Outlook erhalten Sie Informationen dazu, wie sie die Aufgaben in anderen Outlook-Versionen vornehmen. Einen Internet-Browser Adobe Flash Player 9.x oder 10.0.x (verfügbar unter Polycom, Inc. 1

6 Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook Wenn Sie das Scheduling Plugin für Outlook auf Ihrem eigenen System installieren, müssen Sie außerdem die IP-Adresse eines Polycom Converged Management Application (CMA)-Systems sowie Ihren Benutzernamen, Ihr Kennwort und die Domäne für das System kennen. Wenn das Polycom CMA-System in das Unternehmensverzeichnis Ihres Unternehmens integriert ist, verwenden Sie hier wahrscheinlich Ihre Netzwerk- Anmeldeinformationen. Diese Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator. Sie brauchen diese Informationen nicht, wenn ein Administrator eine automatische Installation des Scheduling Plugin für Outlook auf Ihrem System durchführt. Installieren des Scheduling Plugin für Outlook Dieser Abschnitt beschreibt die Installation des Scheduling Plugin für Outlook auf Ihrem eigenen System. So installieren Sie das Scheduling Plugin für Outlook 1 Stellen Sie sicher, dass Microsoft Outlook geschlossen ist. 2 Wenn dies nicht die erste Installation des Scheduling Plugin für Microsoft Outlook auf diesem System ist, müssen Sie zunächst in der Systemsteuerung alle älteren Versionen und Installationen der Software entfernen. 3 Stellen Sie auf Windows Vista oder Windows 7-Systemen die Benutzerkontensteuerung (UAC) auf den geringstmöglichen Wert ein. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Windows-Onlinehilfe. 4 Öffnen Sie ein Browserfenster und geben Sie in das Feld Adresse die IP-Adresse des Polycom CMA-Systems ein. 5 Wenn der Anmeldebildschirm angezeigt wird, geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. 6 Wählen Sie ggf. eine andere Sprache oder Domäne aus. 7 Klicken Sie auf Anmelden. 8 Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Downloads. 9 Klicken Sie auf Polycom Scheduling Plugin für Microsoft Outlook. 10 Speichern Sie die Installationsdatei auf Ihrem lokalen Computer. 11 Schließen Sie den Bildschirm Downloads und klicken Sie auf Abmelden. 12 Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene Datei, um sie auszuführen, und befolgen Sie die Installationsanweisungen. 13 Lesen Sie, wenn Sie dazu aufgefordert werden, die Lizenzvereinbarung, bestätigen Sie, dass Sie die darin enthaltenen Bedingungen akzeptieren, und klicken Sie auf Weiter. 2 Polycom, Inc.

7 Einrichten des Polycom Scheduling Plugin für Microsoft Outlook 14 Gehen Sie auf der Seite Konfiguration wie folgt vor: a Geben Sie die Server-IP (oder den DNS-Namen) des Polycom CMA-Systems ein. b Wählen Sie ggf. Mit Netzwerk-Anmeldeinformationen anmelden aus. c Klicken Sie auf Weiter und dann auf Installieren. 15 Klicken Sie nach abgeschlossener Installation auf Fertig stellen. 16 Starten Sie Microsoft Outlook und halten Sie nach dem Video-Menü in der Symbolleiste Ausschau, um sich vom Erfolg der Installation zu vergewissern. Einrichten eines Videokonferenzkalenders Zur Planung von Videokonferenzen müssen Sie zunächst einen Videokonferenzkalender einrichten. Sie können entweder den Videokonferenzkalender mit Ihrem vorhandenen Microsoft Outlook-Systemkalender verknüpfen oder zwei separate Kalender führen. Von Microsoft Outlook werden die Antworten der Teilnehmer nur bei Konferenzen nachverfolgt, die im Outlook-Systemkalender geplant sind. Wenn Sie zwei verschiedene Kalender führen, kann Microsoft Outlook die Antworten auf Konferenzen, die im Videokonferenzkalender geplant sind, nicht nachverfolgen. So verknüpfen Sie einen Videokonferenzkalender mit Ihrem bestehenden Kalender 1 Öffnen Sie Microsoft Outlook. 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Kalender und wählen Sie die Option Eigenschaften aus. Das Dialogfeld Kalender: Eigenschaften wird auf der Registerkarte Allgemein geöffnet. 3 Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bereitstellen in diesem Ordner mit die Option Formulare aus. Das Dialogfeld Formular wählen wird geöffnet. 4 Wählen Sie Bibliothek für persönliche Formulare in der Liste Suchen in aus. 5 Wählen Sie Polycom-Video-/Audio-Konferenz aus und klicken Sie auf Öffnen. 6 Stellen Sie sicher, dass Polycom-Video-/Audio-Konferenz im Feld Bereitstellen in diesem Ordner mit ausgewählt ist, und klicken Sie anschließend auf OK. Polycom, Inc. 3

8 Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook So erstellen Sie einen separaten Videokonferenzkalender 1 Öffnen Sie Microsoft Outlook. 2 Bei Microsoft Outlook 2007: a Klicken Sie auf Extras > Optionen. Das Dialogfeld Optionen wird auf der Registerkarte Einstellungen geöffnet. b Wählen Sie die Registerkarte Weitere aus. c Klicken Sie im Bereich Allgemein auf der Registerkarte Weitere auf Erweiterte Optionen. d Aktivieren Sie im Dialogfeld Erweiterte Optionen die Option Registerkarte 'Entwicklertools' in der Multifunktionsleiste anzeigen und klicken Sie auf OK. e Schließen Sie das Dialogfeld Optionen. 3 Wählen Sie die Optionsfolge Datei > Neu > Ordner. 4 Wählen Sie im Feld Name im Dialogfeld Neuen Ordner erstellen einen neuen Kalendernamen (z. B. Videokonferenzkalender ) aus. 5 Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ordner enthält Elemente des Typs die Option Kalender aus und klicken Sie auf OK. 6 Wählen Sie im Navigationsbereich Kalender, und finden Sie den in Schritt 4 erstellten Kalender. 7 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, und wählen Sie die Option Eigenschaften aus. Das Dialogfeld Kalender: Eigenschaften wird auf der Registerkarte Allgemein geöffnet. 8 Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bereitstellen in diesem Ordner mit auf der Registerkarte Allgemein die Option Formulare aus. Das Dialogfeld Formular wählen wird geöffnet. 9 Wählen Sie aus der Liste Suchen in im Dialogfeld Formular wählen die Option Bibliothek für persönliche Formulare. 10 Wählen Sie in der Bibliothek für persönliche Formulare die Option Polycom-Video-/Audio-Konferenz aus, und klicken Sie auf Öffnen. 11 Stellen Sie sicher, dass im Feld Bereitstellen in diesem Ordner mit die Option Polycom-Video-/Audio-Konferenz ausgewählt ist, und klicken Sie anschließend auf OK. 4 Polycom, Inc.

9 Einrichten des Polycom Scheduling Plugin für Microsoft Outlook Eingeben oder Bearbeiten der Anmeldeeinstellungen des Polycom Scheduling Plugin Bevor Sie eine Videokonferenz planen können, müssen Sie diese Anmeldeeinstellungen in das Plugin eingeben. Wenn ein Administrator das Scheduling Plugin für Sie installiert hat, hat er diese Anmeldeeinstellungen möglicherweise bereits vorgenommen. In diesem Fall können Sie auf dem hier beschriebenen Weg die Einstellungen bei Bedarf bearbeiten. Falls das Videokonferenz-Verwaltungssystem im sicheren Modus betrieben wird, muss der Zertifikatspeicher Stammzertifizierungsstellen vertrauen. So geben Sie Ihre Anmeldeeinstellungen ein 1 Falls das Videokonferenz-Verwaltungssystem im sicheren Modus betrieben wird, gehen Sie wie folgt vor: a Installieren Sie das für sicheren Betrieb erforderliche Zertifikat. b Deaktivieren Sie von einem Browser-Fensters aus - in der Regel unter Extras > Internetoptionen > Erweitert) folgende Einstellungen:» Warnung anzeigen, wenn die Zertifikatadresse nicht übereinstimmt» Beim Wechsel zwischen sicherem und nicht sicherem Modus warnen c Starten Sie den Browser neu. 2 Öffnen Sie Microsoft Outlook. 3 Wählen Sie auf der Microsoft Outlook-Symbolleiste die Optionsfolge Video > Anmeldeeinstellungen aus. Das Dialogfeld Anmeldeeinstellungen despolycom Scheduling Plugin wird geöffnet. 4 Wählen Sie ggf. eine andere Sprache aus. 5 Geben Sie dieselbe Server-IP-Adresse an, die Sie beim Herunterladen des Scheduling Plugin eingeben haben. 6 Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort ein, den bzw. das Sie auch für die Anmeldung beim Polycom CMA-System verwendet haben, oder wählen Sie Mit Netzwerk-Anmeldeinformationen anmelden aus. 7 Wählen Sie ggf. eine andere Domäne aus. 8 Falls das Videokonferenz-Verwaltungssystem im sicheren Modus betrieben wird, wählen Sie die Option HTTPS aus. 9 Klicken Sie auf OK. Polycom, Inc. 5

10 Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook Konfigurieren der Teilnehmerantwortnachverfolgung Microsoft Outlook verfolgt automatisch die Antworten der Teilnehmer auf Konferenzanfragen durch das Videokonferenzsystem nach, wie auch andere Konferenzanfragen durch Anzeigen von Antwort- s. Das Videokonferenz-Verwaltungssystem verfolgt standardmäßig auch automatisch die Antworten der Teilnehmer nach, wenn Microsoft Outlook Antwort- s anzeigt. Für diese automatische Antwortnachverfolgung ist jedoch die Interaktion mit dem Videokonferenz-Verwaltungssystem erforderlich, wodurch die Konferenzinformationen geändert werden könnten. Zwei Konfigurationseinstellungen steuern die Nachverfolgung der Teilnehmer: Automatische Verfolgung Annehmen/Ablehnen. Mit dieser Einstellung können Sie die automatische Antwortverfolgung im Videokonferenz-Verwaltungssystem ausschalten. Microsoft Outlook verfolgt die Antworten weiterhin automatisch nach, das Videokonferenz-Verwaltungssystem jedoch nicht. Aktualisierung Senden bei Verarbeitung Annehmen/Ablehnen. Wenn Sie die Option Automatische Verfolgung Annehmen/Ablehnen auswählen, verwenden Sie diese Einstellung, um auszuwählen, ob durch die Verarbeitung von Annehmen-/Ablehnen-Antworten Konferenzanwahlinformationen geändert werden dürfen. Wenn die Informationen geändert werden, sendet das Videokonferenz-Verwaltungssystem Aktualisierungen mit den neuen Anwahlinformationen an die Teilnehmer. So konfigurieren Sie die automatische Nachverfolgung 1 Klicken Sie auf der Microsoft Outlook-Symbolleiste auf Video. 2 Aktivieren Sie (zum Annehmen) oder deaktivieren Sie (zum Ablehnen) Automatische Verfolgung Annehmen/Ablehnen. 3 Wenn Sie die automatische Nachverfolgung in Schritt 2 angenommen haben, aktivieren Sie (zum Senden) oder deaktivieren Sie (zum Deaktivieren des Sendens) die Option Aktualisierung Senden bei Verarbeitung Annehmen/Ablehnen. 6 Polycom, Inc.

11 Einrichten des Polycom Scheduling Plugin für Microsoft Outlook Anzeigen der Version des Scheduling Plugin Wenn bei der Planung von Konferenzen über das Scheduling Plugin Probleme auftreten, müssen Sie möglicherweise die Version des Scheduling Plugin melden. So zeigen Sie die Version des Scheduling Plugin an >> Wählen Sie im Outlook-Kalender die Optionsfolge Video > Info zu Polycom Scheduling Plugin aus. In einem Dialogfeld wird die Versionsnummer des Plugin angezeigt. Deinstallieren des Scheduling Plugin für Outlook Wenn Sie das Scheduling Plugin für Outlook deinstallieren, müssen Sie das Standard-Kalenderformular wiederherstellen und den Videokonferenzkalender entfernen. So deinstallieren Sie das Scheduling Plugin >> Rufen Sie auf Ihrem lokalen System Systemsteuerung > Software auf. So stellen Sie das Standard-Kalenderformular wieder her und entfernen den Videokonferenzkalender 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol Kalender und wählen Sie die Option Eigenschaften aus. Das Dialogfeld Kalender: Eigenschaften wird angezeigt. 2 Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein in der Dropdown-Liste Bereitstellen in diesem Ordner mit die Option Termin aus. 3 Gehen Sie auf der Registerkarte Formulare wie folgt vor: a Wählen Sie Videokonferenz aus und klicken Sie auf Verwalten. Das Dialogfeld Formular-Manager wird angezeigt. b Wählen Sie den in Schritt 4 auf Seite 4 erstellten Videokonferenzkalender aus. c Klicken Sie auf Löschen und dann auf Ja, um den Löschvorgang zu bestätigen. d Klicken Sie auf Schließen. 4 Klicken Sie auf OK. Polycom, Inc. 7

12 Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook 8 Polycom, Inc.

13 2 Planen von Videokonferenzen In diesem Kapitel wird die Verwendung des Polycom Scheduling Plugins für Microsoft Outlook beschrieben. Das Kapitel umfasst folgende Themen: Planen einer Videokonferenz Bearbeiten einer geplanten Konferenz Neben diesen Vorgehensweisen unterstützt das Polycom Converged Management Application -System alle Standardvorgänge in Microsoft Outlook zur Neuplanung und Absage von Terminen. Informationen zu diesen Vorgehensweisen finden Sie in der Online-Hilfe zu Microsoft Outlook. Planen einer Videokonferenz So planen Sie eine Videokonferenz 1 Öffnen Sie den Microsoft Outlook-Kalender oder den Videokonferenzkalender. Von Microsoft Outlook werden die Antworten der Teilnehmer nur bei Konferenzen nachverfolgt, die im Outlook-Systemkalender geplant sind. Wenn Sie zwei verschiedene Kalender führen, kann Microsoft Outlook die Antworten auf Konferenzen, die im Videokonferenzkalender geplant sind, nicht nachverfolgen. 2 Wählen Sie auf der Symbolleiste von Microsoft Outlook die Befehlsfolge Aktionen > Neue Besprechungsanfrage an. Wählen Sie nicht die Option Besprechung planen. In diesem Fall wird nicht das Videokonferenzsystem verwendet. Das Formular Polycom-Video-/Audio-Konferenz wird angezeigt. Polycom, Inc. 9

14 Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook 3 Wählen Sie den Terminplanungs-Assistenten. Der Terminplanungs-Assistent hilft Ihnen dabei, die beste Zeit für Ihre Besprechung zu ermitteln. 4 Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen..., und klicken Sie dann auf Aus Adressbuch hinzufügen. 5 Geben Sie im Suche-Feld des Dialogs Teilnehmer und Ressourcen auswählen den Namen einer einzuladenden Person ein. 6 Wählen Sie den Namen aus der Ergebnisliste aus, klicken Sie auf Erforderlich oder Optional und anschließend auf OK. Wenn Sie Teilnehmer und Räume hinzufügen, werden diese auf der Registerkarte Video-Ressourcen angezeigt (vgl. Schritt 11). 7 Geben Sie einen Konferenznamen in das Feld Betreff ein und legen Sie einen Wert für Startzeit und Endzeit fest. 8 So stellen Sie die Konferenz als wiederkehrende Konferenz ein: Wenn Sie eine Konferenz geplant haben, können Sie später nicht mehr ändern, ob sie wiederkehrend ist oder nicht. Das Polycom CMA-System unterstützt nicht die Wiederholungshäufigkeit Jährlich oder die Seriendauer Kein Enddatum. a Klicken Sie auf Serientyp und legen Sie im Dialogfeld Terminserie Folgendes fest:» Häufigkeit der Wiederholung (Täglich, Wöchentlich oder Monatlich)» Serienbereich (Beginn (Datum) und Endet nach (Anzahl von Instanzen) oder Endet am (Datum)) Die maximale Anzahl von Instanzen liegt bei 364. b Klicken Sie auf OK. 9 Klicken Sie auf Terminplanungs-Assistent, um die Verfügbarkeit der Teilnehmer anzuzeigen. Microsoft Outlook untersucht die Verfügbarkeit der Teilnehmer. 10 Klicken Sie auf Video-Ressourcen, um die Geräteverfügbarkeit anzuzeigen. Das Polycom CMA-System prüft die Verfügbarkeit der Endpunkte. 11 Wählen Sie CMA verwenden aus. 12 Für eine Videokonferenz können Sie die Vorlage ändern, indem Sie auf Standardvorlage klicken und eine andere Vorlage auswählen. Mit Konferenzvorlagen werden Standardkonferenzeinstellungen bereitgestellt. Wenn Sie eine andere Vorlage auswählen, ändern Sie dadurch die Standardkonferenzeinstellungen für Ihre Konferenz. 10 Polycom, Inc.

15 Planen von Videokonferenzen 13 Gehen Sie bei einer Nur Audio-Konferenz wie folgt vor: a b Ändern Sie den Konferenztyp in Nur Audio. Ändern Sie die Vorlage, indem Sie auf Standard-Audiovorlage klicken und eine andere Vorlage auswählen. Wenn Sie eine Nur Audio-Konferenz erstellen, wird die Konferenz automatisch als Eingehend identifiziert und es ist eine MCU erforderlich. 14 Legen Sie das Datum und die Uhrzeit der Konferenz entsprechend der Verfügbarkeit der Teilnehmer und der Geräte fest. a Überprüfen Sie die Spalte Anrufinformationen, um sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer über die erforderlichen Informationen verfügt. Wählen Sie gegebenenfalls die Option Bearbeiten für den Teilnehmer und ändern Sie die Anrufinformationen, einschließlich der Art und Weise, wie der Teilnehmer der Konferenz beitritt. Einstellung In Person Nur Audio (Eingehende Bridge) Video verwenden Beschreibung Der Teilnehmer nimmt an der Konferenz teil, indem er sich physisch einem anderen Teilnehmer anschließt, der an der Konferenz teilnimmt. Der Teilnehmer nimmt an der Konferenz teil, indem er sich mit Hilfe der vom System bereitgestellten Telefonnummer in die Konferenz einwählt. Der Teilnehmer nimmt mit Hilfe eines Video-Endpunkt-Systems an der Konferenz teil. Wenn ein Teilnehmer als In Person teilnehmend angezeigt wird, ist es möglicherweise sinnvoll, einen Systemadministrator darum zu bitten, manuell ein Gerät mit diesem Teilnehmer zu verknüpfen. Sie können anschließend zu dieser Vorgehensweise zurückkehren und das betreffende Gerät für den Teilnehmer auswählen. Sie können Anrufinformationen für Teilnehmer, die als In Person teilnehmend angezeigt werden, auch manuell festlegen. Standardmäßig werden Gastteilnehmer als In Person teilnehmend angezeigt. b Legen Sie für Teilnehmer mit Audio-Endpunkten den Anwahltyp je nach Bedarf auf IP oder ISDN fest. Polycom, Inc. 11

16 Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook c Für Teilnehmer mit Video-Endpunkten:» Legen Sie die Werte für Bitrate, Anwahloptionen und Anwahltyp nach Bedarf fest. Sie können die Verbindungsgeschwindigkeit für einen Endpunkt maximal auf die Geschwindigkeit einstellen, die in der Konferenzvorlage angegeben ist.» Wenn Sie Ausgehend und als Anwahltyp die Angabe IP auswählen, geben Sie die Telefon-Nummer des Gasts ein.» Wenn Sie Ausgehend und als Anwahltyp die Angabe ISDN auswählen und wenn vom System ein bestimmte Vorwahl zum Anrufen des Gasts verwendet werden muss, wählen Sie Modifizierte Anwahlnummer verwenden aus und geben Sie die vollständige Telefonnummer des Gasts, einschließlich Vorwahl, Landesvorwahl, Ortsvorwahl und Telefonnummer, ein.» Wenn Sie Ausgehend und als Anwahltyp die Angabe ISDN auswählen und wenn vom System keine bestimmte Vorwahl zum Anrufen des Gasts verwendet werden muss, wählen Sie die entsprechende Angabe für Land aus und geben Sie die Angaben des Gasts für Ortsvorwahl und Telefon-Nummer ein. d Klicken Sie auf OK. 15 Wenn Sie die gewünschten Teilnehmer hinzugefügt haben, können Sie ihnen Verantwortlichkeiten zuweisen: a Wenn Sie einen Teilnehmer als Vortragenden einsetzen möchten, wählen Sie den Namen des gewünschten Teilnehmers aus der Liste im Feld Vortragender aus. b Wenn Sie einen Teilnehmer als Video-Kontrollperson einsetzen möchten, wählen Sie den Namen des gewünschten Teilnehmers aus der Liste im Feld Video-Kontrollperson aus. Falls die Funktionen Vortragender oder Video-Kontrollperson nicht verfügbar sind, haben Sie entweder keine Berechtigung, diese Funktionen zu implementieren, oder die Funktionen werden von der ausgewählten Vorlage nicht unterstützt. Ein Teilnehmer kann nur dann Vortragender sein, wenn er über ein einstellbares Videogerät verfügt. 16 Wenn Sie über Hauptplanerberechtigungen verfügen, können Sie nun Konferenzeinstellungen bearbeiten und Optionen für die Bridge auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Planungsvorgänge auf Seite Polycom, Inc.

17 Planen von Videokonferenzen 17 Klicken Sie, wenn Sie die Konferenzanfrage fertiggestellt haben, auf Senden. Wenn Sie vom System gewarnt werden, dass Planungsprobleme aufgetreten sind, beheben Sie diese jetzt. Typische Probleme sind nicht verfügbare Endpunkte, belegte Räume oder unzureichende Bandbreite. Das Videokonferenz-Verwaltungssystem überprüft, ob die Bandbreitenund andere Videoressourcen verfügbar sind, und reserviert diese. Microsoft Outlook fügt die Konferenz in den entsprechenden Kalender ein und sendet eine Einladung an die einzelnen Teilnehmer. Die Einladung enthält Informationen über den Endpunkt, den der Teilnehmer verwenden sollte, sowie die Einwahlnummer und den PIN-Code. Teilnehmer, die einen anderen Video-Endpunkt verwenden möchten, sollten sich an Sie oder an den Operator des Videokonferenz-Verwaltungssystems wenden, um die Konferenzeinstellungen zu ändern. Bearbeiten einer geplanten Konferenz Sie können zukünftige geplante Konferenzen bearbeiten. Aktive oder vergangene Konferenzen können Sie nicht bearbeiten. Es ist außerdem nicht möglich, eine nicht wiederkehrende Konferenz in eine wiederkehrende Konferenz oder eine wiederkehrende Konferenz in eine nicht wiederkehrende Konferenz umzuwandeln. Wenn Sie eine wiederkehrende Konferenz bearbeiten, gelten die Änderungen für alle zukünftigen Instanzen der Konferenz, jedoch nicht für vergangene oder aktuelle Konferenzinstanzen. Wenn Sie eine Instanz einer wiederkehrenden Konferenz bearbeiten und später die gesamte Serie von Konferenzen bearbeiten, gehen die Änderungen verloren, die Sie an der einen Instanz vorgenommen hatten. Sobald eine Konferenz geplant ist, werden die Konferenzeinstellungen durch das Bearbeiten der Konferenz und das Auswählen einer anderen Vorlage nicht mehr geändert. Das Videokonferenz-Verwaltungssystem speichert die Vorlage nicht als Teil der Konferenzinformationen, sondern nur die Einstellungen, die bei der Erstellung der Konferenz ausgewählt wurden. Wenn Sie eine andere Vorlage verwenden möchten, müssen Sie die Konferenz löschen und neu erstellen. Polycom, Inc. 13

18 Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook So bearbeiten Sie eine zukünftige Konferenz 1 Öffnen Sie den Microsoft Outlook-Kalender oder den Videokonferenzkalender. 2 Doppelklicken Sie auf die gewünschte Konferenz. Das Formular Polycom-Video-/Audio-Konferenz wird angezeigt. 3 Wenn Sie bei der Erstellung der Konferenz eine andere als die Standardvorlage verwendet haben, wenden Sie die Vorlage erneut an. 4 Nehmen Sie die gewünschten Änderungen für die Konferenzdaten, Teilnehmer, Räume oder andere Einstellungen vor. Informationen zum Ausführen dieser Aufgaben finden Sie unter Planen einer Videokonferenz auf Seite 9. 5 Klicken Sie auf Speichern und schließen oder auf Aktualisierung senden. Das Videokonferenz-Verwaltungssystem ändert die erforderlichen Ressourcen nach Bedarf. 14 Polycom, Inc.

19 3 Erweiterte Planungsvorgänge In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Benutzer mit Hauptplanerberechtigungen mit Hilfe des Polycom Converged Management Application (CMA )-Systems zusätzliche Optionen beim Planen von Konferenzen nutzen können. Beim Planen von Konferenzen haben Benutzer mit Hauptplanerberechtigungen folgende Möglichkeiten: Bearbeiten von Konferenzeinstellungen Auswählen einer Bridge für eine Konferenz Erstellen einer überlappenden Konferenz für mehrere Bridges Bearbeiten von Konferenzeinstellungen Wenn Sie über erweiterte Planerberechtigungen auf Hauptplanungsebene verfügen, können Sie bestimmte Konferenzvorlageneinstellungen, wie nachfolgend beschrieben, bearbeiten. Gehen Sie jedoch mit Bedacht vor. Wenn Sie in einer Umgebung mit gemischten MCU-Typen arbeiten (z. B. sowohl mit Polycom MGC- als auch RMX-Systemen) und die geplante Konferenz von einem Polycom RMX 2000-System gehostet wird, können einige der hier vorgenommenen Einstellungen vom RMX-Profil überschrieben werden. Ein Profil ist eine Sammlung von erweiterten Konferenzeinstellungen, die sich auf der MCU (Polycom MGC- oder RMX-System) befinden. Nur mit Hilfe eines RMX-Profils können Konferenzvorlageneinstellungen überschrieben werden. Zwei mit derselben Vorlage geplante Konferenzen weisen möglicherweise verschiedene Einstellungen auf und zeigen ein anderes Verhalten, wenn sie auf verschiedenen MCU-Typen ankommen. Sie können Konferenzeinstellungen nur für geplante Konferenzen bearbeiten. Es ist nicht möglich, Konferenzeinstellungen für aktive Konferenzen zu bearbeiten. Polycom, Inc. 15

20 Polycom-Planungshandbuch für Microsoft Outlook So bearbeiten Sie die Konferenzeinstellungen 1 Klicken Sie auf der Konferenzplanungsseite während des Hinzufügens oder Bearbeitens einer Konferenz auf Konferenzeinstellungen bearbeiten. 2 Konfigurieren Sie diese Einstellungen nach Bedarf im Dialogfeld Konferenzeinstellungen. Die Einstellungen, die Sie bearbeiten können, hängen möglicherweise von der gewählten Vorlage ab. Einstellung Konferenzkennwort Kontrollperson aktivieren Kennwort Kontrollperson Beschreibung Das System weist standardmäßig ein achtstelliges Konferenzkennwort zu und teilt dieses Kennwort den Teilnehmern in der zur Konferenzbenachrichtigung mit. Sie können dieses Kennwort in eine andere vier- bis achtstellige Zahl ändern. Sie können eine Video-Kontrollperson wählen, die die Konferenz von ihrem oder seinem Video-Endpunkt-System aus kontrolliert. Die Video-Kontrollperson muss über ein Video-Endpunkt-System verfügen. Für Konferenzen mit Kontrollperson ist eine MCU erforderlich. Hinweise Wenn für die Konferenzvorlage der Parameter Kontrollperson für Konferenz erforderlich aktiviert ist, wird Kontrollperson aktivieren automatisch ausgewählt und kann nicht geändert werden. Wenn eine Konferenz in einem Polycom RMX 2000-System geplant ist und Kontrollperson für Konferenz erforderlich nur für das RMX-Profil ausgewählt wurde, jedoch nicht für die Vorlage, und die Konferenz ohne Kontrollperson geplant ist, verbleiben alle Benutzer im Wartemodus und können nicht an der Konferenz teilnehmen. Polycom RMX 1000-Systeme unterstützen die Funktion Kontrollperson nicht. Wenn die Option Kontrollperson aktivieren ausgewählt wurde, weist das System ein achtstelliges Kennwort zu (Kennwort Kontrollperson) und teilt dieses Kennwort der Video-Kontrollperson in einer separaten mit. Wenn die Option Kontrollperson aktivieren ausgewählt wurde, muss die Kontrollperson dieses achtstellige Kennwort an ihrem Endpunkt eingeben, um die Kontrolle für die Konferenz zu übernehmen. Sie können dieses Kennwort in eine andere vier- bis achtstellige Zahl ändern. 16 Polycom, Inc.

21 Erweiterte Planungsvorgänge Einstellung Anwahloptionen Immer MCU verwenden Videomodus Beschreibung Sie haben drei Möglichkeiten: Wenn Sie eine Konferenz erstellen möchten, für die allen Konferenzteilnehmern dieselben Einwahlinformationen und ein bestimmter PIN-Code zugewiesen werden, wählen Sie die Einstellung Eingehend aus. Mit dieser Einstellung können sich die Teilnehmer von einem Audio- oder Video-Endpunkt einwählen und eine Verbindung zu derselben Konferenz auf der MCU herstellen. Wenn Sie zu allen Teilnehmern der Konferenz hinauswählen möchten, verwenden Sie die Einstellung Ausgehend. Wenn Sie den Teilnehmern beide Optionen ermöglichen möchten, wählen Sie Eingehend + Ausgehend aus. Hinweis Wenn Sie eine Konferenz von Eingehend zu Eingehend + Ausgehend ändern, bleiben die ausgewählten Ressourcen auf Eingehend eingestellt. Sie müssen diese manuell ändern. Mit dieser Einstellung wird die Konferenz auf eine MCU gezwungen und es wird verhindert, dass sich die Videoendpunkte direkt miteinander verbinden. Diese Einstellung wird automatisch ausgewählt und kann nicht geändert werden, wenn als Konferenztyp Nur Audio festgelegt ist oder wenn Kontrollperson aktivieren ausgewählt ist. Bestimmt das anfängliche Layout auf dem Monitor eines Video-Endpunkts für eine Mehrpunktkonferenz, für die eine MCU erforderlich ist. Dabei gibt es folgende Optionen: Wechseln Gibt an, dass die Anzeige sich bei jedem Wechsel des Sprechers ändert und jeder den aktuellen Sprecher sieht. Ständige Sichtbarkeit. Zeigt verschiedene Bereiche auf dem Monitor an, wobei jeder einen anderen Teilnehmer enthält, sodass Sie alle Konferenzteilnehmer gleichzeitig sehen können. Sie können ein bestimmtes Layout mit einer bestimmten Anzahl geöffneter Fenster auswählen. Automatisches Layout ist ein Layout für ständige Sichtbarkeit, bei dem die Anzahl der Bildschirme durch die Anzahl der Teilnehmer festgelegt wird. Polycom, Inc. 17

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