Outlook OXtender. Der Outlook-Konnektor für den Open-Xchange Server. Benutzerhandbuch. v1.32

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1 Outlook OXtender Der Outlook-Konnektor für den Open-Xchange Server Benutzerhandbuch v1.32

2 Copyright , OPEN-XCHANGE Inc. Dieses Werk ist geistiges Eigentum der Open-Xchange Inc. Das Werk darf als Ganzes oder auszugsweise kopiert werden, vorausgesetzt, dass dieser Copyright-Vermerk in jeder Kopie enthalten ist. Die in diesem Buch enthaltenen Informationen wurden mit größter Sorgfalt zusammengestellt. Fehlerhafte Angaben können jedoch nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Die Open-Xchange Inc., die Autoren und die Übersetzer haften nicht für eventuelle Fehler und deren Folgen. Die in diesem Buch verwendeten Soft- und Hardwarebezeichnungen sind in der Regel auch eingetragene Warenzeichen; sie werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Die Open-Xchange Inc. richtet sich im Wesentlichen nach den Schreibweisen der Hersteller. Die Wiedergabe von Waren- und Handelsnamen usw. in diesem Buch (auch ohne besondere Kennzeichnung) berechtigt nicht zu der Annahme, dass solche Namen (im Sinne der Warenzeichen und Markenschutz-Gesetzgebung) als frei zu betrachten sind. Bitte senden Sie Verbesserungshinweise zu dieser Dokumentation an Autoren: Michael Mielewczik, Paul L. Sterne, David Cuthbert, Michael Ilardi Redaktion: Robert Colombara, Michael Mielewczik Layout: Robert Colombara Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

3 Inhalte 1. Der Outlook OXtender Übersicht Unterstützte Funktionen Nicht unterstützte Funktionen Outlook OXtender Eine kurze Einführung Outlook als Client und Plattform für die Zusammenarbeit im Team Ordner-Struktur Kalender Kontakte Aufgaben Installation des Outlook OXtenders Systemanforderungen Installationsschritte Erweiterte Installation und Konfiguration Outlook OXtender auf Mehrbenutzer-Systemen Aktualisierung des Outlook Oxtenders über einen Update-Server Deinstallation des Outlook OXtenders Konfiguration des Outlook OXtenders Mail-Konfiguration des Outlook Clients Konfiguration des Posteingangs- und Ausgangsservers Konfiguration des Frei/Gebucht-Service Outlook OXtender im Praxiseinsatz Konten Das Ordner-Konzept Ordner erstellen Ordner löschen Ordnerrechte Öffentliche Ordner Kontaktordner Einzeltermine erstellen Serientermine erstellen Hinweise für die Praxis - Arbeiten mit IMAP Postfächern Hinzufügen des "Purge"-Buttons zur Outlook Symbolleiste Ordner spiegeln Debugging des Outlook OXtenders Anhang A: Client-/Server-Szenarien Outlook OXtender Handbuch v Der Outlook OXtender

4 9.1. Szenario 1: Ausschließlicher Einsatz von POP3/SMTP Szenario 2: Einsatz mehrer POP3/SMPT-Zugangskonten Szenario 3: IMAP-Zugangskonto Szenario 4: Mehrfache IMAP-Zugangskonten Szenario 5: Heterogenes Peer-to-Peer/Client-Server OXtender/POP3 Szenario Szenario 6: OXtender/IMAP/POP Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

5 1. Der Outlook OXtender 1.1. Übersicht Mit dem Outlook OXtender können Sie Microsoft Outlook als vollwertigen Groupware-Client für den Open-Xchange Server nutzen. Ziel ist dabei der reibungslose Umstieg des Benutzers von einem Microsoft Exchange Server zum Open-Xchange Collaboration und Integration Server. Mit Hilfe des Outlook OXtenders werden Outlook-Benutzer in die Lage versetzt, gewohnte Outlook-Funktionen auch in Kombination mit dem Open-Xchange Server zu betreiben. Die Umstellung auf ungewohnte Arbeitsumgebungen und anders strukturierter Oberflächen kann so komplett umgangen werden. Die Funktionalität Open-Xchange-typischer Funktionen ist bei Einsatz des Outlook OXtenders so gestaltet, dass der Benutzer die gewohnte Outlook-Funktionalität weiterhin vorfindet. Im Detail dient der Outlook OXtender für den Abgleich der Kontakte, Aufgaben und Termine eines Benutzers zwischen dem Open-Xchange Server und dem Outlook-Client. Die -Funktionalität des Open-Xchange Servers wird in Outlook über die Einstellungen eines POP3-Kontos, bzw. vorzugsweise über ein IMAP-basierte auf dem Outlook-typischen Weg bereitgestellt. Der Abgleich von lokal gespeicherten Journal- und Notiz-Ordnern wird nicht unterstützt 1.2. Unterstützte Funktionen Kalender o Kalendereinträge für Gruppen und Personen o Wiederkehrende Termine o Automatische Verfügbarkeitsprüfung für Personen und Ressourcen Kontakte und Verteilerlisten o Globales Adressbuch mit allen Benutzern des Open-Xchange Servers o Verteilerlisten für alle eingerichteten Benutzergruppen Aufgaben o Synchronisation der Aufgabenverwaltung mit der Open-Xchange Groupware o Wiedervorlag s für noch nicht erledigte Aufgaben o Volle Unterstützung für SMTP/IMAP/POP3 o Dateianhänge Verwaltung von Verzeichnissen (Foldern) o Unterstützung on öffentlichen, gemeinsam genutzten und privaten Verzeichnissen Outlook OXtender Handbuch v Der Outlook OXtender

6 o Zugriffsvergabe für private und öffentliche Verzeichnisse basierend auf dem Rechtessystem des Open-Xchange Servers Unterstützung von Kategorien Offline und Online Modi (automatische Erkennung) Sicherheit durch Verschlüsselung über HTTPS Silent Installer Status-Monitor Unterstützung von Open-Xchange Server-Einstellungen über Outlook o Konfiguration von Urlaubsnotizen/Abwesenheitsmail o Konfiguration von Mailfiltern auf dem Server o Einstellung von Benutzerdaten Unterstützung eines Update-Servers für dezentrale Software-Wartung Push-Technologie für automatisierte Datensynchronisation zur Reduzierung der Netzlast 1.3. Nicht unterstützte Funktionen Unterstützung der "Privat"-Markierungen* Photos von Kontakten* Verbindungen zwischen Kontakten* Wiederkehrende Aufgaben* Magic Mapping zwischen IMAP-Posteingangs-Verzeichnissen * Error-Reporting* Unterstützung des "privat"-kennzeichen auf dem Server HTTPS mit nicht registrierten Zertifikaten (untrusted Certificates) Unterstützung von Outlook 97 Unterstützung von Windows 95, 98, NT Server-seitige Administration von Notes- and Journal-Verzeichnissen * Diese Merkmale werden in einer künftigen Version des Outlook OXtenders unterstützt. Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

7 2. Outlook OXtender Eine kurze Einführung Als Personal Information Management Suite (PIM) ist MS Outlook sehr verbreitet. Viele Anwender wollen auch bei Einsatz des Open-Xchange Servers nicht auf Ihre gewohnte Arbeitsumgebung verzichten. Mit Hilfe des Outlook OXtenders können Benutzer auch weiterhin mit MS Outlook arbeiten, während Ihrem Unternehmen die durch Einsatz des Open-Xchange Servers entstehenden Vorteile hinsichtlich Kostenaufwand, Sicherheit und Innovationen einer Open Source-Lösung zu gute kommt. Der Open-Xchange Server wurde von Anfang an mit der Zielsetzung konzipiert, mit einer möglichst großen Zahl verschiedener Clients zusammenarbeiten zu können: Der Endbenutzer ist flexibel in der Wahl seines Client-Interfaces, wobei sich die Funktionalität beim Einsatz des Clients kaum oder nicht ändert. Beispiel: In einem bestimmten Unternehmen kann es vorkommen, dass einige Mitarbeiter MS Outlook für den Zugriff auf den Open-Xchange Server einsetzen, während andere Benutzer das Web-Interface mit Hilfe des Open Source- Browsers Mozilla nutzen und wieder andere Gruppentermine über ihren PDA koordinieren. Der Open-Xchange Server ist in der Lage, mit allen genannten Umgebungen zur gleichen Zeit eine Datensynchronisation durchzuführen. Somit ist der Open- Xchange Server eine Integrationsplattform für die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter, welche solche Unternehmen in die Lage versetzt, heterogene Client- Umgebung einzurichten und auszubauen, wobei sie die allseits bekannten Vorteile eines Server-basierten Informationsmanagements nutzen Outlook als Client und Plattform für die Zusammenarbeit im Team Der Outlook OXtender schafft zwischen Outlook und dem Open-Xchange Server eine Schnittstelle, die sicherstellt, dass die meisten der über das Web-Interface des Open-Xchange Servers verfügbaren Groupware-Funktionen auch direkt über den MS Outlook Client genutzt werden können. Im Detail übernimmt der Outlook OXtender die Synchronisation von Ordnern, Kontakten, Kalendern und Aufgaben. Gleichzeitig ist es wichtig zu beachten, dass der OXtender nicht für den Transfer von Nachrichten zwischen dem Open-Xchange Server und MS Outlook zuständig ist. Der Outlook Client kommuniziert vielmehr über die üblichen standardisierten Mail-Protokolle SMTP, IMAP und POP3 direkt mit dem Open- Xchange Server um Nachrichten zu empfangen und zu versenden. In diesem Handbuch finden sie eine ausführliche Beschreibung der Zusammenarbeit zwischen Outlook und dem Open-Xchange Server sowie eine detaillierte Schritt für Schritt Anleitung, mit deren Hilfe sie den Zugriff auf Open-Xchange Konten realisieren können. Outlook OXtender Handbuch v Outlook OXtender Eine kurze Einführung

8 Die Vorgehensweise zur Konfiguration von MS Outlook für die Zusammenarbeit mit dem Open-Xchange Server hängt davon ab (1) wie ihr Unternehmen und (2) die einzelnen Benutzer zukünftig mit den Kalender-, Kontakt-, Aufgaben-, Ordner- und -Modulen arbeiten möchten. Die Funktionalität des Open- Xchange Servers in Bezug auf Projekte, Dokumente, Foren, Pinwand Einträge und Wissenseinträge kann lediglich mit Hilfe eines Webbrowsers genutzt werden, da MS Outlook diese Funktionen nicht unterstützt. Eine Übersicht über verschiedene Anbindungsmöglichkeiten von MS Outlook an einen Open-Xchange Server und andere Server finden sie im Anhang A. Detaillierte Informationen zur Einrichtung eines Kontos in Outlook finden sie in Kapitel "Konfiguration" Ordner-Struktur Nach der Installation des Outlook OXtenders werden Ihnen alle privaten Ordner sowie drei spezielle Open-Xchange Ordner in alphabetischer Reihenfolge unter "Persönliche Ordner" in MS Outlook angezeigt. Ist die Ordner-Ansicht in MS Outlook ausgeblendet, so können Sie in die entsprechende Ansicht wechseln, indem Sie in der linken, unteren Ecke des Outlook-Fensters die Ansicht "Ordner Liste" aktivieren (in älteren Outlook-Versionen selektieren Sie diese Ansicht über das Menü "Ansicht -> Ordnerliste"). Der Outlook OXtender synchronisiert alle Ordner der Typen Kalender, Kontakte und Aufgaben mit dem Open-Xchange Server (Journal- und Notiz-Ordner werden nicht unterstützt). Im Web-Interface der Groupware haben Sie unter dem Eintrag "Ordner" in der Toolbar Zugriff auf dieselben Ordner. Die Synchronisation der Ordner erfolgt in Real-Time. Änderungen, die über das Web-Interface vorgenommen werden, sind also auch umgehend in MS Outlook verfügbar und umgekehrt. Die drei speziellen Open- Xchange Ordner OX Shared Folder, OX Public Folder und OX System Folder werden ebenfalls mit dem Server synchronisiert. Unter OX Public Folder ist dabei der private Ordner eines Benutzers zu verstehen, über den er seine Daten ablegen, aber auch für andere Benutzer freigeben kann. Im Ordner OX Shared Folder sehen Sie private Ordner anderer Benutzer, für die spezielle Zugriffsrechte gewährt wurden. Im Ordner OX System Folder ist das systemweite Adressbuch enthalten. Eine genaue Beschreibung aller genannten Ordner finden Sie im Kapitel "Praxiseinsatz". Sowohl Outlook als auch Open-Xchange arbeiten mit drei verschiedenen privaten Standard-Ordnern: Kalender, Kontakte und Aufgaben, wobei alle drei nach dem Typ der Daten benannt sind, die in diesem Ordner gespeichert werden können. Dies sind gleichzeitig auch die drei verschiedenen Ordner-Typen die vom Open- Xchange Server unterstützt werden. Das Löschen bzw. Entfernen der Standard- Ordner ist nicht möglich. Jedoch können zusätzliche Ordner eines dieser drei Typen angelegt werden, die dann auch automatisch mit dem Open-Xchange Server synchronisiert werden. Diese zusätzlichen Ordner können dabei Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

9 wahlweise unter ihrem persönlichen Ordner oder als Unterordner eines bereits bestehenden Ordners angelegt werden. Die Vergabe der Zugriffsberechtigungen für andere Benutzer kann wahlweise über das Web-Interface des Open-Xchange Servers oder via MS Outlook erfolgen. Eine genauere Beschreibung finden Sie im Kapitel "Praxiseinsatz" Kalender Abbildung 2-1: Die Outlook Ordnerliste mit Open-Xchange-Ordnern. Kalender-Einträge für einzelne Benutzer oder Gruppen können mit Outlook auf demselben Weg genutzt werden, wie beim Einsatz des Clients in Kombination mit einem Microsoft Exchange Server. Termine können von Ihnen in privaten, öffentlichen oder freigegebenen Kalender-Ordnern erstellt, gelesen und bearbeitet werden. Der Open-Xchange Server unterstützt Outlook Frei/Gebucht- Funktionalität; ein Merkmal, dass es Benutzern erlaubt, die Verfügbarkeit Anderer an Hand von deren Kalender-Informationen festzustellen. Darüber hinaus unterstützt der Kalender die Reservierung von Firmen-Ressourcen, wie beispielsweise Räume und Ausstattung. Die Möglichkeit eine Termin-Serie anzulegen besteht ebenfalls. Andere Benutzer können zu Terminen eingeladen werden und haben selbst wiederum die Möglichkeit, die Einladung anzunehmen oder abzulehnen. Des Weiteren stellt der Outlook OXtender eine Open-Xchange spezifische Schnittstelle für das Konflikt-Management von Terminen bereit, welches beim Anlegen eines Termins eine Warnung ausgibt, falls der Termin sich mit einem anderen Kalender-Eintrag überschneidet. Outlook OXtender Handbuch v Outlook OXtender Eine kurze Einführung

10 2.4. Kontakte Die Zugriffsmöglichkeit auf Kontakte wird durch die für den jeweiligen Kontakt- Eintrag festgelegten Berechtigungen bestimmt. Über den Einsatz öffentlicher und freigegebener Kontakt-Ordner können Kontakte in verschiedenen virtuellen Adressbüchern mit unterschiedlichen Zugriffsrechten abgelegt werden. Zusätzlich existiert ein globales Adressbuch, das im OX Systemordner abgelegt ist und für alle Benutzer des Open-Xchange Servers sichtbar ist Aufgaben Aufgaben können in Outlook wie gewohnt erstellt und bearbeitet werden, wobei sich die jeweiligen Einträge wahlweise einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen zuordnen lassen. Zusätzlich können Sie Aufgabensequenzen anlegen, sowie das Aufgaben in öffentlichen oder freigegebenen Ordern ablegen. Die Zuordnung von Aufgaben zu einem Projekt, welche über das Webinterface des Open-Xchange Servers möglich ist, wird von MS Outlook jedoch nicht unterstützt. Im Unterschied zum Einsatz eines Microsoft Exchange Servers kommuniziert Outlook mit dem Open-Xchange via IMAP- -Protokoll. Auf Grund der Arbeitsweise von MS Outlook bei Einsatz des IMAP-Protokolls kommt es zu einigen geringfügigen funktionellen Abweichungen derer sich der Benutzer bewusst sein sollte. Die wichtigste Besonderheit ist dabei die Tatsache, dass eingehende -Nachrichten nicht im Posteingang unter "persönliche Ordner", sondern in einem eigenen, separaten Ordner hinterlegt werden. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel "Praxiseinsatz von Outlook und Outlook OXtender". Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

11 3. Installation des Outlook OXtenders 3.1. Systemanforderungen Bitte stellen Sie sicher, dass vor dem Einsatz des Outlook OXtenders die folgenden Systemanforderungen erfüllt sind: Server Open-Xchange Server 5, Build Number 5020 oder höher, oder Open-Xchange Server GPL oder höher, letzte stabile Version Open-Xchange Server GPL oder höher zur Unterstützung der Push- Technologie: Client-PC RAM: 256 MB RAM Betriebssystem: Windows XP Service Pack 2 (empfohlen) oder Windows 2000 (Service Pack 3) (Windows 95, Windows 98 Windows NT werden nicht unterstützt) MS Outlook: MS Outlook 2003 Service Pack 2 (empfohlen) oder MS Outlook XP oder MS Outlook 2000 (Service Pack 3, Plus Update von (Outlook 97 und Outlook Express werden nicht unterstützt) Web Publishing Wizard für ältere Outlook-Versionen Um in Outlook 2000 oder Outlook XP die Frei-/Gebucht-Option nutzen zu können, müssen Sie das Zusatzprogramm "Web Publishing Wizard" installieren, das Sie bei Microsoft unter folgender Adresse erhalten: Laden Sie dieses Programm herunter und folgen Sie den Installationsanweisungen. XML-Parser Benutzen Sie den installierten Internet Explorer 6.0 Outlook OXtender Handbuch v Installation des Outlook OXtenders

12 Alternativ können Sie eine aktuelle MSXML 3.0 Parser Bibliothek herunterladen und installieren Login-Daten für den Open-Xchange Server Beschaffen Sie sich vor der Installation vom Server-Administrator außerdem Ihre Zugangsdaten für den Zugriff auf den Open-Xchange Server. Account auf dem Open-Xchange Server Der Benutzer, für den Sie den Outlook OXtender installieren, benötigt zuvor einen -Account auf dem Open-Xchange Server. Andernfalls funktionieren die Termin- und Aufgabenplanung nicht zuverlässig. Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

13 3.2. Installationsschritte Zur Installation sollten Sie unter Windows als der Benutzer angemeldet sein, welcher später Outlook in Kombination mit dem Open-Xchange Server nutzen soll. Installieren Sie den Outlook OXtender auf Ihrem Client-PC mit Hilfe der Setup-Datei setup_outlook OXtender_x.x.x.exe wobei x.x.x durch die jeweilige Version des Outlook OXtenders zu ersetzen ist. Klicken Sie die Installations-Datei mit der linken Maustaste an Schritt 1 - Deinstallation älterer Outlook OXtender Versionen Hinweis: Wenn Sie den Outlook OXtender zum ersten Mal installieren, lesen Sie bitte weiter unter Schritt 2. Jede zuvor installierte Version des Outlook OXtenders/OXlook muss vor Beginn der Installation deinstalliert werden. Das Installationsprogramm prüft nach, ob bereits eine ältere Version des Outlook Oxtenders installiert ist. In diesem Fall erfolgt automatisch eine Nachfrage, ob diese Version zunächst deinstalliert werden soll. Abbildung 3-1: Löschen bereits installierter Outlook OXtender-Versionen In der Regel können sie vorhandene Benutzereinstellungen (Benutzername, Server-Passwort) auch für die neue Outlook OXtender-Version verwenden und die folgende Abfrage mit "Nein" beantworten. Abbildung 3-2: Löschen vorhandener Benutzereinstellungen Nach erfolgter Deinstallation müssen Sie das Installationsprogramm erneut starten Outlook OXtender Handbuch v Installation des Outlook OXtenders

14 Schritt 2 - Sprachauswahl Im ersten Schritt der Installation wählen Sie im sich öffnenden Fenster die Sprache aus, in welcher der Outlook OXtender installiert werden soll. Wählen Sie die gewünschte Sprache ("Deutsch" oder "Englisch") aus der Listenauswahl und betätigen Sie die Schaltfläche "OK". Abbildung 3-3: Sprachauswahl für die Installation des Outlook OXtenders Abbildung 3-4: Willkommen beim Installationsassistenten Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

15 Schritt 3 - Bestätigung des Lizenzabkommens Im nächsten Schritt müssen Sie die Lizenz des Outlook OXtenders akzeptieren. Lesen Sie dazu den im Fenster angezeigten Text. Hinweis: Den Text des Lizenzabkommens finden Sie auch am Ende dieses Handbuchs. Wenn Sie sich mit den Inhalten der Lizenzabkommens einverstanden erklären, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Ich akzeptiere das Lizenzabkommen", und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche "Weiter", um mit der Installation fortzufahren. Wenn Sie mit dem Lizenzabkommens nicht einverstanden sind, bleibt die "Weiter"-Schaltfläche deaktiviert und Sie müssen die Installation an dieser Stelle beenden. Abbildung 3-5: Akzeptieren der Lizenzvereinbarung Outlook OXtender Handbuch v Installation des Outlook OXtenders

16 Schritt 4 - Zielverzeichnis festlegen Im folgenden Dialog werden Sie aufgefordert, das Zielverzeichnis festzulegen. Standardmäßig schlägt Ihnen das Installationsprogramm das Verzeichnis C:\Programme\OPEN-XCHANGE\OXlook vor. Optional können Sie über die "Durchsuchen"-Schaltfläche auch ein alternatives Verzeichnis für die Installation anwählen. Zusätzlich können Sie erkennen, wie viel Speicher für die Installation benötigt wird und wie viel Platz auf der ausgewählten Festplatte noch verfügbar ist. Abbildung 3-6: Auswahl des Zielverzeichnisses Bestätigen Sie Ihre Auswahl über die "Installieren"-Schaltfläche. Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

17 Schritt 5 - Open-Xchange Server-Authentifizierung Sie erhalten eine kurze Rückmeldung über die kopierten Dateien und werden nun zur Eingabe der Authentifizierungsdaten des Open-Xchange Servers aufgefordert. Im Textfeld "OX Server Adresse" tragen Sie die IP-Nummer oder den vollständigen Namen ein, unter dem der Open-Xchange Server zu erreichen ist ein. Achten Sie dabei auch auf die korrekte Eingabe von "http://" bzw. "https://". Geben Sie anschließend den Benutzernamen und Passwort ein, die sie vom Administrator des Open-Xchange Servers erhalten haben. Haben Sie alle Angaben korrekt eingetragen, so betätigen Sie die Schaltfläche "Weiter", um mit der Installation fortzufahren. Abbildung 3-7: Authentifizierungsdaten für den Open-Xchange Server Outlook OXtender Handbuch v Installation des Outlook OXtenders

18 Schritt 6 - Proxy-Konfiguration Ist in Ihrem Netzwerk kein Proxy-Server im Einsatz, können Sie den folgenden Dialog einfach durch Drücken der "Weiter"-Taste überspringen. Wenn Sie in Ihrem Netzwerk einen Proxy-Server verwenden, so müssen Sie dies während der Installation des Outlook OXtenders berücksichtigen. Ist ein Proxy- Server im Einsatz, so müssen Sie im Installationsfenster das Kontrollkästchen "Benutze Proxy" aktivieren. Im Textfeld "URL" tragen Sie jetzt die Proxy-Adresse ein, im Feld Port die jeweilige Portnummer. Für den Fall, dass Ihr Proxy-Server eine Authentifizierung verlangt, müssen Sie das Kontrollkästchen "Proxy erfordert eine Authentifizierung" aktivieren und unter "Benutzername" und "Passwort" die entsprechenden Benutzerdaten eintragen. Abbildung 3-8: Proxy Einstellungen Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

19 Schritt 7 - URL des Update-Servers Hat Ihr Administrator im Netzwerk einen Server bereitgestellt, von dem aktualisierte Versionen des Outlook OXtenders geladen werden können, so tragen Sie dessen Adresse in das Feld "Update Server URL" ein. Zusätzlich können Sie festlegen, ob und in welchen Zeitabschnitten das Update automatisch durchgeführt werden soll. Abbildung 3-9: Update-Server-Einstellungen Bestätigen Sie die Eintragungen durch Drücken der Schaltfläche "Weiter >". Outlook OXtender Handbuch v Installation des Outlook OXtenders

20 Schritt Benachrichtigung über Updates Legen Sie im folgenden Dialog fest, ob Sie über künftige Neuerungen des Outlook OXtenders per informiert werden wollen. Als -Adresse wird automatisch die Ihres Open-Xchange Accounts verwendet. Abbildung 3-10: -Benachrichtigung festlegen Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

21 Schritt 9 - Testen der Server-Verbindungen Nun können Sie testen, ob die Verbindungen zu den zuvor angegebenen Servern (Open-Xchange Server und Update-Server) auch funktionieren. Sollte eine der Verbindung nicht funktionieren, können Sie mit der "Zurück"-Schaltfläche zum jeweiligen Dialog zurückkehren und die Einstellungen korrigieren. Abbildung 3-11: Server-Verbindungen testen Outlook OXtender Handbuch v Installation des Outlook OXtenders

22 Schritt 10 - Registrierungsschlüssel Damit Sie den Outlook OXtender mit seinem vollen Funktionsumfang nutzen können, müssen Sie diesen erst registrieren. In der unregistrierten Test-Version kann jeweils nur ein Modul-Bereich synchronisiert werden. Den Registrierungsschlüssel können Sie über den folgenden Dialog eingeben. Geben Sie in das Feld die Seriennummer ein, die Ihnen über das Maintenance- Portal bereitgestellt wurde, und fahren Sie mit der Installation fort. Alternativ können Sie den Registrierungsschlüssel auch zu einem späteren Zeitpunkt über die Konfigurationsoberfläche des Outlook OXtenders nachholen. Abbildung 3-12: Registrierungsschlüssel eintragen Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

23 Schritt 11 - Installation abschließen Die Installation des Outlook Oxtenders ist damit vollzogen. Um die Einrichtung endgültig abzuschließen, müssen Sie lediglich noch auf die Schaltfläche "Fertig stellen" klicken. Auf Wunsch wird Ihnen noch die "Liesmich"-Datei des Outlook OXtenders angezeigt, in der Sie die wichtigsten Informationen und Ergänzungen zu der gerade installierten Version finden. Abbildung 3-13: Fertigstellen der Outlook OXtender-Installation Outlook OXtender Handbuch v Installation des Outlook OXtenders

24 4. Erweiterte Installation und Konfiguration 4.1. Outlook OXtender auf Mehrbenutzer-Systemen In der Regel werden Client-Systeme nur von einem einzigen Benutzer verwendet. In diesem Fall muss Outlook OXtender lediglich vom Benutzer selbst unter Windows installiert werden. Wird der Client-PC von mehreren Benutzern verwendet, so muss der Outlook OXtender für jeden Benutzer separat installiert werden. Jeder Benutzer greift so später auf seine eigenen, auf dem Open-Xchange Server gespeicherten Daten zu. Die Installation auf einem Mehrbenutzersystem erfolgt als Administrator des jeweiligen Client-Systems wie unter Installation beschrieben. Sobald sich ein Benutzer später auf diesem System anmeldet erscheint ein Pop-Up-Fenster, über welches dieser Benutzer seine Zugangsdaten (Benutzername/Passwort) zum Open-Xchange Server festlegen kann. Die Eingabe der IP-Nummer bzw. der Adresse des Open-Xchange Servers ist in diesem Fall nicht mehr notwendig. Diese Information wird automatisch aus der durch den Administrator durchgeführten Installation übernommen. Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

25 4.2. Aktualisierung des Outlook Oxtenders über einen Update-Server Während der Installation des Outlook Oxtender konnte ein Server festgelegt werden, auf dem der Administrator eventuelle Updates des Outlook OXtenders zentral für alle Clients bereitstellen kann. Über dieses Feature kann der Endbenutzer seinen Rechner komfortabel mit der jeweils aktuellen Version des Outlook OXtenders aktualisieren, ohne dass der Administrator jeden Client-PC besuchen muss. Zur Nutzung der Update-Funktion erhalten Sie in der Windows-Symbolleiste unten rechts im Bildschirm ein "OX"-Symbol. Durch Drücken der rechten Maustaste auf diesem Symbol erscheint ein Kontextmenü mit den Einträgen "Show", "Update now", "Change Update Server", "Exit" Abbildung 4-1: Outlook Oxtender Update-Menü Anzeige der Aktualisierungseinstellungen Unter "Show" wird angezeigt, welche Version des Outlook OXtender zurzeit installiert ist und wann die letzte Aktualisierung durchgeführt wurde. Gleichzeitig können Sie über diesen Dialog festlegen, ob und in welchen Zeitabständen eine regelmäßige Aktualisierung durchgeführt werden soll. Aktualisierung durchführen Abbildung 4-2: Anzeige des letzten Updates Um sofort auf verfügbare Aktualisierungen zu prüfen und das Update durchzuführen, betätigen Sie entweder die "Update Now" Schaltfläche in diesem Outlook OXtender Handbuch v Erweiterte Installation und Konfiguration

26 Dialog oder nutzen Sie die "Update Now"-Funktion aus dem Kontext-Menu des "OX-"Symbols in der Symbolleiste. Update-Server-Einstellungen Die Server-Einstellungen für den Update-Server haben Sie bereits bei der Installation des Outlook OXtenders vorgenommen. Wenn sich der Update-Server geändert hat, können Sie URL in folgendem Dialog ändern und die Verbindung zu dem neuen Update-Server auch gleich testen. Abbildung 4-3: Update-Server-Einstellung Update-Server - Hinweis für Administratoren Zum Betrieb eines Update-Servers muss ein Web-Server eingerichtet sein. In dem angegebenen Verzeichnis (URL) speichern Sie folgende Dateien: 1. Datei "OXlook.DLL" mit der aktuellen Version des Outlook OXtenders 2. Datei "Version", eine Textdatei die die Versionsnummer des Outlook OXtenders enthält z.b. "4.0.0" Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

27 4.3. Deinstallation des Outlook OXtenders Um den Outlook OXtender zu deinstallieren klicken Sie in der Programmliste von Windows auf den Eintrag "OPEN-XCHANGE Outlook OXtender Uninstall". In einem Pop-Up-Fenster werden Sie jetzt gefragt, ob Sie den Outlook OXtender deinstallieren möchten. Soweit gewünscht bestätigen Sie diese Frage durch Klick auf die Schaltfläche "Ja". Um die Deinstallation abzubrechen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Nein". Abbildung 4-4: Deinstallation des Outlook OXtenders Anschließend werden Sie gefragt, ob sie außer den Programmdateien des Outlook OXtenders auch noch die gespeicherten Benutzerdaten (Server- Authentifizierung und Registrierungsschlüssel) löschen wollen. Wenn Sie planen, den Outlook Oxtender später noch einmal zu installieren und dabei die Benutzerdaten dabei nicht erneut eingeben wollen, beantworten Sie diese Abfrage mit "Nein". Abbildung 4-5: Abfrage zur Löschung der Benutzerdaten Outlook OXtender Handbuch v Erweiterte Installation und Konfiguration

28 4.4. Konfiguration des Outlook OXtenders Mit der Installation wurde der Outlook OXtender als "Add-In" für Outlook Installiert. Wenn die Installation erfolgreich war, finden Sie in Outlook eine Erweiterung des "Extras"-Menüs, das jetzt an letzter Stelle den Eintrag "Outlook OXtender" enthält. Über den Menüeintrag "Extras -> Outlook Oxtender" rufen Sie auch den Konfigurationsdialog des Outlook OXtenders auf, der mehrere Seiten (Karteikartenreiter) enthält: Allgemein - zur Anzeige des Open-Xchange Servers und Ändern des Benutzerpassworts Alarm - (derzeit nicht verfügbar) Registrierung - Zur Freischaltung der vollen Outlook OXtender Funktionalität Personal Information - Zur Änderung der Benutzerdaten Vacation Notice - zur Einstellung von Abwesenheitsmeldungen und Mail- Umleitungen Mail Filter - zur automatisierten Behandlung eingehender Mails Allgemein - Passwort ändern Auf der ersten Seite ("Allgemein") finden Sie nochmals die Einstellungen zur Authentifizierung beim Open-Xchange Server. Mit dem Eintrag eines neuen Passworts ändern Sie gleichzeitig auch das Passwort für den Zugang zur Groupware und zum Web Mailer des Open-Xchange Servers. Haben Sie ein neues, geeignetes Passwort festgelegt, so übernehmen Sie dieses durch Betätigen der Schaltfläche "Change" Tipp: Zum eigenen Schutz sollten Sie Ihr Passwort von Zeit zu Zeit, am besten alle vier Wochen ändern. Über die Karteikarte "Allgemein" können Sie Ihr Passwort für den Zugriff auf den Open-Xchange Server. Sorgen Sie dafür, dass Sie keine leicht zu erratenden Passwörter verwenden. Geburtstage, Namen, oder Filmtitel sind völlig ungeeignet. Das ideale Passwort enthält Sonderzeichen, ist mindestens 8 Zeichen lang und kann von Personen, die Sie kennen, nicht durch "Social Engineering" ermittelt werden. Verwenden Sie also keine Geburtsdaten, Namen oder den Titel Ihres Lieblingsfilms. Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

29 Abbildung 4-6: Ändern Benutzerpassworts für den Open-Xchange Server Hinweis: Die Adresse bzw. URL des Open-Xchange Servers kann nach einmal erfolgter Installation nicht wieder manuell zurückgesetzt werden. Gleiches gilt für den zu verwendenden Benutzernamen. Sollen diese später tatsächlich geändert werden, so müssen Sie den Outlook OXtender erneut installieren dabei die geänderten Server-Daten eintragen Alarm Registrieren < derzeit nicht belegt > Mit dem Erwerb einer Lizenz erhalten Sie einen Registrierungsschlüssel. Durch Eingabe des Registrierungsschlüssels auf dieser Seite erhalten Sie vollen Zugang auf alle Module (Kontakte, Aufgaben und Kalender) des Outlook Oxtenders, d.h. alle diese Daten werden mit dem Open-Xchange Server synchronisiert. Outlook OXtender Handbuch v Erweiterte Installation und Konfiguration

30 Abbildung 4-7: Eingabe der Registrierungsnummer Haben Sie den Registrierungsschlüssel bereits während der Installation korrekt eingegeben, erscheint auf dieser Seite lediglich ein Hinweis über die aktuell installierte Outlook OXtender Version. Abbildung 4-8: Anzeige bei gültiger Registrierungsnummer Wenn der Schlüssel bisher frei gelassen wurde, steht Ihnen der Outlook Oxtender als Demo-Version mit eingeschränktem Funktionsumfang zur Verfügung. D.h. nur für eines der Module Kalender oder Kontakte oder Aufgaben Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

31 werden Ihre Daten mit dem Server abgeglichen. Standardmäßig ist das Modul "Aufgaben" ausgewählt. Über die Seite "Einschränkung" können Sie ein alternatives Modul wählen. Abbildung 4-9: Modulauswahl für nicht-registrierte Demo-Lizenzen Persönliche Daten Unter dem Karteikartenregister "Personal Information" werden Ihnen die hinterlegten Benutzerdaten angezeigt. Neben Namen, Vornamen und Titel kann an dieser Stelle beispielsweise auch eine private Webseite, eine Telefonnummer oder der Geburtstag hinterlegt sein. Über diese Seite können Sie Änderungen und Ergänzungen an den hinterlegten Werten vornehmen. Nach der Änderung müssen die Daten durch Betätigen der "Speichern"-Schaltfläche gespeichert werden. Hinweis: Die "Speichern"- Schaltfläche ist unter Umständen nicht gleich sichtbar und muss durch Scrollen nach unten ins Blickfeld gerückt werden. Outlook OXtender Handbuch v Erweiterte Installation und Konfiguration

32 Abbildung 4-10: Vervollständigen der Benutzerdaten im persönlichen Setup Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

33 Urlaubsnotiz Wenn Sie einmal für längere Zeit abwesend sind, kann es Sinn machen, Anfragen durch eine automatische -Nachricht zu beantworten, in welcher Sie darauf hinweisen, dass Sie zurzeit nicht erreichbar sind, und wer in dieser Zeit als entsprechende Kontaktperson zur Verfügung steht. Wechseln Sie dazu auf die Seite "Vacation Notice" und führen Sie dort die Konfiguration einer passenden Urlaubsnotiz durch. Abbildung 4-11: Einstellungen für Abwesenheit Automatic Reply active - Abwesenheitsnotiz aktiv Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wird die automatische Versendung von Abwesenheitsnotizen aktiviert. Sobald eine Urlaubsnotiz mit aktiviertem Kontrollkästchen gespeichert wird, ist die die automatische Beantwortung von eingehenden -Nachrichten aktiviert. Möchten Sie allgemein nur eine Urlaubsnotizvorlage speichern, die bei Bedarf verwendet werden kann, so deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Speichern. Outlook OXtender Handbuch v Erweiterte Installation und Konfiguration

34 Subject - Betreff Tragen Sie in dieses Feld die Betreffzeile ein, welche für die automatisch zu versendenden Urlaubsnotizen genutzt werden soll. Optional können Sie das Feld freilassen. In diesem Fall wird der originale Betreff einer eingehenden - Nachricht für die automatisch generierte Urlaubsnotiz genutzt. Text In das Textfeld tragen Sie den Inhalt Ihrer Urlaubsnotiz ein. Der jeweilige Text kann individuell frei gewählt werden. Wiederholungsintervall Über das Wiederholungsintervall legen Sie fest, in welchem zeitlichen Abstand frühestens eine erneute Urlaubsnotiz an einen Absender einer eingehenden E- Mail-Nachricht versandt werden soll. Dies hat den Sinn, den Verfasser einer eingehenden -Nachricht nicht durch unzählige wiederkehrende Urlaubsnotizen ihrerseits zu ärgern. -Adressen Unter -Adressen können Sie auswählen, für welche Ihrer auf dem Open- Xchange Server vorhandenen -Adressen/Aliase die Versendung einer Urlaubsnotiz erfolgen soll. Ausgewählte -Adressen erscheinen blau hinterlegt. Forward to - Weiterleitung Zusätzlich zur Versendung automatischer Urlaubsnotizen können Sie sich eingehende -Nachrichten auch weiterleiten lassen. Beispielsweise an Ihre private -Adresse, unter der Sie in dieser Zeit zu erreichen sind oder an den Kollegen, der ihre Urlaubsvertretung übernimmt. Auf Wunsch können Sie das nebenstehende Kontrollkästchen "Keine zusätzliche lokale Kopie erstellen" aktivieren. In diesem Fall bleibt auf dem Open-Xchange Server dann allerdings auch keine Kopie weitergeleiteter -Nachrichten erhalten Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

35 Mail Filter - Filterregeln Filterregeln erlauben es Ihnen, eingehende -Nachrichten automatisiert zu analysieren und weiterzuverarbeiten. Die Weiterverarbeitung durch den Postprozessors kann beispielsweise darin bestehen, dass -Nachrichten bestimmter Absender, oder -Nachrichten, deren Betreffzeile einen bestimmten Inhalt besitzt, automatisch in einen definierten Ordner verschoben werden. Die Filterregeln werden in Open-Xchange dabei für jeden Benutzer in eigenen Skriptdateien (Sieve-Scripts) hinterlegt. Um für Ihren Benutzer-Account Filterregeln zu erstellen oder bestehende Filterregeln zu überarbeiten, wechseln Sie auf die Seite "Mail Filter". Abbildung 4-12: Anzeige aller bestehenden Filterregeln Mailfilter erstellen und bearbeiten Beim ersten Aufruf der Seite Mail-Filter ist noch kein Filterskript hinterlegt. Dieses muss von Ihnen zunächst erzeugt werden. Klicken Sie dazu auf der Übersichtsseite auf das "Add"-Symbol. Ist bereits ein Filterskript eingerichtet, so Outlook OXtender Handbuch v Erweiterte Installation und Konfiguration

36 ist die Vorgehensweise identisch, allerdings werden Ihnen in der Übersicht bereits alle eingerichteten Filterregeln angezeigt. Möchten Sie eine bereits vorhandene Filterregel löschen, so klicken Sie auf das "Delete"-Symbol. Möchten Sie eine bereits existierende Filterregel bearbeiten, so klicken Sie auf das "Modify"-Symbol. Der Dialog zum Bearbeiten einer Filterregel entspricht dem Dialog zum Erstellen einer neuen Filterregel, allerdings werden Ihnen automatisch alle bereits festgelegten Bedingungen und Aktionen dieser Regel angezeigt. Im sich öffnenden Fenster haben Sie nun die Möglichkeit eine neue Filterregel festzulegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Aktion ausführen wenn Abbildung 4-13: Filterregeln erstellen Unter "Aktion ausführen wenn" legen Sie zunächst fest, wann die Filterregel zum Einsatz kommen soll. Über das Listenfeld können Sie dabei zwischen zwei verschiedenen Möglichkeiten wählen: Die einfachere Option ist die Einstellung "irgendeine Bedingung trifft zu" (Match any of the following). Haben Sie diese standardmäßig aktivierte Einstellung "irgendeine Bedingung zutrifft" ausgewählt, Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

37 so muss lediglich eine der im weiteren Verlauf einstellbaren Bedingungen erfüllt sein. Alternativ dazu können Sie über das Listenfeld die Option "alle Bedingungen zutreffen" (Match all of the following) auswählen. In diesem Fall müssen alle im weiteren Verlauf eingestellten Bedingungen erfüllt werden, damit die durchzuführen Aktion ausgeführt wird. Für den Fall, dass sie lediglich eine Bedingung festlegen wollen, ist es egal, welche der beiden Optionen Sie ausgewählt haben. Bedingung konfigurieren Über das Listenfeld "Wenn" und die nebenstehenden Eingabefelder können Sie eine Bedingung erstellen, die erfüllt werden muss, damit die zuzuordnende Aktion der Filterregel ausgeführt wird. Über die erste Listenauswahl legen Sie zunächst ein -Element fest, für den eine bestimmte Bedingung überprüft werden soll. Folgende Elemente können dabei im Detail abgefragt werden: Von Empfänger cc: bcc: Betreff Datum Antwort an Rückpfad Absender Empfangen Sie können durch entsprechende Auswahl also s beispielsweise entsprechend Ihrem Absender, der Betreff-Zeile oder dem Datum filtern. Nebenstehend können Sie zwischen verschiedenen Bedingungsvarianten auswählen, welche für die Überprüfung verwendet werden sollen. Folgende Operatoren stehen Ihnen dabei zu Verfügung: Enthält Enthält (Regexp) Ist gleich Ist ungleich Enthält nicht Enthält nicht Enthält Wählen Sie über das Listenfeld den Vergleichsoperator "Enthält", so werden später eingehende -Nachrichten vom Filterskript darauf untersucht, ob der im rechten Textfeld eingetragene Text im unter "Wenn" ausgewählten - Element enthalten ist. Beispiel: Outlook OXtender Handbuch v Erweiterte Installation und Konfiguration

38 Haben Sie unter "Wenn" das -Element "Betreff" ausgewählt und als Textoperator "OX5" angegeben, so überprüft das Filterskript die Betreffzeile aller eingehenden -Nachrichten darauf, ob der Text "OX5" enthalten ist. Enthält (Regexp) Der Operator "Enthält Regexp" entspricht dem Vergleichsoperator "Enthält". Auch hier wird überprüft, ob das ausgewählte -Element den im Textfeld eingegeben Wert enthält. Weitergehend erlaubt dieser Vergleichsoperator aber auch den Einsatz von regulären Ausdrücken im Textfeld, so dass komplexere Bedingungsabfragen möglich sind. Ist gleich Haben Sie über das Listenfeld "Ist gleich" ausgewählt, so überprüft das Filterskript ob eine exakte Übereinstimmung vorliegt. Der Vergleichsoperator kann also beispielsweise dazu genutzt werden, bei allen eingehenden - Nachrichten auszuführen, wenn der Absender mit einer bestimmten, festgelegten -Adresse übereinstimmt. Ist ungleich Dieser Vergleichsoperator ist das Gegenstück zum "Ist gleich" Operator, allerdings wird die gewünschte Option bei dieser Filterregel nur ausgeführt, wenn der angegebene Text für das ausgewählte -Element nicht mit dem entsprechenden Inhalt des jeweiligen Elements einer eingehenden übereinstimmt. Praktisch ist dies beispielsweise bei einer Filterregel mit mehreren Bedingungen, bei der alle s eines bestimmten Absenders in einen eigenen Ordner verschoben werden sollen, gleichzeitig aber alle - Nachrichten des selben Absenders, die zusätzlich eine bestimmte -Adresse im CC besitzen, in einen anderen Mailordner verschoben werden sollen. Enthält nicht Bei Einsatz dieses Vergleichsoperators wird die definierte Aktion der Filterregel nur dann ausgeführt, wenn der angegeben Text für das ausgewählte - Element in einer eingehenden -Nachricht nicht enthalten ist. Sie können diesen Vergleichsoperator also beispielsweise dafür nutzen, um - Nachrichten entsprechend Ihrer Betreffzeile oder Inhalt zu sortieren. Als Gegenstück zum "Enthält" Operator kann sich dadurch die Konfiguration von Filterregeln im Einzelfall deutlich erleichtern. Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

39 Enthält nicht (Regexp) Dieser Vergleichsoperator funktioniert genauso wie "Enthält nicht", allerdings können Sie im Textfeld bei Auswahl dieses Vergleichsoperators auch reguläre Ausdrücke verwenden. Weitere Bedingungen konfigurieren Wie gesagt, kann eine Filterregel dazu genutzt werden, eingehende Nachrichten aus Erfüllung einer bestimmten Bedingung zu überprüfen. In der Praxis werden Sie jedoch vielfach wünschen, eine Aktion für eingehende Nachrichten nur dann auszuführen, wenn mehrere Bedingungen erfüllt sind. Nach Eingabe der ersten Bedingung müssen Sie dazu beim Erstellen einer Filterregel weitere Bedingungen anlegen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Neue Bedingung". Die Web- Oberfläche wird jetzt jeweils um eine weitere Bedingung ergänzt, die Sie nach Belieben konfigurieren können. Bitte beachten Sie, dass alle Bedingungen standardmäßig als "Oder"-Vergleich miteinander verknüpft sind. Die zu konfigurierende Aktion wird also nur ausgeführt, wenn eine der angegebenen Bedingungen erfüllt ist. Optional können Sie über das Listenfeld "Aktion ausführen wenn" festlegen, dass die einzelnen Bedingungen als "Und"-Vergleich miteinander verknüpft werden. In diesem Fall müssen also alle Bedingungen erfüllt werden, damit die Aktion bei eingehen einer -Nachricht ausgeführt wird. Eine Kombination von "Und"- und "Oder"-Verknüpfungen ist nicht vorgesehen. Aktion definieren Zuletzt müssen Sie festlegen, was mit eingehenden -Nachrichten passieren soll, welche die zuvor definierte Bedingung bzw. Bedingungen erfüllen. Das Konfigurationsmenü für die Filterregel stellt Ihnen hierzu mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Verschiebe Mail in Ordner Weiterleiten nach Nachricht zurückweisen mit der Begründung Nachricht verwerfen Wählen Sie als Aktion die Option "Verschiebe Mail in Ordner", so werden alle eingehenden -Nachrichten, welche die zuvor beschriebene Bedingung erfüllen, automatisch in einen anderen Ordner verschoben. Der zugehörige Ordner kann von Ihnen frei über das Ordner-Listenfeld ausgewählt werden. Das automatische Verschieben von Nachrichten eignet sich hervorragend eine bessere Übersicht Ihrer Mailbox zu gewährleisten. Alternativ dazu können Sie als Aktion die Einstellung "Weiterleiten nach" auswählen. Eingehende - Nachrichten, welche die angegebenen Bedingungen erfüllen werden dann automatisch an die angegebene -Adresse weitergeleitet. Wahlweise Outlook OXtender Handbuch v Erweiterte Installation und Konfiguration

40 können sie die eingehenden nachrichten auch mit einer frei definierbaren Begründung abweisen. Haben Sie als Aktion die Option "Nachricht verwerfen" ausgewählt, so werden alle eingehenden -Nachrichten, welche die gewählten Bedingungen erfüllen, direkt bei Eingang auf dem Mail-Server verworfen. In Ihrer Mailbox erscheinen diese -Nachrichten also erst gar nicht. Haben Sie die gewünschten Bedingungen und Aktionen für die aktuelle Filterregel definiert, so müssen Sie diese nur noch speichern. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Fertig". Filterskript aktivieren und löschen Die Liste der Filterregeln werden für jeden Benutzer in einem eigens dafür vorgesehenen Skript (Sieve-Script) hinterlegt. Haben Sie bereits ein Filterskript erstellt, so wird Ihnen die Liste der Regeln auf der Seite "Mail Filter" angezeigt. Über die Schaltfläche "Delete all Rules" können Sie das Skript mit all seinen Regeln löschen. Über die Option "Enable all filters " können Sie das Filterskript vorübergehend ein- bzw. ausschalten. Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

41 5. Mail-Konfiguration des Outlook Clients MS Outlook kann als Client so konfiguriert werden, dass Benutzer direkten Zugriff auf ihre Open-Xchange -Daten erhalten. In diesem Kapitel finden Sie eine Anleitung, wie Sie Outlook in Kombination mit dem Open-Xchange Server einsetzen, und auf welchem Weg Sie die Frei/Gebucht-Schnittstelle von MS Outlook für die Terminplanung einsetzen können. Hinweis: Der Outlook OXtender erlaubt die Anbindung von MS Outlook an einen Open-Xchange Server für die Synchronisation von Ordnern, Kontakten, Kalendereinträgen und Aufgaben. Die Anbindung an den -Server des Open-Xchange Servers wird allerdings nicht über den Outlook OXtender übernommen, sondern in MS Outlook direkt konfiguriert. Sofern der Kalender für z.b. für Terminbenachrichtigungen eine -Anbindung benötigt, greift der Outlook OXtender selbständig auf die vorhandenen Outlook-Einstellungen zu Konfiguration des Posteingangs- und Ausgangsservers Der Open-Xchange Server stellt sowohl für eingehende als auch ausgehende E- Mail-Nachrichten einen eigenen Server zur Verfügung, welcher auf Basis der üblichen, standardisierten Internet Mail Protokolle arbeitet. Mit großer Sicherheit werden auch Sie auf die Vorteile des Open-Xchange -Kontos unter Outlook nutzen wollen und unter Umständen auch noch auf weitere -Konten zugreifen wollen, so dass Sie auf alle Ihre -Nachrichten zentral über ein Programm zugreifen wollen Anmerkungen zu -Protokollen Der Open-Xchange Server unterstützt POP3 und IMAP für das Empfangen von E- Mail-Nachrichten und das SMTP-Protokoll für den Versand. Für die Anbindung an einen Open-Xchange Server empfehlen wir, das IMAP-Protokoll dem POP3- Protokoll vorzuziehen, da IMAP das robustere Protokoll ist und eine Reihe von Vorteilen gegenüber POP3 besitzt (z.b. zentrale Datensicherung). Das IMAP- Protokoll setzt voraus, dass der Server -Nachrichten zentral speichert, während bei Einsatz des POP3-Protokolls -Nachrichten auf den Client herunter geladen werden. Danach stehen die -Nachrichten auf dem Server nicht mehr zur Verfügung. Mit IMAP sind Outlook-Anwender in der Lage, Ihre E- Mails herunter zu laden und zu öffnen. Dennoch stehen die -Nachrichten auch weiterhin auf dem Server zur Verfügung, z.b. für den Zugriff von einem anderen Standort über den Webmail-Client. Beim Einsatz des POP3-Protokolls werden die Nachrichten nach erfolgreichem Download i.d.r. vom Server gelöscht. Darüber hinaus unterstützt das IMAP-Protokoll eine Reihe von weiteren Protokoll-Funktionen, die sich bei Einsatz in einer Groupware-Umgebung als Outlook OXtender Handbuch v Mail-Konfiguration des Outlook Clients

42 nützlich erwiesen. Dazu gehört beispielsweise die Freigabe bestimmter Ordner und Postfächern an Dritte. Da der Open-Xchange Server eben für den Einsatz in solchen Groupware-Umgebungen konzipiert wurde, ist der Einsatz des IMAP- Protokolls im höchsten Maße empfehlenswert. Hinweis: Einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Anbindungs-Möglichkeiten und Einsatzszenarien von MS Outlook als - und Groupware-Client sowie eine Erläuterung der jeweiligen Unterschiede finden Sie im Anhang A dieses Handbuchs Konfiguration eines Kontos Outlook unterstützt bei der -Kommunikation eine breite Palette verschiedener Server-Typen. Typischerweise verwenden Benutzer einen SMTP- Server für den Postausgang und ein POP3- oder IMAP-Konto zum Abrufen eingehender -Nachrichten. Wie bereits früher in diesem Handbuch besprochen, sind für die Anbindung von Outlook an einen Open-Xchange Server lediglich die Protokolle IMAP und SMTP, sowie in geringerem Umfang auch das POP3-Protokoll von Bedeutung. Ausgehend von der größeren Bedeutung des IMAP-Protokolls beschäftigt sich die folgende schrittweise Anleitung vorrangig mit der Einrichtung eines solchen Posteingangsservers, auch wenn die grundlegende Vorgehensweise mit der Einrichtung verschiedener anderer Server- und Konten-Typen übereinstimmt Mail-Konfiguration Schritt 1 -Kontenverwaltung öffnen Um ein neues Open-Xchange -Konto anzulegen, klicken Sie in der Menüzeile von Outlook auf den Eintrag "Extras -Konten ". Im erscheinen Dialogfenster wählen Sie jetzt die Option "Ein neues -Konto hinzufügen" und klicken danach auf die Schaltfläche "Weiter". Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

43 Abbildung 5-1: Anlegen eines neuen -Kontos mit Outlook Mail-Konfiguration Schritt 2 Auswahl eines Server-Typs Im nächsten Konfigurationsschritt müssen Sie jetzt den Posteingangsservertyp auswählen. Um ein IMAP- -Konto hinzuzufügen aktivieren Sie bitte das Optionsfeld "IMAP". Um ein "POP3"- -Konto anzulegen aktivieren Sie stattdessen das Optionsfeld "POP3". Klicken Sie anschließend auf die "Weiter"- Schaltfläche. Outlook OXtender Handbuch v Mail-Konfiguration des Outlook Clients

44 Abbildung 5-2: Auswahl eines -Konto-Typs Mail-Konfiguration Schritt 3 Konfiguration des Servers Im sich öffnenden Konfigurationsfenster können Sie jetzt die Zugangsdaten für den Posteingangs- sowie den Postausgangsserver hinterlegen. Verwenden Sie dazu bitte die Zugangsdaten, die Ihnen von Ihrem Administrator zur Verfügung gestellt wurden. Im Textfeld "Ihr Name" tragen Sie Ihren vollständigen Namen ein. Unter -Adresse geben Sie die -Adresse an, die als Absender für Ihre Mails verwendet werden soll. Unter "Posteingangsserver (POP3)" oder "Posteingangsserver (IMAP)" und "Postausgangsserver" tragen Sie bitte die IP-Nummer oder die Adresse Ihres Open-Xchange Servers ein. Typischerweise wird es sich beim Posteingangs- und Postausgangsserver um die gleiche Adresse handeln, die Sie für den Zugang über das Open-Xchange Server Web-Interface verwenden (jedoch ohne oder https://) Danach müssen Sie unter "Benutzername" und "Kennwort" Ihre Zugangsdaten für den Open-Xchange Server hinterlegen. Abschließend klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter". Sollten Sie sich in Bezug auf die Zugangsdaten unsicher sein, so konsultieren Sie Ihren lokalen Netzwerk-Administrator. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Einstellungen" um mit der Konfiguration fortzufahren. Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

45 Abbildung 5-3: Konfiguration des -Servers Outlook OXtender Handbuch v Mail-Konfiguration des Outlook Clients

46 Mail-Konfiguration Schritt 4 - Weitere Einstellungen Nachdem Sie im Dialog " -Konten" auf die Schaltfläche "Weitere Einstellungen" geklickt haben, erscheint ein Pop-up-Fenster mit der Bezeichnung "Internet- -Einstellungen" und vier Karteikarten. Unter dem Karteikartenregister "Allgemein" haben sie die Möglichkeit Ihrem E- Mail-Konto einen Namen zuzuweisen. In unserem Fall hat das Konto den Namen "Open-Xchange". Bei der Wahl des Namens sind Sie jedoch keinen Einschränkungen unterworfen. Der einzige Effekt dieses Eintrags ist der Titel, unter dem das Konto zukünftig in der Outlook-Ordner-Liste zukünftig angezeigt wird. Haben Sie einen passenden Namen gewählt, so klicken Sie auf das Karteikartenregister "Postausgangsserver" um mit der Konfiguration fortzufahren. Abbildung 5-4: Internet -Einstellungen, "Allgemein" Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

47 Mail-Konfiguration Schritt 5 Zusätzliche SMTP-Einstellungen Im dem sich öffnenden Konfigurationsfenster können Sie jetzt die Zugangsdaten für den Postausgangs-Server hinterlegen. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen "Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung". Stellen Sie auch sicher, dass das Optionsfeld "Gleiche Einstellung wie für den Posteingangsserver verwenden" aktiviert ist. Übernehmen Sie die Einstellungen durch Drücken von "OK". Abbildung 5-5: Zusätzliche SMTP-Einstellungen Mail-Konfiguration Schritt 6 Konfiguration fertig stellen Klicken Sie auf die "Weiter"-Schaltfläche des -Konten-Fensters. Bestätigen Sie danach die Schaltfläche "Fertig stellen" um die Konfiguration abzuschließen. Outlook OXtender Handbuch v Mail-Konfiguration des Outlook Clients

48 Abbildung 5-6: Konfiguration fertig stellen Konfiguration weiterer -Konten Weitere -Konten, wie einen POP3 oder ein zusätzliches IMAP Konto, können jeder Zeit auf demselben Weg hinzugefügt werden. Möchte ein Benutzer beispielsweise auf einen POP3-Account eines anderen -Providers zugreifen können, so muss er die obige Prozedur einfach erneut ausführen und als Konto- Typ in Schritt 2 "POP3" auswählen. Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

49 5.2. Konfiguration des Frei/Gebucht-Service Die Frei/Gebucht-Infomationen können auf zwei Weisen genutzt werden: Benutzen Sie den Open-Xchange Server um Frei/Gebucht-Informationen über alle Benutzer auf dem Server zu erhalten. Benutzen Sie den Microsoft Office Internet Frei/Gebucht Service. Ein Server im Internet stellt hier die Frei/Gebucht-Informationen für alle Benutzer auf diesem Server bereit. Um die Frei/Gebucht-Informationen des Open-Xchange Server abzufragen, ist prinzipiell keine manuelle Konfiguration nötig. Die entsprechenden Einstellungen werden direkt bei der Installation auf die Server spezifischen Standard- Einstellungen festgelegt. Im Wesentlichen umfasst dies die Definition einer Free- Busy-Schnittstelle. Die entsprechende Änderung finden Sie unter Outlook über die Menüzeile: 1. In Outlook wählen Sie "Extras Optionen Einstellungen". 2. Klicken Sie auf "Kalenderoptionen" und dann auf die Schaltfläche "Frei/Gebucht Optionen" 3. Im Feld "Suchen unter" geben Sie die folgende Adresse ein: Ersetzen Sie <ox_server_addresse> mit der IP-Adresse Ihres Open-Xchange Servers. Wenn Sie für die Terminplanung den Microsoft Office Internet Frei/Gebucht- Dienst nutzen wollen, konsultieren Sie bitte Ihre Microsoft Outlook Dokumentation. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung auch nach der Deinstallation des Outlook OXtenders nicht automatisch wieder zurückgenommen wird. Outlook OXtender Handbuch v Mail-Konfiguration des Outlook Clients

50 Abbildung 5-7: Basis-Konfiguration der Frei/Gebucht-Schnittstelle Hinweis: Die Frei/Gebucht-Option funktioniert nur das http-protokoll (nicht über https) Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

51 6. Outlook OXtender im Praxiseinsatz Konten Wird MS Outlook in Verbindung mit einem Microsoft Exchange Server genutzt wird, speichert Outlook eingehende Nachrichten im "Posteingang"-Ordner unter "Persönliche Ordner". Dementsprechend werden in MS Outlook - Nachrichten, die über ein POP3-Konto herunter geladen wurden, ebenfalls in diesem Ordner gespeichert. IMAP-Konten werden dagegen anders berücksichtigt. Wie aus der untenstehenden Abbildung ersichtlich, wird ein IMAP-Konto durch einen zusätzlichen Ordner auf oberster Ebene dargestellt, der nicht zu den persönlichen Ordnern zählt. In diesem Fall heißt der Ordner "OX IMAP Server", doch es ist möglich, diesen Namen während der Einrichtung zu ändern (siehe "Mail-Konfiguration, Schritt 4"). Des Weiteren können sie den Namen jederzeit ändern, indem Sie auf den Ordner mit der rechten Maustaste anklicken und "Eigenschaften" anklicken. Im Fall unseres Beispiel-Setups, erscheinen -Nachrichten, die über das IMAP-Zugangskonto empfangen wurden, nicht unter dem Posteingangs-Ordner in den persönlichen Ordnern, sondern im Ordner Posteingang unter "https://ox.open-xchange.com". Jedes konfigurierte IMAP-Konto erhält einen solchen eigenen Ordner der obersten Ebene. (In den meisten Fällen wird lediglich ein solches IMAP-Konto in MS Outlook auftauchen: Das Zugangskonto des Open-Xchange Servers.) Abbildung 6-1: Die Liste persönlicher Ordner mit einem IMAP-Zugangskonto - Der IMAP-Ordner ist rot umrahmt dargestellt. Outlook OXtender Handbuch v Outlook OXtender im Praxiseinsatz

52 s löschen Abgesehen von einem eigenen Ordner, weicht das IMAP-Protokoll funktionell in einer weiteren Beziehung von anderen Zugangstypen ab: Das Löschen von E- Mail-Nachrichten. Das Löschen einer im "Posteingang" unter "Persönliche Ordner" sorgt dafür, dass die gelöschte -Nachricht in den Ordner "Gelöschte Objekte" verschoben wird. Beim Löschen einer -Nachricht aus einem IMAP-Posteingangsordner erfolgt kein Verschieben der Nachricht in den Ordner "Gelöschte Objekte". Stattdessen bleiben die gelöschten Nachrichten im Posteingangsordner erhalten und erscheinen lediglich grau unterlegt und durchgestrichen. Um solche gelöschten Nachrichten endgültig zu entfernen, muss der Benutzer in der Outlook Menüzeile den Eintrag "Bearbeiten Entfernen gelöschter Nachrichten" betätigen Das Ordner-Konzept Abbildung 6-2: "Gelöschte" s im IMAP-Posteingang Der Open-Xchange Server stellt mehrere Arten von Ordnern bereit: Private Ordner (OX Private folders) Öffentliche Ordner (OX Public folders) Freigegebene Ordner (OX Shared folders) Systemordner (OX System folders) Die Anwahl der Ansicht "Ordner Liste" in der linken, unteren Ecke des Outlook Fensters erlaubt Ihnen die Ordner "OX Public Folder", "OX Shared Folder" und "OX System Folder" zu öffnen und durchsuchen (In älteren Outlook-Versionen öffnen Sie die Baum-Ansicht über das Menü "Ansicht -> Ordnerliste". Private Ordner entsprechen dabei einfach allen Ordnern, die Sie selbst in der Ordnerliste anlegen. Dazu gehören auch Kontakt-, Kalender- und Aufgaben- Ordner, die der Open-Xchange Server für jeden Benutzer anlegt. Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

53 Abbildung 6-3: Die Auswahl der Ansicht "Ordner Liste" erlaubt das Öffnen und Verwenden eines Open-Xchange Ordners Private Ordner Private Ordner sind grundsätzlich Ordner, die speziell die Daten eines Benutzers enthalten und zunächst auch nur für diesen Benutzer verfügbar sind. Standardmäßig existieren für jeden Benutzer nach Einrichtung des Open- Xchange Servers zunächst drei private Ordner: Kontakte, Kalender und Aufgaben, welche jeweils mit dem entsprechenden Ordner-Typ verknüpft sind. Jeder Benutzer hat die Möglichkeit weitere, private Ordner der Typen Kontakte, Aufgaben und Termine anzulegen. Zudem besteht die Möglichkeit ungebundene Ordner zu erzeugen. In MS Outlook wird ein ungebundener Ordner als Ordner dargestellt, der Mail-Nachrichten enthält, da MS Outlook ungebundene Ordner ursprünglich nicht unterstützt. Funktionell können diese Ordner auf dieselbe Weise genutzt werden, allerdings werden ungebundene Ordner, im Gegensatz zu Outlook OXtender Handbuch v Outlook OXtender im Praxiseinsatz

54 echten Mail-Ordnern nicht synchronisiert, da der Outlook OXtender Mail-Objekte nicht synchronisiert. Nichtsdestotrotz der Ordner selbst, so wie alle Kalender, Aufgaben und Kontakte, die in einem solchen Ordner hinterlegt sind, werden sehr wohl korrekt mit dem Open-Xchange Server synchronisiert. Private Ordner eines Benutzers können von diesem "freigegeben" werden, wodurch weitere Benutzer Zugriff auf diese Ordner erhalten. Die Freigabe erfolgt durch Definition der Zugriffsrechte für einen Ordner. Freigegebene private Ordner eines Benutzers werden anderen Benutzern unter der Rubrik "OX Shared Folders" in Outlook angezeigt, soweit diese die passende Zugriffsrechte besitzen. Grundsätzlich sind alle unter "Outlook heute" aufgeführten Daten privaten Ordnern zugeordnet Freigegebene Ordner Freigegebene Ordner sind private Ordner eines anderen Benutzers, auf die Sie Zugriff haben. Ob Sie Schreibrechte, Löschrechte oder nur Leserechte für diesen Ordner besitzen, hängt von der Konfiguration der Zugriffsrechte des jeweiligen Ordners ab. Standardmäßig werden die freigegebenen Ordner anderer Benutzer in Outlook mit folgender Syntax aufgeführt: "Benutzername - Ordnername". Somit ist aus dem Titel eines Ordners ersichtlich, welchem Ordnertyp und welchem Benutzer der Ordner zugehört Öffentliche Ordner Unter "Public Folders" werden alle Ordner aufgelistet und verwaltet, die grundsätzlich nicht an einen speziellen Benutzer gebunden sind. Öffentliche Ordner sind dazu gedacht, Terminlisten, Kontakte und Aufgaben zu verwalten, die übergeordnet mehreren Benutzern zur Verfügung gestellt werden sollen. Welche Benutzer und Benutzer-Gruppen auf einen öffentlichen Ordner Zugriff haben, wird über die Zugriffsrechte des jeweiligen Ordners festgelegt und bei Bedarf eingeschränkt Systemordner Systemordner sind übergeordnete Ordner des Open-Xchange Servers, die für alle Benutzer sichtbar sind. Grundsätzlich existieren drei verschiedene Systemordner: Global address book Shared address book Der Ordner "OX Global Addressbook" enthält alle System-Benutzer, die einen Benutzer-Aaccount auf dem Open-Xchange Server besitzen. Das Gegenstück hierzu ist das globale Adressbuch im Webinterface. Hier werden alle Kontakte abgelegt, die für alle Benutzer sichtbar sein sollen. In Outlook trägt dieser Ordner die Bezeichnung "OX Shared Addressbook". Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

55 6.3. Ordner erstellen Erstellen privater Ordner Um einen neuen, privaten Ordner oder Unterordner zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo in die Outlook-Ordner-Liste (ausgenommen sind die Ordner: OX Public Folders, OX Shared Folders und OX System Folders) unter "Persönliche Ordner". Aus dem aufklappenden Kontextmenü wählen Sie den Eintrag "Neuer Ordner " aus. Es erscheint ein Dialog, in dem Sie den neu anzulegenden Ordner konfigurieren können. Tragen Sie im Textfeld "Name" die Bezeichnung des neu zu erstellenden, privaten Ordners ein. Über das Optionsfeld "Ordner enthält Elemente des Typs:" wählen Sie aus, welche Art von Daten dieser privaten Ordner enthalten soll. Wählen Sie als Element-Typ die Option "Kontakt, Aufgabe, Kalender" an, so wird ein entsprechender, privater Ordner erzeugt, auf dessen Daten Sie auch über das Web-Interface des Open-Xchange Servers zugreifen können. Auch das Anlegen eines ungebundenen Ordners ist möglich, wobei Outlook solche ungebundene Ordner als Mail-Ordner anlegt. Dieser wird vom Open- Xchange Server zwar abgebildet und synchronisiert, jedoch kann er nicht über das Web-Interface geöffnet werden kann. Die Ordner-Typen "Notiz" und "Journal" werden von Open-Xchange Server dagegen nicht unterstützt. Abbildung 6-4: Erstellen eines privaten Ordners Outlook OXtender Handbuch v Outlook OXtender im Praxiseinsatz

56 Erstellen öffentlicher Ordner Das Erstellen eines öffentlichen Ordners erfolgt auf dem gleichen Weg, wie das Erstellen eines privaten Ordners Mit dem Unterschied, dass der öffentliche Ordner unter "OX Public Folders" angelegt wird. Im Detail markieren Sie in der Outlook-Ordner-Liste zunächst den Eintrag "OX Public Folders" und klicken diesen mit der rechten Maustaste an. Im erscheinenden Kontextmenü definieren Sie jetzt wiederum den Namen sowie den Typ der Elemente, den dieser Ordner aufnehmen soll Ordner löschen Um einen Ordner zu löschen klicken Sie den jeweiligen Ordner in der Outlook- Ordner-Liste mit der rechten Maustaste an. Im Kontext-Menü wählen Sie jetzt die Option "Ordner löschen" aus. Wollen Sie den Ordner tatsächlich löschen, so bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage von MS Outlook Ordnerrechte Öffentliche Ordner Jedem öffentlichen und freigegebenen Ordner auf dem Open-Xchange Server sind bestimmte Berechtigungen zugeordnet. Über diese wird festgelegt, welche Benutzer und Benutzergruppen den Inhalt sowie den Ordner selbst lesen, ändern und löschen dürfen Ordnerrechte ändern Für das Ändern der Ordner-Zugriffsberechtigungen benötigt ein Benutzer das Besitzrecht (Ownership) für den jeweiligen Ordner. Ist dieses vorhanden können die Rechte des Ordners geändert werden, indem der Benutzer den Ordner in der Outlook-Ordner-Liste mit der rechten Maustaste anwählt und den Eintrag "Eigenschaften" anwählt. Über das Karteikartenregister "Permissions" können Sie jetzt die Zugriffsrechte definieren. Benutzerauswahl Im oberen Listenfeld werden alle Benutzer aufgeführt, für die Zugriffsrechte für den jeweiligen Ordner definiert sind. Wählen Sie einen Benutzer in dieser Liste aus, so wird Ihnen im unteren Bereich des Konfigurationsfensters der festgelegte Zugriffs-Level angezeigt. Wahlweise können Sie über das Pulldown-Menü "Permission Level" oder direkt über die angezeigt Kontrollkästchen die Zugriffsberechtigungen für den ausgewählten Benutzer verändern. Entsprechend dem Permission-Level stehen Ihnen dabei 8 Stufen sowie eine benutzerdefinierte, alternative Einstellung zur Verfügung. Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

57 Benutzer hinzufügen Um einen neuen Benutzer zur Liste der Zugriffsberechtigten hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Add". Im erscheinenden Kontextmenü werden Ihnen nun zwei Spalten angezeigt. In der linken werden alle Benutzer und Benutzergruppen aufgeführt, die auf dem Open-Xchange Server eingerichtet sind. In der rechten Spalte sind alle Benutzer aufgelistet, für die Zugriffsberechtigungen für den Ordner hinterlegt sind. Um weitere Benutzer hinzuzufügen, wählen Sie in der linken Spalte die Benutzer bzw. Benutzergruppen aus, für die Berechtigungslevel festgelegt werden sollen. Durch Betätigen der Schaltfläche ">" übernehmen Sie die Benutzer in die Liste der Zugriffsberechtigten. Um Benutzer aus der Liste zu entfernen, markieren Sie die jeweiligen Benutzer in der rechten Spalte und Betätigen die Schaltfläche "<". Abschließend übernehmen Sie neue Liste zugriffsberechtigter Benutzer durch Klicken auf die Schaltfläche "Accept". Bitte beachten Sie, dass für neu hinzugefügte Benutzer zunächst keine Zugriffsberechtigungen angelegt werden. Diese müssen explizit zugewiesen werden. Abbildung 6-5: Hinzufügen von Benutzern und Benutzer-Gruppen zur Liste von Zugriffsberechtigten Outlook OXtender Handbuch v Outlook OXtender im Praxiseinsatz

58 Permission Level "None" - Objekte Sehen In diesem Zugriffslevel ist der öffentliche Ordner für den Benutzer sichtbar. Weitere Zugriffsrechte bestehen jedoch nicht. Weder darf der Benutzer die Einstellungen und Objekte des Ordners öffnen, bearbeiten und löschen, noch ist es Ihm erlaubt weitere Unterordner in diesem Ordner anzulegen. Abbildung 6-6: Permission Level "None" Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

59 Permission Level 1 - Objekte erstellen In diesem Permission-Level ist es dem ausgewählten Benutzer erlaubt, neue Objekte (Items) im Ordner zu Erstellen. Zwar wird ihm der aktuelle Ordner angezeigt, das Lesen und Verändern existierender Objekte ist ihm jedoch nicht gestattet. Dies gilt auch für das Verändern und Löschen von Objekten, die er selbst angelegt hat. Abbildung 6-7: Zugriffsberechtigung für einen Ordner im Permission Level 1 Outlook OXtender Handbuch v Outlook OXtender im Praxiseinsatz

60 Permission Level 2 - Objekte lesen In diesem Permission-Level ist es dem ausgewählten Benutzer erlaubt, bestehende Objekte (Items) zu lesen, unabhängig von wem Sie erstellt wurden. Das Erstellen eigener, neuer Objekte (Items) ist in diesem Level jedoch nicht möglich, genauso wenig wie das Bearbeiten und Löschen bereits vorhandener Einträge. Unterordner können vom Benutzer in diesem Level nicht angelegt werden. Abbildung 6-8: Zugriffsberechtigung für einen Ordner im Permission Level 2 Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

61 Permission Level 3 Erstellen und Löschen von Objekten Dieser Zugriffslevel entspricht den Berechtigungen des Levels 2. Zusätzlich ist dem Benutzer aber auch das Erstellen oder Löschen eigener Objekte (Items) möglich. In einem öffentlichen Kontaktordner hat er so also beispielsweise die Möglichkeit, alle Kontakte zu lesen. Außerdem kann er selbst einen eigenen Kontakteintrag anlegen. Die Bearbeitung des Kontakts ist ihm jedoch nicht gestattet. Abbildung 6-9: Zugriffsberechtigung für einen Ordner im Permission Level 3 Outlook OXtender Handbuch v Outlook OXtender im Praxiseinsatz

62 Permission Level 4 Bearbeiten eigener Objekte Im Wesentlichen entspricht der Permission-Level 4 den Zugriffsberechtigungen im Level 3. In diesem Fall darf der Benutzer jedoch auch eigene Objekte (Items) bearbeiten. Abbildung 6-10: Zugriffsberechtigung für einen Ordner im Permission Level 4 Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

63 Permission Level 5 - Erstellen von Unterordnern Im Permission Level 5 hat der Benutzer dieselben Zugriffsberechtigungen, wie in Level 4. Weitergehend hat er jetzt jedoch auch das Recht, Unterordner im Ordner anzulegen. Abbildung 6-11: Zugriffsberechtigung für einen Ordner im Permission Level 5 Outlook OXtender Handbuch v Outlook OXtender im Praxiseinsatz

64 Permission Level 6 - Bearbeiten/Löschen fremder Objekte Permission Level 6 gewährt einem Benutzer weitergehende Rechte beim Zugriff auf Objekte (Items), die von anderen Benutzern erzeugt wurden. Fremde Objekte dürfen, genau wie eigene, bearbeitet und gelöscht werden. Ansonsten entsprechen die Zugriffsberechtigungen dem Permission Level 5, mit der Ausnahme, dass das Anlegen von Unterordnern nicht erlaubt ist. Abbildung 6-12: Zugriffsberechtigung für einen Ordner im Permission Level 6 Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

65 Permission Level 7 - Vollzugriff In diesem Permission-Level hat der ausgewählte Benutzer den weitestgehenden Zugriff auf die Objekte im aktiven Ordner. Der Benutzer darf neue Objekte (Items) erstellen, sowie eigene und fremde Objekte Lesen, Bearbeiten und Löschen. Des Weiteren ist es ihm erlaubt, Unterordner im aktiven Ordner anzulegen Abbildung 6-13: Zugriffsberechtigung für einen Ordner im Permission Level 7 Outlook OXtender Handbuch v Outlook OXtender im Praxiseinsatz

66 Permission Level 8 - Besitzer eines Ordners Durch setzen des Permission-Levels 8 wird der ausgewählte Benutzer zum Besitzer (Owner) der Ordners. Damit ist es Ihm erlaubt, alle Zugriffs- Einstellungen des Ordners zu verändern. Somit hat er beispielsweise die Möglichkeit, selbst Zugriffsberechtigungen auf die Objekte des Ordners festzulegen. Darüber hinaus darf er natürlich alle Objekte im Ordner lesen, bearbeiten und löschen, sowie Unterordner und neue Objekte (Items) anlegen Abbildung 6-14: Zugriffsberechtigung für einen Ordner im Permission Level 8 Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

67 6.6. Kontaktordner Damit ein Kontaktordner in Outlook vollständig zur Verfügung steht, müssen Sie diesen erst aktivieren. Klicken Sie den jeweiligen Ordner dazu in der Outlook- Ordner-Liste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Pull-Down- Menu den Eintrag "Eigenschaften" aus. Im Karteikartenregister "Outlook- Adressbuch" aktivieren Sie jetzt das Kontrollkästchen "Diesen Ordner als - Adressbuch anzeigen". Der Kontaktordner kann jetzt beispielsweise auch als Quelle für das Erstellen von Terminen mit Terminteilnehmern genutzt werden. Standardmäßig sollten Sie zumindest den Ordner "OX Global Adressbook" aktivieren, damit die auf dem Open-Xchange Server eingerichteten Systembenutzer für das Erstellen von Terminen zur Verfügung stehen. Abbildung 6-15: Kontakt-Ordner als -Adressbuch verwenden Outlook OXtender Handbuch v Outlook OXtender im Praxiseinsatz

68 6.7. Einzeltermine erstellen Um einen neuen Termin anzulegen, klicken Sie in der Outlook Ordner-Liste mit der linken Maustaste auf den gewünschten Kalender-Ordner. In der Kalenderansicht wechseln Sie nun zum Tag an dem der Termin erstellt werden soll und markieren mit gedrückter Maustaste den Uhrzeitbereich, an dem der Termin festgelegt werden soll. Danach klicken Sie den blau markierten Bereich mit der rechten Maustaste an und wählen im Pulldown-Menü den Eintrag "Neuer Termin". Ob es sich dabei um einen privaten, öffentlichen oder freigegebenen Ordner handelt, ist unerheblich, solange Sie für den Ordner die passenden Zugriffsberechtigungen besitzen Termindefinition Im erscheinenden Dialogfenster tragen Sie jetzt alle grundlegenden Daten für den anzulegenden Termin ein. Im Textfeld "Betreff" vergeben Sie für den neuen Termin einen passenden Titel. Im Textfeld "Ort" geben Sie an, wo der Termin stattfinden soll. Des Weiteren haben Sie die die Möglichkeit, die Terminierung noch einmal anzupassen oder einen "Ganztägigen" Termin anzulegen. Über die Erinnerungsfunktion können Sie dafür sorgen, dass Outlook Sie kurz vor Anstehen des Termins noch einmal an diesen erinnert. Zudem können Sie unter "Anzeigen als:" festlegen, ob der Termin farbig als "gebucht", "frei", "mit Vorbehalt" oder als "Abwesend" angezeigt werden soll. Über das Scroll-Menu "Beschriftung" können Sie noch eine zusätzliche farbliche Markierung zuweisen. Über das große Textfeld können Sie zusätzliche Informationen und Notizen für den Termin hinterlegen. Sollen einem Termin weitergehend Kontakte zugeordnet werden, so können Sie diese über die Schaltfläche "Kontakte" in Form von Visitenkarten aus dem Adressbuch hinzufügen. Über die Schaltfläche "Kategorien" können Sie den Termin einer vordefinierten Kategorie zuordnen. Abbildung 6-16: Anlegen eines neuen Termins via Outlook Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

69 Terminplanung Klicken auf das Karteikartenregister "Terminplanung" um zusätzliche Teilnehmer zum Termin hinzuzufügen und sicherzustellen, dass diese zum gewünschten Zeitpunkt auch verfügbar sind. Die Übersicht in diesem Konfigurationsfenster ist in zwei Bereiche unterteilt. In der linken Spalte werden Ihnen alle Teilnehmer aufgeführt, die Sie dem Termin bereits zugeordnet haben. In der rechten Spalte wird Ihnen tabellarisch die Verfügbarkeit aller ausgewählten Benutzer im definierten Zeitfenster angezeigt. Ist der Teilnehmer zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar, so wird dies durch einen Outlook entsprechenden Balken angezeigt. Um weitere Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere einladen". Im erscheinenden Kontextmenü können Sie die gewünschten Teilnehmer aus den Ihnen zugänglichen Adressbüchern auswählen. Um Systembenutzer als Teilnehmer anzuwählen verwenden Sie am besten den Kontaktordner "OX Global Addressbook" Markieren Sie dazu den jeweiligen Teilnehmer oder eine Teilnehmergruppe und klicken Sie auf die Schaltfläche "Erforderlich". Die Schaltfläche "Optional" funktioniert in der aktuellen Version leider noch nicht. Haben Sie alle Teilnehmer hinzugefügt, so bestätigen Sie die Auswahl durch einen Klick auf die Schaltfläche "OK". Abbildung 6-17: Auswahl von Teilnehmern, für einen neuen Termin 6.8. Serientermine erstellen Um einen Serientermin zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste zunächst auf die Kalenderansicht. Aus dem Pulldown-Menü wählen Sie jetzt den Eintrag "Neue Terminserie". In einem Konfigurationsfenster haben Sie jetzt Outlook OXtender Handbuch v Outlook OXtender im Praxiseinsatz

70 zunächst die Möglichkeit festzulegen, an welchem Datum die Terminserie beginnen soll, bzw. wann diese endet. Zudem haben Sie die Möglichkeit, über das Kontextmenü festzulegen, in welchem Intervall der Termin stattfindet. Sie können tägliche, wöchentliche, monatliche oder auch jährliche Termine anlegen, wobei die Möglichkeit besteht feste Uhrzeiten oder Wochentage anzuwählen. Haben Sie die gewünschten Einstellungen festgelegt und übernommen, so erfolgt die weitere Einrichtung des Termins analog zu einem Einzeltermin. Abbildung 6-18: Anlegen eines Serientermins Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

71 7. Hinweise für die Praxis - Arbeiten mit IMAP Postfächern Wie bereits in den vorangegangenen Kapiteln dieses Handbuchs erwähnt, unterscheidet sich die Arbeitsweise eines IMAP-Postordners geringfügig vom Umgang mit einem herkömmlichen Postfach. In diesem Kapitel finden Sie Informationen um den Umgang mit einem IMAP-Postfach möglichst einfach zu gestalten Hinzufügen des "Purge"-Buttons zur Outlook Symbolleiste Das Löschen von -Nachrichten in einem IMAP-Postfach setzt voraus, dass Sie die zu löschenden Nachricht zunächst markieren und danach wie gewohnt löschen. Danach erscheinen die gelöschten Nachrichten grau unterlegt und durchgestrichen. Damit sind die -Nachrichten aber noch nicht endgültig gelöscht. Dazu muss im Outlook-Menü zunächst noch die Funktion "Bearbeiten Gelöschte Nachrichten permanent löschen" aufgerufen werden. Die folgende Prozedur zeigt Ihnen, wie Sie sie Symbolleiste um eine Taste zum Entfernen von -Nachrichten aus einem IMAP-Ordner erweitern können, damit sich der Löschvorgang möglichst einfach durchführen lässt. Wählen Sie in der Outlook-Menüleiste den Eintrag "Ansicht Symbolleisten Anpassen" aus. Im erscheinenden Dialog klicken auf das Karteikartenregister "Befehle" und wählen den Eintrag "Bearbeiten" aus. Im rechten Listenfeld müssen Sie jetzt den Eintrag "Gelöschte Nachrichten permanent löschen" finden. Outlook OXtender Handbuch v Hinweise für die Praxis - Arbeiten mit IMAP Postfächern

72 Abbildung 7-1: Das Anpassungsfenster Ziehen Sie via Drag&Drop das Symbol an die von Ihnen gewünschte Position in der Outlook Symbolleiste. Das Resultat erscheint ähnlich der folgenden Abbildung: Abbildung 7-2: Die Outlook-Symbolleiste mit der Schaltfläche "Gelöschte Nachrichten endgültig löschen" Ordner spiegeln Der Umgang mit IMAP-Ordnern in MS Outlook weist einige Eigentümlichkeiten auf, die das Spiegeln von Ordnern sinnvoll machen. Das Senden einer von einem IMAP Konto resultiert beispielsweise im Verschieben der gesendeten Nachricht in den "Gesendete Objekte"-Ordner unter "Persönliche Ordner" im oberen Teil der Ordnerliste, statt in den "Sent"-Ordner des IMAP-Kontos. Dieses Verhalten ist nicht wünschenswert und kann durch das Einrichten einer einfachen Outlook-Regel angepasst werden. Ein ähnlicher Fall tritt auf, wenn Sie alle über ein POP3-Postfach eintreffenden E- Mail-Nachrichten an den Posteingang Ihres IMAP-Postfaches weiterleiten möchten, so dass auch Ihre persönlichen -Nachrichten über den Open- Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

73 Xchange Server abrufbar sind. Um das letztere Beispiel zu realisieren verwenden Sie die folgende Vorgehensweise: Markieren Sie in der Outlook-Ordnerliste den Namen des Ordners, der die - Nachrichten enthält, welche Sie weiterleiten wollen. In diesem Fall wählen Sie Ordner "Posteingang" unter "Persönliche Ordner" aus. Danach wählen Sie in der Menüleiste den Eintrag "Extras Regel-Assistent" aus. Im erscheinenden Drop- Down-Menü tragen Sie unter "Änderungen in diesem Ordner anwenden" den Namen des -Kontos ein, von dem aus -Nachrichten weitergeleitet werden sollen. In diesem Beispiel verwenden wir einen POP3-Account mit den Namen "Wendy". Abbildung 7-3: Der Outlook Regel-Assistent Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" und wählen Sie den Eintrag "Regel ohne Vorlage erstellen". Im oberen Listenfeld wählen Sie den Eintrag "Nachrichten bei Ankunft prüfen" an und betätigen Sie die Schaltfläche "Weiter". Outlook OXtender Handbuch v Hinweise für die Praxis - Arbeiten mit IMAP Postfächern

74 Abbildung 7-4: Der Regel-Assistent Anlegen einer neuen Regel Im nächsten Fenster wählen Sie den Eintrag "Nur auf diesem Computer" am Ende der Liste und betätigen die Schaltfläche "Weiter". Abbildung 7-5: Regel-Assistent - Bedingungen Im nächsten Fenster wählen Sie aus der Liste den Eintrag "diese in den Zielordner verschieben" oder "diese als Kopie in den Zielordner verschieben" an, Copyright 2005, OPEN-XCHANGE Inc

75 je nachdem, ob Sie den Inhalt des Quell-Ordners kopieren oder verschieben möchten. Klicken Sie danach auf den blau unterlegten Link "Zielordner": Abbildung 7-6: Regel-Assistent - Aktionen Im erscheinenden Pop-Up-Fenster wählen Sie jetzt den Eintrag des IMAP- Posteingangs aus, in welchen Sie die eingehenden Nachrichten verschieben möchten. In unserem Beispiel kopieren wir die Nachrichten aus Wendys POP3 Mail in den Ordner "Posteingang" des Open-Xchange IMAP Servers. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Betätigung der Schaltfläche OK. Abbildung 7-7: Zielordner für eingehende -Nachrichten Outlook OXtender Handbuch v Hinweise für die Praxis - Arbeiten mit IMAP Postfächern

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