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1 Macromedia Breeze Add-In for Microsoft Outlook verwenden

2 Marken ActiveEdit, ActiveTest, Add Life to the Web, Afterburner, Aftershock, Andromedia, Allaire, Animation PowerPack, Aria, Attain, Authorware, Authorware Star, Backstage, Blue Sky Software, Blue Sky, Breeze, Bright Tiger, Captivate, Clustercats, ColdFusion, Contents Tab Composer, Contribute, Design In Motion, Director, Dream Templates, Dreamweaver, Drumbeat 2000, EDJE, EJIPT, Extreme 3D, Fireworks, Flash, FlashHelp, Flash Lite, FlashPaper, Flex, Flex Builder, Fontographer, FreeHand, Generator, Help To Source, HomeSite, Hotspot Studio, HTML Help Studio, JFusion, JRun, Kawa, Know Your Site, Knowledge Objects, Knowledge Stream, Knowledge Track, LikeMinds, Lingo, Live Effects, MacRecorder-Logo und -Design, Macromedia, Macromedia Action!, Macromedia Central, Macromedia Flash, Macromedia M-Logo und -Design, Macromedia Spectra, Macromedia xres-logo und -Design, MacroModel, Made with Macromedia, Made with Macromedia-Logo und -Design, MAGIC-Logo und -Design, Mediamaker, Movie Critic, Open Sesame!, RoboDemo, RoboEngine JFusion, RoboHelp, RoboHelp Office, RoboInfo, RoboInsight, RoboPDF, 1-Step RoboPDF, RoboFlash, RoboLinker, RoboScreenCapture, ReSize, Roundtrip, Roundtrip HTML, Shockwave, Sitespring, Smart Publishing Wizard, Software Video Camera, SoundEdit, Titlemaker, UltraDev, Web Design 101, what the web can be, WinHelp, WinHelp 2000, WinHelp BugHunter, WinHelp Find+, WinHelp Graphics Locator, WinHelp Hyperviewer, WinHelp Inspector und Xtra sind Marken oder eingetragene Marken von Macromedia, Inc. in den USA und/oder anderen Ländern. Andere in dieser Dokumentation erwähnte Produktnamen, Logos, Designs, Titel, Wörter oder Begriffe sind möglicherweise Marken, Dienstleistungsmarken oder Markennamen bzw. in den USA und/oder anderen Ländern eingetragene Marken, Dienstleistungsmarken oder Markennamen von Macromedia, Inc. oder anderen Unternehmen. Technologien von Drittanbietern Dieses Handbuch enthält Verweise auf Websites anderer Anbieter. Macromedia hat keinerlei Einfluss auf die Gestaltung dieser Websites und übernimmt daher keine Verantwortung für deren Inhalt. Der Besuch einer in diesem Handbuch genannten Website eines Drittanbieters erfolgt auf eigenes Risiko. Macromedia stellt diese Links lediglich aus praktischen Gründen zur Verfügung; die Bereitstellung eines Links bedeutet nicht, dass Macromedia den Inhalt der jeweiligen Website unterstützt bzw. hierfür haftet. Copyright Macromedia, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Handbuch darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung von Macromedia, Inc. weder vollständig noch auszugsweise kopiert, fotokopiert, vervielfältigt, übersetzt oder in eine elektronische bzw. maschinenlesbare Form übertragen werden. Mitarbeiter Leitung: Erick Vera Projektmanagement: Stephanie Gowin Text: Jody Bleyle, Leigh Valentine Redaktionsleitung: Rosana Francescato Redaktion: Mary Kraemer Produktionsmanagement: Patrice O Neill Mediendesign und -produktion: Adam Barnett, John Francis Erste lokalisierte Auflage: Oktober 2005 Macromedia, Inc. 601 Townsend St. San Francisco, CA 94103, USA

3 INHALTSVERZEICHNIS KAPITEL 1: Einführung Erste Schritte Systemanforderungen Überblick über die Dokumentation und weitere Ressourcen KAPITEL 2: Sofortmeetings in Breeze Meeting erstellen Sofortmeetings in Breeze Meeting erstellen An Sofortmeetings in Breeze Meeting teilnehmen KAPITEL 3: Breeze-Meetings planen Geplante Meetings in Breeze Meeting erstellen Die Breeze Meeting-Registerkarte Geplante Meetings in Breeze Meeting von Outlook aus ändern Breeze-Meetings verwalten An einem Breeze-Meeting teilnehmen KAPITEL 4: Voreinstellungen festlegen Allgemeine Breeze Meeting-Voreinstellungen festlegen Meetingstandards in den Breeze Meeting-Voreinstellungen festlegen Voreinstellungen für Breeze-Sofortmeetings festlegen INDEX

4 4 Inhaltsverzeichnis

5 KAPITEL 1 Einführung Mit dem Macromedia Breeze Add-In for Microsoft Outlook können Sie von Outlook aus Sofortmeetings und geplante Meetings in Breeze Meeting erstellen. Über die vertraute Outlook- Benutzeroberfläche können Sie feststellen, wann die gewünschten Teilnehmer verfügbar sind, und Meetings entsprechend anberaumen. Nachdem Sie einen Meetingtermin festgelegt haben, können Sie von Outlook aus Einladungen verschicken. Außerdem können Sie sich von Outlook an demnächst anstehende geplante Breeze-Meetings erinnern lassen. Macromedia Breeze ist eine umfassende Lösung für die Erstellung, Verwaltung und Bereitstellung von Online-Meetings, anderen Online-Präsentationen und Schulungen. Breeze Meeting ist eine Komponente der Breeze-Plattform. Mit Breeze Meeting können Sie im Handumdrehen Sofortmeetings oder künftige Meetings mit Mitarbeitern, Kunden, Partnern, Investoren, Lieferanten und anderen Personengruppen anberaumen, die auf Ihr Netzwerk zugreifen können. Macromedia Breeze ist als Enterprise-Lösung oder als auf einem Webserver gehosteter Anwendungsservice erhältlich. Weitere Informationen zu Breeze erhalten Sie unter Erste Schritte Bei der Installation des Breeze Add-Ins für Outlook wird Outlook die folgende Breeze Meeting- Symbolleiste hinzugefügt: Breeze-Menü Über das Menü Breeze können Sie auf die Voreinstellungen und die Hilfe für das Breeze Add-In zugreifen und Breeze Manager aufrufen. Breeze Manager dient zur Verwaltung der Eigenschaften von Breeze-Meetings. Beispielsweise können Sie die Zugriffsberechtigungen für ein Meeting so ändern, dass nur registrierte Benutzer und genehmigte Gäste daran teilnehmen dürfen oder dass allen Personen, die die Meeting-URL verwenden, Zutritt gewährt wird. Weitere Informationen zu Breeze Manager finden Sie unter Breeze-Meetings verwalten auf Seite 23. 5

6 Sofortmeeting Ein Sofortmeeting ist ein Breeze-Meeting, das jederzeit, beliebig lange und mit einem beliebig großen Teilnehmerkreis stattfinden kann. Diese Art von Meeting kann nur anberaumt werden, wenn bereits ein Breeze-Meetingraum vorhanden ist. Meetingräume können entweder mit dem Breeze Add-In für Outlook oder vom Breeze-Server aus erstellt werden. Nachdem Sie den Meetingraum erstellt haben, können Sie in Outlook auf der Add-In- Symbolleiste auf die Schaltfläche Sofortmeeting klicken und schnell ein Ad-hoc-Meeting erstellen. Gleichzeitig wird in Outlook eine Einladung zusammengestellt, die Sie per an die anderen Teilnehmer verschicken können. Outlook fügt dieses Meeting weder Ihrem Terminkalender noch dem Terminkalender anderer Meetingteilnehmer hinzu. Meeting planen Ein geplantes Meeting ist ein Breeze-Meeting, das für einen bestimmten Zeitpunkt vorgesehen und im Terminkalender der einzelnen Teilnehmer vermerkt ist. Geplante Meetings können auch regelmäßig stattfinden. Wenn es also wichtig ist, dass bestimmte Teammitglieder an einem Meeting teilnehmen, oder wenn ein Meeting regelmäßig stattfinden soll, sollten Sie geplante Breeze-Meetings erstellen. Ein solches Meeting kann nur anberaumt werden, wenn bereits ein Breeze-Meetingraum vorhanden ist. Nachdem Sie den Meetingraum erstellt haben, können Sie in Outlook auf der Add-In-Symbolleiste auf die Schaltfläche Meeting planen klicken und ein Meeting planen. Dank der Integration mit Outlook können Sie die Terminkalender der Teilnehmer schnell überprüfen und mithilfe der Terminplanungsfunktionen von Outlook einen Meetingtermin festlegen. Wenn Sie ein geplantes Meeting in Breeze Meeting erstellen, wird in Outlook gleichzeitig eine -Einladung zusammengestellt, die Sie an die anderen Teilnehmer verschicken können. Das Meeting wird dann von Outlook im Terminkalender der einzelnen Teilnehmer eingetragen. Darüber hinaus werden alle Personen, die die Einladung angenommen haben, von Outlook an den Meetingtermin erinnert. Voreinstellungen festlegen Fügen Sie bei der Installation des Breeze Add-Ins für Outlook den Voreinstellungen für das Breeze Add-In Ihren Benutzernamen, Ihr Kennwort und den Namen des Breeze-Servers hinzu. Anhand dieser Informationen, die Sie beim Breeze-Serveradministrator erhalten, können Sie in Breeze Meeting schnell Sofortmeetings oder geplante Meetings erstellen. Wie Sie die Breeze- Serverinformationen hinzufügen, erfahren Sie unter Allgemeine Breeze Meeting- Voreinstellungen festlegen auf Seite 25. Bevor Sie ein Sofortmeeting in Breeze Meeting erstellen oder ein Breeze-Meeting in Outlook planen, sollten Sie Ihre Meetingvoreinstellungen festlegen. Wählen Sie dazu Breeze > Voreinstellungen. Sie können dann einen standardmäßigen Meetingraum festlegen, einen Standardtext für Einladungen verfassen und Informationen zu Audiokonferenzen eingeben. Weitere Informationen zum Festlegen von Voreinstellungen finden Sie in Kapitel 4, Voreinstellungen festlegen auf Seite Kapitel 1: Einführung

7 Bandbreite optimieren Berücksichtigen Sie bei geplanten Meetings oder Sofortmeetings in Breeze Meeting die Bandbreite der Meetingteilnehmer. Wenn alle Teilnehmer schnelle Breitbandverbindungen haben, steht einer Audio- oder Videointeraktion im Breeze-Meetingraum nichts im Wege. Wenn aber einige Meetingteilnehmer langsamere Verbindungen verwenden (weniger als 56 Kbps oder Kilobit pro Sekunde), sollten Sie Grafiken sparsam einsetzen und Audio- oder Videomaterial ganz vermeiden, damit Ihre Präsentation für alle Beteiligten gleich informativ ist. Systemanforderungen Sie benötigen die folgende Hardware und Software, um das Breeze Add-in für Outlook auszuführen. Windows Aktives Breeze Live-Benutzerkonto auf einem Breeze-Server der Version 4.1 r119 oder höher Deutsche Version von Microsoft Outlook Deutsche Version von Windows 98 SE,Windows 2000,Windows XP oder Windows MHz Pentium-Prozessor oder leistungsfähiger 32 MB RAM (Arbeitsspeicher) 5 MB freier Festplattenspeicher Outlook-Versionen Das Breeze Add-In für Outlook wurde speziell für die Verwendung mit Outlook 2000, Outlook 2002 oder Outlook 2003 konzipiert. Es ist nicht mit anderen Versionen von Outlook kompatibel. Mikrofon und Soundkarte Wenn Sie während eines Meetings Audiomaterial verwenden möchten, benötigen Sie ein Mikrofon und eine Soundkarte. Ein gutes Mikrofon und eine gute Soundkarte können die Interaktion zwischen den Meetingteilnehmern erheblich verbessern. Hinweis: Die bereits in Laptops integrierten Mikrofone erzeugen in der Regel nur eine sehr mäßige Aufnahmequalität. Macromedia empfiehlt daher die Verwendung eines externen Mikrofons. Videokamera Wenn Sie während eines Meetings Videomaterial verwenden möchten, benötigen Sie eine Videokamera oder eine Webcam. Eine gute Videokamera kann die Interaktion zwischen den Meetingteilnehmern erheblich verbessern. Systemanforderungen 7

8 Netzwerkverbindung Für die Teilnahme an einem Breeze-Meeting ist eine Netzwerkverbindung erforderlich. Wenn Meetingteilnehmer über das Internet auf Ihr Netzwerk zugreifen, wird eine schnelle Verbindung von mindestens 100 Kbps empfohlen. Eine Übersicht über die gegenwärtig geltenden Systemanforderungen finden Sie unter Überblick über die Dokumentation und weitere Ressourcen Es stehen Ihnen verschiedene Ressourcen zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen, die Komponenten von Macromedia Breeze schnell kennen zu lernen und sachkundig einzusetzen. Zusätzlich zu diesem Handbuch können Sie auch die folgenden elektronischen Handbücher und Online-Hilfesysteme nutzen: Hinweis: Welche dieser Handbücher für Sie am besten geeignet sind, richtet sich danach, welche Module auf der Breeze Presentation-Plattform installiert sind, zu welcher Benutzergruppe Sie gehören (Meeting-Materialverwalter, IT-Techniker oder Kursmoderator) und welche Berechtigungen Ihrem Breeze-Benutzerkonto zugewiesen sind. In Breeze Manager verwenden wird beschrieben, wie Sie die Administrations-, Präsentationsund Schulungskomponenten von Breeze einsetzen. Diese Dokumentation können Sie über die Homepage von Breeze Manager oder den Hilfe-Link in Breeze Manager aufrufen. In Breeze Veröffentlichungs-Assistent verwenden werden Verfahren für die Veröffentlichung von in Microsoft PowerPoint erstellten Breeze-Präsentationen auf dem Breeze-Server beschrieben. Diese Dokumentation können Sie über die Homepage von Breeze Manager aufrufen, wenn Sie den Veröffentlichungs-Assistenten ausführen. Breeze Meeting Benutzerhandbuch für Meetingmoderatoren enthält Informationen zur Verwendung der Breeze-Webanwendungen, mit denen Meetings in Echtzeit gehostet werden. In der Dokumentation erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie einer Präsentation Folien, Macromedia Flash SWF-Dateien, Bilder sowie Live-Audio und -Video hinzufügen. Sie können die Dokumentation über die Homepage von Breeze Manager oder, sofern Sie als Moderator angemeldet sind, über das Hilfemenü in einem Breeze-Meetingraum aufrufen, indem Sie Meeting > Hilfe wählen. Breeze Meeting Benutzerhandbuch für Meetingteilnehmer enthält Informationen für Benutzer, die an einem in Echtzeit stattfindenden Online-Meeting teilnehmen. Breeze Meeting bietet den Meetingteilnehmern verschiedene Möglichkeiten einer echten Teilnahme. So können Teilnehmer z. B. Nachrichten und Fragen an die Moderatoren und andere Teilnehmer senden und über Video- und Audio-Links am Meeting teilnehmen. Sie können die Dokumentation über die Homepage von Breeze Manager oder, sofern Sie als Teilnehmer angemeldet sind, über das Hilfemenü in einem Breeze-Meetingraum aufrufen, indem Sie Meeting > Hilfe wählen. 8 Kapitel 1: Einführung

9 Die folgende Tabelle soll Ihnen dabei helfen, die für Sie am besten geeignete Dokumentation zu finden. Breeze-Benutzer IT-Techniker Materialverwalter, zu deren Verantwortungsbereich das gesamte Material in Breeze sowie das Hinzufügen von Benutzern und Zugriffsrechten zählt Materialautoren und Designer von Lehrmaterialien, die Präsentationen und Schulungsmaterial im Macromedia Breeze Presenter erstellen Empfohlene Handbücher Breeze Installationshandbuch Systemanforderungen in allen anderen Benutzerhandbüchern Breeze Manager verwenden Breeze Meeting Benutzerhandbuch für Meetingmoderatoren Breeze Veröffentlichungs-Assistent verwenden Materialautoren und Designer von Lehrmaterialien, die Präsentationen und Schulungsmaterialien in Breeze Meeting erstellen Breeze Manager verwenden Breeze Meeting Benutzerhandbuch für Meetingmoderatoren Meeting-Administratoren, die Breeze-Meetings erstellen und verwalten Benutzer, die an Breeze-Meetings teilnehmen Benutzer, die von Outlook aus Sofortmeetings oder geplante Meetings in Breeze Meeting erstellen Breeze Manager verwenden Breeze Meeting Benutzerhandbuch für Meetingmoderatoren Breeze Meeting Benutzerhandbuch für Meetingteilnehmer Macromedia Breeze Add-In for Microsoft Outlook verwenden Überblick über die Dokumentation und weitere Ressourcen 9

10 10 Kapitel 1: Einführung

11 KAPITEL 2 Sofortmeetings in Breeze Meeting erstellen Mit dem Macromedia Breeze Add-In for Microsoft Outlook können Sie in Breeze Meeting Sofortmeetings erstellen. Ein Sofortmeeting gibt Ihnen die Möglichkeit, schnell und einfach mit anderen Personen zu kommunizieren. Das Breeze Add-In für Outlook ist für folgende Aufgaben vorgesehen: Sofortmeetings in Breeze Meeting erstellen An Sofortmeetings in Breeze Meeting teilnehmen Sofortmeetings in Breeze Meeting erstellen Wenn Sie mit dem Breeze Add-In für Outlook Sofortmeetings in Breeze Meeting erstellen, geben Sie den Meetingteilnehmern die Möglichkeit, spontan miteinander zu kommunizieren. Die Integration mit Outlook erleichtert Ihnen dabei die Arbeit. Sie können anhand Ihrer Kontaktliste, Ihres persönlichen Outlook-Adressbuchs oder Ihres globalen Addressbuchs eine Teilnehmerliste zusammenstellen und anschließend von Outlook aus Einladungen per verschicken. Hinweis: Wenn Sie ein regelmäßig stattfindendes Meeting erstellen möchten oder wenn ein Meeting dem Outlook-Kalender der eingeladenen Teilnehmer hinzugefügt werden soll, damit diese den Termin nicht vergessen, sollten Sie ein geplantes Breeze-Meeting erstellen. Weitere Informationen finden Sie in Kapitel 3, Breeze-Meetings planen auf Seite 15. Wenn Sie ein Breeze-Sofortmeeting erstellen, können Sie entweder einen vorhandenen Meetingraum nutzen oder einen neuen Raum erstellen. 11

12 So erstellen Sie ein Sofortmeeting in Breeze Meeting: 1. Klicken Sie in Outlook auf der Symbolleiste des Breeze Add-Ins für Outlook auf Sofortmeeting. Hinweis: Wenn Sie für das Sofortmeeting noch keinen Meetingraum definiert haben, müssen Sie dies jetzt nachholen. Weitere Informationen finden Sie unter Voreinstellungen für Breeze- Sofortmeetings festlegen auf Seite 29. In Outlook wird eine mit einer Einladung zu einem Sofortmeeting angezeigt. Sie kann folgende Informationen enthalten: Einladungstext Meeting-URL (URL des Meetingraums für das Sofortmeeting in Breeze Meeting) Informationen zur Audiokonferenz Hinweis: Der Einladungstext und die Informationen zur Audiokonferenz, die in der Einladung zu einem Breeze-Sofortmeeting angezeigt werden, können im Voreinstellungen-Fenster bearbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Standardtext von Breeze Meeting-Einladungen ändern auf Seite 28 und Informationen zu Audiokonferenzen in Breeze Meeting-Einladungen einfügen auf Seite Geben Sie für die unter Betreff einen aussagekräftigen Text ein. 3. Klicken Sie auf das Textfeld An, um die gewünschten Teilnehmer in Ihren Outlook- Adressbüchern auszuwählen. Sie können -Adressen wie bei jeder anderen - Nachricht auch direkt in die Textfelder An, Cc und Bcc eingeben. 4. Klicken Sie auf Senden. Alle eingeladenen Personen können nun an dem Sofortmeeting in Breeze Meeting teilnehmen. 12 Kapitel 2: Sofortmeetings in Breeze Meeting erstellen

13 Hinweis: Abgesehen von dem Urheber des Meetings werden alle bei einem Sofortmeeting anwesenden Personen als Meetingteilnehmer konfiguriert. Wenn der Urheber einzelne Teilnehmer zu Moderatoren ernennen möchte, muss er die Eigenschaften des Breeze-Meetings entsprechend ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Geplante Meetings in Breeze Meeting von Outlook aus ändern auf Seite 22. An Sofortmeetings in Breeze Meeting teilnehmen Die Einladungen zu Breeze-Sofortmeetings werden per verschickt und enthalten die URL des Breeze-Meetingraums. Zur Teilnahme an einem Sofortmeeting müssen die eingeladenen Personen lediglich auf diese URL klicken. An Sofortmeetings in Breeze Meeting teilnehmen 13

14 14 Kapitel 2: Sofortmeetings in Breeze Meeting erstellen

15 KAPITEL 3 Breeze-Meetings planen Mit dem Macromedia Breeze Add-In for Microsoft Outlook können Sie Breeze-Meetings planen, die im Outlook-Kalender der Teilnehmer vermerkt werden, damit diese den Termin nicht vergessen. Ein geplantes Breeze-Meeting kann wie jeder andere Outlook-Termin auch als Terminserie definiert werden. In diesem Kapitel finden Sie Anleitungen zu den folgenden Aufgaben: Geplante Meetings in Breeze Meeting erstellen Die Breeze Meeting-Registerkarte Geplante Meetings in Breeze Meeting von Outlook aus ändern Breeze-Meetings verwalten An einem Breeze-Meeting teilnehmen Geplante Meetings in Breeze Meeting erstellen Wenn Sie ein geplantes Meeting für Breeze Meeting in Outlook erstellen, können Sie die Liste der gewünschten Teilnehmer mithilfe des Outlook-Adressbuchs oder Ihres globalen Adressbuchs zusammenstellen. Anschließend können Sie von Outlook aus Einladungen per verschicken sowie sich selbst und alle anderen Teilnehmer an bevorstehende Meetingtermine erinnern lassen. Wenn Sie in Breeze Meeting ein geplantes Meeting erstellen, können Sie entweder einen vorhandenen Meetingraum nutzen oder einen neuen Raum erstellen. 15

16 So planen Sie ein Breeze-Meeting: 1. Klicken Sie in Outlook auf der Symbolleiste des Breeze Add-Ins für Outlook auf Meeting planen. Ein unbenanntes Outlook-Terminobjekt wird angezeigt. 2. Geben Sie die folgenden Outlook-Termindetails ein: Betreff (das Thema des Meetings) Hinweis: Sie müssen unter Ort nichts angeben, weil Sie ein Breeze-Meeting erstellen. Wann das Meeting beginnt Wann das Meeting endet Hinweis: Wenn Sie ein regelmäßig stattfindendes Breeze-Meeting erstellen möchten, klicken Sie im Outlook-Terminfenster auf Serientyp und legen dann die gewünschten Eigenschaften fest. 16 Kapitel 3: Breeze-Meetings planen

17 3. Klicken Sie auf die Registerkarte Terminplanung. Im Outlook-Terminfenster werden daraufhin die Terminplanungsoptionen angezeigt. 4. Klicken Sie auf Weitere einladen, um den Teilnehmerkreis des Meetings zu erweitern. Weitere Informationen finden Sie unter Weitere Breeze-Meetingteilnehmer einladen auf Seite Klicken Sie auf die Registerkarte Breeze Meeting. Geplante Meetings in Breeze Meeting erstellen 17

18 Hinweis: Wenn Sie für das geplante Meeting noch keinen Meetingraum definiert haben, müssen Sie dies jetzt nachholen. Wie Sie die Voreinstellungen für Breeze Meeting ändern, erfahren Sie in Kapitel 4, Voreinstellungen festlegen auf Seite Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dieses Breeze-Meeting verwendet. Der Name des standardmäßigen Meetingraums wird angezeigt. 7. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Klicken Sie auf Meetingraum wechseln, um einen anderen vorhandenen Meetingraum auszuwählen. Aktivieren Sie die Option Neuer Breeze Meetingraum. 8. Wenn Sie Neuer Breeze Meetingraum aktiviert haben, geben Sie im Bereich Details zum Breeze Meeting die folgenden Informationen ein (Sie können auch auf Details zum Breeze Meeting bearbeiten klicken, um ein vorhandenes Meeting zu bearbeiten): Meetingname (der Titel des Breeze-Meetings) Überblick (eine maximal 750 Zeichen lange Beschreibung des Breeze-Meetings) Meetingzugriff (nur registrierte Benutzer und genehmigte Gäste oder jeder, der die Meetingraum-URL erhält) Sprache (die im Breeze-Meetingraum primär verwendete Sprache) Hinweis: Sie können den Einladungstext entweder im Überblickfeld oder im Outlook-Termin ändern, bevor Sie ihn abschicken. 18 Kapitel 3: Breeze-Meetings planen

19 9. (Optional) Wenn die Einladung Informationen zur Audiokonferenz enthalten soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Details zur Audiokonferenz in Outlook-Meetingeinladung einschließen, und geben Sie die gewünschten Informationen in das Textfeld Einwahldetails ein. Hinweis: Weitere Informationen zur Registerkarte Breeze Meeting finden Sie unter Die Breeze Meeting-Registerkarte auf Seite Klicken Sie auf Senden, um die Einladung zu dem Meeting zu verschicken. Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, können alle eingeladenen Teilnehmer an dem von Ihnen geplanten Breeze-Meeting teilnehmen, indem sie Ihre Meetingeinladung annehmen. Hinweis: Abgesehen von dem Urheber des Meetings werden alle bei einem Breeze-Meeting anwesenden Personen als Meetingteilnehmer konfiguriert. Wie der Urheber die Rolle der Anwesenden ändern kann (Teilnehmer oder Moderatoren), erfahren Sie unter Geplante Meetings in Breeze Meeting von Outlook aus ändern auf Seite 22 Die Breeze Meeting-Registerkarte Mit der Registerkarte Breeze Meeting können Sie die Eigenschaften eines Breeze-Meetings ändern. Diese Registerkarte wird angezeigt, wenn Sie ein neues Breeze-Meeting planen. Sie können hier die folgenden Aufgaben ausführen: Breeze-Meetingraum auswählen Details zum Breeze-Meeting bearbeiten Informationen zur Audiokonferenz in Meetingeinladungen einschließen In der folgenden Abbildung sehen Sie ein Outlook-Terminobjekt mit aktiver Registerkarte Breeze Meeting. Die Breeze Meeting-Registerkarte 19

20 Breeze-Meetingraum auswählen Für Breeze-Meetings stehen folgende Räume zur Auswahl: Der standardmäßige Meetingraum Ein anderer vorhandener Meetingraum Ein neuer, von Ihnen erstellter Meetingraum So wählen Sie den standardmäßigen Breeze-Meetingraum aus: Aktivieren Sie auf der Registerkarte Breeze Meeting das Kontrollkästchen Dieses Breeze Meeting verwendet. Der in den Breeze Meeting-Voreinstellungen angegebene Meetingraum wird standardmäßig ausgewählt. Weitere Informationen zum Einrichten des standardmäßigen Meetingraums finden Sie unter Voreinstellungen für Breeze-Sofortmeetings festlegen auf Seite 29. So wählen Sie einen anderen vorhandenen Meetingraum aus: 1. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Breeze Meeting das Kontrollkästchen Dieses Breeze Meeting verwendet. 2. Klicken Sie auf Meetingraum wechseln. Das Fenster Meetingraum wechseln wird angezeigt. 3. Wählen Sie im rechten Bereich dieses Fensters den gewünschten Raum aus, und klicken Sie auf OK. 20 Kapitel 3: Breeze-Meetings planen

21 So erstellen Sie einen neuen Meetingraum: 1. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Breeze Meeting das Kontrollkästchen Dieses Breeze Meeting verwendet. 2. Aktivieren Sie die Option Neuer Breeze Meetingraum. 3. Geben Sie die Details zum Breeze-Meeting ein. Siehe Details zum Breeze-Meeting bearbeiten auf Seite 21. Details zum Breeze-Meeting bearbeiten Eine Einladung zu einem Breeze-Meeting enthält die folgenden Informationen: Meetingname (Name des Meetings) Meetingübersicht (Beschreibung des Meetings) Meetingzugriff (wem wird Zutritt gewährt, d. h. nur bestimmten Teilnehmern oder jedem, der die Meetingraum-URL hat) Sprache (im Meetingraum primär verwendete Sprache) Sie können jeden Aspekt eines Meetings ändern. So ändern Sie die Details des Breeze-Meetingraums: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Breeze Meeting auf Details zum Breeze Meeting bearbeiten. 2. Führen Sie einen oder mehrere der folgenden Schritte aus: Geben Sie den Namen des Meetings ein. Geben Sie eine Beschreibung des Meetings ein. Geben Sie an, wer zur Teilnahme berechtigt ist (nur registrierte Benutzer, genehmigte Gäste oder jeder, der die URL hat). Wählen Sie im Popupmenü Sprache die gewünschte primäre Sprache aus. Die Breeze Meeting-Registerkarte 21

22 3. Klicken Sie auf OK. Informationen zur Audiokonferenz in Meetingeinladungen einschließen Einladungen zu Breeze-Meetings können nach Wunsch auch Informationen zur Audiokonferenz enthalten, z. B. eine Telefonnummer und andere wichtige Details wie Zugriffscodes. So schließen Sie Informationen zur Audiokonferenz in Breeze-Meetingeinladungen ein: 1. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Breeze Meeting das Kontrollkästchen Details zur Audiokonferenz in Outlook-Meetingeinladung einschließen. 2. Geben Sie die Informationen zur Audiokonferenz in das Textfeld Einwahldetails ein. Hinweis: Sie können die Standardnummer für Audiokonferenzen in den Voreinstellungen ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Meetingstandards in den Breeze Meeting-Voreinstellungen festlegen auf Seite 27. Geplante Meetings in Breeze Meeting von Outlook aus ändern Sie können abgesehen von dem Datum und der Uhrzeit eines geplanten Breeze-Meetings auch andere Eigenschaften (z. B. den Serientyp) vom Outlook-Kalender aus ändern. Dabei können Sie genau wie bei anderen geplanten Meetings oder Terminen vorgehen. Nachdem Sie ein geplantes Meeting in Breeze Meeting geändert haben, können Sie mit der Outlook-Funktion Aktualisierung senden alle Meetingteilnehmer über die Terminänderung in Kenntnis setzen. Hinweis: Weitere Informationen zum Ändern von Meetingterminen in Outlook finden Sie in der Outlook-Hilfe. Weitere Breeze-Meetingteilnehmer einladen Nachdem Sie die Einladungen zu einem Breeze-Meeting verschickt haben, können Sie weitere Teilnehmer einladen. Dazu müssen Sie das Meetingobjekt in Outlook öffnen, zusätzliche Meetingteilnehmer auswählen und mit der Outlook-Funktion Aktualisierung senden Einladungen an die entsprechenden Personen senden. Hinweis: Nach Wunsch können Sie auch Meetingteilnehmer entfernen. Sie können entweder von Outlook aus eine Stornomitteilung an die gewünschten Teilnehmer senden oder diese Teilnehmer direkt von dem Breeze-Server entfernen. Weitere Informationen zum Hinzufügen oder Entfernen von Meetingteilnehmern in Outlook finden Sie in der Outlook-Hilfe. So laden Sie weitere Breeze-Meetingteilnehmer ein: 1. Doppelklicken Sie in Outlook auf das im Outlook-Kalender aufgeführte Breeze-Meeting. Das Outlook-Terminfenster wird geöffnet. 2. Wählen Sie die Registerkarte Terminplanung aus. 3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Klicken Sie in der Liste Alle Teilnehmer, um Namen hinzuzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere einladen, um Namen aus den Outlook- Adressbüchern hinzuzufügen. 4. Klicken Sie auf Aktualisierung senden. 22 Kapitel 3: Breeze-Meetings planen

23 Breeze-Meetings verwalten Das Breeze Add-In für Outlook bietet einen schnellen Zugriff auf Breeze Manager. Mit Breeze Manager können Sie die Eigenschaften der auf dem Breeze-Server gespeicherten Breeze- Meetingräume schnell ändern und den Meetingteilnehmern andere Rollen zuweisen. So verwalten Sie geplante Meetings in Breeze Meeting: 1. Klicken Sie in Outlook auf der Symbolleiste des Breeze Add-Ins für Outlook auf Breeze. 2. Wählen Sie im Popupmenü die Option Meetings verwalten aus. Das Breeze Manager-Fenster des Breeze-Servers wird mit aktiver Registerkarte Meetings geöffnet. Hinweis: Falls Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort noch nicht dem Breeze Add-In für Outlook hinzugefügt haben, werden Sie jetzt zur Eingabe dieser Details aufgefordert. Erst danach können Sie auf den Breeze-Server zugreifen. 3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Meetings, die Sie löschen oder verschieben möchten. Wählen Sie den Namen eines Meetings aus, um die Eigenschaften des zugehörigen Meetingraums anzuzeigen. 4. Wenn Sie ein Meeting löschen oder verschieben, klicken Sie auf OK. 5. Schließen Sie das Browserfenster. Hinweis: Weitere Informationen zu Breeze-Servereinstellungen finden Sie in Breeze Manager verwenden. Die bei einem Breeze-Meeting anwesenden Personen sind entweder Teilnehmer oder Moderatoren. Moderatoren können während eines Meetings Materialien bereitstellen; Teilnehmer hingegen können nur Materialien betrachten oder benutzen oder mit anderen Teilnehmern oder Moderatoren kommunizieren. Sie können die Rollen der bei einem geplanten Breeze-Meeting anwesenden Personen in Breeze Manager ändern. Breeze-Meetings verwalten 23

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