Anleitung. - KFM-Zinsverteilung -

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1 Anleitung - KFM-Zinsverteilung -

2 Anleitung KFM-Zinsverteilung Stand: September 2013

3 Inhalt 1. Voraussetzungen Übersicht der Zinskreise Zinskreis neu anlegen Zinskreis bearbeiten Zinskreis löschen Zinskreis kopieren Zinskreis drucken Zinsen verteilen Zinsberechnung Negative Zinsen Listen nachdrucken Listenart Zinsverteilung KIGST GmbH 2013 Seite 3 von 31

4 KFM-Zinsverteilung Die KFM-Zinsverteilung kann für die Sollbuchführung als auch für die Ist-Buchführung eingesetzt werden, um Buchungsstellen mit Unterkonten anhand deren Buchungsumsätze zu verzinsen. Die Zinsverteilung bezieht sich immer auf ein Haushaltsjahr und kann je Haushaltsjahr unterschiedlich definierbare Unterkonten verzinsen. Berücksichtigt werden alle relevanten Belege auf Unterkonten der Buchungsstellen in den Bestandssachbuchteilen, welche hinsichtlich des verwendeten Buchungsschlüssels mit Wirkung im Ist gebucht wurden. Reine Sollbuchungen, z. B. Ratensollbuchungen werden nicht verzinst. Es werden alle Belege berücksichtigt, deren Haushaltsjahr dem Zinsverteilungsjahr entspricht. Das angegebene Buchungsdatum des Beleges gilt als Wertstellungsdatum. Belege deren Buchungsdatum nicht im Zinsverteilungsjahr oder im Zinsverteilungsvorjahr liegen werden nicht verzinst. Unterkonten die für das zu verzinsende Jahr einen negativen Bestand haben werden nicht mehr grundsätzlich von der Verzinsung automatisch ausgeschlossen. Siehe hierzu auch das Kapitel 8 Zinsen verteilen. Es können je Haushaltsjahr mehrere Zinskreise verwendet werden, damit z. B. unterschiedliche Zinssummen bzw. unterschiedliche Zinssätze auf verschiedene Unterkonten verteilt bzw. angewendet werden. Jedes Unterkonto kann aber nur einem Zinskreis zugehörig sein, d. h. einmal je Haushaltsjahr verzinst werden. Im Rahmen der Zinsverteilung sind Auswertungsmöglichkeiten verfügbar: Das Kontenblatt mit Information über die Verzinsung von Einzelbelegen der Unterkonten und die Zinskreisliste als Zusammenfassung über den errechneten Zinsertrag je Unterkonto. Optional ist die automatische Zinsbuchungserzeugung für die Verbuchung der Zinserträge auf den Unterkonten und zudem die rechtsträgerbezogene Erstellung von Zinsdurchbuchungen durch den Haushalt und Gegenkonto. Dabei kann je Rechtsträger außerdem eine Sammel-Umbuchungsanordnung gedruckt werden. Die Zinsverteilung und ebenso die Kopierfunktion der Zinskreise in das nächstfolgende Haushaltsjahr, kann immer nur für das Haushaltsjahr-1 der Kassengemeinschaft ausgeführt werden. Dies bedeutet, dass die Zinsverteilung und die Kopierfunktion immer vor Ausführung des Jahresabschlusses durchzuführen ist. KIGST GmbH 2013 Seite 4 von 31

5 1. Voraussetzungen Benutzer, dessen zugeordnetes Benutzerprofil das Funktionsrecht 20 Zinsverteilung enthält, erhalten über den Auswahlpunkt Zinsverteilung Zugriff auf sämtliche Funktionen der Zinsverteilung. Abbildung 1: Kontextmenü zum Aufruf der Zinsverteilungsfunktion. 2. Übersicht der Zinskreise Nach Starten der Funktion Zinsverteilung wird eine Übersicht über die gespeicherten Zinskreise, bezogen auf das wählbare Haushaltsjahr, angezeigt. Je Haushaltsjahr können mehrere Zinskreise angelegt werden. Ersichtlich ist neben der Bezeichnung des Zinskreises die Zinsquelle, d. h. eine Zinssumme, ein vorgegebener Zinssatz oder ein Quellkonto. Ebenfalls werden ein gespeichertes Gegenkonto und ein Zahlweg angezeigt. Abbildung 2: Übersicht über alle Zinskreise KIGST GmbH 2013 Seite 5 von 31

6 Durch Doppelklick auf die Datenzeile eines Zinskreises öffnet sich das Fenster zum Bearbeiten des Zinskreises. Damit werden auch die Details zum Zinskreis angezeigt. Näheres zu den Bearbeitungsfunktionen siehe hierzu im Kapitel 4 Zinskreis bearbeiten. Abbildung 3: Bearbeitungsfenster eines Zinskreises. Soll ein neuer Zinskreis für das Haushaltsjahr angelegt werden ist die Schaltfläche Neu zu betätigen. Siehe hierzu auch die Beschreibung im Kapitel 3 Zinskreis neu anlegen. Weitere Funktionen sind über den Kontextmenüaufruf (rechte Maustaste auf den Datensatzzeiger oder schwarzen Pfeil) erhältlich: - Löschen von Zinskreisen (siehe Kapitel 5 Zinskreis löschen ) - Kopieren von Zinskreisen (siehe Kapitel 6 Zinskreis kopieren ) - Drucken von Zinskreisen (siehe Kapitel 7 Zinskreis drucken ) - Verteilen der Zinsen der Zinskreise (siehe Kapitel 8 Zinsen verteilen ) - Markieren aller Zinskreise. Abbildung 4: Übersicht der Zinskreise Bearbeitungsfunktionen im Kontextmenü KIGST GmbH 2013 Seite 6 von 31

7 Die Schaltfläche Negative Zinsen dient der Information über Unterkonten für die bei der Zinsverteilung ein negativer Zinsertrag errechnet wurde. Eine Beschreibung hierzu ist dem Kapitel 10 Negative Zinsen zu entnehmen. Abbildung 5: Schaltfläche Negative Zinsen Abbildung 6: Anzeige der Unterkonten/Rücklagekonten mit negativem Zinsertrag. KIGST GmbH 2013 Seite 7 von 31

8 3. Zinskreis neu anlegen Rufen Sie den Menüpunkt Zinsverteilung vom Hauptmenü über Daten Zinsverteilung auf. Anschließend die Schaltfläche Neu in der zweiten Hauptmenüzeile anwählen. Abbildung 7: Übersicht über alle Zinskreise, Schaltfläche Neu zum Anlegen eines neuen Zinskreises. Im jetzt angezeigten Fenster Zinskreis anlegen können die Detailinformationen zu einem Zinskreis erfasst und gespeichert werden. Alle Daten zu einem Zinskreis können noch solange geändert werden, bis eine Zinsverteilung mit automatischer Verbuchung oder der Jahresabschluss für das Haushaltsjahr ausgeführt wird. Abbildung 8: Fenster mit noch leeren Datenfeldern eines neu anzulegenden Zinskreises. KIGST GmbH 2013 Seite 8 von 31

9 In den Pflichtfeldern Jahr und Zinskreis wird eine Vorbelegung angezeigt, die jedoch vor dem Speichern des Zinskreises noch manuell änderbar ist. Dabei ist als Zinskreis nur eine 3-stellige Zahl als eindeutige Zinskreisnummer möglich. Bei bereits gespeicherten Zinskreisen können diese Datenfelder nicht mehr geändert werden. Ein weiteres Pflichtfeld ist die Zinsquelle. Hier kann anhand der Dropdownbox ein Eintrag ausgewählt werden. Abbildung 9: Auswahlmenü der Zinsquelle Bei der Auswahl Zinssatz soll später die Zinsverteilung mit einem vom Anwender bestimmten Zinssatz für jeden Unterkontoumsatz durchgeführt werden. Eine Zinsverteilung kann aber so erfolgen, dass eine Zinssumme oder ein Quellkonto, dessen gebuchter Endstand als Zinssumme gilt, auf die Einzelbelege aller Unterkonten unter Einbeziehung ihrer Beträge und unterschiedlichen Zinstage, verteilt wird. Im letzteren Fall wird ein Zinssatz von KFM ermittelt. Wird eine Zinsverteilung anhand eines Zinsquellkontos gewünscht, kann im Datenfeld Quellkonto die Buchungsstelle oder Haushaltsstelle eingetragen werden. Es wird geprüft, ob das angegebene Konto vorhanden ist. Abbildung 10: Meldung bei Prüfen des Quellkontos. KIGST GmbH 2013 Seite 9 von 31

10 Jeder Zinskreis kann eine 50-stellige Zinskreisbezeichnung erhalten. Sollen im Rahmen der Zinsverteilungsberechnung automatisiert Zinsbuchungen erzeugt werden, ist im Zinskreis ein zweistelliger Verrechnungszahlweg einzutragen. Empfohlen wird für die automatisierten Zinsbuchungen einen separaten Zahlweg zu verwenden. Abbildung 11: Datenfeld zum Eintrag eines Zahlweges. Wird ein Zahlweg eingetragen, der nicht vorhanden oder nicht als Verrechnungszahlweg in den KFM- Stammdaten gespeichert ist, erscheint folgende Meldung: Abbildung 12: Meldung nach Prüfung des Zahlweges. KIGST GmbH 2013 Seite 10 von 31

11 Bei der Zinsverteilung mit automatisch zu erzeugenden Zinsbuchungen wird je zu verzinsendes Unterkonto generell die Buchung mit berechnetem positiven oder negativen Zinsertrag generiert. Des Weiteren ist es möglich, zusätzliche Zinsbuchungen für ein bestimmtes Gegenkonto oder rechtsträgerbezogene Gegenkonten in Höhe der Summe der Zinserträge, der dem jeweiligen Rechtsträger zugehörigen Unterkonten, zu erzeugen. In diesem Falle ist als Gegenkonto an den Stellen des Rechtsträgers die Kennzeichnung XXXX einzutragen. Die Kennzeichnung dient als Platzhalter für beliebige Rechtsträger. Der Eintrag im Datenfeld Gegenkonto kann ein Bestandskonto oder eine Haushaltsstelle sein. Wichtiger Hinweis: Bitte vergewissern Sie sich, dass bei Verwendung von XXXX das Gegenkonto bei allen Rechtsträgern als Konto angelegt ist. In der Regel ist als Gegenkonto der Eintrag eines Aktivkontos vorgesehen, um bei der Erzeugung der automatischen Zinsertragsbuchungen der Unterkonten das Bestandssachbuch der Rechtsträger in Aktiva und Passiva automatisch in Höhe der Zinsertragssumme zu buchen bzw. auszugleichen. Um die Erforderlichkeit der Durchbuchung der je Rechtsträger errechneten Zinsertragssumme im laufenden Haushalt zu erfüllen, kann als Einnahmekonto eine Einnahmehaushaltsstelle und/oder eine Ausgabehaushaltsstelle als Ausgabekonto gespeichert werden. Beim Eintrag bzw. Speichern des Zinskreises wird das Vorhandensein des Kontos bei allen relevanten Rechtsträger, deren Unterkonten im Zinskreis zugeordnet wurden, geprüft. Abbildung 13: Meldung nach Prüfung des Durchbuchungskontos Einnahmen. Abbildung 14: Meldung nach Prüfung des Durchbuchungskontos Ausgaben. KIGST GmbH 2013 Seite 11 von 31

12 Es können nur Unterkonten zu Bestandssachbuchteilen verzinst werden. Die zu verzinsenden Unterkonten sind im Zinskreis in der unteren Tabelle manuell je Datenzeile erfassbar oder können über die Datenfelder Wertebereich von: und Wertebereich bis: automatisiert eingetragen werden. Das Gegenkonto und Quellkonto kann nicht verzinst werden. Jedes Unterkonto eines Bestandskontos kann je Haushaltsjahr nur einem Zinskreis zugeordnet und verzinst werden. Wichtiger Hinweis: Grundsätzlich ist es möglich alle Unterkonten von Bestandskonten, also neben Passivkonten und Verwahrkonten auch Aktivkonten und Vorschusskonten, zu verzinsen. Da ein positiver Zugang bei den beiden letzteren Kontenarten jedoch mit Ausgabe- oder Stornoeinnahmebuchungsschlüssel einhergeht, liegt hier bei der Zinsberechnung die Verzinsung von Buchungen mit Wirkung einer Ausgabe zugrunde. D. h., es werden für Zugangsbuchungen von Aktiv- und Vorschusskonten negative Zinserträge errechnet. Die zu verzinsenden Unterkonten können in der Datenzeile eingetragen werden. in der Spalte SB-Konto manuell Abbildung 15: Manuelles Hinzufügen eines Unterkontos im Zinskreis. Nach dem Speichern über die Schaltfläche Unterkontos angezeigt. in der oberen Menüleiste wird die Bezeichnung des Abbildung 16: Anzeige der Bezeichnung des Unterkontos nach dem Speichern der Eingaben. Soll ein Unterkonto aus der Tabelle entfernt bzw. gelöscht werden, damit es nicht verzinst wird, markieren Sie die Datenzeile des Unterkontos und betätigen Sie die [Entf]-Taste. KIGST GmbH 2013 Seite 12 von 31

13 Bei der Zuordnung der Unterkonten über die Eingabefelder Wertebereich von: und Wertebereich bis: kann ein Start- und Endekonto zur Selektion der Unterkonten erfasst werden. Es werden immer alle Unterkonten zugeordnet, die in dieser so bestimmten Kontenmenge existent sind. Die gefundenen Unterkonten werden erst nach explizitem Speichern dem Zinskreis zugeordnet. Abbildung 17: Eingabefelder für Wertebereiche und Tabelle der Unterkonten/Rücklagekonten. Beispiel 1: Es sollen alle Unterkonten gewählt werden die zwischen dem Konto bis einschließlich dem letzten Konto liegen. Abbildung 18: Meldung bei der Zuordnung von Unterkonten durch die Wertebereichsbestimmung. Als Ergebnis werden in diesem Falle auch alle Unterkonten der Bestandssachbuchteile im Vorschussbereich und Verwahrbereich für die Rechtsträger 7000 bis einschließlich 7998 gefunden. Ebenso sind vom Rechtsträger 7000 bis einschließlich des Rechtsträgers 7998 alle Unterkonten der Bestandssachbuchteile, also zudem alle Unterkonten der Aktivkonten und aller Passivkonten, selektiert. KIGST GmbH 2013 Seite 13 von 31

14 Abbildung 19: Tabelle mit den automatisch gefundenen Unterkonten, inklusive Vorschuss-,Verwahr-, Aktiv- und aller Passivkonten. Beispiel 2: Mit der Vorgabe des Startkontos und Endekontos werden alle Unterkonten des Rechtsträgers 7000 zum Sachbuchteil 91 und den Gliederungen 5000 bis 5999 gefunden. Abbildung 20: Vorgabe des Start- und Endekontos (Wertebereich) zur Auswahl der gewünschten Unterkonten. Abbildung 21: Automatisch gefundene Unterkonten innerhalb des angegebenen Wertebereichs. KIGST GmbH 2013 Seite 14 von 31

15 Jedes Unterkonto kann innerhalb eines Haushaltsjahres nur einem Zinskreis zugeordnet sein. Der Versuch einer Mehrfachzuordnung wird mit nachfolgender Meldung angezeigt. Das Unterkonto wird in der Rücklagentabelle nicht aufgenommen. Abbildung 22: Meldung beim Versuch bereits schon zugeordnete Unterkonten über die Wertebereiche, nochmals zuzuordnen. Abbildung 23: Bei manueller Zuordnung eines Unterkontos ist dieses schon einem anderen Zinskreis zugehörig. Die Einträge in der Tabelle können nach dem Speichern aufsteigend oder absteigend sortiert werden. So können sie bestimmte Unterkonten besser finden oder sich einen Überblick der gefundenen Unterkonten in Reihenfolge der Kontonummerierungen zu verschaffen. In der Spalte SB-Konto kann zusätzlich auch ein Filter gesetzt werden. Abbildung 24: Filter- und Sortierungsmöglichkeiten in der Tabelle der Rücklagekonten. KIGST GmbH 2013 Seite 15 von 31

16 4. Zinskreis bearbeiten Nach Starten der Funktion Zinsverteilung wird eine Übersicht über die gespeicherten Zinskreise, bezogen auf das wählbare Haushaltsjahr, angezeigt. Abbildung 25: Aufruf der Zinsverteilung. Ein Doppelklick auf die Datenzeile eines Zinskreises öffnet das Fenster zum Bearbeiten des Zinskreises. Siehe hier auch das Kapitel 2 Übersicht der Zinskreise. Für das Haushaltsjahr-1 laut Kassengemeinschaftsstammsatz können alle Datenfelder der Zinskreise, für die eine Verteilung mit Aktivierung Zinsen buchen noch nicht durchgeführt wurde, geändert werden. Die Datenfelder Haushaltsjahr und Zinskreisnummer sind jedoch nicht änderbar. 5. Zinskreis löschen Zinskreise für die noch keine Verteilung mit automatischer Zinsbuchungserzeugung vorgenommen wurde, sind löschbar. Ein Wiederherstellen oder Rückgängigmachen bereits gelöschter Zinskreise ist nicht vorgesehen. KIGST GmbH 2013 Seite 16 von 31

17 6. Zinskreis kopieren Um einmal angelegte Zinskreise auch für zukünftige Haushaltsjahre nutzen zu können, ist es möglich Zinskreise in das nachfolgende Haushaltsjahr zu kopieren. Die gleiche Zinskreisnummer darf im Ziel- Haushaltsjahr nicht vorhanden sein. Die Zinsverteilung und auch die Kopierfunktion der Zinskreise in das nächstfolgende Haushaltsjahr kann maximal bis zur Durchführung des KFM-Jahresabschlusses erfolgen. Wichtiger Hinweis: Es wird entsprechend der Dokumentation Checkliste Jahresabschluss in KFM empfohlen nach erfolgreicher Zinsverteilung, ggf. mit automatischer Generierung von Zinsbuchungen, anschließend die benötigten Zinskreise in das Folgehaushaltsjahr zu kopieren. Abbildung 26: Meldung beim Kopieren von Zinskreisen. 7. Zinskreis drucken Über das Kontextmenü in der Übersicht der Zinskreise ist eine Druckfunktion für die Erstellung der Zinskreisliste erhältlich. Die Zinskreisliste kann jederzeit mit den entsprechenden vorliegenden Informationen gedruckt werden. Erst wenn eine Verteilung bereits ausgeführt wurde, sind in der Zinskreisliste zu den Unterkonten das errechnete Zinskapital und Zinsertrag druckbar. Abbildung 27: Drucken der Zinskreisliste KIGST GmbH 2013 Seite 17 von 31

18 8. Zinsen verteilen Über das Kontextmenü in der Übersicht der Zinskreise ist die Funktion Verteilen für die Zinsverteilung oder Zinsberechnung eines markierten Zinskreises erreichbar. Wichtige Hinweise: Bitte führen Sie die Zinsverteilung vor Durchführung des Jahresabschlusses für das gleiche Haushaltsjahr aus. Zinsverteilungen ohne automatischer Zinsbuchungserstellung können solange wiederholt erfolgen. Dabei sind Veränderungen der im Zinskreis angegebenen Prämissen, wie Unterkontenzuordnung, Zinssatz, Zinssumme oder Quellkonto möglich. Bitte vergewissern Sie sich vor der Ausführung einer Zinsverteilung, dass alle Belege des Haushaltsjahres zu den Unterkonten, ggfs. auch des Quellkontos, bereits vollständig in einem Tagesabschluss verarbeitet wurden. Prüfen Sie, ob alle zu verzinsenden Unterkonten vollständig zugeordnet wurden. Bitte führen Sie das Verteilen immer nur für einen Zinskreis aus, auch wenn mehrere Zinskreise gleichzeitig markiert werden können! Bitte führen Sie das Verteilen zunächst immer ohne Aktivierung der Checkbox Zinsen buchen durch. Eine Wiederholung ist nach dem Buchen nicht mehr möglich. Aktivieren Sie die Checkbox Zinsen buchen nur dann, wenn Sie sich vorher über die Zinsberechnungsergebnisse anhand des Kontoblatts, der Zinskreisliste oder der im Zinskreis angegebenen Werte, insbesondere der Checkbox Buchen, informiert haben und diese für richtig befinden. Abbildung 28: Aufruf der Funktion Verteilen. KIGST GmbH 2013 Seite 18 von 31

19 Abbildung 29: Fenster zum Ausführen der Zinsverteilung. Bei Aufruf der Funktion Verteilen wird das Fenster Zinsverteilung angezeigt. Ohne Aktivierung der Checkbox Zinsen buchen kann die Zinsverteilung, bzw. die Zinsberechnung beliebig wiederholt werden. Ist der Jahresabschluss für das Jahr des Zinskreises bereits durchgeführt ist eine Zinsberechnung für dieses Jahr nicht mehr möglich. Zinsen buchen: Bei Aktivierung wird die Zinsberechnung durchgeführt und sogleich Zinsbuchungen für die Rücklagekonten, in Höhe des positiven oder negativen Zinsertrages, für das Gegenkonto und für die im Zinskreis angegebenen Durchbuchungskonten, erstellt. Dabei wird der im Zinskreis angegebene Zahlweg verwendet. Die Zinsbuchungen für die Durchbuchungskonten und das Gegenkonto können rechtsträgerbezogen erzeugt werden. Es werden dabei aber nur diejenigen Zinserträge bei der Zinsbuchungserzeugung berücksichtigt, bei denen zum Unterkonto im Zinskreis die Checkbox Buchen gesetzt ist. KIGST GmbH 2013 Seite 19 von 31

20 Abbildung 30: Tabelle der Rücklagekonten mit der Checkbox Buchen für jedes Unterkonto. Standardmäßig ist die Checkbox Buchen immer für alle Unterkonten als aktiv vorbelegt. Bei einer Aktivierung der Checkbox Zinsen Buchen bei der Verteilung unter Verwendung von Gegenkonto und beiden Durchbuchungskonten sollen Zinsbuchungen in Höhe des Zinsertrags - für das Unterkonto, z. B. Rücklagekonto, - für das Gegenkonto, z. B. Aktivkonto, - für die Durchbuchungskonten im Haushalt erzeugt werden. Wird die Checkbox Buchen zum Unterkonto deaktiviert, werden diese Unterkonten weiterhin in die Zinsberechnung einbezogen. Bei Deaktivierung der Checkbox Buchen soll aber nur noch eine Zinsbuchung in Höhe des Zinsertrags für das im Zinskreis angegebene Durchbuchungs-Einnahmekonto im Haushalt erfolgen. Es wird keine Zinsbuchung, z. B. für die Rücklagenzuführung (Durchbuchungs-Ausgabekonto), die Erhöhung des Unterkontenbestandes und Gegenkontos vorgenommen. Somit verbleibt der Zinsertrag im Haushalt. Der errechnete Zinsertrag dieses Unterkontos wird nicht mehr in den Betrag für die automatische Zinsbuchung des Gegenkontos und des Durchbuchungs-Ausgabekontos berücksichtigt. Der errechnete Zinsertrag dieses Unterkontos wird aber weiterhin in den Betrag für die automatische Zinsbuchung des Durchbuchungs-Einnahmekontos einbezogen. Bitte beachten Sie hierzu auch die Beschreibung im Kapitel Negative Zinsen bei Unterkonten mit negativ errechnetem Zinsertrag. Zinsbuchungen können in der Funktion Kassenabstimmung angezeigt, aber nicht mehr verändert werden. Die Erstellung der Zinsbuchungen werden in den Änderungsprotokollen unter der Satzart Buchungen dokumentiert. Anordnung drucken: Wenn die Checkbox Zinsen buchen aktiv ist, kann optional auch die Checkbox Anordnung drucken aktiviert werden. Als Anordnung wird für den Zinskreis je beteiligtem Rechtsträger eine Sammel- Umbuchungsanordnung im PDF-Format erzeugt. KIGST GmbH 2013 Seite 20 von 31

21 Abbildung 31: Aktivierung Zinsen buchen und Checkbox Anordnung drucken. Die Sammel-Umbuchungsanordnung berücksichtigt ebenfalls die oben genannte Funktion der aktiven bzw. deaktiven Checkbox Buchen. Abbildung 32: Druckbeispiel für die Sammel-Umbuchungsanordnung. KIGST GmbH 2013 Seite 21 von 31

22 Je Rechtsträger wird eine Sammel-Umbuchungsanordnung erstellt. Block 1 enthält die Durchbuchungskonten laut Zinskreis. Block 2 enthält die einzelnen Zinsertragsbuchungen der verzinsten Unterkonten. Block 3 enthält die Buchung zum Gegenkonto. Die Sammel-Umbuchungsanordnung kann für die Sollbuchführung als auch für die Istbuchführung erstellt werden und enthält ggf. die erforderlichen unterschiedlichen Buchungsschlüssel. Abbildung 33: Zinsverteilungsfenster mit Kontenblatt drucken und Zinskreisliste im Excel-Format. Kontenblatt drucken: Das Kontenblatt kann optional bei jeder Zinsverteilung als PDF-Datei erstellt werden. Es enthält je zu verzinsendes Unterkonto Detailinformationen zur Zinsberechnung der einzelnen Umsätze. Ist die Checkbox Kontenblatt drucken bei der Verteilung aktiv, wird das Kontenblatt als PDF-Datei angezeigt und gleichzeitig der Ausdruck für die Funktion Listen nachdrucken unter der Listenart Zinsverteilung vorgehalten. Siehe hierzu das Kapitel 11 Listen nachdrucken Listenart Zinsverteilung. Zinskreisliste nach Excel exportieren: Bei der Ausführung der Zinsverteilung wird immer eine Zinskreisliste als PDF-Datei erzeugt und angezeigt. Diese wird auch als nachdruckbare Liste abgelegt. Optional wird bei Aktivierung der Checkbox Zinskreisliste n. Excel exp. zusätzlich diese PDF-Datei im Excel Format umgesetzt in einem wählbaren Ablageordner unter Angabe eines Dateinamens gespeichert und Excel zum automatischen Öffnen und Anzeigen dieser Datei gestartet. Das automatische Starten von Excel setzt voraus, dass auf dem Terminalserver bzw. PC neben KFM auch Excel installiert und verfügbar ist. KIGST GmbH 2013 Seite 22 von 31

23 Abbildung 34: Fenster zur Bestimmung des Dateinamens und Ablageordner der Zinskreisliste im Excel-Format. 1 - Aktivierung der Checkbox, damit die Zinskreisliste zusätzlich im Excel Format erzeugt wird. 2 - Schaltfläche um das Fenster Speichern unter zu öffnen. 3 - Ablageordner über Dropdown auswählen. 4 - Gewünschten Dateinamen für die Excel Datei eintragen. 5 - Schaltfläche Speichern betätigen, damit der Ablageordner und Dateiname übernommen werden. 6 - Dateiname und Ablageordner werden übernommen. Abbildung 35: Übernahme des gewählten Ablageordners für die Zinskreisliste im Excel-Format. KIGST GmbH 2013 Seite 23 von 31

24 Gestartet wird die Zinsverteilung durch Drücken der Schaltfläche OK. Abbildung 36: Schaltfläche zum Starten der Zinsverteilung. Für Punkt 3 gilt als Standardvorbelegung des Ablageordners die für den Benutzer unter Extras Optionen - Reiter Dateiablage hinterlegte Verzeichnisstruktur für die Listenausgabe. Abbildung 37: Verzeichnis für den Ablageordner für die Listenausgabe (Extras Optionen Reiter Dateiablage). KIGST GmbH 2013 Seite 24 von 31

25 Abbildung 38: Meldungsbereich nach erfolgter Zinsverteilung. Abbildung 39: Beispiel für die Anzeige der Zinskreisliste im Excel-Format. KIGST GmbH 2013 Seite 25 von 31

26 Abbildung 40: Beispiel für ein Kontenblatt Hier zwei Unterkonten zu einer Buchungsstelle. Abbildung 41: Beispiel für eine Zinskreisliste. KIGST GmbH 2013 Seite 26 von 31

27 Nach jeder durchgeführten Zinsverteilung werden im Zinskreis der Zinssatz und der errechnete Zinsertrag je Unterkonto angezeigt. Falls die Zinsverteilung mit Zinsen buchen ausgeführt wurde, wird zusätzlich die Kennzeichnung gebucht für die betroffenen Unterkonten aktiviert. Abbildung 42: Tabelle der Rücklagekonten/Unterkonten mit Anzeige Zinssatz, Zinsertrag und Checkbox gebucht. Abbildung 43: Tabelle der Rücklagekonten/Unterkonten nach Zinsverteilung, mit Aktivierung Zinsen buchen und zwei Unterkonten ohne gewünschte Zinsbuchungserstellung. Nach einer Verteilung mit aktivierter Checkbox Zinsen buchen sind Änderungen zum Zinskreis nicht mehr möglich und die Verteilung kann nicht noch mal durchgeführt werden. KIGST GmbH 2013 Seite 27 von 31

28 9. Zinsberechnung Der Zinsverteilung liegen nachfolgende Regelungen zugrunde: Es werden nur Belege verzinst, die im Haushaltsjahr des Zinsverteilungsjahres verbucht wurden. Bei Belegen, deren Buchungsdatum nicht das Zinsverteilungsjahr oder das Vorjahr des Zinsverteilungsjahres enthalten, erfolgt keine Verzinsung. Die Anzahl der Zinstage ist 0. Es wird die Deutsche bankübliche Zinsverteilung mit 360 Tagen je Jahr, max. 30 Tagen pro Monat angewendet. Belege mit Anfangsbestandsbuchungsschlüssel, wie z. B. die automatischen Jahresabschlussbuchungen zum Übertrag des Endbestandes als Anfangsbestand des Folgejahres, werden immer mit 360 Tagen gerechnet. Dieses bezieht auch evtl. manuell erfasste Anfangsbestandsbuchungen ein. Für Belege mit ausgabewirksamen Buchungsschlüsseln ist das Zinskapital negativ. Bei Einnahmebelegen ist das Zinskapital positiv. Anfangsbestandsbuchungen sind je nach Buchungsschlüssel für Aktiv-, Vorschuss, Passiv- und Verwahrkonten bei positiver Bestandswirkung mit positivem Zinskapital, bei negativer Bestandswirkung mit negativem Zinskapital angesetzt. Abbildung 44: Kontenblattdruck zweier Unterkonten mit Zinsberechnung unterschiedlicher Belege für das zu verzinsende Haushaltsjahr KIGST GmbH 2013 Seite 28 von 31

29 Zinskapital Das Zinskapital je Beleg ergibt sich aus Division des Buchungsbetrags durch 360 Tage, multipliziert mit dem Zinstagen laut Wertstellungsdatum des Beleges. Verzinsung der automatischen Zinsbuchungen im nächstfolgenden Zinsjahr Automatische generierte Zinsbuchungen werden mit dem Haushaltsjahr des zu verzinsenden Haushaltsjahres und aktuellem Tagesdatum als Buchungsdatum erstellt. Beispiel: Zu verzinsendes Haushaltsjahr = 2013, Tagesdatum Die automatischen Zinsbuchungen erhalten als Buchungsdatum den Die für die Unterkonten automatisch gebuchten Zinserträge werden diesen im zu verzinsenden Haushaltsjahr 2013 gutgeschrieben bzw. bei negativen Zinserträgen belastet. Für die Zinsverteilung des Folgejahres 2014 sind somit die gebuchten Zinserträge 2013 bereits in den durch den Jahresabschluss 2013 vorgetragenen Anfangsbestandsbuchungen der Unterkonten enthalten. Ausweis Zinssatz Bei einer Zinsverteilung anhand einer Zinssumme oder einem Quellkonto wird als Ergebnis ein Zinssatz mit 3 Nachkommastellen, z. B. auf der Zinskreisliste und Kontoblatt ausgewiesen. Rundungsdifferenz Durch kaufmännische Auf- bzw. Abrundung der einzelnen Zinserträge kann sich eine Rundungsdifferenz ergeben, die ebenfalls auf der Zinskreisliste in der Zeile Differenz (Manuell zu Buchen) angedruckt wird. KIGST GmbH 2013 Seite 29 von 31

30 10. Negative Zinsen Nach erfolgter Zinsverteilung kann sich als Ergebnis für Unterkonten ein negativer Zinsertrag ergeben. In der Übersicht der Zinskreise können mit der Schaltfläche Zinskreise mit negativem Zinsertrag angezeigt werden. die Unterkonten aller Abbildung 45: Tabelle der Rücklagekonten/Unterkonten mit negativen Zinsertrag. Wenn diese Unterkonten in einer neuen Zinsverteilung nicht mehr berücksichtigt werden sollen, sind diese Unterkontendatensätze aus der Zuordnung zum Zinskreis zu löschen. Nutzen Sie die Sortier- und Filtermöglichkeiten im Zinskreis, markieren Sie die gewünschte Datenzeile des Unterkontos und betätigen Sie die [Entf]-Taste und speichern Sie abschließend diese Änderung. Wir empfehlen, insbesondere wenn automatische Zinsbuchungen erzeugt werden sollen, Unterkonten mit negativem Zinsertrag aus dem Zinskreis zu entfernen und danach eine erneute Zinsverteilung auszuführen. KIGST GmbH 2013 Seite 30 von 31

31 11. Listen nachdrucken Listenart Zinsverteilung Die Zinskreisliste und ggf. das Kontoblatt, als Zinsblatt, ggf. die Sammelanordnung, stehen als PDF-Listen innerhalb der Listenart Zinsverteilung in der KFM-Listennachdruckfunktion zur Verfügung. Abbildung 46: Aufruf der Funktion zum Nachdruck von Listen. Abbildung 47: Tabelle mit der Auswahl vorhandener Listen zum Nachdruck. KIGST GmbH 2013 Seite 31 von 31