Datenverwaltung mit MS Excel INHALTSVERZEICHNIS

Transkript

1 INHALTSVERZEICHNIS Datenmatrix... 4 Datenmatrix (DB-Bereich) Aufbau:... 4 Erfassung / Bearbeitung / Löschung:... 4 Neu... 4 Löschen:... 4 Wiederherstellen:... 4 Vorherigen suchen / Weitersuchen:... 4 Kriterien:... 4 Maske:... 4 Beispiel: Adresskartei... 5 Aufgabenstellung:... 5 Funktion: HEUTE()... 5 Funktion: JAHR(Zahl)... 5 Funktion: MONAT(Zahl)... 5 Funktion: TAG(Zahl)... 5 Sortierung und Filterung (Selektion)... 6 Sortierung... 6 Filterung / Autofilter... 7 (alle) (2)... 7 (Top 0 ) (3)... 7 (Benutzerdefiniert) (4)... 7 Verknüpfung... 8 Hyperlink:... 8 Aufgabenstellung:... 8 Adressverweis (HyperLink) einfügen... 8 Adressverweis (HyperLink) Anwenden:... 8 Seitenwechsel... 9 Grafik in Kopf- / Fußzeile... 9 Beispiel von Link-Verbindungen... DB-Bereich als Datenquelle für Seriendruck... 2 Word-Einstellung nur XP... 2 Excel-Tabelle auswählen... 2 Beispiel Einnahmen- Ausgabenzuordnung... 3 Aufgabenstellung:... 3 WENN (Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert)... 3 ISTLEER(Wert)... 3 ZÄHLENWENN (Bereich;Kriterien)... 3 SUMMEWENN (Bereich;Kriterien;Summe_Bereich)... 3 Verwendete Funktionen... 4 Lösungen... 4 STICHWORTVERZEICHNIS

2 Datenmatrix Darunter wird ein Datenbankbereich (DB) verstanden, welcher die relationalen Bedingungen erfüllt. Alle zu einem logischen Datensatz gehörenden Informationen werden in einer einzigen Zeile geschrieben. Die Trennung der Daten erfolgt dabei durch Spalten. Datenmatrix (DB-Bereich) Aufbau: Überschrift in jeder Spalte Keine verbundenen Zellen Zwischen Überschrift und Datenbereich keine Leerzeilen Erfassung / Bearbeitung / Löschung: 3 0,07: Tasten [ALT + N + M] XP: über Menü DATEN / MASKE Formeln und Formate werden aus der letzten Zeile übernommen Neue Datenzeilen werden am Ende des DB- Bereiches angefügt Neu Es wird eine neue leere Eingabemaske bereitgestellt und die Informationen am Ende des DB-Bereiches abgelegt, wenn die Eingabe im letzten Feld erfolgte oder Taste [ENTER] betätigt wurde. Alternativ kann diese Funktion über die Tastenkombination [ALT + N] erreicht werden. Löschen: Der angezeigte Datensatz (Zeile) wird nach einem Warnhinweis endgültig gelöscht Wiederherstellen: Stellt bei einer Korrektur den Inhalt des Datensatzes wieder her. Gelöschte Datensätze werden NICHT wieder hergestellt. Vorherigen suchen / Weitersuchen: Entspricht der Blätterfunktion für zurück bzw. nach vor. Speziell wenn vorher ein Kriterienbereich eingegeben wurde. Kriterien: Sucht anhand der definierten Bedingungen nach Datensätzen, dabei ändert sich rechts oben die Datensatznummer zu Suchkriterien. Geben Sie in den Feldern den Wert bzw. die Werte ein, für die Sie entsprechende Datensätze suchen möchten und blättern Sie mittels {Nächsten suchen} oder {Vorherigen suchen}. Maske: Um von der Kriterieneingabe wieder zum Maskeneingabebereich wechseln zu können

3 Filterung / Autofilter Filtern ist ein schnelles und einfaches Verfahren, um eine Untermenge von Daten in einer Liste zu suchen und zu bearbeiten. Eine gefilterte Liste zeigt nur die Zeilen an, die den Kriterien entsprechen, die Sie für eine Spalte festlegen. Markieren Sie in Tabellen mit einem DB-Bereich (Beschriftete Spalten) die oberste linke Zelle dieses Bereiches. 3 0,07: Register START / BEARBEITEN / SORTIEREN UND FILTERN / FILTERN XP: Menü DATEN / FILTER / AUTOFILTER Neben jeder Beschriftung in der Überschriftenzeile ist ein Listenpfeil Wählen Sie das gewünschte Feld und durch 2 den Listenpfeil () die Funktionen oder den 3 4 jeweiligen Begriff () (alle) (2) der aktive Filter wird entfernt und wieder alle Informationen dieser Spalte gezeigt 2 4 XP (Top 0 ) (3) Filtert nach den größten bzw. kleinsten -0 Elementen einer Liste 3 0,07 (Benutzerdefiniert) (4) Öffnet ein Dialogfenster mit den Auswahlmöglichkeiten aus der Operatorenliste (entspricht; ist größer; entspricht nicht; ist leer;.) und Eingabe des Vergleichswertes. Dabei sind auch Jokerzeichen (*? ) möglich. Nur jene im Monat Juni und Juli Ein blauer Pfeil (Dreieck) zeigt die Spalte mit einer aktiven Selektion an. Blaue Zeilenköpfe zeigen, dass nicht alle Zeilen sichtbar sind (Teilmenge) Diese Liste kann natürlich auch gedruckt werden - 7 -

4 Beispiel von Link-Verbindungen Die unten dargestellte Tabelle zeigt Links zu Adressen des Internet, welche durch einen DKL bei aktiver Verbindung geöffnet werden. Auf dieselbe Methode kann ein erstellt werden bei Eintragung einer adresse Es kann auch ein Aufruf zu einem gespeicherten Dokument durchgeführt werden. Wählen Sie dazu die Schaltfläche {Datei oder Webseite} bzw. { - Adresse} Siehe auch Lösungen - -

5 Beispiel Einnahmen- Ausgabenzuordnung Aufgabenstellung: Über die Datenmaske sollen neue Belege erfasst werden, wobei sämtliche Summierungen und Zuordnungen automatisch durchgeführt werden sollen. Die Eingabe über Buchungsmaske Sämtliche Felder mit Formeln sind nicht aktiv und können daher nicht verändert werden. WENN (Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert) Gibt eine Wahrheitsprüfung an, die durchgeführt werden soll. Prüfung ist ein beliebiger Wert oder Ausdruck, der WAHR (Dann_Wert) oder FALSCH (Sonst_Wert) sein kann. Z.B. ist A0=00 ein logischer Ausdruck; wenn der Wert in der Zelle A0 gleich 00 ist, ist der Ausdruck WAHR, sonst ist der Ausdruck FALSCH. Dann_Wert ist der Wert, der zurückgegeben wird, wenn Prüfung WAHR ist. Dann_Wert kann ein beliebiger Wert oder eine andere Formel sein. Sonst_Wert ist der Wert, der zurückgegeben wird, wenn Prüfung FALSCH ist. Sonst_Wert kann ein beliebiger Wert oder eine andere Formel sein. ISTLEER(Wert) Diese Funktion überprüft den Typ eines Wertes und gibt je nach Ergebnis WAHR oder FALSCH zurück. Beispielsweise gibt die ISTLEER-Funktion den Wahrheitswert WAHR zurück, wenn Wert einen Bezug auf eine leere Zelle darstellt; andernfalls wird FALSCH zurückgegeben. ZÄHLENWENN (Bereich;Kriterien) Zählt die nicht leeren Zellen eines Bereichs, deren Inhalte mit den Suchkriterien übereinstimmen. Bereich ist der Zellbereich, von dem Sie wissen möchten, wie viele seiner Zellen einen Inhalt haben, der mit den Suchkriterien übereinstimmt. Kriterien gibt die Kriterien in Form einer Zahl, eines Ausdrucks oder einer Zeichenfolge an. Diese Kriterien bestimmen, welche Zellen gezählt werden. SUMMEWENN (Bereich;Kriterien;Summe_Bereich) Addiert Zahlen, die mit den Suchkriterien übereinstimmen. Bereich ist der Zellbereich, den Sie vergleichen möchten