mehr als nur ein Mailprogramm!

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1 mehr als nur ein Mailprogramm! Viele nutzen es als simples -Programm, doch es kann mehr: Aber es ist ein leistungsfähiger persönlicher Informationsmanager Kursinhalte: Kurzportrait Funktion, Junk-Mail-Filter, Sicherheit durch Regeln Kalender und Termine Aufgabenverwaltung Kontakte Notizen MS Outlook im Firmennetzwerk Kurzportrait Outlook 2003 ist sowohl als Einzelprodukt, als auch als Bestandteil des Microsoft Office 2003 Systems erhältlich. Es ist eine leistungsfähige Kommunikationszentrale, die immer mehr die papiergestützte Terminkoordination verdrängt. Die Stärken von Outlook gegenüber dem traditionellen Papiersystem liegen in der Funktionsvielfalt und der Kompatibilität zu den meisten PDAs (Portable digital Assistant). Zu den dringendsten kritischen Themen zählt die viel zitierte Informationsflut. Das einst theoretisch anmutende Problem hat die Anwender längst eingeholt - ob in Form zu vieler -Nachrichten, Geschäftsdaten und neuerdings auch durch eine regelrechte Flut von Junk- und Phishing-Mails. Ordnung schaffen im persönlichen Datendschungel wird für Geschäftsführer wie Beschäftigte zunehmend schwerer, die eigentliche Arbeit kommt nicht selten zu kurz. Gefragt sind hier Lösungen, die dem Anwender selbst ein hohes Maß an Flexibilität und Funktionalität bei einfacher Bedienbarkeit bieten, um die anfallenden Datenmengen schnell zu organisieren und Junk-Mails automatisch herauszufiltern. Outlook 2003 bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Reihe von Möglichkeiten, um s besser zu organisieren und zu bearbeiten. Neue Funktionen wie der integrierte und per Online-Update aktualisierbare Junk-Mail-Filter helfen ebenfalls, die Infoflut zu bändigen. Im Verbund mit dem Exchange Server 2003 wird daraus eine umfassende Unternehmenslösung, die zentrale und dezentrale Anti-Spam- Funktionen kombiniert, um so das Management der Filterfunktionen zu vereinfachen. Dazu später aber mehr. Seite 1 von 7

2 Funktion, Junk-Mail-Filter, Sicherheit durch Regeln Das Erscheinungsbild der Funktion lässt sich weitestgehend Ihren Wünschen anpassen. Als Erleichterung dürfte die Möglichkeit dienen, Ordner zu erstellen, in die s sortiert werden können, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Neben den sicherlich schon bekannten Standard-Funktionen im Bereich besitzt Outlook 2003 ein paar sehr interessante Zusatzfunktionen. Eine ist der eingangs schon erwähnte Junk-Mail-Filter. Sicherlich ärgern Sie sich auch über die immer weiter wachsende Flut an unerwünschten Werbe- s. Diese können recht zuverlässig nun automatisch aussortiert werden: Der Junk-Mail-Filter analysiert dabei die Inhalte der Betreffzeile und des Nachrichtentextes. Anhand vorgegebener Kriterien wird dabei eine Wertung vorgenommen, die ab einem gewissen Grad die Nachricht als Spam einstuft. Diese Filterkriterien werden von Microsoft ständig überarbeitet und mittels kostenloser Updates an den Nutzer weitergegeben. Die Empfindlichkeit des Filters lässt sich einstellen, aber auch abschalten. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, Mails im Nachhinein als Spam zu deklarieren und den Absender in eine Sperrliste aufzunehmen, so dass zukünftig von diesem Absender stammende s automatisch als Junk-Mails eingestuft werden. Seite 2 von 7

3 Eine weitere sinnvolle Einrichtung ist die Möglichkeit, Regeln zu erstellen. Anhand dieser Regeln lassen sich s automatisiert vorsortieren. Z.B. erhalte ich viel erwünschte Post von Microsoft. damit diese aber nicht den Posteingang unübersichtlich werden lässt, habe ich eine Regel definiert, die Mails von Microsoft automatisch in den "Microsoft-Ordner" verschiebt. Auch ist es Möglich, aus Sicherheitsgründen einen Ordner zu erstellen, in den alle eintreffenden Mails sortiert werden, die einen Dateianhang besitzen. Über Dateianhänge werden viele Schädlinge eingeschleppt, daher ist hier besondere Vorsicht geboten. Sinnvoll ist auch, sich über den Eingang spezieller, wichtiger s benachrichtigen zu lassen, falls Outlook mal im Hintergrund "mitläuft". Dies geschieht auch über das Regelwerk. Seite 3 von 7

4 Kalender und Termine Hier können persönliche wie geschäftliche Daten hinterlegt werden. Den bekannten Knoten im Taschentuch können Sie dabei getrost vergessen, denn Ich Outlook erinnert Sie rechtzeitig an ein Ereignis, wenn Sie es wollen. Man unterscheidet in Outlook mehrere Arten von Einträgen: Termin Hier werden der Zeitpunkt des Beginns und die voraussichtliche Dauer festgehalten. Beispiele sind die Verabredung zum Mittagessen oder der Zahnarzttermin. Ereignis Das sind Termine, die 24 Stunden dauern, also Geburtstage Besprechungen oder Tagungen. Das sind Termine, an denen stets mehrere Personen beteiligt sind, und für die gewisse Ressourcen wie Konferenzräume, Projektor oder Flipchart etc. erforderlich sind. Jeder Eintragstyp kann als Sonderfall auch als Serie auftauchen. Eine Serie ist ein wiederkehrender Eintrag, etwa die wöchentliche Montagsbesprechung oder der jährliche Hochzeitstag. Bei der Eintragung müssen Sie nicht unbedingt das exakte Datum wissen, es reicht auch die Angabe "Heute in einer Woche" oder "übermorgen". Auch hier lässt sich die Kalenderansicht vielfältig Ihren Bedürfnissen anpassen. Seite 4 von 7

5 Aufgaben Aufgaben sind Dinge, die keinem speziellen Termin zugeordnet werden. Es kann zwar ein vorgegebener Endtermin definiert werden, die eigentliche Zeiteinteilung ist jedoch nicht vorgegeben. Auch Aufgaben können als Serie auftauchen, so habe ich als Aufgabe definiert, am 12. jeden Monats die Kontrolldateien unserer Internetseiten herunterzuladen und auszuwerten. Bei Aufgaben können Prioritäten festgelegt werden. Die Statusanzeige ermöglicht eine einfachere Betrachtung des Bearbeitungsstandes. Sie haben die Möglichkeit, Aufgaben auch auf Mitarbeiter zu delegieren. In den Detailinformationen können weitere wichtige Daten, z.b. für Arbeitsaufwand oder zurückgelegte Reisekilometer, hinterlegt werden. Kontakte Ein Adressbuch ist ein zentrales Element jeder Büromanagementsoftware. Unter Outlook nennt man das Adressbuch "Kontakte". Die Kontakte stehen Betriebssystemweit über eine Programmschnittstelle allen anderen installierten Programmen zur Verfügung. Sie brauchen also nur noch an einer Stelle Ihre Kontaktdaten zu pflegen. In den einzelnen Kontakten werden ferner Aktivitäten mit dem Kontakt gespeichert. Sie können also über die erweiterten Eigenschaften sehen, welche Kommunikation mit der Person stattgefunden hat. Seite 5 von 7

6 Notizen Notizen sind Objekte mit kurzer Lebenserwartung. Sie sind farblich abstufbar, um eine Kategorisierung vorzunehmen. Man kann Notizen auf dem Desktop platzieren. Sie passen eigentlich weniger in den ordentlichen Charakter von Outlook, sind aber ein Indiz dafür, die Zukunft des "papierlosen Büros" einzuläuten. Journal Das Journal beinhaltet quasi das Outlook-Logbuch. Hier können automatische Protokolle erstellt werden, z.b. wer wann wem eine geschrieben hat. Anwendungsübergreifend können auch die Aktivitäten der anderen Programme der MS Officefamilie protokolliert werden. Dies macht jedoch wenig Sinn, da es insbesondere betagte Rechner arg verlangsamt. Journaleinträge können auch manuell erzeugt werde, um z.b. Telefongespräche zu protokollieren, hierfür gibt es die Möglichkeit, die Gesprächsdauer per Mausklick zu messen. Seite 6 von 7

7 Outlook 2003 im Unternehmenseinsatz Outlook ist die Benutzerschnittstelle des modernen Kommunikationssystems Microsoft Exchange 2000/2003. Jeder Benutzer im Active Directory, dem flexiblen Verzeichnisdienst des Windows Serversystems ab Windows 2000 Server, erhält beim Einsatz von MS Exchange automatisch eine adresse, mit der er sich im Netzwerk anmelden kann. Die wichtigsten Funktionen im Überblick: Zentrale Administration erleichtert die Wartung und Pflege Die Möglichkeit, zentrale Adressbücher zu veröffentlichen, ermöglicht dem Administrator, die Unternehmenskontakte jedem berechtigten Mitarbeiter zugänglich zu machen. So können z.b. die Kollegen im Labor alle freigegebenen Kontakte sehen, die für ihren Einsatzbereich relevant sind. Der zentrale Terminkalender verhindert die doppelte Vergabe von Terminen. Die zentrale Ressourcenverwaltung ermöglicht den effektiven Einsatz von Konferenzräumen, Firmenfahrzeugen, Messeständen, etc. Alle Objekte, egal ob s, Aufgaben oder Notizen, werden zentral gespeichert, und können so effektiver gesichert werden. Das ist ein wichtiger Beitrag zur Datensicherung, die kostspieligen Datenverlusten vorbeugt. Outlook Web Access ermöglicht, externen Mitarbeitern oder Kollegen, die sich auf einer Dienstreise befinden, über die Firmenwebseite auf "Ihr" Outlook zuzugreifen. Seite 7 von 7

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