Leitfaden zur Benutzung der Anwendung Cryptshare for Outlook V1.5.5 auf Outlook 2003, 2007, 2010 und bit und 64bit

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1 V1.5.5 auf Outlook 2003, 2007, 2010 und bit und 64bit Anschrift: Befine Solutions AG Bebelstr Freiburg Germany Tel: / Fax: / Mail: info@befine-solutions.com Web:

2 Inhalt 1 Erste Verwendung des Plug-Ins Cryptshare Einstellungen Ihr Name Ihre Telefon-Nr Cryptshare Server Proxy Einstellungen Dateinamen in Benachrichtigungen zeigen Ich möchte über Abruf von Dateien benachrichtigt werden in folgender Sprache Kopien der übertragenen Dateien im Ordner Gesendete Elemente behalten Verifizierung durchführen Automatische Verifizierung Manuelle Verifizierung über die Seitenleiste Manuelle Verifizierung über den Einstellungs-Dialog Versand von verschlüsselten Dateien oder Nachrichten via Cryptshare Erstellen einer Nachricht Versenden einer Nachricht Versandoptionen festlegen Zu verschlüsselnde Inhalte Kennwortoptionen festlegen Dateinamen in Benachrichtigungen anzeigen Über Abruf von Dateien benachrichtigen Sprache der Empfänger Transfers überwachen Transfers abrufen notice. 2

3 1 Erste Verwendung des Plug-Ins Nachdem das Plug-in auf Ihrem Arbeitsplatz installiert wurde, sind noch ein paar wenige Einstellungen zu treffen, bevor Sie mit der Verwendung beginnen können. Ihr Administrator hat Ihnen möglicherweise die Mehrzahl der Einstellungen bereits abgenommen. Sie sollten jedoch in jedem Falle Ihren Namen und Ihre Telefonnummer in den Cryptshare Einstellungen überprüfen, da diese Daten an die Empfänger Ihrer Transfers weitergegeben werden. Ferner ist es erforderlich, eine Verifizierung Ihrer Adresse durchzuführen, was typischerweise automatisch stattfindet. Beides ist in den folgenden Kapiteln beschrieben. notice. 3

4 1.1 Cryptshare Einstellungen Im Outlook Grundbildschirm befindet sich ein Button, über den Sie die Einstellungen für Cryptshare for Outlook verändern können. Über diesen Einstellungs-Dialog können Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer für die Benachrichtigung der Empfänger hinterlegen, die Einstellungen für die Verbindung zu Ihrem Cryptshare Server und das Standardverhalten des Plug-Ins einstellen. Bitte beachten Sie, dass abhängig von administrativen Vorgaben einige der hier angezeigten Optionen bereits vorausgefüllt, ausgeblendet oder inaktiv sein können. Bitte prüfen Sie in jedem Fall die Einstellungen vor der ersten Verwendung des Plug-Ins. Möglicherweise ist der Einstellungs-Button vollständig ausgeblendet. In diesem Fall sind alle Einstellungen administrativ vorbelegt und es besteht keine Möglichkeit, diese über die Benutzeroberfläche zu verändern Ihr Name Bitte tragen Sie hier Ihren Namen ein. Ihr Name wird dem Empfänger der von Ihnen versandten Nachrichten angezeigt Ihre Telefon-Nr. Bitte tragen Sie hier Ihre Telefonnummer ein. Diese wird dem Empfänger Ihrer Nachricht angezeigt, um mit Ihnen bezüglich des von Ihnen vergebenen Passwortes in Verbindung treten zu können Cryptshare Server Bitte tragen Sie hier die URL Ihres Cryptshare Servers ein. Nach Eingabe der URL wird eine Verbindungsprüfung durchgeführt und Ihnen angezeigt, ob der Cryptshare Server erreicht werden konnte. Schlägt diese Verbindung fehl, prüfen Sie bitte die URL oder Ihre Proxy-Einstellungen Proxy Einstellungen Sofern Sie über einen Proxy Server gehen müssen, um Verbindung zum Cryptshare Server herzustellen, können Sie die Verbindungs- und Anmeldedaten für den Proxy Server hier hinterlegen. Klicken Sie den Button Proxy Einstellungen notice. 4

5 Proxy verwenden Aktivieren Sie diese Option um die hier hinterlegten Proxy-Einstellungen für die Verbindung zum Cryptshare Server anzuwenden http: Tragen Sie hier die URL Ihres Proxy Servers ein Port: Tragen Sie hier die Port-Nummer ein, über die Sie sich zum Proxy Server verbinden Zugangsdaten verwenden Sofern Sie sich am Proxy-Server explizit anmelden müssen, aktivieren Sie bitte diese Option Benutzername Tragen Sie hier den Benutzernamen ein, mit dem Sie sich an Ihrem Proxy-Server anmelden Kennwort Tragen Sie hier das Kennwort ein, mit dem Sie sich an Ihrem Proxy-Server anmelden Dateinamen in Benachrichtigungen zeigen Wenn Sie eine Nachricht erstellen Nur die Dateianhänge per Cryptshare versenden, können Sie hier auswählen, ob die Dateinamen in der von Ihnen versandten Nachricht aufgelistet werden sollen oder nicht. Da Ihre Nachricht mit Ausnahme der Dateianhänge in diesem Fall als unverschlüsselte versandt wird, kann es sinnvoll sein, die Namen der Dateianhänge auszublenden, z.b. wenn bereits die Dateinamen eine vertrauliche Information enthalten. Über die Einstellung definieren Sie einen Vorgabewert. Diesen können Sie auf Wunsch im Dialog für die Transfereinstellungen, der bei Versand jeder Nachricht erscheint, fallweise verändern Ich möchte über Abruf von Dateien benachrichtigt werden Hier können Sie auswählen, ob Sie standardmäßig benachrichtigt werden möchten, wenn die Empfänger Ihrer Nachricht die von Ihnen bereitgestellten Informationen abrufen in folgender Sprache Diese Einstellung bezieht sich auf den Parameter Ich möchte über Abruf von Dateien benachrichtigt werden und ermöglicht es Ihnen, die Sprache einzustellen, in der Sie vom System benachrichtigt werden möchten, wenn der Empfänger die von Ihnen bereitgestellten Informationen abruft. notice. 5

6 1.1.8 Kopien der übertragenen Dateien im Ordner Gesendete Elemente behalten. Über diese Option können Sie festlegen, ob Sie grundsätzlich die s im Gesendete Elemente Ordner mitsamt den Dateianhängen ablegen möchten, oder ob die Dateien vor der Ablage aus der E- Mail entfernen und durch den Dateinamen ersetzten möchten. Kopien der versendeten Dateien im Ordner Gesendete Elemente aufzubewahren kann das System mit der Zeit verlangsamen oder überlasten. Da mittels Cryptshare sehr große Datenmengen versendet werden können, gelten gewisse Grenzen für die Speicherung von Anhängen, die per versendet werden. Es existieren ein Warnschwellenwert und ein absolutes Größenlimit für Nachrichten, die abgelegt werden sollen, auch wenn Sie eingestellt haben, dass Sie Dateianhänge grundsätzlich mit ablegen möchten. Wenn die Gesamtgröße Ihrer Nachricht über dem Warnschwellenwert, aber noch unter dem Größenlimit liegt, werden Sie benachrichtigt und können entscheiden, ob Sie Ihre Nachricht mit oder ohne die Dateianhänge im Gesendete Elemente -Ordner ablegen möchten. Wenn die Gesamtgröße Ihrer Nachricht das Größenlimit überschreitet, wird die Nachricht in jedem Fall ohne die Dateianhänge im Gesendete Elemente -Ordner abgelegt. Die Namen der entfernten Dateianhänge sind in der Nachricht ersichtlich, um Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. notice. 6

7 2 Verifizierung durchführen Vor der ersten Verwendung von muss eine Verifizierung der Adresse durchgeführt werden. Dies ist sowohl für Exchange- als auch für POP3 und IMAP Konten erforderlich. Die Durchführung der Verifizierung ist abhängig davon, welche Einstellungen Ihr Administrator diesbezüglich vorgenommen hat. Es gibt ein automatisches und ein manuelles Verifizierungsverfahren. Bitte beachten Sie, dass IMAP Konten aufgrund der Implementierung von IMAP in MS Outlook nicht automatisch verifiziert werden können. 2.1 Automatische Verifizierung Die automatische Verifizierung erfordert in der Regel keine Benutzerinteraktion. Bitte beachten Sie jedoch, dass automatische Verifizierung nur bei Verwendung von MS Exchange und POP3 E- Mail-Konten erfolgreich durchgeführt werden kann. Bei IMAP-Konten wird nach Ablauf der Wartezeit ein Fenster angezeigt, in den manuell der Verifizierungscode eingetragen werden kann. 1. Erzeugen Sie eine neue 2. Klicken Sie auf "Mit Cryptshare senden" notice. 7

8 3. fordert nun automatisch einen Verifizierungscode per an Ihre Adresse an. Warten Sie auf das Eintreffen des Verifizierungscodes. Das Plug-In überwacht für einen voreingestellten Zeitraum den Posteingang und den Junk-Mail Ordner auf Eingang der entsprechenden , die umgehend automatisch verarbeitet wird. Während dieses Vorgangs wird eine entsprechende Information angezeigt. 4. Wenn die Verifizierung erfolgreich verläuft, schaltet sich die Seitenleiste nun frei und Sie können mit Kapitel 3 Versand von verschlüsselten Dateien oder Nachrichten via Cryptshare fortfahren. Wenn die automatische Verifizierung fehlschlägt, werden Sie entsprechend informiert. Abhängig von der Konfiguration des Plug-Ins werden Sie gebeten, Ihren Administrator zu kontaktieren oder Sie bekommen die Möglichkeit, den Verifizierungscode manuell einzutragen. Halten Sie nach einer von Ihrem Cryptshare Server im Posteingang oder dem Junk Mail Ordner Ausschau, kopieren Sie den darin befindlichen Code in die Zwischenablage und fügen Sie ihn in dem Feld in der Seitenleiste ein. notice. 8

9 2.2 Manuelle Verifizierung über die Seitenleiste 1. Erzeugen Sie eine neue 2. Klicken Sie auf "Mit Cryptshare senden" 3. fordert nun automatisch einen Verifizierungscode per an Ihre Adresse an. Prüfen Sie Ihren Posteingang und den Junk-Mail Ordner auf Eingang der entsprechenden vom Cryptshare Server. Kopieren Sie den darin befindlichen Code in die Zwischenablage notice. 9

10 4. und fügen Sie ihn in das in der Cryptshare Seitenleiste bereitgestellt Feld ein. Klicken Sie Aktivieren. Die Seitenleiste wird nun zur Verwendung freigeschaltet. 2.3 Manuelle Verifizierung über den Einstellungs-Dialog Wenn Ihr Administrator den manuellen Verifizierungsmodus vorgesehen hat, können Sie den Verifizierungscode aus den Cryptshare Einstellungen heraus anfordern. 1. Klicken Sie auf Einstellungen im Cryptshare Bereich auf dem Outlook Hauptbildschirm 2. Klicken Sie auf den Button Verifizierungscode anfordern. notice. 10

11 3. Es wird nun eine E- Mail mit einem Verifizierungscode vom Cryptshare Server angefordert und an Ihre Adresse gesendet. Das folgende Fenster informiert über diesen Vorgang. Klicken Sie auf "Schließen / zum Posteingang" notice. 11

12 4. Wenn die von Ihnen verfasste bereits Inhalte enthält, die Sie behalten möchten, können Sie nun entscheiden, ob Sie die verwerfen oder als Entwurf behalten möchten. 5. Sie finden nun eine mit einem Verifizierungscode in Ihrem Posteingang oder im Junk Ordner. Kopieren Sie den Verifizierungscode in die Zwischenablage 6. öffnen Sie die Cryptshare Einstellungen 7. und fügen Sie den Verifizierungscode mit Strg+V in das Feld "Code" ein. notice. 12

13 Cryptshare ist nun bereit für die Verwendung. notice. 13

14 3 Versand von verschlüsselten Dateien oder Nachrichten via Cryptshare 3.1 Erstellen einer Nachricht Wenn Sie Dateien oder eine vollständige Nachricht per Cryptshare versenden möchten, erstellen Sie zunächst eine neue . Innerhalb der können Sie jederzeit den Modus "Mit Cryptshare senden" durch Klick auf den Button aktivieren. Es öffnet sich nun die Cryptshare Seitenleiste. Über den "Hinzufügen"-Button der Cryptshare Seitenleiste haben Sie die Möglichkeit, auch Dateien hinzuzufügen, die größer als die in MS Outlook / MS Exchange eingestellte Größenbeschränkung ist. notice. 14

15 Der Outlook-eigene Button "Datei anfügen" ist weiterhin aktiv, ermöglich jedoch nur das Anhängen von Dateien, die die in MS Outlook/Exchange eingestellte Größenbeschränkung nicht überschreiten. Sofern Sie der bereits Dateien angefügt haben oder noch weitere Dateien über die Outlook Standard-Möglichkeiten (Button "Datei anfügen" oder Drag & Drop) hinzufügen, werden diese Dateien sofort in die Cryptshare Seitenleiste übernommen. 3.2 Versenden einer Nachricht Wenn Ihre Nachricht versandbereit ist, klicken Sie wie gewohnt auf den "Senden"-Button Ihres Outlook-Clients. Es erscheint nun ein Dialog mit Versandoptionen. 3.3 Versandoptionen festlegen Bitte beachten Sie, dass abhängig von administrativen Vorgaben einige der hier beschriebenen Einstellungen an Ihrem Arbeitsplatz vorbelegt, deaktiviert oder ausgeblendet sein können Zu verschlüsselnde Inhalte Hier können Sie auswählen, ob nur die Dateianhänge oder die gesamte verschlüsselt versendet werden soll. notice. 15

16 Wenn Sie nur die Dateianhänge versenden, werden die Dateianhänge aus Ihrer abgehängt und an den Cryptshare Server übertragen. Ihre wird um die Download-Informationen ergänzt, die der Empfänger für den Abruf der Datei benötigt. Wenn Sie die gesamte Nachricht verschlüsselt versenden möchten, wird aus der eine.eml- Datei erzeugt und diese zusammen mit eventuell vorhandenen Dateianhängen an Cryptshare übertragen. Der Empfänger erhält in diesem Fall lediglich eine standardisierte Benachrichtigung, die alle Informationen enthält, um die verschlüsselte Nachricht und die Anhänge von Cryptshare abzurufen Kennwortoptionen festlegen Wenn Sie den Kennwortschutz aktivieren, können Sie selbst ein Kennwort festlegen, mit welchem der Transfer durch Verschlüsselung vor unbefugtem Zugriff geschützt wird. Dieses Kennwort müssen Sie dann mit dem Empfänger austauschen. Cryptshare sendet dem Empfänger Ihre in Cryptshare for Outlook hinterlegten Kontaktdaten zu, so dass dieser sie telefonisch kontaktieren kann, um das Kennwort von Ihnen zu erfahren. Wenn Sie den Kennwortschutz nicht aktivieren, wird die Datei ebenfalls durch Verschlüsselung vor unbefugtem Zugriff geschützt. Allerdings wird das dazu verwendete Kennwort vom System automatisch generiert und dem Empfänger in einer unverschlüsselten als Bestandteil des Download-Links zugesendet. Diese Option bietet deutlich weniger Sicherheit, da ein unbefugter Empfänger der so auch Zugriff auf die Dateien erhält. Jedoch ist die Handhabung einfacher, da sich Absender und Empfänger nicht bezüglich des Kennwortes austauschen müssen, was unter bestimmten Umständen von Vorteil ist, z.b. bei großen, jedoch nicht vertraulichen Dateien Dateinamen in Benachrichtigungen anzeigen Wenn Sie diese Option aktivieren, werden die Dateinamen der Dateianhänge in der Benachrichtigung im Klartext aufgeführt. Deaktivieren Sie diese Option, wenn bereits die Dateinamen ein Geheimnis enthalten. notice. 16

17 3.3.4 Über Abruf von Dateien benachrichtigen Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Sie per vom System benachrichtigt, wenn der Empfänger die von Ihnen bereitgestellten Dateien abgerufen hat Sprache der Empfänger Sie können die Sprache auswählen, in der der Empfänger Ihrer Nachricht benachrichtigt werden soll. Dies sollte üblicherweise die gleiche Sprache sein, in der Sie Ihre Nachricht verfasst haben, da Ihre Nachricht um einen Textbaustein in der selektierten Sprache ergänzt wird. 3.4 Transfers überwachen Nach Klick auf "Übertragung starten" öffnet sich der Cryptshare Transfer-Manager. Hier können Sie den Fortschritt der Dateiübertragung überwachen. Ihre Nachricht befindet sich für die Dauer des Transfers im Ordner "Entwürfe" und wird anschließend im Ordner "Gesendet" abgelegt. notice. 17

18 Sie können den Transfermanager zu jeder Zeit manuell schließen oder die Option "Automatisch schließen, wenn alle Transfers beendet" aktivieren, um den Transfermanager automatisch zu schließen. Ferner können Sie durch Klick auf Entfernen einzelne Statusmeldungen aus dem Transfermanager löschen. Um den Transfermanager wieder zu öffnen, klicken Sie im Outlook Hauptbildschirm auf "Cryptshare Transfermanager" notice. 18

19 4 Transfers abrufen Die Empfänger Ihrer Nachricht erhalten abhängig von der von Ihnen gewählten Versandoption Ihre Original , die um Downloadinformationen ergänzt wurde, oder eine standardisierte Download- Benachrichtigung. Durch Klick auf den Download-Link öffnet sich der Download-Bereich des Cryptshare Servers, über den der Empfänger die ihm bereitgestellten Informationen abrufen kann. Sofern Sie sich entschieden haben, auch den Mail-Text zu verschlüsseln, findet der Empfänger im Transferpaket auch die Datei " -Nachricht.eml". Diese enthält die Verschlüsselte Nachricht, die beim Empfänger in dessen Client Software zur Darstellung geöffnet werden kann. Diese Funktion steht für Empfänger mit MS Outlook 2007, 2010, 2013, IBM Lotus Notes ab Version 8 oder Mozilla Thunderbird zur Verfügung. Andere Client-Programme können.eml teilweise nicht oder nicht korrekt verarbeiten. Unter Umständen kann es möglich sein, dass die.eml-datei nicht direkt geöffnet werden kann, sondern zunächst auf einen lokalen Datenträger gespeichert und von dort geöffnet werden muss. notice. 19