Out of Office Abwesenheitsassistent

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1 Out of Office Beachten Sie, dass diese Regel auch für Spamnachrichten gilt, die in ihrem Postfach landen. Werden Nachrichten von Intelligent Message Filtert (IMF) am Gateway abgelehnt, ist das kein Problem. Wenn Sie aber die Nachrichten erst durch den Postfachserver oder Outlook in den Ordner "Junk- " verschoben werden, dann erhalten die angeblichen Absender dennoch die Information. Eine besondere Funktion ist der Outlook. Dies ist im Grunde auch nur eine serverbasierte Regel (Siehe auch MSXFAQ.DE - Regeln), die aber Outlook besonders handhabt. Beim Start von Outlook wird geprüft, ob diese Regel aktiv ist und der Anwender gefragt, ob er sie deaktivieren möchte. Auf der anderen Seite wird die Regel aktiv, wenn Outlook nicht gestartet ist. Was ist OOF OOF ist die Abkürzung für den englischen Begriff "Out Of Office" und bezeichnet vom System generierte Nachrichten, die die Abwesenheit eines Empfängers anzeigen. Exchange selbst erstellt dann für jede Nachricht an ihr Postfach eine Mitteilung an den Absender, dass Sie nicht im Büro sind und ihre Nachrichten demnach nicht lesen können. Damit diese Nachrichten jedoch nicht Überhand nehmen, hat Exchange einige Schutzfunktionen eingebaut. Nur eine Mail Wenn ihnen jemand mehrere Nachrichten sendet, dann erstellt Exchange nur eine OOF-Nachricht an den Absender. Exchange "merkt" sich, an welche Absender er schon eine Meldung gesendet hat. Erst wenn Sie ihren en abschalten und wieder anschalten, beginnt das Spiel von vorne OOF nur Intern (Seit Exchange 5.5) Seit Exchange 5.5 werden "OOF-Meldungen" per Default nur innerhalb der Organisation zugestellt. Nachrichten aus dem Internet werden in ihr Postfach zugestellt aber es wird keine OOF-Mail erzeugt. Dies kann vom Administrator aber geändert werden. Dennoch bleibt ein Restrisiko beim Einsatz dieser Funktion. Generell sollten Sie aber überlegen, ob Sie ihre Kunden oder Wettbewerber über ihre Nichterreichbarkeit" informieren möchten, oder ob sie nicht intern über Stellvertreter und Weiterleitungen den Service für ihre Kunden besser gestalten sollten. Als Anwender müssen Sie diese Funktion bei Bedarf aktivieren, zusätzlich muss auch der Administrator auf dem Server die generelle Funktion global oder für bestimmte Absenderdomänen frei geben. Risiken beim Einsatz von OOF So nett es sein mag, einem Absender eine Nachricht zu hinterlassen, dass man aktuell nicht am PC ist, so gefährlich ist dies auch. Hier ein paar Beispiele: Schlechter "Workflow" Eigentlich ist jede solche Meldung eine Abwälzung auf ihren Kunden. Er muss was tun, weil Sie ihm ja gesagt haben, dass Sie nicht erreichbar sind. Das ist nicht gerade freundlich für eine Dienstleistungsfirma. Denken Sie eher darüber nach, intern eine Eskalation oder Weiterleitungen zu entwickeln oder besser noch entsprechende Funktionspostfächer zu verwenden. Warum sollte ein Kunde eine Person anschreiben, wenn er eigentlich den Vertrieb oder Support erreichen möchte? Datenschutz copyright by, Seite 1 von 12

2 Auf den ersten Blick wird der gute Absender freundlich darüber informiert, dass der Empfänger nicht da ist. Wie steht es aber damit, dass nun jeder weiß, wann der Mitarbeiter wieder zurück kommt. Möchten Sie wirklich diese Information an jeden geben?. In vielen Meldungen finde ich auch Hinweise auf interne Server, Stellvertreter und ganze Rufnummernlisten. Darüber freut sich jeder Vertrieb und Wettbewerber, wenn interne Strukturen einer Firma so einfach offen gelegt werden. Und der Headhunter weiß auch, wen er noch anrufen kann. private Sicherheit Sie achten in der Regel nicht darauf zu bestimmen, an wen Sie einen solchen Hinweis senden. Sie können es auch gar nicht steuern, wer diese Mails erhält. Wenn Sie noch schreiben, wo Sie sind, dann kann ich mir als fremde Person überlegen, wann ich mir ihre Wohnung genauer anschauen. Schleifen Es besteht die Gefahr von Schleifen, wenn eine Nachricht weitergeleitet wird und die Gegenseite ebenso antwortet (z.b. Quittungen) und Exchange nicht erkennen kann, dass es keine "echte" Nachricht, sondern nur eine Statusinformation ist. Klassischer Fall: Sie senden eine Nachricht an ein Postfach bei T-Online, welches aber schon zu 2 MByte gefüllt ist. T-Online sendet ihnen nun eine "neue" Nachricht, mit den Informationen. Exchange wird diese Mail sofort wieder an... den Rest können Sie sich denken. Unzustellbar und Spam Wie erhalten sicher auch unerwünschte Mails. Hier gibt es gleich zwei Probleme. Der Spammer kann die Rückantwort verwerten und damit seine Adressbestände aktuell halten. Meist gewinnt er sogar neue Adressen, nämlich die ihrer Kollegen. Andererseits wird der Spammer vielleicht andere Adressen als Absender verwenden. Dann werden Sie selbst quasi zum Spammer oder ihr Mailserver versucht die Mails mehrfach zu senden bis er es irgendwann aufgibt. Aber auch so kann man Queues im schlimmsten Fall lahm legen. Newsletter Wenn Sie sich in Newsletter eingeschrieben haben, dann können Sie ermessen, wie es mir beim Versand einer Rundmail geht: Auf ca. 5-10% aller Mails bekomme ich eine Rückmeldung. Andere Firmen lehnen diese Antworten ab, oder löschen diese. Es ist auf jeden Fall zusätzliches Verkehrsaufkommen beim Versender. Mailinglisten Analog gibt es Mailinglisten, bei denen Sie sich einschreiben können. Sie erhalten eine Kopie jeder Mail, die jemand anderes an die Liste sendet. Und nun sollen Sie sich vorstellen, wenn jede Mail an sie mit einer neuen "Abwesenheit" beantwortet wird. Selbst wenn es nur eine Mail ist wird eine Mailingliste durch die Menge als Teilnehmern auch belastet. Daher ist es nur sinnvoll, wenn Abwesenheitsmeldungen nicht nach extern gesendet werden. So ist es auch die Standardeinstellung in Exchange. Ansonsten sieht es bei den Absendern sehr schnell so aus, wie beim Versand des copyright by, Seite 2 von 12

3 Das ist nur ein "Ausschnitt" meines Posteingangs nach einem Rundbrief. Nicht sehr erquickend. Aber mehr Sorge sollten die Absender selbst haben. copyright by, Seite 3 von 12

4 Aktivieren auf dem Client Der Anwender hat zwei Möglichkeiten, den Out of Office Assistenten zu konfigurieren. Für gewöhnlich nutzt der Anwender einfach Outlook. Sie müssen dazu aber "online" arbeiten, ansonsten quittiert Outlook die Anforderung mit. Wenn Sie im Outlook "Cached"-Mode arbeiten, dann kann es passieren, dass Sie "online" sind und Outlook dies nicht bemerkt. Dann hilft ein Neustart von Outlook ohne aktiviertem Cached Mode. Sie können dann in folgendem Fenster die Einstellungen vornehmen: copyright by, Seite 4 von 12

5 Eine zweite Möglichkeit ist der Zugriff per Outlook Web Access: copyright by, Seite 5 von 12

6 Freischalten auf dem Server Aus den genannten Gründen ist der Versand von "Out of Office" Meldungen bei Exchange 2000/2003 und Exchange 5.5 per Default erst mal deaktiviert. Diese Einstellungen muss der Administrator global erst einmal frei schalten, bzw. kann Dies je Zieldomäne aktivieren. Exchange 2000/2003 Mit Exchange 2000 finden Sie die Einstellungen im Exchange Systemmanager unter "Global Settings" auf Deinem Exchange 2000 Server. copyright by, Seite 6 von 12

7 Die gewünschte Einstellung gibt es in den Eigenschaften von "Internet Message Formats" - "Default": Aber bedenken Sie, was sie damit eventuell anrichten können im Bezug auf die Unsicherheit vertraulicher Informationen und die Gefahr von Schleifen in ihrem Mailsystem mit den verbundenen Kosten. Ich rate explizit davon ab. Besser ist es, den Anwendern mit erhöhter Mobilität die Wege copyright by, Seite 7 von 12

8 eines remote Zugangs per VPN oder RAS oder der Zugriff per Outlook Webzugriff oder Terminal Server zu ermöglichen. Interessant ist hier die Möglichkeit, bestimmte "Befreundete Domains" von diesen Einstellungen auszunehmen. So könnte folgende Konfiguration interessant sein: Bekannte Domain CARIUS.DE OOF-Meldungen etc. sind erlaubt Alle anderen Kein Erlaubnis für automatische Rückmeldungen In den globalen Einstellungen des ESM können Sie weitere Domänen pflegen. Und neben den Defaults auch für jede Domain abweichende Einstellungen vornehmen. copyright by, Seite 8 von 12

9 Hier wurde für Carius.de (rechtes Fenster) eingestellt, dass Abwesenheitsmeldungen zugelassen werden und (da die Gegenseite auch Exchange verwendet) sogar RTF auf immer gesetzt. copyright by, Seite 9 von 12

10 OOF und Exchange 2007 Mit Exchange 2007 gibt es natürlich auch diese Einstellungen. Hier geht sogar noch mehr, z.b. können Informationen über weitergeleitete Termine ebenfalls gesteuert werden. Die normalen Einstellungen sind aber auch hier in den globalen Einstellungen zu finden In den Details sind dann die individuellen Einstellungen für jede Domäne zu finden copyright by, Seite 10 von 12

11 Die Einstellungen sind die gleichen wie bei Exchange 2003, nur dass Exchange 2007 nun auch intern und externe OOF-Meldungen unterscheidet. copyright by, Seite 11 von 12

12 Out of Office und Autoreply außerhalb von Exchange Aber nicht nur "Exchange" ist mit einer Funktion für automatische Antworten ausgestattet. Nahezu jedes "gute" Mailsystem bietet diese Funktion an. Allerdings sollte das System Missbrauch oder Schleifen erkennen, auch wenn dies nicht immer einfach ist, wie ein Spammer anhand der GMX- Funktion belegt: Akribisch bereitete auch ein dubioser GMX-Kunde seinen Spam-Angriff vor. Bei einer dort registrierten Adresse aktivierte er die Autoreply-Funktion, stattete sie mit der Werbebotschaft für ein Online- Spielcasino aus und fing schließlich an, seine eigene GMX-Adresse mit zahlreichen s zu bombardieren mit Absender-Adressen, die dank automatischer Antwort umgehend zu Empfängern wurden. Da GMX bei vielen Empfängern auf der weißen Liste steht, also s von dort nicht gefiltert werden, bleibt in solchen Fällen nur eine nachträgliche Beschwerde beim Provider. (Quelle: Solche einen "Missbrauch" kann man eigentlich nicht verhindern, Solange eine Verifikation des Absenders nicht möglich ist.es ist allenfalls möglich, z.b. anhand der Anzahl an Mails an ein Postfach eine bestimmte "normale Rate" zu ermitteln und plötzlich ansteigende Nachrichtenmengen als Missbrauch zu deuten. Egal wie es der Betreiber macht, so ist er immer dem Risiko ausgesetzt, auch gewünschte Nachrichten zu blockieren. Noch so ein Negativbeispiel sind Firmen, die auf jede Mail sehr freundlich eine Empfangsbestätigung senden: Ich hoffe dass morgen nicht alle Firmen machen, da sie dann selbst zum Störer werden. Unter carius.de gibt es natürlich keine Nicole. copyright by, Seite 12 von 12

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