Web Access Version 01

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1 Outlook Inhaltsverzeichnis 1 InternetExplorer Öffnen des InternetExplorers Folgendes ist in die Adresszeile einzugeben: Meldung, welche unter Umständen erscheint: Die erste Maske Die ersten Einstellungen Ihre Ansicht im Outlook Optionen Dort können Sie Ihr Outlook nach Ihrem Gusto einrichten Nachrichten Rechtschreibung Kalenderoptionen Abwesenheits Assistent Regeln Junk Kennwort ändern Gelöschte Elemente (Posteingang) Neue schreiben Die Knöpfe erklärt Posteingang nach einer durchsuchen KontextMenü Regeln erstellen, zum Verschieben eines s in einen Ordner Regel, wie Sie mit eingehenden SPAM s umgehen möchten Umleiten von s Weiterleiten von s Weiterleiten von s als Anlage Die verschiedenen Funktionen Allgemeiner Hinweis: Junk Kalender Kalendereintrag erstellen Terminplanungs-Assistent Kontakte Kontakte erstellen Aufgaben Aufgaben erstellen AufgabenSerie Auf ein anderes Postfach zugreifen...26 OWA.doc Seite 1 / 33

2 Suchmöglichkeit Adressbuch Suchen und finden im Adressbuch Suchmöglichkeit Ein neues Postfach wird geöffnet Dokumente Informationen zu Dokumente Öffentliche Ordner Informationen zu öffentlichen Ordnern Mozilla Firefox Meldungen, welche unter Umständen erscheinen: Die erste Maske: Opera Meldung, welche unter Umständen erscheint: Die erste Maske Safari Meldung, welche unter Umständen erscheint: Die erste Maske Google Chrom Meldung, welche unter Umständen erscheint Die erste Maske...33 OWA.doc Seite 2 / 33

3 1 InternetExplorer 1.1 Öffnen des InternetExplorers 1.2 Folgendes ist in die Adresszeile einzugeben: 1.3 Meldung, welche unter Umständen erscheint: Diese Position bitte mit Ja bestätigen 1.4 Die erste Maske Wählen Sie diese Option, wenn Sie in einem InternetCafé oder anderweitig auswärts sind Wählen Sie diese Option, wenn Sie im Büro oder zuhause sind Diese Option ist im InternetExplorer nicht relevant GIBB und Ihren Benutzernamen eingeben Ihr Passwort eingeben Zur Bestätigung Anmelden drücken OWA.doc Seite 3 / 33

4 1.5 Die ersten Einstellungen Bitte beachten Sie dieses Kästchen, falls Sie ein eingeschränktes Sehvermögen haben. Falls Sie diese Funktion einschalten, aktiviert dies die LightVersion Möchten Sie Ihr Outlook in einer anderen Sprache haben, könnten Sie in diesem Bereich die entsprechende Auswahl vornehmen Falls Deutsch für Sie zutrifft, können Sie die Einstellungen einfach mit OK bestätigen 1.6 Ihre Ansicht im Outlook Hier finden Sie die Optionen, egal in welcher Ansicht Sie sich befinden Hier können Sie sich abmelden Wenn Sie auf einen Ordner klicken, öffnet sich die entsprechende Auswahl. Ebenso verhält es sich bei den entsprechenden Schaltflächen Ihres Outlooks. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich die entsprechende Auswahl. Um die PostfachGrösse zu eruieren, muss man nur mit dem Cursor auf seinen Namen halten, ohne zu klicken. OWA.doc Seite 4 / 33

5 1.7 Optionen Dort können Sie Ihr Outlook nach Ihrem Gusto einrichten Nachrichten Bestimmen Sie, wie Ihre Signatur aussehen soll. Möchten Sie Ihre Signatur Standard mässig mit senden, aktivieren Sie dieses Quadrat. Nur-Text s sind wesentlich kleiner, als HTML s. Diese können leicht das Fünffache an kb erreichen kann. HTML s sind auch viel Viren anfälliger. Wenn Sie HTML-formatierte benutzen, kann es passieren, dass Ihre Sendung für unerwünschte Werbung gehalten wird (SPAM) Mit diesem Punkt legen Sie fest, wie Sie auf Lesebestätigungen reagieren möchten. Wählen Sie Immer antworten, werden Sie nicht mehr gefragt, ob Sie eine Lesebestätigung senden möchten. Diese wird generell versendet. OWA.doc Seite 5 / 33

6 1.7.3 Rechtschreibung Wählen Sie Ihre gewünschten Einstellungen Kalenderoptionen Wählen Sie Ihre gewünschten Einstellungen Abwesenheits Assistent Bestimmen Sie, welche Abwesenheitsmeldung Sie festlegen möchten. Benutzer können ihre Abwesenheitsnachrichten im Voraus planen. Benutzer können separate Abwesenheitsnachrichten für ihre internen und externen - Absender anpassen. Wenn Benutzer Abwesenheitsnachrichten an externe Absender senden, können sie die Nachrichten an externe Absender senden, die in ihrer Kontakteliste enthalten sind, oder an beliebige Personen außerhalb ihrer Organisation z.b. Während Ihren Ferien, einer Weiterbildung, Militär etc Regeln Bsp.: s können vom Absender XY direkt in den Ordner Z abgelegt werden. s können an eine andere adresse weiter- / resp. umgeleitet werden. s können ungelesen in den Papierkorb verschoben werden. (Spam) Und noch vieles mehr Näheres unter dem Punkt OWA.doc Seite 6 / 33

7 1.7.7 Junk Sie nerven sich über Junk s und Spam? Nicht mehr lange Bevor die Mail s Ihr Postfach erreichen, werden diese auf dem Server schon auf Spam überprüft. Bitte diese Option aktivieren Wenn Sie sicher sind, dass in Ihren Kontakten keine Spammer vorhanden sind, können Sie diese Option getrost aktivieren. Sie bekommen Spam und Junk s? Nehmen Sie diese in diese Liste auf durch Hinzufügen Kennwort ändern Hier können Sie Ihr Passwort ändern Gelöschte Elemente Wählen Sie Ihre gewünschte Einstellung OWA.doc Seite 7 / 33

8 1.8 (Posteingang) Beim Klicken auf den Pfeil öffnet sich dieses Menü. Entscheiden Sie, wo Sie den Lesebereich für Ihre s möchten Beim Klicken auf diesen Knopf entscheiden Sie, welche Darstellung der neuen s Ihnen mehr zusagt Löschen Sie eine direkt aus der Ansicht Beim Klicken auf den Pfeil öffnet sich dieses Menü. Entscheiden Sie, was Sie mit Ihrem machen möchten Beim Klicken auf den Pfeil öffnet sich dieses Menü Einem Absender antworten Ein Absender hat mehreren g t. Hier können Sie allen Empfängern antworten. Eine , welche Sie erhalten haben, weiterleiten. Auf neue s prüfen Neue schreiben Klicken Sie auf den Knopf Neu. Folgendes Fenster öffnet sich: Ist Ihr Empfänger nicht in den Kontakten aufgenommen, können Sie die adresse direkt in dieses Feld eingeben OWA.doc Seite 8 / 33

9 Ist Ihr Empfänger in den Kontakten aufgenommen, können Sie durch klicken auf An diesen aus den Kontakten auswählen. Wählen Sie die adresse an welche Sie mailen möchten und drücken Sie auf das An. Cc= Carbon Copy (= Durchschlagskopie) Bcc= Blind Carbon Copy (= Blinde Durchschlagskopie) OWA.doc Seite 9 / 33

10 1.8.2 Die Knöpfe erklärt Diese Knöpfe finden Sie in den Optionen ausführlich wieder. Senden Sie Ihre Überprüfen der adresse Signatur einfügen, falls Sie dies nicht automatisiert haben. Hier können Sie sich noch einmal entscheiden zwischen Nur Text und HTML Speichern Sie sie in den Entwürfen Rechtschreibung Anhang einfügen adresse in den Kontakten nachschlagen Posteingang nach einer durchsuchen Klicken Sie auf den Pfeil, öffnet sich die Suchmaske und Sie können Ihre Suche eingrenzen KontextMenü Durch einen Rechtsklick gelangen Sie in weitere Untermenüs, genannt Kontextmenü. Unter Punkt 1.8 beschrieben Unter Punkt und beschrieben Unter Punkt 1.8 beschrieben OWA.doc Seite 10 / 33

11 Regeln erstellen, zum Verschieben eines s in einen Ordner wählen, von dem Sie eine Regel erstellen wollen, ins KontextMenü gehen und den Punkt Regeln erstellen anwählen. Weitere Optionen unter diesem Punkt Klicken Sie auf angegebene. Ein neues Fenster öffnet sich: Erstellen Sie einen Ordner mit einem aussagekräftigen Namen. OWA.doc Seite 11 / 33

12 Regel, wie Sie mit eingehenden SPAM s umgehen möchten Hier können Sie nun bestimmen, welche Regel Sie erstellen möchten. Ich nehme nun Bezug auf den Punkt Eine neue Regel für eingehende Nachrichten erstellen Als Erstes ist es sinnvoll, eine Regel zu erstellen, falls Sie doch Spam erhalten sollten. [SPAM] ungelesen verschieben Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, welchen die Regel erklärt. Gehen Sie nun zu dem Punkt bestimmten Wörtern und klicken Sie darauf. [SPAM] ungelesen verschieben Bitte geben Sie nun den genauen Wortlaut [SPAM] ein. Bestätigen Sie mit Hinzufügen und drücken Sie danach OK. OWA.doc Seite 12 / 33

13 Aktivieren Sie Die Nachricht löschen [SPAM] ungelesen verschieben Gehen Sie nun zu dem Punkt angegebene und klicken Sie darauf. [SPAM] ungelesen verschieben Wählen Sie den Ordner Junk aus und bestätigen Sie mit OK. [SPAM] ungelesen verschieben Danach können Sie die Regel speichern. OWA.doc Seite 13 / 33

14 Nun kreieren wir eine Regel, bei welcher wir festlegen, wie eingehende s weitergeleitet werden Umleiten von s Klicken Sie auf Personen und Verteilerlisten Geben Sie hier Ihre adresse ein, auf welche Sie Ihre s umleiten lassen möchten und bestätigen Sie mit OK. Falls Sie Ihre s vom nicht im Posteingang der gibb haben möchten, gehen Sie wie folgt vor: OWA.doc Seite 14 / 33

15 Umleitung von s nach "mister_poirot" Bei dieser Regel ist es so, dass man in den Feldern folgendes sieht Von: (Von wem diese geschrieben wurde) An: (Die Adresse, auf welche Sie umleiten liessen) Cc: (Man sieht kein Cc, auch wenn an ein Cc g t wurde) Betreff: (Man sieht nicht, dass diese umgeleitet wurde) Weiterleiten von s Klicken Sie auf Personen und Verteilerlisten OWA.doc Seite 15 / 33

16 Geben Sie hier Ihre adresse ein, auf welche Sie Ihre s umleiten lassen möchten und bestätigen Sie mit OK. Falls Sie Ihre s vom nicht im Posteingang der gibb haben möchten, gehen Sie wie folgt vor: Bei dieser Regel ist es so, dass man in den Feldern folgendes sieht Von: An: Cc: (Von wem diese geschrieben wurde) (Die Adresse, auf welche Sie umleiten liessen) (Man sieht kein Cc, auch wenn an ein Cc g t wurde) Betreff: (Man sieht, dass diese umgeleitet wurde) OWA.doc Seite 16 / 33

17 Weiterleiten von s als Anlage Klicken Sie auf Personen und Verteilerlisten Geben Sie hier Ihre adresse ein, auf welche Sie Ihre s umleiten lassen möchten und bestätigen Sie mit OK. Falls Sie Ihre s vom nicht im Posteingang der gibb haben möchten, gehen Sie wie folgt vor: OWA.doc Seite 17 / 33

18 Weiterleitung von s als Anlage an mister_poirot Bei dieser Regel verhält es sich folgendermassen: Sie erhalten Ihr weitergeleitetes , in welchem Sie eine Anlage (Anhang) vorfinden, diesen öffnen müssen und dann sehen Sie das eigentlich weitergeleitete . Der Vorteil dabei sehen Sie in untenstehendem Punkt unter Cc. Bei dieser Regel ist es so, dass man in den Feldern folgendes sieht Von: An: Cc: (Von wem diese geschrieben wurde) (Die Adresse, auf welche Sie umleiten liessen) (Man sieht das Cc) Betreff: (Man sieht, dass diese umgeleitet wurde) Die verschiedenen Funktionen Wichtig ist, dass die Spam-Regel ganz am Anfang steht, damit diese als erstes greifen kann. Hier die Übersicht: Mit diesen Pfeilen kann die Reihenfolge bestimmt werden. Wählen Sie die Regel [SPAM] aus, und drücken Sie den Pfeil nach oben, bis die Regel zuoberst ist. OWA.doc Seite 18 / 33

19 Mit diesen Kästchen können Sie eine Regel aktivieren, beziehungsweise deaktivieren. Wählen Sie eine Regel aus, danach können Sie auf das Kreuz klicken und die entsprechende Regel ist gelöscht. Wählen Sie die Regel aus, welche Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf dieses Symbol. Nun können Sie die Regel anpassen. OWA.doc Seite 19 / 33

20 Allgemeiner Hinweis: Unter den Punkten wird von Die Nachricht löschen gesprochen. Darunter verstehen wir, dass die im Papierkorb landet. Wenn Sie nichts definieren, wie der Papierkorb behandelt werden soll, wird dieser automatisch nach 14 Tagen geleert. Sie können aber auch festlegen, dass sich Ihr Papierkorb, wenn Sie das OWA verlassen, automatisch leert. Versehentlich gelöschte Elemente können Sie auch wiederherstellen Junk- Entscheiden Sie, wie Sie mit Junk- verfahren wollen. OWA.doc Seite 20 / 33

21 1.9 Kalender Lesebereich ein- / ausblenden Einen Eintrag löschen Neuen Kalendereintrag erstellen Wechseln Sie zwischen den verschiedenen Ansichten Wechseln Sie zwischen den Wochen Wechseln Sie zwischen den Monaten Standardmässig erscheint Ihr Kalender wie oben abgebildet Kalendereintrag erstellen Sie können auf den betreffenden Tag doppelklicken, oder auf Neu gehen. Folgendes Fenster öffnet sich: Die wichtigsten Einstellungen sind die Serie und Teilnehmer einladen. Wenn Sie möchten, dass ein Termin nicht für Andere einsehbar ist, müssen Sie den Punkt Privat anwählen. Die Einstellung: Anzeigen als: ist unbedingt auszufüllen. Nur so ist gewährleistet, dass die Kalenderabstimmung untereinander funktioniert. Mit Vorbehalt wird nur gebraucht, wenn Sie sich eines Termins noch nicht sicher sind. Gebucht, diese Option ist für die Reservation von Sitzungszimmern oder Geschäftswagen. Abwesend wird bei Terminen auswärts, Sitzungsterminen, Ferien, Arztterminen etc. gebraucht. OWA.doc Seite 21 / 33

22 1.9.2 Terminplanungs-Assistent Möchten Sie z.b. eine Sitzung einberufen, gehen Sie in den Terminplanungs-Assistenten. Wählen Sie einen Raum aus und überprüfen Sie die Verfügbarkeit Laden Sie Teilnehmer ein und überprüfen Sie dessen Verfügbarkeit. Sie sehen hier, dass Manuela Pesko am einen Termin hat von 16:00 17:00 Uhr. Entscheiden Sie, wer Erforderlich und wer Optional ist Unter den Ressourcen versteht man das Sitzungszimmer, das Büroauto OWA.doc Seite 22 / 33

23 1.10 Kontakte Neuen Kontakt erstellen Lesebereich ein- /ausblenden Darstellung in einer oder mehreren Zeilen Kontakt löschen Kontakt bearbeiten Mail an Kontakt Terminanfrage an Kontakt Kontakte erstellen Nach dem Klicken auf Neu geht ein neues Fenster auf: Beachten Sie bitte, dass bei solchen Feldern mehrfache Eingaben möglich sind OWA.doc Seite 23 / 33

24 1.11 Aufgaben Neue Aufgabe erstellen Lesebereich ein- /ausblenden Aufgabe löschen Als erledigt markieren Aufgabe bearbeiten Aufgabe weiterleiten Aufgaben erstellen Nach dem Klicken auf Neu geht ein neues Fenster auf: Hier können Sie Ihrer Aufgabe einen Anhang einfügen, z.b. ein Dokument Hier können Sie für Ihre Aufgabe eine Serie erstellen. z.b. jeden Abend Time ausfüllen Aufgaben können Sie auch erstellen und weiterleiten. Aufgabe löschen Setzen Sie hier ein Häkchen, ist dieser Eintrag für andere nicht ersichtlich OWA.doc Seite 24 / 33

25 AufgabenSerie Nach dem Klicken auf Neu geht ein neues Fenster auf: Sie möchten sich eine Time Serie erstellen. Gehen Sie wie folgt vor: Datum des aktuellen Tages Speichern und schliessen anwählen OWA.doc Seite 25 / 33

26 1.12 Auf ein anderes Postfach zugreifen Gehen Sie nun zu dem Feld, wo Ihr Name steht und klicken Sie darauf Folgendes Fenster öffnet sich: Suchmöglichkeit 1 Falls Sie nicht wissen, wie Ihr zusätzliches Postfach heisst, können Sie folgendermassen vorgehen: Adressbuch In diesem Feld reicht es, wenn Sie ein Teil des zu suchenden Textes eingeben. Also zum Beispiel: Bibli für Bibliothek Danach gehen Sie auf die Lupe und lassen das entsprechende Postfach suchen OWA.doc Seite 26 / 33

27 Suchen und finden im Adressbuch Nun sehen Sie alle Bibliotheken aufgeführt. Jetzt kennen Sie die Bezeichnung, welche Sie in das Postfachfeld eingeben können Suchmöglichkeit 2 Es besteht auch die Möglichkeit, ein Postfach direkt über das Suchfeld des Adressbuches zu suchen. Geben Sie dazu das zu suchende Postfach, oder ein Teil davon, ein und drücken Sie enter. bibli Nun erscheint ein neues Fenster: Nun sehen Sie, welche korrekte Bezeichnung Ihr weiteres Postfach hat. Diese Bezeichnung können Sie für das folgende Fenster übernehmen: Ein neues Postfach wird geöffnet Bibiothek Unter Eigenschaften sehen Sie weitere Informationen, was dieses Postfach betrifft. OWA.doc Seite 27 / 33

28 Wie bei Ihrem ersten Einloggen in Ihr Postfach erscheint folgendes Fenster: Bitte beachten Sie dieses Kästchen, falls Sie ein eingeschränktes Sehvermögen haben Möchten Sie Ihr Outlook in einer anderen Sprache haben, könnten Sie in diesem Bereich die entsprechende Auswahl vornehmen Falls Deutsch für Sie zutrifft, können Sie die Einstellungen einfach mit OK bestätigen Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, können Sie dieses Postfach wie gewohnt nutzen. Denken Sie daran, sich, wenn Sie fertig sind, auszuloggen. OWA.doc Seite 28 / 33

29 1.13 Dokumente Informationen zu Dokumente Outlook Web Access 2007 ist in der Lage, diverse Dokumenttypen wie Microsoft Word-, Microsoft Excel-, Microsoft PowerPoint- und PDF-Dateien vom ursprünglichen Format in HTML umzuwandeln. Dadurch lassen sich solche Dokumente im Clientbrowser darstellen, selbst wenn die entsprechende Anwendung nicht installiert ist. Dies erlaubt den Zugriff auf Arbeitsunterlagen von praktisch jedem Gerät aus und bietet einen verlässlichen Schutz für die Dokumente, da HTML-Dokumente nach dem Abmelden oder Ablauf der Session automatisch von Outlook Web Access aus dem Speicher entfernt werden. Mit Service Pack 1 (SP1) werden auch Microsoft Office Dateiformate unterstützt Öffentliche Ordner Informationen zu öffentlichen Ordnern Die öffentlichen Ordner werden in der nächsten Version nicht mehr durch Microsoft unterstützt. Öffentliche Ordner sind ein einfaches und effektives Mittel zum Sammeln, Organisieren und Freigeben von Informationen für andere Personen in Ihrer Arbeitsgruppe oder Organisation. Sie können mithilfe öffentlicher Ordner auch Dateien freigeben oder Informationen auf einem elektronischen Bulletinboard bereitstellen. Öffentliche Ordner können außerdem verwendet werden, um E- lemente wie beispielsweise Kalender und Kontakte zu speichern, die von mindestens zwei Benutzern gemeinsam genutzt werden. Öffentliche Ordner werden auf Computern mit Microsoft Exchange Server gespeichert und von Administratoren und anderen Benutzern in Ihrer Organisation erstellt und entworfen, die über die entsprechenden Zugriffsberechtigungen verfügen. Diese Zugriffsberechtigungen legen fest, wer E- lemente in den Ordnern anzeigen, erstellen und bearbeiten kann. Jeder Benutzer, der Ihren - Server verwendet, kann Elemente in den öffentlichen Ordnern Ihres Servers sowie anderer Server lesen und auch Elemente in diesen Ordnern bereitstellen. Anmerkung Abhängig von dem Server, auf dem ein bestimmter öffentlicher Ordner gespeichert ist, werden Sie möglicherweise zur Eingabe von Anmeldeinformationen (wie beispielsweise einem Kennwort) aufgefordert, wenn Sie versuchen, diesen Ordner zu öffnen. Weitere Informationen finden Sie in der Onlinedokumentation zu Microsoft Exchange Server, oder wenden Sie sich an einen Administrator. Wenn Sie sich nur angemeldet haben, um Beiträge in öffentlichen Ordner anzuzeigen, müssen Sie möglicherweise ebenfalls Anmeldeinformationen eingeben, um den Zugriff auf Ihre Exchange-Postfachordner (beispielsweise Ihren Posteingang) zu erhalten. So öffnen Sie einen öffentlichen Ordner 1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Öffentliche Ordner. Die Struktur der öffentlichen Ordner wird von Microsoft Office Outlook Web Access in einem eigenen Browserfenster angezeigt. 2. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben Öffentliche Ordner, um die Anzeige der öffentlichen Ordner Ihrer Organisation zu erweitern. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben einem Ordner, um weitere verschachtelte Ordner anzuzeigen. 3. Um einen öffentlichen Ordner zu öffnen, klicken Sie darauf. Die in diesem Ordner bereitgestellten Nachrichten werden in einer Ansicht daneben angezeigt. OWA.doc Seite 29 / 33

30 2 Mozilla Firefox 2.1 Meldungen, welche unter Umständen erscheinen: Diese Position wählen und mit Ok bestätigen. Zweite Meldung ebenfalls mit Ok bestätigen. 2.2 Die erste Maske: Diese Option ist im Mozilla Firefox automatisch aktiviert GIBBund Ihren Benutzernamen eingeben Ihr Passwort eingeben Zur Bestätigung Anmelden drücken OWA.doc Seite 30 / 33

31 3 Opera 3.1 Meldung, welche unter Umständen erscheint: Bitte mit Zulassen bestätigen 3.2 Die erste Maske Diese Option ist im Opera automatisch aktiviert GIBB und Ihren Benutzernamen eingeben Ihr Passwort eingeben Zur Bestätigung Anmelden drücken https://webmail.gibb.ch Speichern Sie keine Passwörter OWA.doc Seite 31 / 33

32 4 Safari 4.1 Meldung, welche unter Umständen erscheint: Bitte mit Fortfahren bestätigen 4.2 Die erste Maske Diese Option ist im Safari automatisch aktiviert GIBB und Ihren Benutzernamen eingeben Ihr Passwort eingeben Zur Bestätigung Anmelden drücken OWA.doc Seite 32 / 33

33 5 Google Chrom 5.1 Meldung, welche unter Umständen erscheint 5.2 Die erste Maske Diese Option ist im Google Chrom automatisch aktiviert GIBB und Ihren Benutzernamen eingeben Ihr Passwort eingeben Zur Bestätigung Anmelden drücken OWA.doc Seite 33 / 33

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