yourmail Pro Edition Installation und Anwendung

Transkript

1 1 yourmail Pro Edition Installation und Anwendung Stand:

2 2 Inhalt Überblick... 5 Installation... 6 Systemvoraussetzungen... 6 Installation Synchronisation nach dem Start... 6 Aktivierung der yourmail Pro Edition... 6 Verbindung mit Outlook Postfächern... 7 yourmail Bedienelemente... 8 yourmail Funktionen im Menüband Start (Outlook 2010/2013)... 8 yourmail Menüband, Menüpunkt und Symbolleiste... 9 yourmail Ordner in der Ordnerliste des Outlook Navigationsbereichs yourmail Seitenleiste yourmail Funktionen im -Kontextmenü yourmail Projekte Konvertieren bestehender Outlook Ordner in Projekte Erstellen neuer Projekte über den Assistenten yourmail -Management yourmail Ablage yourmail -Ablage yourmail Inbox-Ablage yourmail GrayMail-Ablage yourmail Drag-&-Drop-Ablage yourmail Wiedervorlage... 30

3 3 Aufruf der Wiedervorlage Einrichten einer Wiedervorlage Übersicht über Wiedervorlagen (Wiedervorlagen Management) Bearbeiten von s über das Wiedervorlagen Management yourmail Suche Aufruf der Suche Aufbau und Anwendung der Suche yourmail Tags Tags verwalten Tags zuweisen yourmail -Notizen yourmail Aufgabenmanagement yourmail Aufgabenübersicht Aufruf der Aufgabenübersicht Aufbau und Anwendung der Aufgabenübersicht yourmail Aufgaben aus s yourmail Projekt Cockpit Aufruf des Projekt Cockpits Aufbau und Anwendung des Projekt Cockpits Kommunikation Aufgaben Gantt Ansicht Wiki yourmail Businesspartner Management yourmail Einstellungen... 53

4 4 Allgemein Ablage Benutzeroberfläche Erweitert Updates Outlook Postfächer yourmail Extras Betrieb Aktualisierung Datensicherung Datenwiederherstellung Deinstallation... 58

5 5 Überblick yourmail pro edition ist ein innovatives Outlook Add-In, das den Aufwand für manuelles -Management reduziert, indem der Anwender, basierend auf -Best-Practice-Methoden, intelligent im -Management-Prozess unterstützt wird. Dabei unterstützt yourmail Pro Edition Sie auch bei umfangreichen Projekten und über mehrere Postfächer in Outlook. Durch sein integriertes Aufgabenmanagement inklusive innovativer Gantt-Ansicht behalten Sie stets den Überblick über den Status Ihrer Projekte. Sollten Sie über dieses Handbuch hinaus weitere Hilfe benötigen oder Wünsche bezüglich zukünftiger Funktionen von yourmail haben, besuchen Sie unseren Support-Bereich. Dort finden Sie Antworten auf viele Fragen, und wenn Sie keine Antworten auf Ihre Fragen finden, helfen Ihnen unsere Experten gerne weiter.

6 6 Installation Systemvoraussetzungen 500 MB verfügbarer Festplattenspeicher Bildschirm mit einer Auflösung von mindestens 1280 x 800 Windows XP mit SP3, Windows Vista mit SP2 oder Microsoft Windows 7 mit SP1 und Windows 8 Outlook 2007 mit SP2, Outlook 2010 mit SP1 (32-Bit oder 64-Bit) und Outlook 2013 (32-Bit oder 64-Bit) Exchange 2007 oder 2010 Postfach oder POP3 Postfach.NET Framework 4.0 oder höher Installation yourmail ist ein Add-In für Outlook und wird als solches installiert. Führen Sie dazu einfach das yourmail Setup aus, und folgen Sie den Anweisungen auf Ihrem Bildschirm. Der Installationsassistent führt Sie durch die Installation. Im Installationsassistenten können Sie insbesondere auch einstellen, ob und zu welchen Zeitpunkten yourmail automatisch nach Aktualisierungen suchen soll, und wie yourmail sich verhalten soll, wenn eine Aktualisierung gefunden wurde. Wir empfehlen, die automatische Aktualisierung zu aktivieren. Die Einstellung kann später in den yourmail Einstellungen jederzeit geändert werden. Für die Installation von yourmail sind keine Administrationsrechte erforderlich. -Synchronisation nach dem Start Beim ersten Outlook Programmstart nach der yourmail Installation synchronisiert yourmail Ihre aktuellsten s. Alle älteren s werden später im Hintergrund synchronisiert. Nun wird die Oberfläche von yourmail gestartet. Alle yourmail Funktionen stehen Ihnen jetzt zur Verfügung. Allerdings berücksichtigt yourmail bis dahin nur die zu diesem Zeitpunkt synchronisierten s. So werden zum Beispiel in der Suche noch nicht alle s und Anlagen gefunden, und die Vorschläge für die -Ablage werden mit jeder zusätzlich synchronisierten besser. Den Synchronisationsstatus zeigt yourmail in einem kleinen Fenster unten rechts über der Windows Taskleiste an. Das Fenster schließt sich nach kurzer Zeit automatisch. Wenn Sie den Status der Synchronisation später einsehen möchten, können Sie den Dialog jederzeit über einen Doppelklick auf das yourmail Symbol in der Taskleiste erneut anzeigen lassen. Über die Pinnadel oben rechts können Sie das Fenster fixieren, wenn der Dialog geöffnet bleiben soll. Outlook wird durch die Synchronisation nicht beeinflusst. Aktivierung der yourmail Pro Edition Nach der Installation der yourmail Pro Edition startet automatisch eine 30-tägige Testphase. Spätestens nach dieser Zeitspanne muss ein gültiger Lizenzschlüssel eingegeben werden, um weiterhin mit yourmail arbeiten zu können. Im Menüband yourmail findet man die Schaltfläche Aktivierungsschlüssel eingeben.

7 7 Verbindung mit Outlook Postfächern yourmail ist nach der Installation mit dem Standard Outlook Postfach verbunden. Falls Sie weitere Konten hinzufügen möchten, können Sie dies im Bereich Outlook Postfächer in den yourmail Einstellungen tun. Dort werden alle Postfächer aufgelistet, die von yourmail aktuell unterstützt werden. Nach der Installation ist Ihr Standardpostfach aktiviert. Wenn Sie zusätzliche Postfächer aktivieren, werden Sie aufgefordert, Outlook neu zu starten. Nach einem erfolgtem Neustart beginnt yourmail mit der Synchronisation. Derzeit nicht unterstützt werden PST-Dateien, die reine Archive und nicht mit einem Outlook Postfach verknüpft sind. Die yourmail Einstellungen finden Sie im Menüband yourmail (Outlook 2010/2013) beziehungsweise unter dem Menüpunkt und in der Symbolleiste yourmail (Outlook 2003/2007). Bereich Outlook Postfächer in den yourmail Einstellungen

8 8 yourmail Bedienelemente yourmail Funktionen im Menüband Start (Outlook 2010/2013) yourmail Funktionen im Menüband Start (Outlook 2010) Das Menüband Start wird von yourmail um die am häufigsten benötigten yourmail Funktionen und Einstellungen erweitert, insbesondere: yourmail -Ablage Ablage einzelner s, Anlagen und gesamter Konversationen auch in komplexen Ablagestrukturen mit nur wenigen Klicks. yourmail -Wiedervorlage Ausgewählte s können zur einen späteren Zeitpunkt erneut angezeigt werden. Neben dem neuen Anzeige- Datum kann auch der Zielordner, in dem die erscheinen soll, individuell festgelegt werden. Zudem lassen sich Wiedervorlage s mit speziellen Attributen wie Tag erstellen, Nachverfolgung aktivieren oder Als ungelesen markieren versehen. yourmail Postfach aufräumen Schneller Zugang zu den beiden wichtigsten Funktionen, um sich schnell und einfach von störenden s zu befreien: yourmail Inbox-Ablage Abarbeitung von Rückstaus in Ihrem Posteingang und -ausgang nach einem Urlaub, nach stressigen Arbeitsphasen oder am Ende einer langen Arbeitswoche in nur wenigen Minuten. yourmail GrayMail-Ablage Mittels der GrayMail-Ablage kann das Postfach schnell und einfach von störenden s (z.b. Newsletter, Systembenachrichtigungen, ) anhand von Vorschlägen und Regeln befreit werden. yourmail Projekte Öffnen von Projekten. yourmail Suche Auf neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen konsequent aufbauende Suchfunktion für s und Anlagen mit innovativen Filterfunktionen.

9 9 yourmail Menüband, Menüpunkt und Symbolleiste Menüband yourmail (Outlook 2013) Menüpunkt yourmail (Outlook 2003/2007) Symbolleiste yourmail (Outlook 2003/2007) Das Menüband yourmail (Outlook 2010/2013) beziehungsweise der Menüpunkt und die Symbolleiste yourmail (Outlook 2003/2007) enthalten die meisten yourmail Funktionen und Einstellungen: yourmail Ablage Ablage einzelner s, Anlagen und gesamter Konversationen auch in komplexen Ablagestrukturen mit nur wenigen Klicks sowie Abarbeitung von Rückstaus in Ihrem Posteingang und -ausgang nach einem Urlaub, nach stressigen Arbeitsphasen oder am Ende einer langen Arbeitswoche in nur wenigen Minuten.

10 10 yourmail Suche Auf neuesten, wissenschaftlichen Erkenntnissen konsequent aufbauende Suchfunktion für s und Anlagen mit innovativen Filterfunktionen. yourmail Projekte Erstellen und Öffnen von Projekten sowie Anzeigen der Aufgabenübersicht mit Status auf Projekt-, Arbeitspaket- und Aufgabenebene sowie intuitiver Ampelanzeige. yourmail Wiedervorlage Übersicht Übersicht über alle s, die zu einem späteren beiliebig festgelegten Zeitpunkt erneut angezeigt werden. yourmail Tags Erstellen und Verwalten von Tags. Tags sind Outlook Kategorien mit zusätzlicher, hierarchischer Struktur. yourmail Businesspartner Erstellen und Verwalten von Businesspartnern für die Zuordnung zu Projekten. yourmail Einstellungen Einstellungen, Updates und Informationen. yourmail Extras Online Hilfe, Feedback, Tutorial Videos und Informationen über yourmail. yourmail Ordner in der Ordnerliste des Outlook Navigationsbereichs yourmail Ordner Die Ordner yourmail Projects, yourmail Projects Overview und yourmail Search stellen Ihnen bei Selektion yourmailspezifische Funktionen zur Verfügung:

11 11 yourmail Projects Container für Ihre Projekte beziehungsweise Ordner. Ordner, die unter yourmail Projects angelegt oder dorthin verschoben werden, werden von yourmail als Projekte behandelt. Damit stellt yourmail projektspezifische Funktionen zur Verfügung, die Outlook Ihnen nicht bietet. Die Selektion des Ordners yourmail Projects öffnet das yourmail Projekt Cockpit mit dem zuletzt geöffneten Projekt. Mit dem yourmail Cockpit steht Ihnen ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, das es Ihnen ermöglicht, wichtige Projektinformationen konsolidiert darzustellen. Es gibt Ihnen einen schnellen Überblick und Zugang zur gesamten Projektkommunikation und den Projektaufgaben. yourmail Projects Overview Die Selektion des Ordners yourmail Projects Overview öffnet die yourmail Aufgabenübersicht mit allen Projekten, Arbeitspaketen und Aufgaben sowie intuitivem Ampelstatus. yourmail Resubmission Container für ausgewählte s, die von Ihnen auf Wiedervorlage gesetzt wurden. yourmail Search Die Selektion des Ordners yourmail Search öffnet die yourmail Suche für s und Anlagen.

12 12 yourmail Seitenleiste yourmail Seitenleiste aufgeklappt eingeklappt

13 13 Die yourmail Seitenleiste bietet einen sehr schnellen Zugriff auf die yourmail Suche und auf Ihre yourmail Projekte: yourmail Suche Geben Sie einen Suchbegriff ein, und yourmail öffnet die yourmail Suche mit den gefundenen s und Anlagen. yourmail Projekte Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Projekte und deren Gesamtstatus mit intuitiver Ampelanzeige. Die Projekte sind gruppiert nach -Konten. Zur besseren Übersicht können die Konten auf- und zugeklappt werden. Der Einfachklick auf ein Projekt blendet die zugehörigen Ordner in der yourmail Seitenleiste ein für die -Ablage per Drag & Drop, der Doppelklick auf ein Projekt oder einen Projektordner öffnet das yourmail Projekt Cockpit. Über das Projekt-Kontextmenü stehen Ihnen zur Verwaltung Ihrer Projekte die Funktionen Neues Projekt erstellen, Neue Aufgaben anlegen und Businesspartner zuordnen zur Verfügung. Das Ordner-Kontextmenü bietet Ihnen die Funktionen Neuen Ordner anlegen, Ordner umbenennen, Ordner verschieben und Ordner löschen zum Verwalten Ihrer Projektordner. Mit den angebotenen Suchfunktionen können Sie nach Projekten und Ordnern suchen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie mit sehr vielen Projekten und Ordnern arbeiten. Über die Kreis-Icons am unteren Rand der yourmail Seitenleiste können das yourmail Projekt Cockpit für das selektierte Projekt, die yourmail Aufgabenübersicht und die yourmail Suche aufgerufen werden. Die Kreis-Icons stehen auch dann zur Verfügung, wenn Sie die yourmail Seitenleiste einklappen. yourmail Funktionen im -Kontextmenü Das -Kontext-Menü stellt Ihnen die Funktionen -Ablage, Neue Aufgabe, Tags zuweisen sowie Wiedervorlage zur Anwendung auf die ausgewählte(n) (s) zur Verfügung. yourmail Funktionen im -Kontextmenü

14 14 yourmail Projekte In Outlook werden über die Ordnerstruktur klassischerweise Projekte abgebildet, die deren -Kommunikation enthalten. Aufgaben werden in Outlook davon separat verwaltet. yourmail Projekte führen - und Aufgabenmanagement logisch zusammen und bieten zusätzliche Funktionen, über die Outlook nicht verfügt. Ein Projekt basiert im Kern auf einem gewöhnlichen Outlook Ordner, für den yourmail zusätzliche Funktionalität bereitstellt. Dazu muss sich der Ordner im von yourmail angelegten Ordner yourmail Projects befinden. yourmail stellt Ihnen ein praktisches Cockpit zur Verfügung, das es Ihnen ermöglicht, alle Informationen Ihrer Projekte konsolidiert darzustellen. Über Ihre gesamte Projektkommunikation gibt Ihnen das yourmail Projekt Cockpit einen zentralen Überblick und bietet Ihnen einen schnellen Zugang zu allen s und Aufgaben. Sie müssen nicht zwingend mit Projekten arbeiten. Sie können auch weiterhin rein ordnerbasiert arbeiten oder ordner- und projektbasiertes Arbeiten beliebig kombinieren. Dabei können Sie trotzdem von vielen yourmail Funktionen wie der yourmail Ablage und der yourmail Suche profitieren. Beachten Sie jedoch, dass Ihnen beim rein ordnerbasierten Arbeiten Werkzeuge wie das yourmail Projekt Cockpit nicht zur Verfügung stehen. Außerdem erfolgt die -Ablage auch bei Projekten in ganz normalen Outlook Ordnern. Mit Projekten erhalten Sie lediglich zusätzliche Funktionalität wie unter anderem auch ein integriertes Aufgabenmanagement. Projekte können Sie erstellen durch: Konvertieren bestehender Outlook Ordner in Projekte Erstellen neuer Projekte mit dem Assistenten

15 15 Projekte erstellen Konvertieren bestehender Outlook Ordner in Projekte Beim Konvertieren bestehender Outlook Ordner werden diese unter den Ordner yourmail Projects im Outlook Navigationsbereich verschoben. Dies ist notwendig, damit yourmail Ihnen zusätzliche Funktionalitäten bereitstellen kann. Ihre Ordner und s werden dabei nicht verändert, und Sie können damit auch nach einer Deinstallation von yourmail ganz normal weiterarbeiten. Zum Konvertieren eines bestehenden Outlook Ordners in ein Projekt haben Sie folgende Möglichkeiten: Ziehen Sie den Ordner in der Ordnerliste des Outlook Navigationsbereichs einfach unter den Ordner yourmail Projects.

16 16 Führen Sie die Funktion Projekt/Ordner zu Projekt konvertieren im Menüband yourmail (Outlook 2010/2013) beziehungsweise unter dem Menüpunkt und in der Symbolleiste yourmail (Outlook 2003/2007) aus. Erstellen neuer Projekte über den Assistenten Sie haben folgende Möglichkeiten, neue Projekte zu erstellen: Erstellen Sie in der Ordnerliste des Outlook Navigationsbereichs einfach unter dem Ordner yourmail Projects einen Unterordner mit dem Projektnamen. Fügen Sie beliebige weitere Unterordner hinzu, um die Projektordnerstruktur zu definieren. Wenn Sie dem Projekt einen Businesspartner zuzuordnen möchten, müssen Sie anschließend allerdings die Funktion Businesspartner zuordnen im Projekt-Kontextmenü der yourmail Seitenleiste ausführen. Führen Sie die Funktion Neues Projekt im Menüband yourmail (Outlook 2010/2013) beziehungsweise unter dem Menüpunkt und in der Symbolleiste yourmail (Outlook 2003/2007) aus, wählen Sie ein Postfach und geben Sie Ihrem Projekt einen Namen. Wenn Sie möchten, können Sie außerdem eine Projektordnerstruktur definieren und einen Businesspartner zuordnen. Führen Sie die Funktion Neues Projekt erstellen im Projekt-Kontextmenü der yourmail Seitenleiste aus, wählen Sie ein Postfach und geben Sie Ihrem Projekt einen Namen. Wenn Sie möchten, können Sie außerdem eine Projektordnerstruktur definieren und einen Businesspartner zuordnen. Dialog Neues Projekt erstellen

17 17 yourmail -Management yourmail stellt Ihnen intelligente Werkzeuge für die Ablage von und Suche nach s und Anlagen in Ihren Ordnern und Projektordnern zur Verfügung. yourmail Ablage yourmail bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, s, Anlagen und gesamte Konversationen in Ihren Ordnern und Projektordnern abzulegen. Dabei können Sie sich von yourmail intelligent unterstützen lassen oder weiterhin per Drag & Drop ablegen. yourmail -Ablage Mit der yourmail -Ablage wird die Ablage einzelner s, Anlagen und gesamter Konversationen in Ihren Ordnern und Projektordnern auf wenige Klicks reduziert. yourmail lernt mit hoch intelligenten Algorithmen aus Ihrer Ablagehistorie, wo eine , eine Anlage oder eine Konversation sinnvoll abgelegt werden könnte. Aus den gewichteten Vorschlägen, die in einer Liste übersichtlich dargestellt werden, wählen Sie einfach per Mausklick aus. Durch die yourmail -Ablage wird der Aufwand so weit reduziert, dass Sie, unabhängig von Ihrer Arbeitssituation, in die Lage versetzt werden, Ihre s ohne Mehraufwand auch fachlich korrekt abzulegen. yourmail Inbox-Ablage Mit der yourmail Inbox-Ablage können Sie Rückstaus in Ihrem Posteingang und Postausgang nach einem Urlaub, nach stressigen Arbeitsphasen oder am Ende einer langen Arbeitswoche binnen weniger Minuten abarbeiten und in Ihren Ordnern und Projektordnern ablegen. Statt einzelne s abzulegen, können Sie mit der yourmail Inbox-Ablage einen Block zusammenhängender s markieren, den richtigen Ablageordner sowie Tags aus einer Liste gewichteter Vorschläge auswählen und bestätigen. yourmail Drag-&-Drop-Ablage Mit der yourmail Drag-&-Drop-Ablage können Sie s direkt per Drag & Drop in Ihren Projektordnern ablegen. yourmail GrayMail-Ablage Mit der yourmail GrayMail Ablage können Sie anhand ausgewählter Adressen s identifizieren und verwalten, für deren Bearbeitung oder Verwaltung eine geringe oder keine Notwendigkeit besteht. Diese s sind bespielweise Benachrichtigungen, Newsletter, System Alerts oder Werbe- s, die für die tägliche Arbeit unwichtig sind, auf die aber zu einem späteren Zeitpunkt zurückgegriffen oder künftig nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden sollen. Durch die GrayMail-Ablage kann ein Postfach regelbasiert schnell von unwichtigen s befreit werden. yourmail -Ablage Durch die intuitive yourmail -Ablage wird die Ablage einzelner s, Anlagen und gesamter Konversationen in Ihren Ordnern und Projektordnern auf wenige Klicks reduziert. yourmail lernt mit hoch intelligenten Algorithmen aus Ihrer Ablagehistorie, wo eine , eine Anlage oder eine Konversation sinnvoll abgelegt werden könnte. Aus den gewichteten Vorschlägen, die in einer Liste übersichtlich dargestellt werden, wählen Sie einfach per Mausklick aus. Durch die yourmail -Ablage wird der Aufwand so weit reduziert, dass Sie, unabhängig von Ihrer Arbeitssituation, in die Lage versetzt werden, Ihre s ohne Mehraufwand auch fachlich korrekt abzulegen.

18 18 AUFRUF DES DIALOGS -ABLAGE Um den Dialog -Ablage für eine aufzurufen, bestehen folgende Möglichkeiten: Automatischer Aufruf nach dem Senden einer Manueller Aufruf AUTOMATISCHER AUFRUF DES DIALOGS -ABLAGE Wenn die Funktion Ablegen nach dem Senden aktiviert ist, wird der Dialog -Ablage direkt nach dem Versand einer E- Mail angezeigt. Der Dialog -Ablage bietet alle s der dazugehörigen Konversation zur Ablage an. Durch diesen automatischen Prozess wird eine kontinuierliche Ablage von empfangenen und gesendeten s sichergestellt. Nach der Installation ist Ablegen nach dem Senden grundsätzlich aktiviert. Sobald die Funktion nach dem Versand einer E- Mail zum ersten Mal angezeigt und geschlossen wurde, können Sie einmalig festlegen, ob Ablegen nach dem Senden weiterhin aktiviert bleiben soll. Diese Einstellung können Sie später jederzeit ändern. Die Option Ablegen nach dem Senden können Sie einstellen: im Menüband yourmail (Outlook 2010/2013) beziehungsweise der in der Symbolleiste yourmail (Outlook 2003/2007) oder in den yourmail Einstellungen. MANUELLER AUFRUF DES DIALOGS -ABLAGE Den Dialog -Ablage können Sie auch manuell aufzurufen, indem Sie eine oder mehrere s markieren und die Funktion -Ablage aufrufen: im Kontextmenü, im Menüband Start (Outlook 2010/2013) oder im Menüband yourmail (Outlook 2010/2013) beziehungsweise unter dem Menüpunkt und in der Symbolleiste yourmail (Outlook 2003/2007). AUFBAU UND ANWENDUNG DES DIALOGS -ABLAGE Der Dialog -Ablage besteht aus folgenden Bereichen: s & Anlagen Liste aller zu einer oder mehreren Konversationen gehörenden s und Anlagen für die Ablage. Über das - Kontextmenü und die Kreis-Icons unterhalb des Bereichs stehen unter anderem Funktionen zur Einschränkung der Menge abzulegender s sowie zum Löschen von s und zum Erstellen von Aufgaben aus s zur Verfügung. Ablegen in Liste der von yourmail zur Ablage vorgeschlagenen Ordner und Projektordner oder Liste aller Ordner. Zwischen den Ansichten Vorschläge und Alle Ordner können Sie mit den gleichnamigen Funktionen umschalten. Über das Sucheingabefeld können Sie nach Ordnern suchen. Projekte beziehungsweise Projektordner und normale Ordner können Sie über die Kreis-Icons Neues yourmail Projekt anlegen und Neuen Ordner erstellen hinzufügen.

19 19 Tags zuweisen Tag-Cloud oder -Baum mit allen Tags für die Zuweisung zu den selektierten Konversationen und s. Zwischen den Ansichten Cloud und Baum können Sie mit den gleichnamigen Funktionen umschalten. Über das Sucheingabefeld können Sie nach Tags suchen, über das Kreis-Icon Tag anlegen können Sie Tags hinzufügen. Je nachdem, ob Sie s oder Anhänge selektieren, wird der Dialog -Ablage um folgende Ansichten ergänzt: Konversation Vorschau der abzulegenden s im historischen Verlauf. Anlage-Ablageordner Ansicht zur Ablage der selektierten Anhänge im Dateisystem oder in einem Dropbox-Ordner. Dialog -Ablage mit Ansicht Konversation

20 20 Dialog -Ablage mit Ansicht Anlage-Ablageordner In der Ansicht s und Anlagen werden alle abzulegenden s und deren Anlagen in einer Liste angezeigt. Hierbei ist es wichtig zu verstehen, dass yourmail nicht nur diejenigen s anzeigt, die Sie ausgewählt haben, sondern alle E- Mails, die zu den betreffenden Konversationen gehören. yourmail geht grundsätzlich davon aus, dass Sie alle s einer Konversation im selben Ordner ablegen möchten. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie einzelne s von der Ablage ausschließen, indem Sie innerhalb des Dialogs -Ablage auf das Symbol Von der Ablage ausschließen in der rechten Spalte der Liste klicken. Abschließend bestätigen Sie die Ablage der gewünschten s und Anlagen mit der Funktion Ablegen am unteren Rand des Dialogs -Ablage. Wenn Sie die Konversationserkennung grundsätzlich nicht wünschen, können Sie diese in den yourmail Einstellungen deaktivieren. ABLAGE VON S Die Ablage von in der Ansicht s und Anlagen aufgelisteten s erfolgt in den von Ihnen in der Ansicht Ablegen in selektierten Ordnern und mit den von Ihnen in der Ansicht Tags selektierten Tags. Dabei stehen folgende Ablageoptionen und Funktionen über das Kontextmenü und über die Kreis-Icons am unteren Rand der Ansicht s und Anlagen zur Verfügung: Selektierte nicht ablegen Ausschließen der selektierten s von der Ablage. Nur selektierte ablegen Ablegen nur der selektierten s ohne die dazugehörige Konversation. Empfangene s nicht ablegen Ausschließen aller innerhalb einer Konversation empfangenen s von der Ablage. Gesendete s nicht ablegen Ausschließen aller innerhalb einer Konversation gesendeten s von der Ablage.

21 21 löschen Verschieben der selektierten s in den Ordner Gelöschte Objekte. Zur Nachverfolgung Markieren einer einzelnen, selektierten zur Nachverfolgung in der Outlook Vorgangsliste. Neue Aufgabe Erstellen einer neuen Aufgabe aus den Daten einer einzelnen, selektierten . Tags löschen Entfernen der Tags von den selektierten s. Wenn Ihnen bei der Ablage von s ein Fehler unterlaufen ist, können Sie diese rückgängig machen mit der Funktion -Ablage rückgängig machen. Sie finden sie in den Menübändern Start und yourmail (Outlook 2010/2013) beziehungsweise unter dem Menüpunkt und in der Symbolleiste yourmail (Outlook 2003/2007). ABLAGE VON ANLAGEN Um eine Anlage im Dateisystem oder in einer Dropbox abzulegen, ziehen Sie diese in den gewünschten Ordner. Voraussetzung ist, dass Sie den Ordner in yourmail zuvor hinzugefügt haben. Bereits für Sie angelegt sind die Ordner Desktop und Eigene Dateien. Sofern Sie Dropbox installiert haben, finden Sie auch diesen Ordner in der Vorauswahl. Um nach bestimmten Ablageordnern zu suchen, können Sie die Suchfunktion über der Ordnerliste verwenden. Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung: Neue Ablageordner hinzufügen Verfügbar machen eines Ordners aus dem Dateisystem für die Ablage. Aktuelle Auswahl löschen Entfernen des selektierten Ablageordners oder der Anlage aus dem yourmail Ablagesystem. Anlage umbenennen Umbenennen der selektierten Anlage. Der Aufruf kann erfolgen über: die Kontextmenüs für Ablageordner und Anlagen und die Kreis-Icons am unteren Rand der Ansicht Anlage Ablageordner. yourmail Inbox-Ablage Mit der yourmail Inbox-Ablage können Sie Rückstaus in Ihrem Posteingang und Postausgang nach einem Urlaub, nach stressigen Arbeitsphasen oder am Ende einer langen Arbeitswoche binnen weniger Minuten abarbeiten und in Ihren Ordnern und Projekten ablegen. Statt einzelne s abzulegen, können Sie mit der yourmail Inbox-Ablage einen Block zusammenhängender s markieren, den richtigen Ablageordner sowie Tags aus einer Liste gewichteter Vorschläge auswählen und bestätigen.

22 22 AUFRUF DES DIALOGS INBOX-ABLAGE Den Dialog Inbox-Ablage rufen Sie im Gegensatz zur -Ablage nicht für eine oder mehrere selektierte s und Konversationen auf, sondern für alle s im Posteingang und/oder im Postausgang eines Outlook Postfachs. Den Dialog Inbox-Ablage erreichen Sie: über die Kachel im Auswahldialog des Menüpunkts Postfach aufräumen im Menüband Start (Outlook 2010/2013) und unter dem Menüpunkt Postfach aufräumen im Menüband yourmail (Outlook 2010/2013) sowie in der Symbolleiste yourmail (Outlook 2003/2007). Auswahldialog yourmail Postfach aufräumen Nachdem Sie das aufzuräumende Outlook Postfach gewählt haben, erscheint zunächst der Dialog Inbox-Ablage Filtereinstellungen, über den Sie die Menge der abzulegenden s mittels Filtern weiter einstellen können:

23 23 Dialog Inbox-Ablage - Filtereinstellungen Folgende Filterfunktionen stehen Ihnen zur Verfügung: Ordner Ablage aller s in Ihrem Posteingang und Postausgang oder Ablage nur der s in Ihrem Posteingang oder Postausgang. Score (Ablagewahrscheinlichkeit) Ablage nur derjenigen s, für die yourmail innerhalb des von Ihnen anzugebenden Wahrscheinlichkeitsbereichs die richtigen Ablageordner vorschlagen kann. Wenn Sie nur s mit einer relativ hohen Trefferwahrscheinlichkeit der Ablagevorschläge auswählen, ist die anschließende Korrekturzeit geringer. Tags Ablage nur derjenigen s, denen die anzugebenden Tags zugeordnet oder nicht zugeordnet sind. Die Tags werden als Cloud oder Baum angezeigt, die Auswahl erfolgt durch Anklicken. Neue Tags können über das Kreis-Icon Neuen Tag anlegen hinzugefügt werden. Zeitraum Ablage nur derjenigen s, die im anzugebenden Zeitraum gesendet oder empfangen wurden. Jeder senkrechte Balken markiert eine gesendete oder empfangene . Die Auswahl des Zeitraums erfolgt durch Verschieben der Markierungen von Start- und Enddatum.

24 24 AUFBAU UND ANWENDUNG DES DIALOGS INBOX-ABLAGE Dialog Inbox-Ablage Der Dialog Inbox-Ablage besteht aus folgenden Ansichten: -Liste Bestätigte Ablagevorgänge Liste der abzulegenden Konversationen und s mit Trefferwahrscheinlichkeiten der Ablagevorschläge und Funktion zum Bestätigen der Ablage. Die zuvor im Dialog Inbox-Ablage - Filtereinstellungen vorgenommene Konfiguration können Sie über den Themenfilter über der Liste, über die Spaltenfilter und über die einblendbaren Filterfunktionen unter der Liste ändern. Mit dem Plussymbol vor einer Konversation können Sie die dazu gehörenden s einblenden. Der Score gibt an, mit welcher Wahrscheinlichkeit yourmail eine Konversation oder im vorgeschlagenen Ordner ablegen würde. Bei einem Score von 0 % kann yourmail keinen Ordner zur Ablage vorschlagen. Über die Ansicht Ablegen in können Sie für selektierte Konversationen und s selbst einen Ablageordner auswählen. Abschließend muss die Ablage bestätigt werden. Zur Ablage bestätigte Konversationen und s werden aus der E- Mail Liste entfernt und in Bestätigte Ablagevorgänge verschoben. Die tatsächliche Ablage erfolgt nur für bestätigte Ablagevorgänge und erst nachdem Sie die Funktion Ablage ausführen ausgeführt haben. Da die Durchführung der Ablage Rückwirkungen auf die Berechnung des Ablagewahrscheinlichkeiten haben kann, haben Sie die Möglichkeit, diese zuvor mit der Funktion Neuberechnung neu berechnen zu lassen. Beachten Sie jedoch bitte, dass Sie Ihre Ablageeinstellungen dann erneut vornehmen müssen. Ablegen in Liste der von yourmail zur Ablage vorgeschlagenen Ordner oder Liste aller Ordner. Zwischen den Ansichten Vorschläge und Alle Ordner können Sie mit den gleichnamigen Funktionen umschalten. Über das Sucheingabefeld können Sie nach Ordnern suchen. Projekte und Ordner können Sie über die Kreis-Icons Neues yourmail Projekt anlegen und Neuen Ordner erstellen hinzufügen.

25 25 Tags zuweisen Tag-Cloud oder -Baum mit allen kontextrelevanten Tags für die Zuweisung zu den selektierten Konversationen und E- Mails. Zwischen den Ansichten Cloud und Baum können Sie mit den gleichnamigen Funktionen umschalten. Über das Sucheingabefeld können Sie nach Tags suchen. Tags können Sie über das Kreis-Icon Neuen Tag anlegen hinzufügen. Vorschaubereich: Konversation Vorschau der selektierten oder Konversation mit Funktionen zum Öffnen, Beantworten und Weiterleiten von E- Mails sowie -Notizen. Über die Kontextmenüs von Konversationen und s stehen Ihnen folgende, teils zusätzliche Funktionen zur Verfügung: Filter setzen Setzen eines Filters auf den Spaltenwert der selektierten Konversation oder . Zuvor gesetzte oder hinzugefügte Filter und Ausschlussfilter werden gelöscht. Filter hinzufügen Hinzufügen eines Filters auf den Spaltenwert der selektierten Konversation oder . Zuvor gesetzte oder hinzugefügte Filter und Ausschlussfilter bleiben erhalten. Ausschlussfilter setzen Setzen eines Ausschlussfilters auf den Spaltenwert der selektierten Konversation oder . Zuvor gesetzte oder hinzugefügte Filter und Ausschlussfilter werden gelöscht. Ausschlussfilter hinzufügen Hinzufügen eines Ausschlussfilters auf den Spaltenwert der selektierten Konversation oder . Zuvor gesetzte oder hinzugefügte Filter und Ausschlussfilter bleiben erhalten. Öffnen Öffnen der selektierten . Antworten Erstellen einer Antwort an den Sender der selektierten . Allen Antworten Erstellen einer Antwort an den Sender und alle Empfänger der selektierten . Weiterleiten Weiterleiten der selektierten . Neue Aufgabe Erstellen einer neuen Aufgabe mit Betreff und Beschreibung der selektierten sowie Möglichkeit zur Zuordnung zu einem Projekt und einem Arbeitspaket. Löschen Löschen der selektierten Aufgabe. Tags entfernen Entfernen der Tags von der selektierten Konversation oder .

26 26 yourmail GrayMail-Ablage Mit der yourmail GrayMail Ablage ist es möglich, s schnell abzulegen, auf die nie geantwortet wurde. Diese s sind bespielsweise Newsletter, Systembenachrichtigungen oder Bestellbestätigungen. Diese s sind für die tägliche Arbeit unwichtig und lenken von den wichtigen Themen ab. Natürlich könnte man diese s auch über Outlook-Regeln aussortieren, allerdings wäre der Aufwand für das Anlegen dieser Regeln relativ hoch. Zudem führen Outlook-Regeln dazu, dass man die verschobenen s gar nicht mehr wahrnimmt und damit vielleicht wichtige Informationen verpasst. Die yourmail GrayMail Ablage basiert auf Vorschlägen, durch die sie Ihr Postfach zeitsparend von diesen s befreien können. Die Funktion GrayMail Ablage kann über die Kachel GrayMail Ablage im Auswahlmenü des Menüpunkts Postfach aufräumen im yourmail oder Start Menüband aufgerufen werden. s werden von yourmail als GrayMails gesehen, wenn man auf eine des Absenders noch nie geantwortet hat und man von ihm außerdem mehr als drei s erhalten hat. AUFBAU UND ANWENDUNG DES DIALOGS GRAYMAIL-ABLAGE yourmail GrayMail Übersicht Im GrayMail Dialog werden alle s angezeigt, die yourmail als potentielle GrayMails identifiziert hat. Hier werden Zielordner vorgeschlagen, in die diese s verschoben werden können. Man kann aber auch selbst einen Ordner wählen oder erstellen.

27 27 Der Dialog GrayMail Ablage umfasst folgende Elemente: Bestätigt (Checkbox) Für bestätigte Absender liegt eine GrayMail Regel vor. s werden verarbeitet. Unbestätigt (Checkbox) Mails von unbestätigten Absendern werden nicht verarbeitet. Absender Adresse des Absenders Zielordner In diesen Ordner werden s des Absenders verschoben. Score Der Score wird anhand Ihres bisherigen Ablagaverhaltens berechnet. s Anzahl der s des Absenders im Posteingang Alter Nach dieser Zeit werden s des Absenders in den gewünschten Ordner verschoben oder gelöscht. Es stehen Ihnen über Kreis-Icons folgende Funktionen zur Verfügung: Neue GrayMail Ablageregel anlegen Zielordner und Mindestalter wählen GrayMail Ablageregel bearbeiten Zielordner und Mindestalter ändern In Junk ablegen (noch nicht implementiert) Als Zielordner wird der Ordner Junk gewählt In gelöschte Elemente ablegen Als Zielordner wird der Ordner Gelöschte Elemente gewählt

28 28 AUFBAU UND ANWENDUNG DES DIALOGS GRAYMAIL-ABLAGE BEARBEITEN Über das Kreis-Icon GrayMail Ablage Bearbeiten/ Edit GrayMail lassen sich folgende Einstellungen vornehmen: Adresse/ Adress Festlegen der Adresse für die die ausgewählte Regel gelten soll. Ausgehend von den eingegangenen s werden Adressen vorgeschlagen, die aus einem Drop-Down-Menü ausgewählt werden können. Zielordner/ Destination Folder Über diese Funktion können Sie den Ordner festlegen, in dem die ausgewählten s verschoben werden. Alter/Age Hier lässt sich der Zeitraum bzw. das Alter der s definieren nachdem sie automatsich in den ausgewählten Zielordner verschoben werden. Über das Kreis-Icon Neue GrayMail Ablage/New GrayMail Filing lassen sich ebenfalls die Zielordner und das Alter der E- Mails definieren. Adresse/ Adress Anders als im Adress Editing lassen sich hier neue Adressen eintragen für die die gewählte Regel gelten soll. yourmail GrayMail Bearbeitung

29 29 yourmail Drag-&-Drop-Ablage Mit der yourmail Drag-&-Drop-Ablage können Sie s direkt per Drag & Drop in Ihren Projektordnern ablegen. Selektieren Sie dazu in der yourmail Seitenleiste das Projekt, in dem Sie ablegen möchten. Ziehen Sie nun die abzulegenden s auf den gewünschten Projektordner. Abschließend vergeben Sie im sich öffnenden Dialog yourmail Ablage Tags für die abzulegenden s und führen die Ablage aus.

30 30 yourmail Wiedervorlage Viele s sind wichtig, allerdings oft nicht zu dem Zeitpunkt, an dem Sie sie erhalten! Was ganz früher der Knoten im Taschentuch und etwas später der Kalendereintrag war, ist jetzt die yourmail Wiedervorlage. Entscheiden Sie, wann Sie ausgewählte s wiedervorgelegt bekommen wollen. Lassen Sie von yourmail einen Tag an diese s hängen und markieren Sie sie zur Nachverfolgung oder als ungelesen oder gleich alles zusammen. Durch die yourmail Wiedervorlage behalten Sie die Übersicht in Ihrem Postfach. Ihre s erscheinen erst dann, wenn Sie sie brauchen und verhindern nicht den Blick auf das Wesentliche. Lassen Sie sich s natürlich auch mehrere gleichzeitig - zur gewünschten Zeit direkt im Projekt- oder Ablageordner wiedervorlegen. Aufruf der Wiedervorlage Die Funktionen der yourmail Wiedervorlage finden Sie: Über den Menüpunkt Wiedervorlage im yourmail Menüband über die Funktion Wiedervorlage im -Kontextmenü der ausgewählten (s) über die Funktion Wiedervorlage des Kontextmenüs des lokalen Postfachs in der yourmail Seitenleiste Einrichten einer Wiedervorlage Es stehen Ihnen prinzipiell zwei Möglichkeiten für die Einrichtung einer Wiedervorlage zur Verfügung: Per Drag-and-drop Wählen Sie eine oder mehrere s aus und schieben Sie diese in den yourmail Resubmission Ordner in der Outlook Ordnerleiste. Die ausgewählten s erscheinen dann standardmäßig nach 24 Stunden in der Outlook Inbox. Mit der Funktion und den Einstellungsmöglichkeiten der yourmail Wiedervorlage Die Funktion Wiedervorlage finden Sie im Kontextmenü. Markieren Sie eine oder mehrere s, die Sie zur Wiedervorlage auswählen möchten und wählen Sie anschließend per rechter Maustaste die Funktion E.Mail Wiedervorlage.

31 31 Es stehen Ihnen folgende Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung: Datum der Wiedervorlage Datum an dem eine oder mehrere s dem Nutzer erneut angezeigt werden Ordner der Wiedervorlage Über diese Funktion können Sie den Ordner festlegen, in dem die ausgewählte zum Wiedervorlage-Datum verschoben wird. Tag verwenden ( wiedervorgelegt ) Hier lassen sich s mit dem speziellen wiedervorgelegt -Tag versehen und über die Tagging-Funktion von yourmail besonders schnell und einfach finden und identifizieren. Mehr über Tagging im Kapitel yourmail management/ yourmail Tags. Zur Nachverfolgung markieren Durch das Aktivieren dieser Funktion werden die ausgewählten s automatisch mit der Outlook Nachverfolgung Heute und einer roten Fahne gekennzeichnet. Als ungelesen markieren s, die als ungelesen gekennzeichnet werden, erscheinen am Fälligkeitsdatum im ausgewählten Postfach in dunkler ( fett ) hervorgehobener Schrift. Achtung: Standardmäßig werden ausgewählte s, die nach dem ersten Start der yourmail Wiedervorlage aktiviert werden, ausschließlich mit dem Attribut zur Nachverfolgung markieren versehen. Aktivieren Sie falls gewünscht die weiteren Auswahlmöglichkeiten wie oben beschrieben. Beim zweiten Öffnen der yourmail Wiedervorlage sind diese dann bis zur nächsten Änderung aktiv. yourmail Wiedervorlage- Bearbeitung

32 32 Übersicht über Wiedervorlagen (Wiedervorlagen Management) Um sich Wiedervorlagen als Liste anzeigen zu lassen, bestehen in yourmail folgende Möglichkeiten: Über den Menüpunkt Wiedervorlagen Management im yourmail Menüband sowie über das Kontextmenü im entsprechenden Postfach Bearbeiten von s über das Wiedervorlagen Management In dem yourmail Wiedervorlagen Management lassen sich nicht nur alle auf Wiedervorlage gesetzten s sehr einfach identifizieren und anzeigen, sondern auch bearbeiten. Alle Funktionen, die bereits bei beim Anlegen einer Wiedervorlage definiert wurden, lassen sich hier nochmals beeinflussen oder ändern: Datum der Wiedervorlage, Ordner der Wiedervorlage, Tag verwenden ( wiedervorgelegt ), zur Nachverfolgung markieren, als ungelesen markieren. Siehe auch Einrichten einer Wiedervorlage. Darüber hinaus bietet die Übersicht weitere Möglichkeiten, um Wiedervorlagen Ihren persönlichen Anforderungen anzupassen. Über das Kontextmenü einer selektierten sowie über Kreis-Icon im Footer der Liste können folgende Funktionen angesprochen werden: Wiedervorlage bearbeiten Über diese Funktion gelangen Sie in das Bearbeiten-Menü der Wiedervorlagen, wo Sie die folgenden Einstellungen vornehmen können: Datum der Wiedervorlage, Ordner der Wiedervorlage, Tag verwenden ( Wiedervorgelegt ), Nachverfolgung setzen, Als ungelesen markieren. s zur Wiedervorlage Durch diese Funktion können s sofort in den ausgewählten Wiedervorlage-Ordner verschoben werden. s anzeigen Über diese Funktion kann die ausgewählte Wiedervorlage geöffnet werden. Über die Schaltflächen oberhalb der Liste als auch über das Kontextmenü einer selektierten lassen sich die folgenden Funktionen aufrufen: Nach Datum gruppieren Hier kann die Listenansicht nach dem Wiedervorlage-Datum geordnet werden Nach Ordner gruppieren Durch diese Auswahl kann die Übersicht nach der Wiedervorlage-Ordner geordnet werden Ausschließlich über das Kontextmenü einer selektierten lässt sich folgende Funktion anwählen: In Ursprungsordner verschieben Durch diese Funktion können s, die auf Wiedervorlage gesetzt und in den Wiedervorlage-Ordner verschoben wurden, wieder in ihren ursprünglichen lokalen Postfach-Ordner zurückgeschoben werden.

33 33 yourmail Wiedervorlage Übersicht yourmail Suche Das Konzept der yourmail Suche für s und Anlagen in Ihren Ordnern und baut konsequent auf neuesten, wissenschaftlichen Erkenntnissen auf. Sie beginnen wie gewohnt mit der Eingabe eines Suchbegriffs und können dann mittels intuitiver, visueller Mausfilter die Ergebnismenge sukzessive reduzieren. So minimieren Sie die Anzahl zu erfassender s und den damit verbundenen Zeitaufwand erheblich. Aufruf der Suche Die yourmail Suche finden Sie: im Menüband Start (Outlook 2010/2013), im Menüband yourmail (Outlook 2010/2013) beziehungsweise unter dem Menüpunkt und in der Symbolleiste yourmail (Outlook 2003/2007), über den Ordner yourmail Search in der Ordnerliste des Outlook Navigationsbereichs und über das Kreis-Icon Suche anzeigen sowie das Sucheingabefeld in der yourmail Seitenleiste. Außerdem haben Sie dort auch die Möglichkeit, die yourmail Suche mit Sonderfunktionen zur Anzeige von s im historischen Verlauf aufzurufen. s regelmäßig abzulegen hat den potenziellen Nachteil, dass es schwierig sein kann, den zeitlichen Verlauf der eigenen Kommunikation nachzuvollziehen, wenn die s auf verschiedene Ordner verteilt sind. Mit yourmail besteht dieses Problem nicht, da mit der Suche s unabhängig von deren Speicherort im historischen Verlauf angezeigt werden können.

34 34 Zur Anzeige von s im historischen Verlauf bietet Ihnen yourmail folgende Sonderfunktionen für die yourmail Suche: Verlauf Anzeige aller s im historischen Verlauf. Diese Funktion ist besonders sinnvoll, wenn Sie gesendete und empfangene s kontinuierlich ablegen. So können Sie zum Beispiel auf einen Blick sehen, was Sie einem Empfänger an einem bestimmten Tag gesendet oder von diesem erhalten haben. Bei der kontinuierlichen Ablage gesendeter s unterstützt Sie die bereits beschriebene Funktion Ablegen nach dem Senden. Getaggte s Anzeige aller getaggten s gruppiert nach Tags im historischen Verlauf. Diese Sonderfunktionen können auch aus der yourmail Suche selbst heraus aufgerufen werden, indem Sie dort die gleichnamigen Funktionen ausführen. Die angegebene Zahl im Eingabefeld der yourmail Suche beim Aufruf der Suche mit einer Sonderfunktion reduziert die Ergebnismenge für einen noch schnelleren Suchvorgang. Sie kann beliebig angepasst werden.

35 35 Aufbau und Anwendung der Suche yourmail Suche Die yourmail Suche besteht aus folgenden Bereichen: Eingabefeld Eingabefeld für den oder die Suchbegriffe. Logische Verknüpfungen sind über die Schlüsselwörter UND und ODER beziehungsweise AND und OR möglich. Registerkarten Registerkarten für die Outlook Postfächer. Ergebnislisten: s Anlagen Ergebnislisten der gefundenen s und Anlagen. Zwischen den Ansichten s und Anlagen kann mittels der gleichnamigen Funktionen umgeschaltet werden. Die Menge der angezeigten s und Anlagen kann über die Filterfunktion der Spaltenüberschriften reduziert werden. Sonderfunktionen Über die Funktionen Verlauf und Getaggte s kann die Suche mit den gleichnamigen Sonderfunktionen zur Anzeige von s im historischen Verlauf aufgerufen werden.

36 36 Filterbereich: Datumsbereich auswählen Tags auswählen Je nach Einstellung werden unter Datumsbereich und Tags die Ansichten Datumsbereich auswählen oder Tags auswählen angezeigt. Beide Ansichten dienen der Filterung der aufgelisteten s und Anlagen nach Sendebeziehungsweise Empfangsdatum und nach zugewiesenen Tags. Zwischen den Ansichten kann über die Kreis-Icons Zum Datumsbereich Filter umschalten und Zum Tag Filter umschalten am unteren Bildschirmrand gewechselt werden. Bei kleineren Bildschirmen kann es sein, dass der Bereich zunächst eingeblendet werden muss über den Doppelpfeil, der sich ebenfalls am unteren Bildschirmrand befindet. Datumsbereich auswählen Der Filter für den Datumsbereich sortiert die aufgelisteten s und Anlagen nach Datum aus. Der Datumsbereich wird als Zeitstrahl angezeigt, bei dem jeder senkrechte Balken eine gesendete oder empfangene markiert und die Auswahl des gewünschten Zeitraums durch Verschieben der Markierungen von Start- und Enddatum erfolgt. Tags auswählen Der Filter für Tags sortiert die aufgelisteten s und Anlagen nach Tags aus. Die Darstellung der Tags erfolgt als Wolke (Cloud), die Auswahl durch Anklicken. Filter kombinieren und zurücksetzen Die Filter für den Datumsbereich und für Tags lassen sich miteinander kombinieren. Aufgehoben werden kann die Filterung über das Kreis-Icon Filter zurücksetzen. Vorschaubereich: Konversation Vorschau auf die selektierte oder die gesamte Konversation. Zwischen den Ansichten und Konversation kann mittels der gleichnamigen Funktionen am oberen Rand des Bereichs umgeschaltet werden. Bei kleineren Bildschirmen kann es sein, dass der Bereich zunächst eingeblendet werden muss über den Doppelpfeil am rechten Bildschirmrand. Vorschau auf die selektierte mit Funktionen zum Öffnen, Beantworten und Weiterleiten. Konversation Vorschau auf die gesamte Konversation. Der Zoom-Regler oberhalb der Konversationsansicht dient der Veränderung des angezeigten Inhalts der dargestellten s. Doppelklicken Sie auf eine , um sie zu öffnen. Die Suche zurücksetzen können Sie über die gleichnamige Funktion am oberen Bildschirmrand.

37 37 yourmail Tags Ein Tag [tæg] (engl. Etikett, Anhänger, Aufkleber, Marke) zeichnet einen Datenbestand mit zusätzlichen Informationen aus und hilft diese zu kategorisieren. Tags sind per Definition Etiketten, die dazu geeignet sind, Informationen in unterschiedliche Themenbereiche einzusortieren. Durch Tags können Dokumente mehreren Kategorien gleichzeitig zugeordnet werden. Dies ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber der physischen Ablage in Ordnern. Tags sind dabei aber nicht als Alternative zur Ablage in Ordnerstrukturen anzusehen (zum Beispiel nach Kunde und Projekt), sondern sie dienen als flexible Informationsetiketten, mit denen Sie s zusätzlich kategorisieren können. Beispiel: Haben Sie Ihre s nach Kunde und Projekt abgelegt, können Sie einzelne s mit dem Tag Wichtig oder Finanzen/Rechnung zusätzlich kennzeichnen. Durch diese Kennzeichnung können Sie später ganz einfach alle Rechnungen über alle Projekte finden, indem Sie in der Suche auf das entsprechende Tag einschränken. yourmail Tags sind Outlook Kategorien, können aber zusätzlich hierarchisch angelegt werden. In der späteren Anwendung sorgt die hierarchische Struktur dafür, dass mit der Zuweisung untergeordneter Tags zu einer automatisch auch alle übergeordneten Tags zugewiesen werden. Beispiel: Outlook Kategorien sind lediglich Listen, zum Beispiel Finanzen, Angebot, Rechnung, Vertrag, Geschäftlich, Privat, Wichtig, Dringend. In yourmail haben Sie die Möglichkeit, diese Tags als Baum zu strukturieren: Outlook Kategorien und yourmail Tags Die Vorteile sind zum einen die Übersichtlichkeit bei der Vergabe und bei der Verwaltung, zum anderen die Beziehung der Tags untereinander. Wird im Beispiel oben das Tag Rechnung vergeben, vergibt yourmail das Tag Finanzen auf der Ebene darüber automatisch mit. Damit werden in der Suche über das Tag Finanzen alle s zum Thema gefunden.

38 38 Tags verwalten Tags können Sie in yourmail immer auch dann anlegen, wenn Sie Tags zuweisen möchten. Wenn Sie Tags jedoch nicht nur hinzufügen, sondern auch hierarchisch ordnen möchten, tun Sie dies über den Dialog Tag Management. In der späteren Anwendung sorgt die hierarchische Struktur dafür, dass mit der Zuweisung untergeordneter Tags zu einer automatisch auch alle übergeordneten Tags zugewiesen werden. Den Dialog Tag Management können Sie über das Menüband yourmail (Outlook 2010/2013) beziehungsweise über den Menüpunkt und die Symbolleiste yourmail (Outlook 2003/2007) aufrufen. Dialog Tag Management Im Dialog Tag Management wählen Sie zunächst das Outlook Postfach, für das Sie Tags definieren möchten. Über die Kreis- Icons und das Tag Kontextmenü stehen Ihnen anschließend folgende Funktionen zur Verfügung: Neuer Tag Tag umbenennen Tag löschen

39 39 Mittels Drag & Drop können Sie eine Tag-Hierarchie aufbauen. Tags zuweisen Zur Vergabe von Tags bestehen in yourmail diverse Möglichkeiten: Funktion Tags zuweisen im Kontextmenü einer selektierten Funktion Tags zuweisen im Kontextmenü einer selektierten im Projekt Cockpit Funktion Tags zuweisen im Kontextmenü einer selektierten in der yourmail Suche yourmail -Ablage yourmail Inbox-Ablage Hier stehen Ihnen immer auch folgende Funktionen zur Verfügung: Anzeigen vorhandener Tags zur Vergabe, dargestellt als Cloud (Wolke) oder Baum Suchen in Tags Hinzufügen neuer Tags über das Kreis-Icon Neuen Tag anlegen Dialog Tags mit Ansicht Cloud Dialog Tags mit Ansicht Baum

40 40 yourmail -Notizen Vergleichbar mit Randnotizen können mit yourmail -Notizen an jede persönliche Anmerkungen angeheftet werden. Diese werden auch bei der yourmail Suche berücksichtigt. Das Notizfenster kann per Drag & Drop anders platziert, in der Größe variiert, eingeklappt oder auch ganz ausgeblendet werden. Das Wiedereinblenden ist in die yourmail Einstellungen möglich. -Notizen

41 41 yourmail Aufgabenmanagement yourmail Aufgabenübersicht Die yourmail Aufgabenübersicht stellt die Aufgaben und Arbeitspakete Ihrer Projekte mit Statusangaben in einer gemeinsamen Ansicht übersichtlich dar. Aufruf der Aufgabenübersicht Die yourmail Aufgabenübersicht kann aufgerufen werden: über die Funktion Aufgabenübersicht im Menüband yourmail (Outlook 2010/2013) beziehungsweise unter dem Menüpunkt und in der Symbolleiste yourmail (Outlook 2003/2007), über den Ordner yourmail Projects Overview in der Ordnerliste des Outlook Navigationsbereichs und über das Kreis-Icon Aufgabenübersicht anzeigen in der yourmail Seitenleiste. Aufbau und Anwendung der Aufgabenübersicht Aufbau und Anwendung der yourmail Aufgabenübersicht sind weitgehend identisch mit dem Bereich Aufgaben im yourmail Projekt Cockpit. Besonderheit der yourmail Aufgabenübersicht ist die parallele Darstellung aller Projekte statt nur eines einzelnen Projekts wie im yourmail Projekt Cockpit. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Abschnitt Aufgaben des Kapitels yourmail Projekt Cockpit. yourmail Aufgaben aus s Viele s beinhalten eine Aufgabe, die zu erledigen ist. Mit yourmail können Sie aus diesen s mit minimalem Aufwand Outlook Aufgaben generieren. Diese können Sie einem yourmail Projekt und einem yourmail Arbeitspaket zuweisen. Die Zuweisung einer Aufgabe zu einem Projekt oder Arbeitspaket ermöglicht die transparente Verfolgung in der yourmail Aufgabenübersicht und im yourmail Projekt Cockpit. Die ursprüngliche bleibt bei der Aufgabengenerierung erhalten. Die Funktion Neue Aufgabe finden Sie im Kontextmenü. Der Aufgabendialog ist in folgende Bereiche gegliedert: Zuordnung Hier können Sie die Aufgabe einem yourmail Projekt und einem yourmail Arbeitspaket zuordnen. Dies ist nicht zwingend erforderlich, ermöglicht Ihnen jedoch die übersichtliche Aufgabenverfolgung in der yourmail Aufgabenübersicht oder im yourmail Projekt Cockpit. Aufgabe Hier können Sie die aus Outlook gewohnten Aufgabeneinstellungen vornehmen. Betreff und Beschreibung der Aufgabe werden aus der übernommen. Auch wenn Sie die Aufgabe über den yourmail Aufgabendialog anlegen, handelt es sich um eine normale Outlook Aufgabe.

42 Dialog Neue Aufgabe anlegen 42

43 43 yourmail Projekt Cockpit yourmail stellt Ihnen ein praktisches Cockpit zur Verfügung, das es Ihnen ermöglicht, alle Informationen Ihrer Projekte konsolidiert darzustellen. Über Ihre gesamte Projektkommunikation gibt Ihnen das yourmail Projekt Cockpit einen zentralen Überblick und bietet Ihnen einen schnellen Zugang zu allen s und Aufgaben. Aufruf des Projekt Cockpits Das yourmail Projekt Cockpit kann aufgerufen werden: über die Funktion Öffne Projekt in den Menübändern Start und yourmail (Outlook 2010/2013) beziehungsweise unter dem Menüpunkt und in der Symbolleiste yourmail (Outlook 2003/2007), über den Ordner yourmail Projects in der Ordnerliste des Outlook Navigationsbereichs und über das Kreis-Icon Projekt Cockpit anzeigen in der yourmail Seitenleiste. Mit den Navigationspfeilen am oberen Rand des yourmail Projekt Cockpits können Sie schnell zwischen Ihren Projekten navigieren. Aufbau und Anwendung des Projekt Cockpits Das yourmail Projekt Cockpit umfasst folgende Bereiche: Kommunikation Der Bereich Kommunikation bietet eine konsolidierte Darstellung aller s und Anlagen mit umfassenden Sortierund Filtermöglichkeiten. Aufgaben Der Bereich Aufgaben bietet ein einfaches, auf Aufgaben und Arbeitspaketen basierendes Projektmanagement, das durch eine intuitive Ampelanzeige eine schnelle Übersicht zum Projektstatus liefert. Wiki Der Bereich Wiki bietet die Möglichkeit, aktuelle Informationen abzulegen und mit Zeitstempeln zu versehen. Kommunikation Der Bereich Kommunikation bietet eine konsolidierte Darstellung aller s und Anlagen mit umfassenden Sortier- und Filtermöglichkeiten.

44 44 Bereich Kommunikation im yourmail Projekt Cockpit Der Bereich Kommunikation gliedert sich in: Listen: s Anlagen Listen der dem Projekt zugeordneten s und Anlagen. Zwischen den Ansichten s und Anlagen kann mittels der gleichnamigen Funktionen umgeschaltet werden. Die Menge der angezeigten s und Anlagen kann über die Suchfunktion und über die Filterfunktion der Spaltenüberschriften reduziert werden. Filterbereich: Datumsbereich auswählen Tags auswählen Je nach Einstellung werden im Filterbereich die Ansicht Datumsbereich auswählen oder die Ansicht Tags auswählen angezeigt. Beide Ansichten dienen der Filterung der aufgelisteten s und Anlagen nach Sende- beziehungsweise Empfangsdatum und nach zugewiesenen Tags. Zwischen den Ansichten kann über die Kreis-Icons Zum Datumsbereich Filter umschalten und Zum Tag Filter umschalten am unteren Bildschirmrand gewechselt werden. Bei kleineren Bildschirmen kann es sein, dass der Bereich zunächst eingeblendet werden muss über den Doppelpfeil, der sich ebenfalls am unteren Bildschirmrand befindet. Datumsbereich auswählen Der Filter für den Datumsbereich sortiert die aufgelisteten s und Anlagen nach Datum aus. Der Datumsbereich wird als Zeitstrahl angezeigt, bei dem jeder senkrechte Balken eine gesendete oder empfangene markiert und die Auswahl des gewünschten Zeitraums durch Verschieben der Markierungen von Start- und Enddatum erfolgt. Tags auswählen Der Filter für Tags sortiert die aufgelisteten s und Anlagen nach Tags aus. Die Darstellung der Tags erfolgt als Wolke (Cloud), die Auswahl durch Anklicken. Filter kombinieren und zurücksetzen Die Filter für den Datumsbereich und für Tags lassen sich miteinander kombinieren, ebenso wie mit den Filtern für Ordner und -Adressen. Aufgehoben werden kann die Filterung über das Kreis-Icon Filter zurücksetzen.

45 45 Filterbereich: Ordnerfilter -Adressfilter Filterung der aufgelisteten s und Anlagen nach Ablageort und an den Konversationen beteiligten Personen. Bei kleineren Bildschirmen kann es sein, dass der Bereich zunächst eingeblendet werden muss über den Doppelpfeil am linken Bildschirmrand. Die Ansichten Ordnerfilter und -Adressfilter dienen der Filterung der aufgelisteten s und Anlagen nach Ablageordner und nach den -Adressen des Senders beziehungsweise der Empfänger. Bei kleineren Bildschirmen kann es sein, dass der Bereich zunächst eingeblendet werden muss über den Doppelpfeil, der sich ebenfalls am unteren Bildschirmrand befindet. Ordnerfilter Der Ordnerfilter sortiert die aufgelisteten s und Anlagen nach Ablageordner aus. Entfernen Sie die Haken neben den Ordnern, deren s und Anlagen nicht aufgelistet werden sollen. Um alle Unterordner eines Ordners zu deselektieren, klicken Sie auf diesen. Mit der Suchfunktion über der Ordnerliste können Sie nach Ordnern suchen. -Adressfilter Der -Adressfilter sortiert die aufgelisteten s und Anlagen nach den -Adressen des Senders beziehungsweise der Empfänger aus. Die -Adressliste ist absteigend nach der Zahl zugeordneter s sortiert. Die Zahl zugeordneter s steht jeweils rechts neben der -Adresse. Selektieren Sie diejenigen -Adressen, deren s und Anlagen nicht aufgelistet werden sollen. In Kombination mit der Steuerungstaste können beliebig viele -Adressen selektiert werden, mit der Umschalttaste ein Bereich von -Adressen. Mit der Suchfunktion über der -Adressliste können Sie nach -Adressen suchen. Filter kombinieren und zurücksetzen Der Ordnerfilter und der -Adressfilter lassen sich miteinander kombinieren, ebenso wie mit den Filtern für den Datumsbereich und die Tags. Aufgehoben werden kann die Filterung über das Kreis-Icon Alle Ordner auswählen beziehungsweise durch Selektieren aller -Adressen mit der Umschalttaste oder durch Anklicken des X rechts im Suchfeld. Vorschaubereich: Konversation Vorschau auf die selektierte oder die gesamte Konversation. Zwischen den Ansichten und Konversation kann mittels der gleichnamigen Funktionen am oberen Rand des Bereichs umgeschaltet werden. Bei kleineren Bildschirmen kann es sein, dass der Bereich zunächst eingeblendet werden muss über den Doppelpfeil am rechten Bildschirmrand. Vorschau auf die selektierte mit Funktionen zum Öffnen, Antworten und Weiterleiten. Konversation Vorschau auf die gesamte Konversation. Der Zoom-Regler oberhalb der Konversationsansicht dient der Veränderung des angezeigten Inhalts der dargestellten s. Doppelklicken Sie auf eine , um sie zu öffnen. Aufgaben Der Bereich Aufgaben bietet ein einfaches, auf Aufgaben und Arbeitspaketen basierendes Projektmanagement, das durch eine intuitive Ampelanzeige eine schnelle Übersicht zum Projektstatus liefert.

46 Bereich Aufgaben im yourmail Projekt Cockpit 46

47 47 Der Bereich Aufgaben gliedert sich in: Aufgaben Übersicht des Projekts, der Arbeitspakete und Aufgaben mit Ampelstatus auf auf jeder Ebene. Über die Kontextmenüs stehen Funktionen zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Aufgaben und Arbeitspaketen zur Verfügung. Details Aufgabenauswahl Details Details zum Projekt, zu einem Arbeitspaket oder einer Aufgabe mit Ampelstatus und Möglichkeit zur Bearbeitung. Aufgabenauswahl Projekten können über die Aufgabenauswahl bestehende Outlook Aufgaben zugeordnet werden. Die Ampelfarben für Aufgaben ergeben sich aus dem Erreichen und Überschreiten von Startdatum, Erinnerungsdatum und Fälligkeitsdatum wie folgt: Aus Das Startdatum der Aufgabe wurde noch nicht erreicht. Grün Das Startdatum der Aufgabe wurde erreicht. Das Erinnerungsdatum der Aufgabe wurde nicht gesetzt oder noch nicht erreicht. Das Fälligkeitsdatum der Aufgabe wurde nicht überschritten. Gelb Das Erinnerungsdatum der Aufgabe wurde erreicht. Das Fälligkeitsdatum der Aufgabe wurde nicht überschritten oder nicht gesetzt. Rot Das Fälligkeitsdatum der Aufgabe wurde überschritten. Die Ampelfarben für Arbeitspakete ergeben sich aus dem Gesamtstatus der zugeordneten Aufgaben. Der dringlichste Status vererbt sich auf das Arbeitspaket. Die Ampelfarben für Projekte ergeben sich aus dem Gesamtstatus der zugeordneten Arbeitspakete und Aufgaben. Der dringlichste Status vererbt sich auf das Projekt. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: Aufgabenübersicht anzeigen Anzeigen der yourmail Aufgabenübersicht. Neue Aufgabe Erstellen einer neuen Aufgabe im Projekt oder im selektierten Arbeitspaket. Die Erstellung erfolgt über den Outlook Dialog. Neues Arbeitspaket Erstellen eines neuen Arbeitspakets. Ausgewähltes Element umbenennen Umbenennen einer selektierten Aufgabe oder eines selektierten Arbeitspakets. Ausgewähltes Element löschen Löschen einer selektierten Aufgabe oder eines selektierten Arbeitspakets.

48 48 Als erledigt markieren Markieren einer selektierten Aufgabe, aller Aufgaben eines selektierten Arbeitspakets oder aller Aufgaben des gesamten Projekts als erledigt. Aufgabentermine aktualisieren Verschieben der Termine einer selektierten Aufgabe, von ausgewählten Aufgaben eines selektierten Arbeitspakets oder von ausgewählten Aufgaben des gesamten Projekts. Dialog Aufgabentermine aktualisieren Aufgabenübersicht in eine Excel-Datei ausgeben Exportieren der Aufgabenübersicht nach Excel. Aufgabenfilter setzen Aktivieren oder deaktivieren der Filterfunktionen Nur fällige und überfällige Aufgaben anzeigen und Abgeschlossene Aufgaben ausblenden. Die Funktionen finden Sie: über die Kreis-Icons am unteren Rand der Ansicht und über Kontextmenüs der Aufgaben, Arbeitspakete und des Projekts. Am unteren Rand der Ansicht befindet sich außerdem eine Statusanzeige.