Outlook 2010 IKA. Kauffrau/Kaufmann B E M Profil. Theorie OUTLOOK

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1 Outlook 2010 Tipp Egal ob Outlook 2010 für Sie ein neues Programm ist oder ob Sie bereits mit einer älteren Version gearbeitet haben, diese Unterlagen sollen Ihnen helfen, sich schnell mit den wichtigsten Anwendungsmöglichkeiten zurecht zu finden. Bemerkungen Es wird in dieser Theorie Schritt für Schritt zu einem gewollten Ergebnis geführt, damit Ihnen die Ausführung leicht fällt. In der Umgangssprache sagt man: ich werfe dir einen Stein in den Garten, wenn man Gutes tun will. Einzelne Schritte dauern nur Sekunden. das heisst für Sie, dass beispielsweise zwei Seiten Theorie in Wirklichkeit bei der Ausführung lediglich 1 2 Minuten Zeit benötigen. CGL-Team 2011,2012,2013, 1 Theorie Outlook 2010

2 Inhaltsverzeichnis OUTLOOK PROGRAMM STARTEN 4 OUTLOOK BENUTZEROBERFLÄCHE 5 Schnellzugriff 5 Menüleiste 5 Navigationsbereich 6 Anzeigebereich 6 Lesebereich 6 Aufgabenbereich 7 Statusleiste 7 Personenbereich 7 Ansichtssteuerung 7 OUTLOOK EINRICHTEN 8 REGISTER DATEI 8 Kontoeinstellungen 8 Konto hinzufügen 8 Tools zum Aufräumen 9 Regeln und Benachrichtigungen verwalten 9 Automatische Antworten 9 Kalender öffnen 10 Datendateien öffnen 10 Importieren 10 NEUE -NACHRICHT ERSTELLEN 10 REGISTER NACHRICHT 10 Adressbuch verwenden 11 Blindkopie senden 11 Datei anfügen (Attachement) 11 Signatur erstellen 12 Nachverfolgung 12 REGISTER EINFÜGEN 12 REGISTER OPTIONEN 12 Abstimmungsschaltflächen 13 Übermittlungs-/Lesebestätigung 13 Text formatieren 13 Überprüfen 13 EINGEHENDE MAILS - POSTEINGANG 14 REGISTER START 14 Löschen 14 Antworten 14 Quicksteps 14 Verschieben 15 CGL-Team 2011,2012,2013, 2 Theorie Outlook 2010

3 Kategorien 16 Suchen Senden/Empfangen 16 Senden/Empfangen 16 Ordner 16 Ansicht 16 DAS GEÖFFNETE MAIL 17 DAS GESENDETE MAIL 17 Rückruf eines gesendeten Mails 17 Symbole im Posteingang 17 KALENDER 18 Neue Termine eintragen 18 Terminserien 19 Besprechung planen 19 KONTAKTE 21 Neuen Kontakt eingeben 21 Kontakt Eingabefeld 21 Kontaktgruppe 21 Darstellung von Kontaktgruppen 22 Kategorien 22 Ansichten 22 Kontakt weiterleiten 23 Visitenkarte übernehmen 23 Kontakte suchen 23 Sortieren 23 Kontaktansichten - Spalten erweitern 24 Kontakte drucken 25 AUFGABEN 25 Aufgaben eintragen 26 Aufgabenserie erstellen 26 Aufgaben anzeigen 27 Aufgaben drucken 27 NOTIZEN 28 Notizen erstellen 28 Notiz bearbeiten 28 IMPORTIEREN VON DATEN 29 Importieren einer *.pst-datei (Outlook-Datendatei) 29 Importieren/exportieren einer Regel 31 Index 32 CGL-Team 2011,2012,2013, 3 Theorie Outlook 2010

4 Lesen Sie bitte in den Beispielen auch die Texte, denn diese gehören immer oder meistens zu einem Leistungsziel. Programm starten Finden und starten Sie das Programm über die Schaltfläche Office mit der Eingabe Outlook. Für den schnellen Zugriff kann Outlook auch mit Hilfe der rechten Maustaste im Startmenü angeheftet werden und steht damit jederzeit zur Verfügung. CGL-Team 2011,2012,2013, 4 Theorie Outlook 2010

5 Outlook Benutzeroberfläche Schnellzugriff Register Menuleiste Navigationsbereich Anzeigebereich Lesebereich Aufgabenbereich Statusleiste Personenbereich Ansichtssteuerung Schnellzugriff Standardmässig stehen im Schnellzugriff die Befehle Speichern Rückgängig und Wiederholen zur Verfügung. Über die Schaltfläche fügen Sie weitere Befehle dazu. Menüleiste Die am häufigsten gebrauchten Befehle sind in der Menüleiste Start aufgelistet und können gezielt aufgerufen werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 5 Theorie Outlook 2010

6 Navigationsbereich Im Navigationsbereich werden die aktuellen Module angezeigt. Im unteren Bereich sind die verschiedenen Funktionsbereiche von Outlook anwählbar. Um alle verfügbaren Ordner anzuzeigen, klicken Sie auf das Zeichen Ordnerleiste. Anzeigebereich Je nach Modul ( , Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen) sehen Sie im Anzeigebereich den entsprechenden Inhalt. Lesebereich Im modus sehen Sie im Lesebereich eine Vorschau des Inhalts. CGL-Team 2011,2012,2013, 6 Theorie Outlook 2010

7 Aufgabenbereich Im Aufgabenbereich sind die anstehenden Termine und Aufgaben des aktuellen Monats aufgelistet. Statusleiste Die Anzahl der vorhandenen Elemente im geöffneten Ordner werden in der Statusleiste angezeigt. Personenbereich Im Personenbereich werden Fotos und Informationen zu allen Adressaten angezeigt, allerdings nur, wenn die sozialen Netzwerkdienste auf dem Server eingerichtet sind. Ansichtssteuerung In der Ansichtssteuerung kann mit dem Zoomregler die Ansicht vergrössert oder verkleinert werden. Zudem ist der Wechsel zwischen den verschiedenen Ansichten einfach zu tätigen. CGL-Team 2011,2012,2013, 7 Theorie Outlook 2010

8 Outlook einrichten Register Datei Unter dem Menüpunkt Datei finden Sie grundlegende Eigenschaften von Outlook Kontoeinstellungen Kontoeinstellungen Tools zum Aufräumen Regeln und Benachrichtigungen Konto hinzufügen Konto hinzufügen/kontoeinstellungen: Sie richten hier Ihr eigenes Konto ein, überprüfen die Einstellungen, erstellen weitere neue Konten z. B. für Familienangehörige oder entfernen nicht gebrauchte. CGL-Team 2011,2012,2013, 8 Theorie Outlook 2010

9 Um ein neues Konto einzurichten, geben Sie Ihren Namen, Ihre -Adresse und das Passwort ein. Das Programm versucht direkt mit dem Server Kontakt aufzunehmen. Die restlichen Angaben werden automatisch ergänzt. Tools zum Aufräumen Outlook hilft Ihnen Ordnung zu halten. Sie kontrollieren oder bestimmen die Grösse des Postfaches, leeren mit einem Klick den Ordner gelöschte Elemente oder verschieben alte Elemente in einen Archivordner. Regeln und Benachrichtigungen verwalten Erstellen Sie mit Hilfe eines Assistenten Regeln, die festlegen, was mit Ihren eingehenden Mails geschehen soll. Sie können dabei unter verschiedensten Möglichkeiten auswählen. Ein Assistent hilft Ihnen bei der Erstellung. Automatische Antworten Wenn Sie über ein Exchange-Konto verfügen, ist es möglich automatische Antworten über Datei-Informationen-Automatische Antworten zu generieren. Falls Sie kein solches Konto verwenden, können Sie eine Regel erstellen, welche während Ihrer Abwesenheit allenfalls entsprechende Mitteilungen verschickt. CGL-Team 2011,2012,2013, 9 Theorie Outlook 2010

10 Kalender öffnen Datendateien öffnen Importieren Kalender und Outlook- Datendateien können geöffnet werden. Dies gilt für die Formate *.ics (Kalenderdatei, Format von Apple entwickelt), *.vcs (Kalenderdatei für Microsoft Outlook) und *.pst (Microsoft Outlook-Containerdatei für Mails, Kontakte, Aufgaben, Notizen und Kalender). Dateien und RSS-Feeds (Nachrichtenempfang) werden in Outlook importiert (s. S. 29). In einem Betrieb ist es unter Umständen wichtig, dass verschiedene Personen dieselben freigegebenen Ordner öffnen können. Dies ist ebenfalls hier möglich. Neue -Nachricht erstellen Um ein neues -Formular zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Start Neue -Nachricht. Register Nachricht Sie gelangen automatisch ins Register Nachricht. Nun stehen die folgenden Möglichkeiten zum Ausfüllen zur Verfügung: Empfänger Kopie an Betreffanzeige Mailtext Schaltfläche senden CGL-Team 2011,2012,2013, 10 Theorie Outlook 2010

11 Wenn das Mail an mehrere Empfänger geschickt werden soll, trennen Sie die einzelnen Adressen durch einen Strichpunkt (Semikolon). Adressbuch verwenden Beziehen Sie die gewünschten - Adressen direkt aus dem Adressbuch. Mit Hilfe der Umschalttaste wählen Sie beliebig viele aufeinanderfolgende Adressen aus. Mit der Ctrl-Taste wählen Sie mehrere einzelne Adressen aus. Blindkopie senden Adressen im Bcc-Feld erscheinen nicht in der Kopfzeile der empfangenen Mails, sie bleiben verborgen. Dadurch vermeiden Sie lange - Adresslisten. Zudem ist der Schutz vor der Verbreitung von Adressen gewährleistet. Datei anfügen (Attachement) Im Bereich Einschliessen können Sie Dateien (Attachements) Elemente (Visitenkarten, Kalender, Outlook-Elemente) Signaturen (gleichbleibende Absenderzeile, s. 12) angehängt werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 11 Theorie Outlook 2010

12 Signatur erstellen Eine Signatur vereinfacht das Schreiben von Mails. Sie kann über Einschliessen Signatur eingegeben und passend formatiert werden. Danach steht sie für alle Mails zur Verfügung. Gleichzeitig ist es mögich hier auch einen gleichbleibenden Text einzufügen. Nachverfolgung Wichtige Mails können mit der Wichtigkeit: hoch versendet werden. Das eingehende Mail wird dabei mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet. Register Einfügen Im geöffneten Mail können weitere Einstellungen vorgenommen werden. Unter Einfügen besteht die Möglichkeit, Tabellen, Grafiken, Formen usw. ins Mail zu integrieren. Register Optionen Unter Optionen stehen z. B. Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Design, Farben, Schriften usw. können geändert werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 12 Theorie Outlook 2010

13 Abstimmungsschaltflächen Im Verlauf fügen Sie Abstimmungsschaltflächen dem Mail zu. Dadurch ist eine sehr schnelle Antwort in Entscheidungsfragen möglich. Der Mailempfänger kann sofort antworten das Mail kann gleich zurückgeschickt werden. Übermittlungs-/Lesebestätigung Ebenfalls in diesem Bereich kann eine Übermittlungs- oder eine Lesebestätigung angefordert werden. Unter Weitere Optionen verzögern Sie die Übermittlung. Bestimmen Sie das Datum und die Uhrzeit des Versendens. Hier werden auch die Optionen für eine Direkte Antwort festgelegt. Text formatieren Der Text kann in verschiedenen Formaten erstellt werden: HTML, Nur Text oder Rich-Text. Mit der Formatierung Nur Text können keine Formatierungen gemacht werden, allerdings bleibt die Mailgrösse dafür klein. Überprüfen Auch in Outlook stehen verschiedene Überprüfungsmöglichkeiten zur Verfügung: Rechtschreibung Recherchieren Thesaurus Wörter zählen Übersetzen/Sprachwahl CGL-Team 2011,2012,2013, 13 Theorie Outlook 2010

14 Eingehende Mails - Posteingang Register Start Unter dem Menüpunkt Start stehen Werkzeuge bereit, welche für ein rationelles Bearbeiten eingehender E- Mails wichtig sind. Löschen Ignorieren: Die Nachricht wird in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben. Aufräumen: überflüssige Nachrichten können direkt in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben werden Junk- alle Optionen können hier eingestellt werden Löschen: Die Nachricht wird ohne Nachfrage gelöscht Antworten Die Beantwortungsarten können ausgewählt werden. Der Absender einer Nachricht kann automatisch zu einer Besprechung eingeladen werden. Quicksteps Quicksteps sind neu in Office 10. Sie vereinfachen die Verarbeitung der eingegangenen Nachrichten, wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert. Mit einem Klick verschieben Sie s in Ordner, erstellen sehr einfach eine Antwortmail oder eine Besprechungsanfrage. CGL-Team 2011,2012,2013, 14 Theorie Outlook 2010

15 Quicksteps können neu angelegt und bearbeitet werden. Verschieben Eingegange Nachrichten können bequem in die verschiedenen Ordner verschoben werden. Neue Mails können automatisch in einen Zielordner verschoben werden. Mit den Regeln wird dieses Verschieben definiert. Dabei unterstützt Sie der Regelassistent. Die Regeln können für Mails von bestimmten Absendern, mit einem festgelegten Betreff oder einem definierten Empfänger angewendet werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 15 Theorie Outlook 2010

16 Kategorien Im Bereich Kategorien wird eine gelesene Mail als ungelesen oder umgekehrt gekennzeichnet. Wesentlicher ist aber die Angabe Zur Nachverfolgung. Ein auf diese Weise markiertes Mail muss noch bearbeitet werden. Suchen Senden/Empfangen Die beiden letzten Punkte ermöglichen eine einfache Suche nach Adressen und ein Abschicken/Empfangen von bereitliegenden Mails aus allen Ordnern. Senden/Empfangen In den folgenden Registern können weitere Einstellungen zu Outlook getätigt werden: z. B. bei mehreren Konten kann festgelegt werden, von welchem/welchen automatisch gesendet werden soll. Ordner Ansicht CGL-Team 2011,2012,2013, 16 Theorie Outlook 2010

17 Das geöffnete Mail Sobald ein eingegangenes Mail geöffnet wird, verändert sich die Menüleiste und die für den Posteingang wichtigsten Werkzeuge stehen jetzt zur Verfügung. Das gesendete Mail Rückruf eines gesendeten Mails Wenn Sie ein Mail bereits versendet haben, besteht die Möglichkeit, dieses zurückzurufen. Öffnen Sie daszu das verschickte Mail. Unter dem Menüpunkt Datei finden Sie bei den Informationen Erneut senden oder zurückrufen. Symbole im Posteingang Ungelesene Nachricht Gelesene Nachricht Priorität hoch Priorität niedrig Anhang Nachverfolgung Lesebestätigung Geantwortet Weitergeleitet Rückruf Besprechungsanfrage Aufgabenanfrage Aufgabe übernommen Nachricht mit digitaler Signatur Besprechungsanfrage CGL-Team 2011,2012,2013, 17 Theorie Outlook 2010

18 Kalender Augabenliste Neue Termine eintragen Entweder mit einem Doppelklick auf den Kalender oder durch Anklicken neuer Termin tragen Sie ein neues Datum ein. In beiden Fällen erscheint ein Fenster mit den wichtigsten Hilfsmitteln. Tragen Sie Name, Ort, Start- und Endzeit des neuen Termins ein. Zudem ist die Option ganztägiges Ereignis anklickbar. Damit ist eine genaue Zeitangabe hinfällig, der ganze Tag ist reserviert. Im Textfeld notieren Sie Ergänzungen oder fügen Sie nötige Dokumente ein. Legen Sie fest, ob Sie den Termin wahrnehmen können. Frei: Sie nehmen nicht teil Mit Vorbehalt: eventuell sind Sie dabei Beschäftigt: Sie sind im Haus aber anderweitig beschäftigt Abwesend: Der Termin ist ausser Haus. CGL-Team 2011,2012,2013, 18 Theorie Outlook 2010

19 Sie legen fest, ob Sie an den Termin erinnert werden wollen. Dies ist bis 2 Wochen vorher möglich. Sobald Sie Outlook öffnen, macht Sie ein Signalton auf den fälligen Termin aufmerksam. Für eine bessere Übersicht besteht die Möglichkeit, die Termine zu kennzeichnen. Sie haben dafür 3 Möglichkeiten: Kategorisieren: mit Farben übersichtlicher gestalten Privat: Private Einträge für Mitbenützer des Kalenders unsichtbar machen Wichtigkeit: durch Markierung hoch oder niedrig die Dringlichkeit bestimmen. Terminserien Tragen Sie sich regelmässig wiederholende Termine als Terminserien ein. Im Zusatzfenster können alle wesentlichen Angaben eingetragen werden. Im Kalender wird ein solches Element mit einem -Symbol markiert. Besprechung planen Um eine Besprechung mit mehreren Kollegen zu planen dient das Feld Neue Besprechung im Register Start. CGL-Team 2011,2012,2013, 19 Theorie Outlook 2010

20 Die Namen der Teilnehmer fügen Sie direkt aus dem Adressbuch ein. Geben Sie einen Betreff, den Sitzungsort, das Datum und die Zeit ein. Gleichzeitig können nötige Dokumente eingefügt werden. Falls durch den Systemadministrator die Besprechungszimmer und die Ressourcen festgelegt wurden, stehen diese über die Schaltfläche An ebenfalls zur Auswahl. Sobald Sie Senden drücken, wird der neue Termin in Ihrer Agenda eingetragen. Der Empfänger der Mail erhält verschiedene Bearbeitungsvorschläge. Die Einladung kann auch direkt in den eigenen Kalender kopiert werden. Mit Hilfe des Terminplanungsassistenten im Menüpunkt Besprechung überprüfen Sie bei gemeinsamen Kalendern die Verfügbarkeit, um schnell einen freien, passenden Termin zu finden. Klicken Sie im Kalender mit einem Doppelklick auf einen Besprechungstermin. Sie erhalten den Menüpunkt Status, in dem Sie eine Übersicht der Antworten erhalten. CGL-Team 2011,2012,2013, 20 Theorie Outlook 2010

21 Neuen Kontakt eingeben Klicken Sie auf Neuer Kontakt um eine neue Eingabe zu tätigen. Kontakt Eingabefeld Tragen Sie hier alle nötigen Eingaben zu einer neuen Person ein. Unter Details können weitergehende Eingaben getätigt werden. Zudem ist es möglich ein Bild der entsprechenden Person einzufügen. Speichern Sie danach Ihren neuen Kontakt. Kontaktgruppe Fassen Sie Kontakte, welche zu einer bestimmten Kategorie gehören, zu einer Kontaktgruppe zusammen. Ein Mail wird an eine Kontaktgruppe gesendet, ohne dass jede Adresse einzeln erfasst werden muss. Die ganze Kontaktgruppe kann auch für Besprechungen angesprochen werden. Jederzeit ist es möglich, neue Mitglieder einzufügen oder zu entfernen. CGL-Team 2011,2012,2013, 21 Theorie Outlook 2010

22 Kontakte Darstellung von Kontaktgruppen In den Kontakten erkennt man Gruppen an besonderen Zeichen. Als Visitenkarte werden sie mit einem speziellen Bild gekennzeichnet. In der Kartenansicht und der Telefonliste erkennt man sie am Symbol. Kategorien Mit Kategorisieren teilen Sie Ihre Kontakte in Gruppen ein (z. B. Handballclub, Geschäftskunden usw.) Mit einer Privat-Kennzeichnung werden Details anderen Personen nicht angezeigt (wichtig, wenn andere Personen auf Ihre Kontakte Zugriff haben). Ansichten Die Ansicht kann beliebig geändert werden. Visitenkarte Karte Telefon/Liste CGL-Team 2011,2012,2013, 22 Theorie Outlook 2010

23 Kontakt weiterleiten Jeder einzelne Kontakt kann als Visitenkarte als Outlook-Kontakt oder als Textnachricht per Mail weitergeleitet werden. Beim Empfänger besteht die Möglichkeit, die Angaben sofort in die eigenen Kontakte zu integrieren. Visitenkarte übernehmen Ein als Visitenkarte weitergeleiteter Kontakt wird im Anhang als *.vcf-datei mitgesendet. Jeder Kontakt kann über Verschieben Kontakte den eigenen Kontakten zugeordnet werden oder mit der rechten Maustaste Zu Outlook-Kontakten hinzufügen aktiviert werden. Kontakte suchen Die Suchfunktion finden Sie in verschiedenen Feldern. Wichtig ist, dass die Eingabe gleich ist wie bereits abgespeichert (z. B. Telefonnummern mit Leerschlägen). Sortieren Mit einem Klick auf die Überschriften sortieren Sie die Spalten alphabetisch. CGL-Team 2011,2012,2013, 23 Theorie Outlook 2010

24 Kontaktansichten - Spalten erweitern In der Telefon- und der Listenübersicht können die Spalten ergänzt oder verändert werden. Mit einem Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift erscheint das Feld Ansichtseinstellungen. Im Bereich Spalten schalten Sie weitere Überschriften zu. Markieren Sie in Verfügbare Spalten die gewünschte Ergänzung und klicken Sie auf Hinzufügen. In der erweiterten Ansichtseinstellung sind weitere Optionen möglich. CGL-Team 2011,2012,2013, 24 Theorie Outlook 2010

25 Kontakte drucken Wählen Sie entweder die Ansicht Visitenkarte bzw. Karte oder Telefon bzw. Liste. Die Möglichkeiten auszudrucken sind vielfältig und lassen sich beliebig ändern. Visitenkarte/Karte Telefon Aufgaben Das Aufgabenfenster Vorgangsliste ist standardmässig eingeschaltet. Die verschiedenen Aufgaben sind nach Fälligkeitsdatum sortiert. In der Aufgabenliste werden weitere Angaben zum Stand der Erledigung angezeigt. CGL-Team 2011,2012,2013, 25 Theorie Outlook 2010

26 Aufgaben eintragen Tragen Sie eine neue Aufgabe im entsprechenden Feld ein. Mit einem Doppelklick auf das Eingabefeld tätigen Sie weitere Angaben dazu. Aufgabenserie erstellen Öffnen Sie ein neues Aufgabeformular und geben Sie die gewünschten Angaben ein. Klicken Sie auf Serientyp und vervollständigen Sie die weiteren Angaben. CGL-Team 2011,2012,2013, 26 Theorie Outlook 2010

27 Aufgaben anzeigen Öffnen Sie im Register Ansicht Ansicht ändern. Hier können Sie die Aufgaben nach verschiedenen Kriterien (Priorität, aktiv, überfällig usw.) anzeigen lassen. Unter Nächste 7 sind die Arbeiten aufgelistet, welche in den nächsten 7 Tagen fällig sind. Unter Heute finden Sie die Aufgaben, welche am heutigen Tag erledigt werden müssen. Aufgaben drucken Selbstverständlich können Listen mit Aufgaben auch ausgedruckt werden. Wählen Sie dafür das Register Datei und klicken Sie bei den Einstellungen auf das passende Druckformat. Indem Sie auf das Register Start klicken, verlassen, wechseln Sie wieder zum Aufgabenbereich. CGL-Team 2011,2012,2013, 27 Theorie Outlook 2010

28 Notizen Notizen erstellen Aktivieren Sie das Notizenmodul, klicken Sie auf Neue Notiz und geben Sie den Text ein. Das Notizfeld wird mit einem Klick auf geschlossen. Notiz bearbeiten Eine Notiz erscheint im Anzeigebereich. Die Ansicht kann geändert werden. Eine Notiz kann auch einer Mail angehängt oder verschoben werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 28 Theorie Outlook 2010

29 Importieren von Daten Es gibt verschiedene Situationen, in denen das Importieren von Daten unumgänglich ist (z. B. PC- Wechsel). Diese kurze Beschreibung soll dabei behilflich sein. Importieren einer *.pst-datei (Outlook- Datendatei) Öffnen Sie Outlook und wählen Sie unter dem Register Datei Öffnen Importieren. Markieren Sie hier, was Sie genau importieren wollen. Daten aus anderen Programmen Kalenderdaten Internet/Mail-Angaben RSS-Feeds VCARD, elektronische Visitenkarten Hier können Sie auch Daten exportieren, z. B. zu Sicherungszwecken. Nehmen wir als Beispiel den Import aus anderen Programmen oder Dateien (Lotus Organizer, Outlook-Datendateien, Datenbankdateien usw.) Markieren Sie den entsprechenden Dateityp. Achtung: Excel/Access-Dateien müssen in der Version 2003 abgespeichert sein. In unserem Beispiel importieren wir eine Outlook-Datendatei. CGL-Team 2011,2012,2013, 29 Theorie Outlook 2010

30 Geben Sie den genauen Speicherort der gewünschten Datei ein. Klicken Sie dafür auf Durchsuchen Entscheiden Sie, ob alle Elemente importiert werden sollen oder nur einzelne. Ist das Häckchen angeklickt, werden alle Elemente importiert. Ohne Häckchen können die gewünschten Ordner im oberen Feld ausgewählt werden. Schliessen Sie den Import mit Fertig stellen ab. Im nächsten Fenster bestätigt Outlook die ausgewählte Datei und den zu importierenden Ordner. Gleichzeitig steht der nächste Schritt Benutzerdefinierte Felder zuordnen zur Verfügung. CGL-Team 2011,2012,2013, 30 Theorie Outlook 2010

31 Entscheiden Sie, welche Daten in den einzelnen Kontakten vorhanden sein sollen. Ziehen Sie die gewünschten Begriffe aus der Adressliste links auf das entsprechende Feld in der Liste rechts. Nach der Bestätigung mit OK werden alle gewünschten Angaben importiert. Importieren/exportieren einer Regel Wählen Sie im Register Start Verschieben Regeln. Aktivieren Sie Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Unter dem Register -Regeln finden Sie die Optionen. Klicken Sie diese an und entscheiden Sie danach, ob Sie Regeln exportieren oder importieren möchten. Geben Sie den Speicherort an. Regeln werden unter *.rwz abgespeichert. CGL-Team 2011,2012,2013, 31 Theorie Outlook 2010

32 I N D E X *.ics *.pst... 11, 33 *.rwz *.vcf *.vcs Abstimmungsschaltflächen Adressbuch verwenden Ansicht ändern Ansichten... 7, 25 Ansichtssteuerung... 7 Antworten... 17, 23 Anzeigebereich... 6, 32 Archivordner... 9 Aufgaben... 29, 31 Aufgaben anzeigen Aufgaben drucken Aufgaben eintragen Aufgabenbereich... 7, 31 Aufgabenserie erstellen Aufräumen Automatische Antworten... 9 Bcc-Feld Benachrichtigungen... 9 Benutzerdefinierte Felder zuordnen Benutzeroberfläche... 5 Besprechung planen Blindkopie senden Darstellung von Kontaktgruppen Datei anfügen (Attachement) Datendateien öffnen Direkte Antwort Erneut senden oder zurückrufen Formatierung Freigegebenen Ordner öffnen Ganztägiges Ereignis Grösse des Postfaches... 9 HTML Ignorieren Importieren... 11, 33 Importieren einer Regel Importieren von Daten Junk Kalender... 11, 21, 22, 23 Kalender öffnen Kategorien... 19, 25 Kontakt Eingabefeld Kontakt weiterleiten Kontaktansichten Kontakte... 24, 25 Kontakte drucken Kontakte suchen Kontaktgruppe Konto einrichten... 9 Konto hinzufügen... 8 Kontoeinstellungen... 8 Lesebereich... 6 Lesebestätigung Menüleiste... 5, 20 Menüpunkt Start... 11, 17 Nachverfolgung... 14, 19 Navigationsbereich... 6 Neue Besprechung Neue Notiz Neue Termine eintragen Neuer Kontakt Neuer Termin Notiz bearbeiten Notizen Notizen erstellen Nur Text Optionen... 15, 17, 28, 36 Personenbereich... 7 Posteingang... 17, 20 Privat... 22, 25 Programm starten... 4 Quicksteps... 17, 18 Recherchieren Rechtschreibung Regeln... 8, 9, 18, 36 Regeln und Benachrichtigungen... 8, 36 Regeln und Benachrichtigungen verwalten Register Datei... 8, 31 Register Nachricht Register Optionen Register Start Rich-Text RSS-Feeds... 11, 33 Rückruf eines gesendeten Mails Schaltfläche Office... 4 Schnellzugriff... 5 Senden/Empfangen Signatur erstellen Sortieren Spalten erweitern Sprachwahl Startmenü... 4 Status Statusleiste... 7 Suchen Symbole im Posteingang Telefonliste... 25, 29 Terminplanungsassistent Terminserien Text formatieren Thesaurus Tools zum Aufräumen... 8, 9 Überprüfen Übersetzen Verschieben... 18, 26, 36 Visitenkarte... 25, 26, 29 Visitenkarte übernehmen Wichtigkeit... 14, 22 Wörter zählen Zu Outlook-Kontakten hinzufügen CGL-Team 2011,2012,2013, 32 Theorie Outlook 2010

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