KAPITEL 3. Die Outlook-Werkstatt hör mal, wer da hämmert...

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2 KAPITEL 3 Die Outlook-Werkstatt hör mal, wer da hämmert...

3 Kapitel 3 Die Outlook-Werkstatt hör mal, wer da hämmert Die Posteingangsreparatur die Oberflächenreinigung Allgemeines Outlook selbst liefert ein Reparaturtool, mit dem beschädigte persönliche Ordner repariert werden können. Dieser Pannenhelfer heißt Posteingangsreparatur und wird automatisch durch das Office-Setup installiert. Der Installationsort variiert abhängig vom Betriebssystem. Die Posteingangsreparatur analysiert die Verzeichnisstruktur des persönlichen Ordners sowie die Kopfzeilen der Objekte und versucht, alle Ordner und Objekte wiederherzustellen und nicht nur die aus dem eigentlichen Posteingang, wie es der Name des Tools eigentlich suggeriert. Outlook verfügt außerdem über einen internen Prüfmechanismus für den zurzeit verwendeten, aktiven persönlichen Ordner. Wird Outlook unerwartet beenden, z.b. durch einen Computerabsturz, versucht das Programm, die Datei auf Konsistenz zu überprüfen und zu reparieren. In den neuesten Outlook-Versionen erhalten Sie in diesem Fall Meldungen, dass eine Reparatur durchgeführt wird, weil Outlook z.b. nicht korrekt geschlossen wurde. Dabei können Sie an dem Zahnrad-Symbol in der rechten, unteren Ecke des Programmfensters den Reparaturfortschritt verfolgen. Ist die Beschädigung nur durch die Posteingangsreparatur zu beseitigen, erhalten Sie in den meisten Fällen ebenfalls einen Dialoghinweis (In der Datei "C:\Dokmuente und Einstellungen\Profilname\Lokale Einstellungen\ Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\outlook.pst" wurden Fehler ermittelt. Schließen Sie alle Anwendungen, die verwenden, und führen Sie die Anwendung "Posteingangsreparatur" aus.), in dem Sie dazu aufgefordert werden, das Hilfstool auszuführen. Aber auch außerhalb dieser Prüfroutine kann die Posteingangsreparatur zickige PST- Dateien wieder auf Vordermann bringen. Trotzdem: Schrauben Sie die Erwartungen an dieses Tool nicht allzu hoch. Mit oberflächlichen Inkonsistenzen wird es problemlos fertig, schwere Beschädigungen am persönlichen Ordner lassen sich aber auch durch eine Posteingangsreparatur nicht beheben (siehe Abschnitt 3.1, Die Posteingangsreparatur die Oberflächenreinigung ). Hinweis Die Posteingangsreparatur versucht, jede Datei in eine PST-Datei zu konvertieren. Wenn Sie eine ausführbare Datei in <Name>.pst umbenennen, wird sie von der Posteingangsreparatur in eine mit Outlook verwendbare PST-Datei geändert 156

4 3.1 Die Posteingangsreparatur die Oberflächenreinigung Vorbereitungen Bevor Sie die Reparatur nutzen können, müssen Sie sich den Standort des beschädigten persönlichen Ordners ermittelt (sofern Sie sich diesen nicht schon im Hinweisfenster zur Reparatur-Aufforderung notiert haben): Outlook 2000: 1. Starten Sie Outlook. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Ordnerliste auf die oberste Hierarchie (Outlook Heute) Persönlicher Ordner. 3. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Eigenschaften für Persönlichen Ordner. 4. Klicken Sie auf Erweitert. Abbildung 3.1: Ermittlung des Standortes des persönlichen Ordners 5. Unter Pfad befindet sich der Hinweis auf den Standort Ihres aktiven persönlichen Ordners. Notieren Sie sich diesen Pfad. Hinweis Um den gesamten Pfad einsehen zu können, müssen Sie mit Ihrem Cursor in das weiße Formularfeld klicken und (Æ) betätigen. 157

5 Kapitel 3 Die Outlook-Werkstatt hör mal, wer da hämmert... Outlook : 1. Klicken Sie auf Datei und anschließend auf Datendateiverwaltung. 2. Notieren Sie sich den in der Liste unter Datei angezeigten Pfad des Ordners, der unter Kommentar mit dem Begriff Nachrichtenübermittlungsort gekennzeichnet ist. Abbildung 3.2: Die Datendateiverwaltung Outlook 2007: 1. Klicken Sie auf Datei und anschließend auf Datendateiverwaltung. 2. Notieren Sie sich den in der Liste unter Datei angezeigten Pfad des Ordners, der unter Kommentar mit dem Begriff Standard gekennzeichnet ist Wo geht s hier zur Werkstatt? 1. Schließen Sie Outlook. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Start-Button und wählen Suchen aus dem Kontextmenü aus. 3. Geben Sie den Suchbegriff scanpst.exe ein und starten Sie die Suche. Beachten Sie dabei bitte die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Suche (siehe Abschnitt 1.1.2, Vorbereitungen ). 4. Klicken Sie nach abgeschlossener Suche doppelt auf den Dateinamen scanpst.exe im Suchergebnis-Fenster. 158

6 3.1 Die Posteingangsreparatur die Oberflächenreinigung Der erste Schritt: die Fehlerprüfung Im ersten Schritt überprüft die Posteingangsreparatur die angegebene Datei auf Fehler und Inkonsistenzen. Abbildung 3.3: Die Posteingangsreparatur-Startmaske 1. Schließen Sie Outlook. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen. 3. Navigieren Sie im nun geöffneten Datei-Explorer über Suchen in zum Standort der zu reparierenden Datei und klicken diese doppelt an. 4. Klicken Sie auf Starten, um mit der Prüfung zu beginnen. Abbildung 3.4: Start der Fehlerprüfung Tipp Das im Standardpfad erwähnte Verzeichnis Lokale Einstellungen ist ein Systemverzeichnis, das Windows XP und auch Vista verstecken. Um dieses Verzeichnis sichtbar zu machen, klicken Sie im Windows-Explorer auf Extras/Ordneroptionen/ Ansicht und aktivieren dann im unteren Drittel der Bildlaufleiste die Option Alle Dateien und Ordner anzeigen (siehe Abschnitt 1.1.2, Vorbereitungen ). 159

7 Kapitel 3 Die Outlook-Werkstatt hör mal, wer da hämmert... Abbildung 3.5: Keine Fehler gefunden 5. Nach erfolgter Überprüfung können Sie mit zwei unterschiedlichen Ergebnissen konfrontiert werden: 1. Es wurden keine Fehler gefunden. In diesem Fall ist die Überprüfung an dieser Stelle für Sie beendet. 2. Es wurden Beschädigungen in der Datei entdeckt Der zweite Schritt: die Reparatur 1. Aktivieren Sie vor Durchführung der Reparatur unbedingt die Checkbox Sicherungskopie von geprüfter Datei vor Reparatur erstellen. Legen Sie über die Schaltfläche Durchsuchen den Ablageort für diese Sicherung fest, denn es kann durchaus passieren, dass beschädigte Inhalte im reparierten persönlichen Ordner nicht mehr vorhanden sind (siehe Abschnitt 7.1, Elf Horrorszenarien und wie Sie damit umgehen ). 2. Starten Sie die Reparatur über die Schaltfläche Reparieren. Abbildung 3.6: Fehler gefunden 160

8 3.1 Die Posteingangsreparatur die Oberflächenreinigung 3. Nach der Meldung Reparatur abgeschlossen sollten die Fehler im persönlichen Ordner beseitigt sein. Erhalten Sie während des Reparaturvorganges eine wie auch immer geartete Fehlermeldung, ist der Ordner gravierend beschädigt (siehe Abschnitt 7.1, Elf Horrorszenarien und wie Sie damit umgehen ) Der dritte Schritt: Wo befinden sich die wiederhergestellten Daten? Wiederhergestellte Persönliche-Ordner-Datei 1. Nachdem Sie die Posteingangsreparatur ausgeführt haben, starten Sie Outlook. Verwenden Sie dazu das Outlook-Profil des reparierten persönlichen Ordners. 2. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Ordnerliste oder in der Navigationsleiste auf den Button Ordner-Liste. In der Ordnerliste sollte ein Bereich mit der Bezeichnung Wiederhergestellte Persönliche Ordner existieren. Diese Ordner sind normalerweise leer, da es sich um eine neuerstellte PST-Datei handelt. Darüber hinaus sollte ein weiterer Ordner mit den reparierten Objekten Lost and Found angezeigt werden. Dieser Ordner enthält die von der Posteingangsreparatur wiederhergestellten Ordner und Objekte. Die dort nicht aufgeführten Objekte konnten nicht repariert werden Der vierte Schritt: Wiederherstellen reparierter Objekte Verschieben Sie die Objekte aus dem Ordner mit den reparierten Objekten in einen neuen persönlichen Ordner Ihres Profils. Erstellen Sie diesen persönlichen Ordner wie folgt in Ihrem Profil: Outlook 2000 (Unternehmen oder Arbeitsgruppe): 1. Klicken Sie auf Extras und dann auf Dienste. 2. Wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen und anschließend Persönlicher Ordner. Outlook 2000 (Nur via Internet): Klicken Sie auf Datei/Neu und anschließend auf Persönliche Ordner-Datei (*.pst). 161

9 Kapitel 3 Die Outlook-Werkstatt hör mal, wer da hämmert... Outlook : Klicken Sie auf Datei, danach wählen Sie den Menüpunkt Neu und Outlook-Datendatei. Abbildung 3.7: Erstellung eines neuen persönlichen Ordners Ziehen Sie anschließend alle wiederhergestellten Objekte aus dem Ordner mit den reparierten Objekten an den entsprechenden Speicherort im neuen persönlichen Ordner. Jetzt sollte Ihr Profil einen neuen persönlichen Ordner enthalten. Ziehen Sie die wiederhergestellten Objekte aus dem Ordner mit den reparierten Objekten in den neuen persönlichen Ordner. Wenn Sie alle Objekte verschoben haben, können Sie den wiederhergestellten persönlichen Ordner, einschließlich des Ordners, der die reparierten Objekte enthielt, aus Ihrem Profil mit Klick der rechten Maustaste auf die oberste Ordner-Hierarchie und Persönlicher Ordner schließen entfernen. 162

10 3.2 Neues Profil die Wunderwaffe Der fünfte Schritt: Wiederherstellen von Objekten aus der Sicherungsdatei des persönlichen Ordners Wenn Sie die Posteingangsreparatur nutzen, wird wie in Abschnitt 3.1.7, Der vierte Schritt: Wiederherstellen reparierter Objekte beschrieben eine Sicherungsdatei angelegt. Auch aus dieser Datei lassen sich eventuell vermisste Dateien wiederherstellen: 1. Navigieren Sie zum Verzeichnis, indem die BAK-Datei angelegt wurde. Sollten Sie das Verzeichnis nicht geändert haben, wird die Datei im Verzeichnis des ursprünglichen persönlichen Ordners gespeichert. 2. Kopieren Sie die BAK-Datei und benennen diese in *.pst um. 3. Öffnen Sie Outlook. 4. Klicken Sie auf Datei und wählen anschließend den Menüpunkt Importieren/Exportieren. 5. Markieren Sie Importieren aus anderen Programmen oder Dateien und klicken auf Weiter. 6. Markieren Sie Persönliche Ordner-Datei (pst) und wählen Weiter. 7. Betätigen Sie die Schaltfläche Durchsuchen neben Zu importierende Datei, navigieren über Suchen in zu der umbenannten PST-Datei und doppelklicken auf diese. 8. Klicken Sie auf Weiter und Fertig stellen, ohne Veränderungen an den Einstellungen vorzunehmen. Nun startet nach wenigen Sekunden der Import-Assistent. 3.2 Neues Profil die Wunderwaffe Mit Outlook-Profilen haben Sie die Möglichkeit, Outlook mit mehreren Benutzern getrennt voneinander mit unterschiedlichen oder gleichen persönlichen Ordnern zu nutzen (siehe Abschnitt 5.1.4, Gemeinsame Nutzung mit Outlook-Profilen ). Aber leider sind diese Profile ähnlich wie die persönlichen Ordner dünnhäutige Gesellen und deshalb leider alles andere als beschädigungsresistent. Outlook arbeitet sessionbasiert, d.h., viele Funktionen oder Ereignisse innerhalb des Programms sind nur so lange aktiv, bis Outlook geschlossen wird. Wird Outlook neu gestartet, gehen diese Einstellungen verloren bzw. werden auf den Ursprungszustand zurückgesetzt z.b. bei der gemeinsamen Kalenderansicht (siehe Abschnitt 6.4.3, Wie kann ich bei Verwendung mehrerer Kalender die Auswahl dauerhaft speichern? ) oder der AutoResponder- Funktion (siehe Abschnitt , Wie integriere ich einen Anrufbeantworter? ). Aus diesem und anderen Gründen ist das Outlook-Profil sehr anfällig für Störungen. Abgesehen von den Lösungen, die in diesem Buch genannt werden, ist die Neuerstellung eines Outlook-Profiles und die Übertragung des ursprünglichen persönlichen Ordners ein 163

11 Kapitel 3 Die Outlook-Werkstatt hör mal, wer da hämmert... probates Mittel, Probleme in und mit Outlook zu lösen. Kurioserweise auch bei Fehlerbildern, bei denen man nicht unmittelbar auf ein solch defektes Outlook-Profil schließen würde. Viele Anwender schrecken allerdings vor dieser Maßnahme zurück. Zum einen, weil sie den Aufwand scheuen, zum anderen aus Angst, beim Übertrag Daten und Einstellungen zu verlieren. Diese Angst ist jedoch unbegründet, denn der Profilwechsel ist so er denn wie in diesem Buch beschrieben durchgeführt wird ungefährlich. Bei vielen diffusen Fehlern lohnt sich dieser Aufwand und bewahrt Sie vor noch größeren Mühen wie z.b. der Neuinstallation des gesamten Office-Paketes. Hinweis Beachten Sie bitte, dass die -Kontoeinstellungen beim Profilwechsel (ausgenommen Outlook 2000) nicht erhalten bleiben. Um diese -Konten im neuen Profil nicht erneut anlegen zu müssen, empfehle ich den Umweg über Outlook Express: Richten Sie Ihre -Konten einmalig auch in Outlook Express ein. Keine Angst, Sie müssen nicht mit zwei -Programmen arbeiten. Outlook Express dienst lediglich als Speicher für Ihre -Kontoeinstellungen. Beim Start eines neuen Outlook-Profiles werden die Outlook Express-Konten automatisch übernommen Schritt 1: Ermittlung des Standortes des aktiven persönlichen Ordners Die Hauptursache für eine fehlgeschlagene Profil-Frischzellenkur ist ohne Zweifel der Übertrag des falschen persönlichen Ordners. Deshalb hat hier die Ermittlung des Standortes des aktiven Ordners Priorität. Gehen Sie dabei wie in Abschnitt 3.1.2, Vorbereitungen vor Schritt 2: Erstellung eines neuen Outlook-Profiles Outlook 2000 (Unternehmen oder Arbeitsgruppe): (Im Nur via Internet-Modus ist die Profilerstellung nicht möglich) 1. Schließen Sie Outlook. 2. Wechseln Sie über Start/Einstellungen in die Systemsteuerung. 3. Klicken Sie auf das Symbol Mail und anschließend auf Profile anzeigen. 164

12 3.2 Neues Profil die Wunderwaffe Achtung Sollten Sie den Punkt Mail in Ihrer Systemsteuerung nicht entdecken können, wechseln Sie zur Klassischen Ansicht. Abbildung 3.8: Die Ansicht wechseln 4. Klicken Sie auf Hinzufügen und aktivieren dann die Checkbox Interneteinstellungen manuell konfigurieren. Danach wechseln Sie über Weiter zur nächsten Dialogbox. 5. Vergeben Sie den Profilnamen. Fügen Sie mit Doppelklick über Hinzufügen den Dienst Persönlichen Ordner hinzu. Abbildung 3.9: Hinzufügen des persönlichen Ordners zum Outlook-Profil 6. Navigieren Sie über Suchen in zum Standort des aktiven persönlichen Ordners, den Sie in Schritt 1 ermittelt haben, markieren diese Datei und klicken auf Öffnen. 7. Bestätigen Sie das Dialogfeld Persönlicher Ordner erstellen mit OK. 165

13 Kapitel 3 Die Outlook-Werkstatt hör mal, wer da hämmert Klicken Sie erneut auf den Button Hinzufügen und wählen den Dienst Outlook- Adressbuch aus der Liste mit Doppelklick aus. 9. Bestätigen Sie nun das Profilfenster mit OK und schließen die Aktion mit Fertig stellen ab. Abbildung 3.10: Das Profil-Übersichtsfenster 10. Im Profil-Übersichtsfenster wählen Sie im Drop-down-Feld unter Beim Start von Microsoft Outlook dieses Profil verwenden das neu erstellte Profil aus. Kehren Sie über Schließen zur Systemsteuerung zurück. 11. Beim Neustart sollten Sie mit den gewohnten Daten weiter arbeiten können, jedoch in einem frischen Profil. Bei Bedarf können Sie zurück in den Nur via Internet-Modus wechseln (siehe Abschnitt , Die Outlook 2000-Modi ). Outlook 2002 und 2003: 1. Schließen Sie Outlook. 2. Öffnen Sie über den Start-Button und den Menüpunkt Einstellungen die Systemsteuerung oder klicken Sie in das Feld Suche starten (Windows Vista). 3. Klicken Sie auf den Eintrag Mail doppelt. Sollte dieser Eintrag nicht zu sehen sein, befinden Sie sich in der sog. Kategorienansicht der Systemsteuerung. Wechseln Sie in diesem Fall über Zur klassischen Ansicht wechseln auf die Standardeinstellung. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Profile anzeigen und dann auf Hinzufügen. 166

14 3.2 Neues Profil die Wunderwaffe Abbildung 3.11: Erstellung eines neuen Profiles 5. Geben Sie dem Profil eine frei wählbare Bezeichnung. 6. Wählen Sie in der Übersichtsauswahl den Punkt Vorhandene Konten anzeigen oder bearbeiten. Abbildung 3.12: Einbindung eines bestehenden persönlichen Ordners 7. Öffnen Sie unter Nachrichten übermitteln an die Schaltfläche Neue Outlook-Datendatei. 167

15 Kapitel 3 Die Outlook-Werkstatt hör mal, wer da hämmert Wählen Sie hier Persönliche Ordner (.pst) für Office Outlook, um keine Probleme mit der 2-Gigabyte-Größenbeschränkung des persönlichen ANSI-Ordners zu bekommen. Abbildung 3.13: Hinzufügen eines persönlichen Ordners zum Profil 9. Navigieren Sie über Suchen in zum Standort des aktiven persönlichen Ordners, den Sie in Schritt 1 ermittelt haben, markieren diese Datei und klicken auf Öffnen. 10. Bestätigen Sie das Dialogfeld Persönlicher Ordner erstellen mit OK und beenden die Aktion über Fertig stellen. 11. Im Profil-Übersichtsfenster markieren Sie das Optionsfeld Immer dieses Profil verwenden und wählen das neu erstellte Profil in der nebenstehenden Drop-down-Liste aus. Kehren Sie über OK bzw. Übernehmen zur Systemsteuerung zurück. 12. Die Fehlermeldung in Abbildung 3.14 bestätigen Sie mit OK. Abbildung 3.14: Hinweismeldung bei Erstellung eines Profils ohne -Konto 13. Nun starten Sie Outlook erneut. Der Outlook-Einrichtungsassistent startet. 14. Richten Sie hier zuerst ein Konto und später über Extras und -Konten (Outlook 2002 und 2003) bzw. Kontoeinstellungen (Outlook 2007) alle weiteren -Konten ein. Nun können Sie über Ihre Daten in einem neuen Profil verfügen. 168

16 3.2 Neues Profil die Wunderwaffe Outlook 2007: 1. Schließen Sie Outlook. 2. Öffnen Sie über den Start-Button und den Menüpunkt Einstellungen die Systemsteuerung oder klicken Sie in das Feld Suche starten (Windows Vista). 3. Klicken Sie auf den Eintrag Mail doppelt. Sollte dieser Eintrag nicht zu sehen sein, befinden Sie sich in der sog. Kategorienansicht der Systemsteuerung. Wechseln Sie in diesem Fall über Zur klassischen Ansicht wechseln auf die Standardeinstellung. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Profile anzeigen und dann auf Hinzufügen. 5. Vergeben Sie dem Profil eine frei wählbare Bezeichnung und bestätigen mit OK. 6. In der Dialogbox Konto automatisch einrichten aktivieren Sie die Checkbox Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren und klicken auf Weiter. 7. In der Dialogbox -Dienst auswählen aktivieren Sie das Optionsfeld Internet- und klicken auf Weiter. Abbildung 3.15: -Konto mit Outlook 2007 einrichten 8. Beenden Sie die Aktion über Fertig stellen. 169

17 Kapitel 3 Die Outlook-Werkstatt hör mal, wer da hämmert Im Profil-Übersichtsfenster markieren Sie das Optionsfeld Immer dieses Profil verwenden und wählen das neu erstellte Profil in der nebenstehenden Drop-down-Liste aus. Kehren Sie über OK bzw. Übernehmen zur Systemsteuerung zurück. 10. Öffnen Sie Outlook. 11. Klicken Sie auf Importieren/Exportieren, markieren in der nachfolgenden Liste Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und klicken anschließend auf Weiter. 12. Wählen Sie den Eintrag Persönliche Ordner-Datei (*.pst) aus und klicken auf Weiter. 13. Neben der Eingabemaske Zu importierende Datei klicken Sie auf Durchsuchen und navigieren im Datei-Explorer über Suchen in in das Verzeichnis, in dem sich die in Abschnitt ermittelte, aktive PST-Datei befindet und klicken diese doppelt an. 14. Klicken Sie auf Weiter und Fertig stellen, um den Import abzuschließen, ohne die Einstellungen der Dialogboxen zu verändern. Nach ein paar Sekunden startet ein Import- Assistent der die Daten Ihres ursprünglichen persönlichen Ordners in den neuen, leeren Ordner überträgt. Während des Imports legt Outlook einen zusätzlichen persönlichen Ordner an, der nach Beendigung des Vorgangs wieder geschlossen wird. Sollte das nicht der Fall sein, lesen Sie bitte Abschnitt 4.20, Hilfe, ich habe doppelte persönliche Ordner!! Abbildung 3.16: Import-Assistent in Outlook 2007 Hinweis Sollten Sie den Business Contact Manager installiert haben, existiert neben den Menüpunkten Importieren/Exportieren und Aus anderen Programmen oder Dateien importieren noch die Auswahl zwischen Outlook und Business Contact Manager. Wählen Sie hier Outlook. 170

18 3.3 CopyPST die schlaue Art der Reparatur 3.3 CopyPST die schlaue Art der Reparatur Ein beschädigter persönlicher Ordner kann durch die Posteingangsreparatur wiederhergestellt werden, jedoch hat das Microsoft-Programm einen entscheidenden Nachteil: Angenommen, in Ihrem defekten Ordner befinden sich Elemente und Datensätze. Entdeckt die Reparatur jedoch beim Element eine inkonsistenten Datensatz, wird unter Umständen der gesamte Wiederherstellungsprozess abgebrochen, sprich: Der Zugriff auf die beschädigte PST-Datei ist trotz Posteingangsreparatur nicht möglich. Das Freeware-Programm CopyPST geht hier noch einen Schritt weiter. Es kopiert den gesamten Inhalt des beschädigten persönlichen Ordners in eine neue PST-Datei und lässt Sie via Spezial-Protokoll wissen, welche Elemente nicht übertragen werden konnten. So haben Sie die Möglichkeit, chirurgisch präzise defekte Kontakte, Termine oder s zu löschen und eventuell neu zu erstellen. Mit CopyPST (http://www.olfolders.de/lang/german/pstcopy/download.htm) schlagen Sie gleich zwei dicke, virtuelle Brummer mit einer Klappe. Zum einen kann CopyPST mehr als die Posteingangsreparatur, denn es bricht die Reparatur nicht beim ersten Fehler ab, sondern kopiert den gesamten Inhalt des beschädigten persönlichen Ordners in eine neue Datendatei. 1. Legen Sie in Outlook einen neuen persönlichen Ordner an. Outlook 2000: Datei/Neu/Persönliche Ordner-Datei (*.pst) Outlook : Datei/Neu/Outlook Datendatei Abbildung 3.17: Mit CopyPST Dateien reparieren 171

19 Kapitel 3 Die Outlook-Werkstatt hör mal, wer da hämmert Nun befinden sich zwei persönliche Ordner in der Ordnerliste. 3. Wählen Sie in CopyPST Ihre ursprüngliche PST-Datei als Quelle und den neu erstellten persönlichen Ordner als Ziel aus. 4. Klicken Sie auf Start. Nun kopiert CopyPST den Inhalt des ursprünglichen Ordners in den neu angelegten und gibt an, welche Elemente defekt sind. 5. Um keine doppelten persönlichen Ordner in der Ordnerliste zu haben, befördern Sie den neu angelegten persönlichen Ordner einfach zum aktiven persönlichen Ordner: Outlook 2002 und 2003: 1. Klicken Sie auf Extras und wählen anschließend Konten. 2. Klicken Sie bitte auf Vorhandene Konten anzeigen oder bearbeiten. 3. Wählen Sie im Drop-down-Feld unter Nachrichten übermitteln an Ihren neu erstellten Ordner aus und beenden diese Aktion über Fertig stellen. 4. Starten Sie Outlook jetzt neu. 5. Nun schließen Sie den ursprünglichen persönlichen Ordner mit einem rechten Mausklick auf die oberste Hierarchie über Persönlicher Ordner schließen. Mehr über beschädigte persönliche Ordner und die Rettungsmöglichkeiten in Abschnitt 7.1, Elf Horrorszenarien und wie Sie damit umgehen. Outlook 2007: 1. Klicken Sie auf Extras und dann auf Kontoeinstellungen. 2. Wechseln Sie zur Registerkarte Datendateien. Markieren Sie den neu erstellten persönlichen Ordner und klicken auf die Schaltfläche Als Standard festlegen. 3. Starten Sie Outlook jetzt neu. 4. Nun schließen Sie den ursprünglichen persönlichen Ordner mit einem rechten Mausklick auf die oberste Hierarchie über Persönlicher Ordner schließen. 3.4 Die Passwortknacker Vorsicht, der Feind hört mit! Es soll ja Menschen geben, die vergessen sogar die PIN ihrer EC-Karte und stehen dann wie belämmert vor dem Geldautomaten. So ist es mir selbst schon einige Male passiert. Das damit verbundene Prozedere (Besuch der Filiale, Anforderung einer neuen PIN) ist nicht halb so unangenehm wie die mentale Erinnerungslücke in Sachen Outlook-Passwort. 172

20 3.4 Die Passwortknacker Vorsicht, der Feind hört mit! Passwortgeschützter persönlicher Ordner Hinweis Dieses Programm funktioniert nicht mit persönlichen Ordnern im Unicode-Format (mehr zu diesem Thema in Abschnitt , Die Outlook-Mimose ). Abbildung 3.18: Passwortschutz für persönlichen Ordner In Outlook haben Sie die Möglichkeit, Ihren persönlichen Ordner (nicht das Outlook-Profil) mit einem Passwort einbruchssicher zu machen. Was aber, wenn Sie sich an dieses Kennwort nicht mehr erinnern können? Unter normalen Umständen sind die Daten in dieser PST-Datei verloren, was gerade im Business-Bereich schwerwiegende Folgen haben kann. Das eigentlich nur für interne Microsoft-Zwecke verwendete Programm Pst19upg (http://www.planet-outlook.de/download/pst19upg.exe) hilft Ihnen aus der Bredouille: 1. Stellen Sie zuerst den Dateinamen Ihres persönlichen Ordners mit Passwortschutz fest und notieren sich diesen. Mehr zu diesem Thema finden Sie in Abschnitt 1.11, Die persönlichen Ordner. 2. Führen Sie mit dieser Datei die Posteingangsreparatur gemäß Abschnitt 3.1, Die Posteingangsreparatur die Oberflächenreinigung durch. 3. Erstellen Sie ein Verzeichnis (z.b. repairpst) an einem beliebigen Ort auf Ihrer Festplatte und installieren Pst19Upg in dieses Verzeichnis. 4. Schließen Sie Outlook und kopieren den passwortgeschützten Ordner in das neu angelegte Verzeichnis. 5. Rufen Sie über Start/Ausführen oder das Feld Suche starten (Windows Vista) die Kommandozeile Ihres Betriebssystems auf und tippen den Begriff cmd ein. 6. Geben Sie den Befehl wie in Abbildung 3.19 ein. Ändern Sie den genauen Pfad gemäß Ihres Installationsverzeichnisses und den Dateinamen des persönlichen Ordners und klicken auf ( ). 173

21 Kapitel 3 Die Outlook-Werkstatt hör mal, wer da hämmert... Abbildung 3.19: Export in eine PSX-Datei 7. Es öffnet sich kurz ein Skriptfenster. Das Programm besitzt keine Benutzeroberfläche. Pst19Upg erstellt nun im Installationsverzeichnis eine gleichnamige Datei mit der Dateiendung *.psx (also in diesem Falle outlook.psx). 8. Benennen Sie den originalen persönlichen Ordner von outlook.pst in outlook.old um. 9. Rufen Sie erneut über Start/Ausführen und cmd die Kommandozeile Ihres Betriebssystems auf. 10. Geben Sie den Befehl wie in Abbildung 3.20 ein. Ändern Sie den genauen Pfad gemäß Ihres Installationsverzeichnisses und den Dateinamen des persönlichen Ordners und klicken auf OK. Abbildung 3.20: Rückkonvertierung der PSX-Datei 174

22 3.4 Die Passwortknacker Vorsicht, der Feind hört mit! 11. Nun erstellt Pst19upg aus der Datei outlook.psx einen persönlichen Ordner mit der Dateiendung *.pst (also in unserem Beispiel outlook.pst). 12. Wechseln Sie zurück in das Original-Ablageverzeichnis der ursprünglichen, passwortgeschützten Datei, die Sie in Schritt 4 kopierten. 13. Benennen Sie diese Datei um in outlook1.old. 14. Starten Sie Outlook. Sie erhalten gleich zu Anfang eine Fehlermeldung wie in Abbildung Abbildung 3.21: Hinweis auf fehlenden persönlichen Ordner 15. Im nachfolgenden Dialogfeld Persönlicher Ordner erstellen/auswählen navigieren Sie in das zur Bearbeitung mit Pst19upg erstellte Verzeichnisses und doppelklicken auf die konvertierte PST-Datei. 16. Nach einem Neustart sollten Sie über Ihre Daten verfügen, jedoch ohne Passwortschutz. Achtung Ganz nebenbei stellt Pst19upg eine weitere Möglichkeit dar, den beschädigten persönlichen Ordner zu reparieren Passwörter auslesen so sicher ist Outlook wirklich Sie haben schon längst den Überblick über die Zugangsdaten Ihrer verschiedenen -Konten und der dazugehörigen Provider verloren? Sie möchten z.b. nach einer Outlook-Neuinstallation nicht jedes Mal zu einer umfangreichen Recherche bei Providern und in Ihren Unterlagen starten? Nun, auch die Passwörter Ihrer -Konten können Sie sich recht einfach ins Gedächtnis zurückrufen. Das Freeware-Programm MailPassView (http://www.nirsoft.net/utils/mailpv.html) liest alle Kennwörter Ihrer Outlook-Konten aus. 175

23 Kapitel 3 Die Outlook-Werkstatt hör mal, wer da hämmert... Abbildung 3.22: -Konto-Passwörter auslesen In der Übersicht erhalten Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um Ihre -Konten neu einzurichten ohne den Nachmittag in der Warteschlange der Provider-Hotlines verbringen zu müssen. Eine enorme Arbeitserleichterung wie ich finde, aber natürlich auch ein Sicherheitsrisiko. Achten Sie also darauf, dass diese Informationen nicht in falsche Hände geraten. Abbildung 3.23: Verschleierung des -Passwortes Sie wundern sich zu Recht, dass es so einfach ist, an Ihre Passwörter zu gelangen, obwohl diese ja schon bei der Eingabe durch Platzhalter verschleiert werden. Aber so verwunderlich diese Tatsache für Sie sein mag diese Platzhalter sind nicht viel mehr als ein visuelles Beruhigungsmittel, um dem Outlook-Anwender zu suggerieren, hierbei handele es sich um akzeptable Sicherheitsvorkehrungen. Einen realen Schutz bietet diese Passwort-Verschleierung nicht. Achtung Ändern Sie Ihre -Passwörter in regelmäßigen Abständen. 176

24 3.5 Die Office-Reparatur die unterschätzte Alternative 3.5 Die Office-Reparatur die unterschätzte Alternative Auf viele Fehler- Spätzchen wird mit Troubleshooting-Kanonen geschossen. Oft genügt es, zu überprüfen, ob die zu Outlook gehörenden Installationsdateien beschädigt sind und eventuell neu registriert werden müssen und das passiert häufiger, als man denkt. Abbildung 3.24: Aufrufen der Office-Reparatur Für diesen Zweck stellt Outlook die Office-Reparatur zur Verfügung. 1. Schließen Sie alle Office-Anwendungen. 2. Klicken Sie in Outlook auf das?-symbol in der Menüleiste und anschließend auf Erkennen und Reparieren. Hinweis Für die Office-Reparatur wird Ihre Office-Installations-CD bzw. -DVD benötigt. Legen Sie diese in das CD- oder DVD-ROM-Laufwerk Ihres Rechners. Achten Sie bitte darauf, dass es sich hier um den Original-Datenträger der Office-Version handelt, die Sie zuerst auf Ihrem Rechner installiert haben. Wichtig ist auch, Ihr Laufwerk mit der korrekten Office-Version zu füttern. Haben Sie z.b. mehrere Office-Versionen parallel installiert, kann es zu Schwierigkeiten bei der Erkennung der Installations-CD kommen. Am besten, Sie halten alle zur Verfügung stehenden Datenträger parat. Abbildung 3.25: Zugriff auf die Office-CD 177

25 Kapitel 3 Die Outlook-Werkstatt hör mal, wer da hämmert... Abbildung 3.26: Die Reparatur-Optionen 3. Hier haben Sie die Wahl zwischen Meine Verknüpfungen während der Überprüfung wiederherstellen und Benutzerdefinierte Einstellungen verwerfen und Standardeinstellungen wiederherstellen. Wenn Sie die Option Meine Verknüpfungen während der Überprüfung wiederherstellen aktivieren, behält Erkennen und Reparieren Ihre benutzerdefinierten Office-Verknüpfungen bei. Aktivieren Sie die Checkbox Benutzerdefinierte Einstellungen verwerfen und Standardeinstellungen wiederherstellen, setzt Erkennen und Reparieren folgende Einstellungen auf den Ursprungszustand zurück: Die zuletzt verwendeten Einträge im Menü Datei Die Größe der Programmfenster für alle Programme Die Position der Menüs und Symbolleisten sowie alle Anpassungen Die Sicherheitsstufe für jedes Programm Die Ansichtseinstellungen im jeweiligen Programm, wie etwa die Kalenderansicht in Outlook Sie müssen Ihren Benutzernamen und Ihre Initialen erneut eingeben, wenn Sie Ihre Office-Programme neu starten. 4. Schließen Sie die Reparatur gemäß Abbildung 3.27 mit OK ab. Abbildung 3.27: Die Reparatur wurde erfolgreich abgeschlossen. 3.6 Befehlszeilen übernehmen Sie das Outlook- Kommando Befehlszeilenargumente das könnte auch die Beschreibung einer TV-Diskussion bei Sabine Christiansen zum Thema Bundeswehr sein, aber damit haben diese Startparameter natürlich nichts zu tun. Hinter den Outlook-Befehlszeilen verbergen sich eine Reihe von sehr interessanten und nützlichen Kommandos zur Outlook-Steuerung ohne Maus oder Tastaturkürzel. So sind Sie über diese Befehle in der Lage, u.a. Ansichten zurück- 178

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