Outlook Microsoft. Internet- (Quickmanual) Microsoft Outlook 2007 IM (QM) Autor: Thomas Kannengießer

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1 Microsoft Outlook 2007 Internet- (Quickmanual) Microsoft Outlook 2007 IM (QM) Autor: Thomas Kannengießer 1. Auflage: Dezember 2009 (311209) by TWK PUBLIC, Essen, Germany Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert, oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen

2 Inhaltsübersicht I NHALTSÜBERSICHT 1. Outlook einrichten E Mail Konto einrichten Die Oberfläche von Outlook anpassen Anlegen von Kontakten Nachrichten erstellen E Mails mit Dateianhängen versenden Elemente zusammen mit einer E Mail versenden E Mail kennzeichnen E Mails senden E Mails erhalten Umgang mit Dateianhängen Junk E Mails Verteilerlisten Verteilerlisten kategorisieren Eine E Mail an eine Verteilerliste schicken Erstellen und Verwalten von Signaturen Kalender Erstellen eines Termins Erstellen eines Serientermins Termine kategorisieren Erstellen einer Besprechungsanfrage Eine Besprechungsanfrage erhalten und beantworten Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual) Seite 1

3 Outlook einrichten 1. Outlook einrichten 1.1. E Mail Konto einrichten Nach dem ersten Start von Outlook muss das Programm noch konfiguriert werden. Im Normalfall verfügt Outlook dann noch über kein E Mail Konto. Dieses wird mithilfe des Assistenten eingerichtet. Klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie die Option Ja (Ich möchte ein E Mail Konto erstellen) und klicken Sie dann auf Weiter. Outlook kann für einige wenige Anbieter die Servereinstellungen automatisch zuweisen. Für die meisten aber nicht, daher aktivieren Sie den Haken bei Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren und klicken dann auf Weiter. Seite 2 Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual)

4 Outlook einrichten Wählen Sie Internet- , dann Weiter und geben Sie dann die Daten ihres Providers in die Maske ein. Durch einen Klick auf Weitere Einstellungen können Sie auf der Registerkarte Allgemein einen Namen für ihr Konto vergeben und auf der Registerkarte Postausgangsserver die Authentifizierung vorgeben, damit der Spamfluss ein wenig gebremst wird. Bestätigen Sie mit OK. Klicken Sie dann auf Weiter. Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual) Seite 3

5 Outlook einrichten Über Fertig stellen beenden Sie die Einrichtung. Bestätigen Sie noch ihren Namen mit OK und klicken Sie im Willkommensfenster auf Weiter. Schalten Sie die Updatefunktion ein, bestätigen Sie mit Fertig stellen und entscheiden Sie, ob sie die erweiterte Suche installieren wollen oder nicht. Von nun an ist ihr Outlook einsatzbereit. Seite 4 Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual)

6 Outlook einrichten 1.2. Die Oberfläche von Outlook anpassen Es empfiehlt sich ein paar Änderungen an der Startkonfiguration von Outlook zu tätigen. Wählen Sie Ansicht Symbolleisten Erweitert Wählen Sie dann Ansicht Lesebereich und geben Sie an, wo die Vorschau der Mails erscheinen soll, Klicken Sie abschließend noch auf Extras Optionen Wechseln Sie zu den -Optionen und aktivieren Sie dort den Haken beim Originalnachricht bei Antworten oder Weiterleiten schließen. Bestätigen Sie dann noch alle geöffneten Dialogfenster mit OK. Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual) Seite 5

7 Anlegen von Kontakten 2. Anlegen von Kontakten Wechseln Sie auf die Rubrik Kontakte. Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche Neu. Geben Sie die Daten des Kontaktes in die jeweiligen Felder ein und klicken Sie dann auf Speichern und schließen. Die Kontakte werden Ihnen standardmäßig in der Ansicht Visitenkarten angezeigt. Seite 6 Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual)

8 Nachrichten erstellen 3. Nachrichten erstellen Um eine neue E Mail zu erstellen können Sie entweder im Posteingang doppelt in den leeren weißen Bereich klicken, oder aber die Schaltfläche Neu oben links anklicken. Möglich ist auch das Versenden von E Mails direkt aus dem Kontakte Ordner. Ziehen Sie dazu den gewünschten Kontakt mit gedrückter linker Maustaste auf die Rubrik . Egal, welchen Weg sie gewählt haben, es erscheint dieses Fenster. Geben Sie zuerst den Empfänger ein Dabei reicht es, wenn sie nur die ersten Buchstaben des Empfängers eingeben. Haben sie dieser E Mail Adresse schon mal eine Nachricht geschrieben, dann wird die Mail Adresse in der Vorschlagsliste aufgeführt und kann direkt angeklickt werden. Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual) Seite 7

9 Nachrichten erstellen Haben sie dem Kontakt noch nie eine E Mail geschrieben, dann geben sie den Vornamen (entweder komplett oder aber auch nur zum Teil ein) und klicken dann auf die Schaltfläche Namen überprüfen. Der Name wird dann entweder direkt komplett angezeigt, oder es erscheint ein Auszug an Namen, die mit den eingegeben Buchstaben übereinstimmen. Dann müssen Sie aus dieser Liste den gewünschten Kontakt anklicken E Mails mit Dateianhängen versenden Klicken Sie im E Mail Fenster auf die Schaltfläche Datei anfügen. Wechseln Sie in den Ordner, der den oder die Anhänge enthält, die mit der E Mail zusammen versendet werden sollen. Wenn Sie mehr als einen Anhang versenden wollen, dann markieren Sie alle und klicken dann auf Einfügen. Die Anhänge werden dann in der Mail angezeigt. Einige Dateien lassen sich mit Outlook nicht versenden. In der folgenden Tabelle sind die bedenklichsten Dateiformate aufgeführt: Seite 8 Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual)

10 Nachrichten erstellen Senden Sie eine E Mail mit einem solchen Dateianhang, dann werden Sie von Outlook darauf hingewiesen. Sie können dann zwar mit Ja antworten, aber die Dateien werden beim Empfänger dennoch nicht ankommen. Tipp: Zippen Sie diese Dateien vorab und hängen Sie sie dann an die E Mail 3.2. Elemente zusammen mit einer E Mail versenden Klicken Sie im E Mail Fenster auf die Schaltfläche Element anfügen. Elemente können z. B. Kontakte sein, aber auch E Mail Nachrichten etc. In diesem Beispiel ist es eine Kontaktkarte, die zusammen mit der E Mail versendet werden soll. Klicken Sie daher den Kontakt einmal an und klicken Sie dann auf OK E Mail kennzeichnen Eine Kennzeichnung kann z. B. eine Erinnerung sein. Geben Sie an, wann sie, bzw. der Empfänger, an den Inhalt der Mail erinnert werden soll und bestätigen Sie dann mit OK. Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual) Seite 9

11 Nachrichten erstellen 3.4. E Mails senden Klicken Sie nach Abschluss aller Angaben auf Senden. Bei kleinen Mails (also ohne Anhänge) dauert der Versand nur eine Sekunde. Wenn Sie große Datenmenge versenden, können Sie den Status einsehen, indem Sie unten rechts im Outlook Fenster auf Details klicken E Mails erhalten Wenn Sie eine E Mail in Ihrem Posteingang haben, dann erscheint eine fette Zahl neben dem Wort Posteingang. Meist wird diese neue Mail dann aber direkt im Vorschaufenster angezeigt (sofern Sie dieses eingeblendet haben). Sie können nach dem lesen der Mail im Vorschaufenster die Mail kennzeichnen, indem Sie auf das Symbol rechts neben der Kopfzeile klicken. In diesem Beispiel wurde die Mail als erledigt gekennzeichnet. Dann erscheint anstelle des Nachverfolgungssymbols eine grüner Richtighaken. Seite 10 Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual)

12 Nachrichten erstellen Sie können die Mail aber auch durch einen Doppelklick öffnen, dann werden die Zusatzeinstellungen immer oben angezeigt Umgang mit Dateianhängen Hat Outlook kritische Dateianhänge gefunden, dann sortiert er sie vorab für sie aus und meldet das in der Statuszeile der erhaltenen E Mail. Ansonsten können Sie am einfachsten mehrere Anhänge auf einmal speichern, indem Sie auf die Schaltfläche Andere Aktionen klicken und dann auf Anlagen speichern. Suchen Sie einen geeigneten Ordner und klicken Sie dann auf OK. Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual) Seite 11

13 3.7. Junk E Mails Nachrichten erstellen Im Normalfall werden Junk- s in dem eigens dafür vorgesehen Ordner verschoben und können dann dort mit einem Rechtsklick auf den Ordner gelöscht werden. Es kann aber vorkommen, dass mal eine Mail in diesem Ordner landet, die durchaus wichtig für sie ist. Dann öffnen Sie die Ordner Junk- durch einen einfachen Klick und schieben dann die Mail einfach per Drag & Drop in den Ordner Posteingang. Sie können die Mail dann öffnen und auf die Schaltfläche Listen sicherer Adressen klicken und dann auf Absender zur Liste sicherer Absender hinzufügen. Bestätigen sie danach mit OK. Seite 12 Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual)

14 Verteilerlisten 4. Verteilerlisten Um eine Verteilerliste zu erstellen klicken Sie im E Mail Bereich auf den Listenpfeil der Schaltfläche Neu und dann auf Verteilerliste. Geben Sie der Liste zuerst einen Namen und klicken Sie dann auf Mitglieder auswählen. Das Adressbuch wird geöffnet. Wählen Sie die Mitglieder mit gedrückter STRG-Taste aus, klicken Sie dann auf Mitglieder und abschließend auf OK Verteilerlisten kategorisieren Klicken Sie im geöffneten Dialogfenster der Verteilerliste auf Kategorisieren. Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual) Seite 13

15 Verteilerlisten Klicken Sie auf neu, geben Sie der Kategorie einen Namen (hier: Verteilerlisten), wählen Sie eine Farbe aus und bestätigen Sie danach mit OK. Speichern sie die Verteilerliste ab. Wechseln Sie dann in den Bereich Kontakte. Stellen Sie die Ansicht auf Outlook-Daten-Dateien um. Klicken Sie auf die Überschrift Kategorien. Seite 14 Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual)

16 Verteilerlisten Nun werden ihre Kontakte entsprechend zusammengefasst und unter der Rubrik Verteilerlisten finden Sie auch Ihre soeben angelegt Liste Eine E Mail an eine Verteilerliste schicken Markieren Sie die Verteilerliste in der Kontakte Ansicht durch einen einfachen Klick auf den Namen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Neue Nachricht an Kontakt. Machen Sie wie gewohnt ihre Angaben und klicken Sie dann auf Senden. Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual) Seite 15

17 Erstellen und Verwalten von Signaturen 5. Erstellen und Verwalten von Signaturen Signaturen sind vorgefertigte Textbausteine, die automatisch oder per Klick Ihrem E Mail Text angefügt werden. Zum Anlegen einer solchen Signatur klicken Sie auf Extras und dann auf Optionen. Wechseln Sie auf die Registerkarte -Format und klicken Sie dort im unteren Bereich auf Signaturen. Klicken Sie zuerst auf Neu. Geben sie der Signatur einen Namen und bestätigen Sie mit OK. Verfassen Sie dann den Signaturtext. Üblicherweise enthält er Namen und Anschrift, sowie Telefon und Faxnummern. Webseiten oder zusätzliche -Adressen sind ebenfalls gängige Informationen einer Signatur. Seite 16 Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual)

18 Erstellen und Verwalten von Signaturen Klicken Sie dann auf Speichern und bestätigen Sie mit OK. Sie können aber auch mehr als nur eine Signatur erstellen. In diesem Fall wiederholen Sie die Schritte von Neu über Namen und Signatur eingeben bis hin zum Speichern. Haben Sie mehr als nur ein E Mail Konto, dann können Sie angeben, welchem E Mail Konto welche Signatur angehängt werden soll. In diesem Beispiel bekommt Petra Musterfrau die Signatur Petra und Peter Mustermann die Signatur Peter. Bestätigen Sie dann alle geöffneten Dialogfenster mit OK. Wenn Sie nun eine neue E Mail erstellen, dann wird die Signatur direkt eingefügt. Wenn Sie mehr als nur ein E Mail Konto haben, können Sie über die Schaltfläche Konto zwischen den Postfächern hin und her wechseln. Dabei fügt Outlook jeweils die passende Signatur ein. Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual) Seite 17

19 Kalender 6. Kalender Um den Kalender anzuzeigen klicken Sie auf Kalender im unteren linken Bereich von Outlook. Lassen Sie sich dann entweder nur die Arbeitswoche oder die gesamten Woche anzeigen Erstellen eines Termins Um einen Termin zu erstellen, klicken Sie auf Neu. Geben Sie Betreff, Startdatum, Enddatum, Startzeit und Endzeit im Formular ein. Kennzeichen Sie Ihren Termin im Anschluss entsprechend, wählen Sie noch die Erinnerungszeit aus (hier 1 Tag vorher). Seite 18 Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual)

20 Kalender 6.2. Erstellen eines Serientermins Sollte der Termin häufiger vorkommen, besser gesagt regelmäßig, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Serientyp. Hier können Sie die entsprechenden Angaben machen und dann mit OK bestätigen Termine kategorisieren Klicken Sie auf Kategorisieren, klicken Sie auf Neu, vergeben Sie einen Namen und eine Farbe und klicken Sie dann auf OK. Speichern Sie den Termin nachdem alle Angaben gemacht wurden. Im Kalender wird der Termin entsprechend der Farbkategorie angezeigt. Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual) Seite 19

21 Kalender 6.4. Erstellen einer Besprechungsanfrage Sie können einem Kontakt eine Mail schicken, die einen Terminvorschlag enthält. Der Empfänger kann diese Mail dann sehr leicht bestätigen und hat den Eintrag auch sofort in seinem Kalender. Wählen Sie im Bereich Kalender Aktionen Neue Besprechungsanfrage. Wählen Sie einen Adressaten aus, geben Sie das Thema des Treffens im Bereich Betreff ein. geben Sie Anfangs- und Endzeiten des Termins an und aktivieren Sie ggf. die Option dass der Empfänger eine Besprechungszeitraumänderung machen kann. Sie können diesen Termin auch direkt Kategorisieren. Klicken Sie dann auf Senden. Seite 20 Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual)

22 Kalender 6.5. Eine Besprechungsanfrage erhalten und beantworten Nach Erhalt einer Besprechungsanfrage kann der Empfänger diese Mail doppelt anklicken. Dann hat er die Möglichkeit darauf zu reagieren (hier wurde zugestimmt). Im Dialogfenster kann man dann auf OK klicken. Durch diese Aktion hat der Empfänger direkt den Termin in seinem Kalender und der Organisator der Besprechung hat im Posteingang eine Mail aus der er erkennen kann, dass dem Treffen zugestimmt wurde. Microsoft Office Outlook 2007 (Quickmanual) Seite 21

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